TRIBUNAL DE JUSTIÇA MILITAR DO ESTADO

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1 PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO (PALP)

2 Sumário: 1 INTRODUÇÃO BIÊNIO : ATIVIDADES DE MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO Apoio ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo Apoio nas demandas do Tribunal de Contas (situações que não configurem a auditoria anual mencionada no subitem anterior); as recomendações do Conselho Nacional de Justiça e as requisições do Ministério Público, de cunho exclusivamente administrativo Acompanhamento do Plano Plurianual Monitoramento das Auditorias Realizadas em 2013 (atividade prevista somente para 2014) 5 3 Atividades de Auditoria (Exercício de 2013) Auditorias de Gestão Auditoria Contábil Auditoria Especial Auditoria de Resultado Auditoria de Conformidade Atividades de Auditoria (Exercício de 2014) Auditorias Operacionais: Auditoria de Gestão: Auditorias de Resultado: CONSIDERAÇÕES FINAIS... 15

3 1 INTRODUÇÃO O presente Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), da Coordenadoria de Controle Interno do Tribunal de Justiça Militar, tem sua vigência restrita ao biênio 2013/2014, em razão da necessidade de alinhamento ao Planejamento Estratégico do TJM atualmente em vigor ( ). Sua confecção se deu após a conclusão do Plano Anual de Auditoria relativo ao exercício de 2013, onde foram adotadas como diretrizes, a maior abrangência das auditorias realizadas e a atuação contínua e preventiva sobre atos determinados, sem deixar, porém, de proceder auditorias detectoras sobre determinados atos administrativos. A priorização na atuação preventiva atende ao disposto no 2º, do artigo 9º, da Resolução CNJ nº 171/2013. Para o exercício de 2014, além de eventuais ações de monitoramento, decorrentes de observações, apontamentos e recomendações relativas ao exercício de 2013 e das análises de expedientes antes da deliberação da Presidência, projetamos nossa atuação sobre aspectos relevantes das áreas administrativas, em conformidade com o único do artigo 10, da Resolução CNJ nº 171/2013, buscando a obtenção de efetivos resultados benéficos para a Instituição. Por derradeiro, ressaltamos que o presente documento constitui um Plano de Auditoria (de longo prazo) e não de um plano de atuação para o período, razão pela qual não estão previstas ações de qualificação dos integrantes da Coordenadoria de Controle Interno e tampouco de atuação nas formas de Inspeção Administrativa e Fiscalização. 2 BIÊNIO : ATIVIDADES DE MONITORAMENTO E ACOMPANHAMENTO. No biênio , as seguintes atividades de monitoramento e acompanhamento serão perenes: 2.1 Apoio ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo Objetivo: Apoiar o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e acompanhar os diversos setores da Administração na auditoria anual realizada no Tribunal de Justiça Militar, conforme disposto no artigo 564, da Instrução TC 01/2008.

4 Procedimento: Encaminhamento de requisições aos setores, acompanhamento dos auditores no local, agendamento de visita aos setores e servidores e disponibilização de infraestrutura para realização de seus trabalhos. Unidades: Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC) e Diretoria de Recursos Humanos (DRH). Período: fevereiro ou março de cada ano (auditoria in loco); abril a dezembro de cada ano (acompanhamento). 2.2 Apoio nas demandas do Tribunal de Contas (situações que não configurem a auditoria anual mencionada no subitem anterior); as recomendações do Conselho Nacional de Justiça e as requisições do Ministério Público, de cunho exclusivamente administrativo. Objetivo: Apoio à Presidência desta Corte e fornecimento a contento dos dados requisitados pelas mencionadas instituições. Procedimento: Verificação das informações e dados requisitados pelo Tribunal de Contas, Ministério Público e Conselho Nacional de Justiça, com vistas ao melhor cumprimento e acompanhamento de adoção de providência contida na recomendação do CNJ. Unidades: Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC), Diretoria de Recursos Humanos (DRH), Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação (Sec/DIDC) e Assessoria de Planejamento e Gestão (ASPLAN). Período: março a dezembro de cada ano (acompanhamento). 2.3 Acompanhamento do Plano Plurianual Objetivo: Avaliação do cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual do TJM, conforme previsto no artigo 2º, inciso I, da Resolução nº 12/2012. Procedimento: Análise dos relatórios gerados pela Seção de Gestão Integrada, Projetos e Estatística (ASPLAN/SGPE) e cotejo com o Plano Plurianual ( ). Unidade: Assessoria de Planejamento e Gestão (APLAN) e Diretoria de Administração e Contabilidade (DAC). Períodos: 23 a e 2014: a definir.

5 2.4 Monitoramento das Auditorias Realizadas em 2013 (atividade prevista somente para 2014) Objetivo: Acompanhamento das providências tomadas pelos titulares das unidades auditadas no exercício de 2013, no tocante às recomendações eventuais fornecidas por ocasião da realização das auditorias. Procedimento: Utilização da Matriz de Acompanhamento devidamente preenchida após a auditoria realizada. Unidade: Todas as Unidades Administrativas em que a CCI atua. Períodos: quando da realização das auditorias in loco, no exercício de Atividades de Auditoria (Exercício de 2013) As atividades de auditoria se desenvolverão ao longo do exercício de 2013, por todos os integrantes da Coordenadoria de Controle Interno, da seguinte forma: 3.1 Auditorias de Gestão a) Auditoria na Unidade de Serviço Administrativo e de Suprimento Objetivo: análise da consistência e segurança dos sistemas de guarda, conservação e controle dos bens e valores; da regularidade da tomada de contas do almoxarifado, guarda e inventário anual de bens patrimoniais, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: exames físicos (inspeção in loco), rastreamento, amostragem, verificação de produtos perecíveis, análise dos registros. Período: de 22 a b) Auditoria na Coordenadoria de Tecnologia da Informação Objetivo: Verificação da segurança lógica e confidencialidade; da segurança física do ambiente e das instalações; da eficácia na utilização dos hardwares disponibilizados e do atendimento dos requisitos estabelecidos pelo Conselho Nacional de Justiça, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo.

6 Procedimento: exames físicos (inspeção in loco), rastreamento, amostragem, controle normativo e de legalidade, análise de integração com a Polícia Militar (implantação de processo virtual de medalhas de valor militar), análise da implantação da política de segurança de informação e comunicação, análise de necessidades de qualificação de pessoal e equipamentos disponíveis, implantação dos processos judicial e administrativo eletrônico. Período: de 21 a c) Auditoria nos procedimentos de compras diretas Objetivo: análise contínua dos expedientes de compras diretas, com vista a constatação da probidade na aplicação dos recursos públicos, compreendendo, também, a observância à documentação comprobatória do ato de aquisição e recebimento dos bens e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso) e correlação entre as informações obtidas. d) Auditoria nos expedientes relativos às dispensas de licitação previstas no artigo 24, incisos III e seguintes e às inexigibilidades de licitação previstas no artigo 25, ambos da Lei nº 8.666/93. Objetivo: análise contínua dos expedientes de dispensa e inexigibilidade de licitação nas hipóteses legais acima mencionadas, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. e) Auditoria nos procedimentos licitatórios Objetivo: análise contínua dos procedimentos de licitação, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios.

7 Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações produzidas. f) Auditoria dos contratos, convênios e seus aditamentos Objetivo: análise contínua dos contratos, convênios e respectivos aditamentos, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações produzidas. g) Auditoria nos processos de prestação de contas de adiantamento Objetivo: análise contínua dos expedientes de prestação de contas de adiantamento, após o encerramento do período respectivo, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. h) Auditoria de arrecadação de receitas e aplicação dos respectivos montantes Objetivo: análise contínua dos relatórios mensais expedidos pela Diretoria de Administração e Contabilidade, com o intuito de constatar o fato (arrecadação de valores) e verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas.

8 i) Auditoria nos expedientes versando sobre proposta de alienação de bens móveis do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua das propostas de alienação de bens móveis de propriedade do Tribunal de Justiça Militar, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob o ponto de vista da probidade na administração dos bens e visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), inspeção física, exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. j) Auditoria nas ocorrências em relação a obras emergenciais, de pequeno porte ou inseridas no Plano de Obras do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua de ocorrências relevantes na execução de obras emergenciais, de pequeno porte e nas inseridas no Plano de Obras do TJM, tais como alterações no projeto, nas especificações técnicas, no cronograma físico-financeiro e nas planilhas orçamentárias, com o intuito de verificar a probidade na aplicação dos recursos públicos e o cumprimento da legislação e normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos, inspeção física, exame dos registros, correlação entre as informações produzidas e verificação do atendimento às determinações emanadas pelo Conselho Nacional de Justiça. k) Auditoria nos expedientes relacionados à restituição e renúncia de receitas do Tribunal de Justiça Militar Objetivo: análise contínua dos expedientes que versem sobre restituição e renúncia de receitas do Tribunal de Justiça Militar, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob o ponto de vista da probidade na administração dos bens, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas.

9 l) Auditoria sobre as movimentações mensais dos bens patrimoniais e materiais do almoxarifado Objetivo: análise contínua dos relatórios mensais expedidos pela Diretoria de Administração e Contabilidade, com o intuito de constatar o fato (movimentação de bens patrimoniais e materiais do almoxarifado) e verificar a probidade na administração dos recursos públicos, visando detectar e corrigir fatos indesejáveis ocorridos ou que estão ocorrendo. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. m) Auditoria nos expedientes versando sobre propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa Objetivo: análise contínua das propostas de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa, com o propósito de proceder prévia verificação dos seus fundamentos, sob a ótica de atendimento aos dispositivos da Lei Complementar Federal nº 101/2000 e da probidade na administração dos bens e visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), exame dos registros, conferência de cálculos e correlação entre as informações obtidas. 3.2 Auditoria Contábil a) Auditoria nas Unidades de Serviço de Contabilidade e de Finanças Objetivo: acompanhamento da execução financeira e orçamentária; verificação e confrontação de dados com Recursos Humanos e almoxarifado; análise da consolidação das contas, balancetes, balanços e outros demonstrativos contábeis, mensal e anual e guarda de bens. Na mesma oportunidade, serão analisados os expedientes de pagamento de diárias e bolsas de estudo. Procedimento: conferência de somas e cálculos, exame de lançamentos contábeis, rastreamento, amostragem e controle normativo e de legalidade.

10 Período: de 19 a Auditoria Especial Ações Coordenadas de Auditoria (Conselho Nacional de Justiça) Em conformidade com o teor do Ofício Circular nº 12/2012, da Secretaria de Controle Interno do CNJ, em cumprimento a determinação da Presidência do Conselho Nacional de Justiça, esta Coordenadoria de Controle Interno realizará Ações Coordenadas de Auditoria para verificação da aderência das áreas de controle interno, da responsável pelas obras públicas e tecnologia da informação, às diretrizes estabelecidas nas Resoluções nºs. 86/2009, 90/2009, 114/2010 e no Acórdão TCU nº 1.233/2012-Plenário, nos termos conforme especificado a seguir: a) Controle Interno Objetivo: avaliar a estrutura da unidade de controle interno e as atividades desenvolvidas, com a finalidade de verificar a aderência às diretrizes estabelecidas na Resolução CNJ nº 86/2009, bem como atender à recomendação constante no subitem 9.43 do Acórdão nº 1.233/2012-TCU/Plenário. Unidade: Coordenadoria de Controle Interno Período: março e abril de 2013 b) Obras Públicas Objetivo: avaliar os aspectos técnicos e legais das obras em execução e os custos e preços de orçamentos das obras, com a finalidade de verificar a aderência das obras realizadas à Resolução CNJ nº 114/2010. Unidade: Diretoria de Administração e Contabilidade Período: abril e maio de 2013 c) Tecnologia da Informação Objetivo: avaliar os critérios estabelecidos em governança, riscos e controles de TI e a existência de controles internos definidos para mitigar os riscos de atividades nos seguintes processos: planejamento estratégico institucional, planejamento estratégico de TI, funcionamento dos comitês de TI, processo de software, gerenciamento de projetos, gerenciamento de serviços de TI, segurança da informação, gestão de pessoal de TI e

11 monitoramento do desempenho de TI organizacional, bem como avaliação da implantação da meta nacional de nivelamento de infraestrutura de TI e realização do levantamento dos bens doados in loco, no intuito de verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas na Resolução CNJ nº 90/2009 e nas recomendações constantes nos subitens e do Acórdão nº 1.233/2012-TCU-Plenário. Unidade: Coordenadoria de Tecnologia da Informação Período: junho e julho de Auditoria de Resultado a) Auditoria dos Sistemas de Gestão da Qualidade e Ambiental Objetivo: acompanhamento dos estágios de implantação, do desenvolvimento dos processos e dos resultados colhidos, cotejando-os com as metas de julgamento para o período , contidas no Plano Plurianual. Procedimento: rastreamento e controle normativo e de legalidade. Período: de 23 a Auditoria de Conformidade a) Auditoria nas Unidades de Gerenciamento de Recursos Humanos e Planejamento de Recursos Humanos Objetivo: análise da regularidade dos atos de concessão de benefícios e auxílios e lançamentos em folha de pagamento. Procedimento: conferência de somas e cálculos, rastreamento, amostragem e controle normativo e de legalidade. Período: de 24 a b) Auditoria nos atos de nomeação e admissão para cargos efetivos ou funçõesatividade Objetivo: análise contínua dos atos e documentos entregues pelos candidatos, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros e irregularidades. Procedimento: análise documental e correlação entre as informações produzidas.

12 c) Auditoria nos requerimentos de exoneração e dispensa; transferência, aposentadoria e revisões de aposentadorias Objetivo: análise contínua dos referidos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, entrevista (se for o caso), conferência de cálculos e correlação entre as informações produzidas. d) Auditoria nos expedientes relativos ao pagamento de auxílio funeral Objetivo: análise contínua dos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, conferência de somas e cálculos, circularização, exame dos registros, correlação entre as informações obtidas, observação e controle normativo e de legalidade. Período: de 04 a e) Auditoria nos procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público Objetivo: análise contínua dos procedimentos administrativos que impliquem em apuração de responsabilidade por prejuízo ao patrimônio público com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros e irregularidades. Procedimento: análise documental e controle normativo e de legalidade. f) Auditoria nas propostas de abertura de concursos públicos

13 Objetivo: análise contínua dos expedientes, com o intuito de verificar a observância à legislação e às normas vigentes, visando evitar a ocorrência de erros, irregularidades e desperdícios. Procedimento: análise documental, conferência de somas e cálculos, exame dos registros, correlação entre as informações obtidas, observação e controle normativo e de legalidade. Período: de 04 a Atividades de Auditoria (Exercício de 2014) Além da continuação na atuação sobre os expedientes arrolados na Portaria nº 79/2013- GabPres (DJME de ), isto é, as auditorias mencionadas no item anterior (3.1, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l e m auditorias de gestão e 3.6, b, c, d e e f auditorias de conformidade), também serão desenvolvidas as seguintes atividades de auditoria ao longo do exercício de 2014, por todos os integrantes da Coordenadoria de Controle Interno: 4.1 Auditorias Operacionais: a) Diretoria de Administração e Contabilidade Coordenadoria de Gestão Administrativa (antiga Serviço Administrativo e de Suprimentos): Objetivo: - Análise do cadastro e métodos de busca de fornecedores. Procedimentos: entrevista; observação; análise documental; inspeção física; exame dos registros, correlação entre as informações obtidas; amostragem e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: a ser definido b) Diretoria de Recursos Humanos Objetivo: - Análise da efetividade das avaliações de desempenho; - Análise da implantação de grades de treinamentos para todas as unidades do TJM; Procedimentos: entrevista; análise documental; exame dos registros; correlação entre as informações obtidas e outras técnicas que se fizerem necessárias.

14 Período: a ser definido c) Representante da Administração para a Gestão Ambiental: Objetivo: - Análise da inserção de boas práticas ambientais. Procedimentos: análise documental; inspeção física, exame dos registros e utilização de outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: a ser definido 4.2 Auditoria de Gestão: a) Diretoria de Administração e Contabilidade: Objetivo: - Sistema de Auditoria Eletrônica dos Órgãos Públicos - AUDESP Procedimentos: entrevista; observação; correlação entre as informações obtidas; exames dos registros; amostragem; revisão analítica e outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: a ser definido 4.3 Auditorias de Resultado: a) Diretoria da Informação, de Desenvolvimento Institucional e de Comunicação / Coordenadoria da Tecnologia da Informação: Objetivo: - Acompanhamento da implantação e desenvolvimento do Processo Virtual; - Acompanhamento da implantação e desenvolvimento do Processo Administrativo Eletrônico. Procedimentos: análise documental; inspeção física; correlação entre as informações obtidas; amostragem; revisão analítica; exame dos registros e utilização de outras técnicas que se fizerem necessárias. Período: a ser definido

15 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente plano poderá ser alterado por determinação da Presidência desta Corte ou do Conselho Nacional de Justiça, que poderá instituir outras atuações conjuntas de auditoria, classificadas como Auditorias Especiais. A cada atividade realizada será elaborado o respectivo Relatório de Auditoria (RA), que poderá ou não conter algum anexo, sendo os mesmos elaborados e assinados digitalmente e disponibilizados diretamente ao Presidente e após, divulgado ao responsável pela Unidade auditada por meio de correio eletrônico. O próximo plano de auditoria de longo prazo deverá alinhar-se aos futuros Planejamentos Estratégicos (Institucional e da CCI), vindo a viger a partir do exercício de 2015.

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