SPTRANS PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DO BILHETE ÚNICO ESTUDANTE/PROFESSOR MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO

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1 SPTRANS PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DO BILHETE ÚNICO ESTUDANTE/PROFESSOR MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO Leia atentamente as instruções contidas neste manual antes de iniciar o processo. Revisado em Dezembro/2012

2 ÍNDICE 1. Introdução Estudantes/Professores que podem obter o benefício Estudantes/Professores que não têm direito ao benefício Requisitos para o cadastramento da Instituição de Ensino na SPTrans Procedimentos e documentos para cadastro Procedimentos para cadastrar estudantes/professores Cadastramento de estudante-professor Recebimento, conferência e devolução das Remessas de bilhete único estudante/professor Renovação de cadastro Solicitação de alteração de credenciados Solicitação de nova senha (login) Renovação semestral Solicitação de alteração de cotas - Mudança de estrutura do(s) curso(s) Controle do benefício Fiscalização Sobre o bilhete único estudante/professor Informações úteis Este manual contém instruções básicas sobre o processo de cadastramento de instituição de ensino e de estudantes para a solicitação de bilhete único estudante/professor. Para obter mais informações, consulte o Regulamento de procedimentos para Instituições de Ensino, disponível no site: no link Regulamentos. 2

3 1. INTRODUÇÃO O benefício do Passe Escolar proporciona aos estudantes um desconto de até 50% no preço das passagens do Sistema de Transporte Coletivo Urbano disponível na cidade (Ônibus/Metrô/CPTM). A concessão é feita por intermédio da instituição de ensino, que envia à SPTrans as matrículas dos estudantes para verificar se eles possuem os requisitos necessários para obter o benefício. O meio hábil para que os estudantes possam usufruir o desconto é através da aquisição do Bilhete Único Estudante para a compra das cotas mensais de créditos eletrônicos. Por força de legislação estadual, os professores também têm direito ao desconto, mas só para o Sistema sobre Trilhos (Metrô/CPTM). O Bilhete do Professor não é aceito no Sistema Ônibus e Micro-ônibus porque a legislação municipal não permite. O procedimento para que os professores possam obter o cartão é semelhante ao dos estudantes: a instituição de ensino envia os cadastros à SPTrans assinalando a condição professor. Estudantes e/ou professores de cursos técnicos e profissionalizantes também têm direito, mas neste caso, antes de solicitar o cadastro na SPTrans, as instituições de ensino devem obter a aprovação da SPTrans, e só então solicitar o cadastro. Consulte o Regulamento de procedimentos para Instituições de Ensino no site: no link Regulamentos, para obter informações sobre os requisitos e documentos necessários para a análise da SPTrans antes de solicitar o cadastramento da Instituição e dos cursos técnicos e profissionalizantes. 2. ESTUDANTES/PROFESSORES QUE PODEM OBTER O BENEFÍCIO - Os matriculados, ou que lecionam, em cursos de ensinos fundamental, médio ou superior, ministrados por de instituições de ensino da rede pública e particular de ensino, reconhecidas e fiscalizadas pelas autoridades competentes; - Os matriculados, ou que lecionam, em cursos técnicos e profissionalizantes autorizados e reconhecidos, desde que aprovados pela SPTrans; - Os que moram a mais de 1 quilômetro da instituição de ensino, quando há disponibilidade de transporte coletivo urbano no percurso entre a residência e a instituição de ensino; - Os que não são beneficiários de gratuidades oferecidas a passageiros especiais (idosos e pessoas com deficiência). Importante: Estudante que freqüenta cursos sediados fora do município de São Paulo não tem direito às cotas para o sistema ônibus e micro-ônibus da capital, porque a legislação municipal estabelece que para ter direito ao benefício, o curso precisa estar sediado no município de São Paulo. (Dec. nº 1060/48). Para adquirir cotas para Metrô/CPTM os cursos precisam estar sediados na Região Metropolitana de São Paulo ou nos 3

4 Municípios de Botujuru, Campo Limpo Paulista, Jundiaí e Várzea Paulista, desde que no percurso entre a residência e a instituição de ensino haja oferta de transporte coletivo urbano sobre trilhos. 3. ESTUDANTES/PROFESSORES QUE NÃO TÊM DIREITO AO BENEFÍCIO - Quem freqüenta, ou leciona, em cursos livres: línguas, dança, etc. - Quem freqüenta, ou leciona, em cursos preparatórios para o vestibular; - Quem freqüenta, ou leciona, em cursos não reconhecidos, descredenciados e/ou instituições de ensino não autorizadas; - Quem reside a menos de 1 quilômetro da instituição de ensino, ou quando no percurso entre a residência e a instituição de ensino não há oferta de transporte coletivo urbano; - Quem já é beneficiário de gratuidade no sistema de transporte coletivo urbano oferecido na cidade de São Paulo; - Crianças menores de 6 anos de idade (porque não pagam passagem); - Durante o período de realização de estágios. 4. REQUISITOS PARA O CADASTRAMENTO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO NA SPTRANS - Registro nos órgãos competentes: Secretaria da Educação; Delegacias Regionais de Ensino ou Ministério de Educação e Cultura MEC, etc.; - Ministrar cursos reconhecidos, cujas categorias estejam previstas nas legislações do benefício: Ensinos Fundamental, Médio e Superior, cursos Técnicos e Profissionalizantes autorizados e ministrados por instituições oficiais; - Haver oferta de transporte coletivo urbano disponível na Cidade (Ônibus/Metrô/CPTM); - Ter obtido aprovação da SPTrans para cadastrar os cursos técnicos e profissionalizantes*. * Consulte o Regulamento de procedimentos para Instituições de Ensino disponível do site no link Regulamentos. 5. PROCEDIMENTOS E DOCUMENTOS PARA CADASTRO O representante da instituição de ensino deve comparecer em uma das Centrais de Atendimento (Os endereços das Centrais encontram-se no final deste Manual), e apresentar carta/ofício em papel timbrado, assinado pelo diretor, não sendo necessário o 4

5 reconhecimento de firma dessa assinatura, acompanhada do Formulário Cadastramento de Escola (Anexo I do Regulamento), disponível para impressão na internet, preenchido a máquina ou com letra de forma, sem ressalvas e rasuras, assinado e contendo o reconhecimento de firma das assinaturas dos representantes legais acompanhadas de carimbo contendo nome, função e número da Cédula de Identidade RG. Esses documentos também podem ser encaminhados a uma das Centrais de Atendimento através dos serviços de correios ou similar. A carta/ofício deve conter as seguintes informações: - Solicitação de cadastro da instituição de ensino no sistema; - Apresentação do(s) funcionário(s) da instituição de ensino que será(ão) credenciado(s) como responsável(is) pelo processo de solicitação do benefício aos estudantes, contendo nome completo e número da Cédula de Identidade RG, com dígito verificador, se houver; - Cursos ministrados na instituição de ensino, e - Períodos de duração do(s) curso(s). As Instituições que possuem mais de um endereço devem solicitar um cadastramento para cada unidade, mesmo que os cursos sejam iguais. No verso do formulário Cadastramento de Escola (Anexo I do Regulamento) é obrigatório o reconhecimento de firma do diretor e supervisor pedagógico, delegado de ensino ou dirigente regional de ensino. Não é necessário que os credenciados exerçam funções docentes ou de secretaria, porém, é imprescindível que sejam funcionários da instituição de ensino. Após a aprovação dos documentos, a SPTrans cadastrará a instituição e os cursos oferecidos e fornecerá à instituição o Código de Acesso e a Senha. Com o Código de Acesso e a Senha o credenciado, ou o responsável pelo processo, deve criar e cadastrar os estudantes nas respectivas turmas. 6. PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAR ESTUDANTES E PROFESSORES Sistema Off line A instituição de ensino faz o download do programa oferecido pela SPTrans, instala em seu equipamento efetua o registro dos dados dos estudantes, essas informações podem ser enviadas em lotes, eletronicamente, e ficam aguardando o processamento e liberação para que, então, os estudantes possam solicitar o benefício. O processamento ocorre em ordem cronológica de envio de dados. Portanto, no período de pico é possível que haja maior tempo de espera para a liberação dos cadastros. Sistema On line A liberação dos cadastros ocorre em tempo real, pois ao salvar as informações inseridas, o cadastro é inserido diretamente no banco de dados e não aguarda o processamento como no caso do sistema off line. 5

6 Após o cadastramento dos estudantes/professores nas respectivas turmas, a instituição de ensino deve enviar, eletronicamente, o arquivo contendo os cadastros dos estudantes. Há duas opções para o envio do arquivo: 1ª) enviar o cadastro de todos os estudantes matriculados na instituição de ensino. 2ª) enviar o cadastro apenas dos estudantes que utilizarão o benefício em Nota: Toda e qualquer inclusão/alteração/atualização nos dados cadastrais dos estudantes/professores deverá ser realizada pela instituição de ensino, eletronicamente, mediante acesso à pagina da SPTrans, Metrô e CPTM na Internet (através do Sistema disponível no WEB on-line). Siga o passo-a-passo para cadastrar os estudantes/professores. 1º Passo No site da SPTrans, clique no ícone 2º Passo No ícone Links úteis clique em Estudante Cadastro de alunos - envio de dados 3º Passo Acesse o sistema digitando o número 4º Passo Acesse o ícone matrícula on line para do Código de Acesso e a Senha cadastrar estudantes e professores e fornecidos pela SPTrans e prossiga. prossiga. 6

7 5º Passo Para cadastrar o estudante clique no 6º Passo Agora crie a turma para esse curso. Curso em que ele está matriculado e Prossiga. prossiga. 7º Passo Agora insira o estudante no sistema e 8º Passo Clique em Matricular o Aluno na turma prossiga. e prossiga. Após o processamento e liberação dos dados enviados pela instituição de ensino, os estudantes poderão consultar a situação de sua matrícula através da WEB ou ligando para a Central 156. Os professores podem consultar a situação de seu cadastro utilizando os mesmos recursos dos estudantes. 7. CADASTRAMENTO DE ESTUDANTE-PROFESSOR Há situações em que o estudante também é professor. Ele pode lecionar em uma instituição, e freqüentar um determinado curso em outra, ou, até, mesmo ter as duas funções (estudante e professor) na mesma instituição de ensino. No caso de ser em instituições distintas, cada instituição vai efetuar o cadastramento de acordo com a condição dele na instituição: se é estudante, como estudante, ou se é professor, como professor. No caso da instituição que possui estudante que também é professor, antes de efetuar o cadastro, é necessário consultar a preferência do estudante-professor, pois não pode haver dois cadastros com o mesmo número de RG. Isso gera inconsistência e os dados podem ficar retidos impedindo a solicitação do benefício. 7

8 Após o processamento e liberação dos dados enviados pela instituição de ensino, os estudantes poderão consultar a situação de sua matrícula através da WEB ou ligando para a Central 156. Os professores podem consultar a situação de seu cadastro utilizando os mesmos recursos dos estudantes. Consulte mais informações sobre esse assunto no Regulamento de Procedimentos para Instituições e Ensino no site no link Regulamentos. 8. RECEBIMENTO, CONFERÊNCIA E DEVOLUÇÃO DAS REMES- SAS DE BILHETE ÚNICO ESTUDANTE/PROFESSOR O credenciado ou o responsável pelo recebimento do lote de cartões deverá conferir a remessa no ato e caso constate alguma irregularidade deve devolver o(s) bilhete(s) contendo irregularidades a uma das Centrais de Atendimento (Os endereços das Centrais encontram-se no final deste Manual), no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data do recebimento, acompanhado(s) de correspondência citando o motivo da devolução. Os cartões, também, devem ser devolvidos nos seguintes casos: - estudantes/professores com freqüência nos cursos que, por qualquer motivo, não retiraram seus bilhetes; - estudantes desistentes (abandono de curso), que trancaram matrícula ou transferidos; - cartões que contenham quaisquer tipos de erros que possam causar o impedimento de utilização do benefício (dados cadastrais incorretos, foto trocada ou danificada, etc), ou - professores que não fazem mais parte do quadro de funcionários; - outras ocorrências/irregularidades verificadas quando do recebimento da remessa. Notas: 1) Os casos de abandono, desistência, matrículas trancadas ou transferências, cujos bilhetes estão com o estudante, devem ser comunicados às Centrais de Atendimento tão logo ocorram, através de correspondência contendo o nome do aluno, número do RG, e o estado emissor, para que sejam tomadas as devidas providências. 2) Nos casos em que for constatado o uso indevido de benefícios por motivo de omissão por parte da instituição de ensino, esta será responsabilizada e deverá ressarcir os valores referentes aos prejuízos causados ao Sistema. 3) Não haverá restituição dos valores pagos pela emissão de bilhetes devolvidos às Centrais, bem como nos casos em que o benefício for bloqueado. A instituição de ensino deve, mediante comunicação do estudante/professor, informar à SPTrans, por meio de carta/ofício devidamente assinada pelo credenciado/diretor o extravio de cartões, para providências quanto ao bloqueio e envio de 2ª via. A comunicação pode ser feita por meio de envio de fax ou . Consulte mais informações sobre esse assunto no Regulamento de Procedimentos para Instituições e Ensino no site no link Regulamentos. 8

9 9. RENOVAÇÃO DE CADASTRO A Renovação do Cadastro deve ser feita mediante novo preenchimento e envio do formulário Anexo I do Regulamento, disponível para impressão no site da SPTrans, Metrô e CPTM, no link do Bilhete Escolar, quando ocorrer alteração nos dados cadastrais da instituição de ensino. - Mudança de diretor - Alteração do nome da unidade de ensino - Mudança de endereço. Não ocorrendo nenhuma dessas situações, o cadastramento deve ser renovado a cada 3 (três) anos, mediante preenchimento e apresentação de novo Formulário Anexo I contendo as assinaturas com firmas devidamente reconhecidas em uma das Centrais de Atendimento, por um dos credenciados. 10. SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE CREDENCIADOS Se for necessário substituir o(s) credenciado(s) a instituição de ensino deverá enviar à Central de Atendimento um ofício emitido em papel timbrado, assinado e com o carimbo do(a) diretor(a), contendo o nome completo e o número da cédula de identidade RG, com digito verificador se houver, data de emissão e estado emissor do(s) novo(s) credenciado(s). 11. SOLICITAÇÃO DE NOVA SENHA (LOGIN) Se for necessário substituir a senha (login), por motivo de esquecimento, ou outro que justifique o pedido, a instituição de ensino deverá fazer a solicitação mediante envio de um ofício em papel timbrado e assinado pelo Diretor da Instituição, contendo o motivo da solicitação, número do telefone e o nome de um responsável para posterior contato. A SPTrans efetuará a alteração no Sistema e entrará em contato para informar a nova senha ao responsável designado pelo Diretor. 12. RENOVAÇÃO SEMESTRAL As instituições de ensino que ministram cursos semestrais devem, obrigatoriamente, realizar a Renovação Semestral, a partir do mês de julho, para que os estudantes/professores continuem a usufruir o benefício no 2º semestre do ano letivo, desde que continuem os estudos na Instituição. O procedimento é gratuito e somente após a conclusão do processo de Renovação as cotas para o 2 semestre serão liberadas no Sistema. 9

10 O processo consiste no envio eletrônico do arquivo contendo os cadastros dos estudantes que continuam em curso à SPTrans. Siga o passo-a-passo para fazer a renovação semestral: 1º Passo Selecione o curso e prossiga. 2º Passo Aparecerá uma tela com a turma criada. Prossiga. 3º Passo Selecione 2º Semestre, crie uma 4º Passo Verifique a tela com a nova turma e nova turma e prossiga. prossiga. 5º Passo Selecione o ícone Renovar matrícula 6º Passo Essa é a tela de confirmação da remados alunos. trícula dos alunos para o semestre seguinte. Clique em ok para confirmar. 10

11 7º Passo Selecione a turma na qual os alunos 8º Passo Essa tela mostra que a Renovação serão matriculados. Prossiga semestral foi realizada com sucesso. Prossiga. 9º Passo Verifique os alunos matriculados nas turmas. Após a liberação dos dados enviados pela instituição de ensino, os cadastros serão liberados e os estudantes/professores que continuarão cursando/lecionando no 2º semestre poderão adquirir as cotas de créditos eletrônicos. 13. SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE COTAS MUDANÇA DE ESTRUTURA DO(S) CURSO(S) As instituições de ensino que ministram cursos técnicos e profissionalizantes, pós graduação, entre outros tipos de cursos e programas de profissionalização que alteraram a estrutura de seus cursos podem solicitar revisão de cotas mediante envio de carta/ofício emitida em papel timbrado, contendo a assinatura e carimbo do diretor, acompanhada(o) dos documentos abaixo, a uma das Centrais de Atendimento. O pedido será analisado e a instituição será comunicada do resultado dos trabalhos por meio do envio de correspondência. Em caso afirmativo as cotas serão alteradas automaticamente. - Grade(s) Curricular(es) atualizada(s) e homologada(s) dos cursos cujas cotas devem ser revistas, contendo período de duração (data de início e término) carga horária total e desmembrada; 11

12 - Cópia do Calendário Escolar atualizada, e - Cópia do Plano de Curso homologado. Caso não haja um Calendário Escolar, a instituição de ensino deve enviar carta/ofício, assinada pelo diretor, contendo os seguintes dados: data de início e término de turmas; dias da semana e horários em que ocorrem as aulas. 14. CONTROLE DO BENEFÍCIO - FISCALIZAÇÃO A SPTrans, Metrô e CPTM possuem equipes de profissionais que atuam como fiscais e realizam visitas periódicas às instituições de ensino. Essas equipes comparecem munidas de crachás de identificação funcional e uma Carta de Apresentação emitida em papel timbrado contendo a assinatura do responsável pela visita. Ao recebê-las, as instituições de ensino devem disponibilizar toda a documentação solicitada e esclarecer todas as dúvidas referentes à concessão do benefício. Caso sejam constatadas irregularidades na documentação, bem como nas concessões, os benefícios com suspeita de irregularidades serão imediatamente bloqueados sem restituição dos valores pagos pela emissão dos bilhetes. A equipe iniciará um processo para apuração das irregularidades e adoção das medidas necessárias para a correção das ocorrências, inclusive com o cálculo dos eventuais prejuízos causados ao sistema para posterior ressarcimento às concessionárias por parte do(s) responsável(eis) pelas irregularidades. Vale lembrar que o formulário Cadastramento de Escola possui um termo de responsabilidade o qual, no ato do preenchimento, foi assinado pelo diretor da instituição de ensino, responsabilizando-se juntamente com o(s) credenciado(s) por ele escolhido, por eventuais irregularidades que possam causar prejuízos ao Sistema de Transporte. 15. SOBRE O BILHETE ÚNICO ESTUDANTE/PROFESSOR São de uso pessoal e intransferível. O uso indevido/abusivo, bem como dados cadastrais e fotos incorretos/ilegíveis podem acarretar a apreensão e posterior cancelamento do cartão. Quem é estudante e professor deve optar por um dos cartões e solicitar a adequação das cotas para contemplar as duas situações. O Bilhete Único Estudante pode ser usado nos ônibus, microônibus, Metrô e CPTM. O Bilhete do Professor só pode ser usado no Metrô e CPTM porque a legislação municipal não concede o benefício a esses profissionais. Todos os cartões são enviados sem créditos. O estudante/professor deve retirar seu cartão na instituição de ensino e comprar as cotas a que tem direito para usufruir o benefício. Há bloqueio temporário para utilização nos ônibus e linhas do Metrô/ CPTM. 12

13 Modelos, preços e finalidade dos cartões: Bilhete Único Estudante só Cota Educação Básica e Educação Superior (1º Cartão e Revalidação) R$ 15,00 (5 tarifas de ônibus vigente)* 2ª via - R$ 30,00 (10 tarifas de ônibus vigente)* Desconto de até 50% nas passagens (Ônibus/Metrô/CPTM). Bilhete Único Estudante UMES Educação Básica (1ª e 2ª vias e Revalidação) R$ 39,00 (13 tarifas de ônibus vigente)* Desconto de até 50% nas passagens (Ônibus/Metrô/CPTM) e em atividades de esporte, cultura, lazer e outros proporcionados pela UMES. Bilhete Único Estudante UNE Educação Superior (1ª e 2ª vias e Revalidação**) R$ 39,00 (13 tarifas de ônibus vigente)* Desconto de até 50% nas passagens (Ônibus/Metrô/CPTM) e em atividades de esporte, cultura, lazer e outros proporcionados pela UNE. Bilhete do Professor Educação Básica e Educação Superior (1º cartão e Revalidação**) R$ 15,00 (5 tarifas de ônibus vigente)* Desconto de até 50% nas passagens de Metrô e CPTM. 2ª via - R$ 30,00 (10 tarifas de ônibus vigente)* * A tarifa oficial vigente para o Sistema Ônibus na data da solicitação (tarifa atual R$ 3.00). ** Revalidação: Prorrogação do prazo de validade do cartão por mais um ano/semestre. O processo de revalidação é pago; custa o mesmo preço da 1ª via do cartão a ser revalidado. 13

14 16. INFORMAÇÕES ÚTEIS - Central 156 (ligações dentro do Município) Informações e cancelamento de cartões de todos os tipos. Funciona 24 horas. - CPTM: (ligações de fora do Município) Cancelamento de cartões. Funciona de 2ª a 6ª feira das 5h às 22h, e aos sábados das 6h às 18h. - Atendimento às instituições de ensino: (exclusivo para credenciados) - Atendimento eletrônico: cartaoescolar@sptrans.com.br escolarvirtual@sptrans.com.br - Centrais do Sistema de Bilhete Único Escolar (exclusivo para instituições de ensino) Informações e recepção de documentos. Funcionam de 2ª a 6ª feira das 8h às 17h. SPTrans: Rua XV de Novembro, 268 térreo Centro São Paulo SP CPTM: Rua Auro Soares de Moura Andrade, 69 Terminal Barra Funda São Paulo SP - Fale com a EMTU informações sobre o benefício do passe escolar intermunicipal para estudantes/professores de cursos sediados fora do município de São Paulo. - Internet Canal do Estudante: Orientações e serviços para estudantes, professores e instituições de ensino - Site São Paulo Transporte S/A Gerência de Atendimento e Prevenção de Fraude Equipe Técnica SAC/GAP Revisado em Dezembro/