FAQ FACULDADE XV DE AGOSTO DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA EM UMA CORRETORA DE SEGUROS

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1 FAQ FACULDADE XV DE AGOSTO DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA EM UMA CORRETORA DE SEGUROS Ana Carolina de Carvalho Socorro 2008

2 FAQ FACULDADE XV DE AGOSTO DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA EM UMA CORRETORA DE SEGUROS Aluna: Ana Carolina de Carvalho Orientadores: Profa. Ms. Cláudia Cobêro Prof. Ms. Luiz Antônio Fernandes Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade XV de Agosto como um dos prérequisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração de Sistemas de Informação. Socorro 2008

3 Dedico este trabalho ao meu pai, Álvaro Monteiro de Carvalho, por ele ter sido o melhor pai do mundo e este meu sonho, de concluir o nível superior, também era um sonho dele. Papai, eu te amo.

4 AGRADECIMENTOS Primeiramente, agradeço a Deus por ter me iluminado e me dado a oportunidade de poder cursar o nível superior de ensino. Agradeço à minha mãe, Maria Cecília Zanesco Carvalho, que mesmo tendo passado por momentos muito difíceis em sua vida sempre me ajudou e esteve ao meu lado me apoiando. Agradeço também ao meu irmão, Victor, que mesmo estando longe me ajuda e é compreensivo. Gostaria de agradecer ao meu namorado, Leandro, pela grande paciência e compreensão, e por estar ao meu lado nos momentos bons e difíceis de minha vida. Aos meus amigos, muitíssimo obrigada por me ajudarem, por fazerem parte de minha vida e por podermos estar sempre juntos. Agradeço ainda aos meus colegas de trabalho por terem me dado a oportunidade de poder trabalhar e por me ensinarem coisas fundamentais para o meu dia-a-dia. À Faculdade XV de Agosto, muito obrigada por ter me oferecido um ensino de qualidade, digno de reconhecimento. Agradeço, em especial, ao diretor Rubens Pal Lins Filho. Ainda, a todos os funcionários e professores da FAQ, obrigada pela paciência, pelo ensino e pela amizade que construímos. Agradeço, especialmente, à professora Cláudia Cobêro e à bibliotecária Maria por estarem sempre à disposição me ajudando com toda dedicação. Por fim, agradeço a todos os que contribuíram de alguma forma para que o meu sonho se realizasse. Obrigada a todos por tudo.

5 Dirigir bem um negócio é administrar seu futuro; dirigir o futuro é administrar informações. (Marion Harper)

6 RESUMO Este trabalho teve a finalidade de desenvolver e implantar um Sistema de Informação de Fluxo de Caixa em uma Corretora de Seguros. O objetivo do trabalho foi desenvolver ferramentas e ações necessárias para se ter um adequado e eficiente controle do fluxo de caixa e gerá-lo através da administração de contas a pagar e a receber. O sistema foi desenvolvido em planilhas Excel interligadas entre si. A elaboração do sistema ocorreu através da preparação das demonstrações das origens e aplicações de caixa, obtenção dos dados necessários da demonstração de resultados, classificação e apresentação adequada dos dados relevantes que foram obtidos. Dessa forma, a empresa pôde obter informações importantes para a elaboração das demonstrações financeiras que foram úteis na administração do negócio, além de fornecer uma visão instantânea do fluxo de caixa da mesma em um determinado período de tempo.

7 Lista de Figuras Figura 1 - Planilha do Excel utilizada para o controle das entradas do fluxo de caixa... Figura 2 - Planilha do Excel utilizada para o controle das saídas do fluxo de caixa... Figura 3 - Planilha do Excel utilizada para o controle do fluxo de caixa... Figura 4 - Planilha do Excel utilizada para o controle do fluxo de caixa anual... Figura 5 - Gráfico do fluxo de caixa mensal (julho/2008)... Figura 6 - Gráfico da produção por companhia (julho/2008)... Figura 7 - Gráfico de despesas por classificação (julho/2008)... Figura 8 - Gráfico da movimentação anual do fluxo de caixa Lista de Quadros Quadro 1 - Comparativo entre sistema antigo e o sistema atual do fluxo de caixa... 28

8 SUMÁRIO 1. Introdução Empresa analisada Referencial Teórico Conceito de Sistema de Informação Atividades do Sistema de Informação Conceito de Sistema de Informação Gerencial Importância do Sistema de Informação Gerencial para as empresas Conceito de Fluxo de Caixa Entradas de Caixa Saídas de Caixa Saldo de Caixa Demonstração do Fluxo de Caixa Elaboração da Demonstração do Fluxo de Caixa Metodologia Procedimentos Metodológicos Resultados e Análises Fluxo de Caixa Mensal Produção por Companhia de Seguro Despesas por Classificação Movimentação Anual do Fluxo de Caixa Comparativo entre os Sistemas de Fluxo de Caixa Considerações Finais... Referências Bibliográficas

9 8 1. INTRODUÇÃO Toda empresa tem informações que proporcionam a sustentação para as suas decisões. Entretanto, apenas algumas têm um sistema estruturado de informações que possibilita otimizar o seu processo decisório. Um Sistema de Informação recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informação) como saída. As informações obtidas são fundamentais para auxiliar os administradores a atingirem seus objetivos. Para isso, as informações devem ser reais e representar a situação da empresa no momento em que são coletadas. As informações que suportam as decisões dos gerentes constituem o Sistema de Informação Gerencial, o qual é uma ferramenta administrativa utilizada para poder aperfeiçoar as comunicações e a tomada de decisões na empresa. O Fluxo de Caixa é um instrumento de gestão fundamental para as empresas que auxilia o administrador a obter uma visão completa da situação financeira do empreendimento, pois controla, planeja e analisa todas as entradas e saídas de valores da organização. Contudo, o Fluxo de Caixa deve ser elaborado de acordo com as necessidades de cada empresa, procurando identificar sua atividade principal e seus efeitos na gestão financeira. Para gerenciar o Fluxo de Caixa com eficiência e obter melhores condições de sucesso em empreendimentos, é necessário manter os controles financeiros atualizados. É através de informações precisas e atuais do fluxo financeiro que os riscos para a empresa são minimizados e a eficiência do fluxo maximizada. Portanto, o administrador financeiro deve conhecer todas as operações da empresa e receber as devidas informações de cada departamento para a elaboração do Fluxo de Caixa.

10 9 Sendo assim, o presente trabalho tem como problema de pesquisa: Quais as ferramentas e ações necessárias para a obtenção do controle eficiente do fluxo de caixa na corretora de seguros analisada? Os objetivos deste trabalho foram o de: coletar e organizar os dados necessários para uma adequada administração e demonstração de contas a pagar e a receber; desenvolver um sistema de informação eficiente para o controle do fluxo de caixa; e implantar os dados coletados de forma a obter resultados concisos e exatos. Cada empresa é diferente; logo, os bons administradores devem ser capazes de se adaptar. É preciso ser intuitivo, pois o que se aprende no trabalho são estratégias básicas de sobrevivência. O importante é entender a filosofia da administração e os objetivos estratégicos corporativos para estabelecer conexões entre as idéias de forma adequada. 1.1 Empresa Analisada A empresa analisada é uma Corretora de Seguros, situada na cidade de Socorro/SP, e está no mercado desde a sua fundação, por dois sócios, em 20 de dezembro de Os sócios fundadores se separaram e, para dar continuidade ao trabalho, o sócio que ficou na empresa se uniu a outro sócio. Depois a empresa ganha mais um sócio, totalizando três sócios, mas esse último deixa de fazer parte da empresa. A empresa prossegue, então, com dois sócios, sendo um o seu fundador. Apesar dessa grande turbulência de entrada e saída de sócios, a responsabilidade e a preocupação com os clientes fizeram com que a empresa se firmasse no mercado, ganhando estabilidade.

11 10 A corretora possui uma linha completa de produtos. Os seguros vendidos pela empresa englobam: Automóvel, Residência, Empresa e Vida. A empresa vende, hoje, seguros de todas essas linhas para nove companhias. Os funcionários da empresa são: dois diretores (sócios/proprietários), um assistente de negócios, uma secretária e dois vendedores externos. O objetivo da empresa é conquistar novos clientes e expandir ainda mais sua produção, utilizando estratégias de marketing para isso. a obtenção de lucro. Contudo, a corretora não possui um controle financeiro adequado, o que prejudica

12 11 2. REFERENCIAL TEÓRICO A seguir, será apresentado o referencial teórico utilizado para fundamentar o trabalho, com as principais conclusões dos conceitos de alguns autores. 2.1 Conceito de Sistema de Informação Segundo Bio (1992), o Sistema de Informação é um conjunto de subsistemas interdependentes que trocam informações entre si. Esse conjunto de partes interdependentes no seu todo pode ser parte de um todo maior, ou seja, um sistema que faz parte do outro. Sistema de Informação é um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas), logicamente associados, para que de sua interação sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões (CAUTELA, 1976, apud CHIAVENATO, 2002, p.572). Ainda para Chiavenato (2002), o Sistema de Informação tem como objetivo final prover as gerências de informações sobre o seu pessoal. Para isso é necessário obter dados, processá-los e transformá-los em informações de forma esquematizada e ordenada. O Sistema de Informação deve identificar e envolver toda a rede de fluxos de informação da empresa para ser projetado para cada grupo de decisões. Assim, o Sistema de Informação é considerado a base do processo de tomada de decisões da organização. O Sistema de Informação, para O Brien (2004), é um grupo de elementos interrelacionados que coleta, transforma e propaga informações em uma organização. Os Sistemas de Informação consistem de cinco componentes fundamentais: pessoas (usuários finais e especialistas em sistemas), hardware (computadores e mídias), software (programas e procedimentos de processamento), dados (dados armazenados) e redes (meios de comunicação). Eles representam três papéis fundamentais, que são: suporte às operações, suporte à Tomada de Decisão Gerencial e suporte à Vantagem Estratégica.

13 Atividades do Sistema de Informação Segundo O Brien (2004), as atividades básicas dos Sistemas de Informação são: - Entrada de Recursos de Dados A entrada se baseia no registro de dados pelo usuário final em um computador, incluindo uma série de atividades de edição para garantir que os dados foram registrados corretamente. Então, os dados registrados são transferidos para uma mídia até serem processados. - Transformação de Dados em Informação Os dados registrados são analisados, manipulados e convertidos para os usuários finais, conforme foram submetidos para atividades de processamento como cálculo, comparação, separação, classificação e resumo. Através de um processo constante de atividades de correção e atualização, há a manutenção da qualidade dos dados armazenados. - Saída de Produtos da Informação A saída é a atividade aplicada à disposição dos usuários finais cuja informação é transmitida. A meta dos Sistemas de Informação é a produção de produtos de informação adequados para os usuários finais. Os monitores de vídeo, respostas em áudio, produtos de papel e multimídia são fornecedores de produtos comuns da informação constituídos por mensagens, relatórios, formulários e imagens gráficas. - Armazenamento de Recursos de Dados O armazenamento é a atividade do Sistema de Informação em que os dados e as informações são guardados de modo organizado para uso posterior. Isso torna fácil o processamento ou a recuperação dos dados como saída.

14 13 - Controle de Desempenho do Sistema O controle de desempenho é uma importante atividade dos Sistemas de Informação. Um sistema deve produzir feedback sobre suas atividades de entrada, processamento, saída e armazenamento. O feedback são os dados sobre o desempenho do sistema, ou seja, ele deve ser monitorado e avaliado para especificar se o sistema está entendendo os padrões de desempenho determinados. 2.3 Conceito de Sistema de Informação Gerencial O Sistema de Informação Gerencial, para Chiavenato (2002), é um sistema cuja função é colher, processar, armazenar e disseminar informações permitindo eficácia nas decisões tomadas pelos gerentes, principalmente nas tarefas de planejamento e de controle. Para que se possa ter vantagem competitiva, as informações processadas devem ser oportunas e relevantes. O Sistema de Informação Gerencial está relacionado com a tecnologia da informação, pois envolve a presença dos computadores e de programas específicos para processar dados e informações. Para O Brien (2004), os Sistemas de Informação Gerencial produzem informações e apoio para a tomada de decisão eficaz pelos gerentes. As informações são fornecidas na forma de relatórios e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Segundo Oliveira (1992), o Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações. As informações são utilizadas na tomada de decisões da empresa e proporcionam uma estrutura administrativa capaz de obter os resultados desejados. O SIG é projetado para fornecer ao executivo informações seguras para as decisões sólidas da empresa, concretizando os objetivos previamente estipulados.

15 Importância do Sistema de Informação Gerencial para as empresas O Sistema de Informação Gerencial, segundo Oliveira (1992), propicia aos executivos das empresas um entendimento de sua importância e pode trazer benefícios para elas. Alguns benefícios são descritos a seguir: - Melhoria no acesso às informações, que propicia relatórios mais precisos e breves; - Melhoria nos serviços realizados e oferecidos; - Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e necessárias; - Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; - Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações; - Redução do grau de centralização de decisões na empresa; - Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos; - Aumento do nível de motivação dos funcionários envolvidos; - Redução da mão-de-obra burocrática. 2.5 Conceito de Fluxo de Caixa Para Ross, Westerfield e Jordan (1998), uma das demonstrações financeiras mais importantes é o Fluxo de Caixa. O Fluxo de Caixa indica a diferença entre os valores recebidos e os valores que saíram da empresa. O valor dos ativos de uma empresa deve ser igual ao valor de suas exigibilidades mais o valor de seu patrimônio líquido.

16 15 Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas-SEBRAE (2008), o Fluxo de Caixa é uma ferramenta da gestão financeira que auxilia a tomada de decisão no dia a dia do empresário. Consiste em um relatório gerencial que informa as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período de tempo. Isso possibilita ao empresário planejar melhor suas ações. 2.6 Entradas de Caixa Segundo Ross, Westerfield e Jordan (1998), as entradas de caixa são os valores que a empresa recebe de vendas ou de outras fontes como rendimentos de aplicações financeiras e entradas de origem de financiamento a longo prazo. As entradas (recebimentos) de vendas podem ser exibidas como uma única origem de caixa, podendo ser elaboradas diariamente, semanalmente ou mensalmente. Para o SEBRAE (2008), as entradas de caixa estão em correlação às vendas ocorridas à vista, além de outros recebimentos, como duplicatas, cheques pré-datados, faturas de cartão de crédito entre outros, e também disponíveis como dinheiro na devida data. 2.7 Saídas de Caixa As saídas de caixa, de acordo com Ross, Westerfield e Jordan (1998), também são conhecidas como pagamentos e podem ser classificadas em: pagamentos a fornecedores, que são os pagamentos de bens e/ou serviços obtidos, como, por exemplo, matérias-primas; salários, impostos e outras despesas em que estão incluídos todos os custos que requerem desembolso; gastos de capital, que são os pagamentos por adquirir ativos permanentes; e despesas de financiamento a longo prazo, como pagamentos de juros de dívidas. Segundo o SEBRAE (2008), as saídas de caixa são correspondentes aos pagamentos efetuados aos fornecedores, retiradas feitas pelos sócios (pró-labore), aluguéis, impostos, folha de pagamento, água, luz, telefone, entre outros.

17 Saldo de Caixa Para Ross, Westerfield e Jordan (1998), o saldo de caixa corresponde à diferença entre as entradas (recebimento) de caixa e as suas saídas. O saldo de caixa, de acordo com o SEBRAE (2008), conhecido como saldo operacional, demonstra o valor conseguido das entradas de caixa menos as suas saídas nas datas correspondentes. Dessa forma, é possível identificar como se procedem os recebimentos e gastos relativos ao período em questão. 2.9 Demonstração do Fluxo de Caixa A Demonstração do Fluxo de Caixa proporciona ao gerente financeiro a elaboração de melhor planejamento financeiro, indicando a origem de todo o dinheiro que entrou no caixa, bem como todo o dinheiro que saiu do caixa em certo período, além de mostrar o resultado do fluxo financeiro (DEMONSTRAÇÃO..., 2007, p.1). Segundo Gitman (2002), a Demonstração dos Fluxos de Caixa, também chamada de demonstração de fontes e usos, gera um resumo dos fluxos de caixa referente às atividades operacionais, de investimento e de financiamento, reconciliando-os com as variações do caixa durante um dado período. Na realidade, a Demonstração dos Fluxos de Caixa reúne as origens e as aplicações de caixa em um determinado período. em: Ainda para Gitman (2002), os Fluxos de Caixa de uma empresa estão divididos - Fluxos Operacionais, que são as entradas e saídas estabelecidas através da produção e venda dos produtos e serviços da empresa; - Fluxos de Investimento, que são relacionados à compra e venda de ativos imobilizados e participações societárias;

18 17 - E Fluxos de Financiamento, que procedem de operações de empréstimos e capital próprio. Os fluxos de caixa operacionais, de investimento e financiamento fazem com que o saldo de caixa da empresa aumente, diminua, ou permaneça inalterado. Já para Ross, Westerfield e Jordan (1998), a Demonstração do Fluxo de Caixa é o resultado obtido da sintetização de fontes e aplicações de caixa sob a forma de uma demonstração financeira. Consistem em agrupar as atividades operacionais, de financiamento e investimento Elaboração da Demonstração do Fluxo de Caixa Para Gitman (2002), a Demonstração do Fluxo de Caixa pode ser organizada através de cinco passos. Os três primeiros passos são a preparação da demonstração das origens e aplicações de caixa; o quarto passo é a obtenção de dados necessários para a demonstração dos resultados; e o quinto passo é a classificação e apresentação adequadas dos dados importantes que foram obtidos do primeiro ao quarto passo. Segundo Ferreira (2003), a elaboração da Demonstração do Fluxo de Caixa pode ser através de posse da ficha de conta caixa (ou livro caixa), que ordena as operações financeiras conforme a sua natureza de forma que quando condensadas é possível extrair os saldos necessários, ou ainda através de posse das demonstrações financeiras, em que nem sempre se tem acesso ao livro caixa e o lançamento é bastante prático e proporciona a elaboração da Demonstração do Fluxo de Caixa para diversas empresas.

19 18 3. METODOLOGIA O método utilizado para a realização deste trabalho foi uma pesquisa exploratória, cujo objetivo, de acordo com Oliveira (2004), é formular um problema para que se possa executar a pesquisa necessária ou preparar gradualmente e com trabalho suposições. Além disso, a pesquisa exploratória torna possível, ao pesquisador, realizar um levantamento temporário e minucioso do estudo em questão. Pesquisa exploratória é a ênfase dada à descoberta de práticas ou diretrizes que precisam modificar-se e na elaboração de alternativas que possam ser substituídas (OLIVEIRA, 2004, p.134). 3.1 Procedimentos Metodológicos Para o desenvolvimento do presente trabalho, foi realizada uma reunião com os sócios da empresa para conscientizá-los da importância de se ter um adequado controle do fluxo de caixa e para informar-los sobre a realidade da situação financeira da empresa. Também foi discutido, juntamente com a assistente de negócios que é a responsável pelo lançamento de caixa, o atual controle financeiro, o qual foi considerado de difícil compreensão. Os dados dos recebimentos e pagamentos eram cadastrados misturadamente; com isso, as informações eram confundidas e havia grande dificuldade em se obter o saldo do mês. Apesar de o controle financeiro atual da empresa ser feito em planilha Excel, as contas dos recebimentos e pagamentos são calculados manualmente, pois não são utilizadas as fórmulas que o programa possui, podendo ocorrer erros nos cálculos. Além disso, a empresa não tem nenhum relatório financeiro em que possam ser visualizadas suas contas do mês. Após ser analisado o atual controle do caixa, efetuou-se um estudo das necessidades atuais da empresa de como administrar suas finanças com eficiência, utilizandose baixos custos financeiros, e qual seria a melhor forma de desenvolvimento do sistema para o controle do fluxo de caixa.

20 19 Para atender às necessidades financeiras da empresa, chegou-se a conclusão de que o sistema seria feito em planilha Excel, utilizando suas ferramentas de cálculo, e o controle financeiro seria mensal. Os recebimentos e pagamentos da empresa seriam controlados em planilhas separadas (planilha de entradas, de saídas e de fluxo de caixa). Foi dado início ao desenvolvimento do sistema, primeiramente, com a elaboração da planilha para o controle de todas as entradas da empresa (FIGURA 1) provindas das vendas dos serviços das Companhias de Seguro com as quais a empresa trabalha. Para lançar cada entrada separadamente, a planilha contém todos os dias do mês e todos os nomes das companhias. Com isso, foi possível realizar o somatório do total das entradas diárias das companhias de seguro e o total das entradas de cada uma no mês. FLUXO DE CAIXA - ENTRADAS PERÍODO: JULHO DE 2008 COMPANHIAS DE SEGURO DIA ALLIANZ BRADESCO ITAÚ MARÍTIMA MINAS BRASIL PORTO SEGURO UNIBANCO TOTAL DIÁRIO 1 R$ - 2 R$ - 3 R$ - 4 R$ - 5 R$ - 6 R$ - 7 R$ - 8 R$ - 9 R$ - 10 R$ - TOTAL CIA R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Figura 1 - Planilha do Excel utilizada para o controle das entradas do fluxo de caixa Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Depois da elaboração da planilha de entradas, foi desenvolvida a planilha de todas as saídas da empresa, que são todos os pagamentos efetuados pela mesma (FIGURA 2). A planilha foi feita identificando as saídas diárias, descrevendo cada uma e fazendo uma classificação da descrição das mesmas. A descrição de cada saída é simplesmente discorrer brevemente o gasto, como, por exemplo, o salário da assistente de negócios. A classificação da descrição será de acordo com os tipos de classificação apresentados para a escolha, por exemplo: para a descrição do salário da assistente de negócios, a classificação escolhida é salário. As classificações

21 20 disponíveis para serem escolhidas são mostradas em uma janelinha que é aberta quando se seleciona o campo da classificação. Dessa forma, pode-se saber o total de saídas no mês. Além disso, através da classificação das descrições das saídas, foi elaborada uma planilha com o total de saídas por cada tipo de classificação. Figura 2 - Planilha do Excel utilizada para o controle das saídas do fluxo de caixa Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Conforme se pode visualizar na Figura 3, com os totais diários de entradas e saídas, foi desenvolvido o fluxo de caixa da empresa, apresentando o saldo atual diário do caixa e o saldo real ao final do mês. Para tanto, foi necessário apontar o saldo do mês anterior, informado pelos sócios. O fluxo de caixa é automaticamente preenchido quando são implantados os dados das entradas e das saídas em suas respectivas planilhas, pois todas as planilhas estão interligadas. Da mesma maneira é calculado o saldo diário do fluxo caixa, obtido através do valor do dia de entrada menos o valor do dia de saída.

22 21 FLUXO DE CAIXA PERÍODO: JULHO DE 2008 DATA ENTRADA SAÍDA SALDO Saldo Anterior R$ - 1-jul-08 R$ - R$ - R$ - 2-jul-08 R$ - R$ - R$ - 3-jul-08 R$ - R$ - R$ - 4-jul-08 R$ - R$ - R$ - 5-jul-08 R$ - R$ - R$ - 6-jul-08 R$ - R$ - R$ - 7-jul-08 R$ - R$ - R$ - 8-jul-08 R$ - R$ - R$ - 9-jul-08 R$ - R$ - R$ - 10-jul-08 R$ - R$ - R$ - Saldo Final R$ - Figura 3 - Planilha do Excel utilizada para o controle do fluxo de caixa Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Através das planilhas desenvolvidas, desenvolveu-se um gráfico demonstrando o resultado do fluxo de caixa, com as informações das entradas, das saídas e dos saldos diários, sendo possível visualizar as oscilações existentes dos recebimentos e pagamentos efetuados no mês e demonstrar quais as situações em que o caixa se encontra positivo ou negativo. Outro gráfico foi feito para demonstrar a produção por companhia de seguros; ele verifica a porcentagem total que cada uma pagou para a empresa por produção no mês. Para a elaboração desse gráfico, foi necessário obter o total de produção por cada uma das companhias no mês, utilizando os dados da planilha de entradas. Também foi elaborado um gráfico dos totais por classificação mostrando o quanto saiu do caixa para pagar as despesas de acordo com o que foram classificadas. Esse gráfico foi produzido com os dados da planilha de saídas da empresa. Para isso, todas as saídas foram classificadas e através da utilização das ferramentas do Excel foi possível obter as somas desejadas de cada uma e, assim, serem aplicados os resultados no gráfico. Por último, foi desenvolvida uma planilha da movimentação anual do caixa da empresa (FIGURA 4), que identifica as entradas, as saídas, o saldo e o valor acumulado por

23 22 mês. Para isso, os dados das entradas e das saídas são obtidos automaticamente da planilha do fluxo de caixa; o saldo e o acumulado são calculados com as ferramentas do Excel através dos valores das entradas e das saídas. FLUXO DE CAIXA PERÍODO: 2008 MÊS JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO ENTRADAS R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - SAÍDAS R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - SALDO R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - ACUMULADO R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Figura 4 - Planilha do Excel utilizada para o controle do fluxo de caixa anual Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Com a planilha de movimentação anual, pode-se obter um gráfico para melhor visualizar a situação financeira anual da empresa. A constituição do gráfico se deu com os dados das entradas, das saídas, do saldo e do valor acumulado mensalmente pela empresa. Depois de concluído o desenvolvimento do sistema, realizou-se um treinamento com a assistente de negócios responsável pelo lançamento de caixa para a alimentação do sistema com os dados das entradas e das saídas do controle financeiro. O treinamento consistiu em apresentar-lhe o novo sistema de fluxo de caixa e mostrar-lhe como deveriam ser lançados os dados dos recebimentos e pagamentos. Os recebimentos serão todos lançados na planilha de entradas, não havendo necessidade alguma de realização de cálculos, pois os dados implantados são calculados automaticamente pelas ferramentas do Excel. Os pagamentos serão todos lançados na planilha de saídas, sendo que deverão ser colocadas as datas em que ocorreram e devem ser classificados conforme se pede no sistema, também não havendo a necessidade de realizar cálculos, pois da mesma maneira foram utilizadas ferramentas para cálculo automático do Excel.

24 23 O próximo passo do treinamento foi mostrar-lhe o sistema de fluxo de caixa, que foi automaticamente preenchido com os dados diários das planilhas de entradas e saídas, e apresentou o saldo diário e o saldo real ao final do mês da empresa. Da mesma forma ocorre com todos os gráficos, pois foram todos interligados no Excel. Após o treinamento, foi feita a primeira implantação dos dados no sistema. Para isso, foram coletadas todas as entradas e saídas do caixa da empresa obtido no mês de julho. Com a coleta de dados através de extratos bancários e notas ficais, os recebimentos e pagamentos foram lançados em suas respectivas datas. Sendo assim, após a implantação dos dados no sistema, é possível obter o fluxo de caixa atual da empresa.

25 24 4. RESULTADOS E ANÁLISES O objetivo da realização deste trabalho foi obter um controle eficiente do fluxo de caixa na empresa analisada através do desenvolvimento e implantação de um sistema adequado para a administração financeira. Foi através das ferramentas do Excel que se deu a análise do caixa da empresa, com a utilização de planilhas e gráficos constituídos dos valores das entradas (recebimentos) e das saídas (pagamentos) do caixa. 4.1 Fluxo de Caixa Mensal A demonstração do fluxo de caixa (FIGURA 5) foi feita de forma gráfica para apresentar as entradas, as saídas e o saldo diário da empresa. Com isso, foi possível analisar o controle financeiro mensal. R$ 3.000,00 R$ 2.500,00 R$ 2.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.000,00 ENTRADA SAÍDA SALDO R$ 500,00 R$ DIA Figura 5 - Gráfico do fluxo de caixa mensal (julho/2008) Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora

26 25 Através da demonstração do fluxo de caixa (FIGURA 5), foi possível identificar como está o andamento do caixa da empresa durante o mês. Desse modo, ela pode se programar melhor em relação aos seus recebimentos e pagamentos, controlando suas contas de forma que o caixa não fique negativo. 4.2 Produção por Companhia de Seguro A produção da empresa é mais bem visualizada pelo gráfico da Figura 6, a qual demonstra os valores em porcentagem que a mesma produziu para cada uma das companhias de seguro que trabalha. R$ 6.500,00 R$ 6.000,00 R$ 5.500,00 R$ 5.000,00 R$ 4.500,00 R$ 4.000,00 R$ 3.500,00 R$ 3.000,00 R$ 2.500,00 R$ 2.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.000,00 R$ 500,00 R$ - Companhias de Seguro Figura 6 - Gráfico da produção por companhia (julho/2008) Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Com o gráfico desenvolvido da produção por companhia de seguro (FIGURA 6), a empresa pode administrar suas vendas com mais eficiência e sabendo qual foi sua maior e menor produção durante o mês. Também pode estabelecer um plano de metas de vendas para aumentar a produção no mês seguinte das companhias que obtiveram os menores percentuais de produção do mês em questão.

27 Despesas por Classificação Para a empresa, foi fundamental o desenvolvimento do gráfico que demonstra as despesas por classificação (FIGURA 7), pois essa é a forma de saber quais são suas despesas e poder controlá-las. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Classificação Figura 7 - Gráfico de despesas por classificação (julho/2008) Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora O gráfico elaborado através da classificação dos gastos da empresa (FIGURA 7) identifica o quanto a mesma desembolsa durante o mês para pagar suas contas conforme são classificadas. Com esse gráfico, a empresa pode controlar suas despesas e até fazer um corte de gastos excessivos e ainda pode dominar com mais eficiência seus pagamentos.

28 Movimentação Anual do Fluxo de Caixa Também foi desenvolvido um gráfico da movimentação anual do fluxo de caixa (FIGURA 8), que demonstra as entradas, as saídas, o saldo e o valor acumulado pela empresa durante mês em questão. R$ ,00 R$ ,00 R$ R$ 8.000,00 R$ 6.000,00 R$ 4.000,00 ENTRADAS SAÍDAS SALDO ACUMULADO R$ 2.000,00 R$ - JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO MÊS Figura 8 - Gráfico da movimentação anual do fluxo de caixa Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora Com a elaboração do gráfico de movimentação anual do caixa (FIGURA 8), é possível analisar a situação mês a mês da empresa e fazer uma futura comparação anual para saber se a empresa cresceu financeiramente. Também foi possível fazer uma análise comparativa de um mês para o outro, identificando se houve diferenças entre o valor total das entradas e das saídas do caixa e se o saldo final do caixa aumentou ou diminuiu, além de poder observar o valor que foi acumulado nos meses em análise. 4.5 Comparativo entre os Sistemas de Fluxo de Caixa Dessa forma, os resultados obtidos com a implantação do sistema desenvolvido são demonstrados no quadro abaixo descriminado:

29 28 ANTES As entradas obtidas pelas companhias de seguro não eram bem organizadas, o que dificultava sua visualização e compreensão. As saídas do caixa estavam misturadas com algumas entradas e não se tinha o total controle de saídas por dia. Somente eram descritas as saídas do caixa, as quais impossibilitavam quaisquer obtenções de resultado para análise. O controle do caixa era feito mensalmente em uma única planilha, na qual faltavam informações e confundiam-se os dados. Não havia nenhum relatório identificando a movimentação do mês. Não havia controle do valor produzido nas companhias de seguro. A empresa não possuía um controle anual do caixa, não podendo saber se estava crescendo ou não. DEPOIS Com todas as entradas provindas das companhias de seguro organizadas em uma única planilha, tornou-se fácil o seu entendimento e a aplicação dos dados. Através da organização de todas as saídas do caixa em uma única planilha, pôde-se saber o total gasto pela empresa. Com a classificação das saídas do caixa, pôde-se saber quais gastos eram necessários serem analisados para redução. Com o novo fluxo de caixa desenvolvido na planilha Excel para implantação de dados mensalmente, foi possível obter o saldo diário e o saldo final do mês, através da organização do total diário das entradas e das saídas. Com a demonstração do fluxo de caixa através de um gráfico, foi possível visualizar as diferenças existentes nas entradas e saídas diárias, o que possibilita maior controle do caixa. O gráfico desenvolvido por produção em cada companhia de seguros mostrou a porcentagem que cada uma pagou para a empresa e identificou em quais houve maior e menor valor produzido. Com o desenvolvimento da planilha e do gráfico da movimentação anual do caixa, é possível identificar em quais meses houve maior crescimento e também será possível fazer uma comparação anual. Quadro 1 Comparativo entre sistema antigo e o sistema atual do fluxo de caixa Fonte: Dados de pesquisa elaborados pela autora

30 29 Com o desenvolvimento do novo sistema para o controle do fluxo de caixa em planilha Excel, foi possível aproveitar as ferramentas que o programa disponibiliza para tornar o controle financeiro da empresa eficiente e desenvolver planilhas que demonstrem resultados importantes para a administração do caixa. Para tanto, é necessário que se tenham todas as informações sobre os recebimento e pagamentos que a empresa realiza durante o mês, pois é através desses dados que o sistema é alimentado para fornecer as informações necessárias para o controle eficiente do fluxo de caixa. Dessa forma, com o controle do fluxo de caixa, a empresa supriu suas necessidades no que diz respeito à organização dos valores das entradas e das saídas do caixa efetuados pela mesma, e a obtenção de planilhas e gráficos que podem ser facilmente interpretados devido ao modo como foram desenvolvidos. O antigo sistema de controle de caixa da empresa não era seguro e eficiente, pois não fornecia informações e resultados precisos e exatos, além de não oferecer à empresa nenhuma conclusão quanto ao seu andamento diário, mensal e anual. Não se podia obter nenhum relatório do controle do caixa para que a empresa pudesse analisar suas receitas e suas despesas. A partir do desenvolvimento e implantação do novo sistema de informação para o controle do fluxo de caixa da empresa, foi proporcionado o fornecimento de informações coerentes as suas necessidades através da obtenção de resultados eficientes produzidos pelas planilhas e gráficos elaborados. Uma vez que os objetivos da realização deste trabalho eram o de: coletar e organizar os dados necessários para uma adequada administração e demonstração de contas a pagar e a receber, desenvolver um sistema eficiente para o controle do fluxo de caixa, e analisar os dados coletados, pode-se dizer que foram concluídos a partir do momento em que a empresa obteve os resultados esperados com o seu desenvolvimento.

31 30 Logo, os resultados obtidos neste trabalho correspondem à obtenção do controle eficiente do fluxo de caixa na empresa analisada através do desenvolvimento do sistema em planilha Excel e à implantação dos dados dos recebimentos e pagamentos da empresa efetuados durante o mês.

32 31 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS O fluxo de caixa, como ferramenta da gestão financeira, auxilia os gerentes no dia a dia para a tomada de decisões. O Sistema de Informação Gerencial fornece as devidas informações e apoio para que as decisões tomadas pelos gerentes sejam eficazes. Com a implantação de um sistema de informação em uma empresa, é possível organizar as informações necessárias com qualidade, confiança e segurança, suprindo, dessa forma, as exigências da empresa. Através do desenvolvimento e implantação do sistema para o controle do fluxo de caixa na empresa analisada, pude compreender a real necessidade da utilização de um controle financeiro eficiente, além de poder ampliar meus conhecimentos sobre Sistemas de Informação, pois percebi quão valiosa é uma informação precisa e exata. Com a realização deste trabalho, a empresa pôde entender que é inevitável acompanhar o mercado sem ao menos se ter dentro de seu próprio estabelecimento um adequado controle financeiro. Além disso, percebeu a necessidade de dominar todas as suas origens e aplicações de caixa através da visualização da sua movimentação financeira. A maior dificuldade encontrada para a elaboração do trabalho foi a obtenção de dados fornecidos pelos sócios, pois esses não possuíam conhecimento sobre a importância do controle financeiro e tinham receio em estar passando informações, as quais eram essenciais para o desenvolvimento do sistema. Contudo, o sistema desenvolvido atende às necessidades atuais da empresa, porém uma sugestão seria que a empresa buscasse, com o seu crescimento, um sistema financeiro mais completo que possa oferecer outras informações de fundamental importância para o controle financeiro. Além disso, a empresa pode utilizar a tecnologia da informação para a melhoria de outros controles, para que as informações da empresa se tornem mais seguras e rápidas.

33 32 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, p. 25. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos. 7ª ed. São Paulo: Atlas, p DEMONSTRAÇÃO do fluxo de caixa. [S.l.: s.n.], p.1. Disponível em: < Acesso em: 21.mai FERREIRA, Neide de Souza. A importância da gestão do fluxo de caixa no processo decisório das empresas. Paraíba: Universidade Federal, p. Monografia (Curso de Especialização em Controladoria da Universidade Federal da Paraíba). Disponível em: < b978975dd98a03256fac00740e9e/$file/nt000a45b6.pdf>. Acesso em: 03.mai GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 7ª ed. São Paulo: HARBRA, p OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais: estratégicas, táticas e operacionais. São Paulo: Atlas, p OLIVEIRA, Silvio Luiz de. Tratado de Metodologia Científica: Projetos de Pesquisas, TGI, TCC, Monografias, Dissertações e Teses. São Paulo: Pioneira, p O BRIEN, James A. Sistemas de Informação: e as decisões gerenciais na era da internet. São Paulo: Saraiva, p ROSS, Stephen A.; WESTERFIELD, Randolph W.; JORDAN, Bradford D. Princípios de Administração Financeira. São Paulo: Atlas, p SEBRAE. Fluxo de Caixa. Disponível em: < Acesso em: 21.mai.2008.