I - Configurações mínimas da máquina, internet e Browser para acesso ao Sinan Online

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1 MINISTÉRIO DA SAÚDE Esplanada dos Ministérios, Edifício Sede, 1º andar, Sala 131 CEP NOTA TÉCNICA N.º 03/2010 GT-SINAN/CIEVS/DEVEP/SVS/MS, CGPNCD/DEVEP/SVS/MS, CDESS/CGAM/DATASUS/MS e DEVEP/SVS/MS Assunto: Implantação Sinan Online O Sistema de Informação de agravos de Notificação Online (Sinan Online) tem por objetivo a inserção e disseminação dos dados de agravos de notificação compulsória em tempo real, fornecendo dados de forma rápida e íntegra para análise e tomada de decisões. O sistema será implantado inicialmente apenas para o agravo de Dengue, no entanto foi desenvolvido de modo a possibilitar a incorporação gradativa dos demais agravos de notificação compulsória. I - Configurações mínimas da máquina, internet e Browser para acesso ao Sinan Online CONFIGURAÇÕES MÍNIMAS DE ACESSO À INTERNET: Velocidade mínima recomendada para um computador: Banda Larga entre 300 Kbps a 600 Kbps; Velocidade mínima recomendada para mais de um computador conectado em rede: Banda Larga superior a 600 Kbps. CONFIGURAÇÕES MÍNIMAS DA MÁQUINA: Microcomputador com CPU Pentium IV 2 GHz; Sistema Operacional Windows XP / Professional; 1GB de memória. PROGRAMAS INSTALADOS NA MÁQUINA: Adobe Reader; Microsoft Office Excel; CONFIGURAÇÕES MÍNIMAS DO BROWSER: Internet Explorer versão 8.0 ou Mozilla Firefox 3,5.X; Java versão 6 atualizado II - Acesso do usuário ao Sinan Online Somente usuários cadastrados no Sistema de Cadastro de Sistemas e Permissões de Usuários (CSPUWEB) poderão ter acesso liberado ao Sistema Sinan Online.

2 Usuários não cadastrados no CSPUWEB Para usuários não cadastrados no CSPUWEB deverão ser realizados os procedimentos descritos no respectivo Manual disponível no menu de Ajuda ( ) do sistema (item 5.1-Cadastrar um novo usuário). O cadastro dos usuários deve ser realizado pelo interlocutor do Sinan, ou outro usuário, que possui o perfil cadastrador no CSPUWEB (CSPU - CADASTRADOR DE USUARIOS) e é gestor tanto do sistema CSPUWEB quanto do sistema SINAN_NET. O link de acesso para efetuar cadastros no CSPUWEB é Após realização do cadastro o 1º e 2º PASSOS deverão ser seguidos. Usuários já cadastrados no CSPUWEB Usuários já cadastrados no sistema necessitam apenas de ter sua permissão de acesso ao Sinan Online liberada no CSPUWEB (1º PASSO) e, após essa liberação, podem realizar o acesso conforme descrito no 2º PASSO. 1º PASSO: LIBERAÇÃO DO ACESSO AO SINAN ONLINE NO CSPUWEB, SEGUNDO NÍVEL E PERFIL DO USUÁRIO No Sinan Online o acesso à base de dados e às funcionalidades variam de acordo com os níveis e perfis de acesso dos usuários. Os níveis de acesso do Sinan Online são: Federal, Estadual, Regional, Municipal, Distrital e Unidade de Saúde (Nível I, II ou III); e os perfis: Gerente, Operador e Leitor. O nível e perfil são definidos no sistema CSPUWEB, no momento em que o usuário é cadastrado ou por meio de atualização das configurações de usuário já cadastrado. O nível é atribuído no campo Tipo de Acesso e o perfil entre as opções de Grupos Cadastrados. O nível de acesso do usuário deve ser definido de acordo com seu local de trabalho. Já a definição do perfil deve basear-se nas funcionalidades do sistema que deverão ser acessadas pelo usuário. As tabelas do anexo I apresentam as funcionalidades do sistema permitidas para cada nível e perfil. Nessa tabela constam os dados visualizados e as rotinas do sistema que podem ser desempenhadas de acordo com o nível e perfil atribuído ao usuário. As regras para os níveis de acesso ao Sinan Online foram definidas considerando o papel de cada nível do sistema de saúde no que concerne à Vigilância Epidemiológica e discutidas em reuniões e videoconferências com a participação de alguns estados. Atribuição do nível e perfil aos usuários A permissão de acesso ao Sinan Online é feita na área de Configurações do Usuário do CSPUWEB. Se o usuário ainda não tiver acesso liberado a algum grupo do SINAN_NET (SAPSS, SINAN- ADM, etc.), deverá ser selecionada a opção SINAN_NET no campo Sistema, e em seguida definir o nível no campo Tipo de Acesso. Os campos Regional, município, distrito e Estabelecimento de Saúde deverão ser preenchidos de acordo o nível atribuído e local de trabalho do usuário. Após o preenchimento dos campos anteriores, deverá ser adicionado aos Grupos do Usuário do sistema SINAN_NET uma das opções de perfil existente (SINAN_ONLINE_GERENTE, 2

3 SINAN_ONLINE_LEITOR ou SINAN_ONLINE_OPERADOR) no campo Grupos Cadastrados (ver figura abaixo). Se o usuário já tiver acesso liberado a algum grupo do SINAN_NET deve-se dar um clique sobre a opção SINAN_NET que aparece na relação dos sistemas que o usuário tem acesso, conforme figura abaixo: Após conferir os dados cadastrados, o perfil deverá ser atribuído, conforme descrito anteriormente. ATENÇÃO: Para usuários com nível de acesso igual à UNIDADE DE SAÚDE, além do perfil (SINAN_ONLINE_GERENTE, SINAN_ONLINE_LEITOR ou SINAN_ONLINE_OPERADOR) devese adicionar aos grupos do usuário o nível da US (SINAN_ONLINE_NIVELI, SINAN_ONLINE_NIVELII ou SINAN_ONLINE_NIVELIII). Para maiores informações ver anexo I. 2º PASSO: ACESSO AO SINAN ONLINE Depois de ter seu acesso liberado, o usuário deve acessar o Sinan Online no link: O login e senha de acesso são os mesmos utilizados para acessar os links e Caso seja o primeiro acesso do usuário a um dos sistemas cadastrados no CSPUWEB, ou tenha sido solicitado alterar senha no próximo login, o usuário deve digitar seu login e atribuir uma senha. Neste momento o sistema solicitará confirmação da senha digitada para gravar essas informações do usuário. Em seguida é solicitado que o usuário entre novamente com o login e senha. Ao digitar esses dados o acesso ao sistema é liberado. Um guia rápido para utilização do Sinan Online está disponível para consulta no menu de ajuda do sistema. O Manual completo do Sinan Online está em processo de construção, assim que concluído será encaminhado aos interlocutores estaduais do Sinan e disponibilizado na área de documentações do menu inicial do sistema. III - Base de dados acessada pelo Sinan Online No Sinan Online é possível acessar a base única do Sinan que é composta pelos registros inseridos usando as versões Net ou Online. Essa base fica localizada em servidor do Ministério da Saúde. Todas as funcionalidades do sistema, inclusive exclusão e a opção de não listar duplicidades, poderão ser executadas nos registros acessados por meio do Sinan Online, mesmo que esses tenham sido inseridos no Sinan Net. Dessa forma, é imprescindível que sejam consideradas as regras de convivência entre as duas versões do Sinan (ver item IV desta nota técnica). 3

4 O Sinan Online registra em qual versão do sistema a notificação foi inserida (Net ou Online), indicando-a para o usuário sempre que o registro for consultado. IV - Regras de Convivência entre o Sinan Online e Sinan Net NAS SES E REGIONAIS: A partir do momento em que for iniciado o processo de implantação do Sinan Online no âmbito da Unidade Federada (ou seja, se pelo menos um município implantou a versão Online do sistema), a SES deverá utilizar apenas a versão Online para realizar as consultas, rotinas de duplicidade, emitir relatórios e gerar arquivos DBF referentes aos registros do agravo Dengue notificados e/ou residentes no estado. Da mesma forma, as regionais que possuírem municípios que implantaram a versão Online do Sinan, mas que ainda têm municípios que utilizam a versão Net, deve efetuar no Sinan Online as consultas, rotinas de duplicidade, emitir relatórios e gerar arquivos DBF referentes aos registros do agravo Dengue notificados e/ou residentes nos municípios da regional. Assim, a partir do momento que for implantado o Sinan Online na SES ou Regional, a versão Net do sistema não deve ser utilizada nesses níveis para consulta, alteração, exclusão, emissão de relatórios, geração de arquivos DBF e para rotinas de duplicidades referentes ao agravo Dengue. A base de dados de dengue completa desses dois níveis somente estará disponível no Sinan Online. A notificação e demais procedimentos referentes aos demais agravos continuarão a ser realizados na versão Net do Sinan, mesmo quando implantado o Sinan Online em todos os municípios do âmbito de uma Regional ou UF. Assim, as rotinas de transferência e recebimento de lotes do Sinan NET deverão ser mantidas pela SES e Regionais, tanto para os municípios com o Sinan Dengue Online implantado como para os municípios que ainda continuam notificando dengue na versão Net do sistema NAS SMS, DISTRITOS E UNIDADES DE SAÚDE: Os municípios somente deverão utilizar a versão Online do Sinan quando todos os níveis que já operam o Sinan Net estiverem usando o Sinan Online (Ex: US, Distritos e SMS). Assim, a implantação municipal da versão Online deverá ocorrer de forma simultânea em todos os níveis. A versão Net não deverá ser utilizada para o agravo Dengue após a implantação da versão Online. A notificação e demais procedimentos referente aos demais agravos continuarão a ser efetuados na versão Net, incluindo transferência de lotes. Os registros de dengue inseridos no Sinan Net antes da implantação do Sinan Online serão visualizados na versão Online, porém todas as rotinas do sistema necessárias ao gerenciamento desses registros deverão ser efetuadas apenas no Sinan Online. O fluxo de retorno do Sinan Net para dengue deverá ser utilizado somente pelos municípios que ainda estão utilizando essa versão para notificar dengue. O Município que utiliza o Sinan Online para notificar dengue ao efetuar a rotina de fluxo de retorno do Sinan Net para os demais agravos deverá excluir os registros de dengue antes de baixar, marcando a opção Excluir da Relação. 4

5 Enquanto a versão Net estiver sendo utilizada para dengue, as seguintes regras deverão ser consideradas para a exclusão e alteração de registros em que o local de notificação difere do local de residência E local de notificação utiliza versão do Sinan diferente da utilizada no local de residência: SITUAÇÃO A: Local de notificação utiliza o Sinan Net para notificar Dengue A exclusão e alteração de registros inseridos no Sinan Net deverão ser efetuadas pelo local de notificação apenas na versão Net do sistema até o 30º dia (metade do prazo considerado oportuno para encerramento da investigação do agravo); A partir do 31º (ou antes, se o local de notificação habilitar o registro para o local de residência) somente o local de residência pode alterar ou excluir a notificação. Se o local de residência ainda estiver utilizando o Sinan Net esse registro estará disponível para ele na área de download do Fluxo de Retorno disponível no link Se o local de residência utilizar o Sinan Online esse registro fica habilitado para alteração e exclusão pelo próprio sistema. SITUAÇÃO B: Local de notificação utiliza o Sinan Online para notificar Dengue A exclusão e alteração de registros inseridos no Sinan Online deverão ser efetuadas pelo local de notificação apenas na versão Online e até o 30º dia (metade do prazo considerado oportuno para encerramento da investigação do agravo); A partir do 31º dia (ou antes, se o local de notificação habilitar o registro para o local de residência) somente o local de residência pode alterar ou excluir a notificação. Se o local de residência utilizar o Sinan Net esse registro estará disponível para ele na área de download do Fluxo de Retorno disponível no link Se o local de residência utilizar o Sinan Online esse registro fica habilitado para alteração e exclusão pelo próprio sistema. ATENÇÃO: Alterações e exclusões efetuadas no Sinan Online e que foram realizadas em registros inseridos no Sinan Net e cujo local de notificação ainda continua utilizando essa versão serão desfeitas, se o local de notificação fizer nova edição desse registro na versão Net. REGRAS PARA ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO DE REGISTROS Alterações ou exclusões efetuadas no Sinan Online por SES ou Regionais de registros inseridos por SMS, Distrito ou US devem considerar as seguintes regras: Apesar da versão atual do Sinan Online permitir que a SES efetue alterações e exclusões de registros inseridos por Regional, SMS, Distrito ou US cujo município de residência ou de notificação é da própria UF, ela somente deverá fazê-lo após ter solicitado oficialmente para a Regional (ou para a SMS quando não há Regional) tomar as providências necessárias à realização do procedimento e não ter sido atendida, ou considerando as situações descritas para casos de duplicidades nesta nota técnica. De forma semelhante, apesar da versão atual do sistema Sinan Online permitir que a Regional efetue alterações e exclusões de registros inseridos por SMS, Distrito ou US cujo município de residência ou de notificação é da própria Regional, ela somente deverá fazê-lo após ter solicitado oficialmente para a SMS tomar as providências necessárias à realização do procedimento e não tenha sido atendida, considerando as situações descritas para casos de duplicidades nesta nota técnica. As funcionalidades do sistema para o nível SES e Regional estão detalhadas no Anexo I. Situações com duplicidade que implicam em procedimentos de alteração e exclusão de registros: SITUAÇÃO A: Município da 1ª notificação = Município da 2ª notificação (onde: Município de notificação = Município de residência) 5

6 A SMS deve complementar a 1ª notificação com os dados da 2ª notificação e excluir a 2ª notificação. ATENÇÃO: a) SE alguma das notificações (1ª ou 2ª notificação) foi inserida por Distrito ou Unidade de Saúde do município, a SMS deve solicitar a alteração/exclusão ao nível que inseriu as notificações, caso não tenha sido atendida caberá a SMS efetuar os procedimentos; b) SE o município ainda utiliza o Sinan Net, a alteração/exclusão deve ser efetuada no 1º nível informatizado (SMS, Distrito ou US) que inseriu cada uma das notificações (1ª e 2ª notificação). SITUAÇÃO B: Município da 1ª notificação Município da 2ª notificação (onde: 2ª notificação foi inserida pelo local de residência) Nessa situação o município de notificação deve liberar a 1ª notificação o mais breve possível. Somente o local de residência visualiza a duplicidade. A SMS ou a Regional de residência podem solicitar a SMS de notificação a liberação da 1ª notificação. Até metade do prazo de encerramento oportuno, a contar da data de notificação da 1ª notificação (30 dias para Dengue), o local de residência pode solicitar ao local que inseriu a 1ª notificação para habilitá-la para o local de residência; então a SMS de residência pode complementar a 1ª notificação com os dados da 2ª notificação e excluir a 2ª notificação, sem ser necessário esperar o final da metade do prazo de encerramento oportuno do caso. Após metade do prazo considerado oportuno para o encerramento do caso, a contar da data de notificação da 1ª notificação (após 30 dias para Dengue), ou antes, se o município da 1ª notificação habilitá-la para o local de residência, a SMS de residência deve complementar a 1ª notificação com os dados da 2ª notificação e excluir a 2ª notificação; Após o prazo de encerramento oportuno do caso, a contar da data de notificação da 1ª notificação (após 60 dias para Dengue), caso a Regional tenha solicitado oficialmente ao município e não tenha sido atendida, caberá a Regional do local de residência complementar a 1ª notificação com os dados da 2ª notificação e excluir a 2ª notificação; 6

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8 ATENÇÃO: a) SE a SES não possui Regionais ou as Regionais não desempenham esse papel, caberá a SES complementar a 1ª notificação e excluir a 2ª notificação, após o prazo considerado oportuno para encerramento do caso a contar da data de notificação da 1ª notificação (a partir do 61º dia para Dengue). A SES deverá efetuar a alteração/exclusão, somente se tiver solicitado oficialmente ao município de residência e este não o tiver feito; b) SE alguma das notificações (1ª ou 2ª notificação) foi inserida por Distrito ou Unidade de Saúde do município, a SMS deve solicitar a alteração/exclusão ao nível que inseriu as notificações, e se não for atendida, caberá a SMS efetuar os procedimentos; c) SE o município de residência ainda utiliza o Sinan Net, a duplicidade somente será visualizada por este município depois de executada a rotina de fluxo de retorno do Sinan Net. A exclusão da 2ª notificação e complementação da 1ª notificação devem ser efetuadas pelo 1º nível informatizado (SMS, Distrito ou US). SITUAÇÃO C: Município da 1ª notificação Município da 2ª notificação (onde: 2ª notificação não foi inserida pelo local de residência) Nessa situação o local de residência visualiza a duplicidade, no entanto para evitar que o município de residência altere ou exclua registros inseridos por outro município se estabeleceu como regra operacional que caberá à Regional de residência (ou a SES, em UF se regionais) tomar as providências conforme detalhado a seguir: Até metade do prazo considerado oportuno a contar da data de notificação da 2ª notificação (até 30 dias para Dengue) a Regional de residência pode complementar a 1ª notificação e solicitar a exclusão da 2ª notificação ao município que inseriu a 2ª notificação, sem ser necessário esperar o final da metade do prazo para encerramento oportuno do caso. (obs: SE as notificações foram inseridas por municípios de regionais diferentes, mas de mesma UF, caberá a SES solicitar a regional da 2ª notificação efetuar a exclusão). Após metade do prazo considerado oportuno a contar da data de notificação da 2ª notificação (após 30 dias para Dengue), ou antes, se o município da 2ª notificação habilitá-la para o local de residência caberá a Regional de residência complementar a 1ª notificação com os dados da 2ª notificação e excluir a 2ª notificação. A Regional deve comunicar o motivo da exclusão ao município que inseriu a 2ª notificação e ao município de residência (obs: SE a 2ª notificação foi inserida por municípios de outra regional, mas da mesma UF, caberá a SES comunicar o motivo da exclusão à regional da 2ª notificação). ATENÇÃO: a) SE a SES não possui Regionais ou as Regionais não desempenham esse papel, caberá a SES complementar a 1ª notificação e excluir a 2ª notificação, após o prazo considerado oportuno para encerramento do caso a contar da data de notificação da 2ª notificação (a partir do 61º dia para Dengue). A SES efetuará a alteração/exclusão caso tenha solicitado oficialmente ao município de residência e este não o tiver feito; b) SE o município de residência (que inseriu a 1ª notificação) ainda utiliza o Sinan Net, caberá a Regional/SES solicitar a alteração (complementação com os dados da 2ª notificação) que deverá ser efetuada no 1º nível informatizado (SMS, Distrito ou US) do município que inseriu a 1ª notificação; bem como a exclusão da 2ª notificação, que deverá ser efetuada pela SMS do município de residência (obs.: A duplicidade só será visualizada pelo município de residência depois de executada a rotina de fluxo de retorno do Sinan Net; e, se for encaminhado o arquivo do fluxo de retorno da 2ª notificação para Distrito, caberá ao Distrito excluir a 2ª notificação). 8

9 V - Ficha de Notificação/Investigação do Sinan Online A Ficha de Notificação/Investigação de Dengue do Sinan Online possui os mesmos campos da ficha utilizada no Sinan Net acrescida de dois novos campos. Os novos campos (Data da coleta e Resultado) são referente ao Exame ELISA NS1, utilizado como teste de triagem nas Unidades Sentinela de monitoramento viral da dengue. A Ficha de Notificação/Investigação de Dengue do Sinan Online foi encaminhada para os interlocutores estaduais do Sinan desde outubro de O DATASUS está providenciando versão do Sinan Net com a nova ficha de Notificação/Investigação de Dengue, para ser utilizada na fase de transição do Sinan Net para o Sinan Online. VI - Dados de localidades do Sinan Online Os dados de localidade do Sinan Online provêm de um sistema de cadastro de localidades (Localidade) em versão online. Esse sistema foi desenvolvido pelo DATASUS/MS para ser utilizado por diversos sistemas e o link de acesso é 9

10 Os dados de localidades disponíveis na versão de implantação do sistema Localidade foram encaminhados ao Ministério da Saúde pelas Secretarias Estaduais de Saúde (SES). Recomenda-se revisão desses dados antes de iniciar a utilização do Sinan Online. No sistema Localidade as localidades carregadas podem ser consultadas e editadas. Para acessar esse sistema o usuário designado pela SES como responsável pelo cadastro das localidades do âmbito do Estado, deverá estar cadastrado no CSPUWEB no sistema LOCALIDADE. O cadastro dos usuários no sistema de localidades deve ser realizado pelo interlocutor do Sinan, ou outro usuário, que possui o perfil cadastrador no CSPUWEB (CSPU - CADASTRADOR DE USUARIOS) e é gestor tanto do sistema CSPUWEB quanto do sistema LOCALIDADE. No Sinan Online os dados para bairro, assim como País, UF e Município, são tabelados. Se o bairro não existir na tabela encaminhada ao MS ou não for cadastrada no sistema Localidade, o campo Bairro/Outras Localidades ficará em branco uma vez que o usuário não poderá digitar no sistema. No sistema Localidade, e por consequência, no Sinan Online, os bairros não estão vinculados a Distritos. Dessa forma, se na entrada de dados (Notificação/Investigação) do Sinan Online for digitado um distrito, não será carregada a tabela de bairros e o campo Bairro/Outras Localidades ficará em branco. Portanto, antes de iniciar o uso do Sinan Online é necessário efetuar a vinculação de Bairro com Distrito. A vinculação de Bairro com Distrito deve ser efetuada no Sistema Localidade, no momento em que o bairro estiver sendo cadastrado. A vinculação de Município com Regional, Distrito com Município e Unidade de Saúde com Município deve ser efetuada no link Para maiores informações acerca da utilização do sistema Localidade, consultar o manual específico desse sistema. O Manual do sistema Localidade está em processo de construção pelo DATASUS, assim que concluído será encaminhado aos interlocutores estaduais do Sinan. 10

11 VII - Cronograma de implantação para SES, regionais e municípios A liberação de acesso ao Sinan Online e Sistema de Localidades, para os interlocutores estaduais do Sinan será efetuada nos dias 29 e 30/11/2010; A implantação do sistema no âmbito da Unidade Federada (SES, regionais, municípios, distritos e US) deverá ser iniciada a partir do dia 01/12/2010; A continuidade do processo de implantação do Sinan Online nos demais municípios do estado deverá considerar as configurações mínimas de máquina, internet e Browser necessárias para a utilização do sistema, definidas no item I desta nota técnica, bem como a importância epidemiológica da Dengue nos municípios. Ficará na responsabilidade da SES a organização do processo de implantação do Sinan Online no âmbito do estado (incluindo cadastro no CSPUWEB, capacitações, cronograma, etc.), considerando que a versão deverá estar implantada em todas as capitais e municípios da região metropolitana até 31/12/2010. VIII - Encaminhamento de erros do sistema, sugestões e/ou dúvidas ao Gt-Sinan Se forem verificados erros nas rotinas do Sinan Online e/ou do Sistema de Localidades, o Interlocutor Estadual do Sinan deve encaminhar mensagem para sinan@saude.gov.br. Sugestões e/ou dúvidas também podem ser encaminhadas. As mensagens devem ser encaminhadas destacando o assunto de acordo com o exemplo: [SINAN ONLINE] - UF - Assunto do . Todos os erros e sugestões encaminhados serão analisados pelo Gt-Sinan, juntamente com as equipes do Datasus e do Programa Nacional da Dengue (PNCD). Aqueles considerados pertinentes, especialmente os que impactem a integridade da base de dados única do sistema serão atendidos por meio de atualização de versão do Sinan Online. Sempre que alterada a versão será disponibilizado no menu principal do sistema, na área de Últimas Atualizações, o histórico de atualização das versões desde sua implantação. Será enviada mensagem aos interlocutores estaduais do Sinan comunicando a data da mudança de versão e o usuário poderá verificar na tela do Sinan Online o número da versão em uso. Os erros e/ou sugestões encaminhados que não tiverem sido atendidos serão discutidos em reunião de avaliação do sistema a ser agendada para Brasília, 9 de dezembro de Ruth Glatt Gerente Técnica do Sinan/CIEVS/DEVEP Cristiane Lustosa Guimarães França Coordenadora da CDESS/CGAM/DATASUS De Acordo, Giovanini Evelim Coelho Coordenador da CGPNCD/DEVEP Carla Magda Allan Santos Domingues Diretora Adjunta do Departamento de Vigilância Epidemiológica 11