Comunicação Corporativa: Desafios, planos e soluções tecnológicas

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1 Comunicação Corporativa: Desafios, planos e soluções tecnológicas

2 ÍNDICE 1. Introdução 1.1 Endomarketing 1.2 Quem comunica 1.3 Investir tempo e dinheiro 2. Desafios 2.1 Tecnologia 2.2. Engajamento 2.3 Inovação 2.4 Diferentes gerações 2.5 Integração 2.6 Plano de comunicação: como criar 3. Soluções 3.1 Canais tradicionais 3.2 Novos canais 4. Resultados 5. Conclusão

3 1. Introdução Obter informação e conhecimento não é, necessariamente, se comunicar. No âmbito corporativo, essa premissa também pode ser aplicada como fator estratégico para a cultura corporativa. A comunicação interna consiste em um processo muito mais complexo, baseado em atração, interações, trocas e envolvimento, que acontecem numa via de dois sentidos, cuja relevância deve ser clara tanto para a empresa, quanto para os funcionários. Organizações que enxergam seus colaboradores como parceiros sabem que, quando eles estão bem informados e conscientes do sistema do qual fazem parte, o nível de engajamento e de comprometimento com a missão do negócio é maior. Assim, a comunicação corporativa pretende, entre outros objetivos, mostrar o que o trabalho de cada representa no todo da organização, qual é a importância das tarefas que realiza, independente das hierarquias empresariais e cargos. Os colaboradores podem ser porta-vozes estratégicos das instituições em que trabalham, de modo que a opinião deles pode valer muito para quem vê uma empresa de fora, influenciando, portanto, na formação da imagem e da reputação corporativa. Frente à importância que o relacionamento entre os funcionários tem nesse processo de construção, a comunicação interna se destaca como uma ação fundamental e suas diversas ferramentas se tornam verdadeiros investimentos no clima organizacional. Atualmente, a área da comunicação interna dispõe de diversos canais, desde os mais tradicionais, como boletins, murais e intranets até os mais modernos, que envolvem novas tecnologias, como as redes sociais corporativas e as newsletters. Ao serem adotados e utilizados de forma estratégica e efetiva, os canais não só auxiliam na integração do quadro funcional, como favorecem a circulação de informações, a capacitação, o debate e a interação entre os vários segmentos da organização. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 3

4 1.1 Endomarketing Há várias maneiras para promover a comunicação interna. Uma das estratégias mais populares (e mais difundidas pelos teóricos) é o endomarketing, bastante utilizado para melhorar o clima organizacional, facilitando as relações entre gestores, diretores e funcionários. Seu principal objetivo é fortalecer as relações internas da empresa para se conseguir atingir as metas estabelecidas com mais facilidade. Um dos principais benefícios que uma boa estratégia de endomarketing pode trazer à cultura organizacional é reestruturar, alinhar e qualificar a comunicação interna. Confira algumas dicas para definir uma estratégia de endomarketing: 1. Facilite a comunicação entre níveis e departamentos: evite a formação de panelinhas e hierarquias e portas fechadas. 2. Aponte um objetivo: discuta a missão da empresa, para que todos busquem a mesma meta. 3. Descentralize: permita que cada funcionário desenvolva sua criatividade e capacidade de liderança. Comece delegando pequenas tarefas e vá aumentando o ritmo, conforme a confiança e a identificação deles com a empresa for crescendo. 4. Sem promessas vazias: o feedback é um ponto fundamental. Discuta com os funcionários o problema, informe os avanços e entregue uma resposta, mesmo que negativa. Não imponha: 5. endomarketing não funciona de cima para baixo. Antes de tudo, é preciso aprender a escutar, levar em conta a opinião e a voz dos funcionários. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 4

5 1.2 Quem comunica O Mapa da Comunicação Brasileira indica que a comunicação interna foi considerada pelos gestores a atividade mais valorizada. O documento abordou 100 gestores de comunicação de 70 grandes empresas que operam no país, brasileiras e estrangeiras, além de 30 dos principais órgãos públicos do Brasil. Ainda assim, a comunicação não é atribuição definida em organograma, mas uma tarefa de todos, desde estagiários até o presidente. A área pode agregar profissionais com diferentes formações, possibilitando ações multidisciplinares, mais completas. Nas organizações, é comum que a área de Recursos Humanos seja responsável pelo processo de comunicação, contudo, todos os departamentos devem estar envolvidos. Além disso, as empresas devem estimular cada área a contribuir com seus canais e permanecer aberta para interagir o colaborador. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 5

6 1.3 Investir tempo O investimento em comunicação interna começa quando a organização percebe que a transmissão de informações aos funcionários impacta nos resultados e no desempenho da empresa. Contudo, a área costuma sofrer com a resistência de investimentos, pois seus resultados exigem tempo e a maioria das organizações almeja resultados imediatos. Por isso, poucas empresas costumam incorporar a comunicação interna dentro do plano de estratégico das empresas, ação que pode ser determinante na busca por resultados mais efetivos. Para que a comunicação interna seja de fato uma aliada nas mudanças das organizações, é necessário que se tenha uma visão detalhada do setor e seu potencial, partindo de aspectos fundamentais, como o planejamento estratégico, métodos de investigação, ferramentas, canais, marketing interno ou gestão de mudanças. Veja algumas dicas para fazer da comunicação interna uma aliada nos negócios: Compreender as chaves de uma comunicação eficaz e os novos padrões de comportamento corporativo dos colaboradores e diretores; Saber como se planeja e inicia um plano de comunicação interna, seja ele global ou para uma necessidade específica; Saber o que está sendo feito nos concorrentes e nas empresas lideres em seus setores em relação à comunicação interna e saber que resultados obtiveram de suas atividades; Conhecer as últimas aplicações, ferramentas e tendências em comunicação interna como o marketing interno, técnicas de storrytelling, redes sociais corporativas, entre outros. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 6

7 2. Desafios No Brasil, já estão sendo realizadas experiências no cenário da comunicação corporativa, especialmente, no relacionamento com o público interno. Tanto a criatividade dos profissionais locais, como o perfil receptivo do brasileiro favorecem a implantação de modelos colaborativos de comunicação, que acabam tendo maior receptividade. 2.1 Tecnologia O uso da tecnologia permite grande efetividade em ações voltadas à comunicação, por meio do compartilhamento de arquivos e informações, acesso à base de dados, trabalho em equipe com funcionários dispersos, conversas em tempo real, entre outras. O desafio está em escolher a ferramenta ideal, que atenda os objetivos da empresa e que favoreça a usabilidade. Para isso, gestores devem estar atentos às soluções que facilitem as opções de busca pelo usuário, que sejam rápidas e eficazes, como as redes sociais corporativas, sobre as quais falaremos a seguir. 2.2 Engajamento Engajar os funcionários é um desafio comum a empresas de diferentes setores e tamanhos. Gestores contam com algumas ferramentas para transpor essa dificuldade, mas as soluções que mais atraem pela eficiência são aquelas com foco no relacionamento interpessoal. Nesse processo, a falta de uma liderança efetiva pode representar um obstáculo. Esse profissional deve estar alinhado com os níveis da organização, mas também é necessário que a cultura da organização seja favorável. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 7

8 A falta de conhecimento sobre visão, missão, valores, propósitos, objetivos e metas da empresa também é um dos fatores que prejudicam o engajamento. Há várias dicas que podem auxiliar líderes e gestores no engajamento de funcionários, entre eles, pode-se destacar: Conhecer as características individuais de cada membro da equipe, evitando uma relação fria a distante; Elogiar trabalhos positivos ao invés de apenas apontar e criticar erros. Dar feedbacks construtivos; Conquistar confiança e inspirar comprometimento; Promover encontros para compartilhar experiências, esclarecer dúvidas e destacar ações positivas. 2.3 Inovação No campo da comunicação, a inovação é possibilitada, principalmente, por conta das novas tecnologias. Entretanto, algumas atitudes podem barrar o processo inovador. Entre elas, é possível destacar: Preconceitos: ser contra tudo aquilo que não se origina de metodologias e processos conhecidos, contra ideias de pessoas jovens, contra o novo, o intuitivo, o subjetivo; Estagnação: junto à insegurança, essa é a principal inimiga da inovação. As janelas precisam ser abertas e a inércia precisa ser evitada; Métricas defasadas: se o pensamento se manter centrado no curto prazo e refém dos resultados financeiros, a inovação será prejudicada. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 8

9 2.4 Diferentes gerações Os baby boomers, a geração X, Y, Z, trazem mudança nos valores das gerações, tendência que também se comprova nas organizações, questionando as formas tradicionais de liderar, de comunicar e de gerir. As ideias, valores e comportamentos das novas gerações contrastam com os das gerações anteriores, que tem necessidades diferentes e falam línguas diferentes. Esse contraste intergeracional, contudo, não precisa ser necessariamente negativo. O potencial colaborativo das novas gerações pode ser explorado para melhorar projetos dentro da empresa, desde que conte com o apoio de uma ferramenta tecnológica que propicie a troca de ideias. A liderança das gerações anteriores pode ser reforçada com novos canais de comunicação, que conversem com colaboradores de todas as faixas etárias e, principalmente, que permitam o diálogo. 2.5 Integração Ao utilizar diferentes canais para a comunicação, corre-se o risco de obter o resultado contrário: funcionários desencontrados ou até desmotivados, sem saber qual é a fonte ideal de informação. O ideal é que, além de definir a estratégia de gestão das ferramentas voltadas à comunicação, as organizações busquem soluções cada vez mais integradas. Para isso, a estratégia deve considerar cada público interlocutor, com uma abordagem variada, mas integrada em suas ações e objetivos. Para gerar aprendizado para o público, a tecnologia precisa ser sinônimo de simplicidade, com ferramentas fáceis, intuitivas, atraentes e relevantes. Uma ferramenta de comunicação integrada pode facilitar a manifestação e interação da inteligência coletiva presente em qualquer organização. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 9

10 2.6 Plano de comunicação: como criar Um desafio que tira de muitos gestores a intenção de criar políticas de comunicação interna é a criação de um plano. Como boa parte das ações de uma empresa, a criação de um planejamento voltado para a comunicação deve ser documentada para que não seja apenas um esforço efêmero. O plano de comunicação é um norte para todas as decisões tomadas pela empresa em relação ao assunto; uma referência para ser seguida, independente do suporte tecnológico usado pela organização. E ele não é difícil de redigir basta apenas levar em conta alguns aspectos fundamentais e complementá-los de acordo com os interesses da instituição. Os fatores fundamentais para a montagem de um plano de comunicação interna são: Missão, visão e valores da empresa: questões que precisam estar traçadas antes do plano de comunicação, mas que devem orientar toda a geração deste guia Quem são os públicos da organização: aqui, é preciso pensar quem são os públicos internos (desde colaboradores até fornecedores muito próximos) e externos (público, concorrência e fornecedores mais distantes). A quem queremos comunicar: numa estratégia inicial, considere pensar em transmitir mensagens para um público mais interno, próximo à organização. O que queremos comunicar: baseado no público para quem queremos comunicar, que tipo de mensagem você pretende transmitir? É possível começar com atos de interesse dos colaboradores, ações relevantes da empresa e possibilidades de colaboração dos funcionários com ideias para projetos internos. Quem vai cuidar da comunicação: desde já, é preciso definir qual será o setor que cuidará da comunicação interna. Pode ser desde um colaborador responsável ou um grupo de funcionários preocupados com o fluxo de comunicação. Onde e como vamos comunicar: com o público, o conteúdo e os responsáveis definidos, é possível começar a escolher as ferramentas que vão ajudar nesta tarefa. Abaixo, selecionamos as soluções mais funcionais e populares para fazer trabalhos de comunicação interna. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 10

11 3. Soluções Para fazer comunicação interna, as estratégias são fundamentais, mas ficam vazias sem o suporte adequado de ferramentas. A solução ideal varia de acordo com os atributos da empresa: tamanho, área de atuação, perfil dos colaboradores (comunicativos, conectados etc.), além de outras características. Cabe ao gestor avaliar que tipo de canal é mais interessante para sua organização. Separamos nossas sugestões de ferramentas em dois grupos: as tradicionais (testadas e muito utilizadas nas organizações, apesar das limitações) e as novas opções decorrentes das tecnologias e da web. Confira quais são: Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 11

12 3.1 Canais tradicionais a. Mural de recados: Possivelmente um dos meios mais populares dentro das empresas, é um recurso muito útil para organizações de pequeno porte, além de ajudar a disseminar informações dentro de departamentos ou setores de uma grande instituição. É um instrumento de comunicação de um fluxo apenas. Isso quer dizer: um emissor envia uma mensagem para um receptor (que tem pouca ou nenhuma possibilidade de resposta). Neste caso, o responsável pelo mural é o emissor e o corpo funcional, o receptor. Além disso, o mural está restrito à localização onde está instalado. É um meio simpático de expor recados para todos, mas cabe lembrar que uma parte dos colaboradores pode não observar as novidades no mural. b. House organ: O jornal da empresa, como é conhecido, é uma publicação periódica produzida com conteúdo de teor jornalístico em formato de jornal, jornal-mural ou revista. Ele também é um meio de um fluxo já que a equipe de comunicação expõe informações para o corpo de funcionários e tem abrangência equivalente à circulação: quanto mais cópias, mais impacto terá. Porém, o alto custo para manter uma mídia do tipo e as recentes políticas institucionais de economia de papel podem ser impeditivos para implementar essa solução TVs e rádios institucionais: c. Algumas empresas mantém, por meio de circuitos internos, suas próprias TVs e rádios com conteúdos de interesse dos colaboradores. Assim como os exemplos anteriores, são meios de um fluxo só, com emissores (os responsáveis da comunicação) interagindo com receptores (os funcionários). Por utilizarem suportes distintos, costumam chamar mais a atenção. Porém, exigem mais infraestrutura técnica na implantação e utilização. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 12

13 3.2 Novos Canais a. Newsletter: Usa o mesmo princípio do house organ, só que disponível na internet. Divulgado por ou outra forma de comunicação online, contém mensagens de interesse dos colaboradores. Não contém as restrições de custos geradas pelo house organ, mas continua sendo um meio de um fluxo só, que pode não ser visto caso o funcionário não abra seu correio eletrônico. É um interessante instrumento para mensagens massivas. b. Intranets: Conceito derivado da internet, é uma rede privada acessível somente para o corpo funcional. Nela, é possível armazenar arquivos e divulgar mensagens para a equipe. Permite um pouco mais de interatividade entre os membros, dependendo da ferramenta selecionada. Exige infraestrutura tecnológica dentro da empresa para suportá-la. Se não for bem administrada, pode tornar-se apenas um depósito de informações, sem propósito de comunicação. Alertas: c. Softwares que disparam mensagens para todo o grupo de funcionários ou para colaboradores específicos. Útil para notificações massivas, como nos casos de emergência, e para mensagens curtas. Geralmente não permitem o armazenamento e acesso a arquivos. Também exige uma infraestrutura tecnológica específica para recebê-lo. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 13

14 Redes Sociais Corporativas: d. Sistemas que usam a mesma dinâmica de portais sociais abertos, como Facebook e Twitter, dentro da organização. Permitem a troca de informações entre a equipe de comunicação e todo o corpo funcional, que pode se organizar em grupos e iniciar debates e conversações sobre a empresa. É uma boa opção, por exemplo, para dar aos usuários um meio de tirar dúvidas e compartilhar conhecimento. Boa parte dessas ferramentas disponíveis no mercado contam com mensageiros instantâneos para a troca de mensagens privadas. Algumas delas também permitem a criação de lembretes de eventos e são capazes de enviar comunicados massivos para todo o grupo. Se a solução adotada for um software instalado, pode exigir infraestrutura de TI porém, existem alternativas disponíveis na nuvem, que requerem apenas o acesso à internet. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 14

15 Redes sociais corporativas promovem comunicação interna As redes sociais corporativas disponíveis no mercado hoje conseguem abarcar boa parte das funções desempenhadas por outros suportes de comunicação interna, atingindo o público desejado de maneira convenienente. Essa ferramenta pode ser usada junto com as outras soluções de comunicação interna, como TVs corporativas e murais. Uma tecnologia não exclui a outra. Porém, a solução pode ser usada para suprir necessidades que outros meios não conseguem cumprir. Mensagens destinadas a todos os colaboradores, por exemplo, podem ser enviadas por meio de um perfil central da empresa. O sistema de notificações de rede garantirá que a mensagem foi lida, dando, inclusive, a possibilidade de resposta um bom exemplo de uso complementar para as mídias sociais internas. Outra ferramenta interessante para gestores de comunicação interna é a criação de grupos ou comunidades. É possível usá-los para separar os setores da organização e disseminar mensagens segmentadas um recado somente para gestores ou para o departamento de TI, por exemplo. Dentro dos grupos, os usuários podem fazer comentários e interagir com os colegas. Algumas redes internas dão, inclusive, a possibilidade de criar eventos com lista de convidados, mensagem de apresentação e confirmação de presença. Ações corporativas podem ficar mais eficientes com um sistema desse tipo afinal, um evento registrado cativa mais as pessoas a participarem. Fora que um evento com uma prévia de colaboradores presentes ajuda a equipe a se planejar. Por fim, a possibilidade que cada usuário tem de compartilhar conteúdos internos e externos à rede social corporativa ajuda a começar debates e conversas sobre temas de interesse da empresa. O responsável pela ferramenta pode, por exemplo, usar seu perfil para compartilhar uma nova sugestão de logo, pedindo a colaboração dos outros funcionários. Os comentários podem ser coletados de forma simples, ajudando no desenvolvimento de novas ideias dentro da empresa. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 15

16 4. Resultados Planejar a comunicação interna de uma empresa é um projeto que exige estudo e investimento. Porém, é fundamental manter o diálogo dentro de uma empresa de qualquer porte. E essas ações podem, inclusive, gerar resultados práticos para sua empresa. Baseados na nossa experiência na área, separamos alguns dos principais resultados gerados por uma boa política de comunicação interna: a. Dissipa desinformação : é o fim da fofoca e da rádio-corredor. Com meios oficiais para a empresa se comunicar, há poucas brechas para desinformação e comentários infundados. Com canais fortes de informação, os funcionários passam a evitar esse tipo de dado sem base e procuram saber mais sobre a empresa pelos meios estabelecidos. b. Dissemina cultura da empresa: a identidade da organização, reforçada pela missão e visão, chega a todo o corpo funcional por meio dos veículos de comunicação interna. Estas ferramentas ajudam a criar uma unidade para a instituição, que acaba contaminando os colaboradores em todas as ações executadas interna e externamente. Quer um meio fácil de dar uma cara para toda sua empresa? Invista em comunicação. Reduz tempo de procura por informação c. : se os dados estão concentrados em meios oficiais, achá-los fica mais simples. Você acaba criando, mesmo sem querer, um banco de dados com conhecimento organizacional. Além disso, os meios de comunicação interna acabam enviando para o colaborador informações que, por muitas vezes, ele teria de procurar. Isso ajuda a poupar tempo e deixa a vida do funcionário mais prática. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 16

17 d. Fomenta colaborativismo e inovação: se a comunicação ideal é feita por via dupla com emissor e receptor interagindo entre si ela é o cerne de uma política de colaborativismo. Ideias podem ser compartilhadas dentro da empresa, inspirando, por exemplo, futuros projetos. Um colaborador pode ajudar o colega a solucionar um problema em um setor da organização se ele souber o que está havendo. A troca de informações dentro do corpo funcional faz bem para quem trabalha e para a própria instituição. Melhora clima organizacional: e. colaboradores bem-informados, pouco suscetíveis aos boatos e com espírito colaborativo acabam gerando um ambiente de trabalho mais agradável. No final das contas, promover a comunicação interna acaba gerando a melhoria do clima organizacional um objetivo não só do RH, mas da empresa como um todo. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 17

18 Conclusão Neste e-book, apresentamos a importância da comunicação interna para uma empresa, além das vantagens que ela traz, as alterações que ela demanda e as ferramentas que podem auxiliar os gestores a implementá-la. Ter uma diretriz de comunicação bem definida ajuda a organização a compartilhar conhecimento, evitar desinformação interna e agilizar processos. As vantagens de uma boa comunicação interna são evidentes. Porém, nada disso é possível se não for criada uma cultura de comunicação dentro da empresa. O corpo funcional precisa ver o lado bom da comunicação e usá-lo para melhorar as ações da empresa. Já os gestores devem usar os canais não apenas para enviar comunicados, mas para criar pontos de interação, viabilizando a troca de informações e a geração de conhecimento. A vontade de reforçar essa cultura não deve sair do radar da equipe responsável pela comunicação. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 18

19 O processo de implantação de uma política de comunicação interna pode ser lento, pois envolve uma série de fatores complexos, como gestão de pessoas e de informação. Porém, com a ajuda das políticas e das ferramentas que exploramos nesse e-book, esperamos que o processo de implantação seja mais fácil, trazendo benefícios mais duradouros. No Blog da SocialBase, abordamos muito as questões de comunicação interna. Se você tiver mais interesse no tema, acesse nossos artigos pelo endereço Por lá, também publicamos outros e-books similares a este. Você pode acessar neste link nossos materiais educativos. Para começar, recomendamos um e-book com um tema relativo a este que você está lendo: Redes sociais nas empresas: liberar, proibir ou organizar. E, se você tiver interesse, pode também experimentar nossa rede social corporativa. A SocialBase é hospedada na nuvem com toda segurança e exige apenas acesso a internet. Saiba mais no nosso site: Você pode começar a usá-la pelo módulo gratuito. Comunicação Corporativa: desafios, planos e soluções tecnológicas ebook 2013 Guias completos e gratuitos 19

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