Relatório de resultados da Ouvidoria

Transcrição

1 Relatório de resultados da Ouvidoria 2017

2 Sumário 3 Mensagem da liderança 4 Introdução 5 Promoção da Ética 10 Canal de Ética e Ouvidoria 6 Movimento pela Integridade 11 Por dentro da Ouvidoria 7 Trilha da Ética 9 Ética em Pauta 12 Recebimento de denúncias 13 Taxa de Alegação 14 As denúncias 15 Encerramento de denúncias 16 Canais para contato

3 Mensagem da liderança da área Gueitiro Genso Presidente do Conselho de Administração O valor agir de forma correta representa a crença de nossos acionistas de que a perenidade de nosso negócio é mais importante que qualquer ganho de curto prazo. Por esta razão, o Conselho de Administração se compromete a continuar a apoiar o trabalho da Ouvidoria, preservando a identidade das pessoas que utilizem o Canal de Ética e Ouvidoria para, de boa fé, fazer uma manifestação. Alexandre Aquino Ouvidor-geral Ao longo dos 4 anos de existência da Ouvidoria, trabalhamos em parceria com diversas áreas no aprimoramento da consciência ética na empresa. Nas próximas páginas damos visibilidade a todos os empregados dos resultados desse esforço conjunto, com foco no ano de Boa leitura!

4 Introdução Anualmente, a Ouvidoria divulga seu relatório, destacando as principais ações realizadas em seus dois pilares de atuação: Promoção da Ética e operação do Canal de Ética e Ouvidoria. No último ano, a Ouvidoria atuou em conjunto com toda a empresa em ações de promoção da ética, consolidou e amadureceu seus processos internos. Veja os principais destaques deste trabalho. Canal de Ética e Ouvidoria Promoção da Ética Em 2017 tivemos um aumento de 18% no número de denúncias recebidas. Mesmo assim, com o esforço do nosso time, conseguimos reduzir o nosso tempo médio de resposta ao denunciante. O destaque de 2017 foi o Movimento pela Integridade e seus números recordes. Além da grande quantidade de participantes na Vale, a ação foi compartilhada pela primeira vez nas redes sociais. Redução de 13% no tempo médio de resposta ao denunciante em relação a mil empregados participaram do Movimento pela Integridade em mil acessos espontâneos aos posts relativos à ação nas mídias sociais.

5 Promoção da Ética

6 Movimento pela Integridade % dos líderes no Brasil Lançamento: Webcast com líderes mil participantes Gestão de Consequências: Debate sobre Ética e Integridade com o Comitê de Ética mil participantes Impacto nas pessoas: Vídeo com atores, experimento social e quiz No ano de 2017, o experimento social fez tanto sucesso nas redes sociais que atingiu 91 mil acessos através de post não patrocinados, além de 25 mil visualizações de vídeo.

7 Trilha da Ética Diversidade e Inclusão (somente Português) Conflito de Interesses Em 2017, foram criados dois treinamentos para compor a Trilha da Ética. Um sobre Diversidade e Inclusão, ressaltando a importância de termos um time diverso e respeitarmos e valorizarmos todas as diferenças de nossos colegas; e um sobre Conflito de Interesses, que explica o que é um conflito de interesses, como identificá-lo e como tratá-lo. Assim, temos uma Trilha da Ética mais completa e robusta agora, contando com 5 treinamentos no total. Trilha da Ética Código de Ética Leis anticorrupção Segurança da Informação Diversidade e Inclusão Conflito de Interesses Acesse os treinamentos no VES!

8 Trilha da Ética Além dos novos treinamentos, o foco em 2017 foi a expansão do treinamento do nosso Código de Ética e Conduta fora do Brasil. Os números abaixo retratam o esforço de divulgação. 87% dos empregados ativos no Brasil realizaram o treinamento do Código de Ética e Conduta 77% dos empregados ativos no exterior realizaram o treinamento do Código de Ética e Conduta Acesse os treinamentos no VES!

9 Ética em Pauta Em 2017, o Ética em Pauta continuou com seu formato de novela, abordando 3 novos temas com uma linguagem simples para todos. O Ética em Pauta é uma série de novelas criadas com o objetivo de aproximar os empregados do Código de Ética e Conduta da Vale, de forma objetiva e lúdica. Os vídeos são divulgados para os líderes e para todos os empregados via Vale@Informar, Vale TV, Intranet Global e Vale News. 1 Roubo de 2 Química de 3 Combustível Contratos SPS O roubo de combustível é uma violação severa ao nosso Código. Começamos o ano com esse caso que gerou grandes prejuízos para a empresa. Acesse os vídeos na Intranet! A química de contratos é uma forma sutil de fraude, mas não tolerada pela Vale. Esse foi o tema do nosso segundo episódio do ano. Outro tipo de fraude, é a má utilização de SPS para contratação direta sem aprovação. Veja neste episódio um caso real e as consequências do mesmo.

10 Canal de Ética e Ouvidoria

11 Por dentro da Ouvidoria Precisa fazer uma denúncia? Siga os passos abaixo: Denúncia Apuração Fechamento Entre em contato com a Ouvidoria por uma das cinco alternativas: Site da Ouvidoria: Vale.com/Ouvidoria Uma empresa independente receberá as denúncias, garantindo sigilo. Informe tudo o que é relevante para a investigação. Após o cadastramento, as denúncias válidas, ou seja, com informações suficientes e dentro do escopo de atuação da Ouvidoria serão encaminhadas para investigação. O denunciante pode acompanhar na página da Ouvidoria o andamento do caso por meio de um protocolo gerado pelo sistema. Depois da apuração o resultado é definido. Independentemente do resultado, o denunciante será informado sobre a conclusão do processo. As medidas adotadas não são divulgadas. O compromisso da Ouvidoria é respeitar todos os envolvidos.

12 Recebimento de denúncias Como consequência dos esforços de Promoção da Ética e do Canal de Ética e Ouvidoria, observamos um amadurecimento em relação à utilização do canal pelos empregados 2013 Criação da Ouvidoria com nova proposta de valor Novo escopo inclui ética, direitos humanos e meio ambiente * Criação do Canal de Denúncias exclusivamente via carta e restrito a irregularidades contábeis 2011 Contratação de empresa terceirizada, com atendimento global em diversas línguas e meios de comunicação para recebimento das denúncias

13 Taxa de alegação (nº de alegações / empregados¹) +18% 26,9 31,7 Vale +16% Brasil 16,2 17,2 23 (Brasil²) 22,4 26, ,8 14,6-2% 14 (América do Norte³) Exterior 5,3 6,4 8,8 8,6 ¹ Empregados próprios + terceiros permanentes ² Benchmark América do Norte Navex 2014 ³ Benchmark Brasil ICTS

14 As denúncias De todas as denúncias que chegaram ao Canal de Ética e Ouvidoria em 2017: 4% das denúncias recebidas eram fora do escopo da Ouvidoria. A Ouvidoria trata apenas de denúncias de violações ao Código de Ética ou casos que já tenham sido enviados aos canais competentes, como o Fale Conosco e o RH, e não foram tratados adequadamente. -1 p.p. em relação a p.p. de denúncias sobre Gestão de Pessoas em relação a 2016 Casos relativos à gestão de pessoas como assédio moral, discriminação e gestão inadequada de pessoas cresceram em Lembre-se, a Vale respeita e promove a diversidade. Denuncie caso se sinta humilhado ou presencie algo desrespeitoso. 44% das denúncias apuradas se enquadraram na categoria de Gestão de Pessoas 62% das denúncias que chegaram à Ouvidoria eram anônimas. A confidencialidade de uma denúncia é respeitada independente do seu anonimato. Porém, estimulamos a identificação do denunciante e de seus contatos para tornar mais ágil a solicitação e envio de novas informações. +5 p.p. em relação a 2016

15 Encerramento de denúncias! A prioridade é a qualidade e o sigilo da apuração. Evolução do tempo médio de resposta ao denunciante: Independentemente do resultado da apuração, o denunciante receberá ao final do processo um retorno através da página da Ouvidoria. Os casos confirmados geram um plano com ações corretivas que tem o objetivo de evitar que situações semelhantes voltem a se repetir % de redução Apesar do aumento de denúncias em 2017, conseguimos reduzir nosso tempo médio de resposta ao denunciante em 13% em relação a % de redução 59 Esses planos incluem normalmente medidas de revisão de processos, feedback ou treinamento dos empregados envolvidos. Em casos nos quais é comprovada violação ao Código de Conduta o plano também pode incluir medidas administrativas, como advertências, suspensões ou desligamentos. Em 2017, tivemos um total de 194 desligamentos decorrentes de casos confirmados de violações graves ao Código de Conduta Ética.

16 Canais para contato Veja os canais da Ouvidoria e o quanto cada um foi usado em 2017: 35,4% 21,3% 42,6% 0,4% 0,3% Agende uma visita com a Ouvidoria (veja o telefone de cada país para agendamento no site da Ouvidoria). Para demais países, acesse a lista de telefones disponíveis na página da Ouvidoria, na Intranet Vale e no Vale.com

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