PROCEDIMENTO GESTÃO DO IMOBILIZADO

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1 OBJETIVO O Serviço de Aprovisionamento (SA) do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E. (HML, EPE) rege-se pelo presente Manual de Procedimentos, elaborado de acordo com o Manual de Procedimentos da ACSS, assumindo como objetivo definir os procedimentos e criar os circuitos para que todas as funções inerentes à Gestão de Património estejam documentadas e especificadas, em cumprimento da legislação em vigor, normas, procedimentos e disposições legais aprovados pelo Conselho de Administração. RESPONSABILIDADES É da responsabilidade do Conselho de Administração do HML, EPE a homologação e divulgação e da Responsável do SA o cumprimento do presente procedimento. 1. Imobilizado 1.1 Organização e função A função Gestão de Imobilizado, está organizada de acordo com a estrutura funcional representada na figura abaixo, de forma a: Controlar todos os bens de imobilizado afetos ao Hospital de Magalhães Lemos, EPE, relativamente ao seu cadastro, adições, amortizações, transferências, abates e reavaliações; Garantir uma adequada segregação de funções; Ser independente da Gestão de tesouraria; Gestão de imobilizado Gestão de património Serviço de Aprovisionamento 02/03/

2 1.2 Atribuições e responsabilidades A função Gestão de imobilizado tem por atribuições e responsabilidades: Criar os mecanismos necessários que assegurem o cumprimento das normas e procedimentos definidos; Coordenar de modo contínuo e regular, todos os processos de imobilizado; Coordenar o registo das transações de imobilizado (aquisições, abates, transferências entre localizações e de imobilizado em curso); Assegurar que é atribuída a vida útil adequada a cada um dos bens de acordo com as normas internas e diplomas legais a que estejam obrigados (se aplicável); Assegurar o cumprimento das políticas de cálculo (i) de amortizações, de acordo com a vida útil definida para cada um dos bens (ii) e das reavaliações; Controlar que o total de imobilizado e amortizações pelo cadastro, corresponde aos valores contabilizados Assegurar que o cadastro de imobilizado se encontra completo, correto e atualizado; Analisar e preparar o orçamento de investimentos e submeter à apreciação e aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração; Assegurar em articulação com a Gestão Financeira de Imobilizado, o estudo de impacto em termos contabilísticos e financeiros das diferentes opções formais de organizar /classificar projetos de investimento ou obras de conservação; Comparar e analisar desvios face ao Orçamento anual de Investimentos ; Assegurar todo o serviço relativo à Gestão de Imobilizado que não se enquadre nas alíneas anteriores. A função Gestão Financeira de Imobilizado colabora com a função Gestão de Imobilizado e tem por atribuições e responsabilidades efetuar lançamentos e registos contabilísticos (relativos ao imobilizado) e proceder à sua conferência, bem como assegurar outros serviços relacionados com a Gestão Financeira de Imobilizado. A função Gestão de Património reporta à Gestão de Imobilizado e tem como atribuições e responsabilidades: Efetuar o registo de todas as entradas (aquisições e transferências) de bens no cadastro; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

3 Efetuar registo de todos os abates de bens no cadastro; Garantir que o cadastro se encontra correto, completo e atualizado; Efetuar a gestão da manutenção dos bens; Colaborar na inventariação de imobilizado; Controlar e registar as transferências de bens imobilizados; Acompanhar o processo de alienação e destruição de bens imobilizados; Gerir a carteira de seguros do Hospital de Magalhães Lemos, EPE no que respeita à adequada cobertura de riscos (quando aplicável); Assegurar todo o serviço relativo à Gestão de Património que não se enquadre nas alíneas anteriores. As diferentes áreas, unidades ou serviços do Hospital de Magalhães Lemos, EPE, têm responsabilidade, em termos de Gestão de Património de: Validar tecnicamente e conferir, quando requerido, a receção dos bens; Manter em adequado estado de conservação os bens à sua guarda; Comunicar os bens desaparecidos, danificados ou obsoletos; 1.3 Segregação de funções A Gestão de mobilizado deverá ser independente das funções: Gestão Financeira; Tesouraria; A função Gestão de Imobilizado deverá estar organizada, sempre que possível de modo a que: a) Não aprova Orçamento anual de investimentos; b) Não efetua contabilização de imobilizado; c) Só tem acesso à Aplicação de Gestão de Imobilizado quem dela necessita para desempenho das suas funções. A função Gestão Financeira de Imobilizado deverá estar organizada, sempre que possível, de modo a que: a) Não regista bens na Aplicação de Gestão de Imobilizado; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

4 b) Não realiza investimentos; c) Só tem acesso à Aplicação de Gestão de Imobilizado quem dele necessita para desempenho das suas funções; A função Gestão de Património deverá estar organizada, sempre que possível, de modo a que: a) Não efetua a contabilização do imobilizado; b) Não realiza investimentos; c) Só tem acesso à Aplicação Gestão de Imobilizado quem dele necessita para desempenho das suas funções. 2. Plano anual de investimentos Objetivos Assegurar que todas as aquisições de imobilizado são devidamente orçamentadas e aprovadas. Procedimentos e controlos A função Gestão de Imobilizado: a) Elabora proposta de orçamento anual de investimentos a partir do plano de atividades em articulação com o Vogal Executivo do Conselho de Administração. b) Verifica a informação recebida dos serviços quanto à totalidade, estimativa de valor e submete à apreciação superior. c) Consolida a informação gerando o Plano de Investimentos Anual, em folha de cálculo; d) Reúne todo o processo e remete para validação da Gestão Financeira e submissão a aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração; e) Procede à reformulação do Plano de Investimentos Anual, de acordo com as indicações do Vogal Executivo do Conselho de Administração, efetuando de novo as atividades referidas na alínea anterior. f) Recebe o orçamento aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração. 2.1 Análise dos desvios Objetivos Assegurar que é efetuado o acompanhamento da execução orçamental de investimentos e obtidas as justificações para todos os desvios significativos em relação ao Plano Anual de Investimentos aprovado. Serviço de Aprovisionamento 02/03/

5 Procedimentos e controlos A função Gestão de Imobilizado, mensalmente: a) Elabora Mapa de análise de desvios comparando os valores orçamentados face aos reais; b) Analisa e obtém justificações para os desvios existentes; c) Assina o Mapa de análise de desvios em evidência dos controlos efetuados; d) Apresenta o Mapa de análise de desvios mensalmente, juntamente com o justificativo dos desvios para apreciação e aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração. e) Recebe o Mapa de análise de desvios, devidamente aprovado; f) Arquiva. 3. Aquisição de Imobilizado corporeo Objetivos Assegurar que todos os investimentos em imobilizado estão previstos no Plano de Investimentos anual, se a despesa prevista pode ser realizada de acordo com a Lei dos Compromissos e comunicados à Gestão de Património. 3.1 Aprovação da Compra Segue a mesma tramitação que a aquisição de outros bens e serviços (ver procedimento de Gestão de Aprovisionamento), Procedimentos e controlos A Requisição Interna / Nota de Serviço, para a compra de bens de investimento, tem que mencionar o destino do bem para posterior afetação pela Gestão de Património. 3.2 Receção de bens de imobilizado Objetivos Assegurar que segue o mesmo trâmite que a receção de outros bens e estes são devidamente comunicadas à Gestão de Património. Serviço de Aprovisionamento 02/03/

6 Quando da entrega do bem/equipamento é elaborado um documento (Ficha de receção - Anexo I) onde se encontra registada a identificação do bem/equipamento, os intervenientes na receção, o centro de custo e o número de inventário. Procedimentos e controlos Todas as receções de bens de imobilizado são comunicadas à Gestão de Património pelo Aprovisionamento. A Gestão de Património receciona uma cópia da fatura e da Requisição Interna do Aprovisionamento (aquando da entrega à Gestão Financeira do processo de despesa), para registo do cadastro, cada uma das partes assinam como evidência de receção e entrega respetivamente. (Imobilizado - Guia de Compra Anexo II) 3.3 Registo contabilístico A Gestão Financeira de Imobilizado: a) Receciona a fatura e o respetivo processo de despesa do Aprovisionamento, assina em evidência da receção o protocolo. b) Efetua registos contabilísticos respetivos. 4. Registo em cadastro e etiquetagem Objetivos Assegurar que as aquisições de imobilizado são correta e integralmente registadas no cadastro e etiquetadas (sempre que aplicável). (Espécimen de etiqueta Anexo III) Procedimentos e controlos A Gestão de Património: a) Recebe informação / relação dos bens lançados pela Gestão Financeira de Imobilizado e compara com a relação de bens já registados na Aplicação de Imobilizado do Aprovisionamento; b) Efetua o registo de cada um dos bens na Aplicação de Gestão de Imobilizado e gera a respetiva Ficha de Cadastro de Imobilizado, para tal (e com base na fatura e requisição interna): Coloca o n.º do classificador geral, o mais adequado de acordo com a lista do CIBE; Confere e atualiza, se necessário, os dados transferidos através de ficheiro enviado em suporte de papel e por correio eletrónico à Gestão Financeira de Imobilizado (regime fiscal, Serviço de Aprovisionamento 02/03/

7 reavaliações, situação, taxa de amortização, descrição do bem, data de aquisição, n.º da fatura, tipo de bem (novo/usado), quantidade adquirida, valor sem ICA, taxa de IVA, código de fornecedor, modo de aquisição. Insere data de aquisição, data de início de utilização, data do documento; Verifica e ajusta possíveis diferenças de arredondamento; Efetua a afetação do bem de acordo com o destino evidenciado na Requisição Interna (Centro de Custo e local onde vai ficar localizado o bem, sala, quarto, etc); Após a afetação, confere os dados transferidos no ficheiro (conta do POCSS, taxa de amortização, centro de custo, classificação económica). Após o registo anterior a Gestão de Património procede à etiquetagem: a) Imprime as etiquetas com código de barras e numeradas sequencialmente, de forma a identificar o bem; b) Procede à etiquetagem física dos bens, através da colocação de etiquetas, de acordo com as regras definidas. Para os bens sujeitos a registo: Providência a efetivação dos registos relativos aos investimentos sujeitos a registo, dos quais se salientam os terrenos e edifícios. A Gestão de Património: a) Mantém os registos atualizados, sendo que para esse efeito, anualmente emite o relatório Lista de terrenos, edifícios, veículos e diretos afins, b) Solicita ao Gabinete Jurídico informação sobre o registo do património do Hospital de Magalhães Lemos EPE e verifica a compatibilidade entre essa informação e os registos existentes no Hospital. c) Solicita confirmações externas (no caso dos terrenos e edifícios) às respetivas Conservatórias, as quais são comparadas com o constante nos registos do Hospital de Magalhães Lemos, EPE, sempre que se justifique. A Gestão Financeira, um elemento independente, periodicamente (preferencialmente, no mínimo numa base anual), procede à: a) Reconciliação do total do cadastro em termos de imobilizado e amortizações, com os registos contabilísticos; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

8 b) Investiga e propõe regularização de eventuais diferenças existentes à Gestão de Imobilizado e à Gestão Financeira. c) Após aprovação das regularizações das diferenças existentes (por parte da Gestão de Imobilizado ou Gestão Financeira) procede-se em conformidade. 5. Amortizações Objetivo Assegurar que as amortizações e reintegrações são calculadas e contabilizadas corretamente de acordo com a vida útil dos bens registados no cadastro. Procedimentos e controlos As amortizações são calculadas automaticamente pela Aplicação de Gestão de mobilizado. Mensalmente, a função Gestão de Imobilizado: a) Executa na Aplicação de Gestão de Imobilizado a rotina para o cálculo de forma automática das amortizações; b) Após conferência, remete até ao dia 5 de cada mês o ficheiro (via e em suporte de papel) das amortizações por centro de custo; c) A Gestão Financeira - Efetua mensalmente a integração das amortizações remetidas pela Gestão de Património para a Gestão Financeira; d) Compara os valores registados na Aplicação de Gestão de Imobilizado com os valores registados na Gestão Financeira para assegurar que a integração foi corretamente efetuada. Mensalmente é descarregado e enviado por correio eletrónico (e entregue em suporte de papel) para a Gestão Financeira um ficheiro com as amortizações por Centro de Custo Anexo IV. A aplicação GHAF gera também um Mapa histórico de amortizações por conta Anexo V). 6. Imobilizado em curso Objetivo Todas as imobilizações em curso são devidamente controladas e transferidas para o imobilizado quando disponível para uso. Procedimentos e controlos A Gestão de Imobilizado: Serviço de Aprovisionamento 02/03/

9 a) Receciona Autos de medição/faturas; b) Validas as faturas com os contratos celebrados e com os respetivos Autos de Medição que se encontram validados pelo Serviço de Instalações e Equipamentos, devidamente capeados por informação onde estão confirmados os trabalhos realizados. c) Regista os autos de medição e faturas na Conta da Obra do respetivo processo; d) Receciona o Auto receção provisória / definitiva das empreitadas; e) Confere os Autos de receção e os documentos comprovativos da realização do trabalho assinado pelo responsável do Centro de Custo onde as obras foram realizadas. f) Remete as faturas, notas de encomenda e informações da Gestão de Imobilizado, do Serviço de Instalações e Equipamentos e auto de receção provisória à Gestão Financeira de Imobilizado para proceder ao lançamento contabilístico de transferência das contas de Imobilizado em Curso para as respetivas contas de Imobilizado. g) Sempre que solicitado e de acordo com a legislação em vigor pode ser libertada parte do valor da garantia bancária. h) Findo o prazo de garantia da obra e após a receção definitiva é comunicada a anulação da (s) garantia (s) bancária (s). 7. Transferências 7.1 Transferências internas Objetivos Assegurar que as transferências de imobilizado entre localizações são correta e integralmente registadas no cadastro. Procedimentos e controlos As transferências internas podem ter origem nos diferentes serviços do Hospital de Magalhães Lemos, EPE. O Serviço que requisita o bem emite um Pedido de transferência de imobilizado (Anexo VI) descrevendo o bem a ser transferido, a justificação e a indicação de alteração de afetação para o serviço que detém o bem. A Gestão de Património: Serviço de Aprovisionamento 02/03/

10 a) Recebe o pedido de transferência de imobilizado onde está expressa por ambas as partes a intenção de receber e ceder o bem, ou seja assinado pelos responsáveis dos serviços intervenientes; b) Analisa a sua validade (assinado pelos dois serviços / unidades envolvidas); c) Submete o pedido de transferência à autorização superior. d) Comunica aos serviços interessado a autorização de transferência; e) Atualiza a ficha de cadastro de imobilizado na Aplicação de Gestão de Imobilizado; f) Arquiva documento de movimentação de imobilizado; g) Elabora relatório, mensal, com as transferências efetuadas durante o período Após autorização superior o serviço que detém o bem entrega-o. O serviço requisitante recebe o bem, contra recebimento do Pedido de transferência de Imobilizado (documento de movimentação de imobilizado) assinado em evidência de receção e entrega respetivamente, ficando cada parte com uma cópia e remetendo cópia à Gestão de Património. 8. Abate de bens Objetivo Assegurar que os abates de bens são devidamente aprovados e correta e integralmente registados no cadastro e contabilizados, quando aplicável comunicados às Finanças. Procedimentos e controlos 8.1 Abate por inexistência do bem físico: sinistro ou furto de bens A participação de uma ocorrência é necessária sempre que se verifique um caso de furto, extravio, incêndio, deterioração, etc.. O Serviço que detetou a ocorrência: a) Emite de imediato o Auto de ocorrência que será verificado e assinado pela Gestão de Património e pelo Serviço de Instalações e Equipamentos; b) Arquiva cópia e remete à Gestão de Património; A Gestão de Património: a) Receciona o Auto de Ocorrência; b) Comunica o sucedido ao Vogal Executivo do Conselho de Administração e outros interessados diretamente no ato; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

11 c) Procede ao apuramento de responsabilidades e à participação às autoridades, nos casos em que tal se justifique. Caso haja necessidade de abate do bem, a Gestão de Património após ter recebido o Auto de Ocorrência validado pela Gestão de Imobilizado e pelo Serviço de Instalações e Equipamentos e aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração, com indicação de abate: a) Solicita ao Serviço de Instalações e Equipamentos para emitir o Auto de abate Anexo VII; b) Regista o abate no cadastro de imobilizado na Aplicação de Gestão de Imobilizado; c) Produz Mapa de Abates Auto de Abate Imobilizado Corpóreo Anexo VIII d) Remete à Gestão à Gestão Financeira de Imobilizado o Mapa de Abates, em ficheiro, devidamente documentado com as autorizações; e) Arquiva Cópia junto dos documentos que lhe deram origem. A Gestão Financeira de Imobilizado, analisa o mapa de abates, os documentos e o ficheiro enviados e efetua os respetivos registos contabilísticos. 8.2 Abate de bens obsoletos O Serviço que identificou os bens em estado de obsolescência emite Pedido de Abate, com a descrição do estado do bem e justificação para o abate, e envia à Gestão de Património. A Gestão de Património: Recebe o pedido de abate, analisa e submete a parecer do Serviço de Insta lações e Equipamento ou Serviço de Informática (se não for o serviços emissor do pedido) e submete à aprovação da Gestão Imobilizado e do Vogal Executivo do Conselho de Administração sobre o destino a dar ao bem, a referir: Abate de bens obsoletos; Alienação a título oneroso; a. Após aprovação, procede de acordo com o processo indicado (abaixo explicitado). 9. Alienação a título oneroso Sempre que se realize uma alienação a título oneroso de bens esta tem de ser devidamente autorizada, de acordo com limites de autoridade e competência definidos e documentada através de fatura ou documento equivalente, que valide a venda efetuada. Serviço de Aprovisionamento 02/03/

12 A Gestão de Património emite Pedido de abate e submete a validação da Gestão de Imobilizado e Vogal Executivo do Conselho de Administração. Após aprovação a Gestão de Imobilizado: a) Contacta possíveis compradores; b) Recebe e analisa as diversas propostas de compra; c) Emite parecer em relação ao comprador, submete à aprovação do Vogal Executivo do Conselho de Administração; d) Após receção da aprovação, efetiva a venda; e) Envia os documentos da venda para a Gestão Financeira de Imobilizado e Gestão de Património para que estes procedam à sua contabilização e atualização do cadastro respetivamente. f) E envia-o à Gestão de Imobilizado, que o remete ao Vogal Executivo do Conselho de Administração. 10. Inspeção física de bens da Entidade Objetivo Assegurar que os bens de imobilizado são inspecionados regularmente de forma a garantir: a) Existência e/ou titularidade; b) Operacionalidade e obsolescência dos bens. Procedimentos e controlos A função Gestão patrimonial, semestralmente e sempre que se verifiquem alterações na direção do Centro de Custo: a) Solicita aos Centros de responsabilidade confirmação, por escrito, dos bens existentes nos mesmos, de acordo com a folha de carga; b) Verifica que a folha de carga confirmada corresponde à última versão; c) Solicita esclarecimentos para bens não confirmados; d) Solicita ao Centro de responsabilidade a preparação de Guia de transferência de imobilizado. A função Gestão patrimonial, numa base sistemática e rotativa (anual), de modo a abranger a totalidade dos ativos significativos: a) Gera listagens dos bens por Centro de responsabilidade, utilizando o relatório Lista de inventário físico, com os seguintes campos (necessários): a. Tipo de bem; b. Função ou aplicação; c. Número de registo; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

13 d. Localização; e. Data da última auditoria; f. Centro de custo; g. Historial de localizações; b) Efetua a verificação física da totalidade dos bens à guarda dos Centros de responsabilidade; c) Obtém justificações quanto a quaisquer divergências; d) Procede à confirmação que a titularidade se encontra registada em nome do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E., para os bens de imobilizado que possuem títulos ou registos de propriedade (viaturas, terrenos, etc.); e) Emite um Relatório de inspeção física de bens com conclusões, em resultado das verificações físicas, onde faz referência a eventuais necessidades de transferência ou abate/substituição dos bens; f) Apresenta relatório, aprovado pelo Vogal Executivo do Conselho de Administração; g) Procede de acordo com: a. Procedimento Transferência interna ; b. Procedimento Abate ; h) Arquiva relatório e listagens dos bens sequencialmente por data. 11. Gestão de frota automóvel (ver PRO.005.HML) Objetivo Assegurar que todas as despesas relativas à frota automóvel da Entidade são: a) Atempadamente apresentadas; b) Devidamente justificadas, quanto à sua: a. Necessidade; b. Despesa efetiva, comprovada por apresentação de fatura. c) Razoáveis, face às necessidades. Procedimentos e controlos A função Gestão financeira de imobilizado, mensalmente: a) Recebe as faturas aprovadas pelos responsáveis pelas viaturas, individualizadas por veículo, relativas a: a. Combustível (cartões frota); b. Portagens (recibo/estrato); c. Verifica requisições existentes para a manutenção deste veículo, devidamente aprovadas; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

14 d. Emite Parecer final sobre a adequabilidade das despesas; e. Envia Parecer final e Mapa de despesas, para aprovação da Gestão patrimonial. A função Gestão patrimonial: a) Recebe a informação de despesas relativa a cada veículo existente na Entidade; b) Analisa o nível de despesas (conservação e reparação) efetuadas com cada veículo; c) Para situações analisadas com custos associados elevados, submete aos Serviços financeiros uma Proposta de substituição do veículo ; d) Recebe proposta aprovada e, caso o veículo seja imobilizado da Entidade, procede de acordo com o procedimento Abate ; e) Efetua as atualizações necessárias no cadastro de imobilizado. 12. Informação de Gestão Objetivo É produzida informação de gestão adequada à monitorização da atividade de gestão de imobilizado (movimentações, amortizações e investimentos) que permita atingir os objetivos do Hospital de Magalhães Lemos, E.P.E. de uma forma eficiente e eficaz. Procedimentos e controlos A função Gestão financeira de imobilizado, mensalmente: a) Produz relatórios de acordo, através da Aplicação de gestão de imobilizado com o estabelecido no POCMS: a. Mapa de amortizações e provisões; b. Execução de programas e projetos de investimento; c. Imobilizações afetas às atividades do HML, E.P.E.; d. Relação de bens de imobilizado sem valorização; b) Produz relatórios de gestão com a seguinte informação: a. Imobilizações corpóreas em curso; b. Desvios face ao Plano de investimentos anual, os quais envia para a Gestão de investimentos; c. Bens utilizados em regime de locação financeira; c) Envia informação tratada, mensalmente, à Gestão de imobilizado, devidamente assinada em evidência de execução; d) Arquiva cópia da informação enviada, em pasta própria para o efeito, de forma sequencial, por data. A função Gestão de imobilizado, na posse da informação produzida: a) Analisa os valores obtidos em termos de razoabilidade; Serviço de Aprovisionamento 02/03/

15 b) Analisa desvios face ao Plano de investimentos anual ; c) Define medidas para ultrapassar deficiências detetadas; e, d) Reporta ao Vogal Executivo do Conselho de Administração. 13. Fluxogramas Análise - Plano de investimento Abertura de procedimento - Elaboração de convite e cade gos Serviço de Aprovisionamento 02/03/

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17 DOCUMENTOS RELACIONADOS PRO.001.SA Gestão de Aprovisionamento PRO.002.SA Manual de Procedimentos do Armazém PRO.005.HML Regulamento de utilização de viaturas ANEXOS: Anexo I Receção de bens de imobilizado Anexo II Imobilizado Guia de compra Anexo III Espécimen de etiquetas Anexo IV Ficheiro de amortizações por centro de custo Anexo V Mapa histórico de amortizações por conta Anexo VI Ficha de transferência de Imobilizado Anexo VII Fichas de abate dos Serviços de Instalações e Equipamentos e de Informática Anexo VIII Auto de abate Imobilizado Corpóreo Serviço de Aprovisionamento 02/03/

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