Modernização da Gestão Administrativa. Ministério Público Federal - MPF. Produto 6.3 Relatório do Manual de Operação e Governança Volume 1/7

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1 Ministério Público Federal - MPF Modernização da Gestão Administrativa Produto 6.3 Relatório do Manual de Operação e Governança Volume 1/7 Rio de Janeiro, 15 de setembro de Proposta de Prestação de Serviços FGV Projetos Nº xxx/xx

2 Ficha Técnica Projeto: Cliente: Prazo: Empresa Consultora: Diretor do Projeto: Supervisor: Coordenador: Modernização da Gestão Administrativa Ministério Público Federal - MPF 10 (dez) meses Fundação Getulio Vargas Ricardo Simonsen Francisco Eduardo Torres de Sá José Bento Carlos Amaral Jr 2

3 Sumário Sumário Executivo Manual de Normas e Procedimentos do MPF Metodologia Utilizada Acompanhamento e Validação Preliminar dos Manuais Elaborados Recomendações e Sistemática Anexos (do 1 ao 34 em volumes à parte)

4 Sumário Executivo Esse relatório refere-se à entrega do Produto 6.3 Relatório do Manual de Operação e Governança da Etapa V Acompanhamento da Implantação do Plano e Manual de Operação, contemplado no Contrato de Prestação de Serviços nº 60/2010 1, firmado em setembro de 2010 entre o Ministério Público Federal MPF e a Fundação Getulio Vargas FGV, visando a Modernização da Gestão Administrativa deste órgão. O objetivo deste relatório é apresentar o resultado referente à elaboração dos 12 (doze) manuais de normas e procedimentos priorizados dentre os processos organizacionais redesenhados. 1. Manual de Normas e Procedimentos do MPF Este capítulo apresenta a metodologia utilizada para complementar a elaboração dos manuais, após o fórum, o acompanhamento e validação preliminar, bem como recomendações para consolidação dos manuais e a sistemática proposta para continuação da manualização dos processos do MPF. 1.1 Metodologia Utilizada Em continuidade à manualização de doze processos redesenhados, será apresentada a metodologia utilizada nas etapas 6 e 7, uma vez que até a etapa 5 já foi apresentada nos relatórios dos Produtos 6.1 e 6.2. A figura ilustra o destaque das etapas tratadas neste momento do projeto. 1 A formalização das entregas dos produtos foram estabelecidas no Termo de Alinhamento ao contrato supramencionado. 4

5 Figura Situação da etapa em que se encontra para elaboração do manual de normas e procedimentos do MPF 1. Definição metodológica 2. Definição de premissas da sistemática 3. Definição do modelo de manual 4. Priorização de processos 5. Transferência do conhecimento aos envolvidos 6. Elaboração dos manuais 7. Acompanhamento e validação Conforme mencionado no relatório do Produto 6.2, deste projeto, a Elaboração dos manuais teve início no Fórum de manualização, momento em que houve transferência do conhecimento aos participantes dos grupos de trabalho. A partir das metodologias apresentadas, da fundamentação técnica, do modelo de elaboração do manual e dos exercícios práticos com orientação dos consultores da FGV, os grupos de trabalho tiveram mais uma semana para darem continuidade na elaboração dos respectivos manuais. Conforme demonstrado no quadro 1.1.1, dos 12 grupos formados, 11 deram continuidade, complementando a elaboração dos respectivos manuais e encaminharam para análise da FGV, no prazo estabelecido de 29 de agosto de 2011, para que os consultores pudessem analisar, verificar a conformidade com os aspectos metodológicos e o padrão estabelecido, bem como propor as necessidades de ajustes e complementos. O quadro apresenta de forma resumida as atividades realizadas para elaboração, acompanhamento e validação do manual, a qual pode ser considerada uma validação preliminar do que foi desenvolvido pelos grupos, uma vez que necessitará continuidade para consolidação final dos manuais, bem como para validação com as alçadas competentes. 5

6 Quadro Status da agenda para elaboração dos manuais de normas e procedimentos Data Prevista Evento Status 15 de agosto de 2011 Orientações gerais para equipe Staff Realizado conforme previsto 18 e 19 de agosto de 2011 Evento de transferência do conhecimento aos envolvidos Realizado conforme previsto De 22 a 29 de agosto de de agosto de 2011 Elaboração do manual trabalho interno Envio da versão preliminar do manual à Consultoria Realizado conforme previsto em 92% dos grupos de trabalho 2. Realizado conforme previsto em 75% dos grupos de trabalho 3. 2 de setembro de 2011 Retorno da Consultoria Realizado conforme previsto para os manuais encaminhados no prazo previsto. Os manuais recebidos após o prazo estipulado foram analisados e encaminhados até o dia 5/09/11. 5 a 9 de setembro de de setembro de e 15 de setembro de 2011 Ajustes / complementação no manual Envio do material para validação Reunião de Validação Realizado conforme previsto em 92% dos grupos de trabalho 4. Realizado conforme previsto em 50% dos grupos de trabalho. Até o dia 13/09 foram recebidos mais 42% de retorno de grupos pendentes. Cabe destacar que somente 2 grupos (GTI 1 e GTI 2) encaminharam os 4 documentos solicitados (versão ajustada do manual, apresentação, ficha de execução do planejamento e feedback quanto aos ajustes realizados). Realizado conforme previsto. 2 Somente um grupo não complementou a elaboração do manual no prazo estabelecido (GDS 3). 3 Três grupos não encaminharam no prazo previsto GTI 2, GDS 3 e GDS 4. 4 Somente um grupo não complementou a elaboração do manual no prazo estabelecido (GDS 3), o qual apresentou a justificativa no dia da reunião de apresentação/ validação preliminar do manual realizada em 15/09/11. 6

7 1.2 Acompanhamento e Validação Preliminar dos Manuais Elaborados A etapa de acompanhamento consistiu no apoio dos consultores da FGV durante a elaboração do manual, a qual iniciou no próprio Fórum de manualização. Inicialmente, cabe destacar a mudança efetiva da staff da AMGE/SG (Roberta Sousa Almeida Pontes), responsável pelos acompanhamento dos grupos de Tecnologia da informação, por dois servidores da Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, os quais passariam a ser a interface dos contatos entre a FGV e o respectivo grupo, a saber: GTI 1 Mauro Sobrinho. GTI 2 José Carlos Durante a semana de 22 a 29 de agosto, foram realizados esclarecimentos mediante demanda aos consultores por e por contato telefônico. Além disso, a equipe ficou à disposição no MPF no dia 26 de agosto para esclarecimento de dúvidas presenciais. Os grupos que demandaram este apoio foram os GGP1, GTI 1, GTI 2, GSI 2, GDS 2 e GDS 5. Os principais aspectos de esclarecimento de dúvidas consistiram em tratar sobre o fluxo do processo, apresentar o manual que estava sendo elaborado para verificar quanto ao nível de detalhamento. E ainda, um grupo demandou orientações técnicas e referências bibliográficas para estudar e poder propor os procedimentos, por se tratar de um fluxo de trabalho novo no âmbito do MPF, para o qual foram feitas indicações de livros e disponibilizados artigos científicos. Além destes grupos, foram agendadas reuniões de esclarecimentos quando aos fluxos redesenhados que não foram tratados na manualização, sendo eles: Recrutamento e seleção de membros e servidores, Movimentação de pessoal, Gestão de infraestrutura de TIC, Gestão documental, e Gestão da manutenção predial. Foram esclarecidos os aspectos da necessidade de priorização e quais são as providências pertinentes a serem tomadas quanto à proposta do redesenho da FGV, as quais serão detalhadas no item 1.3, deste relatório. 7

8 O principal momento do acompanhamento pela FGV consistiu na análise das versões dos manuais de normas e procedimentos elaborados até o dia 29 de agosto, momento em que 9 grupos encaminharam as versões dos manuais no status em que se encontravam. Em complemento, a FGV também avaliou as atividades realizadas para elaboração (execução do planejamento). Cabe destacar que um grupo (GSI 2 Contratação de bens e serviços) havia planejado reuniões para os dias 30 e 31 para discussões e complemento do manual, portanto encaminhou uma nova versão do manual para análise no dia 31 (com mais informações). Neste caso, a equipe da FGV realizou análise preliminar e encaminhou no dia 30 para contribuir com as discussões a serem realizadas nas reuniões do grupo, e depois encaminhou a análise final com a versão disponibilizada do manual no dia 31/08. Os demais grupos (GTI 2, GDS 3 e GDS 4) encaminharam suas versões do manual até o dia 1ª de setembro, após reforço pela equipe de consultores quanto à necessidade de envio até a referida data para ser possível realizar análise em tempo hábil para os grupos realizarem eventuais ajustes / complementos. Para o acompanhamento das atividades desenvolvidas pelos grupos, estas foram informadas em uma planilha de execução (disponibilizada no Fórum de manualização) para o complemento do manual até o envio da versão para análise da FGV, os quais são apresentados no Anexo 1, por grupo. Na análise desse anexo, vale acrescentar que somente 8 grupos utilizaram a planilha (2 grupos não mandaram as informações e 2 mandaram a planilha em branco). Ao analisar o retorno da execução das atividades, verificou-se que a planilha de execução das atividades não foi preenchida adequadamente, ou por falta de execução das atividades em si ou por não ter sido priorizada a atividade. Em face disto, foi elaborada uma relação de atividades, a título de exemplo e não exaustiva, que poderiam ser feitas para elaboração dos manuais e encaminhadas para Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica - AMGE, conforme a seguir: Pesquisa de informações para elaboração de procedimentos / instruções de trabalho; Realização de benchmark no órgão X (indicar o nome do órgão) para conhecimento ou obtenção de modelos de formulários, por exemplo; 8

9 Detalhamento de procedimentos / instruções de trabalho (conforme divisão no grupo indicando quem ficou responsável por quais atividades); Reuniões do grupo todo para discussão complementar e alinhamento de proposta de novo fluxo de trabalho do processo em questão; Reuniões do grupo todo para discussão e elaboração de procedimentos; Reuniões do grupo todo para discussão e elaboração de instrução de trabalho; Apresentação do procedimento para colegas que não têm conhecimento no processo e registro de necessidades de melhoria; Apresentação do procedimento ou instrução de trabalho aos possíveis validadores e registrar necessidades de melhorias; Disponibilização para representantes das unidades do MPF para obtenção de colaboração; Recebimento de contribuições das unidades e análise das contribuições; Complementação dos procedimentos, de acordo com as contribuições realizadas pelas unidades / possível validados / profissional sem conhecimento do processo; Esclarecimento de dúvidas com a equipe da FGV (indicar se foi via , telefone, reunião); Análise individual do feedback da FGV ou reunião para análise do feedback da FGV; Divisão do trabalho para realizar ajustes solicitados pela FGV; Consolidação de versões do manual; e Convite aos validadores para reunião de apresentação do trabalho. Com intuído de padronizar e alinhar as análises da equipe de consultores foi elaborado um modelo para registro da conformidade quanto ao modelo de manual, a indicação de eventuais ajustes pelos grupos, ou mesmo de ajustes realizados pela própria equipe de consultores, conforme pode ser visualizado no Anexo 2. Cabe destacar que durante a análise dos manuais pela FGV, as fichas catalográficas dos manuais foram encaminhadas para revisão de especialista em biblioteconomia 5 da biblioteca da FGV de SP, a qual estabeleceu a classificação dos assuntos, conforme regras da área, bem como estabeleceu a numeração da Classificação Decimal Universal CDU. 5 Fichas catalográficas elaborada pela Biblioteca Karl A. Boedecker da Fundação Getulio Vargas. 9

10 No documento do manual foram realizados ajustes com realce em azul para que pudessem ser observadas as modificações, e comentários com realce em amarelo referente a dúvidas que precisariam ser esclarecidas, necessidades de maior detalhamento ou complemento de informações. O Anexo 3 apresenta as fichas de análises realizadas pelos consultores da FGV, por grupo, e os Anexos de 4 a 15 contêm os manuais com as respectivas modificações e comentários da FGV, sendo: Anexo 4 Comentários no manual GGP 1; Anexo 5 Comentários no manual GGP 2; Anexo 6 Comentários no manual GTI 1; Anexo 7 Comentários no manual GTI 2; Anexo 8 Comentários no manual GSI 1; Anexo 9 Comentários no manual GSI 2; Anexo 10 Comentários no manual GSI 3; Anexo 11 Comentários no manual GDS 1; Anexo 12 Comentários no manual GDS 2; Anexo 13 Comentários no manual GDS 3; Anexo 14 Comentários no manual GDS 4; e Anexo 15 Comentários no manual GDS 5. Ao encaminhar as análises e os comentários nos manuais para os respectivos staffs e líderes dos grupos, foi ressaltado o prazo para complemento dos ajustes até 9 de setembro de 2011, quando os grupos deverão disponibilizar aos validadores e à FGV a 2ª versão preliminar. Além disso, foi destacada a necessidade de disponibilizar à FGV nesta data as seguintes informações: Arquivo da apresentação a ser realizada nos dias previstos (14 ou 15 de setembro), conforme horários agendados (vide Anexo 16 Agenda prevista de validação); Ficha de execução das atividades realizadas, até o dia 9/09, para elaboração dos respectivos manuais de normas e procedimentos dos grupos; e Arquivo da análise da FGV atualizado, indicando se os ajustes foram realizados ou não pelo grupo, e neste caso com observação justificando a não realização. Com intuito de facilitar, orientar e padronizar as apresentações a serem realizadas, foi elaborado um modelo contendo o conteúdo necessário a ser apresentado, conforme Anexo 17, e encaminhado em 28 de agosto para que os grupos pudessem adiantar a preparação das apresentações de validação preliminar, enquanto os consultores da FGV realizavam as análises dos manuais. A ideia é que os grupos pudessem apresentar o manual e as instruções de trabalho, até o status do que foi possível elaborar, a contextualização de como foi a experiência de construção dos 10

11 manuais de normas e procedimentos, as pendências que ainda precisarão ser resolvidas para consolidação e finalização dos respectivos manuais, e recomendações que julgam pertinentes para implantação efetiva do manual. Além disto, durante os períodos de elaboração dos manuais, a equipe da FGV encaminhava informações / orientações à equipe staff quanto a necessidades de atividades que precisam ser feitas, como, por exemplo: necessidade de reservar local para reuniões de validação (considerando a infraestrutura para videoconferência, nos casos de grupos com profissionais de fora de Brasília); de confirmar agenda da programação das reuniões de validação; de elaborar textos padrões para convite à reunião; de questionamento quanto ao andamento da elaboração; de prazos para entrega das atividades; da situação do desenvolvimento dos modelos das artes das capas dos manuais pela equipe de comunicação do MPF; e de alinhamento quanto aos nomes necessários para serem elencados na lista de autoridades. Após receber os comentários da FGV, a maioria dos grupos trabalhou nos ajustes e complementação dos manuais e instruções de trabalho, bem como na preparação das apresentações a serem realizadas nos dias 14 e 15 de setembro. O Anexo 18 contém a consolidação das apresentações elaboradas, por grupo de trabalho, e os Anexos de 19 a 30 contém as versões dos manuais que foram elaborados, até o momento em que estava previsto o acompanhamento pela FGV, no escopo contratado, sendo: Anexo 19 Manual GGP 1; Anexo 20 Manual GGP 2; Anexo 21 Manual GTI 1; Anexo 22 Manual GTI 2; Anexo 23 Manual GSI 1; Anexo 24 Manual GSI 2; Anexo 25 Manual GSI 3; Anexo 26 Manual GDS 1; Anexo 27 Manual GDS 3; Anexo 28 Manual GDS 4; e Anexo 29 Manual GDS 5. Cabe destacar que algumas versões contêm ainda as observações do que faltou complementar, bem como destaque de alterações realizadas. Cabe destacar que não existe anexo para o manual do grupo GDS 2, pois o mesmo não complementou o documento após os comentários da FGV em função das justificativas apresentadas na reunião realizada em 15 de setembro, as quais serão destacadas nos comentários específicos referente a cada grupo de trabalho. 11

12 Da mesma forma, juntamente com o envio dos manuais, foram encaminhados os arquivos referentes à execução das atividades realizadas para elaboração dos manuais de normas e procedimentos, até a data de 9 de setembro, conforme pode-se visualizar no Anexo 30. E ainda, para acompanhar a evolução dos trabalhos, os grupos deveriam ter disponibilizado os arquivos das análises da FGV, indicando quanto à realização ou não dos ajustes / complementos solicitados pela FGV, bem como justificando, quando não foi possível. No entanto, somente dois grupos realizaram esta atividade, conforme pode ser visualizado no Anexo 31. Ao analisar os feedbacks dos grupos quanto ao preenchimento do planejamento e do feedback dos ajustes, percebeu-se que a maioria dos grupos não apresentou estas informações, conforme orientações realizadas pela FGV, o que passa a ser um ponto de atenção a ser observado no momento da continuidade da manualização. Com isso, perde-se o registro histórico da demanda necessária e efetiva para elaboração do manual, a qual poderia ser utilizada como referência para outras manualizações, sem contar a ausência de controle para execução de atividades previstas, que se refere a uma mudança cultural que o MPF precisa investir, inclusive para a implementação do seu planejamento estratégico. Por outro lado, teve grupo que chegou a complementar as informações da execução e incluir atividades de novo planejamento para finalização do manual, como por exemplo o grupo GTI 2. Enfim, nos dias 14 e 15 de setembro foram realizadas as reuniões de validação preliminar dos manuais, as quais consistiram em apresentar o trabalho desenvolvido pelos grupos para servidores do MPF. As listas de presença das reuniões de cada grupo encontram-se no Anexo 32. Os principais pontos observados, de um modo geral, durante as apresentações foram: Possibilidade de reflexão quanto à forma de trabalho atual e poder pensar e desenvolver uma forma nova que propicie melhores condições e resultados; A maioria dos grupos destacou que conseguiu aprender a elaborar manual, inclusive que se sentem capazes de serem multiplicadores nas suas áreas de atuação para manualização de outros processos; 12

13 Engajamento e motivação para realização do trabalho de manualização da maioria dos grupos; Utilidade do manual de todos poderem usar a mesma língua, de padronizar termos adotados para alinhar entendimentos; Benefício de padronização, busca da melhoria da forma de fazer o trabalho, conhecimento de como deve ser feito, inclusive de facilitar à execução dos fluxos, como foi apontado por nova servidora que começou a atuar na área de comunicação; Preocupação quanto à continuidade efetiva da manualização e sua implementação; Preocupação quanto à necessidade de educar os profissionais que irão executar as atividades do fluxo de trabalho, bem como dos demandantes para que saibam como realizar a demanda e entendam o que precisa ser feito; Preocupação quanto à estratégia de divulgação e disseminação do manual; e Preocupação quanto aos procedimentos para atualização dos manuais, e neste caso foi destacado pela Consultoria a elaboração de proposta de sistemática de procedimentos (a qual será apresentada no próximo item deste relatório). Cabem algumas ressalvas quanto à elaboração dos manuais pelos grupos e da necessidade de continuidade para consolidação dos manuais de normas e procedimentos: GGP 1: foi destacado que apesar do fluxo redesenhado trazer uma nova metodologia de avaliação de necessidades de aprendizagem a equipe buscou estudar para apoiar a construção da proposta de mudança, o que pode contribuir para evolução dos resultados do manual elaborado no Fórum e na última versão encaminhada para FGV. Com isso, percebe-se a necessidade de elaborar um projeto para implantação destas melhorias. Além disso, ressaltou-se a importância da elaboração do plano de desenvolvimento com a nova metodologia proposta para que possam propor ações de aprendizagem que permitam melhorias nos resultados do MPF, e que não pode haver dependência deste processo com a gestão de competência, e sim que eles devem ser complementares. O 13

14 grupo manifestou preocupação em realizar revisão, e se necessário, atualização do manual anualmente, a cada momento que o processo for executado. O grupo apresentou a ideia de realizar um seminário com a participação das unidades para apresentar o novo fluxo de trabalho e construir em conjunto os modelos necessários a serem inseridos nas instruções de trabalho. GGP 2: o grupo apresentou evolução dos trabalhos do momento do fórum de manualização até a versão final encaminhada à consultoria e destacou que algumas sugestões de modificação não foram incorporadas em função da ausência do sistema informatizado. Foi destacado ao grupo que o fato de não ter um sistema, não deve ser um impeditivo para melhorias no processo, pois pode-se buscar uma ação intermediária de elaborar o instrumento em ferramenta de TI (ex: googledoc para formulário eletrônico); GTI 1: percebeu-se que o grupo compreendeu como deve ser desenvolvido o manual, inclusive com elaboração de instruções de trabalho que irão contribuir para execução do trabalho, obtendo um manual que precisa de pequenos ajustes, além de encaminhamento para os coordenadores de TI e de testes de profissionais que não conheçam o sistema para tentar fazer os procedimentos e operações detalhados nas instruções de trabalho. Um dos pontos que poderia ser incluído para agregar ao manual seria a elaboração de diretrizes nos casos em que o procedimento indica que cada unidade poderia adotar seus critérios para realização do mesmo. Foi informado pelo grupo que o momento seria prematuro para implementar o manual, em função da dependência dos processos de entrada. No entanto, foi orientado que não deveriam restringir a implementação em função desta interface, mas sim avaliar o que já é possível de ser implementado, como é o caso das instruções de trabalho que poderão contribuir efetivamente com a execução do processo. GTI 2: percebeu-se que o grupo compreendeu adequadamente a metodologia de manualização, o que está gerando um manual consistente. O grupo utilizou a ferramenta do googledocs para trocar informações durante a elaboração do manual, de modo a facilitar as discussões, uma vez que sua composição continha profissionais de outras 14

15 cidades, além de Brasília. Apesar da elaboração do manual ter evoluído desde o fórum, ainda não foi possível finalizar, pois estão incorporando os comentários da FGV e elaboradas novas instruções de trabalho que poderão agregar ao trabalho. O grupo apresentou a necessidade de complementar o trabalho, contemplando também aspectos de revisão no detalhamento dos procedimentos pela equipe técnica que faz parte do grupo de manualização do processo, bem como de representantes de outros profissionais que irão desenvolver sistemas. Foi apresentado que o grupo ampliou o escopo do processo, de modo a permitir que contemple a possibilidade de desenvolvimento de sistemas para o Ministério Público Federal - MPU e Conselho Nacional do Ministério Público - CNMP. Além disso, foi indicada a necessidade de aprimoramento dos indicadores à medida que forem implementados, mas que já estão em condições de serem utilizados inicialmente para subsidiar a tomada de decisão. Para a implementação, foi destacada a necessidade de definir o modelo de desenvolvimento de sistemas do MPF, incluindo diretrizes quanto à possibilidade ou não de terceirizar determinados tipos de sistema da área meio, pois na área finalística acreditam que deva ser desenvolvido pelo próprio quadro de profissionais do MPF. O grupo apresentou a perspectiva de finalização do manual até o início de outubro, mas foi solicitado ao grupo a especificação das atividades em um plano de ação, bem como avaliação do que for possível implementar independente do modelo a ser estabelecido para o desenvolvimento. GSI 1: percebeu-se engajamento dos participantes do grupo, bem como o envolvimento de outros profissionais do MPF para elaboração do manual, o que foi um ponto positivo para a construção participativa. Inclusive tiveram feedbacks positivos sobre os benefícios deste trabalho. Apresentaram dificuldades de mensuração e definição dos indicadores e quanto ao risco da implementação efetiva do manual. 15

16 Durante a reunião houve discussão de propostas de melhorias para o manual, e de ideias para contribuírem com o trabalho, como por exemplo a criação de banco da dados com os materiais produzidos para servirem de referência como boa prática. Para a implantação é recomendável elaborar plano de ação das pendências e elaborar projetos para implantação das melhorias; continuar com o envolvimento dos profissionais; modelar e manualizar os demais subprocessos de interface com o fluxo de trabalho trabalhado pelo grupo. GSI 2: percebeu-se envolvimento e engajamento do grupo para elaboração do manual; houve evolução do trabalho do grupo desde o fórum de redesenho, inclusive o alinhamento para estabelecer fluxo de compras padronizado para todos os níveis de unidades do MPF; necessidade de buscar elaboração de calendário nacional de compras que deverá ser viabilizado por meio da modelagem e manualização do subprocesso de planejamento de compras; necessidade de melhor definição quanto ao papel do articulador; necessidade de elaboração de plano de ação detalhado para complementação, consolidação e validação do manual para ser implementado e consolidação de cadastro nacional de itens. GSI 3: o grupo está alinhado e conseguiu avançar na elaboração do manual, de modo a necessitar de poucos ajustes para implementação do mesmo, os quais deverão ser estabelecidos por meio de plano de ação que deverão contemplar maior discussão quanto aos indicadores, além de uma avaliação por outros agentes envolvidos no processo que não participaram da manualização. Um ponto de atenção deve ser dado a ausência de um sistema informatizado para este processo. GDS 1: o grupo conseguiu obter um alinhamento quanto ao modo de trabalho de todas as Câmaras e PFDC. Contudo, necessita ainda de um maior detalhamento quanto aos procedimentos, definição de metas padronizadas a alguns indicadores e uma discussão mais ampliada envolvendo Coordenadores de Câmara e PDFC, bem como Procuradores chefes selecionados quanto à questão do declínio de atribuição. Cabe destacar que já está agendada reunião de validação do manual com todos os coordenadores. 16

17 GDS 2: o grupo iniciou informando que não foi possível complementar a elaboração do manual, a partir dos comentários da FGV, em função de considerar necessária a definição do modelo de gestão pericial, além do fato de não terem autorização formal das chefias para serem disponibilizados em outras demandas, além das existentes. No entanto, foi destacado pela consultoria que a manualização pode ser independente do modelo de gestão, pois existem aspectos no manual que podem ser detalhados para já ajudar na execução dos trabalhos periciais, e quando houver definição do modelo, então deverão reavaliar a necessidade de eventuais ajustes, e assim atualizar o manual conforme os procedimentos estabelecidos na sistemática. Foi destacado pelo grupo que o fluxo redesenhado está adequado à atuação, exceto quanto ao modelo de gestão para verificar se a responsabilidade continuará com as Coordenações nas Câmaras ou se terá uma coordenação centralizada e desvinculada às Câmaras. O grupo ressaltou a vantagem do manual para o registro, também, das melhores práticas da atuação pericial. Para a implementação do manual deste grupo, têm-se as seguintes recomendações: elaborar plano de ação para complementar o manual; focar inicialmente no detalhamento dos procedimentos para perícia de um modo geral e depois estabelecer prioridades das especialidades temáticas de atuação para instruções de trabalho específicas; realizar benchmarking com órgãos que fazem perícias em áreas correlatas para obterem modelos. Considerando as iniciativas na área de atuação de engenharia civil, esta é uma temática que poderia ser piloto no momento da especificação das instruções de trabalho por área. Outro aspecto a ser considerado é pensar na possibilidade de agregar outros especialistas, nas respectivas temáticas, para que sejam disponibilizados e possam colaborar nas elaborações de instruções de trabalho das suas especialidades. Neste caso, é necessário estabelecer estratégias para agregar a força de trabalho ao grupo, como por exemplo: ser liberado algumas horas semanais para se dedicar a este trabalho, não receber demandas de perícias durante o prazo de elaboração, uma vez que este trabalho na verdade é um investimento no MPF. 17

18 Foi esclarecido que no caso da perícia consideram necessário ter duas fases de validação técnica e gerencial, e consideram necessário formalizar em normativos para que seja cumprido. O grupo se comprometeu em dar continuidade na elaboração, e considerar as observações apresentadas pela FGV no momento da análise encaminhada na primeira semana de setembro, bem como destacou que seria bom ter o acompanhamento dos consultores na continuidade da manualização, em virtude do desafio que terão para manualizar a atuação pericial. GDS 3: o grupo apresentou um pouco de dificuldade no entendimento da amplitude do trabalho. Estava com o entendimento de que era necessário apenas manualizar a assessoria como área e não o processo como um todo. Contudo, na reunião foi possível esclarecer este ponto, como também reforçar a importância deste manual para instrumentalizar as atividades previstas no fluxo do processo, considerado ideal pelo grupo. Para a continuidade dos trabalhos de elaboração do manual, o grupo deve ter total atenção na amarração das atividades do fluxo com as atividades dos procedimentos (mesmos nomes e padrões) e precisa construir uma agenda para a finalização do manual, contemplando inclusive a necessidade de envolvimento de outros atores para o detalhamento dos procedimentos iniciais do processo. Além disso, é preciso realizar maior detalhamento dos procedimentos que foram elaborados, de modo a permitir a identificação das ações / tarefas que devem ser executadas em cada atividade e os respectivos responsáveis. Cabe destacar que o grupo deve estar atento a qualidade e padrão da formatação do manual (fonte, espaçamento, entre outros pontos) que fazem parte do modelo e do padrão de todos os manuais. Além disso, o grupo apresentou preocupação quanto aos gaps à implantação do manual. Foi orientado a listar todos esses gaps e destacá-los no momento da validação do manual. 18

19 GDS 4: o grupo teve um envolvimento e comprometimento muito grande com o trabalho, como também um perfeito entendimento de sua metodologia. Foi recomendado ao grupo a construção de um plano de trabalho, contendo o cronograma e os gaps necessários à implantação do manual para submeter à aprovação da Secretaria Geral. Recomenda-se ao grupo o envolvimento de novos atores na construção do manual, de modo a enriquecer ainda mais seu conteúdo. E ainda, considerando que a redação do manual envolveu diversos servidores, recomenda-se que ao final da construção do manual, o líder tenha a responsabilidade de fazer uma análise fina, buscando compatibilizar todo o conteúdo do manual, inclusive, referenciando as instruções de trabalho construídas a outras atividades. Além disso, recomenda-se ao grupo que, entre a finalização técnica do manual e a validação, seja feita uma discussão com as Câmaras, em especial com a equipe do manual de revisão, de modo a compatibilizar os conteúdos. Outra questão recomendada é realizar uma discussão em um grupo de validadores ampliados, quanto ao aspecto relativo ao declínio de atribuição, a qual deverá ter o envolvimento além dos coordenadores de Câmara, alguns procuradores-chefe de 1ª e 2ª instância de modo a obter a melhor decisão para o MPF. GDS 5: percebe-se que o grupo teve um envolvimento e comprometimento com o trabalho de manualização, como também entendimento adequado de sua metodologia. Da mesma forma, o grupo deverá construir um plano de trabalho, contendo o cronograma e os gaps necessários à implantação do manual e submeter a aprovação da Secretaria Geral, incluindo estabelecimento de ações e prazos para construir as instruções de trabalho ainda pendentes. Recomenda-se ao grupo o envolvimento de novos atores na construção do manual, de modo a enriquecer ainda mais seu conteúdo, bem como deverá propor os critérios, por tipo de unidade, para a criação de equipes multidisciplinares de atendimento. 19

20 1.3 Recomendações e Sistemática Com intuito de dar continuidade à manualização dos processos do MPF, foi desenvolvida proposta de sistemática de procedimentos que estabelece como elaborar, atualizar, divulgar e revogar as informações dos manuais de normas e procedimentos, conforme disponibilizado no Anexo 33. Em função dos 12 manuais não terem sido finalizados no prazo do escopo do contrato, seguem recomendações para que possam ser concluídos e implementados efetivamente: Reforçar treinamento quanto à necessidade de elaboração de planejamento / planos de ação, registros da execução para controle da evolução dos trabalhos; Reunir os participantes dos grupos de trabalho para verificar todas as pendências à conclusão do manual de normas e procedimentos, em conformidade ao modelo proposto pela FGV; Elaborar planejamento, com distribuição de trabalho entre os participantes e especificação do prazo necessário à finalização da elaboração, bem como especificando os suportes necessários (equipe a ser envolvida, tempo estimado, viagens, entre outros). O planejamento deverá contemplar atividades que foram orientadas durante o Fórum de manualização (e que foram exemplificadas no item 1.2 deste relatório); Realizar reunião com grupos com processos de interface para avaliar se não há conflito entre os procedimentos e estabelecer limites entre cada fluxo de trabalho, como por exemplo: Atendimento ao Cidadão com Atuação Extrajudicial; Atuação extrajudicial com Revisão da atuação dos membros 6 ; Validar com as autoridades competentes, conforme estabelecido na proposta de sistemática e procedimentos específicos do MPF para aprovação de documentos institucionais; 6 Neste caso, cabe atenção especial a questão de declínios de demandas ao MPF, pois existe conflito entre os dois processos. 20

21 Adotar regras referentes à publicação e seu controle, conforme sistemática de procedimentos; Estabelecer formato e forma de divulgação dos manuais; Disseminar aos interessados o manual para utilização, incluindo capacitação das pessoas quanto à nova forma de trabalho; e Utilizar as regras da sistemática referente à atualização dos manuais. Cabe destacar que é recomendável que todos os grupos elaborem planos de ação e que deem continuidade para consolidar o manual, aproveitando o momento de construção participativa da mudança da Instituição. Outra recomendação que precisa ser avaliada, refere-se ao fato da legitimização da equipe responsável pela gestão dos processos, pois a mesma precisará reforçar a necessidade da participação das áreas na modelagem e manualização dos processos, independente de ser de área finalística ou não, ou seja, não há hierarquia, mas que os profissionais precisam participar por ter maior conhecimento técnico do trabalho em si, enquanto que a equipe da gestão de processos deverá ter conhecimento metodológico para tanto. E com isso, os conhecimentos são complementares para viabilizar a melhoria do MPF. Nos casos dos processos redesenhados que não foram manualizados, recomenda-se que seja adotada a metodologia utilizada para elaboração dos manuais do escopo do trabalho (vide Anexo 1.1 do relatório 6.1 para maiores orientações), bem como da sistemática apresentada no Anexo 33, ou seja, de modo resumido, tem-se: Estabelecer os especialistas, com representantes dos diferentes tipos de unidades; Estabelecer distribuição dos papéis no grupo (staff, líder, especialistas e documentador). Elaborar planejamento da elaboração do manual; O grupo deverá realizar análise, ajuste (se necessário) e validação do fluxo redesenhado; Elaborar o manual, conforme modelo apresentado no Anexo 1.2 do relatório 6.1; Validar os manuais com alçada competente; Publicar os manuais e realizar controle de versões; Estabelecer estratégia e formato de divulgação; 21

22 Disseminar e capacitar o público alvo do manual; e Buscar atualização dos registros para que represente sempre a melhor forma de realizar o trabalho. Um exemplo de iniciativa para aperfeiçoar outro fluxo redesenhado, considerando a presença de um profissional no grupo GSI 2, foi do processo de manutenção predial, o qual discutiu o fluxo redesenhado com a equipe da área que atua (CEA). O fluxo incluiu detalhamentos da diferenciação quanto à manutenção preventiva e corretiva, em função de visualizar a necessidade de facilitar a especificação posterior dos procedimentos em cada caso. A versão trabalhada pelo profissional foi discutida com a FGV na reunião de 26 de agosto de 2011 e complementada, conforme pode-se ser visualizado no Anexo 34. No entanto, ainda há necessidade de continuar a revisão do fluxo no que diz respeito ao melhor entendimento das interfaces com outros processos, e para tanto, também se faz necessária a modelagem e redesenho destes outros fluxos de trabalho. Esta é uma iniciativa que pode servir como referência para continuidade de ações de melhorias e incentivada, mas recomenda-se que a mesma deve ser orientada pelos profissionais da área que for responsável pela gestão dos processos, a fim de garantir a padronização aos modelos adotados pelo projeto para o MPF. Além disso, recomenda-se a avaliação sobre o desenvolvimento de uma página web, na intranet, com as informações de todos os manuais para serem consultadas as informações de forma mais dinâmica e interativa, incluindo links para os modelos editáveis de documentos a serem elaborados, links para normativos e sistemas utilizados no processo, com intuído de facilitar a gestão do conhecimento do MPF. 22

23 Anexos (do 1 ao 34 em volumes à parte) Os Anexos estão dispostos em 6 volumes à parte, e relacionados a seguir: Volume 2/7: Anexo 1 - Atividades desenvolvidas pelos grupos sobre os manuais; Anexo 2 - Modelo para registro da conformidade; Anexo 3 - Apresenta as fichas de análises realizadas pelos consultores da FGV; Anexo 4 Comentários no manual GGP 1; e Anexo 5 Comentários no manual GGP 2. Volume 3/7: Anexo 6 Comentários no manual GTI 1; Anexo 7 Comentários no manual GTI 2; Anexo 8 Comentários no manual GSI 1; Anexo 9 Comentários no manual GSI 2; Anexo 10 Comentários no manual GSI 3; e Anexo 11 Comentários no manual GDS 1. Volume 4/7: Anexo 12 Comentários no manual GDS 2; Anexo 13 Comentários no manual GDS 3; 23

24 Anexo 14 Comentários no manual GDS 4; Anexo 15 Comentários no manual GDS 5; Anexo 16 Agenda prevista de validação; Anexo 17 Modelo de Apresentação de Manual de Procedimentos; e Anexo 18 Apresentações dos Grupos de Trabalho Anexo 19 Manual GGP 1. Volume 5/7: Anexo 19 Manual GGP 1; Anexo 20 Manual GGP 2; Anexo 21 Manual GTI 1; Anexo 22 Manual GTI 2; e Anexo 23 Manual GSI 1. Volume 6/7: Anexo 24 Manual GSI 2; Anexo 25 Manual GSI 3; Anexo 26 Manual GDS 1;e Anexo 27 Manual GDS 3. Volume 7/7: Anexo 28 Manual GDS 4; Anexo 29 Manual GDS 5; Anexo 30 Atividades Desenvolvidas pelos Grupos para Elaboração da 2ª Versão Preliminar dos Manuais de Normas e Procedimentos; Anexo 31 Feedback das Análises dos manuais; Anexo 32 Lista de Presença; Anexo 33 Sistemática de Procedimentos de Trabalho; e Anexo 34 Fluxo Redesenhado Manutenção Predial. 24