Gestão do Conhecimento: Valorizando o Capital Intelectual de um Instituto de Ensino e Pesquisa Tecnológica

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1 Gestão do Conhecimento: Valorizando o Capital Intelectual de um Instituto de Ensino e Pesquisa Tecnológica 1. Introdução YVÂNIA MARIA MONTEIRO GABRIEL MARLU HONDA NEVES MARTINS A Gestão do Conhecimento GC é um tema que vem ganhando espaço tanto no campo acadêmico quanto no organizacional, em todo mundo, desde o final da década de Neste novo cenário, ser capaz de gerenciar conhecimento adquire uma abordagem estratégica, que se constitui em vantagem competitiva na medida que permite às organizações aprenderem com o mercado, com seus clientes, seus parceiros, seus concorrentes e internamente, consigo mesma. Este trabalho tem o objetivo de apresentar a iniciativa de implantação da gestão do conhecimento em um instituto de ensino e pesquisa. A Instituição é uma fundação com personalidade jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, auto-sustentável. Iniciou suas atividades no dia 26 de fevereiro de 1982 e hoje possui uma estrutura física de cinco prédios, totalizando seis mil metros quadrados de área construída, em uma área total de nove mil, cento e dez metros quadrados. Voltada para o desenvolvimento da Amazônia Ocidental, assumiu um papel desafiador, investindo na capacitação do homem da região e dedicando-se ao desenvolvimento tecnológico e empresarial através da prestação de serviços técnicos especializados que possam promover uma maior competitividade às empresas. Sua contribuição potencial configura-se, de modo particular, através das dimensões tecnológica e educacional desse desenvolvimento, procurando desenvolver competências e habilidades nas seguintes áreas: tecnologia da informação e comunicações; tecnologia industrial básica; meio-ambiente e gestão do conhecimento. No intuito de realizar esta missão em sua plenitude, articula parcerias com instituições, empresas e agências governamentais para o fortalecimento dos sistemas local e regional de Ciência, Tecnologia e Inovação. Na era do conhecimento e da informação, a Instituição buscou uma estrutura organizacional mais adequada de forma a permitir a gestão estratégica do conhecimento, desenvolvendo o conhecimento organizacional através do seu capital intelectual, como um fator diferencial de competitividade, na manutenção e melhoria de sua gestão estratégica. Embora os processos de aprendizagem e colaboração não sejam uma novidade, ainda é um desafio para as organizações encontrar formas de integrar a aprendizagem com o modo como as pessoas trabalham (BUKOWITZ e WILLIAMS, 2002). A Instituição objeto deste trabalho, ao longo da sua trajetória de Gestão do Conhecimento GC, tem procurado desenvolver nos seus processos organizacionais uma abordagem que se adapte ao sistema, apoiando-se na tecnologia da informação e na gestão de pessoas. 2. Metodologia Reconhecendo o valor de seu capital intelectual e que um sistema de gestão do conhecimento bem estruturado pode tornar-se um fator diferencial para as organizações, a Instituição vem desenvolvendo, desde 2001, um trabalho visando à implantação de um programa institucional de GC. Na época, foi constituída a Comissão de Gestão do Conhecimento, com orçamento próprio, envolvendo 14 colaboradores, selecionados de modo que todos os departamentos estivessem representados. No período de outubro de 2001 a janeiro de 2003, a comissão atuou de forma intensiva através de reuniões semanais. O conhecimento do grupo acerca do tema gestão do conhecimento não era homogêneo. Em razão disso, aqueles com um conhecimento mais

2 aprofundado no tema (um dos membros do grupo era pós-graduado) acabaram por nortear as primeiras ações. Inicialmente, procedeu-se ao nivelamento conceitual dos seus membros, por meio de estudos e debates, e cinco deles iniciaram a participação em um curso de pós-graduação lato sensu em Monitoramento e Inteligência Competitiva. Foram realizadas, também, visitas de benchmarking em instituições com iniciativas em GC: Instituto Nacional de Tecnologia INT, Centro de Referência e Inteligência Empresarial CRIE, Serviço de Processamento de Dados do Governo Federal SERPRO e Centro de Gestão Estratégica do Conhecimento em Ciência e Tecnologia CGECON. Houve, ainda, a participação em eventos importantes na área, como o V Simpósio Internacional de Gestão do Conhecimento, o KM Brasil e o III Seminário Catarinense de Gestão do Conhecimento e da Tecnologia. Vale ressaltar a criação de um fórum virtual para compartilhar o conhecimento acerca do assunto, que contou com a participação inicial de quatorze pessoas. Atualmente, o fórum possui 44 participantes. Ainda na fase de nivelamento, a comissão concordou que a criação de novos conhecimentos na empresa não deve ser exclusividade daquelas áreas tradicionalmente envolvidas, tais como P&D, marketing e planejamento estratégico, mas sim um comportamento de todos (NONAKA, 1997). Portanto, uma de suas maiores preocupações, no decorrer de todo esse período, foi em preparar a Instituição para a mudança de cultura que logo se faria necessária, frente à implantação da gestão do conhecimento. Com o objetivo de disseminar os conceitos da gestão do conhecimento e de motivar a adesão dos colaboradores ao trabalho, foram realizadas várias palestras internas, com a participação de palestrantes de renome nacional e internacional. Após o nivelamento conceitual entre os membros, procedeu-se ao mapeamento das práticas e sistemas organizacionais, a fim de melhor compreender a Instituição e, dessa forma, possibilitar o planejamento das ações futuras. Com esse objetivo, a comissão foi subdividida em grupos de trabalho, de acordo com a área de atuação de cada um. O resultado desse mapeamento pode ser visualizado na Figura 1, a seguir:

3 Institucional Benefícios Gestão estratégica Sistema da qualidade Comunicação Fórum; Lista de debate Memória organizacional Biblioteca Material dos cursos feitos por colaboradores Artigos Publicações Informativo institucional Revista técnica Relatórios anuais (deptº e Conselho) Inovação Inovação Negócios Sistema de gestão de oportunidades e negócios (SION) Recursos Humanos Currículo/Banco de Talentos Avaliação de desempenho PCCS PROEMD PTI Avaliação de resultados Pesquisa de clima organizacional Figura 1. Mapeamento das práticas e sistemas organizacionais Ao analisar o resultado do mapeamento, foi observado que muitas das práticas de gestão do conhecimento eram realizadas na Instituição. Restava, porém, a tarefa de sistematizar essas práticas e integrar os sistemas. Devido à diversidade e complexidade das ações propostas, ao comprometimento dos membros com suas atividades rotineiras, bem como à necessidade de se ter pessoas dedicadas integralmente às atividades de gestão do conhecimento, a comissão propôs a criação do Núcleo de Gestão do Conhecimento NGC, no que foi plenamente acatada pela Diretoria Executiva e pelo Conselho Diretor. O NGC tem o objetivo de desenvolver e manter um ambiente que facilite a criação, a coleta, a sistematização e a transferência de conhecimento na organização, de modo a torná-la mais competitiva. Subordinado à Diretoria Executiva, conforme representado na Figura 2, abaixo, o Núcleo é constituído por dois membros, sendo assessorado pela Comissão de Gestão do Conhecimento e atuando em nível estratégico, propondo os meios e soluções para que seja atingido o seu objetivo.

4 Conselho Diretor Diretoria Executiva Assessorias NGC Diretorias de Depto Projetos Figura 2. Organograma simplificado da Instituição O Núcleo de Gestão do Conhecimento tem como atribuições: promover o conhecimento como recurso estratégico na Fundação; promover estratégias para mudança cultural; apoiar a preservação da memória institucional; estimular a proteção do conhecimento organizacional; articular interação com instituições ou empresas que tenham interesse na temática de gestão do conhecimento; fomentar o uso de inteligência competitiva no auxílio à tomada de decisão; contribuir para a identificação de áreas estratégicas para a capacitação de profissionais. Desde a sua constituição, em 2003, o NGC tem atuado na realização de três grandes metas, a saber: o fortalecimento da cultura organizacional, o programa de memória organizacional e o portal corporativo com foco em gestão do conhecimento. A participação em eventos nacionais, tais como o KM Brasil 2003, organizado pela Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC, o Congresso ABIPTI 2004, da Associação Brasileira dos Institutos de Pesquisa Tecnológica, e o XXIII Simpósio de Inovação tem sido importante para a integração com outras instituições e pesquisadores da área. 2.1 Cultura Organizacional Visando ao fortalecimento da cultura em relação à gestão do conhecimento, foi realizado um curso sobre gestão do conhecimento para o público local. A abertura de vagas para a participação do público externo teve o objetivo de apresentar conceitos e iniciar discussões sobre o tema também nas demais instituições locais. A Instituição, desde 2001, quando das primeiras reuniões da Comissão de Gestão do Conhecimento, articulava a formação do pólo amazonense da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC. Contando com o apoio da SBGC, todos os participantes foram automaticamente associados, de modo a compor o pólo do Amazonas. Como parte da programação, foram apresentadas cinco palestras por membros da Comissão e do NGC. Em julho de 2003, a Fundação apresentou, no III Fórum de Gestão de Pessoas, promovido pela Associação Brasileira de Recursos Humanos ABRH, o relato de sua experiência desde a criação da Comissão de GC, com a finalidade de disseminar o tema gestão do conhecimento entre os profissionais de recursos humanos das instituições e empresas locais. Ainda como ação para a apresentação e discussão do tema gestão do conhecimento entre a comunidade local, bem como disseminação de boas práticas, foi realizado, na primeira quinzena de dezembro, o I Encontro Regional Norte de Gestão do Conhecimento e

5 Inteligência Competitiva. O projeto foi aprovado pelo Edital de Apoio a Seminários e Eventos Científicos, Tecnológicos e de Inovação, promovido pela Financiadora de Estudos e Projetos FINEP. Seguindo a programação, a Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC e a Associação Brasileira de Analistas de Inteligência Competitiva ABRAIC, bem como outras instituições e empresas com iniciativas em GC/IC, deste e de outros Estados da Federação, apresentaram palestras e relatos de experiência. Na oportunidade, foi formalizado o Pólo AM/Norte da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento. Em setembro de 2004, a Instituição organizou, a convite da Superintendência da Zona Franca de Manaus SUFRAMA, o Seminá

6 sendo incorporados ao acervo já existente, totalizando seis mil, duzentos e dezessete documentos. Atualmente, o projeto encontra-se no passo quatro registro e classificação dos documentos. Estão sendo elaboradas, também, as normas gerais para os colaboradores da Instituição no estabelecimento das diretrizes e procedimentos para a preservação da memória organizacional. 2.3 Portal Corporativo A terceira meta cumprida pelo NGC durante o ano de 2003 foi o projeto e a implementação do Portal do Conhecimento, um portal corporativo com três vertentes: institucional, intranet e gestão do conhecimento. Os portais corporativos são projetados para atender às necess(dedos s funtuciárintos easvo com)1(unss(des )]TJ TD Tc Twdosas: insti7(iç,do

7 empresas e instituições parceiras. A plataforma Lotus Notes é formalmente usada como ferramenta de comunicação entre Direção, Gerência, Coordenadores e Líderes de Projeto. O sistema permite que agendas, reuniões e até mesmo outras atividades sejam gerenciadas no ambiente Notes, além da troca de informações e documentos. O Sistema da Qualidade, assim como diversos outros processos internos foram desenvolvidos em Lotus Notes. O cenário acima descrito demandava um grande esforço da equipe de manutenção em atualizar os bancos de dados, em cada uma das bases, principalmente devido à diversidade de plataformas existentes. Por outro lado, o fato de dispor de competência interna na área de desenvolvimento de software, responsável pelo desenvolvimento da intranet e do site institucional, bem como pela manutenção do Lotus Notes, confere à Instituição uma maior autonomia para buscar novas soluções. A Fundação, como instituição intensiva em conhecimento, possui um quadro funcional bastante qualificado, nas mais diversas formações profissionais, e relaciona-se com diversas instituições nos níveis nacional e internacional. Daí a necessidade de encontrar meios para identificar, capturar, compartilhar, obter, criar, organizar, utilizar, melhorar, reter e medir esse conhecimento. Dessa forma, visando minimizar as dificuldades existentes, elegeu como uma das principais metas para 2003 a implantação de um portal corporativo, integrando a intranet e o site institucional, e, especialmente, utilizando-o como uma ferramenta de gestão do conhecimento. O Portal do Conhecimento visa à criação de um ambiente colaborativo que favoreça o compartilhamento e a criação do conhecimento organizacional, valorizando e desenvolvendo o seu capital intelectual, bem como à integração das fontes de informação da Instituição. Como objetivos específicos do portal, pode-se citar: utilização como ferramenta de GC; contribuição para a melhoria da comunicação interna; otimização do ciclo decisório; agilização e qualidade no atendimento ao cliente; constituição de uma interface única para as bases de dados; integração e padronização dos sistemas utilizados pela organização; redução de custos e prazos. Foi desenvolvido e implementado por técnicos da Instituição e tem como principais características: Software livre o portal foi inteiramente desenvolvido com base em ferramentas de software livre; Permissões de acesso por senha com cadastro obrigatório para todos os usuários internos (empregados) e opcional para os externos; Personalização cada usuário cadastrado tem a permissão de personalizar a sua página; Flexibilidade o conteúdo do portal pode ser facilmente adaptado de acordo com a necessidade percebida pelos seus gestores; Publicação descentralizada cada uma das seções que compõem o portal possui uma equipe de gerenciadores, responsáveis pela manutenção, atualização e confiabilidade das informações ali contidas; Gerenciamento do conteúdo independente de conhecimento em HTML o processo de publicação das informações no portal não requer conhecimento técnico; Sistema de busca o que permite a localização de artigos e notícias relacionadas a um tema específico. O Portal do Conhecimento, lançado para o público externo em setembro de 2003, durante a Feira de Tecnologia da Amazônia Amazontech 2003, é gerido pelo Núcleo de Gestão do

8 Conhecimento NGC e operacionalizado por uma equipe técnica de administradores, do Núcleo de Tecnologia de Informação. Com o intuito de fomentar a participação dos usuários internos, aprovar e publicar o conteúdo das diversas seções, foi constituído um grupo de gerenciadores, formado por representantes de todos os departamentos. Com o desempenho dessas atividades, busca-se despertar no gerenciador o sentimento de coresponsabilidade pelos resultados do portal. Em maio de 2004 o NGC conduziu a reformulação do layout do portal e a revisão dos canais que o compõem. Atualmente, está sendo implementado um novo layout, com a finalidade de torná-lo mais moderno e atraente ao usuário. No futuro próximo pretende-se iniciar um novo projeto de reformulação, desta vez mais significativa, baseado em pesquisas mais aprofundadas, realizadas tanto na literatura como junto aos departamentos da Instituição, a fim de identificar suas necessidades. Em setembro de 2004, o NGC implementou também a Revista T&C Amazônia, uma revista temática publicada pela Instituição, em meio eletrônico. Deve-se destacar que, assim como ocorreu com o portal, foram utilizados no projeto somente técnicos pertencentes ao quadro funcional. O link para a revista foi disponibilizado na página principal do portal, onde já se encontrava o link para o portal da área educacional da Instituição. Detalhes da página principal do Portal do Conhecimento são mostrados na Figura 4 (visão externa, sem a intranet), na Figura 5 e na Figura 6 (visões internas), a seguir: Figura 4. Página de rosto do Portal do Conhecimento (visão externa)

9 Figura 5. Página de rosto do Portal do Conhecimento (visão interna) Figura 6. Página de rosto do Portal do Conhecimento (visão interna) 3. Considerações Finais Desde a implantação do Núcleo de Gestão do Conhecimento, pode-se afirmar o sucesso do portal como ferramenta de comunicação com a sociedade local e com os clientes e parceiros. Uma prova disto é a participação obtida no acesso ao portal corporativo. Até o mês de setembro de 2004, hum mil duzentos e três usuários efetuaram seu cadastro no Portal, no qual foram publicados seiscentos e quarenta e cinco notícias e trinta e oito artigos, dentre os postados pelos gerenciadores e os enviados por colaboradores, internos e externos. O canal de comunicação com o usuário foi bastante utilizado, recebendo críticas, sugestões e consultas sobre o portal, bem como sobre os diversos serviços prestados pela Instituição. No entanto, não se pode comemorar ainda a incorporação dos conceitos e dos fundamentos básicos de GC pelos colaboradores da Instituição. Prova disso é o baixo índice de utilização do canal Fóruns, embora o Interfone, outra ferramenta disponibilizada no portal, tenha tido ótima aceitação. Explica-se a lentidão do processo pelo fato de estar relacionado à cultura organizacional. A cultura organizacional pode ser definida como sendo o conjunto de crenças e conhecimentos compartilhados pelos membros da organização (NONAKA e TAKEUCHI, 1995). De acordo com os autores, a capacidade de inovação está diretamente relacionada à

10 capacidade de a organização não somente adquirir, acumular e utilizar o conhecimento existente, como também de criar novos conhecimentos. Isso exige mais do que simplesmente uma atitude de adaptação passiva do grupo. Requer a interação ativa de seus membros, a fim de criar informação e conhecimento e possibilitar a criação de novos produtos, métodos e formas organizacionais. Dessa forma, é de se esperar que a mudança ocorra de forma lenta e gradual, como resultado de um trabalho contínuo e sistemático. No que se refere à memória organizacional, foi possível resgatar um grande número de documentos produzidos pela Fundação ao longo desses vinte e dois anos, embora muitos continuem sem registro. A elaboração de políticas para a preservação da memória organizacional é importante para que a sistemática seja disseminada na Instituição. O desafio a que se propôs a Instituição, através do NGC, está apenas começando. Os trabalhos estão em andamento e, em se tratando de gestão do conhecimento, que tem como atores principais as pessoas de uma organização, sabe-se que não existe um final, assim como não há uma metodologia aplicável a todos os casos. Cada instituição tem suas particularidades e, portanto, precisa encontrar a metodologia mais adequada para o seu cenário. Como resultado do trabalho que vem sendo realizado pelo Núcleo de Gestão do Conhecimento, pretende-se promover a disseminação de melhores práticas do ciclo de conhecimento institucional (tácito e explícito), contribuindo para melhorar a qualificação do quadro funcional, viabilizar estudos de metodologias de mensuração do capital intelectual, tirar o melhor proveito das ferramentas de tecnologia da informação e auxiliar no processo de tomada de decisão. Entende-se que, com essas ações, a Instituição aproxima-se cada vez mais de sua visão, em ser nacional e internacionalmente reconhecida pelo comprometimento com o desenvolvimento regional, tendo seu nome associado a questões no âmbito da tecnologia, educação e inovação. 4. Referências BUKOWITZ, W. R., WILLIAMS R. L. Manual de Gestão do Conhecimento. Porto Alegre: Bookman, NONAKA, I., TAKEUCHI, H. Criação do conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. 2ª Ed. Rio de Janeiro: Campus, TERRA, J. C. C., GORDON, C. Portais Corporativos: A revolução na gestão do conhecimento. São Paulo: Negócio Editora, 2002.