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1 RELATÓRIO DE INSCRIÇÃO DO PROGRAMA FLUXOGRAMA INTERATIVO E PEDAGÓGICO: EFICIÊNCIA E CELERIDADE NA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS NA XI MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE DO JUDICIÁRIO INTRODUÇÃO IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO: 22ª VARA FEDERAL DA SJ/BA NOME DO PROJETO: FLUXOGRAMA INTERATIVO E PEDAGÓGICO: EFICIÊNCIA E CELERIDADE NA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS TEMA ESCOLHIDO: GESTÃO DE PROCESSO JUDICIAL NOME DO RESPONSÁVEL: JUIZ FEDERAL MÁRCIO BARBOSA MAIA EQUIPE: SERVIDORES DO JUIZADO ESPECIAL FEDERAL DA 22ª VARA SJ/BA TELEFONES: (71) e (71) DELIMITAÇÃO DA AÇÃO: O programa Fluxograma interativo e pedagógico: eficiência e celeridade na tramitação dos processo constitui uma ferramenta de gestão processual, diante do qual são construídos fluxogramas como esquemas práticos de tramitação processual (o procedimento é visualizado de acordo com o seu manejo concreto no contexto da rotina da Vara) e, ao mesmo tempo, permite ao usuário, o acesso imediato por intermédio de link s da home page da 22ª Federal da SJ/BA, a três espécies de dados: 1) orientações gerais e específicas quanto à temática de direito material e às fases procedimentais relevantes de cada tipo de ação; 2) modelos de atos processuais (atos ordinatórios, despachos, decisões e sentenças); 3) dicas em geral para uma adequada tramitação do processo. OBJETIVOS E METAS Os principais objetivos do programa são: 1) facilitar a visualização dos procedimentos de acordo com as rotinas da Vara em forma de fluxogramas; 2) servir de ferramenta de ensino e de orientação quanto às variadas temáticas objeto das causas dos Juizados Especiais Federais; 3) facilitar a localização e a anexação de modelos de atos processuais nos processos dentro do contexto procedimental nos quais são concretamente utilizados; 4) servir de banco de dados eficiente, eis que todos os modelos de atos processuais, orientações e dicas ficam disponibilizados no contexto de cada procedimento adotado na Vara; 5) promover uma harmonização e uma padronização de rotinas processuais dentro da Vara, o que contribui, sobremaneira, para a celeridade e eficiência na tramitação dos processos. 1

2 DESENVOLVIMENTO IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA, ANÁLISE DAS PRINCIPAIS CAUSAS E PLANO DE AÇÕES DE MELHORIAS E RESULTADO ESPERADO A 22ª Vara da Seção Judiciária da Bahia passou por inúmeros problemas de equipe, diante de variadas razões, destacando-se a circunstância de um processo de movimentação na Seção Judiciária da Bahia ocorrido no ano de 2010 e que resultou no completo desmonte na estrutura de recursos humanos do mencionado órgão jurisdicional. Neste contexto, as funções na Vara foram assumidas, a partir de setembro de 2010, com o grande desafio de lidar com uma equipe sem experiência específica nos Juizados Especiais, mais especificamente no contexto de uma Vara com esmagadora predominância de feitos virtuais, que requer treinamento específico, além de um grau mínimo de experiência, bem como de uma filosofia metodológica completamente distinta daquela aplicável aos processos físicos. Uma das resultantes do procedimento de movimentação antes assinalado foi a ocorrência de um déficit significativo de analistas judiciários e a existência de poucos técnicos com formação jurídica. O fato é que, ao longo do tempo, foi realizada uma reformulação na equipe, o que a tornou mais coesa, porém resultou em sua diminuição, por conta de inúmeros obstáculos, dentre eles, o número de servidões colocados à disposição da Administração para fins de processo de aposentadoria (motivadas por doenças incapacitantes), por ordens emanadas da Corregedoria Regional da Justiça Federal 1ª Região no contexto da Correição Geral Ordinária realizada no mês de maio de Em suma, a Vara dispõe de poucos servidores relativamente ao tamanho do acervo processual da 22ª Vara Federal da SJ/BA, que é o maior dentre os Juizados Especiais Federais de Salvador. Diante da necessidade de treinamentos constantes não só em prol da equipe permanente, mas também em relação aos estagiários, voluntários e aos novos servidores, foi idealizado o projeto em questão, vale dizer, a criação de um sistema informatizado de fluxogramas das principais causas da Vara, dentro de uma ótica voltada para a realidade procedimental inerente aos princípios dos Juizados Especiais, e dotado de ferramentas conducentes ao seu manejo com link s de orientação teórica e prática acerca das temáticas objeto das ações, dicas em geral de tramitação dos feitos e modelos de atos ordinatórios, despachos, decisões e sentenças. As principais diferenças entre os fluxogramas do projeto em comparação aos fluxogramas em geral são, em resumo, as seguintes: i) os nossos fluxogramas permitem a visualização dos processos como esquemas práticos de tramitação (procedimento real das ações em trâmite na Vara), ao contrário dos fluxogramas tradicionais que são esquemas 2

3 teóricos; ii) os nossos fluxogramas são dinâmicos e interativos, uma vez que, em cada fase do procedimento, o usuário pode ter acesso imediato às orientações, modelos em geral de atos processuais aplicáveis àquela fase do processo e às dicas de tramitação dos feitos obtidos por intermédio de três tipos básicos de fluxograma (que serão examinados no próximo tópico), destacando-se aquele acessado diretamente na internet, por via de link s que estão numa home page da 22ª Vara, ao passo que os fluxogramas tradicionais são estáticos e não interativos; iii) os fluxogramas vinculados ao projeto, em geral, são auto-explicativos, contendo as principais orientações das temáticas envolvidas nos esquemas procedimentais propostos; ao passo que os fluxogramas tradicionais não são auto-explicativos ou autosuficientes, pois se restringem, em geral, a auxiliar na visualização das etapas das causas judiciais e dos possíveis caminhos que o procedimento pode seguir até a sua finalização sob o ponto de vista teórico. O plano de ações de melhorias e o resultado esperado consistem, precipuamente, no fornecimento de treinamento eficaz aos servidores, estagiários e voluntários e na otimização do tempo da equipe permanente no sentido de dedicar-se aos trabalhos normais da Vara a partir de esquemas procedimentais auto-explicativos e com modelos de atos processuais e economia de tempo no treinamento de novos servidores e estagiários. Obviamente, o programa fluxograma interativo e pedagógico constitui uma das ferramentas de treinamento de pessoal e de gestão processual, mas não retira dos servidores em geral e dos estagiários a rica gama de experiências, de novas idéias, que são circunstâncias relevantes, inclusive, para a atualização permanente dos fluxogramas vinculados ao projeto. Ademais, é oportuno assinalar que os novos servidores e estagiários continuam recebendo treinamento pessoal dos servidores mais experientes. Por outro lado, os fluxogramas constituem ferramentas de gestão que facilitam, sobremaneira, o treinamento de pessoal e também favorecem uma tramitação processual harmônica e, em linha de princípio, padronizada. É que, para um gerenciamento processual eficaz, principalmente no contexto de um Juizado Especial, torna-se imprescindível a existência de rotinas de padronização, sem as quais seria de todo inviável administrar um acervo processual com milhares de processos, muitos dos quais são ações repetitivas e igualmente padronizadas. 3

4 MÉTODOS E TÉCNICAS ADOTADAS NO DESENVOLVIMENTO DAS AÇÕES A criação dos fluxogramas como esquemas práticos de tramitação e de gestão processual teve como ponto de partida a impressão de processos virtuais e da numeração das respectivas fases procedimentais, num trabalho quase artesanal. Vale dizer, determinado processo virtual é impresso e, com a sua disponibilidade física, passou-se a enumerar todas as fases e atos processuais até a sentença resolutiva de mérito. Tal método propiciou, ao mesmo tempo, um recorte de etapas consideradas inúteis e a criação de fluxogramas reais, concretos, objetivos, que traduzissem aquilo que refletisse o entendimento da Vara, do magistrado, do Diretor de Secretaria e dos supervisores em geral, pois, no contexto de implantação do programa, todos os setores da Vara foram ouvidos previamente, a fim de colher, de cada um, o rico plexo de experiências, através de sugestões, críticas em relação aos modelos de fluxogramas a serem criados e propostas de aprimoramento relativamente aos modelos já existentes. A segunda fase foi o de utilizar tal ferramenta da maneira mais racional e funcional possível, a fim de que, como normalmente ocorre com os fluxogramas tradicionais, não caísse no esquecimento ou fosse utilizada apenas a título de mera curiosidade ou de visualização rápida dos esquemas dos procedimentos dos processos em trâmite na Vara. Em face de tais diretrizes, foi concebido, basicamente, dois tipos de fluxogramas, a saber: i) fluxograma disponível na rede interna de informática da Seção Judiciária da Bahia; ii) fluxograma disponível na home page da 22ª Vara Federal da SJ/BA. O principal deles foi criado a partir de uma página da internet, implementada pelo Setor de Informática da Justiça Federal da Bahia. As vantagens do acesso ao fluxograma diretamente da internet são inumeráveis. Em primeiro lugar, a internet está cada vez mais universalizada e a sua linguagem é mais atraente, moderna e eficiente. Outra vantagem é a sua utilização em qualquer lugar ou horário em que haja serviço disponível. Em todo caso, em caso de queda ou instabilidade da internet, também disponibilizamos fluxogramas na rede interna de informática da Justiça Federal. Cada fluxograma é criado numa pasta e os respectivos arquivos são listados na ordem esquemática do respectivo procedimento. Outra metodologia adotada foi a concepção de siglas-padrão nos fluxogramas, em ordem a facilitar a sua construção e a inserção de dados sem prejudicar a visualização do procedimento como um todo. Cada sigla corresponde a um link respectivo. Assim, para cada tipo de dado contido nos fluxogramas 1) orientações; 2) modelos de atos ordinários; 3) modelos de despachos; 4) modelos de decisões; 5) modelos de sentença; 6) dicas de observação da tramitação foram adotadas, respectivamente, siglas-padrão: 1) OR; 2) MAO; 3) MDESP; 4) MDEC; 5) MSENT; 6) DOT. 4

5 Para uma melhor visualização das siglas-padrão e dos link s, segue em anexo os arquivos FLUXOGRAMA LOAS DEFICIENTE GRAFICO E FLUXOGRAMA LOAS IDOSO GRAFICO, que correspondem, respectivamente, aos procedimentos das ações contendo pedidos de condenação do INSS ao pagamento do benefício de amparo assistencial ao deficiente e de amparo assistencial ao idoso, nos termos do artigo 20 da Lei de Organização da Assistência Social LOAS - Lei 8.742/93. 5

6 RESULTADOS E BENEFÍCIOS ALCANÇADOS: Os resultados alcançados são extremamente significativos, a partir dos gráficos contendo dados estatísticos das Varas de Juizado Especial de Salvador, desenvolvidos pela própria Seção Judiciária da Bahia (que será objeto do próximo tópico). A utilização do programa fluxograma pedagógico e interativo propiciou uma racionalização na tramitação dos processos da 22ª Vara, o que está conferindo uma maior praticidade e segurança maior na utilização de modelos e minutas de atos processuais. Em conseqüência, os resultados e benefícios são eloqüentes, na medida em que diversas fases ou atos reputados como desnecessários foram eliminados, o que redundou numa maior dinâmica e objetividade na tramitação processual. Podemos destacar os principais resultados e benefícios alcançados em face da implantação do projeto em questão: 1) ferramenta de gestão processual, na medida em que contribui na uniformização e na padronização dos vários procedimentos das ações da competências dos Juizados Especiais Federais, inclusive no que concerne à linguagem e aos critérios de tramitação dos processos; 2) instrumento de treinamento de pessoal, tendo em vista as orientações quanto à temática de direito material, ao procedimento adotado concretamente na Vara, aos critérios metodológicos quanto à elaboração das minutas de atos ordinatórios, despachos, decisões e sentenças contidos nos fluxogramas; 3) instrumento que colabora para uma redução significativa e consistente do acervo processual da 22ª Vara Federal, conforme demonstram os arquivos em anexo Entradas, Saídas e Saldos JEFs Comparativo, relativos aos meses de maio a julho de 2011 (que serão pormenorizados no próximo tópico), diante da existência de inúmeros gargalos na tramitação dos feitos, o que foi resolvido a partir dos fluxogramas, que também sinalizam no sentido de organizar o funcionamento da Vara no que concerne à racionalização dos procedimentos e da administração do do acervo processual. 6

7 COMPARAÇÃO, ATRAVÉS DE DADOS ESTATÍSTICOS, DE MANEIRA A COMPROVAR A EFICÁCIA DAS AÇÕES NO ALCANCE DOS OBJETIVOS Desde sua implantação na 22ª Vara Federal da SJ/BA, em maio/2011, o programa fluxograma interativo e pedagógico contribuiu, sobremaneira, para uma redução consistente do seu acervo processual. A Seção Judiciária da Bahia, todo mês, desenvolve uma planilha estatística comparativa entre as Varas dos Juizados Especiais Federais, levando-se em consideração diversos dados: i) entrada e saída de processos nos JEF s; ii) gráficos comparativos de entrada e saída de processos; iii) saldo e saldo ajustado de processos; iv) gráficos representativos de tramitação de processos; v) gráfico de tramitação ajustada dos processos. Basicamente, foram coletados os dados estatísticos relativos aos meses de maio, junho e julho em relação comparativa entre todos os Juizados Especiais Federais sediados em Salvador/BA. No mês de maio de 2011 a 22ª Vara continha um acervo processual de (dez mil e novecentos e oitenta e sete) processos, passando para (nove mil e cento e vinte) processos no mês de junho e chegando a um patamar de (sete mil e novecentos e noventa e oito) processos no mês de julho de Durante os referidos meses, a 22ª Vara teve a melhor relação de entradas e saídas de processos, chegando ao total acumulado do ano até julho de (dois mil e setecentos e cinqüenta e sete) processos que ingressaram na Vara, ao passo que saíram (quatro mil e trezentos e oitenta e nove) processos, conforme demonstram os arquivos mencionados. 7

8 CONCLUSÃO Eis a recapitulação sintética dos resultados alcançados pelo programa Fluxograma Pedagógico e Interativo: 1) confecção de fluxogramas que refletem o procedimento concreto dos processos da competência dos Juizados Especiais Federais em trâmite na 22ª Vara da SJ/BA e que possuem mecanismos autoexplicativos e interativos, que facilitam a visualização dos procedimentos, bem como os demais aspectos materiais e processuais de cada tipo de causa; 2) ferramenta de gestão processual, na medida em que contribui na uniformização e na padronização dos vários procedimentos das ações da competências dos Juizados Especiais Federais, inclusive no que concerne à linguagem e aos critérios de tramitação dos processos; 3) instrumento de treinamento de pessoal, tendo em vista as orientações quanto à temática de direito material, ao procedimento adotado concretamente na Vara, aos critérios metodológicos quanto à elaboração das minutas de atos ordinatórios, despachos, decisões e sentenças contidos nos fluxogramas; 4) instrumento que colabora para uma redução significativa e consistente do acervo processual da 22ª Vara Federal Salvador/BA, 29 de agosto de MÁRCIO BARBOSA MAIA Juiz Titular da 22ª Vara Federal da SJ/BA 8

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