Prêmio Paraibano da Qualidade Manual da Candidata

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1 Prêmio Paraibano da Qualidade 2010 Manual da Candidata

2 Sumário 1. Prêmio Paraibano da Qualidade 4 2. Vantagens em participar do Prêmio Paraibano da Qualidade 4 3. Metodologia de avaliação e modalidades 5 4. Diretrizes para Publicidade 7 5. Instruções para Candidatura Elegibilidade Organizações não elegíveis Candidatura Etapas do Processo de Premiação Despesas do Examinador Elaboração do Relatório de Gestão Conteúdo do Relatório de Gestão 6.2 Formato do Relatório de Gestão 6.3 Quantidade de cópias do Relatório de Gestão a serem disponibilizadas 6.4 Checklist para elaboração Preservação do Sigilo Banca Examinadora Benefícios dos voluntários da Banca Examinadora do Prêmio Paraibano da 20 Qualidade. 8.2 Examinadores 8.3 Comitê Técnico 8.4 Juízes 8.5 Plano de carreira do voluntário Código de Ética 10. As Vencedoras do Prêmio Paraibano da Qualidade

3 1. Prêmio Paraibano da Qualidade O Prêmio Paraibano da Qualidade pode ser definido de duas maneiras: 1. Um reconhecimento que uma organização, seja pública ou privada, pode obter pelo desenvolvimento de resultados por meio da excelência de sua gestão. 2. Um processo de avaliação da gestão organizacional que visa realizar um diagnóstico, identificando pontos fortes e oportunidades para melhoria, gerando uma pontuação que determinará a obtenção do reconhecimento da excelência de sua gestão. Candidatar-se ao Prêmio Paraibano da Qualidade representa, de forma geral, submeter a organização a uma análise aprofundada de sua gestão, efetuada por Examinadores treinados pelo PPQ, guiados por um rigoroso código de ética. Ao fim desse processo, a empresa obtém um amplo Relatório de Avaliação da gestão. 2. Vantagens em participar do Prêmio Paraibano da Qualidade As organizações que se candidatam recebem um Relatório de Avaliação, contendo pontos fortes e oportunidades para melhoria, desenvolvido por uma avaliação externa e independente, que utiliza critérios reconhecidos internacionalmente, executada por profissionais competentes, com investimento mínimo, viabilizando ações objetivas de melhoria da gestão; Proporcionar uma auto-avaliação da gestão em todas as áreas, integrando e alinhando numerosas atividades, fornecendo meios eficazes de medir o progresso; Gerar a mobilização da força de trabalho em torno de um objetivo comum; Obter o reconhecimento da excelência da gestão, caso seja nomeada vencedora no processo de avaliação; Utilizar sua condição de premiada para efeito da publicidade; Participar de eventos para divulgar suas práticas bem sucedidas de gestão; Divulgar a organização em mídia através de reportagem sobre as vencedoras; Preparar-se para o Prêmio Nacional da Qualidade PNQ; As organizações que se candidatarem ao processo de premiação, além de contribuírem para o desenvolvimento e a melhoria da competitividade da sua região e do seu Estado, receberão um diagnóstico sobre o seu sistema de gestão, que servirá como subsídio para o planejamento de ações de melhoria, ou seja, o Relatório de Avaliação RA. 4

4 3. Metodologia de Avaliação e Modalidades A metodologia de avaliação está fundamentada nos Critérios de Excelência do Modelo de Excelência da Gestão, utilizado pelo Prêmio Nacional da Qualidade. Estes critérios foram desdobrados para a avaliação e reconhecimento das organizações em níveis regionais denominados: Rumo à Excelência e Compromisso com a Excelência. Através deste método as organizações devem responder aos requisitos de cada um dos 8 critérios de avaliação, conforme figura acima. As respostas aos requistos são realizadas por meio das chamadas práticas de gestão e dos padrões de trabalho, que ainda serão submetidos à avaliação dos seguintes fatores: Enfoque o Adequação ao requisito o Proatividade Aplicação o Disseminação das práticas e padrões nas áreas, processos e partes interessadas o Continuidade de uso, periódico e ininterrupto Aprendizado (implementação de melhorias decorrentes de um processo de análise e melhoria sistemática) Integração o Coerência com as estratégias e objetivos organizacionais o Inter-relacionamento com outras práticas de gestão o Cooperação entre áreas 5

5 Após o processo de avaliação descrito em detalhes no item 5.4, é conferido à organização candidata uma pontuação para cada um de seus critérios e uma pontuação geral, que sendo superior à linha de corte definida pela Banca de Juízes, credencia a organização ao reconhecimento público do Prêmio Paraibano da Qualidade. O PPQ adota as seguintes modalidades de premiação: Nível I 250 pontos (Compromisso com a Excelência): Coordenado pelo PPQ - Programa Paraibano da Qualidade esta modalidade é indicada para organizações que estão em estágio inicial de implantação de práticas gerenciais adequadas às exigências dos critérios de Excelência. Ênfase no comprometimento da liderança na promoção das melhores práticas de gestão. Nível II 500 pontos (Rumo à Excelência): Coordenado pelo PPQ - Programa Paraibano da Qualidade esta modalidade é indicada para organizações que estão em estágio mais avançado de implantação de práticas gerenciais adequadas às exigências dos critérios de Excelência. As vencedoras concorrem ao: Troféu Bronze: Organizações que apresentam um sistema integrado e com bons resultados e a existência de padrões de controle das práticas de gestão. Troféu Prata: Onde são enfatizados aspectos relacionados à gestão de processos. Troféu Ouro: Destaque pelos resultados alcançados através da implementação de práticas gerenciais refinadas e pró ativas. Notas importantes Para conquistar o troféu Ouro é preciso ter obtido o Prata do qual o Bronze é pré-requisito, visto que além de atingir a linha de corte exigida para cada troféu também é necessário comprovar a melhoria em relação a pontuação anterior. Nota 1: Não há limite de organizações premiadas no Prêmio Paraibano da Qualidade em qualquer um dos seus dois níveis, o critério é alcançar a linha de corte na faixa de pontuação das vencedoras. Nota 2: Não é necessário ter sido vencedora do nível I do Prêmio Paraibano da Qualidade para se candidatar ao nível II. Nota 3: O interstício máximo para candidatar-se ao próximo troféu no nível II é de dois ciclos, ultrapassado este período a organização candidata concorrerá ao mesmo nível e troféu em que já foi premiada. 6

6 4. Diretrizes para Publicidade É facultado às organizações premiadas fazer ampla divulgação, desde que seja citado a Modalidade e o Ano da premiação. As organizações premiadas pertencentes a uma cadeia ou rede, onde outras unidades forneçam bens ou serviços similares (por exemplo: cadeia ou rede de lojas, agências, restaurantes, franquias, etc.) devem explicitar na divulgação que o prêmio foi concedido apenas à Unidade e não à organização como um todo. Divulgação das empresas vencedoras: As contempladas serão comunicadas de sua premiação por meio de comunicação formal por escrito, enviada ao endereço indicado no formulário de inscrição no Prêmio, pelo do representante e por telefonema. Após a divulgação pública das vencedoras, os seus nomes poderão ser divulgados em entrevistas, anúncios publicitários e no site do PPQ. Cessão de imagens: As vencedoras cederão suas imagens ao Programa Paraibano da Qualidade PPQ de forma gratuita para divulgação do Prêmio Paraibano da Qualidade, Cerimônia de Premiação e Seminário de Benchmarking, por prazo indeterminado. Todas as fotos e imagens captadas durante os eventos promovidos pelo PPQ, ligados ao processo de Premiação, Avaliação e Seminário passarão a ser de propriedade exclusiva do PPQ. 7

7 5. Instruções para Candidatura 5.1 Elegibilidade Para uma organização participar do processo de Premiação ou Avaliação é necessário atender as seguintes condições: Ter pelo menos 01 ano de funcionamento formal; Participar de todas as etapas do Sistema de Premiação no ano referência do Prêmio (conforme descrito neste Manual); Podem se candidatar qualquer organização independente do porte ou segmento: público, privado, sem fins lucrativos (ONG s, Fundações), desde que atendam as demais exigências de elegibilidade; Departamento(s) de uma Organização sem fins lucrativos poderão se candidatar ao Prêmio, desde que os mesmos tenham ligação direta com o cliente externo ou cidadão no final da cadeia dos seus processos. Neste caso toda a avaliação, quanto às práticas de gestão e resultados solicitados, deverão se referir exclusivamente ao âmbito do departamento que se candidatou; Podem se candidatar Unidades/Agências de uma organização, desde que não haja candidatura ao Prêmio Paraibano da Qualidade por parte da organização como um todo, naquele ciclo; As organizações vencedoras por duas vezes no nível I do Prêmio Paraibano da Qualidade não poderão candidatar-se novamente ao mesmo nível a não ser que haja o intervalo mínimo de três ciclos de premiação. As organizações vencedoras do nível II do Prêmio Paraibano da Qualidade não poderão se candidatar ao Nível I sem considerar o intervalo mínimo de três ciclos de premiação. 5.2 Organizações não elegíveis Qualidade: Não podem participar do processo de Premiação/Avaliação do Prêmio Paraibano da Unidades cuja organização maior à qual pertençam ou são controladas, também estejam se candidatando ao Prêmio Paraibano da Qualidade no mesmo ciclo; Organizações que não possam caracterizar seu atendimento a um público externo à própria organização; Organizações que possuem estrutura temporária e/ou que exerçam atividades de natureza não permanente; 8

8 Associações religiosas; Associações político-partidárias; As candidatas à premiação que, no ano de participação do Prêmio Paraibano da Qualidade, tenham restrições de qualquer natureza junto aos órgãos de defesa do consumidor e/ou perante as instituições públicas federais, estaduais e municipais. OBS: Para as situações não previstas nestas instruções, cabe à Coordenação Executiva do PPQ tomar as providências cabíveis, de acordo com critérios próprios e com a aprovação do Conselho Diretor do Programa Paraibano da Qualidade - PPQ. 5.3 Candidatura São candidatas ao Prêmio Paraibano da Qualidade, em qualquer das suas modalidades, toda Organização que: a) Preencher e entregar o Formulário para Verificação de Elegibilidade (disponível no até o dia 16/03/2010, com todas as informações requeridas, segundo os critérios apresentados no item 5.1 Elegibilidade e 5.2 Organizações não elegíveis b) Após a confirmação de sua elegibilidade, apresentar até 23/03/2010 o Formulário de Inscrição (disponível no e o comprovante de pagamento da taxa de inscrição conforme tabela o seu porte (tabela a seguir): Porte: Micro e Pequena Média Grande Critérios de Enquadramento: Org. Públicas Critério para ou sem fins Org. privadas: lucrativos: Faturamento anual até R$ 800 mil Faturamento anual inferior a R$ 2,4 Milhões Faturamento anual acima de R$ 2,4 Milhões Até 50 pessoas de força de trabalho De 51 a 200 pessoas de força de trabalho Acima de 201 pessoas de força de trabalho Valor da Inscrição para Associado (R$) Valor da Inscrição para Não associado (R$) 900, , , , , ,00 Obs.: A Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais, Estaduais e Municipais será solicitada no momento da designação de candidata finalista para apreciação da Banda de Juizes. c) Apresentem ao PPQ o Relatório da Gestão até o dia 24/04/2010, às 18 horas, no formato, quantidade de cópias e prazo previsto no item 6 Elaboração do Relatório de Gestão do Manual da Candidata, utilizando os Critérios de Avaliação de 2010 (Nível I ou II); 9

9 Nota: uma Unidade Autônoma de uma Organização (controladora) deve abordar todos os requisitos dos Critérios, mesmo que alguns desses requisitos sejam desempenhados corporativamente pela organização à qual a Unidade pertence ou está vinculada. Tais atividades estão sujeitas à avaliação através da apresentação de evidências pertinentes. d) Disponibilizar ao PPQ membros da sua força de trabalho para compor a Banca de Examinadores do Prêmio Paraibano da Qualidade (desde que habilitados no treinamento), atuando por cerca de 60 horas, conforme o seu porte (tabela a seguir): Porte: Micro e Pequena Critérios de Enquadramento: Critério para Org. privadas: Faturamento anual até R$ 800 mil Org. Públicas ou sem fins lucrativos: Número mínimo de examinadores a ser disponibilizado pela organização Até 50 pessoas de força de trabalho 1 Média Grande Faturamento anual inferior a R$ 2,4 Milhões Faturamento anual acima de R$ 2,4 Milhões De 51 a 200 pessoas de força de trabalho 2 Acima de 201 pessoas de força de trabalho Nota: Para que sejam considerados aptos, os colaboradores deverão participar do Curso de Preparação da Banca Examinadora no ano em que a organização participa do processo de Premiação/Avaliação, além de receber uma boa avaliação por parte dos instrutores nos seguintes atributos: disciplina, capacidade de relacionamento e habilidade/conhecimento técnicos Etapas do Processo de Premiação 2010 As organizações ao se candidatarem à premiação deverão, a partir do treinamento de Elaboração do RG, produzir um Relatório de Gestão - RG, o qual embasará um Diagnóstico de Pontos Fortes e Oportunidades de Melhorias. Este diagnóstico, com pontuação, ao mesmo tempo em que subsidia a avaliação da Banca de Juízes, também retorna para a organização com a finalidade de abastecer o Planejamento da candidata, de forma a se tornar um importante instrumento de melhoria contínua da organização, alavancando cada vez mais a sua competitividade. 10

10 Quais as etapas do Processo de Avaliação do Prêmio Paraibano da Qualidade? Etapa 1 Preparação para o Prêmio NI e NII Capacitação dos colaboradores da organização, em curso promovido pelo PPQ, com o objetivo de habilitá-los a elaboração do Relatório de Gestão e a atuarem como examinadores do Prêmio. Etapa 2 Entrega do formulário de elegibilidade e efetivação da inscrição A partir deste o PPQ retorna o posicionamento da candidata frente às normas de candidatura que estando alinhadas orienta a organização a se inscrever, preenchendo o respectivo formulário e enviando-o ao PPQ junto com o comprovante de depósito e a logomarca da mesma, conforme tabela de enquadramento da candidata, que é classificada segundo o porte e a natureza da sua atividade. Etapa 4 Empresa envia o RG (Relatório de Gestão) Após a capacitação no Curso de Preparação para o Prêmio e a efetivação da inscrição a candidata deverá elaborar o RG, descrevendo o seu sistema de gestão (práticas, padrões) e resultados de acordo com o Modelo de Avaliação da Gestão composto em 8 critérios. O RG deverá seguir as normas de formatação visando garantir sua confidencialidade e ser entregue ao Programa Paraibano da Qualidade. Sobre o RG: Representa os relatos de evidências da gestão da organização e será o documento de análise da equipe de examinadores Cada examinador receberá uma cópia do RG, que será devolvida ao PPQ e destruída Etapa 5 Examinadores analisam o RG A equipe de examinadores será formada por cinco examinadores selecionados visando garantir a ausência de conflito de interesses e a imparcialidade na avaliação. Estes serão responsáveis pela elaboração do Relatório de Avaliação contendo as Oportunidades para Melhorias (OM) e Pontos Fortes (PF) e identificados. Vale ressaltar ainda, que cada equipe de examinadores é assistida um membro do Comitê Técnico, que atua de forma orientativa, visando garantir o máximo de qualidade durante todo o processo de avaliação. O processo de avaliação dar-se da seguinte maneira: Avaliação individual; Reunião de consenso de comentários e pontuação pré-visita; Visita de Avaliação Externa, onde a força de trabalho será entrevistada e evidências serão analisadas; Reunião de consenso de comentários e pontuação pós-visita; Conclusão e revisão do Relatório de Avaliação. 11

11 Etapa 6 Visita de Avaliação Externa A Visita de Avaliação Externa somente ocorrerá com a classificação da candidata para esta etapa mediante a superação de uma pontuação de corte estabelecida. A participação nesta etapa exige que a organização esteja preparada para a recepção dos examinadores. Para isso, a equipe de examinadores planeja a visita de acordo com os principais focos de análise e setores a serem entrevistados, gerando para a candidata o roteiro de visita. Etapa 7 Comitê Técnico Nesta etapa os membros do Comitê Técnico revisam os relatórios produzidos e preparam os documentos necessários para a próxima etapa, junto a Banca de juízes. Etapa 8 Banca de Juízes e Divulgação dos Resultados Tendo sido concluído o Relatório de Avaliação e juntamente com outros documentos de ordem fiscal é convocada a Banca de Juizes, formada por representantes da sociedade empresarial e civil. Cabe a estes definir os vencedores do ciclo com base na análise da confiabilidade do processo e pontuação obtida. Com o término do ciclo de avaliação, apenas são divulgados os nomes das vencedoras. Não são informadas as pontuações obtidas, nem os nomes das candidatas. Etapa 9 Candidata recebe o Relatório de Avaliação Externa e elabora o Plano de Melhorias Todas as candidatas, sejam vencedoras ou não, recebem o diagnóstico na forma de RA Relatório de Avaliação com Pontos Fortes e Oportunidades de Melhorias. Com base neste documento caberá à cada organização elaborar e implantar o seu Plano de Melhoria da Gestão visando o aumento da efetividade em sua atuação. Etapa 10 Reconhecimento das Vencedoras O reconhecimento às organizações vencedoras com a entrega dos troféus e placas é realizado na Cerimônia de Premiação, onde são reunidas a sociedade, os representantes das organizações e a força de trabalho que às compõem para celebrar a importante conquista. Já o Seminário de Benchmarking visa disseminar público presente o trabalho desenvolvido pelas vencedoras que permitiram o desenvolvimento de uma gestão digna de prêmio de reconhecimento em sua busca pela excelência. 12

12 Macro-etapas do Processo de Avaliação do prêmio Paraibano da Qualidade Cronograma do Prêmio Paraibano da Qualidade Etapa Data Curso para Elaboração do RG 11 e 12 Curso de Preparação da Banca Examinadora Turmas a partir de 01/03 Entrega do Formulário de Elegibilidade Até 11/03 Efetivação da Inscrição e Pagamento da taxa Até 11/03 Entrega do Relatório de Gestão (RG) Até 30/04 Análise do Relatório de Gestão (RG) De 24/05 a 13/08 - Análise individual De 04/05 a 15/06 - Reunião de Consenso pré- visita Até 16/07 - Visita à candidata Até 30/07 - Reunião de Consenso pós-visita Até 06/08 Entrega do Relatório de Avaliação (RA) Até 13/08 Reunião da Banca de Juízes Até 17/09 Divulgação das Vencedoras Setembro Entrega do Relatório de Avaliação às candidatas A partir de setembro 13

13 5.5 Despesas do Examinador As candidatas deverão reembolsar as despesas de deslocamento, estadia e alimentação dos examinadores, caso ocorra à visita dos mesmos as suas instalações. Os examinadores dessas candidatas, enviam ao PPQ as notas fiscais e formulário de despesas e esta remete para o contato da organização candidata, para efetuar o ressarcimento aos examinadores. Se a organização preferir poderá providenciar o transporte, hospedagem e alimentação para os examinadores. 5.6 Despesas com a cerimônia As candidatas vencedoras do prêmio serão responsáveis por arcar com os valores de investimentos da cerimônia de entrega do prêmio. O valor do evento será definido pelas organizações vencedoras e será rateado igualmente entre as mesmas. 14

14 6 Elaboração do Relatório de Gestão O que é um relatório de gestão? É o documento que descreve todo o sistema de gestão da candidata de modo explicativo de acordo com o Modelo de Excelência da Gestão, baseado nos 8 critérios. Deve conter a explicação de todas as práticas de gestão que estão relacionadas aos critérios do MEG. Será o único documento que os examinadores utilizarão como objeto para avaliar o sistema de gestão, portanto deve ser: objetivo, claro e completo. 6.1 Conteúdo do Relatório de Gestão Primeira capa em branco (para evitar a identificação visual da Candidata); Capa interna é opcional; Sumário (índice); Sumário de tabelas e/ou figuras (opcional); Dados cadastrais: o Razão social: o Endereço completo: o CEP: o CNPJ: o Telefone: o o Site: o Executivo responsável: o Pessoas para contato (nome, cargo, e telefone). Perfil da Candidata conforme instruções dos Critérios Compromisso com a Excelência e Rumo a Excelência 2010; Organograma(s); Descrição das práticas de gestão para todos os Critérios ou Itens de Avaliação, com as devidas justificativas; Glossário de expressões especiais e/ou siglas utilizadas pela organização (se aplicável); Contra capa em branco. 6.2 Formato do Relatório de Gestão O Relatório da Gestão (RG) deve ser limitado ao máximo de 55 páginas para o Nível I (Compromisso com a Excelência), 75 páginas para Nível II (Rumo à Excelência e Critérios de Excelência), tamanho da fonte nº 10 (mínimo) tipo Arial e em papel A4. 15

15 Para as figuras e tabelas, desde que legíveis, pode ser usado tamanho de fonte no mínimo nº 8 tipo Arial. Utilizar numeração nas figuras e tabelas. O texto em colunas é opcional. Se for utilizado, o espaçamento entre elas deve ser, no mínimo, de 1,0 cm. Não utilize papel com brilho. Recomenda-se que na impressão do RG seja utilizada a frente e o verso das folhas. Não é recomendado o uso de pasta e capa dura, pois dificulta o manuseio do RG pelos examinadores e juizes nas diversas etapas do processo de avaliação. Utilizar encadernação em espiral. O Relatório da Gestão deve ser encadernado em um só conjunto para prevenir que os documentos e formulários se extraviem durante o manuseio. O Perfil da Organização é limitado a 8 páginas (P1, P2, P3, P4, P5). Veja o conteúdo que deve conter o Perfil nos Critérios Compromisso com a Excelência e Rumo a Excelência Não serão contadas no limite máximo de páginas: o Perfil, os Organogramas, o Glossário e páginas divisórias dos capítulos do RG (desde que não contenham qualquer informação sobre o sistema de gestão da organização). Sendo assim, o Relatório da Gestão (Perfil + Descrição das práticas de gestão) pode conter um total de 62 páginas para Nível I (Compromisso com a Excelência) e 82 páginas para Nível II. (Rumo à Excelência e Critérios de Excelência). Qualquer anexo acrescentado ao Relatório da Gestão será considerado dentro do limite de páginas, descrito anteriormente. Recomenda-se, também, que a organização candidata evite a utilização da logomarca nos cabeçalhos e rodapés das páginas internas do RG, a fim de não comprometer a confidencialidade do nome da candidata, durante o manuseio do RG. Para facilitar a análise por parte dos examinadores, as informações fornecidas pela organização nas descrições de como a mesma atende aos aspectos dos critérios / itens de avaliação devem ser apresentadas na mesma seqüência em que aparecem nos Critérios de Avaliação do PPQ. 6.3 Quantidade de cópias do Relatório de Gestão a serem disponibilizadas A organização candidata deve enviar ao PPQ 6 (seis) cópias do Relatório da Gestão, em meio físico. As organizações candidatas não deverão enviar cópias de fitas de áudio /vídeo, CD/DVD, catálogos, folhetos ou outras informações diferentes das especificadas neste Manual. Notas: 16

16 No final do processo de avaliação do Prêmio Paraibano da Qualidade a Associação Paraibana da Qualidade realiza a destruição dos Relatórios de Gestão. Uma cópia fica armazenada no arquivo do PPQ para consulta futura. 6.4 Checklist para elaboração Descrição do Perfil: Antes de iniciar a descrição do Perfil leia atentamente as orientações no Critérios Compromisso com a Excelência e Rumo a Excelência 2010 ; O Perfil será utilizado pela banca examinadora como ponto de partida da avaliação e parâmetro para os fatores de avaliação; É comum em casos de inadequada descrição do Perfil, os examinadores atribuírem incoerência nas práticas de gestão; Um Perfil Organizacional bem descrito permitirá aos examinadores identificar precisamente as oportunidades de melhorias chaves à consecução dos objetivos da candidata; Atenção aos seguintes pontos: descrição de processos, números atualizados, relacionamentos internos e externos, especificidades (legais, de mercado, de fornecimento etc) do setor/negócio. Redação das Práticas de Gestão: Leia cada critério e marcador antes de iniciar a descrição das práticas de gestão que respondem aos requisitos exigidos; Seja preciso, claro e objetivo na redação das práticas de gestão; A redação das práticas de gestão somente estará completa com a descrição dos seguintes pontos: o Padrão de trabalho: documentos, sistemas e evidências em geral da utilização da prática de gestão; o Responsáveis; o Métodos utilizados para o Controle; o Métodos utilizados para produzir melhorias e exemplos de melhorias implantadas; o Grau de disseminação (processos, produtos e/ou partes interessadas em que as práticas estão implementadas); o Continuidade (início de uso e periodicidade); o Coerência com as estratégias, inter-relacionamento com outras práticas de gestão e cooperação com outras áreas da organização. O não relato desses pontos acarretará em geração de oportunidade de melhoria pelo examinador e prejuízo à pontuação; 17

17 Os pontos que porventura não forem esclarecidos ou apresentarem incoerências serão considerados para a avaliação em visita à candidata. A utilização de quadros é recomendável para evidenciar o conteúdo das práticas descritas no RG. A utilização de figuras é geralmente utilizada para ilustrar processos e etapas de processos, por meio de fluxogramas, organogramas e esquemas e facilitam a correta interpretação do texto. Apresentação dos Resultados Organizacionais: Apresentar gráficos ou tabelas de cada um dos indicadores de resultado mencionados, de acordo com os requisitos abaixo: Os resultados necessários para avaliação são determinados pela própria candidata, através das seguintes fontes: o Planejamento estratégico (estratégias e objetivos, normalmente traduzidos em indicadores de desempenho); o Práticas junto aos clientese sociedade (como resultados de avaliações como satisfação, insatisfação, reclamações, imagem, quantitativos de impactos e ações socioambientais ações); o Práticas relacionadas ao critério pessoas (como resultados de avaliações como satisfação, clima organizacional, capcitações, saúde e segurança ocupacional, ações trabalhistas, rotatividade) o Práticas relacionadas ao critério processos (como resultados de eficiência, qualidade, não-conformidades) OBS: Os tipos de resultados e as fontes citadas acima servem apenas de orientação, pois cada organização possui peculiaridades que determinarão a relevância e a necessidade ds resultados a serem apresentados. O critério de resultados possui o maior peso na pontuação geral, portanto é recomendável extrema atenção e dedicação na sua elaboração; Para a apresentação dos resultados considere os indicadores descritos no planejamento estratégico, considere ainda os resultados produzidos nos processos gerenciais de cada critério. Exemplo: satisfação de clientes, reclamações de clientes, satisfação da força de trabalho etc; A apresentação dos resultados deve ser feita através de quadros e gráficos; A apresentação de reconhecimentos sob a forma de prêmios, certificados devem ser feitas, visando ratificar os resultados e/ou a liderança de mercado no aspecto mencionado; 18

18 Sempre que pertinente produza comentários explicativos curtos sobre o resultado apresentado. A não apresentação de resultados acarretará em produção de oportunidade de melhoria e prejuízo à pontuação; Para a apresentação dos resultados considere a seguinte formatação: o Título do indicador o 2 ciclos de resultados para o Nível I e 3 ciclos de resultados para o Nível II OBS: Apresentar os 3 últimos ciclo de avaliação ou planejamento (ano, semestre, etc); o Apresentar o referencial comparativo, utilizado como benchmark; OBS: As metas não são consideradas referenciais e também não são utilizadas para a avaliação o Indicação do sentido desejável do resultado (maior ou menor) o Fonte da informação caso seja externa à organização o Unidade de medida e valores o Apresentar legenda; o Apresentar a fonte da informação; o Garantir que todas as informações do gráficos e tabelas estejam legíveis. o Apresentar um breve comentário de análise em cada resultado apresentado; 7. Preservação do Sigilo Os nomes das candidatas, as informações obtidas durante o processo de avaliação/premiação, bem como os comentários e as pontuações dos avaliadores/examinadores, são considerados sigilosos e, portanto, tratados de forma confidencial. As informações estarão disponíveis somente para as pessoas diretamente envolvidas no processo de avaliação/premiação das respectivas organizações. As informações sobre estratégias bem sucedidas das premiadas somente serão divulgadas pelas mesmas, ou com sua autorização formal e em conformidade com os procedimentos definidos pelo PPQ. O código de Ética é um termo de compromisso assinado por todos os membros da Banca Examinadora do Prêmio Paraibano da Qualidade (avaliadores, examinadores, membros do comitê técnico e Juízes), qualquer descumprimento em uma das cláusulas, implicará no afastamento do mesmo das atividades de Premiação do PPQ. 19

19 8. Banca Examinadora A Banca Examinadora do Prêmio Paraibano da Qualidade é formada pelos examinadores, membros do comitê técnico e Juízes que atuam de forma voluntária e são designados por suas competências de acordo com procedimentos rigorosos regidos por um Código de Ética, definidos sob as mesmas bases do Prêmio Nacional da Qualidade PNQ. 8.1 Benefícios dos voluntários da Banca Examinadora do Prêmio Paraibano da Qualidade Autodesenvolvimento profissional e pessoal; Prestígio profissional; Aumento da empregabilidade; Intercâmbio profissional com outros examinadores; Desenvolvimento da capacidade gerencial; Exercício da cidadania; O PPQ, a partir da reconhecida experiência na atuação de examinadores do Prêmio, aliado a respectiva bagagem curricular, pré-seleciona candidatos a atuação como instrutor dos treinamentos do PPQ. Tais candidatos passam anualmente por um treinamento e seleção de forma a habilitá-los a atuação como franqueados dos produtos do PPQ; Indicação de reconhecimento nacional de examinador destaque. 8.2 Examinadores Os examinadores são responsáveis por realizar boa parte de todo o processo de avaliação das candidatas. Após o treinamento de formação de examinadores, os participantes são convidados a enviar seus currículos e se inscreverem como candidatos à examinadores. A partir daí, é realizada uma seleção considerando os seguintes critérios: Bom desempenho no curso de formação de examinadores; Demonstração de interesse através do preenchimento e envio do cadastro do examinador; Análise curricular (experiência para avaliar gestão, conhecimento técnico); Perfil de relacionamento interpessoal; se veterano, bom desempenho em anos anteriores; Disponibilidade de agenda; Ausência de conflitos de interesse, e; Código de ética assinado. Os examinadores selecionados são alocados em equipes (em média 5 examinadores por equipe) e nomeados conforme a estrutura definida abaixo: Examinador Líder Examinador Relator Examinador Pleno 20

20 Examinador Trainee Definidas as equipes, os examiandores são convocados à uma reunião geral da Banca Examinadora, onde receberão instruções mais específicas sobre a avaliação, como cronograma, software de avaliação, entre outras, além de receberem os Relatório de Gestão RG das candidatas. Em posse do RG, os examinadores executam as seguintes etapas de avaliação: Avaliação individual Consenso da pontuação Planejamento da visita Visita de verificação junto à candidata Consenso da pontuação após a visita Conclusão do Relatório de Avaliação 8.3 Comitê Técnico O Comitê Técnico possui o importante papel de acompanhar as avaliações das equipes de examinadores, orientando e auxiliando quanto às dúvidas que possam surgir. Além disso, este comitê possui a responsabilidade de revisar e garantir a qualidade do Relatório de Avaliação. Os membros deste comitê são nomeados considerando os seguintes critérios: Ampla experiência no processo de avaliação do Prêmio Paraibano da Qualidade; Excelente atuação como examinador líder; Reconhecimento por sua contribuição para o aumento da excelência na gestão das organizações. 8.4 Juízes Os Juízes representam a voz da sociedade e são responsáveis por determinar as vencedoras do Prêmio Paraibano da Qualidade tomando por base o Relatório de Avaliação, elaborado pelos examinadores e revisado pelo Comitê Técnico. Devido à sua característica os juízes são selecionados considerando sua representatividade na sociedade, de modo que estão ligados à grandes instituições como federações, orgãos reguladores, fiscalizadores e etc. 8.5 Plano de carreira do voluntário Como forma de valorizar ainda mais o trabalho do voluntário da Banca Examinadora, o PPQ está empenhado em desenvolver formas de reconhecimento ao trabalho realizado. Além dos benefícios intrínsecos à participação no Prêmio Paraibano da Qualidade, o plano de carreira vem agregar crescimento aos voluntários de destaque. 21

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