FICHA TÉCNICA. EDITOR OPS - Organização Pan-americana da Saúde. INPPAZ Instituto Pan-americano de Proteção de Alimentos e Zoonoses

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2 FICHA TÉCNICA EDITOR OPS - Organização Pan-americana da Saúde INPPAZ Instituto Pan-americano de Proteção de Alimentos e Zoonoses DIRETOR DA PUBLICAÇÃO Dr. Cláudio R. Almeida AUTORES Cláudio R. Almeida Simone Moraes Raszl Nancy Diana Bejarano Ore Guilherme Antônio da Costa Júnior COORDENADORA EDITORIAL E REVISORA Maria Isabel Stefani Höltz REVISÃO TÉCNICA Carlos Alberto M. Lima dos Santos Dilma Scala Gelli DESENHO GRÁFICO Marisa Sacco

3 ÍNDICE INTRODUÇÃO 3 1. DEFINIÇÕES E TERMINOLOGIA 5 2. OBJETIVOS E CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS Objetivos Classificação O AUDITOR Perfil do auditor Atributos do auditor Os "Dez Mandamentos" da Comunicação Efetiva Capacitação ATIVIDADES DE PRÉ-AUDITORIA 4.1 Programação das Auditorias Organização da Equipe Auditora Planejamento e Preparação da Auditoria Análise Prévia do Plano HACCP Elaboração de "Check Lists" (Listas de verificação)...

4 5. EXECUÇÃO DA AUDITORIA 5.1 Problemas de Comportamento nas Auditorias Passo a passo da auditoria Reunião inicial a) Potabilidade da água utilizada nas atividades do estabelecimento b) Higiene das superfícies de contato com o produto c) Prevenção de contaminação cruzada d) Higiene pessoal e) Proteção contra contaminação/adulteração do produto f) Identificação e estocagem adequada dos produtos tóxicos g) Saúde dos operários h) Controle integrado de pragas i) Calibração de instrumentos j) Programa de recolhimento (recall) k) Procedimentos sobre elogios/reclamações dos consumidores e/ou importadores. l) Treinamento Auditoria dos Pontos Críticos de Controle (PCC) Auditoria dos procedimentos de registro Preparação do relatório de auditoria Reunião final 6. CONDUTA DO AUDITOR COMO CONSEQÜENCIA DA AUDITORIA 6.1 Primeiro caso 6.2 Segundo caso

5 INTRODUÇÃO Com a evolução das técnicas agrícolas e o aprimoramento dos sistemas de produção, os praguicidas, defensivos, vermífugos, antibióticos, promotores de crescimento e outros passaram a ter uso constante na produção de alimentos. Também, os avanços tecnológicos e a produção em escala introduziram ou potencializaram perigos que, juntamente com os aspectos agropecuários citados, ampliaram os fatores de risco à inocuidade dos alimentos. Em conseqüência, os tradicionais sistemas de inspeção alimentar revelaram-se incapazes de identificar produtos em situações de não-conformidade, decorrentes da nova realidade dos meios de produção. Essa limitação da inspeção clássica deve-se ao fato de que ela só é capaz de identificar alguns dos problemas visíveis no momento da inspeção que, nem sempre refletem a realidade industrial. Em síntese, quando a inspeção é executada de forma criteriosa, apenas reflete ou fotografa uma face das condições dos produtos e/ou da indústria e os resultados, sempre, só podem ser correlacionados com o momento da inspeção. Para enfrentar essa nova realidade do mundo contemporâneo, nas últimas décadas, as autoridades sanitárias de vários países introduziram significativas modificações nas suas legislações, fundamentadas nas recomendações da Organização Mundial do Comércio e do Codex Alimentarius. Tais recomendações visam à adoção e à implementação de instrumentos de controle da segurança alimentar que utilizam os princípios da Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle, sob a responsabilidade do próprio produtor de alimentos. Os procedimentos de inspeção passaram a agregar técnicas de auditorias, originalmente utilizadas em sistemas contábeis. Para que esses novos procedimentos possam ser aplicados é necessário que se tenha em mente e se cumpram dois princípios básicos: 1) O estabelecimento produtor é o principal responsável pela inocuidade de seus produtos; 2) O produtor deve dispor de sistema de registro dos vários aspectos do processo industrial capaz de demonstrar através de evidências, fatos ou provas que seus produtos não apresentam riscos significativos aos consumidores. Somente ao produtor cabe o ônus da prova.

6 AUDITORIA fim Tiras em quadrinhos criadas e produzidas nos estúdios da Mauricio de Sousa Produções Mauricio de Sousa Brasil/2004

7 Os atuais procedimentos da inspeção oficial, fundamentados em princípios de auditoria do sistema HACCP, sempre que possível, devem contemplar os seguintes aspectos: a) A inspeção dos processos de produção; b) O desenvolvimento de diligências para comprovar a veracidade das informações obtidas durante a inspeção; c) A aplicação de cálculos matemáticos para se assegurar que aditivos, coadjuvantes tecnológicos, parâmetros de controles de pontos críticos e outros estão sendo utilizados de acordo com os limites da legislação; d) A avaliação de resultados microbiológicos e físico-químicos de amostras dos produtos; e) A revisão dos registros; f) A análise dos achados da inspeção, das informações obtidas através dos vários procedimentos executados e o julgamento final. Quem produz os alimentos é o principal responsável pela garantia da inocuidade dos mesmos.

8 1. DEFINIÇÕES E TERMINOLOGIA Validar significa dar validade a, tornar válido, tornar legítimo, legitimar. Entende-se por validação o conjunto de procedimentos cujo objetivo é assegurar que todos os perigos sejam corretamente identificados pela equipe HACCP e que possam ser controlados de maneira eficaz pelo Plano proposto. Verificar significa buscar a verdade, exatidão ou realidade de algo. Auditoria quer dizer verificação, exame formal ou oficial. Na versão em espanhol, a Comissão do Codex Alimentarius, através do Comitê de Higiene dos Alimentos, define o PRINCÍPIO 6, do Sistema de Análises de Perigos e Pontos Críticos de Controle - HACCP, da seguinte forma: Establecer procedimientos de comprobación para confirmar que el Sistema HACCP funciona eficazmente. Verificação pode ser definida como a aplicação de métodos, procedimentos, testes e outras avaliações, além de monitoramento, para determinar a conformidade do Plano HACCP; isto é, avaliar se os Princípios do sistema foram aplicados de forma correta, e se o plano foi implementado de maneira adequada e consistente. Verificação é um dos sete princípios básicos do Sistema HACCP, e deve ser executada com o objetivo de assegurar sua eficácia em relação à produção de alimentos inócuos no que diz respeito à saúde pública. A legislação americana para pescado e produtos pesqueiros prevê uma reavaliação para adequação ao plano HACCP, cada vez que ocorrer uma modificação que possa alterar a análise de perigos ou quaisquer outras alterações no plano. Dispõe também que se deve realizar uma reavaliação, pelo menos, anualmente (USA 21 CFR, 123.8). Auditoria é um processo organizado de coleta de informações necessárias, para verificar a eficiência do Sistema HACCP e é desenvolvido de forma sistemática, inclusive com observações e revisão de registros no local, a fim de avaliar se as ações planejadas são adequadas para conferir inocuidade ao alimento. É uma atividade planejada e organizada, e, por ser formal, baseia-se em regras e diretrizes previamente estabelecidas. De acordo com a ISO 19011:2002, auditoria é um processo sistemático, independente e documentado para obter evidências da auditoria e avaliá-las de maneira objetiva com o fim de determinar o grau de cumprimento dos critérios de auditoria.

9 Já a American Society for Quality Control define auditoria como avaliação planejada, independente e documentada para determinar o cumprimento dos requisitos preestabelecidos. O Codex Alimentarius, através do Comitê sobre Sistemas de Inspeção e Certificação de Importações e Exportações de Alimentos define auditoria (versão em espanhol) como Exame sistemático e funcionalmente independente, cujo objetivo é determinar se as atividades e seus resultados se ajustam aos objetivos previstos. De forma prática, auditoria pode ser definida como o procedimento sistemático que permite uma validação, verificação ou reavaliação de um Sistema HACCP. Vale a pena ressaltar que alguns aspectos fundamentais são mencionados em diferentes definições, uma vez que caracterizam as ações desenvolvidas durante o processo de auditoria. Alguns termos comuns são: sistemática, planejada/planificada, organizada, documentada, independente. Definição de Auditoria Auditoria é uma exame sistemático e independente para determinar que as atividades e seus resultados estão de acordo com os objetivos planejados. CODEX

10 2. OBJETIVOS E CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS 2.1. OBJETIVOS Para que as empresas possam efetivamente implementar o Sistema HACCP, é necessário que as decisões sejam fundamentadas em evidências objetivas, e não em noções preconcebidas ou suposições. No que se refere às auditorias deste sistema, a base científica constitui-se elemento preponderante, que irá assegurar uma correta avaliação das condições práticas de operacionalização do plano, de modo a garantir a inocuidade dos alimentos e, assim, atingir seu principal objetivo. As auditorias têm, em geral, um ou mais dos seguintes objetivos: Verificar se o plano escrito foi elaborado com base científica; Determinar a conformidade ou não-conformidade dos elementos do Sistema HACCP; Verificar e avaliar a eficácia do sistema; Propiciar à empresa auditada uma oportunidade para avaliação interna e melhoria contínua do sistema; Atender aos requisitos da legislação vigente; Avaliar se o sistema implementado garante a inocuidade dos alimentos incluídos no plano; Avaliar um fornecedor, quando se pretende estabelecer um contrato. Além destes objetivos, podemos acrescentar alguns resultados que podem ser obtidos através da implementação de um processo de auditoria. Dentre eles, destacamos: Aperfeiçoamento e disseminação de tecnologias; Identificação da necessidade de treinamento de pessoal; Determinação da eficácia das atividades de Vigilância Sanitária e das ações de Garantia da Qualidade; Verificação da qualidade de produtos e serviços; Abertura de um canal de comunicação entre os vários níveis hierárquicos da empresa; Obtenção de lucros; Facilitar as decisões de caráter gerencial; Motivação para o aprimoramento da empresa.

11 A auditoria do Sistema HACCP representa: Uma contribuição para o aperfeiçoamento da empresa; Um levantamento sobre as conformidades e não conformidades; Uma oportunidade de melhoria dos processos; Segurança e confiança para a administração da empresa; Um retorno ( feedback ) isento e imparcial; Um processo útil. A auditoria do Sistema HACCP não deve ser: Uma forma de espionagem; Uma inquisição; Uma ameaça para o emprego; Uma forma de exercer pressão; Uma cobrança de resultados; Um processo pesado; Uma situação de confronto/desconforto. Podemos concluir que, na prática, o processo de auditoria procura alcançar os três principais objetivos especificados: 1) Verificar se o plano escrito foi elaborado com base científica e se atende os princípios do Sistema HACCP; 2) Verificar se o plano escrito está sendo aplicado na prática; 3) Verificar se a aplicação prática do plano escrito está atingindo as metas almejadas, principalmente no que diz respeito à elaboração de produtos inócuos e à saúde do consumidor. 2.2 CLASSIFICAÇÃO Podemos considerar as seguintes classificações para um melhor entendimento da metodologia de auditorias a ser aplicada pelos auditores do Sistema HACCP:

12 Quanto ao tipo - Auditoria de adequação - Auditoria de conformidade Quanto à empresa - Auditoria interna - Auditoria externa Auditoria de adequação: é um parecer objetivo para verificar a adequação do plano HACCP elaborado pela empresa aos princípios do Sistema HACCP. Este tipo de auditoria deve responder aos seguintes questionamentos: O plano escrito foi elaborado com base científica? O plano escrito está de acordo com os princípios do Sistema HACCP? O plano escrito define quem é o coordenador da equipe HACCP e indica a sua posição no organograma da empresa? O plano contempla o programa de pré-requisitos? O plano descreve o programa de capacitação técnica? O plano contempla o que é estritamente necessário, ou seja, o que deve ser escrito em vez do que é bonito de ser lido? O plano está devidamente assinado pela direção geral da empresa? Auditoria de conformidade: é a auditoria realizada para verificar se os requisitos estabelecidos no plano HACCP estão sendo colocados em prática no dia-a-dia do estabelecimento. Este tipo de auditoria deve responder aos seguintes questionamentos: O plano escrito está sendo aplicado na prática? A aplicação prática do plano escrito está atingindo as metas almejadas, principalmente no que diz respeito à elaboração de produtos inócuos e à saúde do consumidor? Durante a auditoria de conformidade, o auditor deve sempre procurar evidências objetivas e claras, para verificar se o auditado está trabalhando de acordo com o plano HACCP. É necessária extrema cautela, pois o auditado pode não estar trabalhando de acordo com o plano. Apesar disso, alcança a finalidade desejada, e, neste caso, o plano HACCP requer adoção de uma reengenharia.

13 Auditoria interna: é a auditoria realizada por iniciativa e responsabilidade da própria empresa. Caracteriza o real interesse de quem desenvolveu e implementou o Sistema HACCP em saber se os resultados estão sendo realmente atingidos. Demonstra sensibilização e comprometimento com o Sistema HACCP - quero saber como está funcionando o Sistema HACCP em minha empresa! As pessoas que possuem responsabilidade direta nos setores da empresa a serem auditados não devem fazer parte da equipe auditora, ou seja, a auditoria, de acordo com as diferentes definições vistas anteriormente, deve caracterizar-se como um processo independente. Apesar de a auditoria interna não ser difundida como deveria nos processos de verificação ou reavaliação do Sistema HACCP, ela recebe, cada vez mais, a devida importância nos estabelecimentos onde trabalham com este sistema. Por outro lado, o fato de uma empresa ter sido submetida a uma auditoria interna facilita sobremaneira o trabalho a ser desenvolvido pelas equipes auditoras que realizarão as verificações, de responsabilidade dos órgãos governamentais. Auditoria externa: é a auditoria efetuada por iniciativa da autoridade sanitária competente, de outras entidades controladoras, de compradores, etc., e não pela própria empresa. Na questão de inocuidade dos alimentos, onde está em jogo a saúde do consumidor, é fundamental a participação da autoridade sanitária competente na efetivação de auditorias externas, a fim de verificar se os produtos elaborados encontram-se realmente sob controle. Esta ação governamental, dentre outros benefícios, também pode servir para: Defender os direitos básicos do consumidor contra os riscos para a saúde pública, provocados pelo fornecimento de produtos controlados de forma indevida; Estimular e validar o esforço empreendido pela empresa no desenvolvimento e implementação do Sistema HACCP; Estimular uma maior competitividade e garantir o comércio justo de alimentos; Facilitar o desenvolvimento de mecanismos de equivalência entre países.

14 OBJETIVOS PRINCIPAIS DA AUDITORIA Verificar se o plano escrito foi elaborado com base científica. Verificar se o plano escrito está sendo aplicado na prática Verificar se aplicação prática do plano escrito está atingindo as metas almejadas, principalmente no que diz respeito à elaboração de produtos inócuos e à saúde do consumidor

15 3. O AUDITOR 3.1 PERFIL DO AUDITOR ATRIBUTOS DO AUDITOR A forma mais usada para definir as características de um profissional é a sua postura, que inclui tanto os atributos de natureza puramente técnica, como aqueles referentes ao comportamento. Neste contexto, é extremamente importante diferenciar as características de um inspetor tradicional daquelas inerentes a um auditor/inspetor do Sistema HACCP. Em muitos casos, e em diferentes países, o que é bonito de se ver, persiste como o principal enfoque dos inspetores tradicionais, em vez do que é necessário ser feito para controlar a inocuidade dos alimentos. Entretanto, é fundamental ressaltar que muitas das atividades de um inspetor considerado tradicional têm se caracterizado, ao longo dos anos, como muito relevante para a atuação de sistemas de inspeção de alimentos em diferentes países do mundo. Em linhas gerais, poderíamos dizer que, para se obter uma postura que facilite as atividades de auditoria, é necessário aprimorar diversos aspectos abordados por profissionais que ainda apresentam uma característica da inspeção tradicional, e agregar técnicas e atitudes que irão facilitar a obtenção dos resultados almejados. Para efeito de ilustração, podemos enumerar algumas atitudes que se espera de um Auditor do Sistema HACCP: a) O Auditor do Sistema HACCP deve: Estar capacitado para desenvolver suas atividades; Ter equilíbrio psicológico para enfrentar dificuldades; Ser considerado e respeitado por seu conhecimento; Ter flexibilidade e habilidade no trato com pessoas; Ter paciência e saber escutar; Ter espírito de liderança; Ter habilidade para comunicação oral e escrita; Ser organizado e pontual;

16 Ser imparcial; Ter entusiasmo e interesse; Ser educado; Ser honesto; Ser humilde. b) O Auditor do Sistema HACCP não deve: Agir como um policial; em vez disso, deve utilizar seu poder de polícia, quando necessário, desde que apoiado em evidencias científicas; Inspecionar sempre de surpresa, ainda que não seja tecnicamente importante; Verificar falhas (aspectos negativos), e se esquecer dos pontos positivos; Concentrar a avaliação, em muitas ocasiões, em aspectos de pouca importância, e não separar o necessário do desnecessário ; Centralizar as ações, dificultando o desenvolvimento do trabalho em equipe; Ser preconceituoso e prejudicar o desenrolar das atividades; Agir com muita rigidez em algumas situações, e não dar a necessária importância para uma avaliação mais profunda de ordem técnica que, na maioria dos casos, irá possibilitar melhores conclusões quanto ao verdadeiro comprometimento do problema em termos de saúde pública; Formar opiniões e saltar para conclusões, sem conhecer e avaliar o problema em detalhes. c) Recomenda-se que o auditor também seja questionador, nos momentos oportunos, sabendo aplicar, por exemplo, os conceitos 5W + 1H, nas situações necessárias: WHAT... O QUÊ? QUAL? QUÊ? WHO... QUEM? WHERE... ONDE? WHEN... QUANDO? WHY... POR QUÊ? HOW... COMO?

17 Acrescentar, a estes elementos: SHOW ME... MOSTRE-ME. d) No desempenho de suas atividades, é extremamente importante que o auditor não se esqueça de que: Está jogando fora de casa; Deve-se manter sempre calmo; Deve tentar explicar todas as dúvidas, e levar em consideração o conhecimento e a experiência de todos; Não deve se preocupar ao dizer que não entendeu, e pedir uma nova explicação; Deve pedir exemplos para ter certeza de que entendeu a resposta; Deve, quando necessário, saber discordar e formular perguntas: Não seria de outra forma? E se fosse feito de outra maneira? Não deve colocar o auditado sob pressão; Deve fazer uma pergunta de cada vez; Deve perguntar a quem realmente realiza a tarefa; Deve ser preciso, e não jogar conversa fora ; Deve usar linguagem que o auditado compreenda, e se expressar com clareza e cuidado; Deve repetir a pergunta, se necessário; Deve voltar ao local, sempre que necessário, para observar aspectos e informações não totalmente esclarecidas; Não deve confiar na memória. É importante fazer anotações; É fundamental registrar quais documentos foram verificados e com quem conversou, para saber quem deu a informação; Não deve perguntar, já respondendo a pergunta. e) O fator tempo é determinante para o sucesso do trabalho de auditoria. Assim como a pressa é prejudicial ao processo, os auditores devem também evitar as seguintes situações: Divagações; Explanações extensas e; Paradas longas para almoços e cafezinhos. Os candidatos a auditor devem ter uma mentalidade aberta e madura, julgamentos dignos de confiança, capacidade analítica e tenacidade; devem ter habilidade para perceber situações de maneira realista,

18 compreender operações complexas sob uma perspectiva mais ampla, bem como o papel das unidades individuais dentro da empresa como um todo. f) O auditor deve estar apto a aplicar estes atributos para: Obter e avaliar a evidência objetiva de maneira justa; Manter-se fiel ao objetivo da auditoria, sem temor ou favorecimento; Avaliar constantemente os efeitos das observações relativas à auditoria e às interações pessoais durante o processo de auditoria; Tratar o pessoal envolvido de modo a atingir os objetivos da auditoria; Executar o processo de auditoria, e evitar desvios decorrentes de distrações; Empenhar-se para dar total atenção e apoio ao processo de auditoria; Reagir de maneira equilibrada em situações de tensão; Somente chegar a conclusões, após uma análise minuciosa e correlação das evidências verificadas, de modo a reduzir ao máximo a probabilidade de não aceitação das conclusões; Permanecer fiel a uma conclusão baseada em evidência objetiva, apesar da pressão exercida para mudá-la; Atuar de forma ética durante todo o tempo. O auditor do sistema HACCP deve, dentre outros aspectos: Estar capacitado para desenvolver suas atividades; Ter equilíbrio psicológico para enfrentar dificuldades; Ter paciência e saber escutar; Ser humilde. 3.2 OS DEZ MANDAMENTOS DA COMUNICAÇÃO EFETIVA Os atributos pessoais e profissionais do auditor são indispensáveis para o desenvolvimento das ações de auditoria e devem ser observados os chamados Dez mandamentos da Comunicação Efetiva : 1. Julgamento/Avaliação Nunca julgue ou avalie sem ter conhecimento adequado dos fatos.

19 2. Interferência não crítica Não interfira criticando o que está sendo dito ou mostrado, buscando sempre se concentrar, apenas, na detecção de fatos positivos ou negativos. 3. Interferência nas idéias Nunca atribua seus próprios pensamentos ou idéias a seu interlocutor. 4. Atenção Não distraia o pensamento, nem perca a atenção em relação ao que está sendo dito ou mostrado. 5. Atitude Seja sempre aberto e receptivo aos outros. 6. Desejo de escutar Ouça o que foi dito e procure estimular a fala do seu interlocutor 7. Interpretar corretamente Não interprete palavras ou frases de modo diferente daquele que o interlocutor proferiu. 8. Fale somente o necessário Não se entusiasme com o som de sua própria voz ou a demonstração de seu conhecimento. 9. Humildade Lembre-se que há sempre algo para aprender com os demais. Não se considere tão bom a ponto de não ter o que aprender ainda com os outros. 10. Coragem Não tenha medo de mudar. Interferência não crítica Não interfira criticando o que está sendo dito ou mostrado, buscando sempre concentrar-se, apenas, na detecção de FATOS POSITIVOS OU NEGATIVOS

20 3.3 CAPACITAÇÃO As atividades de treinamento consistem em instruir os futuros auditores sobre informações indispensáveis ao pleno cumprimento passo a passo dos procedimentos de auditoria. Consideram-se o conhecimento, o dinamismo e o entusiasmo dos instrutores como elementos básicos no desenvolvimento do conteúdo programático, que deve ser eminentemente prático. É importante que os participantes tenham, de preferência, as seguintes qualificações: Estar plenamente familiarizado com os princípios relacionados aos pré-requisitos (GMP e SSOP) e ao Sistema HACCP; Desejo de aprender; Facilidade de compreensão e habilidade na escrita; Alguns conhecimentos técnicos sobre os produtos ou processos utilizados no treinamento. Além dos aspectos já abordados em relação ao perfil do auditor, torna-se imprescindível seu conhecimento técnico sobre a missão que irá desempenhar durante o processo de auditoria. Para tanto, é necessário um conteúdo programático para treinamento, que compreenda alguns temas de forma ordenada, a metodologia a ser aplicada, e aspectos referentes ao comportamento do auditor.

21 4. ATIVIDADES DE PRÉ-AUDITORIA 4.1. PROGRAMAÇÃO DAS AUDITORIAS As auditorias externas, executadas por órgãos do governo, devem ser programadas a partir do momento em que o sistema HACCP tenha sido devidamente desenvolvido e implementado, e em consonância com as diretrizes estabelecidas pela autoridade sanitária competente. Na programação dos estabelecimentos a serem auditados, deve-se levar em consideração alguns requisitos importantes, tais como: Tipo de produto elaborado; Características do consumidor; Finalidade da auditoria; Disponibilidade de auditores; Disponibilidade dos auditados; Estabelecimento de um cronograma de execução. Quanto ao tipo de produto elaborado, deve-se dar prioridade ao risco em termos de saúde pública. Por exemplo, um produto cozido e pronto para consumo é prioritário em relação a um produto cru, que será consumido somente após a cocção. Quanto às características do consumidor, a programação das auditorias deve considerar certos aspectos relacionados ao destino do alimento (hospitais, creches, asilos, etc.). O tipo de auditoria a ser realizada (de adequação ou conformidade), é outro item que influi na programação das auditorias. Em relação à disponibilidade dos auditores, deve-se levar em conta a especialidade técnica e os aspectos de comportamento. Durante o processo de auditoria, a possibilidade de contar com a presença de um membro da direção geral da empresa ou seu representante legal, assim como a do coordenador da equipe HACCP, é outro requisito que deve ser observado na programação. Quanto ao cronograma de execução, em caso de auditoria externa por órgão do governo, recomenda-se que, além dos itens acima mencionados, a autoridade sanitária competente considere o período mínimo de seis meses, depois de iniciada a implementação do Sistema HACCP no estabelecimento a ser auditado.

22 4.2. ORGANIZAÇÃO DA EQUIPE AUDITORA Os critérios para escolha das equipes de auditoria devem incluir: Independência dos auditores em relação aos estabelecimentos a serem auditados; Habilidade específica na área técnica envolvida; Treinamento nos princípios do Sistema HACCP e em técnicas de auditoria; Aspectos de comportamento dos auditores. Devem-se evitar equipes formadas por dois técnicos com características de personalidade muito semelhantes; por exemplo, muito tímidos, excessivamente falantes, etc. Formação da equipe por dois auditores, sendo um o auditor-líder, com mais experiência prática em auditorias. ATIVIDADES DE PRÉ-AUDITORIA Organização da equipe de auditoria Sempre que possível, auditores de outras regiões Especialidade e aspectros comportamentais Contar com, pelo menos, um auditor que já tenha experiência prática em outras auditorias (auditor líder)

23 4.3 PLANEJAMENTO E PREPARAÇÃO DA AUDITORIA Considerações gerais No planejamento e preparação da auditoria, os auditores selecionados devem levar em consideração alguns itens importantes, que podem influir nos resultados a serem obtidos, tais como: Data da auditoria, com notificação por escrito ao auditado, incluindo-se o horário de início da mesma. Recomenda-se marcar a data, após contato telefônico; Equipamentos a serem utilizados (computador, termômetros, kits para testes rápidos, etc.); Programação das reuniões com a direção geral da empresa ou seu representante legal e o coordenador da equipe HACCP; Documentos de referência (relatórios de auditorias internas e/ou externas realizadas, legislação, etc.); Estabelecimento de métodos e técnicas de trabalho; Preparação dos documentos de trabalho (pode ser realizada antes ou após a análise prévia do plano HACCP). 4.4 ANÁLISE PRÉVIA DO PLANO HACCP Recomenda-se que a equipe auditora tenha acesso ao plano HACCP do estabelecimento a ser verificado antes de iniciar os procedimentos de auditoria propriamente ditos. Durante a análise do documento, que deve conter uma planta baixa do estabelecimento, é necessário registrar aqueles pontos que chamem a atenção dos auditores (por exemplo, deficiência na base científica do plano, em virtude de não conformidades na correlação entre os princípios do Sistema HACCP). A seguir, realiza-se a análise do plano HACCP com os seguintes objetivos: Familiarização dos auditores com o plano HACCP do estabelecimento a ser auditado; Estudar as características específicas do produto; Estudar os processos de fabricação (se necessário); Verificar se o plano escrito foi elaborado com base científica; Verificar se o plano escrito está de acordo com os princípios do Sistema HACCP;

24 Verificar se o plano escrito define quem é o coordenador da equipe HACCP e indica sua posição no organograma da empresa; Verificar se o plano contempla o programa de pré-requisitos; Verificar se o plano descreve o programa de capacitação técnica; Verificar se o plano contempla o que é estritamente necessário, ou seja, o que deve ser escrito em vez do que é bonito de ser lido ; Verificar se o plano está devidamente assinado pela direção geral da empresa. 4.5 ELABORAÇÃO DE "CHECK LISTS" (LISTAS DE VERIFICAÇÃO) "Check lists" - listas de verificação - são documentos que incluem anotações chaves para a execução das atividades de auditoria. Geralmente elaboradas sob a forma de um formulário, questionário ou planilha, estas listas são lembretes para que o auditor siga uma seqüência organizada de observações durante a execução da auditoria. Caso sejam empregadas, estas listas devem ter como base um método adequado de colheita de dados e o auditor deverá ser treinado em seu uso. As listas de verificação devem responder à especificidade de cada auditoria. Elas devem ser simples, objetivas e de fácil uso, leitura e entendimento, além de identificarem dados e fatos. Com este objetivo, as perguntas geralmente incluídas nestas listas estão relacionadas a requisitos específicos e, portanto, não devem juntar novos requisitos à normativa ou alterar sua essência. Sempre que possível, as respostas a estas perguntas devem ser SIM ou NÃO. Na construção dos "check lists" os inspetores/auditores devem considerar o diagrama de fluxo, o manual de GMP-SSOP e o plano HACCP correspondentes ao processo a auditar e formular questões objetivas que abordem aspectos referentes a métodos, materiais, equipamentos, medidas, mão-de-obra e condições ambientais para cada SSOP e PCC. Exemplo: Matéria prima Esta sendo recebida segundo as especificações? Esta sendo armazenada segundo as especificações? Chega acompanhada de certificados? É possível identificar sua origem? Estão sendo usados aditivos? Em caso positivo, a utilização do aditivo atende a legislação vigente?