Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca

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2 Coordenação: Conselho para a Avaliação e Qualidade Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos Instituto Politécnico de Beja Rua Pedro Soares, s/n BEJA Equipa Técnica: João Leal Manuel Monge Olga Santiago Anabela Fonseca IPBeja/Maio de 2012

3 IPBEJA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS Manual de Procedimentos ÍNDICE ÍNDICE DE ANEXOS NOTA INTRODUTÓRIA NOTA DE REALIZAÇÃO BREVE GLOSSÁRIO DOCUMENTAÇÃO / LEGISLAÇÃO CONTRATAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE DE CARREIRA CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA ELABORAÇÃO DO CONTRATO CONTRATAÇÃO DE DOCENTES CONVIDADOS RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE CONTRATAÇÃO DE BOLSEIROS APÓS SERIAÇÃO PROCESSOS RELATIVOS A PRÉMIOS DE DESEMPENHO E ALTERAÇÕES REMUNERATÓRIAS RESCISÃO, DEMISSÃO E APOSENTAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE RESCISÃO DE CONTRATOS APOSENTAÇÃO INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS À ACUMULAÇÃO DE SERVIÇO ELABORAÇÃO E ANALISE DO BALANÇO SOCIAL DA INSTITUIÇÃO PREPARAÇÃO DE ELEMENTOS NECESSÁRIOS À CONTA DE GERÊNCIA ELABORAÇÃO DA PROPOSTA DE ORÇAMENTO REFERENTE AO PESSOAL TRATAMENTO E DIFUSÃO SISTEMÁTICA, DA INFORMAÇÃO DE INTERESSE PARA TODO O PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE

4 16. LEVANTAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DAS FUNÇÕES, COM VISTA À DEFINIÇÃO DOS PERFIS CORRESPONDENTES AOS POSTOS DE TRABALHO DE CADA TRABALHADOR NÃO DOCENTE TRATAMENTO DOS DADOS DESTINADOS À ELABORAÇÃO DE ESTATÍSTICAS E PREENCHIMENTO DE DIVERSOS MAPAS ELABORAÇÃO DE MAPAS DE PREVISÃO DE ENCARGOS COM O PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE ORGANIZAR E MANTER ACTUALIZADO O CADASTRO DE PESSOAL CONTROLAR E MANTER ACTUALIZADA TODA A INFORMAÇÃO RELATIVA À FORMAÇÃO AVANÇADA DO PESSOAL DOCENTE FORMAÇÃO ADQUIRIDA: FORMAÇÃO FREQUENTADA: TRATAMENTO E REGISTO DE DOCUMENTAÇÃO RELATIVA À MARCAÇÃO, ALTERAÇÃO E GOZO DE FÉRIAS DOS TRABALHADORES MARCAÇÃO DE FÉRIAS ALTERAÇÃO DE FÉRIAS CONTROLO, PEDIDO E ACTUALIZAÇÃO DOS CARTÕES DE IDENTIFICAÇÃO DO TRABALHADOR INSTRUIR OS PROCESSOS RELATIVOS A FALTAS E LICENÇAS ADSE INSCRIÇÃO DO PRÓPRIO TRABALHADOR: INSCRIÇÃO DE DESCENDENTE, CÔNJUGE OU NETOS: SEGURANÇA SOCIAL CAIXA GERAL DE APOSENTAÇÕES MANUTENÇÃO INSCRIÇÃO INSTRUÇÃO DE PROCESSOS RELATIVOS AOS BENEFÍCIOS SOCIAIS DO PESSOAL E SEUS FAMILIARES PRESTAÇÃO FAMILIAR (REGIME CONVERGENTE) PRESTAÇÃO FAMILIAR (REGIME GERAL DA SEGURANÇA SOCIAL) COMPARTICIPAÇÃO DE DESPESAS DE SAÚDE (ADSE) EMISSÃO DE CERTIDÕES E DECLARAÇÕES VENCIMENTOS, OUTROS ABONOS E RESPECTIVOS DESCONTOS VENCIMENTOS ABONOS REFERENTES AO PESSOAL DA HERDADE DO OUTEIRO

5 29.3. POC S E BOLSEIROS PAGAMENTOS ADICIONAIS PROCESSAMENTO DE HORAS EXTRAORDINÁRIAS RECUPERAÇÃO DE VENCIMENTO AJUDAS DE CUSTO AJUDAS DE CUSTO AFECTAS A PROJECTOS ADIANTAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO OBRIGAÇÕES DO INSTITUTO PERANTE A ADMINISTRAÇÃO FISCAL E A SEGURANÇA SOCIAL REPOSIÇÃO DE VENCIMENTOS ANEXOS 4

6 ÍNDICE DE ANEXOS MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH Anexo I: Anexo II: Anexo III: Anexo IV: Anexo V: Anexo VI: Anexo VII: Anexo VIII: Anexo IX: Anexo X: Anexo XI: Anexo XII: Anexo XIII: Proposta de Contratação de Pessoal Docente Informação de Cabimento Ficha Biográfica Boletim de Alteração de Dados Pedido de Alteração de Férias Faltas, Licenças e Outras Situações Prestações Familiares Horas Extraordinárias efectuadas Pedido de Recuperação do Vencimento de Exercício Perdido Formulário para pagamento de despesas de transporte Pedido de Estatuto de Trabalhador Estudante Pedido de Adiantamento de Ajudas de Custo Apresentação ao Serviço 5

7 1. NOTA INTRODUTÓRIA MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH Os Serviços de Recursos Humanos têm como missão prestar serviços de apoio à definição e concretização das políticas de gestão dos recursos humanos, garantindo eficiência e soluções técnicas adequadas no recrutamento, desenvolvimento e acompanhamento do pessoal docente e não docente do Instituto Politécnico de Beja. Sendo-lhes atribuídas as seguintes competências: Organizar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, progressão, recondução, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal; Proceder ao controle das faltas e licenças do pessoal docente e não docente; Organizar e manter actualizado o registo em suporte informático dos processos individuais de todo o pessoal, bem como das alterações das situações funcionais; Assegurar todos os procedimentos relativos a vencimentos e demais abonos do pessoal docente e não docente; Organizar os processos relativos à formação profissional de todos os trabalhadores; Preparar os elementos necessários á conta de gerência, no que se refere a pessoal; Desempenhar quaisquer outras actividades relacionadas com a administração do pessoal que lhe sejam cometidas por lei ou decisão superior. Este documento pretende ser uma cumula de circuitos, procedimentos e descrições que visam servir de referência aos Serviços de Recursos Humanos do Instituto Politécnico de Beja (de ora em diante designado por SRH), bem como a todos os Serviços, Gabinetes, Departamentos e restantes utentes intervenientes, relativamente aos procedimentos em que os SRH assumem maior relevância. 6

8 O presente trabalho encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por Breve Glossário e Documentação, onde se aborda o significado e conteúdo da nomenclatura e da documentação utilizada, a qual é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por procedimentos que consiste em descrever o trabalho a ser desenvolvido pelos SRH. É de salientar que ao longo do documento é apresentada uma exposição verbal dos procedimentos realizados bem como uma representação visual (fluxograma) dos mesmos. 7

9 2. NOTA DE REALIZAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre os Serviços de Recursos Humanos e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o objectivo de identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da realidade vivida nos SRH. Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes nos SRH, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que os SRH desempenhem funções activas. Os Serviços de Recursos Humanos Os SRH, / / O Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos O GQUAP, / / O Administrador do IPBeja (Dirigente Responsável) O Administrador do IPBeja, / / O Presidente do IPBeja O Presidente do IPBeja, / / 8

10 3. BREVE GLOSSÁRIO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH ADSE Assistência à Doença aos Servidores do Estado. Ajudas de Custo Abono concedido por deslocações para fora do domicílio necessário 1, por motivos de Serviço Público. Balanço Social O Balanço Social é um instrumento de gestão que disponibiliza informação diversa sobre os recursos humanos de uma organização, demonstrando como a sua gestão eficiente contribui decisivamente para atingir os objectivos da entidade. Boletim Itinerário É o documento (impresso da imprensa nacional, fotocópia ou documento equivalente) que dá suporte ao abono das Ajudas de Custo e de Transportes. É preenchido um Boletim mensalmente (e não por cada deslocação que se faça), quando no mesmo mês ocorrerem deslocações em Território Nacional e em Território Estrangeiro devem ser preenchidos dois Boletins Itinerários diferentes, um para cada situação descrita. Cabimento Contabilístico Cativação de determinado montante no orçamento da Instituição, o qual fica unicamente adstrito a essa despesa específica, não pode ser dispendida em qualquer outra despesa. CGA Caixa Geral de Aposentações. 1 Considera-se domicílio necessário, para efeitos de Ajuda de Custo, a localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo ( art.º 2º do D.L - 106/98, de 24 de Abril). 9

11 Conta de Gerência Conjunto de diversos mapas e demais informação financeira, elaborada anualmente pelo Sector Financeiro, no final de cada exercício económico, onde é resumida toda a actividade da Instituição ao longo o período em análise e enviada a várias Entidades. Epública Aplicação Informática de Gestão Contabilístico-Financeira. GPEARI Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais. GQUAP Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos do Instituto Politécnico de Beja. Homebanking Serviço de gestão bancária remoto que se destina aos organismos públicos com autonomia administrativa, aos serviços e fundos autónomos (incluindo instituições públicas de ensino superior universitário e politécnico) e aos organismos cuja gestão financeira e patrimonial se rege pelo regime jurídico das entidades públicas empresariais. IEFP Instituto de Emprego e Formação Profissional. IGCP Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público INDEZ Inquérito anual realizado às Instituições de Ensino Superior Público, que tem por finalidade contribuir com informação para o respectivo orçamento de funcionamento. 10

12 IPBeja Instituto Politécnico de Beja. IRS Imposto sobre o Rendimentos das Pessoas Singulares. Modelo 10 / Anexo J A designação Anexo J / Modelo 10 - Rendimentos e Retenções (art.º 119º, nº1 alínea c) do Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares e 120º do Código de Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas), apesar de fazer referência a dois modelos declarativos distintos, tem subjacente o facto de ter sido criada a nova declaração Modelo 10, aprovada pela Portaria n.º 1145/2004, de 30/10, que veio substituir o Anexo J da Declaração Anual, com o objectivo de, para além do aperfeiçoamento na concepção do modelo declarativo e respectivas instruções de preenchimento, clarificar a nomenclatura do Anexo J da Declaração Modelo 3 do IRS. POC S Trabalhadores em Programas Ocupacionais do IEFP. REBIDES Registo Biográfico de Docentes do Ensino Superior, trata-se de um instrumento de notação do Sistema Estatístico Nacional (Lei n.º 6/89, de 15 de Abril), de resposta obrigatória, registado no Instituto Nacional de Estatística (INE), de periodicidade anual dirigido a todos os estabelecimentos de ensino superior. SIADAP A Lei n.º 66-B/2007 de 28 de Dezembro, institui o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública. 11

13 SIAG Sistema Integrado de Apoio à Gestão (programa informático de Gestão de Pessoal a partir do ano de 2010). SRH Serviços de Recursos Humanos. Upload de ficheiros Transferência de dados de um computador local para um servidor. 12

14 4. DOCUMENTAÇÃO / LEGISLAÇÃO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH Abono de Família a Crianças e Jovens - Decreto-Lei nº. 176/2003, de 1 Agosto. Ajudas de custos no estrangeiro - Decreto-Lei nº. 192/95, de 28 Julho. Ajudas de custo em território nacional - Decreto-Lei nº. 106/98, de 24 Abril. Alteração à Regulamentação do Código do Trabalho (Maternidade e Paternidade) - Decreto-Lei nº. 77/2005, de 13 Abril. Balanço Social na Administração Pública - Decreto-Lei nº. 190/96, de 9 Outubro. Código do Procedimento Administrativo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro. Código do Trabalho Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro. Decreto-Lei n.º 121/2008, de 11 de Julho - Extingue as carreiras e categorias cujos trabalhadores integrados ou delas titulares transitam para as carreiras gerais de técnico superior, assistente técnico e assistente operacional. Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que Exercem Funções Públicas Lei n.º58/2008, de 9 de Setembro. Estatutos do Instituto Politécnico de Beja Despacho Normativo 47/2008 de 2 de Setembro. 13

15 Limites à acumulação de funções - Despacho Conjunto nº. 41/ME/90, de 26 de Fevereiro. Novo Estatuto da Carreira Docente do Ensino Superior Politécnico Decreto-Lei n.º207/2009, de 31 de Agosto, alterado pela Lei nº 7/2010 de 13 de Maio. Percentagens e respectivas horas lectivas do regime de tempo parcial - Despacho 25/SEES/88-XI. Regime de Férias, Faltas e Licenças - Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março. o Alteração (I) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Lei nº. 117/99, de 11 Agosto. o Alteração (II) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei nº. 70-A/2000, de 5 Maio. o Alteração (III) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei nº. 157/2001, de 11 Maio. o Alteração (IV) ao Decreto-Lei nº. 100/99, de 31 Março - Decreto-Lei nº. 181/2007, de 9 Maio (Alteração do regime de justificação das faltas por doença e respectivos meios de prova aplicável ao funcionários e agentes da Administração Pública. Regime de Acção Social da Administração Pública Decreto-Lei n.º122/2007, de 27 de Abril. Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas (RCTFP) Lei n.º59/2008, de 11 de Setembro. 14

16 Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior - Lei nº. 62/2007, de 10 de Setembro. Regime Jurídico do título de Especialista 206/2009, de 31 de Agosto. Regimes de Vinculação, de Carreiras e Remunerações - Lei nº. 12-A/2008 de 27 de Fevereiro. Sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração Pública - Lei nº. 66-B/2008, de 28 Dezembro. Sistemas retributivos das carreiras dos docentes universitários e docentes do Ensino Superior Politécnico Decreto-Lei n.º 145/87, de 24 de Março. 15

17 5. CONTRATAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE DE CARREIRA 5.1 CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA CONTRATAÇÃO DE DOCENTES DE CARREIRA Departamento Departamento Presidente IPB Serviços de Recursos Humanos Sector Financeiro Conselho de Gestão Conselho Técnico Cientifico Serviços Juridicos Inicio 1 2 Proposta de Abertura de Concurso Proposta de Abertura de Concurso Proposta de Abertura de Concurso Análise da Proposta Informação Proposta Não Autorizada 4 3 N Autorização 5 S 6 Proposta Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Proposta Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Cabimento Informação 10 Cabimento + Proposta Proposta Rejeitada Proposta Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Cabimento + Proposta 7 8 Cabimento + Proposta 9 11 N Deliberação + Parrecer/ Despacho S Cabimento + Despacho Propostac/ Autorização Parecer 12 Procedimento Concursal FIM Proposta Resultado Final do Concurso Homologação Proposta Resultado Final do Concurso Homologação 13 Proposta Resultado Final do Concurso 14 Execução do Contrato Fim 1- Aquando da autorização da proposta de abertura de concurso para pessoal docente, por parte do Presidente do IPBeja, deverá ser enviado o processo aos Serviços de Recursos Humanos; 2- Os SRH por sua vez, deverão efectuar os cálculos dos encargos que a Instituição terá com a(s) futura(s) contratação(ões) e envia-os para o Sector Financeiro, via correio electrónico; 16

18 3- O Sector Financeiro emite o Cabimento Orçamental 2, e enviam-no aos SRH, via correio electrónico; 4- Os SRH anexam o Cabimento Orçamental à proposta de contratação, e encaminham-na para o Conselho de Gestão; 5- O Conselho de Gestão, caso não autorize a despesa, devolverá a proposta de contratação de pessoal docente ora rejeitada, ao Departamento remetente; 6- O Departamento deverá informar a Área Departamental do ocorrido; 7- Caso o Conselho de Gestão autorize a despesa associada à proposta de abertura de concurso para contratação de pessoal docente, deverá anexar despacho com a referida autorização e remeter o processo ao Conselho Técnico-Científico; 8- O Conselho Técnico-Científico emite parecer sobre a perspectiva curricular, académica e profissional que se pretende contratar e entrega o processo nos Serviços Jurídicos; 9- Os Serviços Jurídicos organizam e executam o procedimento concursal, culminando o mesmo com uma proposta de resultado final do concurso em causa a ser enviada ao Presidente do IPBeja; 10- Após o resultado final do concurso ser homologado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Beja, o processo de contratação é remetido aos SRH, para execução do contrato. 2 Anexo II Minuta: Cabimento Orçamental. 17

19 5.2 ELABORAÇÃO DO CONTRATO ELABORAÇÃO DO CONTRATO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SRH Procedimento: Contratação de Pessoal Docente de Carreira Serviços de Recursos Humanos Docente a Contratar Presidente IPB Inicio Após Proposta Resultado Final do Concurso Homologada 1 Contacto com o Docente a Contratar Contacto com o Docente a Contratar Cedência de elementos necessários P/ elaboração Contrato 2 Cedência de elementos necessários P/ elaboração Contrato Elaboração do Contrato Contactado P/ Assinatura do Contrato Contrato Assinado pelo Docente 3 Contrato Assinado pelo Docente Assinatura do Presidente 4 Contrato Devidamente Assinado Publicação em DR + Publicação Despacho Site SRH 5 Duplicado do Contrato + Cópia Publicação DR Duplicado do Contrato + Cópia Publicação DR 6 Arquivo Documentos Processo individual + Processamento Salarial 7 Fim 18

20 1- Após recepção da documentação resultante do concurso público referido anteriormente, os SRH num primeiro contacto com o(s) interessado(s), recolhem os elementos necessários para a elaboração do contrato, como seja, se já tem vínculo com a Administração Pública, se faz descontos para a Caixa Geral de Aposentações ou para a Segurança Social, entre outras informações, tendo em vista o preenchimento da ficha biográfica 3 (nota: sempre que se verificar alteração da informação constante na referida ficha, dever-se-á preencher minuta para o efeito 4 ); 2- Depois de elaborado, o contrato encontra-se disponível para assinatura do interessado, o qual é contactado, via correio electrónico, pelos SRH para o efeito; 3- Após assinatura do interessado, o contrato é enviado ao Presidente do IPBeja para assinatura; 4- Depois de assinado por ambas as partes, o contrato é devolvido aos SRH, para publicação em Diário da República, bem como publicitação do despacho respectivo, na página da Internet do Serviço; 5- Após publicação em DR, os SRH remetem ao docente duplicado do contrato e cópia da referida publicação; 6- Os referidos documentos são arquivados pelos SRH, no processo individual do docente contratado; 7- No que respeita ao processamento salarial, os SRH incluem o docente no processamento de vencimentos do mês seguinte 5 ao da assinatura do contrato. 3 Anexo III Minuta: Ficha Biográfica. 4 Anexo IV Minuta: Boletim de Alteração de Dados. 5 O GQUAP solicita que neste momento da contratação lhe seja enviado via electrónica, cópia do ficheiro com código-docente gerado pelo software RH+ (para ser utilizado na avaliação dos docentes). 19

21 6. CONTRATAÇÃO DE DOCENTES CONVIDADOS CONTRATAÇÃO/RENOVAÇÃO DE DOCENTE CONVIDADO Presidência Directores de Departamentos SRH Sector Financeiro CTC GQUAP Interessado 1 Análise das proposta de Contratação / Renovação Registo do Cabimento Prévio 3 Inicio Proposta de Contratação/ Renovação 1 1 Análise das proposta de Contratação / Renovação Cálculo dos encargos 2 Processo de Contratação / Renovação Registo do Cabimento Prévio Deliberação de Contratar / Renovar 5 Extracto Acta com: Propostas de Contratação/ Renovação + DSD 4 Informação sobre Propostas de Contratação/ Renovação + DSD 4 Propostas de Contratação/ Renovação + DSD Deliberação de Contratar / Renovar + DSD Autorização final de: Contratar / Renovar + DSD 6 6 Informação sobre as autorizações de Contratação/ Renovação + DSD 6 Processos autorizados de contratação / renovação 6 Informação sobre as autorizações de Contratação/ Renovação + DSD 7 Assinatura de Contrato Informação do ponto de situação dos processos Elaboração do Contrato + Recolha de Assinaturas Informação do ponto de situação dos processos Fim do processo de Contratação / Renovação 7 Assinatura de Contrato 7 1- De 6 a 7 de Junho ANÁLISE DAS NECESSIDADES PELA PRESIDÊNCIA A Presidência, após análise das propostas de novas contratações/renovações, enviadas pelos Directores de Departamento, remete as mesmas para o SRH, solicitando o cálculo dos respectivos encargos; 2- De 8 a 13 de Junho CÁLCULO E ENVIO DOS ENCARGOS DAS NOVAS CONTRATAÇÕES / RENOVAÇÕES PARA O SECTOR FINANCEIRO Após o cálculo dos respectivos encargos, o SRH envia ao Sector Financeiro a documentação a fim de ser proceder ao registo do cabimento prévio; 20

22 3- De 14 a 16 de Junho REGISTO DO CABIMENTO PRÉVIO O Sector Financeiro envia para a Presidência os registos dos cabimentos prévios para análise da informação neles constante; 4- De 17 a 20 de Junho DECISÃO DA PRESIDÊNCIA SOBRE AS NOVAS CONTRATAÇÕES/RENOVAÇÕES Após análise, a Presidência informa os SRH da sua decisão, remetendo as propostas relativas às novas contratações/renovações, bem como informação relativa à aprovação da DSD ao CTC; 5- De 21 a 22 de Junho DELIBERAÇÃO DO CTC SOBRE A DSD Após deliberação do CTC sobre a DSD e sobre as novas contratações/renovações, este remete os processos e a acta (extracto da acta) ao Presidente do IPBeja; 6- De 24 a 27 de Junho VERIFICAÇÃO PELO PRESIDENTE DA DSD E DAS NOVAS CONTRATAÇÕES/RENOVAÇÕES O Presidente do IPBeja, após verificação da DSD aprovada em CTC, procede à autorização final das contratações/renovações, informa os Departamentos, bem como o GQUAP e remete o processo (propostas de contratação/renovação devidamente autorizadas) para os SRH; 7- De 28 a 15 de Setembro ELABORAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO E CONTACTO COM OS INTERESSADOS Os SRH, se necessário, contactam os interessados e verificam o cumprimento das formalidades legais, elaboram o contrato e promovem as respectivas assinaturas pelas partes, sendo que o docente só poderá iniciar funções após a assinatura do contrato; 8- Dia 16 de Setembro INFORMAÇÃO PARA OS DIRECTORES DE DEPARTAMENTO E PRESIDÊNCIA, DOS DOCENTES QUE REUNEM CONDIÇÕES PARA INICIAREM FUNÇÕES Após a verificação de todas as formalidades legais, nomeadamente no que diz respeito à autorização de acumulação de funções e assinatura de contratos, os SRH remetem aos Directores de Departamento e à Presidência informação sobre os docentes que assinaram o respectivo contrato, bem como sobre a situação relativa à acumulação de funções, se for o caso. 21

23 NOTA 1: Para cumprimento do disposto no Artigo 29º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, com a redacção dada pela Lei n.º 34/2010 de 2 de Setembro, o pedido de autorização de acumulação de funções deverá ser efectuado pelo interessado oportunamente, de forma a que no início das suas funções tal autorização esteja concedida; NOTA 2: No que respeita ao processamento salarial, os SRH incluem o futuro docente no processamento de vencimentos do mês seguinte (no caso de acumulação de funções o processo/contrato e respectivo processamento salarial, não avança sem que haja lugar à recepção nos SRH da respectiva autorização de acumulação de funções) ao da assinatura do contrato; NOTA 3: O procedimento de Elaboração de Contrato é idêntico ao relatado no ponto 5.2. Elaboração de Contrato. 22

24 7. RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE RECRUTAMENTO DE PESSOAL NÃO DOCENTE Coordenador Serviço/Gabinete Administrador do IPBeja Presidente IPB Serviços de Recursos Humanos Sector Financeiro Conselho de Gestão Serviços Juridicos Inicio 1 2 Informação sobre a necessidade de RH Proposta de Abertura de Concurso Proposta de Abertura de Concurso Análise da Proposta Informação Proposta Não N Autorizada 5 N 3 4 Proposta S Autorização Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Proposta Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Cabimento Informação Cabimento + Proposta Proposta Rejeitada Proposta Autorizada Cálculo de Encargos c/futura Contratação Cabimento + Proposta 6 7 N Cabimento + Proposta 8 9 Deliberação + S Parrecer/ Despacho 10 Procedimento Concursal Fim Proposta Resultado Final do Concurso Homologação 11 Proposta Resultado Final do Concurso Homologação Execução do Contrato Proposta Resultado Final do Concurso Fim 1- Os Coordenadores dos Serviços/Gabinetes enviam ao Administrador do IPBeja informação sobre a necessidade de pessoal não docente, a qual deverá conter obrigatoriamente justificação da mesma; 2- O Administrador do IPBeja, após análise da informação, deverá entregar a proposta de abertura de concurso para contratação de pessoal não docente ao Presidente do IPBeja; 3- O Presidente, após análise da proposta, caso não autorize a mesma, remete-a para o Administrador do IPBeja, o qual a enviará ao Serviço/Gabinete proponente; 23

25 4- Caso o Presidente do IPBeja autorize a proposta de abertura de concurso para pessoal não docente, deverá enviar o processo aos Serviços de Recursos Humanos; 5- Os SRH por sua vez, deverão efectuar os cálculos dos encargos que a Instituição terá com a(s) futura(s) contratação(ões) e envia-os para o Sector Financeiro, via correio electrónico; 6- O Sector Financeiro emite o Cabimento Orçamental (ver nota de rodapé n.º 3), e enviam-no aos SRH, via correio electrónico; 7- Os SRH anexam o Cabimento Orçamental à proposta de contratação, e encaminham-na para o Conselho de Gestão; 8- O Conselho de Gestão, caso não autorize a despesa, devolverá a proposta de contratação de pessoal não docente ora rejeitada, à Administradora do IPBeja, a qual por sua vez a remeterá ao Serviço/Gabinete proponente; 9- Caso o Conselho de Gestão autorize a despesa associada à proposta de abertura de concurso para contratação de pessoal não docente, deverá anexar despacho com a referida autorização e remeter o processo aos Serviços Jurídicos; 10- Os Serviços Jurídicos organizam e executam o procedimento concursal, culminando o mesmo com uma proposta de resultado final do concurso em causa, a ser enviada ao Presidente do IPBeja; 11- Após o resultado final do concurso ser homologado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Beja, o processo de contratação é remetido aos SRH, para execução do contrato, com indicação da data de início do mesmo. NOTA 1: O procedimento de Elaboração de Contrato é idêntico ao relatado no ponto 5.2. Elaboração de Contrato. 24

26 8. CONTRATAÇÃO DE BOLSEIROS APÓS SERIAÇÃO 1. Após a realização do processo de contratação de bolseiros, todo o processo concursal é remetido pelo GP aos Serviços de Recursos Humanos; 2. Nos 30 (trinta) dias de calendário seguintes à comunicação de atribuição de bolsa, a concessão da bolsa será formalizada por um contrato de bolsa (Anexo nº. 5 Modelo de Contrato de Bolsa de Investigação Científica ), sendo que do processo de concessão das bolsas de investigação científica do IPBeja deverá constar: a. Plano de Trabalhos enunciando os objectivos visados, assinado pelo Orientador Científico; b. Documento comprovativo da habilitação académica do bolseiro; c. Curriculum Vitae subscrito pelo bolseiro; 3. O contrato referido em 2. será celebrado entre o IPBeja, na pessoa do seu Presidente e o bolseiro; 4. Neste momento é enviado aos Serviços Financeiros do IPBeja, documento com os encargos totais da futura contratação de bolseiro, a fim de ser corrigido o respectivo cabimento realizado aquando do início do processo. 25

27 9. PROCESSOS RELATIVOS A PRÉMIOS DE DESEMPENHO E ALTERAÇÕES REMUNERATÓRIAS PROCESSOS RELATIVOS A PRÉMIOS DE DESEMPENHO E ALTERAÇÕES REMUNERATÓRIAS Serviços de Recursos Humanos Presidente IPB Conselho de Gestão Sector Financeiro Tesouraria Inicio 1 Após Recepção do Processo de Avaliação Homologado Registo das Avaliações de cada Trabalhador em Base de Dados Elaboração de informação sobre Atribuição Prémios Desempenho 2 3 Elaboração de informação sobre Atribuição Prémios Desempenho Despacho Elaboração de informação sobre Atribuição Prémios Desempenho Despacho 4 5 Deliberação dos Pagamentos Efectuam o Processamento Devido Deliberação dos Pagamentos Deliberação dos Pagamentos Efectuam o Processamento Devido 6 Cabimento + Processamento devido dos Prémios e ou Alteração Remuneratória Envio de Ficheiro com as respectivas Transferências Bancárias 8 7 Envio de Ficheiro com as respectivas Transferências Verificação Bancárias do Processos Envio de Ficheiro com as respectivas Transferências Bancárias Verificação do Processos Pagamento Arquivo FIM Arquivo FIM 8 26

28 2.1. Após recepção do processo de avaliação homologado, o qual deverá acontecer até 15 de Abril, os SRH efectuarão os registos das avaliações de todos os trabalhadores abrangidos pelo SIADAP, numa base de dados interna, a qual contém o histórico individual de cada trabalhador; 2.2. Com base na informação resultante do registo anterior e de acordo com o Despacho previsto no n.º1 do art.º 7º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, os SRH elaborarão informação relativa às situações de atribuição de prémios de desempenho e de alterações obrigatórias do posicionamento remuneratório (incluindo os encargos respectivos); 2.3. Os SRH enviam o quadro resumo da informação para o Presidente do IPBeja, o qual após despacho, remete para o Conselho de Gestão; 2.4. O Conselho de Gestão delibera os pagamentos em causa, enviando o processo para os SRH; 2.5. Os SRH efectuam o processamento devido, no próprio mês se possível, ou no seguinte, enviando em seguida o processo ao Sector Financeiro; 2.6. O Sector Financeiro efectua o cabimento definitivo e procedem ao processamento devido quer dos prémios, quer da alteração remuneratória, consoante o caso; 2.7. É de referir que os SRH enviam o ficheiro com as respectivas transferências bancárias para o Sector Financeiro, que após verificação com o processo em papel, é remetido à Tesouraria para posterior pagamento; 2.8. O processo contabilístico é arquivado no Sector Financeiro e as partes processuais referentes aos SRH serão objecto de arquivo no referido sector. 27

29 10. RESCISÃO, DEMISSÃO E APOSENTAÇÃO DE PESSOAL DOCENTE E NÃO DOCENTE RESCISÃO DE CONTRATOS RESCISÃO DE CONTRATOS Trabalhador Secretariado da Unidade Orgânica Presidente IPB Serviços Jurídicos Serviços de Recursos Humanos Sector Financeiro Inicio 1 Requerimento Requerimento Requerimento 3 2 Requerimento + Despacho Despacho Elaboração de Acordo de Rescisão 4 Cálculos relativos aos Acertos Cálculos relativos aos Acertos 5 Acordo de Rescisão Elaboração de Acordo de Rescisão 7 Assinatura do Acordo de Rescisão Acordo de Rescisão Calculo da Recuperação Monetária Ocorrida 6 8 Acordo de Rescisão + Processamento de Acertos Ajuste Cabimento Anual de Despesa C/ Pessoal 9 Anulação das Inscrições nas Entidades de Protecção Social Fim Fim No que se refere à rescisão de contrato o processo inicia-se com: 1. Entrega, no Secretariado da Unidade Orgânica, de requerimento efectuado pelo Trabalhador, dirigido ao Presidente do IPBeja; 2. O Presidente do IPBeja emite Despacho e envia o documento para os Serviços Jurídicos, a fim de se elaborar acordo de rescisão; 3. Os Serviços Jurídicos solicitam aos SRH, via , os cálculos relativos aos acertos a efectuar com a rescisão, indicando a data de efeito da mesma; 4. Os SRH envia pela mesma via, os valores aos Serviços Jurídicos; 28