Edição 03/08. Apresentações: Nome Cidade Nome do Hospital Atividade desenvolvida Tempo de experiência profissional

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1 Edição 03/08 Seminário Kaizen Apresentações: Nome Cidade Nome do Hospital Atividade desenvolvida Tempo de experiência profissional 1

2 Cronograma do Seminário Kaizen O que? Apresentação do Projeto Mais Gestão e das organizações envolvidas. Apresentação da metodologia: conceitos e definições da filosofia Kaizen. Apresentação da filosofia Kaizen. Responsabilidades do Hospital para a Semana Kaizen Blitz.. Perfil do Hospital. Oportunidade, Processo e Fluxograma. Objetivos, melhorias e metas. Apresentação final por cada Hospital. Semana Kaizen Blitz Melhoria da Gestão Operacional Promover nos hospitais filantrópicos......o aumento da satisfação do cliente;...a melhoria da gestão;...o aumento na produtividade e qualidade através da melhoria dos processos;...a cultura da melhoria contínua;...a sinergia com ganho setorial;...a capacitação, o engajamento e a motivação da equipe; 2

3 O que é Kaizen Blitz? KAI (Japão): Mudança ZEN (Japão): Para melhor BLITZ (Alemão): Fazer Agora KAIZEN BLITZ = Melhoria Contínua Agora Abordagem com foco na redução do DESPERDÍCIO. Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje! Cultura de um Processo Kaizen Envolver e utilizar a força do cérebro de todos para criar uma grande organização. Comprometer-se com total comunicação. Criar antes de gastar. Promover uma postura pró-ativa. Valorizar os que estão comprometidos na melhoria da organização. 3

4 Base do Processo Kaizen ESTRUTURA COMPORTAMENTO RESULTADOS Responsabilidades para a Semana Kaizen Blitz Cabe ao Hospital... Cumprir as datas e os cronogramas do programa; Disponibilizar local adequado para a acomodação da equipe de trabalho durante a Semana Kaizen Blitz. É necessário que o local permita a projeção de apresentações, bem como a fixação de material nas paredes da sala; Disponibilizar data show, folhas de flip chart,... Estar com o perfil do hospital elaborado; Ter o processo definido e mapeado, conforme orientações do Seminário KB; Estar com a oportunidade de melhoria e metas definidas; Estar com a equipe de trabalho da Semana Kaizen Blitz definida e disponível para as atividades, no período de uma semana. A equipe deve ser formada por profissionais que participam do processo escolhido, em todas as suas fases; Ter a medição atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido; 4

5 Agenda Semana Kaizen Oque? Quando? Turno? Apresentação do Projeto Mais Gestão e das organizações envolvidas. Validação da oportunidade de melhoria. Validação do fluxo do processo (visita as áreas envolvidas). Apresentação da metodologia: conceitos e definições da filosofia Kaizen. Ferramentas úteis para eliminar os desperdícios. Etapas de aplicação da metodologia. Tipos de desperdícios. Tipos de atividades que realizamos. Montagem do fluxo de valor. Coleta de dados da situação atual. Conclusão do mapa de fluxo de valor. Elaboração do gráfico da situação atual (AV e NAV). Identificação de problemas e desperdícios. Elaboração das ações para eliminar os desperdícios e aprovação do plano de ação. Segunda-feira Segunda-feira Terça -feira Quarta -feira Manhã Tarde Manhã/Tarde Manhã/Tarde Início de implementação das melhorias BLITZ. Quinta -feira Manhã/Tarde Elaboração da apresentação dos resultados da Semana Kaizen Blitz. Sexta -feira Manhã Turno de contingência. Sexta -feira Tarde Perfil do Hospital O Perfil é uma apresentação geral da organização. Deve propiciar uma visão global do Hospital, do seu negócio, perfil e porte. Requisitos para a descrição do Hospital: Denominação do hospital; Forma de atuação; Data de fundação. Informar um breve histórico da origem da organização; Descrição do negócio como especialidades atendidas e serviços oferecidos; Informações sobre o porte da organização, por exemplo: quantidade de instalações, número de atendimentos realizados, composição da equipe de profissionais; Distribuição dos atendimentos do hospital (particular, principais convênios, SUS); Descrição da área de abrangência da instituição (principais municípios/regiões atendidas); Outros aspectos importantes, principalmente se estiverem relacionados ao processo escolhido. 5

6 Atividade Prática 1: Atividade: Elaborar o perfil do Hospital. Como Realizar: Cada equipe deve elaborar o perfil de seu hospital, conforme o roteiro apresentado anteriormente; Transcrever o perfil do hospital para uma folha de flip chart. Materiais Necessários: Folha de rascunho; Folha de flip chart; Pincel atômico. Oportunidade de Melhoria Definição: Desejo de mudança para estado ou condição melhor. Exemplos: Reduzir os restos e sobras de refeições. Reduzir o tempo de fechamento da conta do paciente. 6

7 Processo É um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saída). É um agrupamento seqüencial das tarefas dirigidas à obtenção de um determinado resultado (Peter Scholtes). É a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou serviços (Tadeu Cruz). Processo Todo o trabalho realizado em uma organização faz parte de um processo, portanto, não existe um produto ou serviço oferecido sem um processo. Processo é o resultado da articulação de: Pessoas Tecnologia (instalações, equipamentos, materiais, etc) Conhecimento 7

8 O processo a ser escolhido... Definição do Processo...não deve deve incluir etapas vinculadas ao tratamento médico. não deve estar em mudança ou reestruturação. Esta situação afeta a capacidade do processo em termos de medição dos tempos e análise, não aproveitando os benefícios da semana KB. Sugestões de Processos para a Semana Kaizen Blitz Recepção/internação Alta Lavanderia Nutrição Higienização Farmácia Compras Estoque Faturamento 8

9 Fluxograma É uma representação gráfica mostrando todos os passos de um processo. O fluxograma apresenta uma excelente visão do processo e pode ser uma ferramenta útil para verificar como os vários passos do processo estão relacionados entre si. O fluxograma utiliza símbolos reconhecidos facilmente para representar cada etapa do processo. Fluxograma Início Indica ÍNÍCIO ou FIM do processo Treinar... Representa a atividade, o processo, a etapa Representa execução? Representa a necessidade de tomar decisões Indica caminhos em função da resposta 1 Indica conexão 9

10 Mapeamento do Processo 1. Definição do processo. 2. Relação das áreas envolvidas no processo (escopo). 3. Organização das atividades na ordem de execução. 4. Conexão das atividades. Emissão da Recebimento e Farmácia solicitação de compra do mat/med conferência do mat/med Fim Compras Conferência dos ítens Cotação Efetua Compra sim Administração Análise da cotação Cotação aprovada? não Fim Ferramenta de Elaboração de Fluxograma 10

11 Atividade Prática 2: Atividade: Definir a oportunidade de melhoria e mapear o processo a ser melhorado (fluxograma). Como Realizar: Cada equipe deve definir a oportunidade de melhoria e o processo que será trabalhado na Semana KB; Mapear o processo considerando todas as áreas envolvidas, a seqüência de atividades e a sua conexão. Utilizar a simbologia do fluxograma; Desenhar o processo em uma folha de flip chart. Materiais Necessários: Folha de rascunho/formulário; Folha de flip chart; Pincel atômico. Definição: Meta É o valor pretendido para os objetivos propostos, em um determinado período de tempo. Representa onde se quer chegar. A meta deve ser mensurável. Para a Semana KB: As metas estabelecidas para melhoria não devem ser vinculadas diretamente a valores financeiros e sim em relação a aumento de capacidade operacional, redução de tempo na execução de atividades, produtividade,. Exemplos: Aumentar em 30% o giro de leitos. Reduzir em 20% os restos e sobras de refeições. 11

12 Recepção/internação Alta Giro de leito Sugestões de Objetivos Tempo médio para liberação do leito (da desocupação do leito até a liberação para nova ocupação) Horas dedicadas a higienização terminal do leito Horas dedicadas a higienização terminal do quarto Giro de leito Tempo médio para a desocupação do leito (da alta médica até a saída do paciente) Lavanderia Kilos de roupas lavadas por paciente Taxa de relavagem da roupa Vida útil da rouparia Número de ciclos de lavagem/dia Número de ciclos de lavagem pesada/dia Número de ciclos de lavagem leve/dia Redução de material/mês Redução de material de limpeza por kilo de roupa lavada/mês Redução de água/mês Redução de energia elétrica/mês Nutrição % resto alimentar % sobra limpa Sugestões de Objetivos Redução de desperdício de gêneros alimentícios Índice de aproveitamento da refeição/dia Redução de desperdício de refeição/dia Horas dedicadas a limpeza da louça Redução de gás de cozinha Higienização Redução de material de limpeza Horas dedicadas a higienização terminal do leito Horas dedicadas a higienização terminal do quarto Horas dedicadas a higienização de rotina dos quartos Número de leitos higienizados sem internação (retrabalho) Compras Tempo médio de retorno as solicitações de compra (da solicitação a entrega do item/produto ao solicitante) Tempo dedicado ao atendimento de fornecedores/mês 12

13 Estoque Giro de estoque Redução de perdas Farmácia Taxa de erro na dispensação da medicação Estoque de materiais e medicamentos (em R$) Sugestões de Objetivos Estoque de materiais e medicamentos nas unidades (em R$) Devoluções de materiais e medicamentos para a farmácia por motivos de alta, óbito, alteração da prescrição médica (%) Índice de perdas Devoluções de materiais e medicamentos não utilizados com identificação do paciente e do medicamento (%) Faturamento % de contas não faturadas % de contas incompletas (retrabalho) CEDOP (documentação) % de prontuários não devolvidos/extraviados % prontuários completos Tempo de respostas as solicitações de prontuários Atividade Prática 3: Atividade: Definir objetivos e metas para o processo escolhido. Como Realizar: Cada equipe deve definir os objetivos e as metas a serem atingidos; Transcrever para uma folha de flip chart. Materiais Necessários: Folha de rascunho; Folha de flip chart; Pincel atômico. 13

14 Orientações para a Medição da Situação Atual do Processo Para a semana Kaizen Blitz o Hospital deve verificar/medir a situação atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido. Atividade Prática 4: Atividade: Apresentação do perfil do Hospital, do processo mapeado, da oportunidade de melhoria, dos objetivos e metas definidos. Como Realizar: Cada equipe deve apresentar o perfil do Hospital, o processo mapeado, a oportunidade de melhoria, os objetivos e metas definidos. Materiais Necessários: Folhas de flip chart preparadas nas atividades 1, 2 e 3. 14

15 Mensagem Final Não são as espécies mais fortes que sobrevivem, nem as mais inteligentes, mas aquelas que respondem melhor à mudança. Charles Darwin Tartaruga de Galápagos - Geochelone Nigra Realização: Patrocínio: 15

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