Manual do Usuário. Distribuidor. Bem vindo ao SISTEMA MÁLVIM a ferramenta indispensável para a gestão de empresas ou grupos informais de Venda Direta.

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1 Manual do Usuário Distribuidor Caro parceiro Distribuidor Bem vindo ao SISTEMA MÁLVIM a ferramenta indispensável para a gestão de empresas ou grupos informais de Venda Direta. Com o SISTEMA MÁLVIM, seus negócios ganham organização, agilidade e muitas vantagens competitivas que serão traduzidas em maiores LUCROS para você e seus clientes. O SISTEMA MÁLVIM é prático e pode ser personalizado de acordo com a metodologia de trabalho de sua empresa ou grupo informal de trabalho. Além disso, o SISTEMA MÁLVIM pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, permitindo o gerenciamento total de seus negócios, mesmo à distância. Para utilizar corretamente o SISTEMA MÁLVIM, siga os 8 passos descritos abaixo. Em caso de dúvida, entre em contato com o nosso suporte técnico através do suporte@malvim.net. Sucesso e boas vendas! Utilizando o SISTEMA MÁLVIM em oito passos Passo 1- Acesso ao Sistema Acesse a página inicial e digite seu endereço de (com função de login) e sua senha alfanumérica exclusiva de até seis caracteres. Depois, escolha o Distribuidor. Essas informações de acesso serão fornecidas pelo Administrador do Sistema e não poderão ser alteradas. O SISTEMA MÁLVIM possui três tipos de senhas: 1- Senhas para os Distribuidores (empresas ou grupos informais de trabalho) - geradas e fornecidas pelo Administrador do Sistema; 2- Senhas para os Funcionários dos Distribuidores - geradas pelos próprios Distribuidores; 3- Senhas para os Clientes (Consultores/Revendedores) dos Distribuidores - geradas pelos próprios Distribuidores. Uma vez dentro da área de trabalho do SISTEMA MÁLVIM, o Distribuidor deverá prepará-lo para ser utilizado, cadastrando algumas informações. A funcionalidade do SISTEMA MÁLVIM permite o cadastro dessas informações de maneira rápida e objetiva, sem perda de tempo ou complicações. Passo 2- Configurações a. Cabeçalho: Configura-se uma imagem (formato.jpg), normalmente a logomarca da organização (caso haja) mais 5 linhas com informações cadastrais ou comerciais que aparecerão nos relatórios, extratos de pedidos e nas assinaturas das mensagens de . b. Cargos e Comissões: Pode-se configurar até 5 cargos externos e suas respectivas comissões, sendo o primeiro para os Cliente (Consultores / Revendedores) e os quatro restantes para os níveis superiores do Sistema de Marketing (caso haja). Ex.: Líder de Equipe (8,0%), Supervisor de Equipe (4,0%), Gerente de Equipe (2,0%) e Diretor de Equipe (1,0%). Pode configurar até 3 cargos internos e suas comissões. Ex.: Balconista (2,5%), Supervisor de Loja (1,0%) e Gerente de Loja (0,5%). 1

2 c. Normas de Trabalho: Espaço disponibilizado pelo SISTEMA MÁLVIM para que cada Distribuidor apresente suas normas internas de trabalho (formato.pdf). d. Sistema de Marketing: O SISTEMA MÁLVIM gerencia facilmente empresas ou grupos informais de venda direta que trabalhem com (1) Marketing Mononível, (2) Marketing Mononível com Recompensa e (3) Marketing Multinível. O Sistema de Marketing é específico para cada Distribuidor mas sempre regido por quatro variáveis isoladas ou em associação. São elas: (1) Número de unidades válidas compradas, (2) Valor das unidades válidas compradas, (3) Número de novos Clientes cadastrados e (4) Período de tempo para que as três variáveis anteriores ocorram. Passo 3- Cadastros 1- Funcionários: a. Nome: Identifica os Funcionários de cada Distribuidor. b. Cargo: Identifica o cargo dos Funcionários de cada Distribuidor. c. Aniversário: (DD/MM). d. Endereço completo, telefones e dados bancários: e. (com função de login) e senha alfanumérica com até 6 caracteres: f. Permissões: O SISTEMA MÁLVIM possui 23 diferentes permissões que o Distribuidor pode habilitar ou não para seus Funcionários. i. Controle de Permissões ii. iii. iv. Controle de Configurações Controle ao Cadastro de Funcionários Controle à Consulta de Funcionários v. Controle ao Cadastro de Produtos (Marcas, Grupos de Produtos e Produtos) vi. vii. viii. ix. Controle à Consulta de Produtos (Marcas, Grupos de Produtos e Produtos) Controle ao Cadastro de Clientes Controle à Consulta de Clientes Controle ao Cadastro de Fornecedor x. Controle à Consulta de Fornecedor xi. xii. xiii. xiv. Controle ao Cadastro de Operadoras de Serviços Telefônicos Controle à consulta de Operadoras de Serviços Telefônicos Controle ao Cadastro de Estoque Controle à Consulta de Estoque 2

3 xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx. xxi. xxii. xxiii. xxiv. Controle ao Cadastro de Pedidos Controle à Consulta de Pedidos Controle ao Cadastro do Caixa Controle à Consulta do Caixa Controle ao Cadastro de Fatura Controle à Consulta de Fatura Controle ao Cadastro de Comissões Controle do Sistema de Marketing Controle da Central de Relacionamentos Controle de Relatórios 2- Cadastro de Marcas: Cadastre todas as marcas que são vendidas por sua organização. 3- Cadastro de Grupos de Produtos: Para melhor organização de sua empresa ou grupo informal de trabalho, o SISTEMA MÁLVIM possui a opção de cadastrar grupos de produtos específicos para cada marca. Essa opção permitirá o fornecimento de relatórios gerenciais mais detalhados. 4- Cadastro de Produtos: a. Marca: Escolha uma das marcas previamente cadastradas. Ex.: Bioscience. b. Grupo de Produtos: Escolha um dos grupos de produtos previamente cadastrados e específicos para a marca escolhida. Ex.: Tratamento Corporal. c. Nome: Nome do produto. Ex.: Creme para as Mãos 100g. d. Unidade de Venda: Ex.: UN, VD, FR, CX, M, M 2, M 3. e. Código do produto: Normalmente, utiliza-se o código atribuído pelo fornecedor. Ex.: f. Código de Barras: Pode-se digitar o número do código de barras do produto ou utilizar um leitor óptico sobre o código de barras do produto a ser cadastrado. g. Produto Ativo/Inativo: Permite tornar inativo os produtos temporariamente suspensos ou descontinuados, sem perder suas informações cadastrais e seu histórico de vendas. Produtos inativos não são disponibilizados para a venda e não podem ter estoque adicionado. No entanto, se algum produto Inativo tiver estoque cadastrado, essa informação será exibida no relatório sobre estoque. h. Válido/Inválido para sistema de Marketing: Se a empresa ou grupo de trabalho possui seu próprio Sistema de Marketing, pode escolher os produtos que pontuam para esse sistema. 3

4 i. Desconto Padrão (%): O desconto mais comum para o produto em questão. Aparecerá automaticamente na geração de pedido, podendo, entretanto, ser alterado. Ex.: 30,0%. j. Desconto Máximo (%): Desconto máximo permitido para o produto em questão. Ex.: 100%. k. Preço Venda (R$): Preço do catálogo. l. Peso Produto: Peso do produto, em gramas ou quilogramas, para cálculo do peso total do pedido (importante para cotação de preços junto às transportadoras). m. Registro MS ou MA: Campo de preenchimento opcional para produtos que possuem registro no Ministério da Saúde ou no Ministério da Agricultura. 5- Cadastro de Fornecedores: 6- Cadastro de Operadoras de Serviços Telefônicos: 7- Cadastro de Clientes: a. Nome: Insira o nome do cliente. b. Tipo: Pessoa Física (Consultor/Revendedor, consumidor final, profissional de estética) ou Pessoa Jurídica (Loja, Salão, Clínica). c. Cliente Ativo/Inativo: Permite excluir Clientes, temporariamente ou definitivamente, sem, entretanto, perder suas informações cadastrais e seu histórico de compras. Clientes Inativos são bloqueados para fazer compras. d. CPF / CNPJ: Formato de CPF para pessoa física e formato de CNPJ para pessoa jurídica. e. RG / I.E.: Formato de número de identidade para pessoa física e formato de Inscrição Estadual para pessoa jurídica. f. Aniversário: Dia e mês do aniversário do cliente (DD/MM). g. Logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP: Endereço completo do cliente. h. Telefones residencial, comercial, dois celulares (com registro da operadora para otimização dos custos das ligações): Contatos do cliente. i. (com função de login) e senha alfanumérica composta por até seis caracteres. j. Superiores 1, 2, 3 e 4: Caso o Distribuidor possua seu próprio Sistema de Marketing, pode-se definir o líder imediato do novo cliente nesse sistema. Os níveis seguintes serão preenchidos automaticamente. k. Restrição de Crédito SIM/NÃO Não impede o Cliente (Consultor/Revendedor) de comprar, mas avisa sobre a restrição no momento da compra. l. Limite de Crédito: Definido pelo Distribuidor e registrado no cadastro do Cliente (Consultor/Revendedor). Considera as faturas não quitadas. m. Condição Comercial: Exibido ao se fazer um novo pedido. n. Referência para Entrega: Campo será impresso no Relatório do Pedido, com a opção de impressão do mapa da região. 4

5 o. Referência Pessoal: ou qualquer outra informação necessária ao distribuidor. p. Atuação do Cliente: permite segmentar os clientes em quantos grupos forem necessários. Passo 4- Controle de Estoque Produtos são acrescentados ao estoque somente quando são comprados. Produtos são retirados do estoque, automaticamente, quando são vendidos. No entanto, produtos vencidos, avariados ou subtraídos (roubados) também podem ser retirados do estoque a qualquer momento. O SISTEMA MÁLVIM gerencia os diversos lotes de produtos, bem como seus custos e validade 1- Entrada ou Saída de Produtos: a. Identificação: Marca, Grupo de Produtos e Produto (basta digitar as iniciais e procurar o produto desejado). b. Validade: Informação somente para a entrada de produtos. Para retirar produtos, serão listadas as validades cadastradas. c. Lote: Para retirar produtos, serão listados os lotes cadastrados. d. Quantidade: Número de unidades acrescidas ou retiradas do estoque. e. Preço de Compra: Informação somente para a entrada de produtos. Importante para o cálculo da margem bruta de lucro do Distribuidor. 2- Consulta de Produtos, Lotes ou Saídas 3- Sugestão de Compra: Sugestão de pedido ao fornecedor baseado nas vendas realizadas dos últimos 7, 14, 21 ou 28 dias de vendas. Passo 5- Pedidos 1- Novo Pedido a. Nome do Cliente: Basta digitar as iniciais e procurar o Cliente que está fazendo a compra entre os nomes sugeridos pelo sistema. Após encontrado o Cliente, confirme-o apertando na tecla Enviar Dados b. Aviso sobre Restrição de Crédito: Apenas informativo. Alimentado pelo Cadastro de Cliente. c. Aviso sobre Limite de Crédito: Alimentado pelo Cadastro de Cliente. Considera as faturas não quitadas. Não é proibitivo para o fechamento do pedido mas apenas informativo. d. Aviso sobre possíveis recompensas do Sistema de Marketing e. Campos para preenchimento i. Produto: Basta digitar as iniciais e procurar o produto desejado entre as opções sugeridas pelo sistema. ii. Grupo de Produtos: preenchimento automático. 5

6 iii. iv. Marca: Preenchimento automático. Quantidade: Digite a quantidade. v. Lote: Escolha o lote. Para facilitar o trabalho, a data de validade e o saldo de estoque do lote em questão são também exibidos. vi. Desconto padrão: Preenchimento automático. Importado do Cadastro do Produto. Pode ser alterado até o limite do Desconto Máximo Permitido. vii. viii. ix. Preço Unitário Cheio: Preenchimento automático. Preço Unitário com Desconto: Preenchimento automático. Desconto total: Preenchimento automático. x. Preço Total: Preenchimento automático. f. Salvar Pedido: Não gera lançamento no Controle Financeiro, não gera comissões internas ou para o Sistema de Marketing, não pontua o Sistema de Marketing, gera estoque consignado. g. Finalizar Pedido: Gera lançamento no Controle Financeiro, gera todas as comissões cadastradas, pontua o Sistema de Marketing do Distribuidor, gera saída de estoque. h. Prazo de Pagamento (em dias, preencher 3 dígitos) e Forma de Pagamento: 1. Prazo de Pagamento: Em dias. Opção de dividir o pagamento em até doze parcelas. 2. Forma de Pagamento: a. Dinheiro b. Cheque c. Cheque Pré-datado d. Cartão de Débito: VISA ELECTRON, MAESTRO, REDE SHOP. e. Cartão de Crédito: VISA, MASTER CARD, AMERICAN EXPRESS f. Boleto bancário g. Nota promissória: Gera automaticamente a nota promissória ao final do Relatório do Pedido. Obs.: Pedidos com quantidades negativas são permitidos para a realização de trocas. A digitação de quantidades negativas gera entrada de Estoque e redução de pontos para o sistema de Marketing do Distribuidor. i. Impressão de Pedidos: i. Cabeçalho personalizado pelo Distribuidor. ii. iii. Dados cadastrais do Cliente (Consultor/Revendedor). Data em que foi salvo (consignação) ou fechado (venda). 6

7 iv. Forma de Pagamento v. Prazo vi. Organização da listagem de produtos comprados 1..Colunas Marca, Quantidade, Código do Fornecedor, Produto, Preço Unitário Cheio, Desconto Percentual, Desconto, Preço Unitário com Desconto, Total. 2. Linhas 1º critério: Marcas por ordem alfabética. 2º critério: Código do fornecedor por ordem crescente. vii. Nota Promissória: Impressa ao final do pedido, caso essa tenha sido a opção de pagamento. 2- Consulta de Pedidos: Consulta de todos os pedidos feitos, em ordem cronológica, com várias possibilidades de filtro. Passo 6- Controle Financeiro 1. Caixa: O SISTEMA MÁLVIM facilita o seu controle de Caixa. Cada fatura quitada gera o preenchimento automático de uma linha com informações sobre a venda, o cliente e a forma de pagamento. Os campos Data, Entrada, Cliente, Forma de Pagamento e Saldo são preenchidos automaticamente. O campo Entrada pode ser preenchido manualmente quando algum aporte de dinheiro é feito ao Caixa. O campo Saída é sempre preenchido manualmente e validado pela senha do responsável pela retirada do dinheiro. Todos os campos podem ser filtrados, assim como em uma planilha de Excel. Data Cliente Pagamento Entrada Saída Saldo Retirar 20/04/2012 Tancredo Neves Dinheiro R$ 250,00 R$ 0,00 R$ 500,00 Retirar 19/04/2012 Fernando Henrique Cheque R$ 120,00 R$ 120,00 R$ 250,00 18/04/2012 Luís Inácio Cartão Débito R$ 150,00 R$ 0,00 R$ 250,00 Retirar 17/04/2012 Dilma Roussef Dinheiro R$ 100,00 R$ 0,00 R$ 100,00 Retirar 2. Comissões: Gerencia as comissões dos funcionários. 3. Faturas: Sempre que um pedido é finalizado, uma ou mais faturas são geradas automaticamente. Essa(s) fatura(s) ficará(ao) aberta(s) até receber(em) quitação. Todas as faturas são listadas ordenados pela data de vencimento e podem ser filtradas pelo nome do Cliente (Consultor/Revendedor) ou pelo seu Status: 1- Status dos Títulos: a. Aberto Não está pago e não está vencido (pode ser quitado). b. Vencido Fatura sem quitação após a data de vencimento (pode ser quitado). c. Pago Quitado. 7

8 2- Filtros a. Títulos Emitidos: DE (data inicial) ATÉ (data final). b. Títulos Quitados: DE (data inicial) ATÉ (data final). c. Títulos com Vencimento (Previsão de Entradas): DE (data inicial) ATÉ (data final). Passo 7 - Central de Mensagens Envio de mensagens para o endereço de de Clientes e Funcionários ou geração de etiquetas padronizadas para envio de correspondências e Agenda de Negócios. Passo 8 - Relatórios O SISTEMA MÁLVIM gera relatórios gerenciais de forma rápida objetiva e padronizada, atendendo desde as demandas mais abrangentes até as mais específicas para o bom entendimento estratégico do negócio. 8