Manual de Procedimentos Gerenciais

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1 GERENCIADORAS Página 1 de 58 Manual de Procedimentos Gerenciais GERENCIADORAS V 1.2 Janeiro de 2009.

2 GERENCIADORAS Página 2 de 58 ÍNDICE Controle das alterações Introdução Objetivo Abrangência Referências Funções e Responsabilidades Processos Gerenciais Fluxograma PG 00: Macro Fluxograma Fluxograma PG 01: Assinatura de OIS / Plano de Trabalho do Lote Fluxograma PG 02 (Anexo I do PG01): Diretoria de Atendimento Habitacional Fluxograma PG 03 (Anexo II do PG01): Diretoria de Planejamento e Fomento Fluxograma PG 04: Plano de Execução do Empreendimento Fluxograma PG 05 (Anexo I do PG 04): Diretoria de Atendimento Habitacional Fluxograma PG 06 (Anexo II do PG 04): Diretoria de Planejamento e Fomento Fluxograma PG 07: Medição Mensal Fluxograma PG 08 (Anexo I do PG07): Diretoria de Atendimento Habitacional Fluxograma PG 09 (Anexo II do PG07): Diretoria de Planejamento e Fomento Documentos e Informações Regras de Trabalho Monitoramento e Controle Gestão de Riscos Plano de comunicações ANEXO 1 GLOSSÁRIO ANEXO 2 MODELO DE DOCUMENTOS ANEXO 3 SUSTENTABILIDADE ANEXO 4 TERMO DE REFERÊNCIA GERENCIADORAS... 47

3 GERENCIADORAS Página 3 de 58 Controle das alterações Versão Data Descrição sumária das alterações /08/ /10/ /01/2009 EMISSÃO INICIAL ALTERAÇÕES: Alteração da seqüência e numeração dos itens; Alteração da formatação; Itens: 1, 4, 6, 7, 8, 9,12: melhorias do texto; Item 6. Processos Gerenciais: o Alterado Macro Fluxograma da Gerenciadora o Alterado o PG-01 (Assinatura de OIS) o Criado o Fluxo PG02 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo 01 do PG 01 o Criado o PG03 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Anexo 02 do PG 01 o Alterado o PG04 (antigo PG03) Plano de Execução do Empreendimento o Criado o PG 05 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo 01 do PG04 o Criado o PG 06 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Anexo 02 do PG04 o Criado o PG-07 (antigo PG 04) Medição Mensal o Criado o PG-08 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo 01 do PG 07 o Criado o PG-09 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Anexo 02 do PG 07 Item 7. Documentos e Informações: adequação dos códigos das listas de documentos, em função das alterações dos fluxogramas; Excluído itens Indicadores e Gestão de Documentos, assuntos a serem desenvolvidos em próximas revisões deste Manual ou em outro(s) documento(s). Excluído antigo anexo 17.3 Exemplo de Plano de Execução. Melhoria do texto objetivo da introdução do Anexo 03. As alterações em relação à versão anterior estão descritas abaixo: Desmembramento do item Coordenador Setorial Regional em dois itens: (Coordenador Setorial Regional de Obras) e (Coordenador Setorial Regional da Área Social) - pág. 09/58. Alteração do subitem e do item Gestor Técnico - pág. 10/58, em sublinhado. Alteração no fluxo PG01 (inclusão da atividade 8) pág.13/58. Anexo 01 Glossário: Inclusão da Sigla GRAPROHAB pg. 28

4 GERENCIADORAS Página 4 de Introdução A fim de suprir o déficit habitacional do Estado de São Paulo, a SH CDHU objetiva conciliar o aumento da capacidade de produção de empreendimentos com a oferta de unidades habitacionais à população de baixa renda que atendam a consistentes critérios de qualidade e sustentabilidade. Dentre outras frentes de ação, a CDHU está conduzindo um processo de implantação de um novo modelo de gestão da cadeia produtiva, com o fortalecimento da atuação das prestadoras de serviço, comprometidas com o desenvolvimento habitacional urbano do Estado. Novas responsabilidades e novo escopo de atuação foram definidos para as Projetistas, Gerenciadoras, Fiscalizadoras e, como conseqüência, para Construtoras, Laboratórios de Ensaio e outros agentes, que atuarão em todo Estado de São Paulo. Para enfrentar estes desafios, através dos Manuais de Procedimentos Gerenciais, foi iniciada a padronização de procedimentos, documentos e instrumentos de comunicação entre a CDHU e as prestadoras de serviço (Gerenciadoras, Fiscalizadoras e Projetistas), abordando uma nova forma de relacionamento entre as partes e propiciando mecanismos de acompanhamento das atividades desempenhadas. Existe a possibilidade de revisões periódicas dos Manuais, para os detalhamentos necessários e adequação contínua. Com base nas experiências adquiridas, novas versões aperfeiçoadas irão contemplar os ajustes necessários. Novas contribuições para melhoria deste Manual de Procedimentos Gerenciais Gerenciadoras devem ser encaminhadas à Diretoria Técnica da CDHU.

5 GERENCIADORAS Página 5 de 58 Sustentabilidade Quanto ao tema Sustentabilidade, tão abrangente e por vezes subjetivo, devemos ser claros e criteriosos, o que faz necessária a adoção de um modelo de avaliação de empreendimentos consistente, reconhecido e viável para a realidade brasileira. Para isto, recomendamos a adoção do Referencial Técnico do Processo Aqua (Alta Qualidade Ambiental), adaptado do Demarque HQE francês, para as condições brasileiras, pela Fundação Vanzolini, com o apoio dos professores do Departamento de Engenharia Civil da POLI/USP. Estes referenciais, aceitos e validados internacionalmente, são coerentes com a legislação brasileira e normas nacionais, com as necessidades da população de baixa renda e com a viabilidade técnica e econômica a que devemos atentar. Os programas de sustentabilidade dos empreendimentos devem contemplar diretrizes mínimas que atendam simultaneamente, os critérios exigidos pelo Referencial Técnico e a política habitacional e sócio-econômico-ambiental da SH do Governo do Estado de São Paulo. Incluímos em anexo as 14 categorias de desempenho baseadas no Referencial Técnico do Aqua, desdobradas até o nível das preocupações com a redução dos impactos ambientais da construção e do seu uso e das condições de conforto e saúde para o usuário, incluindo a inserção sócio econômico-ambiental do empreendimento. Desta forma, permite-se demonstrar o grau de desempenho do projeto em cada uma das categorias, nos documentos de saída dos projetos. As Prestadoras de Serviço devem se referenciar a este material para melhor orientar o desenvolvimento de seus produtos e serviços, alinhado com a estratégia da SH-CDHU quanto à qualidade e sustentabilidade de seus empreendimentos. Estão previstas atualizações futuras em função das adaptações para o Brasil dos Referenciais Técnicos do Aqua para Empreendimentos Habitacionais e do desenvolvimento do conceito de Desenho Universal, de forma a permitir a adoção de critérios e indicadores mais específicos.

6 GERENCIADORAS Página 6 de Objetivo O objetivo deste Manual de Procedimentos Gerenciais Gerenciadoras é descrever o fluxo de informações entre a CDHU (em especial a Diretoria Técnica) e as suas Prestadoras de Serviço, entre as Prestadoras de Serviço (Projetistas, Gerenciadoras e Fiscalizadoras) e entre estas e outros agentes, padronizar as formas de comunicação entre as partes, padronizar os procedimentos e os documentos pertinentes, sugerir metodologias de gestão, definir responsabilidades e regras de trabalho, a fim de que as relações entre a CDHU e suas parceiras, sejam eficazes e eficientes, garantindo a qualidade e a rapidez necessários à cadeia produtiva de empreendimentos habitacionais do Estado de São Paulo. 3. Abrangência O Manual de Procedimentos Gerenciais - Gerenciadoras abrange desde a preparação da emissão da OIS Ordem de Início de Serviços do Empreendimento, decorrente do cronograma macro da Companhia, suas diversas etapas de Concepção, Projeto, Execução / Monitoramento / Controle / Entrega / Aprovação até o encerramento final do empreendimento, no que tange ao envolvimento da Diretoria Técnica. Notas: Não incluído nesta versão, conteúdo relativo à parte da Fase Concepção, à Fase Trabalho Social e à Fase Regularização. O detalhamento de procedimentos operacionais da CDHU poderá ser objeto de outro manual. 4. Referências Manual Técnico de Projetos - Julho/2008 (O Manual Técnico de Projetos de 1998 foi revisado nos capítulos Instalações Hidráulico-Sanitárias, Instalações de Gás Combustível e Sistema de Prevenção e Combate a Incêndio e alguma revisão nos demais. Estão referenciadas as regras para Nomenclatura e Codificação. Os demais itens serão objeto de revisão posterior); Manual do GRAPROHAB (conforme versão atualizada do site) Manual de Orientação para Aprovação de Conjuntos Habitacionais Julho/2008 Manual de Paisagismo CDHU 2007 Manual de Arborização Urbana da Eletropaulo Normas de Aprovação de Projetos Habitacionais e Edificações da Prefeitura correspondente a área do Projeto Edital e Termo de Referência das Projetistas 2007;

7 GERENCIADORAS Página 7 de 58 Edital e Termo de Referência das Fiscalizadoras 2007; Edital e Termo de Referência das Gerenciadoras 2007 (este último em anexo); Contratos da CDHU com as Projetistas e Fiscalizadoras gerenciadas. Contrato da Gerenciadora com a CDHU Legislação Vigente e normas Técnicas da ABNT. 5. Funções e Responsabilidades Descrição das funções e responsabilidades e eventualmente relações hierárquicas, de acordo com o Termo de Referência do Edital e com os relacionamentos gerenciais e operacionais necessários. Notas: Esta descrição não contempla necessariamente todas as responsabilidades inerentes às funções. As descrições de responsabilidades descritas abaixo para as Gerenciadoras foram extraídas integralmente do Termo de Referência anexo 01 do Edital de Concorrência das Gerenciadoras. 5.1 Gerenciadoras Coordenador Geral a. Responsável pela interlocução com as Diretorias ou Superintendências por elas designadas. b. Coordenação geral abrangendo os insumos de planejamentos, projetos, obras, suprimentos e serviços, durante toda a evolução da implantação, a serem desenvolvidas em função das solicitações contidas nas ordens de serviços expedidas Coordenador Setorial de Planejamento, Controle, Orçamento, Apoio Administrativo e Consultoria a. Elaboração de relatórios de evolução e gerenciais, consolidando as informações gerenciais requeridas pela Contratante e em periodicidade a ser definida pela mesma, de acordo com as especificidades de cada programa e cada etapa de trabalho; b. Coordenar o apoio para o planejamento dos projetos, envolvendo o detalhamento da concepção, viabilidade técnico-financeira de projetos e obras, garantindo o atendimento às diretrizes específicas de cada programa em execução ou a ser executado pelas empresas contratadas, sob seu gerenciamento; c. Coordenar o apoio para o planejamento e programação físico-financeira dos empreendimentos, incluindo as atividades de acompanhamento para fins de atualização da programação geral; d. Coordenar o apoio técnico e administrativo referente a elaboração de especificações para serviços, projetos e obras; e. Gerar informações sobre o cumprimento das cláusula contratuais pelas projetistas, empreiteiras e prestadores de serviços técnicos de fiscalização; f. Implantação e manutenção de sistemas informatizados para controle do andamento dos empreendimentos, de forma a mantê-los atualizados; g. Apoio técnico e administrativo para supervisão e acompanhamento da aplicação de Planos de Garantia da Qualidade pelas contratadas sob seu gerenciamento; h. Coordenar o apoio técnico e administrativo referente ao controle dos contratos das projetistas, empreiteiras e prestadores de serviços técnicos de fiscalização;

8 GERENCIADORAS Página 8 de 58 i. Gerar informações sobre o cumprimento das cláusulas contratuais pelas projetistas, empreiteiras e prestadores de serviços técnicos de fiscalização; j. Coordenar o auxilio nas providências relativas ao ordenamento das documentações necessárias, de acordo com as Normas e Procedimentos internos da Contratante, no que diz respeito aos trâmites de encerramento dos contratos de execução de serviços e obras junto às construtoras e prestadores de serviços; k. Coordenar o apoio à implantação e manutenção do controle dos documentos do projeto; l. Coordenar o fornecimento de informações e instrumentos para o acompanhamento do desenvolvimento físico-financeiro dos projetos, obras e serviços, para fins de controle e atendimento da programação geral; m. Coordenar o apoio técnico e administrativo quanto ao recebimento das obras; n. Oferecer análise e recomendações sobre pleitos de alterações contratuais das projetistas, empreiteiras e fornecedores; o. Elaborar relatórios com análise e verificação das medições dos serviços, projetos e obras; p. Elaboração de Planilha Orçamentária de Referência como subsídio para licitações de obras, serviços e projetos de sustentabilidade social e econômica; q. Coordenar o apoio técnico para elaboração de cotações para composição de preços para projeto e obras visando a obtenção de menores preços para execução dos serviços; r. Coordenar o apoio técnico para elaboração de composição de preços para serviços extraordinários, não previstos em contratos de projetos, obras e projetos de sustentabilidade social e econômica; s. Elaboração e controle das medições de quantidades de serviços executados pelas contratadas sob seu gerenciamento (projetistas e fiscalizadoras); t. Elaboração e controle de orçamentos necessários aos projetos habitacionais; u. Assessoramento, em questões complexas, às Comissões Julgadoras da Contratante no julgamento de propostas de licitação; v. Acompanhamento das ações referentes à Gestão e Gerenciamento Ambiental, com relação às medidas mitigadoras de caráter ambiental exigidas pelos órgãos competentes a serem desenvolvidos para a execução de projetos e obras; e, w. Consultoria geral, quando necessária, às atividades relativas a execução dos serviços e obras gerenciadas Coordenador Setorial de Projetos a. Vistoriar, analisar e emitir parecer técnico sobre as áreas destinadas à implantação de Projetos Habitacionais; b. Coordenar o apoio nas consultas às Concessionárias e Órgãos de Serviços Públicos; c. Acompanhamento e análise de projetos, emitindo relatórios de análise para a aprovação da Contratante; d. Supervisão e acompanhamento de tramitação de projetos e relatórios da área de Meio Ambiente; e. Verificação da qualidade dos projetos, incluindo a análise e compatibilização com a realidade de campo, emitindo pareceres técnicos quando solicitado; f. Acompanhamento do fornecimento e suficiência dos projetos, para fins de controle e atendimento da programação geral; g. Avaliação e monitoramento de áreas de risco; h. Assessoria e apoio técnico às atividades de trabalho social durante a elaboração dos projetos; i. Levantamentos topográficos de conferência; e j. Identificação da demanda potencial dos projetos de recuperação urbana Coordenador Setorial Regional de Obras a. Coordenar as atividades de caráter sócio-econômico a serem realizadas nas fases de concepção, projetos e execução das obras dos empreendimentos/ intervenções;

9 GERENCIADORAS Página 9 de 58 b. Realização de vistorias em terrenos e pesquisas cartorárias visando subsidiar a análise de viabilidade técnica e fundiária para a implantação de empreendimentos/intervenções; c. Coordenar o apoio ao desenvolvimento da documentação técnica com vistas à contratação das obras e serviços; d. Coordenar o diligenciamento dos serviços de responsabilidade de prefeituras municipais e/ou de concessionárias de serviços públicos nas localidades dos empreendimentos/ intervenções; e. Coordenar o apoio às atividades de aprovação ou regularização dos empreendimentos junto aos órgãos e prefeituras locais competentes; f. Acompanhamento da execução das obras e serviços por meio de visitas e reuniões periódicas nos locais dos empreendimentos/intervenções, de forma a monitorar o trabalho desenvolvido pelas Construtoras e Fiscalizadoras; g. Acompanhamento à assistência técnica aos beneficiários nas fases de pós-ocupação e/ou pós-urbanização; h. Apoio na obtenção de recursos financeiros e parcerias com agentes intervenientes locais; i. Coleta de dados para apuração de indicadores relacionados à sustentabilidade dos empreendimentos/intervenções; j. Elaboração de relatórios periódicos e eventuais contendo informações técnicas, econômicas e ambientais sobre os empreendimentos/intervenções executados ou em execução Coordenador Setorial Regional da Área Social a. Coordenar as atividades de caráter social a serem realizadas nas fases de concepção, projetos e execução das obras dos empreendimentos/ intervenções; b. Realização de vistorias em terrenos e pesquisas visando subsidiar a análise de viabilidade social para a implantação de empreendimentos/intervenções; c. Mapeamento, arrolamento, e identificação de lideranças comunitárias nas áreas objeto de intervenção; d. Realização de pesquisas e levantamentos visando à caracterização das comunidades nas áreas objeto de intervenção; e. Coordenar o apoio ao trabalho social; f. Gerenciamento das atividades relacionadas à remoção e/ou reassentamento das famílias atingidas pelas intervenções; g. Acompanhamento da comercialização e entrega das unidades habitacionais e/ou áreas urbanizadas às famílias beneficiárias dos empreendimentos/intervenções da CDHU; h. Acompanhamento social aos beneficiários nas fases de pós-ocupação e/ou pósurbanização; i. Coordenar a concepção e o apoio à implementação de Projetos Sociais a serem desenvolvidos junto à comunidade; j. Concepção e aplicação de atividades sócio-educativas visando o treinamento e capacitação dos moradores em diversos aspectos como manutenção das unidades, práticas de saúde e higiene, preservação ambiental, geração de trabalho e renda; k. Elaboração de relatórios periódicos e eventuais contendo informações sociais sobre os empreendimentos/intervenções executados ou em execução. 5.2 CDHU Gestor do Contrato

10 GERENCIADORAS Página 10 de 58 a. Programar e supervisionar o processo de contratação de serviços de gerenciamento de obras. b. Programar e supervisionar o andamento do gerenciamento da obra, executados pelo prestador. c. Gerenciar os processos administrativos de contratos de gerenciamento (medições, alterações contratuais, recebimento de documentação, emissão de OIS, solicitações junto a gerenciadora, etc.) Gestor Técnico a. Gerenciar, supervisionar, programar, analisar, e controlar as ações da gerenciadora em todas as suas fases (Concepção, Projeto, Trabalho Social, Execução/Monitoramento/Controle/Entrega/Pós-Uso e Aprovação/Regularização) no âmbito de atuação da gerência técnica. b. Gerenciar as ações da CDHU em atividades que envolvam a responsabilidade de agentes internos e externos (reunir documentação técnica, promover a reuniões técnicas, emitir documentação técnico-administrativa, etc). c. Coordenar as atividades da gerenciadora para dar suporte técnico às demandas das diversas áreas da empresa. d. Sistematizar e manter sob controle técnico e administrativo as alterações e ajustes que venham a ocorrer em medições, aditivos, etc. e. Avaliar sob o prisma técnico, o desempenho de empresas contratadas para o desenvolvimento do gerenciamento de empreendimentos. 6. Processos Gerenciais

11 GERENCIADORAS Página 11 de 58 Os fluxogramas dos processos gerenciais apresentam a seqüência de atividades que ocorre no âmbito da CDHU e das Prestadoras de Serviço, indicando eventualmente quais documentos ou informações devem ser gerados e/ou entregues. Esta indicação é feita através de códigos (vide nota). Os fluxogramas estão estruturados em áreas de responsabilidade e foram desenvolvidos com a ferramenta Tibco (www.tibco.com), atendendo a notação BPMN Business Process Modeling Notation. Os Fluxogramas descrevem as principais responsabilidades das Gerenciadoras e seu relacionamento com a CDHU, demais Prestadoras de Serviço e outros agentes. A saber: PG - 00 PG - 01 PG - 02 PG - 03 PG - 04 PG - 05 PG - 06 PG - 07 PG - 08 PG - 09 Macro Fluxograma da Gerenciadora Assinatura de OIS / Plano de Trabalho do Lote Anexo I do PG-01 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo II do PG-01 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Plano de Execução do Empreendimento Anexo I do PG-04 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo II do PG-04 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Medição Mensal Anexo I do PG-07 (Diretoria de Atendimento Habitacional) Anexo II do PG-07 (Diretoria de Planejamento e Fomento) Critério de codificação: - Código PG significa Processo da Gerenciadora : aplica-se ao título de todos os fluxogramas deste Manual de Procedimentos Gerenciais que envolvem as Gerenciadoras. - Código LD significa Lista de Documentos : refere-se a documentos ou informações a serem utilizadas no relacionamento entre as instituições. Ex.: PG01-LD01: significa Lista de Documentos 01 do Fluxograma PG 01. Nota: Os conteúdos das listas de documentos estão descritos no item 7 Documentos e Informações.

12 GERENCIADORAS Página 12 de 58 Fluxograma PG 00: Macro Fluxograma

13 GERENCIADORAS Página 13 de 58 Fluxograma PG 01: Assinatura de OIS / Plano de Trabalho do Lote

14 GERENCIADORAS Página 14 de 58 Fluxograma PG 02 (Anexo I do PG01): Diretoria de Atendimento Habitacional

15 GERENCIADORAS Página 15 de 58 Fluxograma PG 03 (Anexo II do PG01): Diretoria de Planejamento e Fomento

16 GERENCIADORAS Página 16 de 58 Fluxograma PG 04: Plano de Execução do Empreendimento

17 GERENCIADORAS Página 17 de 58 Fluxograma PG 05 (Anexo I do PG 04): Diretoria de Atendimento Habitacional

18 GERENCIADORAS Página 18 de 58 Fluxograma PG 06 (Anexo II do PG 04): Diretoria de Planejamento e Fomento

19 GERENCIADORAS Página 19 de 58 Fluxograma PG 07: Medição Mensal

20 GERENCIADORAS Página 20 de 58 Fluxograma PG 08 (Anexo I do PG07): Diretoria de Atendimento Habitacional

21 GERENCIADORAS Página 21 de 58 Fluxograma PG 09 (Anexo II do PG07): Diretoria de Planejamento e Fomento

22 GERENCIADORAS Página 22 de Documentos e Informações Apresentamos a seguir as Listas de Documentos / informações, por processo gerencial, que as Prestadoras de Serviço e a CDHU utilizam em suas interfaces de relacionamento e que são necessárias para a execução das atividades sob suas responsabilidades. Nota: As Listas de Documentos não contemplam necessariamente todos os documentos e informações de uso obrigatório. A critério da CDHU poderão ser exigidas quaisquer informações ou documentos adicionais, além dos explicitados abaixo. PG 01 Assinatura de OIS / Plano de Trabalho do Lote PG 01-LD 01 PG 01-LD 02 PG 01-LD 03 PG 01-LD 04 PG 01-LD 05 PG 01-LD 06 PG 01-LD 07 PG 01-LD 08 Carta de encaminhamento Plano de Trabalho do Lote Procuração do preposto Comprovante de abertura de conta no banco Carta de encaminhamento Documentação do Plano de Gestão da Qualidade Carta de solicitações Documentação do Plano de Gestão da Qualidade p/ revisão/correções (encaminhado pela diretoria técnica) Documentação do Plano de Gestão da Qualidade aprovada (encaminhado pela diretoria técnica) Carta de encaminhamento Plano de Gestão da Qualidade Carta de solicitações Plano de Gestão da Qualidade c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria técnica) OIS Carta de solicitações Plano de Trabalho do Lote c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria técnica) PG 02 (Anexo I do PG01) Diretoria de Atendimento Habitacional PG 02-LD 01 PG 02-LD 02 PG 02-LD 03 Carta de solicitações Documentação do plano de gestão da qualidade p/ revisão/correções (encaminhado pela diretoria de atendimento habitacional) Carta de solicitações Plano de Gestão da Qualidade c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de atendimento habitacional) Carta de solicitações Plano de Trabalho do Lote c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de atendimento habitacional)

23 GERENCIADORAS Página 23 de 58 PG 03 (Anexo II do PG01) Diretoria de Planejamento e Fomento PG 03-LD 01 PG 03-LD 02 PG 03-LD 03 Carta de solicitações Documentação do Plano de Gestão da Qualidade p/ revisão/correções (encaminhado pela diretoria de planejamento e fomento) Carta de solicitações Plano de estão da Qualidade c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de planejamento e fomento) Carta de solicitações Plano de Trabalho do Lote c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de planejamento e fomento) PG 04 Plano de Execução do Empreendimento PG 04-LD 01 PG 04-LD 02 PG 04-LD 03 PG 04-LD 04 PG 04-LD 05 Carta de encaminhamento Plano de execução do empreendimento (referente à diretoria técnica) Carta de solicitações Plano de execução do empreendimento c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria técnica) Plano de execução aprovado (referente à diretoria técnica) Carta de encaminhamento Documentação referente às necessidades de projetos para elaboração do Termo de Referência Solicitação de início da obra PG 05 (Anexo I do PG 04) - Diretoria de Atendimento Habitacional PG05-LD01 PG05-LD02 Carta de encaminhamento Plano de execução do empreendimento (referente à diretoria de atendimento habitacional) Carta de solicitações Plano de execução do empreendimento c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de atendimento habitacional) PG 06 (Anexo II do PG 04) - Diretoria de Planejamento e Fomento PG06-LD01 PG06-LD02 Carta de encaminhamento Plano de execução do empreendimento (referente à diretoria de planejamento e fomento) Carta de solicitações Plano de execução do empreendimento c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de planejamento e fomento)

24 GERENCIADORAS Página 24 de 58 PG 07 Medição Mensal PG07-LD01 PG07-LD02 PG07-LD03 PG07-LD04 PG07-LD05 Carta de encaminhamento Dossiê de medição Carta de solicitações Dossiê de medição c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria técnica) Carta de encaminhamento Fatura e documentação complementar p/ liberação do pagamento Carta de solicitação de adequação da equipe PG 08 (Anexo I do PG07) - Diretoria de Atendimento Habitacional PG08-LD01 PG08-LD02 PG08-LD03 PG08-LD04 PG08-LD05 Carta de encaminhamento Dossiê de medição Carta de solicitações Dossiê de medição c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de atendimento habitacional) Carta de encaminhamento Fatura e documentação complementar p/ liberação do pagamento Carta de solicitação de adequação da equipe PG09 (Anexo II do PG07) - Diretoria de Planejamento e Fomento PG09-LD01 PG09-LD02 PG09-LD03 PG09-LD04 PG09-LD05 Carta de encaminhamento Dossiê de medição Carta de solicitações Dossiê de medição c/ solicitação de revisão/correção (encaminhado pela diretoria de planejamento e fomento) Carta de encaminhamento Fatura e documentação complementar p/ liberação do pagamento Carta de solicitação de adequação da equipe

25 GERENCIADORAS Página 25 de Regras de Trabalho As Regras de Trabalho definem acordos entre as partes envolvidas nos processos gerenciais e podem abranger diversos assuntos, como por exemplo: políticas, compromissos, objetivos, decisões estratégicas ou técnicas e outros Plano de Gestão da Qualidade O plano da qualidade tem o objetivo de estabelecer os critérios e diretrizes para a gestão da qualidade no âmbito do contrato de prestação de serviços. Poderá conter itens como, por exemplo: 1. Objetivo 2. Procedimentos e normas aplicáveis 3. Estruturação do plano 4. Sistema de gestão da qualidade 5. Responsabilidades da direção a. Comprometimento b. Foco no cliente c. Política da qualidade d. Planejamento e. Responsabilidade, autoridade, comunicação f. Análise crítica pela direção 6. Gestão de recursos a. Provisão de recursos b. Recursos Humanos c. Infra-estrutura d. Ambiente de trabalho 7. Realização do produto a. Planejamento da realização b. Processos relacionados a clientes c. Projeto e desenvolvimento d. Aquisição e. Produção e fornecimento de serviço f. Controle de dispositivos de medição e monitoramento 8. Medição, análise e melhoria a. Generalidades b. Medição e monitoramento c. Controle de produto/serviço não conforme d. Análise de dados e. Melhorias (contínua, preventiva, corretiva) 9. Controle de documentos a. Definições b. Responsabilidades c. Procedimentos d. Controle de revisões e. Documentos controlados f. Codificação g. Circulação h. Documentação técnica i. Backup 10. Controle de registros 11. Plano de prestação de serviços e fluxogramas

26 GERENCIADORAS Página 26 de Plano de Trabalho do Lote O Plano de Trabalho do Lote, que será elaborado pelas Gerenciadoras antes da emissão da primeira OIS, deverá documentar o planejamento de execução dos serviços, seus controles, características e limites. Poderá conter os seguintes itens: 1. Identificação contendo Lote no., OIS no., data, empreendimento, objeto, empresa 2. Objetivos do plano 3. Especificação da Prestação de Serviços Identificação dos serviços a serem prestados, indicando limites do projeto (abrangência e exclusões) 4. Organograma da equipe do contrato 5. Definir quantidade e perfil dos colaboradores (habilidades e qualificações) 6. Definir responsabilidades e autoridade dos colaboradores 7. Identificar os equipamentos e facilidades necessárias para a execução destes serviços 8. Restrições do projeto (fatores limitantes para execução datas, condições ambientais, etc.) 9. Premissas do projeto (fatores condicionantes para execução desde que ) 10. Plano de Comunicações (utilizar documento indicando reuniões regulares, pontuais previstas, atas, relatórios de acompanhamento, etc.) 11. Riscos iniciais definidos (utilizar documento Análise de Riscos) 8.3 Cronograma Os cronogramas deverão ser apresentados em formato Gantt, indicando a relação hierárquica de macro-atividades e atividades (EAP), responsável pela entrega, duração, data início prevista e data fim prevista. 8.4 Documentos técnicos Deverão ser apresentados de acordo com os manuais técnicos e legislação pertinente. Sempre que houver entrega de documentos técnicos, a prestadora deverá entregar os arquivos digitais correspondentes, identificados com a codificação CDHU. 8.5 Correspondências As trocas de informações e correspondências entre a Prestadora de Serviço e a CDHU, bem como todas as instruções da CDHU para a Prestadora de Serviço, deverão ser feitas por escrito e/ou registradas em Atas de Reunião. Todas as entregas formais deverão ter seu respectivo protocolo, com lista de documentos, e dados de quem recebeu, indicando nome, telefone e visto. Quando pertinentes, deverão ser entregues também os respectivos arquivos digitais. Notas: Além das regras de trabalho formalizadas neste item, outros documentos contemplam requisitos a serem atendidos pelas Prestadoras de Serviço, tais como Edital, Termo de Referência, Contrato, Ordens de Serviço e o próprio conteúdo dos planos de trabalho.

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