Método Grumbach. Puma 4.0

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1 Método Grumbach Puma 4.0 Sistema de Planejamento Estratégico e Cenários Prospectivos CURSO ON-LINE APOSTILA BÁSICA / 1

2 ÍNDICE TÓPICO PG Índice 2 Introdução 4 Como Estudar 6 Fluxograma e Cronograma de Estudo 7 Detalhamento das Unidades de Ensino 8 Entre em Contato! 9 O Método Grumbach - Origens, Evolução, Fundamentos Conceituais, Técnicas empregadas, Características, Estrutura, Fases e Etapas 10 Tema para os Alunos 11 Unidade de Ensino I Identificação do Sistema 12 Abrir o software, criar um Estudo e estabelecer controles iniciais 12 Identificar e cadastrar os Dados Fundamentais do Sistema 37 Atividade I 44 Unidade de Ensino II Diagnóstico Estratégico do Sistema 45 O Sistema 45 Atividade II 49 Unidade de Ensino III Diagnóstico Estratégico do Ambiente 50 O Ambiente 50 Atividade III 53 Fatos Portadores de Futuro 53 Unidade de Ensino IV Visão Estratégica / Visão do Presente 55 Etapa 3.1 Visão do Presente 56 Causas e Conseqüências dos Fatos Portadores de Futuro 56 Medidas de Curto e Médio Prazos 58 Atividade IV 61 Unidade de Ensino V Visão Estratégica / Visão de Futuro 62 Etapa 3.2 Visão de Futuro 62 Concepção (1º Passo da Etapa 3.2) - Realizar o Brainstorming 63 Avaliação (2º Passo da Etapa 3.2) - Cadastrar Peritos / elaborar Lista de Eventos Preliminares (LEP) 65 Avaliação (continuação) - Concluir a elaboração da LEP e redigir perguntas aos Peritos 67 Avaliação (continuação) - Digitar as perguntas no software / gerar 1º Mapa 70 2 / 2

3 Avaliação (continuação) - Descrição e instruções de preenchimento dos Mapas usados no tipo de cálculo Probabilidade ( Odds ) 71 Avaliação (continuação) - Digitação das respostas dos Peritos à 1ª consulta e geração do 2º Mapa no tipo de cálculo Probabilidade ( Odds ) 76 Avaliação (continuação) - Selecionar Eventos Definitivos Tipo de Cálculo Probabilidade ( Odds ) 80 Geração e Interpretação de Cenários (3º Passo da Etapa 3.2) - Gerar Matriz de Impactos Cruzados 83 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Realizar Teste de Consistência 86 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Verificar Motricidade e Dependência / Gerar Cenários / Identificar o Mais Provável 88 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Construir Cenários Ideal e de Tendência 91 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Redigir texto do Cenário Mais Provável 92 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) Critérios 96 Análise das Questões Estratégicas (4º Passo da Etapa 3.2). 101 Proposição de Medidas de Futuro (5º Passo da Etapa 3.2) Identificar Conseqüências e levantar Medidas 101 Atividade V 106 Unidade de Ensino VI Avaliação de Medidas e Gestão de Resistências / Consolidação 107 Etapa 3.3 Avaliação de Medidas e Gestão de Resistências 106 4ª FASE Consolidação 115 Atividade VI. 116 Palavras Finais 117 ANEXOS Glossário 119 Bibliografia / 3

4 Introdução Prezado Aluno: Esta Apostila, consiste numa Instrução Programada a condução de um Estudo Prospectivo - cujo objetivo de ensino é habilitar os Alunos a realizarem um Planejamento Estratégico apoiado por Cenários Prospectivos. Para tanto, apresenta, resumidamente, os principais fundamentos do Método Grumbach de Gestão Estratégica, bem como descreve o manuseio do software Puma 4.0 Sistema de Planejamento Estratégico e Cenários Prospectivos, um dos que informatizam o Método; o outro é o software Lince 1.0 Sistema de Simulação e Gestão de Futuro, objeto de uma diferente Apostila Básica, que não será aplicado neste Curso. Tipificação dos Cursos Apenas à guisa de ilustração, registra-se que a Brainstorming ministra outros Cursos, presenciais e on line, com diferentes cargas horárias, empregando os softwares Puma 4.0 e Lince 1.0 e voltados, respectivamente, para: a elaboração de Planejamentos Estratégicos apoiados em Cenários Prospectivos, empregando Simulação Monte Carlo; e a Análise de Parcerias Estratégias, levando em conta princípios da Teoria dos Jogos, que permitem a Gestão Estratégica, com base em análise de fatos novos obtidos pela Inteligência Competitiva. Havendo interesse dos Alunos em conhecer esses e outros produtos e serviços da empresa, bastará acessar a página ou se dirigir ao endereço apresentado no tópico Entre em contato! Grupos de Controle e de Perito Nos Cursos citados, os alunos, de acordo com sua quantidade, constituem um ou mais Grupos de Controle (GC), que conduzem um trabalho prático de elaboração de um Planejamento Estratégico de uma organização pública ou empresa privada, com ou sem fins lucrativos. Além disso, realizam consultas a um Grupo de Peritos, que serão os próprios alunos, diferentemente do que ocorre em Consultorias, em que esse papel é exercido por pessoas externas à organização que conduz o Planejamento. Havendo apenas um GC, os integrantes do mesmo se revezarão nas funções de condutores do Estudo e de Peritos. Com dois ou mais GC, um será Perito do outro. 4 / 4

5 No presente Curso, em que os trabalhos são individuais, cada Aluno fará as vezes de Grupo de Controle e Perito. Temas - Nos Cursos com vários alunos, cada GC recebe um Tema para desenvolver o trabalho. Neste Curso, o Tema será escolhido pelo próprio Alunos; detalhes sobre o mesmo são apresentados no tópico Tema para os Alunos / 5

6 Como Estudar O conteúdo básico deste Curso é apresentado na seguinte documentação, fornecida aos Alunos por meio de acesso ao nosso site: Essa Apostila ; Método Grumbach completo. Versão acadêmica do software Puma 4.0; e Aula para ser assistida de seu próprio computador. Para um melhor aproveitamento do material, esta Apostila descreve a seqüência em que o Estudo deve ser conduzido, com a indicação de Atividades a serem realizadas, juntamente com textos cuja leitura julgamos de grande importância. As etapas deste processo estão sintetizadas em um fluxograma, ao qual se associou um cronograma de trabalho (ver página seguinte). A duração prevista para este Curso é de sete semanas. Caberá a cada Aluno, conforme sua disponibilidade, compatibilizar a realização das Atividades com os períodos estabelecidos no cronograma. É importante observar que a Aula só estará disponível na primeira semana (sete dias). Portanto, o aluno deve assisti-la dentro deste período. Ao final desta Apostila há uma Bibliografia. Caso uma ou mais das obras indicadas estejam disponíveis para você, sua leitura será de utilidade para a realização deste Curso. Bom Estudo!... 6 / 6

7 Fluxograma e Cronograma de Estudo Atividade Pré requisito: Ler o Método Grumbach de Gestão Estratégica e escutar a palestra pela internet Unidade I: Identificação do Sistema; Abrir o software (versão acadêmica do Puma 4.0), criar um Estudo e estabelecer controles iniciais; Identificar e cadastrar os Dados Fundamentais do Sistema. Atividade I Relatórios dos Dados de Identificação do Sistema Unidade II: Diagnóstico Estratégico do Sistema. Atividade II Relatório de Pontos Fortes e Fracos do Sistema Época 1ª semana 2ª semana 3ª semana Unidade III: Diagnóstico Estratégico do Ambiente Atividade III Relatório de Oportunidades e Ameaças do Ambiente Unidade IV: Visão Estratégica / Visão do Presente Atividade IV Relatórios de Causas / Medidas e Conseqüências / Medidas Unidade V: Visão Estratégica / Visão de Futuro Atividade V Relatórios de Eventos, de Cenários e de Interpretação de Cenários. Facultativa: Descrição do Cenário Mais Provável Unidade VI: Visão Estratégica / Avaliação de Medidas e Consolidação Atividade VI Relatórios de Medidas e Minuta do Plano Estratégico 4ª semana 5ª semana 6ª semana 7ª semana... 7 / 7

8 DETALHAMENTO DAS UNIDADES DE ENSINO PRÉ REQUISITO AO MÓDULO - Leitura do Método Grumbach de Gestão Estratégica e audição da palestra pela internet UNIDADE I IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA - Levantar os Dados Fundamentais do Sistema: Histórico, Negócio, Missão, Visão, Valores, Fatores Críticos de Sucesso, Políticas, Objetivos Estratégicos, Estratégias, Metas e Planos em vigor. - Realizar a Atividade I Relatórios de Dados Fundamentais do Sistema UNIDADE II DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DO SISTEMA - O Sistema: Estrutura, Processos e Recursos - Realizar a Atividade II Relatório de Pontos Fortes e Fracos do Sistema UNIDADE III DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DO AMBIENTE - O Ambiente: Variáveis Externas e Atores - Realizar a Atividade III Relatório de Oportunidades e Ameaças do Ambiente UNIDADE IV VISÃO ESTRATÉGICA / VISÃO DO PRESENTE - Causas e Conseqüências dos Fatos Portadores de Futuro (Pntos Fortes e Fracos do Sistema / Oportunidades e ameaças do Ambiente) - Realizar a Atividade IV - Relatórios de Causas / Medidas e Conseqüências / Medidas UNIDADE V VISÃO ESTRATÉGICA / VISÃO DE FUTURO - Eventos Futuros (preliminares) (1º Passo - Concepção) - 1º Mapa de Opiniões: Probabilidades, Pertinências, Auto-avaliações e Impactos Cruzados (2º Passo - Avaliação) - 2º Mapa de Opiniões: Convergência (2º Passo - Avaliação) - Seleção de Eventos (definitivos) (2º Passo - Avaliação) - Matriz de Impactos Cruzados: Consistência, Motricidade e Dependência (3º Passo Geração e Interpretação de Cenários) - Geração de Cenários Prospectivos (3º Passo Geração e Interpretação de Cenários) - Interpretação: Acontecimentos, Conseqüências e Medidas (3º Passo Geração e Interpretação de Cenários) - Realizar a Atividade V Relatórios de Eventos, de Cenários e de Interpretação de Cenários. Facultativa: Descrição do Cenário Mais Provável UNIDADE VI AVALIAÇÃO DE MEDIDAS, GESTÃO DE RESISTÊNCIAS E CONSOLIDAÇÃO - Avaliar as Medidas levantadas e selecionar as validadas - Impactos das Medidas sobre os Dados Fundamentais do Sistema - Realizar a Atividade VI Relatórios de Medidas e Minuta do Plano Estratégico... 8 / 8

9 Entre em Contato! Brainstorming Assessoria de Planejamento e Informática Ltda Av. das Américas, nº 1155, sala Barra da Tijuca Rio de Janeiro / RJ - CEP Tel / Fax (PABX) (021) raul@brainstorming.com.br Home Page: Livros publicados: * * * * * * * * Prospectiva: A Chave para o Planejamento Estratégico. 2ª ed. Rio de Janeiro, Catau, 2000 Cenários Prospectivos: Como Construir um Futuro Melhor Rio de Janeiro, Editora da FGV, 2002 Algumas instituições que pensam estrategicamente o futuro: Banco do Brasil S. A. Banco Santander Banespa S. A. Brazshipping Marítima Ltda Grupo Battistella Departamento de Polícia Federal TV Globo Secretaria Nacional de Segurança Pública / MJ Corpos de Bombeiros Militares Brasileiros Ministério da Defesa Centro de Gestão e Estudos Estratégicos (CGEE) / Núcleo de Assuntos Estratégicos da Presidência da República (NAE / PR) Estado Maior da Aeronáutica Estado Maior do Exército Escolas de Comando e Estado Maior do Exército e da Aeronáutica 9 / 9

10 O Método Grumbach Prezado Aluno: texto alusivo ao Histórico, Evolução, Características e outros aspectos do Método Grumbach está contido na Introdução do guia de mesmo nome, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Sugerimos sua releitura, antes de prosseguir o exercício, para reforço do aprendizado / 10

11 TEMA PARA OS ALUNOS Para os fins deste trabalho, o Decisor Estratégico será o Presidente de uma empresa fictícia, de sua livre escolha (ou seja, você mesmo). O Sistema é essa empresa fictícia. O Ambiente é o Brasil ou o país em que você se encontra. O Horizonte Temporal será de cinco anos a partir da data que você inicie o curso.. Conseqüentemente, a missão de cada Aluno será: Construir Cenários Prospectivos, com eventos de interesse da Empresa tal, relativos ao Brasil {ou ao país onde o Aluno se encontre}, até 31/12/2xxx, a fim de subsidiar a elaboração de sugestões de Medidas a serem formuladas ao Conselho de Administração, quanto aos destinos da Empresa tal. Os Alunos simularão tanto o Grupo de Controle quanto o Grupo de Peritos: Grupo de Controle ao identificarem Fatos Portadores de Futuro e Eventos e interpretarem os Cenários gerados, propondo Medidas a eles relativas; Grupo de Peritos quando preencherem os Mapas de Opinião gerados software Puma 4.0. Assim, ao longo desta Apostila, todas as vezes em que os Alunos se depararem com instruções dirigidas ao GC ou aos Peritos, devem interpretá-las como se estivessem sendo formuladas aos próprios Alunos / 11

12 UNIDADE DE ENSINO I IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA Prezado Aluno: os aspectos teóricos da Identificação do Sistema estão contidos no tópico Fase 1 do Método Grumbach, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Sugerimos sua releitura, antes de prosseguir o exercício, para reforço do aprendizado. Esses Dados Fundamentais do Sistema constituem os parâmetros que orientarão a pesquisa a ser conduzida na Fase seguinte, denominada Diagnóstico Estratégico. Antes de se iniciar a digitação dos Dados Fundamentais do Sistema, devem-se executar algumas ações preparatórias, descritas a seguir.... Abrir o software, criar um Estudo e estabelecer controles iniciais A versão normal do software Puma é fornecida num estojo com dois CD-ROM: um de instalação e um de licença. Para instalá-lo, basta inserir o primeiro CD no drive próprio; o processo terá início automaticamente, cabendo ao usuário seguir as instruções apresentadas na tela. Ao final, deve-se substituir o CD de instalação pelo de licença e clicar no ícone com o formato de pata de animal que aparece na pasta <C:\Puma 4.0 > (Ou <C:\Puma Trial), criada durante a instalação, contendo várias subpastas, das quais a mais importante é a denominada Estudos. Sugere-se enviar esse ícone, como atalho, para a área de trabalho. A versão acadêmica não utiliza CD de licença. Na versão normal, caso o usuário não tenha inserido o CD de licença no drive, o Sistema apresentará uma pequena tela pedindo para digitar a letra correspondente ao mesmo (geralmente D, ou E, ou F ). A tela inicial do software, apresentada na próxima página, traz um menu com três comandos ( Puma, Estudo e Ajuda ) e quatro ícones ( Criar um novo Estudo, Abrir o Estudo, Fechar o Estudo e Ajuda do Puma ), cada qual com diferentes opções, listadas na tabela a seguir. 12 / 12

13 MENU DA TELA INICIAL DO SOFTWARE 1. Puma 1.1 Método Grumbach 1.2 Localização dos Estudos 1.3 Sair do Puma 2. Estudo Novo Abrir Fechar 2.4 Estudo Aberto Configuração Grupo de Controle Horizonte Temporal Configuração da Geração de Cenários Tipos de Atores Tipos de Variáveis Externas Tipos de Recursos Segurança Níveis de Acesso Permissões de Acesso Controle de Usuários Controle de Erros Efetuar Cópia de Segurança (backup) Copiar Estudo para outro local Opções Relatório personalizado 3. Ajuda Ajuda do Puma Sobre o Puma 4.0 Botões de Navegação: Muitas das telas apresentadas nesta Apostila dispõem de uma barra com comandos e botões de navegação, a seguir descritos. Comando Janela dá acesso à opção Fechar, que permite sair da tela. 13 / 13

14 Comando Registro - alternativa aos botões de navegação descritos mais adiante. Comando Localizar - dá acesso direto a um registro, pela digitação de seu nome. Ajuda remete o usuário ao menu Ajuda do Puma. Botão Primeiro dá acesso ao primeiro registro cadastrado na tela. Botão Anterior dá acesso ao registro anterior ao que está sendo visualizado. Botão Próximo - dá acesso ao registro seguinte ao que está sendo visualizado. Botão Último - acesso ao último registro cadastrado na tela. Botão Cancelar permite que o usuário apague um registro que está sendo digitado, antes que ele seja gravado. Botão Excluir permite que o usuário exclua do cadastro um registro já gravado. Botão Inserir permite que o usuário insira um novo registro, digitando-o no campo Nome. Botão Gravar deverá ser acionado pelo usuário, após ter digitado um novo registro, para gravá-lo. Botão Método remete o usuário à tela Método Grumbach ( ver item 1.2, mais adiante). Botão Ajuda remete o usuário à Ajuda do Puma. Botão Fechar permite sair da tela. Algumas operações de navegação geram diferentes Avisos: Excluir Registros Confirmação de Exclusão Gravar Alterações Tentativas de modificar diferentes registros 14 / 14

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16 1. Comando Puma Clicando-se no comando Puma, abre-se um menu com três opções, apresentadas na figura a seguir Puma / Método Grumbach Apresenta de maneira esquemática as Fases e Etapas do Método. Clicando-se em qualquer uma das caixas (por exemplo, Visão ), abre-se a correspondente Ajuda do Puma, mostrando definições e procedimentos a adotar com relação ao item selecionado. (Ver figuras na página seguinte) 16 / 16

17 1.2 - Puma / Localização dos Estudos Apresenta o diretório onde os Estudos estão arquivados. Por default, isso ocorre na já mencionada subpasta <C: \ Puma 4.0 (Ou C:\Puma Trial) \ Estudos >. Caso o Puma esteja operando em rede, o usuário deverá alterar esse local, inserindo o endereço IP do servidor onde o Sistema for instalado, e clicar no botão Gravar. Caso ocorram erros nesse processo, o usuário deverá clicar no botão Restaurar, para fazer o Sistema reassumir o default Puma / Sair do Puma Fecha o software. Na versão normal, para reabri-lo, é necessário que o CD de licença esteja no drive próprio Comando Estudo Clicando-se no comando Estudo, abre-se um menu com quatro opções (uma delas ainda não ativada), apresentadas na figura a seguir. 17 / 17

18 2.1 - Estudo / Novo Permite a criação de um novo Estudo no software. Como alternativa, pode-se utilizar o primeiro ícone da tela ( Criar um novo Estudo ) Cada GC (Aluno) deverá criar, na cópia do software que estiver utilizando, um Estudo, denominado preferencialmente com o título abreviado de seu Tema (Por exemplo: Empresa tal 2011). Em seqüência, deverá estabelecer uma série de controles, especificados mais adiante. Um Estudo armazena todas as informações utilizadas nas diversas fases do Método Grumbach, cujas atividades podem se estender por várias semanas, pela necessidade de consultas aos Peritos. O Sistema permite também que se conduza o acompanhamento permanente da situação que foi objeto de um Estudo. Para tanto, deve-se manter arquivado o Estudo inicial, preservando-se a memória do trabalho, e criar cópias do mesmo, nas quais sejam introduzidas progressivamente as alterações provenientes do monitoramento do Sistema e do Ambiente. Um Estudo deve receber um nome significativo e registrar a época de sua realização, ou o seu Horizonte Temporal (por exemplo: Empresa WXYZ 2004 ; Visão de Futuro 2008 ; Empresa YZXW / Acompanhamento da Situação ). Clicando-se seguidamente nas opções Estudo/ Novo, é apresentada a tela Novo Estudo. O usuário deverá digitar um nome de até 25 caracteres e clicar sobre o botão Criar. O Sistema criará um novo arquivo, contendo um Estudo vazio, com esse nome e a extensão Puma, dentro do diretório C: \ Puma 4.0 (Ou C:\Puma Trial) \ Estudos (criado automaticamente quando o software é instalado), e abrirá esse Estudo com o usuário padrão (Usuário MASTER e senha MASTER). 18 / 18

19 A Brainstorming, periodicamente, introduz modificações evolutivas no software, e, conseqüentemente, cria novos releases (atualizações), disponibilizados para os clientes em sua página na Internet. Caso o usuário tenha acabado de instalar um novo release, é possível que o software exiba a tela abaixo, para atualizar um novo Estudo recém criado, ou um anterior, que esteja sendo aberto. O usuário deverá clicar em Sim, e o Sistema exibirá outra tela: A seguir, o Sistema perguntará ao usuário se ele deseja criar uma cópia de segurança do Estudo. Trata-se de um arquivo, com o mesmo nome, mas com a extensão.bak, criado na mesma pasta <C: \ Puma 4.0 (Ou C:\Puma Trial) \ Estudos>. Uma vez criado o Estudo, será exibida uma tela de Aviso: 19 / 19

20 Adicionalmente, na parte superior da tela principal, acima da Barra de Ferramentas, será exibido o nome do Estudo, entre colchetes, indicando que ele é o Estudo aberto no momento. O menu principal, por sua vez, passará a exibir, além das opções Puma, Estudo e Ajuda, outras que indicam as demais fases do Método (Diagnóstico Estratégico etc) Estudo / Abrir Permite a abertura de um Estudo já existente no software. Como alternativa, pode-se utilizar o segundo ícone da tela ( Abrir um Estudo ) Nas próximas vezes em que o software vier a ser utilizado, o usuário, para acessar o Estudo que criou, deverá empregar a opção Abrir Estudo. É apresentada a tela Abrir Estudo, apresentada na página seguinte, que relaciona os Estudos armazenados previamente O usuário poderá selecionar o arquivo que contém o Estudo já criado e abri-lo. Para isso, basta clicar duas vezes sobre o ícone desse arquivo, ou apenas uma vez e, a seguir, acionar o botão Abrir. Ao ser criado um novo Estudo, ou aberto um já existente, a pessoa que o criou será logada como Usuário MASTER desse Estudo, com Nível de Acesso ADMINISTRADOR e Senha MASTER. Isso será indicado por outras telas apresentadas na página seguinte. Na parte inferior da tela principal, serão apresentadas as indicações - Usuário: MASTER e Nível de Acesso: ADMINISTRADOR. 20 / 20

21 Clicando em OK, o Estudo será aberto e o Sistema emitirá um Aviso. Caso não haja grandes preocupações de sigilo com o conteúdo do Estudo, o usuário poderá manter esse padrão (default), devendo ter em mente, todavia, que, nessas condições, outras pessoas com acesso ao software Puma 4.0 poderá abrir esse Estudo. Caso o usuário deseje proteger o seu Estudo, deverá clicar seguidamente nas opções Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Controle de Usuários. Nesta última, será apresentada a tela Controle de Usuários do Estudo, na qual o usuário MASTER, que aparece como padrão, poderá alterar sua Senha. 21 / 21

22 A partir dessa alteração, todas as vezes em que esse Estudo for aberto, a tela Usuário e senha do Estudo, embora seja exibida com os padrões ( default ), só permitirá a abertura do Estudo se, no campo Senha, o usuário digitar aquela nova que houver sido criada Estudo / Fechar Fecha o Estudo que se encontra aberto. Como alternativa, pode-se utilizar o terceiro ícone da tela ( Fechar o Estudo ) Estudo / Estudo Aberto Só é ativada depois que se abre um Estudo. Ao ser acionada, abre um menu com três outras opções ( Configuração, Segurança e Opções ). Vejamos cada uma delas separadamente. 22 / 22

23 Estudo / Estudo Aberto / Configuração Oferece ao usuário 6 (seis) possibilidades: Grupo de Controle, Horizonte Temporal, Configuração da Geração de Cenários, Tipos de Atores, Tipos de Variáveis Externas e Tipos de Recursos Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Grupo de Controle Esses comandos permitem ao usuário cadastrar a Data de Início do Estudo, os nomes do Decisor Estratégico e de cada um dos integrantes do GC (no caso, apenas o do Aluno) (campo Participantes ) e detalhes sobre cada um deles; para esse fim, deve-se selecionar o nome da pessoa e clicar em Contato. As telas correspondentes são apresentadas na página seguinte. 23 / 23

24 Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Horizonte Temporal O usuário deverá registrar o Horizonte Temporal do Estudo data limite do mesmo, na forma dd/mm/aaaa; p/ ex 31/12/ / 24

25 Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Configuração da geração de Cenários: Esta tela permite ao usuário realizar duas configurações para a geração de Cenários: o Número de Simulações e o Tipo de Cálculo Impacto ( Correção Quadrática ) ou Probabilidade ( Odds ). Vejamos cada um delas separadamente. Número de Simulações O software utiliza, para a geração de Cenários, uma técnica conhecida como Simulação Monte Carlo, a qual, como o próprio nome indica, simula, milhares de vezes, as diferentes seqüências em que os Eventos podem ocorrer ou deixar de ocorrer dentro dos vários Cenários possíveis, levando em conta as probabilidades, originais e impactadas, de ocorrência desses Eventos. Como padrão, o software executa simulações. Essa quantidade pode ser modificada, na tela apresentada pelo comando ora analisado: Quanto maior for a quantidade de simulações, mais tempo será requerido pelo software para processar a geração de Cenários, e maior a convergência dos resultados. Tipo de Cálculo As duas modalidades de cálculo Impacto e Probabilidade -, além de utilizarem, para seu processamento, diferentes algoritmos (respectivamente Correção Quadrática e Odds ), cuja explicação técnica é desnecessária aos usuários, afetam as maneiras como os Peritos (Alunos) deverão responder às perguntas que lhes forem formuladas pelo GC (Alunos). 25 / 25

26 A definição do Tipo de Cálculo deverá ser feita ao início do Estudo, bem antes do envio das consultas aos Peritos (Alunos). No tipo Impacto, os Peritos (Alunos) responderão a três consultas (ver item 3.2 Visão de Futuro): na primeira, registrarão: as probabilidades de ocorrência (escala de 0% a 100%) que visualizarem para os Eventos futuros submetidos pelo GC (Alunos) à sua avaliação; as pertinências (nível de importância escala de 1 a 9) dos mesmos para o Estudo em curso; e auto-avaliações (escala de 1 a 9), ou seja, os graus de conhecimento que acreditem deter sobre os temas desses Eventos; na segunda, denominada Convergência de Opiniões, depois de receberem do GC (Aluno) um novo Mapa, contendo os valores médios das opiniões de todos os Peritos (Aluno), calculados pelo Puma, registrarão, se assim o desejarem, alterações em suas respostas originais; e na terceira, conhecida como Impactos Cruzados, assumindo as hipotéticas ocorrências efetivas, uma a uma, de cada um dos Eventos, assinalarão o que esses fenômenos provocariam, em seu entender, nas probabilidades de ocorrência dos demais (aumento, redução ou não interferência); para tanto, deverão servir-se de uma tabela com valores de (+) 5 (aumento máximo) a (-) 5 (redução máxima), passando pelo zero (não interferência). A esses valores, dá-se o nome de Impactos. No tipo Probabilidade, os Peritos responderão a duas consultas (ver item 3.2 Visão de Futuro): na primeira, assinalarão, inicialmente, como no tipo Impacto, suas opiniões sobre as probabilidades de ocorrência (escala de 0% a 100%) e as pertinências (escala de 1 a 9) dos Eventos futuros, bem como suas auto-avaliações (escala de 1 a 9); a seguir, à semelhança do procedimento adotado na terceira consulta ( Impactos Cruzados ) do tipo de cálculo anterior, assumirão também as hipotéticas ocorrências efetivas, uma a uma, de cada um dos Eventos, e registrarão agora em porcentuais de 1% a 99%, e não na citada escala de (+) 5 a (-) 5, nem na de 0% a 100% as novas probabilidades que cada Evento, em suas opiniões, passaria a ter, em função daqueles fenômenos; e na segunda, à semelhança do procedimento adotado na segunda consulta ( Convergência de Opiniões ) do tipo anterior, depois de receberem do GC (Aluno) um novo Mapa, contendo os valores médios das opiniões de todos os Peritos, 26 / 26

27 calculados pelo Puma, registrarão, se assim o desejarem, alterações em suas respostas originais. O software Puma, por default, abre a tela na modalidade Impacto ( Correção Quadrática ). Caso o usuário deseje alterar o tipo de cálculo para Probabilidade ( Odds ), o Sistema exibirá uma tela de aviso: Só o usuário de nível Administrador do Estudo tem acesso à tela Configuração da geração de Cenários. Recorda-se que, para alterar o Número de simulações ou o Tipo de cálculo, é necessário deter conhecimentos técnicos especializados, que serão ministrados durante o Curso. Importante: Neste Curso, utilizaremos apenas o Tipo de Cálculo Probabilidade. Assim, os Alunos, ao abrirem a tela Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Configuração da geração de Cenários, deverão assinalar a caixa Probabilidade (Odds) e clicar no botão Gravar Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Tipos de Atores Clicando-se seguidamente nessas opções, abre-se a tela Tipos de Atores, apresentada na página seguinte, que permite cadastrar e visualizar os nomes e as descrições dos diferentes tipos de Atores que serão avaliados na Fase do Diagnóstico Estratégico do Ambiente. Por padrão, o Sistema traz, pré-cadastrados, mas sem suas descrições, os seguintes tipos: Organizações, Governo, Parceiros, Substitutos, Concorrentes, Fornecedores, Novos Entrantes e Clientes. O usuário poderá cadastrar e descrever outros tipos de Atores. Posteriormente, na opção Diagnóstico Estratégico / Ambiente / Atores, avaliará cada um deles detalhadamente, em particular quanto a suas Estratégias, de forma a verificar se as mesmas constituem Ameaças, Oportunidades ou aspectos neutros do Ambiente. 27 / 27

28 O Sistema só permitirá a avaliação, na Fase de Diagnóstico Estratégico, dos Atores que houverem sido cadastrados nesta função Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Tipos de Variáveis Externas Clicando-se seguidamente nessas opções, abre-se a tela Tipos de Variáveis Externas, apresentada na página seguinte, que permite cadastrar e visualizar os nomes e as descrições dos diferentes tipos de Variáveis que serão avaliadas na Fase do Diagnóstico Estratégico do Ambiente. Por padrão, o Sistema traz, pré-cadastrados, mas sem suas descrições, os seguintes tipos: Meio Ambiente, Tecnológicas, Psicossociais, Militares, Econômicas e Políticas. O usuário poderá cadastrar e descrever outros tipos de Variáveis Externas. Posteriormente, na opção Diagnóstico Estratégico / Ambiente / Variáveis Externas, avaliará cada uma delas detalhadamente, de forma a verificar se as mesmas constituem Ameaças, Oportunidades ou aspectos neutros do Ambiente. O Sistema só permitirá a avaliação, na Fase de Diagnóstico Estratégico, das Variáveis Externas que houverem sido cadastradas nesta função. 28 / 28

29 Estudo / Estudo Aberto / Configuração / Tipos de Recursos Clicando-se seguidamente nessas opções, abre-se a tela Tipos de Recursos, apresentada na página seguinte, que permite cadastrar e visualizar os nomes e as descrições dos diferentes tipos de Recursos que serão avaliados na Fase do Diagnóstico Estratégico do Sistema. Por padrão, o Sistema traz, pré-cadastrados, mas sem suas descrições, os seguintes tipos: Recursos Humanos, Recursos Materiais, Recursos Financeiros e Recursos Tecnológicos. O usuário poderá cadastrar e descrever outros tipos de Recursos. Posteriormente, na opção Diagnóstico Estratégico / Sistema / Recursos, avaliará cada um deles detalhadamente, de forma a verificar se constituem Pontos Fortes, Fracos ou Neutros do Sistema. O Sistema só permitirá a avaliação, na Fase de Diagnóstico Estratégico, dos Recursos que houverem sido cadastrados nesta função. 29 / 29

30 Vistas as possibilidades da opção Estudo / Estudo Aberto / Configuração, passemos à opção Segurança Estudo / Estudo Aberto / Segurança Oferece ao usuário 6 (seis) possibilidades: Níveis de Acesso, Permissões de Acesso, Controle de Usuários, Controle de Erros, Efetuar Cópia de Segurança (backup) e Copiar Estudo para outro local. 30 / 30

31 Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Níveis de Acesso Clicando seguidamente nessas opções, o usuário logado nesse Estudo com o nível de acesso ADMINISTRADOR, e apenas ele, poderá criar outros níveis. É apresentada então uma tela denominada Cadastro dos Níveis de Acesso ao Estudo, que permite visualizar todos os Níveis de Acesso do Estudo em questão disponíveis, bem como criar outros. Não é permitido apagar o Nível de Acesso ADMINISTRADOR. Caso seja selecionada essa opção, o Sistema apresentará uma mensagem de erro Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Permissões de Acesso Clicando seguidamente nessas opções, o usuário logado nesse Estudo com o nível de acesso ADMINISTRADOR, e apenas ele, poderá conceder permissões de acesso dos a cada um dos Níveis de Acesso cadastrados. É apresentada então uma tela (ver página seguinte) denominada Permissões de acesso ao Estudo, que permite visualizar e/ou alterar todas as permissões associadas a um determinado Nível de acesso ao Estudo em questão. As permissões de acesso atribuídas ao nível ADMINISTRADOR incluem a possibilidade de acesso a todas as opções do menu Estudo / Estudo Aberto. Para os demais níveis de acesso, as permissões não incluem essas opções. O acesso às funcionalidades disponíveis em cada uma das fases da Método é seletivo, sendo que, para cada função, podem ser selecionadas três opções: Total - permite ao usuário acesso irrestrito à função; Visualização permite que o usuário visualize os dados mas não os altere; Nenhum Não permite que o usuário tenha acesso à função. 31 / 31

32 Estão disponíveis, também, além dos botões para Gravar alterações e Fechar a tela, dois outros, que permitem Adicionar todos os direitos ou Retirar todos os direitos do nível de acesso selecionado, referente ao Estudo em questão Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Controle de Usuários Esta opção já foi mencionada, no item 2.2 Estudo / Abrir, quando se abordou a possibilidade de o usuário MASTER alterar sua senha. Só ele, que tem o nível de acesso ADMINISTRADOR, pode autorizar o cadastramento de outros usuários Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Controle de Erros Constitui um registro automático de erros de Sistema. Caso o software emita avisos de erro, o usuário deverá procurar o suporte técnico, que lhe pedirá para abrir essa tela e ler seu conteúdo. 32 / 32

33 Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Efetuar cópia de segurança (backup) Clicando-se seguidamente nessas opções, o programa gerará uma cópia de segurança ( <nome do Estudo.bak> ), que será arquivada na pasta <C: \ Puma 4.0 \ Estudos> e exibirá a seguinte mensagem: Todas as vezes em que esse Estudo for aberto, o Sistema perguntará ao usuário se deseja atualizar a cópia de segurança. 33 / 33

34 Estudo / Estudo Aberto / Segurança / Copiar Estudo para outro local Esta opção permite que o usuário crie uma outra cópia do Estudo, não mais com a extensão.bak, mas como.puma (idêntica ao Estudo original), e a arquive em outro diretório que não a pasta <C: \ Puma 4.0 \ Estudos>. Vistas as possibilidades da opção Estudo / Estudo Aberto / Segurança, passemos ao comando Opções Estudo / Estudo Aberto / Opções - Oferece ao usuário uma possibilidade: Relatório Personalizado Estudo / Estudo Aberto / Opções / Relatório Personalizado O software Puma disponibiliza para o usuário um grande número de relatórios, como se verá ao longo desta Apostila. Caso os mesmos não atendam completamente às necessidades do usuário, este poderá solicitar ao suporte técnico a montagem de outros, mais específicos. Uma vez analisadas essas necessidades, a empresa 34 / 34

35 verificará a possibilidade de atender a elas e orientará o usuário quanto ao uso deste comando, para obter os novos relatórios. 3. Comando Ajuda - Clicando-se no comando Puma, abre-se um menu com duas opções, apresentadas na figura a seguir. 1.1 Ajuda / Ajuda do Puma Abre um menu denominado Tópicos de Ajuda - Puma (ver figura na página seguinte), semelhante aos adotados em outros aplicativos sobejamente conhecidos (editores de texto, de apresentações, de planilhas, de bancos de dados etc). A maioria das telas do Puma dispõe de um botão de acesso a esse menu. 1.2 Sobre Indica a versão, a série e o release da cópia do software que está sendo utilizada. Menciona também a base legal dos direitos autorais e apresenta alguns dados sobre a empresa. A tela correspondente está apresentada após a de Tópicos de Ajuda. 35 / 35

36 / 36

37 A partir deste ponto, passaremos a abordar cada um dos demais comandos da barra de ferramentas principal do software, ativados após a criação ou abertura de um Estudo, e correspondentes às fases do Método, a saber: Identificação do Sistema Diagnóstico Estratégico Visão Estratégica Consolidação... Identificar e cadastrar os Dados Fundamentais do Sistema Importante: Um dos propósitos do presente Curso é ministrar os fundamentos do Método Grumbach, com vistas a habilitar os Alunos a elaborar os Planejamentos Estratégicos, com apoio de Cenários Prospectivos, de suas empresas. Assim, além de estudar a descrição dos comandos do software utilizados nas diferentes Fases, ressalta-se, uma vez mais, que será importante, para os Alunos, reler o embasamento teórico das mesmas, no Método Grumbach, que lhes está sendo fornecido. Ali, na Fase 1 Identificação do Sistema, são apresentadas em detalhes as características de cada um dos Dados Fundamentais do Sistema. (*) Obs: para simplificação da linguagem, daqui em diante passaremos a designar como instituição a organização pública ou empresa privada que realiza o Estudo. Uma vez definido o problema pelo Decisor Estratégico, o GC (Aluno) iniciará efetivamente seu trabalho, identificando e registrando no software Puma os dados enumerados a seguir. Atenção: a versão acadêmica do Puma, baixada da Internet pelos Alunos, só permite o registro de 5 (cinco) exemplos de Valores, Fatores Críticos de Sucesso, Objetivos, Políticas, Estratégias e Metas. Adicionalmente, considerando-se que o tempo disponível é exíguo, os Alunos, ao cadastrarem outros Dados Fundamentais de natureza discursiva (Histórico, Negócio, Missão, Visão), deverão se preocupar com a concisão. 37 / 37

38 COMANDO DO SOFTWARE PUMA PARA IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA Esses dados são registrados em um conjunto de Relatórios, que podem ser extraídos do software Puma, por meio do comando Relatórios, existente ao final do menu apresentado acima. Apresentam-se, a seguir, as telas correspondentes a cada um desses comandos, extraídas de um Estudo didático realizado com uma empresa fictícia a Nós Informática Ltda. Histórico - Parte destinada à preservação da memória da instituição. Deve conter um breve relato de como começou a existir, as principais alterações por que passaram seus Dados Fundamentais ao longo dos anos e uma seqüência dos principais momentos da instituição até os dias atuais. 38 / 38

39 Negócio - O Negócio aponta a área de atuação à qual a instituição quer se dedicar, considerando o universo de possibilidades existentes no ambiente empresarial em que se insere. Missão Estabelece o que a instituição faz hoje, para quem o faz, e o que ela deseja alcançar no futuro. É uma declaração explícita das razões de sua existência. Na declaração de missão, o propósito é estabelecido, normalmente, em termos do papel social desempenhado pela instituição. Visão Estabelece o que a instituição quer ser no futuro. É o que se sonha para o negócio. A perseguição desse sonho é o que deve manter a instituição viva. É o que a energiza e inspira. A visão energiza a instituição, enquanto a missão dá rumo a ela. A visão é inspiradora, enquanto a missão é motivadora. Kodak: Ser líder mundial em imagens. 39 / 39

40 Valores São os princípios - guia da instituição, que são incorporados à sua maneira de agir. São conjuntos de padrões éticos que norteiam a sua vida cotidiana e a dos seus integrantes. Mais do que uma simples declaração de princípios, os valores se revelam pelas atitudes e comportamentos que a instituição adota diante dos desafios que enfrenta ao longo de sua existência. Fatores Críticos de Sucesso São pré-condições internas, de diferentes naturezas, relacionadas tanto a seus ativos tangíveis quanto aos intangíveis, e essenciais para que a instituição atinja seus Objetivos. 40 / 40

41 Políticas Diretrizes gerais que expressam os limites dentre os quais as ações dos integrantes da instituição devem se desenvolver, na busca dos seus Objetivos Estratégicos e Metas. Devem ser coerentes com os limites éticos estabelecidos pelos Valores compartilhados pela instituição. Objetivos Estratégicos São os alvos ou situações concretas que se pretende atingir. Consistem no que queremos alcançar. 41 / 41

42 Estratégias Diretrizes abrangentes que estabelecem como a instituição irá conquistar seus objetivos e, conseqüentemente, cumprir sua missão. Metas São passos ou Etapas perfeitamente quantificados, com responsáveis, recursos e prazos definidos, e coerentes com uma determinada Estratégia para que os Objetivos Estratégicos ou Setoriais sejam alcançados. 42 / 42

43 Planos preexistentes - Documentos oficiais da instituição, não necessariamente formalizados, que consolidam os resultados da atividade de planejamento. O Plano Estratégico em vigor é um desses documentos que, por sua vez, pode gerar vários planos setoriais decorrentes, como o de RH, de Material, de Administração, de Finanças, de Operações, de Comunicação Social e Marketing, de Ciência e Tecnologia, de Monitoramento e outros. Comando do software Puma para obtenção dos Relatórios alusivos a cada um dos Dados Fundamentais descritos / 43

44 Atividade I Acione, um por um, os comandos apresentados na tela acima, alusivos aos Relatórios dos Dados de Identificação do Sistema. Ao se abrirem as telas correspondentes, confira se cada uma deles reflete com exatidão os dados registrados ao longo dessa Fase. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente nelas. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Relatórios deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. Empresa tal-2011) seguido do nome do Relatório (Histórico, Negócio etc). Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo drop-down, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. Faça isso para todos os Relatórios dos Dados de Identificação do Sistema. Ao final, localize esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc > / 44

45 UNIDADE DE ENSINO II DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DO SISTEMA Prezado Aluno: os aspectos teóricos do Diagnóstico Estratégico, tanto do Sistema quanto do Ambiente (Unidade de Ensino III) estão contidos no tópico Fase 2 do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Sugerimos sua releitura, antes de prosseguir o exercício, para reforço do aprendizado. COMANDOS DO SOFTWARE PUMA PARA O DESENVOLVIMENTO DO DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO Menu inicial da Fase de Diagnóstico Estratégico: O Sistema (Estrutura Organizacional, Processos e Recursos) O Sistema é a instituição. A análise desse Sistema deve ser iniciada pela constatação, pelo usuário, de que foram bem compreendidos seus Dados Fundamentais, levantados na Fase anterior, em especial aqueles relacionados com o Negócio e o seu propósito (Missão, Visão, e Objetivos Estratégicos). Seguemse as Análises Organizacional (da Estrutura), Funcional (dos Processos) e dos Recursos (meios de toda ordem), visando à identificação da atual situação das Variáveis Endógenas (Padrões e Indicadores de Qualidade e Produtividade e Outras Variáveis) e dos Atores Internos (Clientes e Fornecedores internos). 45 / 45

46 Menu de acesso aos parâmetros do Sistema (Estrutura / Processos / Recursos): Análise Organizacional (Estrutura) - Consiste num Estudo detalhado da estrutura da instituição por meio da análise do seu organograma e das atribuições de cada um de seus elementos organizacionais, com o propósito de verificar sua adequação ao cumprimento da Missão. Tela para configuração da Estrutura Organizacional: Clique no botão Ajuda para conhecer o funcionamento de cada um dos comandos disponíveis nesta tela ( Criar Elemento, Criar sub-elemento, Excluir Elemento, Renomear, Documentos, Gerar Relatório, Atribuições, Políticas Setoriais, Fatores Críticos Setoriais, Objetivos Setoriais, Estratégias e Metas Setoriais, Avaliação Estrutural, Método Grumbach, Ajuda e Fechar. Importante: registre uma estrutura muito simplificada da empresa fictícia. O ponto vital deste passo é a Avaliação Estrutural. Clique no botão correspondente e, na tela que se abrir, registre apenas um Indicador relativo à Estrutura, assinalando, na parte inferior, se ele constitui um Ponto Forte, Fraco ou Neutro / 46

47 Análise Funcional (Processos) Consiste num Estudo detalhado de todos os Processos da instituição, bem como de seus Padrões e Indicadores de Qualidade e Produtividade, partindo-se de seus Macroprocessos (grandes conjuntos de atividades-fim). Tela para configuração dos Processos: Clique no botão Ajuda para conhecer o funcionamento de cada um dos comandos disponíveis nesta tela ( Criar Elemento, Criar sub-elemento, Excluir Elemento, Renomear, Descrição, Documentos, Indicadores, Relatório de Processos, Método Grumbach, Ajuda e e Fechar. Importante: registre um conjunto simplificado dos Macroprocessos da empresa fictícia. O ponto vital deste passo é o levantamento de Indicadores. Clique no botão correspondente e, na tela que se abrir, registre apenas um Indicador para cada Macroprocesso, assinalando, na parte inferior, se ele constitui um Ponto Forte, Fraco ou Neutro / 47

48 Análise de Recursos (Meios) Consiste no Estudo detalhado de todos os Recursos de que a instituição dispõe para cumprir sua Missão, a saber, Humanos, Materiais, Financeiros, Tecnológicos, Administrativos e outros, com o propósito de verificar a situação das Variáveis endógenas e/ou indicadores relacionados a esses Recursos. Tela para configuração dos Recursos: Clique no botão Ajuda para conhecer os comandos disponíveis nesta tela. Importante: O ponto vital deste passo é o levantamento de Indicadores. Registre apenas um Indicador para cada tipo de Recurso cadastrado, assinalando, na parte inferior, se ele constitui um Ponto Forte, Fraco ou Neutro / 48

49 Atividade II Clique seguidamente em Diagnóstico Estratégico / Relatórios / Sistema. No menu que se abrirá, acione, um por um, os comandos Estrutura Organizacional/Listagem, Processos/Listagem e Recursos/Listagem. Cada um desses comandos permite acessar um diferente Relatório. Ao se abrirem as telas correspondentes, confira se cada uma deles reflete com exatidão os dados registrados ao longo desta Fase. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente nelas. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Relatórios deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. Empresa tal -2011) seguido do nome do Relatório (Estrutura, Processos, Recursos). Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo drop-down, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. Faça isso para aqueles três parâmetros do Sistema. Prosseguindo, clique seguidamente em Diagnóstico Estratégico / Fatos Portadores de Futuro / Pontos Fortes e Fracos. Novo Relatório será gerado. Salve-o da mesma forma descrita acima, com o nome Pontos Fortes e Fracos. Ao final, localize esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc > / 49

50 UNIDADE DE ENSINO III DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DO AMBIENTE Prezado Aluno: os aspectos teóricos do Diagnóstico Estratégico, tanto do Sistema (unidade de Ensino II) quanto do Ambiente, estão contidos no tópico Fase 2 do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Sugerimos sua releitura, antes de prosseguir o exercício, para reforço do aprendizado. O Ambiente (Variáveis Externas e Atores) O Ambiente pode ser definido como tudo aquilo que, não pertencendo ao Sistema em Estudo, com ele interage de alguma forma. A Análise do Ambiente deve ser efetuada pelo usuário utilizando técnicas de Inteligência Competitiva, para identificar as Variáveis Externas e os Atores que, de alguma forma, influenciaram (Análise Retrospectiva) e/ou influenciam o Sistema, e observar seus comportamentos. A Análise do Ambiente pressupõe a existência de uma Sistemática de Inteligência Competitiva que permita a busca, coleta, análise e disseminação de informações para o acompanhamento do comportamento de Variáveis Externas e das Estratégias adotadas pelos Atores relevantes que atuam no Ambiente. Menu de acesso aos parâmetros do Ambiente (Variáveis Externas e Atores): Variáveis Externas Fenômenos e/ou circunstâncias presentes no Ambiente que podem, de alguma forma, influenciar favorável ou desfavoravelmente o Sistema; podem ser tipificadas como Políticas, Econômicas, Sociais, Militares ou de Segurança Institucional, de Meio Ambiente, Científico-Tecnológicas e outras, tanto no campo nacional quanto no regional e no internacional. 50 / 50

51 Tela para configuração das Variáveis Externas: Clique no botão Ajuda para conhecer os comandos disponíveis nesta tela. Importante: Registre apenas uma Variável Externa para cada tipo cadastrado, assinalando, na parte inferior, se ela constitui uma Oportunidade, Ameaça ou aspecto Neutro / 51

52 Atores Externos Indivíduos e/ou instituições presentes no Ambiente que podem, por sua atuação, influenciar favorável ou desfavoravelmente o Sistema; podem ser tipificados como Clientes, Fornecedores, Parceiros, Concorrentes, Governo, Novos Entrantes, Produtos / Serviços Substitutos, Organizações e outros, tanto no campo nacional quanto no regional e no internacional. Tela para configuração dos Atores e suas Estratégias: Clique no botão Ajuda para conhecer os comandos disponíveis nesta tela. Importante: Registre apenas um Ator para cada tipo cadastrado. Nas abas Objetivos Estratégicos, Óbices e Estratégias, descreva um,de cada qual desses comportamentos que você visualiza para aquele Ator. Ainda na aba Estratégias, assinale, usando o drop-down ali existente, se ela constitui uma Oportunidade, Ameaça ou aspecto Neutro / 52

53 Atividade III Clique seguidamente em Diagnóstico Estratégico / Relatórios / Ambiente. No menu que se abrirá, acione, um por um, os comandos Variáveis Externas/Listagem e Atores/Objetivos, Óbices e Estratégias. Cada um desses comandos permite acessar um diferente Relatório. Ao se abrirem as telas correspondentes, confira se cada uma deles reflete com exatidão os dados registrados ao longo dessa Fase. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente nelas. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Relatórios deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. Empresa tal -2011) seguido do nome do Relatório (Variáveis Externas, Atores). Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo dropdown, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. Faça isso para aqueles dois parâmetros do Ambiente. Prosseguindo, clique seguidamente em Diagnóstico Estratégico / Fatos Portadores de Futuro / Oportunidades e Ameaças. Novo Relatório será gerado. Salve-o da mesma forma descrita acima, com o nome Oportunidades e Ameaças. Ao final, localize esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >... Fatos Portadores De Futuro Em cada uma das telas de configuração, foram registrados Fatos Portadores de Futuro, isto é, os Pontos Fortes e Fracos do Sistema e as Oportunidades e Ameaças do Ambiente. Como já explicado nas Atividades II e III, o software Puma integra esses dados em Relatórios, que podem ser obtidos por meio do seguinte comando: Os Relatórios citados são gerais, ou seja, o de Pontos Fortes e Fracos engloba os dados lançados nos três parâmetros do Sistema (Estrutura Organizacional, 53 / 53

54 Processos e Recursos), e o de Oportunidades e Ameaças arrola os constantes dos parâmetros do Ambiente (Variáveis Externas e Atores). Todavia, o software Puma permite a emissão de outros Relatórios individualizados, também já explicados nas Atividades II e III, ou seja, um para cada parâmetro mencionado, por meio dos seguintes comandos: Concluindo, pode-se dizer que esta Fase tem duas grandes características: Pesquisa e Compreensão. Concluída a Pesquisa (Diagnóstico Estratégico), a instituição disporá de um conjunto de Fatos Portadores de Futuro. Nesse momento, o GC deve se reunir, para que cada integrante transmita aos demais os resultados de seu Estudo, disseminando e homogeneizando conhecimentos, uma vez que, provavelmente, em função da divisão de tarefas, cada um terá analisado apenas alguns aspectos do Sistema e/ou do Ambiente esse, o sentido sistêmico e global de Compreensão. Na Fase seguinte Visão Estratégica esses Fatos Portadores de Futuro serão interpretados na Etapa de Visão de Presente, e, na Etapa de Visão de Futuro, utilizados pelo GC numa sessão de brainstorming, para a identificação de Eventos Futuros / 54

55 UNIDADE DE ENSINO IV VISÃO ESTRATÉGICA / VISÃO DE PRESENTE Prezado Aluno: os aspectos teóricos da Visão Estratégica, alusivos às suas Etapas de Visão do Presente, Visão de Futuro e Avaliação de Medidas / Gestão de Resistências estão contidos no tópico Fase 3 do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Sugerimos sua releitura, antes de prosseguir o exercício, para reforço do aprendizado. A Terceira Fase do Método se denomina Visão Estratégica. A partir dos Fatos Portadores de Futuro do Sistema e do Ambiente, deverão ser conduzidas, inicialmente, em paralelo, duas Etapas, denominadas, respectivamente, Visão do Presente (Unidade de Ensino IV) e Visão de Futuro (Unidade de Ensino V). A primeira busca o estabelecimento de Medidas de curto e médio prazos, com base em uma Visão atual do Sistema e do Ambiente. A segunda visa o estabelecimento de Medidas de médio e longo prazos, a partir de uma Visão de Futuro do Ambiente, com base na geração e interpretação de Cenários Prospectivos. A seguir, conduz-se uma terceira Etapa, denominada de Avaliação de Medidas e Gestão de Resistências (Unidade de Ensino VI). Trata-se, aqui, de analisar individualmente, e em grupo, as Medidas vislumbradas e de incorporar, no conjunto de Medidas proposto, novas Medidas relacionadas à Gestão de Resistências Internas e Externas. No âmbito da Gestão de Resistências Internas, recomendase incluir os aspectos comportamentais que otimizem a aceitação e o apoio às Estratégias que implicarem descontinuidades significativas na cultura e/ou na estrutura de poder da própria instituição. Por outro lado, a Gestão de Resistências Externas contempla o estabelecimento de Estratégias decorrentes da análise de Cenários Prospectivos e que neutralizem as resistências Externas do Ambiente. Menu inicial da Fase de Visão Estratégica / 55

56 ETAPA 3.1 VISÃO DO PRESENTE Para maior facilidade, releia o tópico Etapa Visão do Presente, do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Consiste na interpretação dos Fatos Portadores de Futuro do Sistema e do Ambiente, identificados na Fase de Diagnóstico Estratégico, e no estabelecimento de Medidas decorrentes. Para tal, levantam-se, primeiramente, as possíveis causas e conseqüências de cada um deles, da maneira mais abrangente possível e do ponto de vista do Sistema. A seguir, para cada causa e conseqüência identificada, devem ser vislumbradas Medidas de curto e médio prazos, que possam ser empreendidas pelo Sistema sejam coerentes com o propósito do mesmo (Missão, Visão e Objetivos Estratégicos), visem a aproveitar as Oportunidades e a eliminar ou atenuar as Ameaças oferecidas pelo Ambiente e levem sempre em consideração os Pontos Fortes e Fracos do Sistema. Em outras palavras, as Medidas vislumbradas poderão ser destinadas a aproveitar uma Oportunidade do Ambiente, proteger a organização pública ou empresa privada contra uma determinada Ameaça do Ambiente, reforçar um Ponto Forte da instituição ou corrigir um Ponto Fraco da instituição. As Medidas deverão receber uma classificação preliminar, de acordo com o tipo de Dado Fundamental do Sistema de que mais se assemelhem (Objetivos, Políticas, Estratégias ou Metas). Além disso, deverá ser indicado se são esperadas resistências internas, se as medidas introduzirem alterações na cultura e na estrutura de poder da organização e, ainda, se são esperadas resistências externas, por parte de atores presentes no ambiente. Esses dados serão utilizados como parâmetros de agrupamento e filtragem de medidas, na terceira etapa dessa fase, denominada Análise de Medidas e Gestão de Resistências. O resultado obtido desta Etapa de Visão do Presente é o levantamento de possíveis ações a empreender no presente, voltadas para situações já em curso, favoráveis ou não, independentemente de uma Visão de Futuro. Identificação de Causas e Conseqüências dos Fatos Portadores de Futuro 56 / 56

57 Clicando-se seguidamente nas opções Visão Estratégica/Visão do Presente/Causas, Conseqüências e Medidas, abre-se a tela Identificação de Causas, Conseqüências e Medidas (ver página seguinte), que apresenta dois grandes campos: - À esquerda, com fundo branco, há uma estrutura em árvore, com acesso aos cinco elementos analisados durante o Diagnóstico Estratégico. Os três primeiros são alusivos ao Sistema (Estrutura Organizacional, Processos e Recursos); os outros dois dizem respeito ao Ambiente (Variáveis Externas e Estratégias dos Atores). - À direita, há três janelas: duas com fundo amarelo (Lista das Causas e Lista das Conseqüências) e uma com fundo cinza (Descrição do Indicador). Durante o Diagnóstico Estratégico, o usuário, na parte relativa ao Sistema, classificou como Pontos Fortes, Fracos e Neutros as situações atuais dos Recursos (Humanos, Tecnológicos etc) e os Indicadores relativos à Estrutura e aos Processos. De maneira análoga, na parte relativa ao Ambiente, o usuário classificou como Oportunidades, Ameaças e Aspectos Neutros as situações atuais das Variáveis Externas e as Estratégias dos Atores. Em suma, o usuário interpretou os Fatos Portadores de Futuro (FPF). Na estrutura em árvore apresentada à esquerda da tela, expandindo-se cada um dos cinco elementos citados, surgem sub-elementos (desdobramentos: das situações atuais dos Recursos; dos Indicadores da Estrutura e dos Processos; das situações atuais das Variáveis Externas; e das Estratégias dos Atores), trazendo, assinalados com ícones de sinais de trânsito, os Pontos Fortes, Fracos e Neutros do Sistema e as Oportunidades, Ameaças e Aspectos Neutros do Ambiente. Os aspectos vantajosos são assinalados com a luz verde; os desvantajosos, com a vermelha; e os neutros, com o sinal apagado. Clicando-se sobre um desses sub-elementos, o ícone se altera para uma lupa, indicando que ele está selecionado. Passa-se, então, para o campo da direita, com o propósito de se listarem Causas e Conseqüências daquele sub-elemento. Inicialmente, na parte inferior desse campo, será apresentada, na janela em fundo cinza, a descrição detalhada do sub-elemento selecionado. 57 / 57

58 ... Levantamento de Medidas de Curto e Médio Prazos Na tela anterior, clicando-se em Editar lista de causas e estabelecer Medidas, abre-se a tela Causas e Medidas, apresentada a seguir. 58 / 58

59 Essa tela permite cadastrar, como o próprio nome indica, possíveis Causas do fenômeno assinalado, suas Origens (Estrutural, Conjuntural ou Fortuita) e Medidas aplicáveis ao caso. Adicionalmente, as Medidas podem ser classificadas: em função de seus impactos sobre os Dados Fundamentais; de acordo com seus status (propostas, aprovadas etc); e quanto a influenciarem ou não a Gestão das Resistências. Analogamente, clicando-se em Editar lista de conseqüências e estabelecer Medidas, abre-se a tela Conseqüências e Medidas, assemelhada a esta, que permite cadastrar, como o próprio nome indica, possíveis Conseqüências do fenômeno assinalado, seus impactos no Sistema (fraco, forte etc) e Medidas aplicáveis ao caso, também classificáveis pelos mesmos critérios utilizados para as associadas às Causas. 59 / 59

60 O software Puma emite 10 (dez) Relatórios para esta Etapa, sendo 5 (cinco) para as Causas e Medidas e 5 (cinco) contendo as Conseqüências e Medidas, dizendo respeito aos cinco parâmetros já mencionados: Estrutura Organizacional, Processos e Recursos, para o Sistema; e Variáveis Externas e Atores, para o Ambiente / 60

61 Atividade IV Seguindo os passos descritos nesta Etapa, registre, para cada Ponto Forte / Fraco / Neutro do Sistema, e para cada Oportunidade / Ameaça / Aspecto Neutro do Ambiente, uma Causa, uma Conseqüência e, para cada uma destas, uma Medida. Clique seguidamente em Visão Estratégica / Visão de Presente / Relatórios. No menu que se abrirá, acione, um por um, os comandos Causas e Medidas, e Conseqüências e Medidas. Cada um desses dois últimos comandos permite acessar cinco diferentes Relatórios Estrutura, Processos, Recursos, Variáveis Externas e Estratégias dos Atores.. Ao se abrirem as telas correspondentes, confira se cada uma deles reflete com exatidão os dados registrados ao longo desta Etapa. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente nelas. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Relatórios deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. Empresa tal -2011) seguido do nome do Relatório (Causas Estrutura, Causas Processos etc). Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo drop-down, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. Faça isso para os dez Relatórios. Ao final, localize esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc > / 61

62 UNIDADE DE ENSINO IV VISÃO ESTRATÉGICA / VISÃO DE PRESENTE ETAPA 3.2 VISÃO DE FUTURO Para maior facilidade, releia o tópico Etapa Visão de Futuro, do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Segunda Etapa da Fase de Visão Estratégica. Normalmente, as ações planejadas e implementadas pelo Sistema no presente, com base em uma Visão atual dele mesmo e do Ambiente, somente trarão resultados a médio e longo prazos. E uma vez que o Ambiente, além de quase sempre estar fora do controle do Sistema, costuma mudar com freqüência, em função das ações de diferentes Atores que influenciam as Variáveis Externas, é necessário, também, estabelecer-se uma Visão de Futuro do Ambiente, obtida por meio de uma Análise Prospectiva, de forma a capacitar a instituição a adotar hoje decisões que lhe permitam fazer face aos possíveis impactos do amanhã. A Análise Prospectiva consiste na busca da identificação de diversos futuros possíveis do Ambiente (Cenários Prospectivos), dentro de um Horizonte Temporal específico, com o propósito de definir Estratégias capazes de: - alterar, em favor da instituição, as probabilidades de ocorrência dos acontecimentos abrangidos por sua esfera de competência; e/ou - prepará-la para o enfrentamento (ou aproveitamento) dos acontecimentos fora de sua competência. Os Cenários devem ser interpretados buscando-se identificar, para cada acontecimento futuro, as suas possíveis conseqüências, também situadas no futuro e, a partir delas, de maneira pró-ativa, estabelecer Medidas, no presente, capazes de fazer face a essas conseqüências. A Etapa se desenvolve ao longo de uma seqüência de Passos Concepção, Avaliação, Geração e Interpretação de Cenários, Análise de Questões Estratégicas e Proposição de Medidas de Futuro, cada qual com características específicas, como descrito a seguir / 62

63 Concepção (1º Passo da Etapa 3.2) - Realizar o brainstorming Aqui, por meio de uma sessão da técnica de brainstorming, o GC, à vista da relação dos Fatos Portadores de Futuro levantados anteriormente, deverá chegar a uma Lista de Eventos Preliminares fenômenos de possível ocorrência futura, apoiados naqueles Fatos, que poderão impactar de alguma forma o Sistema. Obviamente, os Alunos, por estarem trabalhando sozinhos, não poderão realizar uma sessão de brainstorming. Assim, retiramos desta Apostila a maior parte dos ensinamentos alusivos a essa técnica, preservando apenas algumas orientações sobre como levantar Eventos futuros. Recordamos, entretanto, que esses aspectos teóricos estão integralmente contidos no Método Grumbach, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila, para possível utilização futura. Os Alunos devem vislumbrar Eventos que poderão surgir no futuro, dentro do Horizonte Temporal estabelecido pelo Decisor Estratégico, como frutos dos Fatos Portadores de Futuro concretos de que se dispõe no presente. Sugere-se que se posicionem mentalmente no limite posterior do Horizonte Temporal estabelecido e que procurem deixar sua imaginação livre o suficiente para, com base em todos os fatos importantes arrolados, produzir Eventos que tenham real possibilidade de ocorrer durante todo o período de tempo considerado e que tenham alguma importância para a instituição. Neste ponto, cabe alertar o leitor para a importância do que classificamos como Eventos. Os Eventos, que oportunamente chamaremos de Questões Estratégicas, são possíveis ocorrências futuras, externas à instituição, que tendam a exercer um impacto significativo sobre a capacidade desta de atingir seus objetivos. Podem ser conseqüência de Oportunidades e/ou de Pontos Fortes, gerando o que chamaremos mais adiante de acontecimentos favoráveis, tanto quanto podem decorrer de Ameaças e/ou de Pontos Fracos, gerando acontecimentos desfavoráveis. As projeções do passado as repetições de acontecimentos de outrora são mais fáceis de surgir e não devem ser relegadas. No entanto, são as rupturas de tendências os principais alvos a atingir. Também o rompimento do status quo onde e como aparecer é que deve ser buscado. 63 / 63

64 Poderão surgir Eventos que, embora não amparados em fatos já listados, também deverão ser considerados; são aqueles que tenham brotado de alguma nova informação eventualmente surgida durante a reunião ocorrida ao final do Diagnóstico Estratégico, quando cada integrante do GC deu ciência aos demais dos resultados de seu Estudo. Nesse caso, deve-se acrescentar a informação nova aos Fatos Portadores de Futuro anteriormente identificados. Durante a depuração dos Eventos, também é importante agrupar aqueles que tratam dos mesmos aspectos do problema, a fim de evitar que a quantidade final seja muito grande, e torne impraticável a análise dos Cenários futuros, que se constituem nas várias combinações possíveis de ocorrências e não-ocorrências de cada Evento. Ainda no que diz respeito à depuração dos Eventos, é importante que sejam formulados de modo a não permitirem interpretações gradativas. Os Peritos (Alunos) a serem consultados responderão às questões de maneira objetiva, indicando probabilidades numéricas. Para tanto, Eventos do tipo aumento de tal coisa ou diminuição de outra devem ser mais bem definidos, ou seja, deve-se especificar que o aumento ou a diminuição foi de tantos por cento, pois aumentar e diminuir podem significar quantidades completamente diferentes, dependendo da pessoa. A combinação da ocorrência ou não dos Eventos selecionados nos dá, portanto, a quantidade de Cenários que serão gerados. O número dessas combinações será igual a 2 n, sendo n o número de Eventos. É fácil constatar, portanto, a necessidade que o Método tem, de apoio computacional, para efetuar todas essas combinações. Essa necessidade levou ao desenvolvimento do software Puma. Os Eventos escolhidos devem ser relacionados numa Lista Preliminar. A palavra preliminar indica que a lista sofrerá nova depuração mais adiante. Como já vimos, um número elevado de Eventos gera uma quantidade extremamente grande de Cenários (2 n ), o que dificulta a sua análise posterior. Para se ter uma idéia, 25 Eventos geram mais de 33 milhões de Cenários. Embora o software Puma permita a listagem de até 50 Eventos e a geração de incontáveis Cenários, os Peritos (Alunos) e o GC (Aluno) teriam grande dificuldade para interpretar corretamente tal massa de dados e responder aos diversos mapas (mencionados mais adiante), principalmente o de Impactos Cruzados. 64 / 64

65 O ideal é manter até 15 Eventos Preliminares. Posteriormente, esse número deverá ser reduzido para um máximo de 10 Eventos Definitivos, o que levará à geração de Cenários (2 10 ), mas essa tarefa deverá ser realizada levando-se em conta as opiniões dos Peritos.... Avaliação (2º Passo da Etapa 3.2) - Cadastrar Peritos e Elaborar a Lista de Eventos Preliminares (LEP) Aqui são realizadas diversas consultas aos Peritos (Alunos), empregando-se o Método Delphi. Nessas consultas, solicitam-se inicialmente valores de Probabilidades isoladas de ocorrência de Eventos, além de Pertinências e Autoavaliações. A seguir, requer-se uma avaliação sobre as relações de causa e efeito (Método dos Impactos Cruzados) entre as supostas ocorrências de cada Evento e as variações nas probabilidades de ocorrência dos demais. Em outras palavras supondo-se que ocorra o Evento X, o que ocorreria com a probabilidade de ocorrência do Evento Y? Aumentaria, diminuiria ou não seria afetada? Existem duas formas básicas de efetuar a consulta relativa a essa avaliação: Na primeira (Tipo de Cálculo Impacto ), pergunta-se qual o Impacto que a suposta ocorrência de um Evento causaria nas probabilidades de ocorrência dos demais ( Probabilidades condicionadas ); e Na segunda (Tipo de Cálculo Probabilidade ), indagam-se diretamente essas Probabilidades Condicionadas de cada Evento, em função da suposta ocorrência dos demais. Ao término das consultas, são gerados e interpretados os diferentes Cenários Prospectivos. Para viabilizar a geração de Cenários, deve-se traçar uma curva de amortecimento, para assegurar que a probabilidade de ocorrência de qualquer Evento se mantenha dentro dos limites de superior a 0% a 100%. Na primeira forma de consulta, denominada Impactos, o software utiliza uma curva denominada Correção Quadrática ; na segunda, conhecida como Probabilidades, emprega-se a curva conhecida como Odds chances, em Inglês (Gordon, 1994). No tipo de cálculo Impactos ( Correção Quadrática ), realizam-se três consultas probabilidades isoladas, convergência de opiniões e impactos; no tipo 65 / 65

66 Probabilidades ( Odds ), apenas duas probabilidades isoladas e condicionadas (em conjunto) e convergência de opiniões. Como já observado anteriormente, utilizaremos, neste Módulo, apenas o Tipo de Cálculo Probabilidade. Cadastrar Peritos (Alunos) O GC (Aluno) deverá cadastrar, no Software Puma, os Peritos (Alunos) aos quais dirigirá seus Mapas de Opiniões e de Impactos. Neste Curso, em virtude de estar sendo utilizada a versão acadêmica do software Puma, só será possível cadastrar até 5 (cinco) Peritos (Alunos): o próprio Aluno (P. ex., Fulano) e até 4 fictícios, denominado P1, P2, P3 e P4. Numa Consultoria real, os integrantes do GC deveriam, neste ponto, enviar cartas aos Peritos). Trata-se do início da aplicação do Método Delphi. Esse procedimento não é adotado em Cursos, pelo quê foram omitidos nesta Apostila, mas mantidos no Método Grumbach, para possível utilização futura pelos Alunos. COMANDO E TELA DO SOFTWARE PUMA PARA CADASTRAR PERITOS Elaborar a Lista de Eventos Preliminares (LEP) Os Eventos levantados no brainstorming deverão ser agrupados em grandes idéias afins, uma vez que muitos se relacionam entre si. Isso levará à montagem de 66 / 66

67 uma Lista de Eventos Preliminares (cada idéia configurará um Evento Preliminar). A Lista tem que descrever detalhadamente cada Evento e expor o exato significado de todos eles, incluindo, se necessário, os Fatos Portadores de Futuro em que se apóiam. Essa descrição é necessária porque, nos Mapas que os Peritos (Alunos) terão que preencher, os Eventos serão representados apenas por seus títulos sínteses de idéias bastante amplas. Recomenda-se escolher, no máximo, 15 idéias, uma vez que a experiência tem demonstrado ser este o número ideal de Eventos Preliminares que podem ser enviados aos Peritos (Alunos). Todavia, essa não é uma restrição do software, que pode cadastrar até 150 Eventos Preliminares. Neste Curso, em virtude de estar sendo utilizada a versão acadêmica do software Puma, só será possível poderá cadastrar 5 (cinco) Eventos. Recomenda-se muita atenção nas denominações dessas idéias, pois, normalmente, elas constituirão os títulos dos Eventos Preliminares, que, como se verá adiante, são importantíssimos para a compreensão da pergunta, por parte dos Peritos. O passo seguinte será a redação final das consultas aos Peritos sobre esses Eventos Preliminares.... Avaliação (continuação) - Concluir a elaboração da LEP e redigir perguntas aos Peritos Cada Evento Preliminar deve conter um título, uma ambientação e uma pergunta.. Os títulos devem ser sintéticos, e geralmente traduzem uma ampliação dos escolhidos para as idéias; a ambientação deve se constituir em uma pequena história dos FPF que serviram de base à formulação daquele Evento; e a pergunta deve ser clara, precisa, concisa, objetiva, nunca vaga. Expressões como aumento ou redução de algo devem ser quantificadas. A pergunta sempre deve começar com a expressão "a questão se refere à probabilidade de que... (ocorra o Evento, dentro do Horizonte Temporal definido para o problema). Em suma: 1. Título - é imperioso que seja totalmente coerente com a pergunta formulada ao final, e exprima idéia de ação, de movimento; 67 / 67

68 2. Ambientação - um texto curto, onde se deve tentar apresentar ao Perito os principais fatos que conduziram à formulação daquela pergunta; 3. Pergunta - A questão se refere à probabilidade de que, até dd/mm/aaaa, ocorra...(citar o Evento); 4. Não pode haver Eventos mutuamente excludentes; 5. Quantificar os Eventos matematicamente, sempre que possível ( inflação de X %... ), ou subjetivamente ( a ponto de provocar tal efeito... ); 6. Evitar perguntas na forma negativa - probabilidade de que não ocorra..., pela necessidade que se terá de inverter o raciocínio, na interpretação dos Cenários; 7. Evitar conduzir o raciocínio dos Peritos na Ambientação, pela formulação de argumentos concatenados, do tipo silogismo, que induzam conclusões; é preferível apresentar dilemas, ou argumentos contrapostos, que levem os Peritos a considerar várias possibilidades; 8. Evitar perguntas muito endógenas, isto é, muito alusivas ao Sistema, pois é possível que os Peritos não conheçam bem; a idéia é pedir opiniões aos Peritos sobre questões exógenas, vale dizer, relativas às Variáveis Externas, ou do Ambiente (Políticas, Econômicas, Sociais, Tecnológicas etc); e 9. Não emitir juízos de valor na Ambientação, pois as perguntas serão emitidas para fora da instituição, havendo sempre o risco de serem divulgadas e provocarem reações indesejáveis em outras pessoas ou instituições, envolvidas ou não com o Estudo, que tenham pontos de vista opostos. Exemplo: Analisando-se os Eventos gerados na sessão de brainstorming, constatou-se que dois conjuntos deles poderiam ser enfeixados, respectivamente, nas idéias CRISES ECONÔMICAS INTERNACIONAIS GRAVES (Eventos 1, 7, 13 e 27, por exemplo) e CRESCIMENTO DA ECONOMIA BRASILEIRA (Eventos 2, 18, 31 e 47, por exemplo). Para a idéia CRISES ECONÔMICAS INTERNACIONAIS GRAVES : Evento 1 ocorrerão novas crises econômicas internacionais graves; Evento Evento Evento Para a idéia CRESCIMENTO DA ECONOMIA BRASILEIRA : Evento 2 a economia brasileira continuará a crescer; 68 / 68

69 Evento Evento Evento A redação final desses Eventos, a ser encaminhada aos Peritos (Alunos), poderia ser: LISTA DE EVENTOS PRELIMINARES Evento 1 Título: Ocorrência de crises econômicas internacionais graves. Ambientação: consistiria na redação de um texto que englobasse todos os Eventos associados ao assunto. Pergunta: A questão se refere à probabilidade de que, até 31/12/2009, ocorram crises econômicas em magnitude tal que possam prejudicar a continuidade do desenvolvimento dos chamados países emergentes, a ponto de levá-los à moratória. (Observe-se que a pergunta foi quantificada subjetivamente...a ponto de levá-los à moratória ) Evento 2 Título: Crescimento da Economia Brasileira Ambientação: consistiria na redação de um texto que englobasse os Eventos associados ao assunto. Pergunta: A questão se refere à probabilidade de que a economia brasileira obtenha, até 31/12/2009, um crescimento médio do PIB de 3,5% ao ano. (Observe-se que a pergunta foi quantificada matematicamente...de 3,5 % ao ano... ) Falhas a evitar: Ao término da redação, deve-se revisar atentamente a pergunta, particularmente para verificar: se o título está coerente com a questão; se não está sendo feita mais de uma pergunta; se há eventos mutuamente excludentes; se os dados sobre os quais formulamos a pergunta estão quantificados, matemática ou subjetivamente ; e se há perguntas formuladas na negativa ( não ocorrer tal coisa ). 69 / 69

70 Por fim, havendo disponibilidade de tempo, a redação de cada Evento deverá ser avaliada por todos os integrantes do GC, em conjunto.... Avaliação (continuação) - Digitar as perguntas no software Puma / gerar 1º Mapa Os Eventos Preliminares devem ser inseridos no software Puma, para que este gere os Mapas de Opinião por Peritos (já cadastrados), aos quais deverão ser encaminhados, e a Lista de Eventos Preliminares. Em um trabalho real, esses documentos deverão seguir acompanhados de Instruções de preenchimento e Cartas de Apresentação. Os passos serão os seguintes: O GC (Aluno) deverá cadastrar os Eventos no software Puma, por meio dos seguintes comando e tela: O GC (Aluno) encaminhará aos Peritos (o próprio Aluno) os Mapas de Opinião e a Lista de Eventos Preliminares (LEP) gerados pelo software Puma. A Lista de Eventos Preliminares (LEP) é obtida pelo seguinte comando: 70 / 70

71 Os Mapas de Opinião (1ª Consulta) a serem entregues aos Peritos são obtidos pelo seguinte comando: Obs: O software Puma permite que esses Mapas sejam impressos, a partir da tela gerada pelo comando acima; ou sejam exportados em formato HTML, para envio diretamente aos Peritos, por ; ou, ainda, que sejam salvos em Word e outros formatos, para arquivo e/ou envio como anexos a mensagens eletrônicas. Os Alunos devem imprimir esse Mapa e atuar como Peritos, preenchendo-o com suas respostas, de acordo com as instruções do tópico seguinte Avaliação (continuação) - Descrição e instruções de preenchimento dos Mapas usados no tipo de cálculo Probabilidade ( Odds ) (Ver modelo de Mapa quatro páginas à frente). Cada Perito receberá um conjunto de Mapas, de tantas páginas quantos forem os Eventos futuros. Assim, o total de páginas geradas pelo software Puma será igual ao produto do nº de Eventos pelo de Peritos Cada página de um conjunto de Mapas destinado a um mesmo Perito contém duas matrizes: 71 / 71

72 a Matriz Superior se refere a apenas um Evento (o primeiro na página 1, o segundo na página 2, e assim por diante) e contém quatro colunas: na primeira, consta o título desse Evento; as três seguintes, em branco, deverão ser preenchidas pelo Perito, como descrito a seguir; O Perito registrará, em cada uma das três últimas colunas mencionadas, suas opiniões, com relação àquele Evento, respectivamente quanto: às probabilidades de sua ocorrência; às pertinências (grau de importância de cada Evento para o Estudo em pauta); e à sua auto-avaliação (o quanto o Perito julga conhecer sobre o assunto daquele Evento); Para as probabilidades, deve ser utilizada uma escala de 0 a 100%; para as pertinências e auto-avaliações, valores de 1 a 9 (observar as tabelas a seguir). PROBABILIDADES: A OCORRÊNCIA DO EVENTO É PROBABILIDADE (%) Certa 100 Quase certa 81 a 99 Muito provável 61 a 80 Incerta 41 a 60 Pouco provável 21 a 40 Improvável 1 a 20 Impossível 0 Falha a evitar: lançar no Mapa, como resposta, uma das faixas acima 41 a 60, por exemplo. O Perito deve lançar efetivamente um valor inteiro (47 %, ou 53% etc). PERTINÊNCIAS: Utilizar valores de 1 a 9. O valor 1 indicará que o Perito considera o Evento como de baixíssima pertinência para o trabalho que está sendo conduzido; e o valor 9 indicará o contrário. Falha a evitar: registrar o valor 0; isso indicaria que o Evento não tem qualquer pertinência com o Estudo, logo, não poderia ter sido incluído na consulta. 72 / 72

73 AUTO-AVALIAÇÕES Auto - avaliação Peso Considera-se profundo conhecedor do assunto 9 Interessa-se pelo assunto e seu conhecimento decorre de atividades que 8 exerce atualmente Interessa-se pelo assunto e seu conhecimento decorre de atividade que 7 ou 6 exerceu e se mantém atualizado Interessa-se pelo assunto e seu conhecimento decorre de leituras por 5 livre iniciativa Interessa-se pelo assunto e seu conhecimento decorre de atividade que 4 ou 3 exerceu e não está atualizado Interessa-se pelo assunto e seu conhecimento decorre de leituras, por 2 livre iniciativa, e não está atualizado Tem conhecimento apenas superficial 1 Falhas a evitar: lançar no Mapa, como resposta, uma das duas faixas acima 6/7 ou 3/4, por exemplo. O Perito deve lançar efetivamente um valor inteiro (9, ou 8, ou 5 etc); e registrar o valor 0; isso indicaria que o Perito não tem qualquer conhecimento do tema daquele Evento, logo, não poderia ter sido escolhido como Perito. A Matriz Inferior tem tantas linhas quantos são os Eventos futuros menos um (o da Matriz Superior); e tem duas colunas: na primeira, constam os títulos desses Eventos; a seguinte, denominada Probabilidades Condicionadas, estará em branco, e deverá ser preenchida pelo Perito, utilizando uma escala de 1% a 99% (não mais de 0% - Evento não ocorre - a 100% - Evento ocorre), configurando, respectivamente, a possibilidade de Eventos excludentes ou totalmente dependentes um do outro), para registrar suas opiniões quanto às novas probabilidades (condicionadas) do Evento da Matriz Superior, supondo-se que ocorressem, um de cada vez, e independentemente uns dos outros, os demais Eventos. Cabe esclarecer que as Probabilidades Condicionadas 0% e 100% foram excluídas da escala da Matriz Inferior porque a utilização desses valores fará com 73 / 73

74 que as ocorrências de alguns Cenários se tornem impossíveis. Por exemplo, suponhamos dois Eventos, A e B, que geram quatro Cenários: Evento A Evento B Cenário I O O Cenário II O N Cenário III N O Cenário IV N N O = Ocorre e N = Não ocorre Se os Peritos opinarem que, supondo-se a ocorrência de B (100%, ou O ), a Probabilidade Condicionada de A será de 0% (ou N ) isto é, a ocorrência de B exclui a de A -, o Cenário I (onde ambos ocorrem - O e O ) será impossível. Analogamente, se os Peritos opinarem que, supondo-se a ocorrência de B (100%, ou O ), a Probabilidade Condicionada de A será 100% (ou O ) isto é, a ocorrência de B implica necessariamente a de A -, o Cenário III (onde A não ocorre - N e O ) será impossível. A seguir, o Perito repetirá esse procedimento, na página 2, para o segundo Evento, e assim por diante, até preencher todas as páginas de seu conjunto de Mapas. Na página seguinte é apresentado o modelo de Mapa de Opiniões por Peritos (1ª Consulta), para o Tipo de Cálculo Probabilidade / 74

75 MODELO DE MAPA DE OPINIÃO POR PERITOS 1ª CONSULTA TIPO DE CÁLCULO: PROBABILIDADE 75 / 75

76 Avaliação (continuação) - Digitação das respostas dos Peritos à 1ª consulta e geração do 2º Mapa no tipo de cálculo Probabilidade ( Odds ) Comandos: (Observe-se que as opções Selecionar e Impactos ainda estão desativadas; só serão ativadas após a digitação das Opiniões ) O GC (Aluno) receberá dos Peritos (o próprio Aluno) os Mapas com as respostas à 1ª Consulta, que deverão ser digitadas no software. Clicando-se seguidamente em Visão Estratégica / Visão de Futuro / Eventos / Opiniões, abre-se a tela Cadastro de Opiniões, que contém: - um drop-down denominado Perito selecionado, que dá acesso a uma listagem dos Peritos previamente cadastrados no Estudo; - uma escala móvel, graduada com um cursor que pode ser posicionado em diferentes pontos, substituindo a digitação dos valores de probabilidade, pertinência e auto-avaliação. A probabilidade varia de 0 a 100, enquanto a pertinência e autoavaliação podem variar de 1 a 9. A escala móvel se ajusta automaticamente a esses valores; e - uma planilha com quatro colunas: Eventos, preenchida automaticamente pelo software, com os nomes dos Eventos cadastrados; e Probabilidade, Pertinência e Auto-avaliação, a serem preenchidas pelo usuário, digitando os valores constantes dos Mapas recebidos dos Peritos, ou utilizando o cursor da escala móvel para esse fim. Caso o usuário não tenha cadastrado previamente os Peritos, o software não abrirá a tela Cadastro de Opiniões e emitirá um Aviso: 76 / 76

77 Caso o usuário não tenha cadastrado previamente os Eventos, ou tenha cadastrado apenas um, o software não abrirá a tela Cadastro de Opiniões e emitirá um Aviso: O GC (Aluno) selecionará, um a um, os Peritos, por meio do drop-down Perito selecionado existente na parte superior esquerda da tela. A seguir digitará, nas colunas Probabilidade, Pertinência e Auto-Avaliação, os valores indicados pelo Perito selecionado nas colunas correspondentes existentes nas matrizes superiores de cada um dos Mapas que compõem seu conjunto. Caso o usuário: (1) preencha os três campos (Probabilidade, Pertinência e Autoavaliação), mas apenas para alguns Eventos; ou (2) preencha um ou dois daqueles campos, também para apenas alguns Eventos; ou ainda (3) deixe toda a tela em 77 / 77

78 branco, o software considerará somente os preenchimentos completos (três campos), e emitirá uma mensagem de Aviso: Prosseguindo, o GC (Aluno) deve acionar agora o Comando Impactos (embora a denominação do Tipo de Cálculo não seja essa, mas Probabilidade ), para acessar a tela que lhe permitirá digitar as respostas dos Peritos lançadas nas matrizes inferiores de cada uma das páginas de seus conjuntos de Mapas de Opinião (1ª consulta) Tipo de Cálculo Probabilidade. 78 / 78

79 O GC (Aluno) selecionará, um a um, os Peritos, por meio do drop-down Perito selecionado existente na parte superior esquerda da tela. A seguir digitará, em sentido horizontal, nas linhas correspondentes a cada um dos Eventos, os valores de probabilidades condicionais indicados pelo Perito selecionado nas linhas correspondentes existentes nas matrizes inferiores de cada um dos Mapas que compõem seu conjunto. O software Puma calculará os valores médios dessas probabilidades condicionais indicadas pelos Peritos, e gerará um segundo conjunto de Mapas, que conterão, para cada Perito, tanto nas matrizes superiores quanto nas inferiores: os valores por eles indicados na 1ª consulta; os valores médios; e lacunas para que os Peritos, se assim o desejarem, alterem suas opiniões. Esse procedimento visa a obter uma convergência de opiniões dos Peritos, aos quais esses novos conjuntos de Mapas serão encaminhados, para que os preencham e restituam, de forma a que suas novas respostas (se houver) sejam digitadas no software. Observe-se que, agora, não haverá necessidade de preencher todo o Mapa, mas apenas as lacunas correspondentes a valores que os Peritos decidam alterar - ver modelo de Mapa de Opinião (2ª consulta) Tipo de Cálculo Probabilidade quatro páginas à frente. Os Alunos, caso desejem alterar algumas de suas respostas originais, deverão imprimir também esse segundo Mapa e registrar as novas opiniões, de forma análoga à descrita neste tópico. Ver instruções adicionais no quadro da página seguinte. 79 / 79

80 Os Alunos, nesta Etapa, estão atuando como GC e como Peritos; no primeiro caso, quando formulam Eventos, geram Mapas de Opinião e introduzem no software Puma as respostas aos mesmos; e no segundo caso, quando respondem aos Mapas, registrando neles suas opiniões. Assim, depois de registrar as respostas, clique seguidamente em Visão Estratégica / Visão de Futuro / Relatórios / Opiniões / Visualizar. Será exibida uma tela perguntando Deseja exibir o Relatório da 1ª Consulta?. Responda Não. Caso você responda Sim, será exibido o mapa em branco que você imprimiu ao início da Etapa e utilizou para registrar suas respostas. Clicando em Não, será exibido o Mapa com as suas respostas já cadastradas. Caso você queira alterá-las, imprima o Mapa, refaça suas opiniões e volte a cadastrálas na(s) tela(as) acessada(s) pelos comandos Visão Estratégica / Visão de Futuro / Opiniões (e/ou Impactos). Depois, repita o procedimento descrito no parágrafo anterior deste quadro, para visualizar novamente o Mapa com suas opiniões. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente na tela. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Mapas deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. EB- 2011) seguido do nome Mapa de Opinião Convergência de Opiniões. Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo drop-down, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. Ao final, localize esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >... Avaliação (continuação) - Selecionar Eventos Definitivos Tipo de Cálculo Probabilidade ( Odds ). Depois de digitadas as respostas correspondentes aos dois Mapas (1ª consulta e Convergência de Opiniões) ) o software gerará uma listagem dos Eventos Preliminares, por ordem decrescente de pertinências, na tela de Seleção de Eventos, exibida a seguir, junto com seu comando de acesso: 80 / 80

81 Clique no botão Ajuda para conhecer o significado de todos os dados registrados nessa tela e os comandos que devem ser acionados para, se for do interesse do GC (Aluno), desselecionar alguns dos Eventos Preliminares (por default, no Tipo de Cálculo Probabilidade, o software traz todos os Eventos selecionados - SIM ), de forma a compor a Lista de Eventos Definitivos. Os Alunos devem manter selecionados os cinco Eventos cadastrados no Estudo. O software permite a seleção de até 50 (cinqüenta) Eventos Definitivos. Todavia, a prática mostra que só se devem trabalhar dez Eventos, que gerarão 2 10 = 1024 Cenários. Assim, num trabalho real, caso haja mais de dez Eventos na listagem, devem ser desselecionados alguns, até que se atinja esse número. O GC (Aluno) deve escolher os Eventos a serem desselecionados, de acordo com os critérios de menor pertinência e consenso dos integrantes do GC (no caso, apenas o Aluno). Os Eventos não selecionados não são inteiramente eliminados, mas reconsiderados na interpretação de Cenários. Observemos que a opinião dos Peritos nem sempre prevalece, ou seja, não é mandatório selecionar os dez Eventos mais pertinentes. Já a opinião do GC (Aluno) sempre prevalece, o que significa que, se ele considerar que um determinado Evento é importante para o Estudo, deverá ser mantido, ainda que, na opinião dos 81 / 81

82 Peritos seja menos pertinente que outros. Obtém-se então, pelo comando a seguir mostrado, a Lista de Eventos Definitivos (LED), que comporão os Cenários a serem gerados: / 82

83 MODELO DE MAPA DE OPINIÃO POR PERITOS 2ª CONSULTA CONVERGÊNCIA DE OPINIÕES TIPO DE CÁLCULO PROBABILIDADE... Geração e Interpretação de Cenários (3º Passo da Etapa 3.2) - Gerar Matriz de Impactos Cruzados Após terem sido introduzidas no software Puma as respostas à 2ª Consulta, ele gerará uma Matriz de Impactos Cruzados, consolidando as opiniões de todos os Peritos. Clicando-se seguidamente em Visão Estratégica / Visão de Futuro / Cenários / Impactos Cruzados, abre-se a tela Impactos Cruzados, que apresenta uma matriz gerada pela integração dos valores informados pelos Peritos e introduzidos pelo usuário nas Matrizes de Impactos individuais. 83 / 83

84 A tela Impactos Cruzados contém: uma escala móvel, graduada de 1% a 99%, com um cursor que pode ser posicionado em diferentes pontos desse intervalo, substituindo a eventual digitação de valores de Impactos Cruzados calculados pelo software, quando da necessidade de se corrigir uma inconsistência; uma matriz semelhante à apresentada na tela Matriz de Impactos, à qual foram adicionadas: uma coluna contendo as Probabilidades médias de cada Evento; uma coluna indicando a Dependência de cada Evento; e uma linha registrando a Motricidade de cada Evento; e Seis botões: Matriz Original, Consistência, Gráfico, Método, Ajuda e Fechar. o Matriz original permite que se recomponham as opiniões originais dos Peritos, quando elas houverem sido alteradas, durante a correção de uma inconsistência. o Consistência permite que, durante a correção de uma inconsistência, o usuário vá verificando, a cada passo, se a Matriz já se tornou consistente. o Gráfico permite a visualização dos valores de Motricidade e Dependência sob a forma de gráficos. o Ajuda remete o usuário ao menu de ajuda. o Fechar para fechar a tela. o Método remete o usuário à tela Método Grumbach. Informações constantes do rodapé da tela: o Ao se abrir a tela Impactos Cruzados pela primeira vez, ou ao se clicar no botão Matriz original, após terem sido feitas alterações, o sistema inserirá, no rodapé da tela, em fundo verde, a mensagem Impactos gerados com base nas opiniões dos Peritos. Isso significa que ou não foram ainda introduzidas quaisquer alterações nos valores constantes da Matriz, ou as eventualmente introduzidas foram desconsideradas. 84 / 84

85 o Caso o usuário altere qualquer valor da Matriz por exemplo, para corrigir uma inconsistência o fundo do rodapé será alterado para amarelo, com a nova mensagem Impactos Cruzados modificados, que perdurará enquanto a tela continuar aberta ou o usuário não clicar no botão Consistência, para testá-la. o Quando o usuário fechar a tela ou testar a consistência, o fundo do rodapé será alterado para azul, com a nova mensagem Impactos recuperados levando em conta alterações na matriz. o Simultaneamente a esses três casos, o software informará também, no rodapé da tela, na mesma cor da situação vivida, os nomes dos Eventos relativos à coluna e à linha que se cruzam na quadrícula onde o cursor estiver posicionado. Tela Impactos Cruzados no Tipo de Cálculo Probabilidade ( Odds ): O sistema somente gerará os Cenários se as probabilidades médias dos Eventos e os valores médios dos Impactos Cruzados estiverem de acordo com um Teorema da Teoria das Probabilidades, denominado Teorema de Bayes. Caso contrário, aparecerá na tela a informação (quadrícula vermelha) de que há uma inconsistência 85 / 85

86 no sistema. Para seguir adiante no Método, o usuário deverá, antes, corrigir a inconsistência, como explicado no tópico a seguir.... Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Realizar Teste de Consistência Neste ponto, cabe relembrar uma das seguranças do software Puma: seu algoritmo matemático é baseado em princípios consagrados da Estatística, dentre os quais se destaca o Teorema de Bayes, com o qual a Matriz de Impactos Cruzados deve ser coerente. Caso as respostas dos Peritos sejam inconsistentes com esse Teorema, o software Puma informará ao usuário que existe uma inconsistência nas opiniões emitidas pelos Peritos, e não gerará os Cenários enquanto ela não for corrigida pelo GC (Aluno). Para fazê-lo, reduzindo ao mínimo a interferência do GC (Aluno) sobre as opiniões dos Peritos, é recomendável que as correções sejam efetuadas nos Impactos, e não nas Probabilidades originais, uma vez que alterações nestas podem gerar novas inconsistências. Assim, se, na geração da Matriz, ocorrer uma inconsistência, isso será assinalado pelo software Puma e impedirá a geração de Cenários, indicando que o algoritmo do software não foi satisfeito com as respostas recebidas. 86 / 86

87 Matriz Inconsistente A solução para a inconsistência consistirá em se reduzir ou aumentar progressivamente, nos campos em vermelho, os valores das probabilidades condicionais de cada Evento, aproximando-os das probabilidades originais (antes de serem impactadas pelos demais Eventos). Solucionada a inconsistência, o software emitirá um Aviso: / 87

88 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Verificar Motricidade e Dependência / Gerar Cenários / Identificar o Mais Provável A Matriz de Impactos Cruzados, apresentada no tópico anterior, mostra os graus de motricidade e dependência de cada Evento, respectivamente na última linha e na última coluna. Esses dois conceitos dizem respeito às capacidades de cada Evento estar associado aos demais. Em outras palavras, quanto maior for o grau de motricidade de um Evento, mais ele influenciará as probabilidades dos demais; e quanto maior o seu grau de dependência, mais a sua probabilidade de ocorrência será influenciada pelos demais. Isso é feito por meio de um cálculo complexo, cuja explicação matemática foge ao escopo do Curso. Entretanto, é importante assinalar que, quanto maior for o grau de motricidade de um Evento, mais ele aumentará as chances ( Odds ) de ocorrência ou não dos demais; e quanto maior o seu grau de dependência, mais a sua chance de ocorrência será influenciada pelos demais. Há três maneiras de se observar a Motricidade e a Dependência de cada Evento: Pelos valores indicados na Matriz de Impactos Cruzados, já apresentada, na linha correspondente à Motricidade e na coluna referente à Dependência; Clicando no botão Gráfico, na parte superior da Matriz de Impactos Cruzados, o que fará surgir os gráficos de Motricidade e Dependência; Acionando o comando a seguir, para gerar um outro gráfico, de distribuição dos Eventos, segundo suas Motricidades e Dependências, de sorte a poderem ser classificados como explicativos, de ligação, autônomos e de resultados. 88 / 88

89 O passo seguinte é a Geração de Cenários, que serão ordenados pelo software Puma segundo suas probabilidades relativas de ocorrência, isto é, uns em relação aos outros, de sorte que a soma das probabilidades de todos será sempre 100%. Para gerar os Cenários, emprega-se o seguinte comando: 89 / 89

90 Aquele que for listado em primeiro lugar será o Cenário Mais Provável. Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do Horizonte Temporal definido para o trabalho, a qual, segundo os Peritos, é, de acordo com as condições atuais, a de maior probabilidade de ocorrência naquele Horizonte Temporal. Não se trata de uma "previsão", mas, sim, do "futuro mais provável", num conjunto de vários "futuros possíveis". Cabe ressaltar que, na dependência das ações adotadas hoje pelos Atores envolvidos, essa probabilidade poderá ser alterada, em benefício ou não da empresa. Os Cenários são apresentados sob a forma de combinações de ocorrências e não ocorrências de cada um dos Eventos definitivos / 90

91 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Construir Cenários Ideal e de Tendência O Cenário Ideal é aquele em que ocorrem os Eventos favoráveis e não ocorrem os desfavoráveis. Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do Horizonte Temporal definido para o trabalho, a qual, segundo o titular da instituição (Decisor Estratégico), é a que melhor convém à sua Missão. É definido pelo Decisor Estratégico. Neste Curso, será montado pelo próprio Aluno. O Cenário de Tendência é o que provavelmente ocorrerá, se não forem observadas rupturas de tendência, isto é, se o curso dos acontecimentos se mantiver como no momento presente. Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do ano de 2009, a qual, segundo o GC (Aluno), é, de acordo com as condições atuais, aquela que representa uma projeção, para o Horizonte Temporal definido, da maneira como os acontecimentos em Estudo vinham evoluindo, até a data de realização do trabalho, admitindo-se que continuem a evoluir de maneira assemelhada. É definido pelo GC (Aluno). Uma vez modelados os Cenários Ideal e de Tendência, é necessário localizá-los, na listagem criada pelo software Puma, para verificar suas probabilidades relativas e suas classificações dentre os 1024 gerados. Isso é feito por meio de um aplicativo de busca do próprio software. O Quadro de Cenários consiste nas três primeiras colunas da tela Interpretação de Cenários, apresentada a seguir, junto a seu comando de acesso. 91 / 91

92 Ressalte-se que a primeira coluna é preenchida automaticamente pelo software (Cenário Mais Provável), e as duas seguintes (Cenários Ideal e de Tendência) pelo GC (Aluno). Esta tela será explicada com mais vagar no tópico Separar os Acontecimentos e organizar um Roteiro (seqüência) de análise.... Geração e Interpretação de Cenários (continuação) - Redigir texto do Cenário Mais Provável (no Word) Quando da realização de um Estudo real, é comum redigirem-se as descrições dos três Cenários mencionados. Num Curso, entretanto, dada a exigüidade de tempo, descreve-se apenas o Cenário Mais Provável. A redação deve ser feita no Word, e, a seguir, o documento deve ser salvo em um diretório escolhido pelo GC (Aluno). O mesmo seria feito para os demais Cenários. Depois de salvar a redação do Cenário Mais Provável no local escolhido, deve-se acionar o Comando Visão Estratégica / Visão de Futuro / Cenários / Descrição, para abrir a tela Cadastro de Cenários. 92 / 92

93 As três janelas dessa tela permitem que, pelo acionamento dos botões à direita das mesmas, registrem-se, localizem-se e visualizem-se os diretórios onde houverem sido arquivados os documentos contendo as descrições dos três Cenários. Os Cenários podem também ser visualizados pelo relacionamento de todos, segundo as ocorrências e não-ocorrências dos Eventos, acionando-se os comandos Visão Estratégica / Visão de Futuro / Relatórios / Cenários / Visualizar. 93 / 93

94 Para a descrição, o redator pode se posicionar no futuro (Horizonte Temporal) e enumerar encadeadamente os Eventos que compõem o Cenário, como se efetivamente houvessem ocorrido (ou não, conforme o caso), a partir do ano atual. É interessante iniciar a redação com a frase Estamos em dd/mm/aaaa... (limite do Horizonte Temporal definido para o trabalho). A título de ilustração, o Método Grumbach apresenta um exemplo fictício de descrição de Cenário Mais Provável, escrito em O passo seguinte será interpretar os Cenários, por meio da separação dos Acontecimentos, montagem de um Roteiro (seqüência) de análise dos mesmos, destinado à identificação de suas Conseqüências, ao levantamento de Medidas capazes de fazer frente a estas e a uma Avaliação dessas Medidas. 94 / 94

95 A Interpretação de Cenários é realizada na tela que leva esse nome, acionada pelo comando Visão Estratégica / Visão de Futuro / Cenários / Interpretar. Na primeira coluna, são apresentados os títulos dos Eventos. As três seguintes se destinam ao registro dos Acontecimentos relativos aos Cenários Mais Provável, Ideal e de Tendência. Acontecimento é a ocorrência ou não de um Evento, como indicado em cada Cenário gerado pelo software Puma. São separados em desfavoráveis (Ameaças) e favoráveis (Oportunidades), podendo ambas as categorias estar fora e dentro da competência da organização. Para esse fim, são utilizadas as abreviaturas O e N, que indicam, respectivamente, se os Eventos Ocorrem ou Não Ocorrem em cada um dos Cenários. Os dados relativos ao Mais Provável serão inseridos automaticamente pelo software. Caberá ao usuário digitar os alusivos ao Ideal e ao de Tendência. O software Puma comparará os três Cenários, observando os critérios descritos a seguir e lançando os resultados na tela em apreço. 95 / 95

96 Geração e Interpretação de Cenários (continuação) Critérios Igualdade / desigualdade dos acontecimentos em cada um dos três Cenários. Na tela Interpretação de Cenários, o software Puma utilizará as abreviaturas O e N, para indicar, respectivamente, se os Eventos Ocorrem ou Não Ocorrem em cada um dos Cenários. Observemos que as combinações Ocorre / Não Ocorre entre os Cenários podem ser subdivididas em quatro Grupos: + Prov Ideal Tend Fav/Desf Grupo O N O I N O N Trffc10c.ico O N N II N O O Trffc10c.ico O O N III N N O O O O IV N N N Trffc10a.ico o Grupo I (Ameaça forte): o Acontecimento indicado pelo Cenário Mais Provável é diferente do apontado no Ideal e se iguala ao visualizado no de Tendência. Se o Cenário Ideal indica os acontecimentos desejáveis, ou seja, favoráveis à instituição, aqueles que, no Mais Provável, apontarem na direção oposta, deverão ser considerados como desfavoráveis. E esse grau de desfavorabilidade será ainda maior quando a indicação do Cenário de Tendência se igualar à do Mais Provável. o Grupo II (Ameaça moderada): o Acontecimento indicado pelo Cenário Mais Provável é diferente do apontado no Ideal e também do visualizado no de Tendência. Aqui persiste a desfavorabilidade, embora um pouco atenuada pelo fato de o Grupo de Controle ter visualizado uma tendência "boa", para que o Acontecimento se iguale ao Ideal, embora sem desconsiderar a possibilidade de que venham a ocorrer rupturas de tendência "más". o Grupo III (Oportunidade moderada): o Acontecimento indicado pelo Cenário Mais Provável é igual ao apontado no Ideal, mas diferente do visualizado no de Tendência. Empregando raciocínio inverso ao descrito na Prioridade I, há que considerar-se esses acontecimentos como favoráveis, mantendo-se em mente, entretanto, que o Grupo de Controle identificou uma tendência "má", no sentido 96 / 96

97 oposto - embora também aqui possam vir a ocorrer rupturas de tendência, que, neste caso, seriam "boas". o Grupo IV (Oportunidade forte): o Acontecimento indicado pelo Cenário Mais Provável é igual aos apontados no Ideal e no de Tendência. Em todos os quatro casos, o GC (Aluno) deve estar atento às possibilidades abaixo indicadas, que podem provocar distorções na interpretação dos Cenários: o Peritos ou GC escolhidos de maneira inadequada, com tendência à polarização; o quesitos mal formulados pelo GC (Aluno); o Peritos disporem de informações privilegiadas, que influenciem suas opiniões finais, mas não sejam reveladas; o Estudo do GC (Aluno) ter sido insuficiente ou mal orientado, influenciando a construção do Cenário de tendência; o Visão irrealista do Decisor, ao formular o Cenário Ideal; e o erros de digitação. O software Puma distribuirá automaticamente os Acontecimentos, segundo esses Grupos, logo depois de o usuário digitar as configurações ( O / N ) dos Cenários Ideal e de Tendência e clicar em Gravar. No campo Fav / Desf aparecerão ícones de sinais de trânsito; a luz vermelha indicará um Acontecimento Desfavorável, e a verde, um Favorável / 97

98 Pertinências dos Eventos Já abordamos o conceito de pertinência - importância relativa de cada Evento para a Missão atribuída pelo Decisor Estratégico - e de que forma ela pode influenciar a seleção dos Eventos definitivos. O software integra as opiniões dos Peritos (Alunos) e apresenta, na tela Seleção dos Eventos, um quadro com a pertinência média de cada Evento. Adicionalmente, também as introduz, automaticamente, na tela Interpretação de Cenários.... Grau de motricidade de cada Evento. A Matriz de Impactos Cruzados, já apresentada, permite que se calculem os graus de motricidade e dependência de cada um deles, conceitos já explicados anteriormente. O software inserirá automaticamente, na tela de Interpretação dos Cenários, os Valores correspondentes aos graus de motricidade de cada Evento / 98

99 Capacidade da instituição em atuar sobre o Acontecimento Competirá ao GC (Aluno) digitar, na tela Interpretação de Cenários, na coluna Fora / Dentro, para cada Acontecimento (ocorrência ou não de um Evento, dentro do Cenário Mais Provável), as letras F ou D, conforme a instituição seja, respectivamente, incapaz ou capaz de atuar sobre o Acontecimento.... Probabilidade de cada Evento recalculada após os Impactos Cruzados ( Probabilidade Impactada ) Na primeira consulta, os Peritos, além de atribuírem Probabilidades, Pertinências e Auto-avaliações aos Eventos Preliminares, também registram suas opiniões quanto às novas probabilidades (condicionadas) de cada Evento, em função da suposta ocorrência dos demais, independentemente uns dos outros. Em outras palavras, os Impactos Cruzados já são processados desde a primeira consulta, sobre todos os Eventos Preliminares (antes da seleção dos Definitivos), diferentemente do que ocorre no outro Tipo de Cálculo. Observe-se que os Peritos já informam uma probabilidade, em escala de 1% a 99%, e não valores numéricos de Impactos. Na segunda consulta, os Peritos também têm a oportunidade de alterar tudo o que indicaram na primeira - não só os valores de Probabilidades, Pertinências e Autoavaliações, mas também os de probabilidades (condicionadas) -, se assim julgarem conveniente. Importante: o software, portanto, no processamento da segunda consulta, calcula, inicialmente, os valores médios das probabilidades (condicionadas) indicados pelos Peritos, que aparecem na tela Impactos Cruzados, junto às probabilidades 99 / 99

100 (médias ponderadas) originais de cada Evento, também calculadas ao final dessa consulta. A seguir, aplica aqueles valores médios das probabilidades (condicionadas) às probabilidades originais, recalculando-as. Esse processamento resulta nas Probabilidades Impactadas, utilizadas pelo software para gerar os Cenários e apresentadas na tela Interpretação de Cenários.... Organização dos Acontecimentos em um Roteiro (seqüência) de análise Os cinco parâmetros alinhados anteriormente - Igualdade / desigualdade dos acontecimentos em cada um dos três Cenários, Pertinências dos Eventos, Grau de motricidade de cada Evento, Capacidade da instituição em atuar sobre o Acontecimento ( Fora ou Dentro da esfera de competência da mesma) e Probabilidade de cada Evento recalculada após os Impactos Cruzados ( Probabilidade Impactada ), todos exibidos na tela Interpretação de Cenários, constituirão um ponto de partida para que o GC (Aluno) preencha a coluna Roteiro (seqüência cronológica de 1 a 10) de análise dos Acontecimentos, para, a seguir, identificar suas Conseqüências, levantar Medidas e Avaliar estas últimas. O estabelecimento desse Roteiro fornecerá ao GC (Aluno) uma primeira idéia de importância relativa entre os Acontecimentos, sem que isso signifique, necessariamente, uma priorização. A idéia principal do Roteiro é estabelecer uma seqüência de abordagem dos temas a serem debatidos, uma vez que, para alguns deles, poderá haver a necessidade de chamar pessoas não integrantes do GC, o que deverá ser agendado previamente. 100 / 100

101 Na verdade, o que se deve priorizar são as Medidas destinadas a fazer face aos Acontecimentos, uma vez que nem sempre se disporá de recursos e tempo suficientes para implementar todas elas simultaneamente.... Análise das Questões Estratégicas (4º Passo da Etapa 3.2 Visão de Futuro) Os Eventos Definitivos (geralmente dez) constituirão as chamadas Questões Estratégicas da organização pública ou empresa privada aquelas que provavelmente mais a impactarão, no decurso do Horizonte Temporal definido para o Estudo, e, por isso mesmo, deverão ser alvo tanto das Medidas a serem identificadas nos passos seguintes, quanto de constante monitoramento, de sorte a se observar sua evolução e a necessidade ou não de se introduzirem ajustes nas Medidas.... Proposição de Medidas de Futuro (5º Passo da Etapa 3.2) Identificar as Conseqüências dos Acontecimentos e levantar Medidas para fazer face a elas Uma vez estabelecido o Roteiro (seqüência) de análise dos Acontecimentos, o GC (Aluno) deverá: 1 - identificar as Conseqüências, para a instituição, de cada um desses Acontecimentos; 2 - levantar Medidas destinadas a fazer face a essas conseqüências; Para registrar Conseqüências e Medidas, deve-se clicar nos botões Conseqüências (um para cada Acontecimento), que compõem a coluna mais à 101 / 101

102 direita da tela Interpretação de Cenários. Clicando-se sobre os mesmos, um por vez, acessa-se a janela a seguir reproduzida, que permite o registro de Conseqüências e Medidas para cada Acontecimento. 3 - Avaliar essas Medidas, sob o enfoque de como repercutirão sobre os Dados Fundamentais da Instituição. Importante: Observando as instruções apresentadas nesta Etapa, identifique, para cada Acontecimento, uma Conseqüência e uma Medida. Por exemplo: uma determinada Medida (como diversificação de atividades ) pode provocar alterações até mesmo na Missão da instituição. Normalmente uma Medida gerará Estratégias ( como fazer ) e Metas (quem faz o quê, com que recursos faz e em que prazo deve fazer). As Medidas identificadas poderão, em princípio, ser de três tipos: 1 - As destinadas a alterar a probabilidade de ocorrência de um determinado Evento, seja ele uma Ameaça ou Oportunidade; 2 - As destinadas a aproveitar uma oportunidade; e 3 - As destinadas a proteger a instituição contra uma determinada ameaça. (Ver quadro elucidativo a seguir) CAPACID. ATUAÇÃO DA INSTIT. FORA DENTRO AMEAÇAS OPORTUNIDADES GRUPO I GRUPO II GRUPO III GRUPO IV O - N - O O - N - N O - O - N O - O - O N - O - N N - O - O N - N - O N - N - N AMEAÇA FORTE AMEAÇA MODER. OPORTUN. MODER. OPORTUN. FORTE PROTEÇÃO PROTEÇÃO APROVEITAR APROVEITAR PROTEÇÃO PROTEÇÃO APROVEITAR APROVEITAR DIMINUIR PROB. DIMINUIR PRB. AUMENTAR PROB. AUMENTAR PROB. 102 / 102

103 As Medidas deverão receber uma Classificação Preliminar, de acordo com o tipo de Dado Fundamental do Sistema que mais se assemelhem (Objetivos, Políticas, Estratégias ou Metas). Além disso, deverá ser indicado se são esperadas resistências internas, se as Medidas introduzem alterações na cultura e na estrutura de poder da organização e, ainda, se são esperadas resistências externas, por parte de atores presentes no ambiente. Esses dados serão utilizados como parâmetros de agrupamento e filtragem de medidas, na terceira etapa dessa fase, denominada Análise de Medidas e Gestão de Resistências. O Roteiro (seqüência) de análise dos Acontecimentos não indicará as prioridades a serem observadas pela instituição, quanto à aplicação das Medidas identificadas para fazerem face a eles. Na realidade, como já observado, essas Medidas poderão originar Estratégias e Metas, com diferentes prazos e alocações de recursos. Estes parâmetros é que estabelecerão as reais prioridades da instituição. Para um mesmo Acontecimento, poderá haver Metas com diferentes prioridades, dependendo das naturezas das Medidas de onde advenham: de proteção, de aproveitamento de oportunidade ou que visem a alterar a probabilidade de ocorrência do evento considerado. Merece destaque, nesse particular, a questão, já abordada, de um Acontecimento estar fora ou dentro da competência da instituição : Dentro da competência: se as Medidas visarem a alterar a probabilidade de ocorrência de um determinado Evento, seja ele uma Ameaça ou Oportunidade, acredita-se que seria mais importante despender recursos para tentar diminuir as probabilidades de ocorrência dos Eventos que compõem os Grupos I e II (Ameaças) do que aumentar as dos que compõem os Grupos III e IV (Oportunidades). Fora da competência: por outro lado, para as Medidas destinadas a aproveitar uma Oportunidade ou a proteger a instituição contra uma determinada Ameaça, o raciocínio pode se inverter. Ou seja, se não temos possibilidade de agir sobre o Evento, pode ser mais interessante para a instituição priorizar mais a busca da Oportunidade do que a proteção contra a Ameaça. As Medidas levantadas constam de um Relatório emitido pelo software Puma, acessado pelos seguintes comandos: 103 / 103

104 Em suma: Proteger-se de uma ameaça forte? Aproveitar uma oportunidade forte? O que será melhor para a instituição? O GC (Aluno) deverá avaliar e sugerir ao Decisor Estratégico. 104 / 104

105 Ao chegar a este ponto, o GC (Aluno) disporá de dois conjuntos de Medidas: as levantadas na Etapa de Visão do Presente, destinadas a fazer face a situações já em curso, e as identificadas na Etapa de Visão de Futuro, voltadas para possíveis Acontecimentos Futuros. Enfatiza-se uma vez mais que, embora os possíveis Acontecimentos sejam futuros, as Medidas a eles associadas devem ser aplicadas no presente / 105

106 Atividade V Aqui, os Alunos devem obter três Relatórios. Clique seguidamente em Visão Estratégica / Visão de Futuro / Relatórios. No menu que se abrirá, acione, um por um, os comandos Eventos e Cenários: O comando Eventos abrirá novo menu, no qual você deve escolher Selecionados / Visualizar. Isso lhe permitirá acessar um Relatório denominado Lista de Eventos Cadastrados. A seguir, clique no ícone Salvar Como (um disquete) existente nelas. O software abrirá nova tela para salvamento. Na janela superior ( Salvar em ), localize, pelo drop-down, a pasta < C: \ Puma Trial \ Doc >, onde os Relatórios deverão ser salvos. Na primeira janela inferior ( Nome do arquivo ), digite o nome do Estudo (P. ex. Empresa tal -2011) seguido do nome do Relatório (Relatório de Eventos). Na segunda janela inferior ( Salvar como tipo ), localize, pelo drop-down, o tipo Rich Text Fotmat (*.rtf). Clique no botão Salvar. O comando Cenários abrirá novo menu, no qual você deve escolher, inicialmente, Visualizar. Isso lhe permitirá acessar um Relatório denominado Lista de Cenários Mais Prováveis. A seguir, repita o procedimento de salvamento descrito acima, nomeando esse arquivo como Relatório de Cenários. Ainda no comando Cenários, escolha, agora Interpretação. Isso lhe permitirá acessar um Relatório denominado Acontecimentos, Conseqüências e Medidas. A seguir, repita o procedimento de salvamento descrito acima, nomeando esse arquivo como Relatório de Interpretação de Cenários Opcionalmente, os Alunos poderão redigir o Cenário Mais Provável, em arquivo à parte (Word), salvá-lo na mesma pasta <C: \ Puma Trial \ Doc). Ao final, localize todos esses arquivos na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc > 106 / 106

107 UNIDADE DE ENSINO VI AVALIAÇÃO DE MEDIDAS E GESTÃO DE RESISTÊNCIAS / CONSOLIDAÇÃO ETAPA 3.3 AVALIAÇÃO DE MEDIDAS E GESTÃO DE RESISTÊNCIAS Terceira Etapa da Fase de Visão Estratégica. Após o estabelecimento de Medidas realizado nas Etapas anteriores, de Visão do Presente e de Visão de Futuro, cada uma delas deve ser submetida a um processo de avaliação que consta de seis passos. Os Alunos devem imprimir dois documentos: Clique seguidamente em Visão Estratégica / Medidas e Gestão de Resistências / Avaliação de Medidas. Isso lhe permitirá acessar o Relatório de Avaliação de Medidas. Salve-o na pasta < C: \ Puma Trial \ Doc > da mesma forma já indicada nas outras Atividades. A seguir, imprima-o. (Ver tópico Relatórios, ao final desta Etapa) Clique em Consolidação / Plano Estratégico. O software Puma gerará um arquivo em Word trata-se da Minuta do Plano Estratégico, que reproduz os Dados Fundamentais do Sistema registrados ao início do Estudo. Não há necessidade de salvá-lo por enquanto. Apenas o imprima. Para realizar a Avaliação de Medidas, siga os passos resumidos a seguir e detalhados no tópico Etapa 3.3 Avaliação de Medidas e Gestão de Resistências,, do Método Grumbach,, ao qual você teve acesso junto com esta Apostila. Realize os três primeiros passos da Avaliação de Medidas: análise individual de cada Medida (Adequabilidade, Aceitabilidade e Exeqüibilidade); análise comparativa das Medidas de um mesmo grupo ( Objetivos Estratégicos, Políticas, Estratégias ou Metas Corporativas), entre si e com as Medidas em vigor (que constam dos Dados Fundamentais do Sistema); e verificação da existência de conflitos entre as Medidas e os Valores compartilhados pela instituição. 107 / 107

108 Medidas que passarem pelos critérios apresentados nos três passos anteriores devem ser consideradas como aprovadas pelo GC (Aluno) para prosseguir no processo de planejamento e assumem o status de Validada. Os Alunos devem, agora, voltar às telas onde registraram Medidas, a saber: - Visão Estratégica / Visão de Presente / Causas, Conseqüências e Medidas / Editar Listas de Causas / Medidas & Conseqüências / Medidas; e - Visão Estratégica / Visão de Futuro / Cenários Interpretar / Conseqüências. (Ver tópico Relatórios, ao final desta Etapa). Ali, nas telas onde registraram Medidas, devem agora acionar o drop-down Status, para alterarem, quando for o caso, a classificação, de Proposta para Validada. Prossiga realizando, agora apenas para as Medidas validadadas, os dois passos seguintes da Avaliação: gerenciar possíveis resistências Internas e Externas geradas por elas. Caso o Aluno tenha assinalado, em alguma Medida proposta, que ela gera resistências internas ou externas, o software Puma as reunirá em dois Relatórios acessados pelo mesmo comando: Visão Estratégica / Medidas e Gestão de Resistências / Gestão de Resistências Internas e Gestão de Resistências Externas. (Ver tópico Relatórios, ao final desta Etapa). Para utilizá-los, é interessante imprimi-los. Caso o Aluno deseje criar novas Medidas destinadas a gerir essas resistências, ele deverá fazê-lo na mesma tela onde foi criada a Medida que gerou a resistência, usando os botões do lado direito, que permitem a criação de novas Medidas. Finalmente, em um sexto passo, e somente para aquelas Medidas consideradas validadas, deve-se verificar, também, o impacto de cada Medida sobre os demais Dados Fundamentais, uma vez que qualquer uma delas poderá, eventualmente, afetar, também, o Negócio, a Missão, a Visão da instituição. Com relação ao Negócio, uma nova Medida poderá abrir novas áreas de atuação para a instituição, seja pelo fato de estar relacionada ao oferecimento de um novo produto ou serviço ou ainda, pela atuação em um novo mercado ainda não explorado. 108 / 108

109 Nesse caso, devem ser propostas alterações ao enunciado do Negócio da instituição. Com relação à Missão, uma nova Medida poderá criar novas tarefas que ainda não vinham sendo realizadas pela instituição e, portanto, também deveria se refletir no enunciado da sua Missão. Com relação à Visão, uma nova Medida pode levar a instituição a rever o que ela deseja alcançar no futuro e o que se sonha para o Negócio. Essas alterações também devem se refletir num novo enunciado de Visão. Relatórios - No Método Grumbach, a realização da Etapa de Avaliação de Medidas e Gestão de Resistências é facilitada pela possibilidade de impressão de três relatórios de trabalho do software Puma, denominados: Avaliação de Medidas, que o Aluno deve ter imprimido ao início desta Etapa, para poder conduzila; e dois que podem ter sido impressos ou não - Gestão de Resistências Internas e Gestão de Resistências Externas. COMANDO DO SOFTWARE PUMA PARA ACESSAR SEUS TRÊS RELATÓRIOS DE MEDIDAS O Relatório de Avaliação de Medidas importa as Medidas registradas nos cinco Relatórios de Causas e Medidas (Visão do Presente), nos cinco Relatórios de Conseqüências e Medidas (Visão do Presente) e no Relatório de Acontecimentos, Conseqüências e Medidas (Visão de Futuro), e as apresenta reordenadas segundo sua classificação preliminar, como novos Fatores Críticos de Sucesso, Políticas, Objetivos Estratégicos, Estratégias ou Metas. Adicionalmente, para facilitar sua localização em outras Fases / Etapas do Método, indica também suas origens, ou seja: - para as Medidas alusivas à Visão de Futuro, o Relatório indica, como Origem, a que Acontecimento elas se referem; e - para as Medidas alusivas à Visão do Presente, o Relatório indica se se trata de uma Causa ou Conseqüência, descrevendo-a, e o parâmetro a que se cada uma se 109 / 109

110 associa (Estrutura, Processos ou Recursos, para as relacionadas ao Sistema; e Variáveis Externas ou Estratégias de Atores, para as relacionadas ao Ambiente). O Relatório de Gestão de Resistências Internas filtra, entre as Medidas registradas nos cinco Relatórios de Causas e Medidas (Visão do Presente), nos cinco Relatórios de Conseqüências e Medidas (Visão do Presente) e no Relatório de Acontecimentos, Conseqüências e Medidas (Visão de Futuro), aquelas que houverem sido enquadradas, nas Etapas anteriores, em uma ou ambas das seguintes situações: Alteram a Cultura ou Alteram a Estrutura de Poder da instituição. Cabe recordar que esse enquadramento é feito nas telas de Causas e Medidas ou Conseqüências e Medidas (Visão do Presente) e Conseqüências e Medidas (Visão de Futuro), reproduzidas a seguir, para maior facilidade de compreensão. 110 / 110

111 Como no Relatório anterior, as Medidas que geram resistências internas são apresentadas segundo sua classificação preliminar, como novos Fatores Críticos de Sucesso, Políticas, Objetivos Estratégicos, Estratégias ou Metas. Adicionalmente, para facilitar sua localização em outras Fases / Etapas do Método, indica também suas origens, ou seja: 111 / 111

112 - para as Medidas que geram resistências internas alusivas à Visão de Futuro, o Relatório indica, como Origem, a que Acontecimento elas se referem; e - para as Medidas que geram resistências internas alusivas à Visão do Presente, o Relatório indica se se trata de uma Causa ou Conseqüência, descrevendo-a, e o parâmetro a que se cada uma se associa (Estrutura, Processos ou Recursos, para as relacionadas ao Sistema; e Variáveis Externas ou Estratégias de Atores, para as relacionadas ao Ambiente). O Relatório de Gestão de Resistências Externas filtra, entre as Medidas registradas nos cinco Relatórios de Causas e Medidas (Visão do Presente), nos cinco Relatórios de Conseqüências e Medidas (Visão do Presente) e no Relatório de Acontecimentos, Conseqüências e Medidas (Visão de Futuro), aquelas que houverem sido enquadradas, nas Etapas anteriores, na seguinte situação: Causa Resistências Externas no Ambiente. Cabe recordar que esse enquadramento é feito nas telas de Causas e Medidas ou Conseqüências e Medidas (Visão do Presente) e Conseqüências e Medidas (Visão de Futuro) (ver duas páginas atrás). 112 / 112

113 Como nos dois Relatórios anteriores, as Medidas que geram resistências Externas são apresentadas segundo sua classificação preliminar, como novos Fatores Críticos de Sucesso, Políticas, Objetivos Estratégicos, Estratégias ou Metas. Adicionalmente, para facilitar sua localização em outras Fases / Etapas do Método, indica também suas origens, ou seja: - para as Medidas que geram resistências Externas alusivas à Visão de Futuro, o Relatório indica, como Origem, a que Acontecimento elas se referem; e - para as Medidas que geram resistências Externas alusivas à Visão do Presente, o Relatório indica se se trata de uma Causa ou Conseqüência, descrevendo-a, e o parâmetro a que se cada uma se associa (Estrutura, Processos ou Recursos, para as relacionadas ao Sistema; e Variáveis Externas ou Estratégias de Atores, para as relacionadas ao Ambiente). O estabelecimento de uma classificação final, a validação ou não de cada uma das Medidas estabelecidas nas Etapas de Visão do Presente e Visão de Futuro e o estabelecimento de Medidas complementares de Gestão de Resistências Internas e Externas é uma tarefa realizada pelo GC (Aluno) que requer uma grande capacidade de análise, de síntese e de criatividade. É necessário identificar e combinar as melhores soluções para que a instituição enfrente com eficácia e eficiência os desafios apresentados pela situação atual e aqueles vislumbrados com o auxilio de Cenários Prospectivos. São basicamente tarefas de natureza intelectual e que não podem ser automatizadas pelo Sistema que, por sua vez, pode apenas fornecer documentos de apoio e, ao longo e ao final do processo, registrar as suas conclusões. Os documentos de trabalho, sob a forma de relatórios que podem ser impressos e consultados durante a realização dos trabalhos, já foram mencionados nos parágrafos 113 / 113