Transcrição

1 Direitos Autorais: - Este E-book é cortesia do site excelpratico.com, a sua venda está proibida. - Este material não deve ser modificado, no entanto pode ser distribuído livremente.

2 MINI CURSO EXCEL Introdução ao Excel Formatação, Fórmulas e Análise Este mini curso pretende explorar alguns recursos do Microsoft Excel, de forma a que os seus usuários dominem desde as ferramentas mais básicas até funcionalidades mais complexas como as funções. OBJETIVOS: Conhecer o Excel e os seus separadores Desenvolver conhecimentos e uma utilização aprofundada das ferramentas de Formatação, Fórmulas, Análise de Dados e Funções Funções PROCESSO: Atingir os objetivos propostos através de exposição teórica, exemplos e exercício prático no último módulo. Exercícios Práticos RESULTADO: No final, o aluno deverá estar apto a utilizar o Excel de uma forma transversal e eficiente

3 INTRODUÇÃO AO EXCEL Nesse módulo é feita uma abordagem a conceitos úteis para o aluno a utilizar sempre que este trabalhar com o Excel (versão Office 2007). OBJECTIVOS: Rever as funcionalidades básicas do Excel e apresentar as suas características Aplicar o conceito de range PROCESSO: Dar a conhecer o racional de organização das funcionalidades do Excel, através de uma breve apresentação dos vários menus e barras de ferramentas Prover dicas úteis de navegabilidade através do teclado Definir o conceito de range e a sua utilidade RESULTADO: No final deste módulo, o aluno deverá estar apto a: Localizar com facilidade as funcionalidades do Excel de acordo com os menus e barras de ferramentas do Office 2007 Organizar a informação e navegar numa worksheet Nomear e referenciar uma range, e gerir nomes de ranges

4 VISÃO DE UMA JANELA DE EXCEL Menu Barra de Ferramentas Área de Referência Barra das Fórmulas Célula Ativa Barras de Rolagem Nome da Planilha

5 BARRAS DE FERRAMENTAS DO OFFICE 2007 Barra Home Barra Insert Barra Page Layout Barra Formulas Barra Data Barra Review Barra View

6 NAVEGAÇÃO ATRAVÉS DO TECLADO Setas: deslocar de uma célula para outra nos sentidos acima, abaixo, direita ou esquerda Tecla Page Up: passar automaticamente para a página de cima Tecla Page Down: passar automaticamente para a página de baixo Ctrl + setas: ir para a primeira (seta direita) ou última (seta esquerda) coluna da range Ctrl + home: deslocar para a célula A1 Ctrl + end: deslocar para a última célula que contém informação Home: deslocar para a coluna A da linha corrente Usar a tecla acima + Shift para selecionar células Ctrl+F: procurar informação Ctrl+R: substituir informação

7 RANGES O que é uma range? Uma range é a união de um conjunto de células compreendidas entre dois endereços, também designada por bloco ou área Como dar um nome a uma range? O Excel tem uma funcionalidade que permite a atribuição de nomes a células e a blocos. Permite que, por exemplo, uma célula seja identificada por uma determinada denominação em substituição da sua referência As vantagens de atribuir nomes a células ou blocos são as seguintes: As fórmulas tornam-se mais compreensíveis e, portanto, mais facilmente utilizáveis Reduz as possibilidades de erro na construção de fórmulas Dar nomes às constantes torna o seu propósito mais evidente A atribuição de denominações deve obedecer às seguintes regras: O primeiro caracter tem que ser uma letra ou um traço inferior (_) Não são permitidos espaços em branco O tamanho máximo de um nome é de 255 caracteres Podem ser utilizadas letras minúsculas ou maiúsculas (nota: o Excel grava o nome como o digitamos mas ao lê-lo não distingue se as letras são minúsculos ou maiúsculas)

8 RANGES Como dar um nome a uma range? Referenciar uma range Gerir nomes de Ranges 1. Selecionar o conjunto de células a que se quer dar nome e depois clicar na área de referência. 2. Escrever na janela o nome desejado e em seguida premir <ENTER>: 1. Clicar na tecla F3, para abrir a janela Paste Name 2. Clicar sobre o nome da range que se pretende utilizar, o que fará com que a referência da range apareça automaticamente na Barra das Fórmulas Em alternativa, pode escrever-se o nome da range diretamente na Barra das Fórmulas. Para criar, editar e apagar uma range: 1. Na barra de ferramentas, selecionar o separador Formulas, e em seguida a funcionalidade Name Manager

9 - RESUMO No Módulo 1 desde curso, Introdução ao Excel, aprendemos que: O Excel do Office 2007 dispõe de uma barra de ferramentas organizada em 7 separadores, cada um deles com funcionalidades específicas: Home: formatação e edição das células e seu conteúdo Insert: inserção de tabelas, imagens, figuras, gráficos, links Page Layout: formatação das páginas Formulas: utilização de funções, fórmulas, ranges e cálculos Data: exportação de dados externos, estabelecimento de ligações entre ficheiros, ordenação e filtro de informação, análise What-If (scenario manager, goal seek, data table) Review: revisão de texto, inserção de comentários, track changes, proteção do workbook e worksheet View: configurar a vista do(s) ficheiro(s) A navegação numa worksheet também pode ser feita através do teclado. Uma range é a união de um conjunto de células compreendidas entre dois endereços. Através do Excel é possível atribuir nomes a ranges, referenciá-las e gerir os seus nomes. Desta forma, é possível que uma célula seja identificada por uma determinada denominação em substituição da sua referência.

10 FORMATAÇÃO, FÓRMULAS E ANÁLISE Neste módulo se pretende alcançar um aprendizado de como realizar análises simples e claras de dados, personalizar ferramentas e adaptar formatos. OBJECTIVOS: Realizar uma utilização mais personalizada e otimizada do Excel e das suas ferramentas Utilizar fórmulas para calcular dados em Excel Utilizar Gráficos para facilitar a análise e interpretação de dados PROCESSO: Construir fórmulas e séries e formatar elementos Aprender a utilizar as ferramentas de Formatação Condicional Criar e editar Gráficos RESULTADO: No final deste módulo, o aluno deverá ser capaz de encontrar a melhor forma de cálculo de fórmulas, formatações e análise de dados

11 FORMATAÇÃO FORMATAR CÉLULAS O que é? A Formatação de Células permite definir a forma como o valor da célula é apresentado sem alterar o seu conteúdo. Permite definir: Formato / Alinhamento / Fonte / Limite / Padrões / Proteção Como selecionar? 1. Home 2. Format 3. Cells CELL STYLES O que é? O Estilo permite uma formatação automática da célula, definindo um dos padrões pré-estabelecidos: Como selecionar? 1. Home 2. Cell Styles FORMAT AS TABLE O que é? A Formatação como tabela permite definir, para um conjunto de valores, as características de uma tabela. Como selecionar? 1. Home 2. Format as a Tabel

12 FORMATAÇÃO CONDICIONAL FORMATAR CÉLULAS O que é? A Formatação Condicional é uma opção que permite alterar a aparência de determinadas células com base em condições selecionadas pelo utilizador. Como selecionar? 1. Home 2. Conditional Formatting Exemplo Apresentar as células que contêm valores superiores a 50%. 1. Selecionar as células pretendidas no Excel. 2. Formatação Condicional Highlight Cells Rules Greater Than Inserir valor

13 FÓRMULAS FÓRMULAS O que é? As fórmulas de cálculo permitem a realização de operações e atualização de dados após modificação. São iniciadas pelo símbolo = e podem conter constantes, endereços ou operadores. OPERADORES ARITMÉTICOS O que é? Os operadores aritméticos executam operações básicas, combinando valores e gerando resultados numéricos. Exemplo Calcular a divisão de um endereço por um valor definido no utro endereço 1. Selecionar a célula de destino 2. Símbolo de função = 3. Selecionar endereço do dividendo 4. Operador 5. Selecionar endereço do divisor OPERADORES RELACIONAIS O que é? Os operadores relacionais comparam dois valores e devolvem os valores lógicos True ou False Exemplo Determinar se o valor de um endereço é maior do que outro endereço 1. Selecionar a célula de destino 2. Símbolo de função = 3. Selecionar endereço1 4. Operador > 5. Selecionar endereço2

14 FÓRMULAS REFERÊNCIAS O que é? As referências determinam a célula ou conjunto de células a trabalhar nas fórmulas e endereçamentos REFERÊNCIAS RELATIVAS O que é? O uso de uma referência relativa numa fórmula, permitem selecionar uma célula (ou conjunto) sendo esta seleção modificada, quando a fórmula é copiada ou movida REFERÊNCIAS ABSOLUTAS O que é? Uma referência absoluta permite fixar a linha, a coluna, ou ambas, para que ao copiar ou mover a fórmula, esta se mantenha constante. Para fixar a linha/coluna, é utilizado o símbolo $ Exemplo Copiar a fórmula anterior, para a célula C3 1. Selecionar a célula B3 2. Colar na célula C3 Exemplo Copiar a fórmula anterior, para a célula C3 1. Selecionar a célula B3 2. Colar na célula C3 O endereçamento passou de A3 para B3 O endereçamento manteve-se em A3

15 ANÁLISE DE DADOS GRÁFICOS Elementos Gerais de um Gráfico CRIAR UM GRÁFICO 1. Organização dos dados em colunas ou linhas. 3. Para alterar o Layout ou estilo do gráfico: a) escolher um dos layouts disponíveis na opção Chart Layouts, no separador Design; 2. Selecionar o tipo de gráfico no separador Insert, na zona Charts. b) Alterar os diversos elementos do gráfico nas opções Labels, Axes ou Background, no separador Layout ;

16 - RESUMO Neste módulo, Formatação, Fórmulas e Análise de Dados, foram analisados os seguintes tópicos: Formatação de células e tabelas de forma automática e condicional; Utilização operadores aritméticos e relacionais para criar fórmulas; Criação e alterar Gráficos

17 FUNÇÕES O uso de Funções no Excel torna os cálculos/análises mais fáceis, práticas e viáveis. OBJETIVOS: Compreender o uso das funções e a sua importância Saber aplicar as funções PROCESSO: Identificar as funções mais importantes e úteis no dia-a-dia RESULTADO: Saber reconhecer quais as funções a usar e como utilizar

18 FUNÇÕES FUNÇÕES LÓGICAS SE Função que executa um teste para ver se uma determinada condição é verdadeira ou falsa. Campos Necessários (Formulas Logical SE) FUNÇÕES MATEMÁTICAS SOMA Função que providencia uma forma rápida de somar células no intervalo ou conjunto de intervalos selecionado. FUNÇÕES MATEMÁTICAS SOMASE (SOMA+ SE) Função que soma todas as células no intervalo ou conjunto de intervalos selecionado segundo uma dada condição.

19 FUNÇÕES FUNÇÕES ESTATÍSTICAS CONT.NUM Função que conta as células que contém números num dado intervalo selecionado. A função ignora células em branco ou com letras. FUNÇÕES ESTATÍSTICAS CONT.VALORES Função que conta as células que contém dados num dado intervalo selecionado. A função ignora células em branco, no entanto, conta células com espaço. FUNÇÕES ESTATÍSTICAS CONT.SE (CONT + SE) Função que conta as células que satisfaçam uma dada condição num dado intervalo selecionado.

20 FUNÇÕES FUNÇÕES DE PROCURA E REFERÊNCIA PROCV Função que procura verticalmente um dado valor e retorna outro valor de uma dada coluna (determinada pelo utilizador) da linha onde foi encontrada o valor de procura. FUNÇÕES DE TEXTO ESQUERDA Função que remove do texto de uma célula caracteres indesejáveis FUNÇÕES DE TEXTO MINÚSCULA Função que converte todo o texto contido numa célula para minúsculas.

21 - RESUMO Neste módulo vimos algumas das diversas Funções que o Excel nos oferece, foram analisados os seguintes tópicos: Lógicas (Se) Matemáticas (Soma; SomaSE) Estatísticas (Cont.num; Cont.valores; Cont.Se) De Procura e Referência (ProcV) Texto (Esquerda e Minúscula)

22 EXERCÍCIOS PRÁTICOS Nesse módulo é feito um conjunto de exercícios práticos para que o aluno consiga entender de forma real a utilidade dos conceitos anteriormente abordados. OBJETIVOS: Aplicar todos os conhecimentos anteriormente adquiridos PROCESSO: Realizar exercícios práticos para aplicação de todos os conceitos abordados RESULTADO: No final deste módulo, o aluno deverá ganhar domínio sobre as funcionalidades do Excel, desde as mais básicas àquelas que o irão certamente ajudar a aumentar a produtividade no seu dia-a-dia de trabalho

23 EXERCÍCIOS PRÁTICOS Exercício 1. Abrir um documento Excel, grave-o na área de trabalho em formato xlsx. 2. Criar uma tabela igual a imagem abaixo. Clientes Produto X Produto Y A 20 5 B Crie duas ranges cada uma com os valores dos produtos, dando-lhes o nome do produto em questão (colunas). Clientes Produto X Produto Y A 20 5 B Acrescente um novo cliente (C) com valor 2 para cada produto e actualize as ranges para incluírem estes valores. Clientes Produto X Produto Y A 20 5 B C 2 2

24 EXERCÍCIOS PRÁTICOS Exercício (Fazer na Planilha Exercícios.xlsx) 1. Formatar a range C2:C4 como Moeda (R$) e uma casa decimal 2. Alterar a cor da range C2:C4 (com cores diferentes do menor para o maior valor) 3. Multiplicar (de uma vez só) os valores da range C2:C4 por Criar um gráfico de barras utilizando os dados compreendidos na tabela A1:C4 5. Criar um eixo secundário para a série Nº Empresas 6. Alterar o tipo de gráfico da Série Nº Empresas e exibir os respetivos data labels 7. Adicionar um título ao Gráfico (Resumo), colocar a legenda em baixo e adicionar labels aos eixos

25 EXERCÍCIOS PRÁTICOS Exercício (Fazer na Planilha Exercícios.xlsx) 1. Analisar se o Aluno foi aprovado 2. Calcular a média da disciplina e a média dos Alunos aprovados. 3. De toda a tabela contar quantas células contêm números. 4. Contar o número de Alunos que tiveram mais de 16.5 na avaliação Final. 5. Contar o número de Alunos por universidade. 6. Fazer ESQUERDA da coluna nome, de modo a só termos a palavra Aluno. 7. Fazer MINÚSCULA da coluna faculdade. 8. ProcV de: Aluno 10; Aluno 15; Aluno 2; Aluno 4; Aluno 16; Aluno 1; Aluno 3; Aluno 8; Aluno 12. Autor: Filipa Ramalho

26 CONHEÇA OS CURSOS COMPLETOS O QUAL SOMOS AFILIADOS E RECOMENDAMOS: CURSO BÁSICO EXCEL Recomendado para quem está iniciando, possui pouco ou nenhum conhecimento em Excel (Clique Aqui) CURSO AVANÇADO EXCEL Recomendado para quem já conhece os recursos básicos do Excel e pretende alavancar os seus conhecimentos (Clique Aqui) CURSO EXCEL EXPERT Recomendado para todos os usuários, até mesmo quem já possui conhecimentos avançados e pretende ser um expert, torne-se uma verdadeira fera em Excel (Clique Aqui) CURSO VBA Aprenda e aperfeiçoe o seu conhecimento em VBA e descubra técnicas que não são reveladas nem pelos mais veteranos na área (Clique Aqui)