Project Management Institute São Paulo, Brasil Chapter Metodologia de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

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1 Metodologia de Maturidade em Gerenciamento de Projetos Farhad Abdollahyan, Msc, PMP Diretor Administrativo do PMI-SP AGENDA Cultura de Gerenciamento de Projetos Modelos de Maturidade OPM3 TM Demonstração Perguntas e Respostas 1

2 Por que realizamos projetos? Tecnologia Organizações Mercado Sociedade Clientes Evolução e Mudanças Evolução Mudanças Projetos 2

3 Mudanças de Cenário 3

4 Os fatores de insucesso Relatorio de Caos (*): 46% de projetos de TI estão atrasados e/ou acima do orçado; 28% falham; Somente 24% terminam com sucesso; Quando há melhora, as razões são: 4 Melhor Gerenciamento de Projetos 4 Uso de Infra-estrutura Padrão (ex. PMO) (*) The Standish Group, Mais Caos... A maioria de Projetos de desenvolvimento de Software custa 170 a 180% acima do orçado (*). Se um projeto atrasar 10% do prazo projetado, causará 30% de queda no lucro potencial do empreendimento (**). Um estudo da McKinsey & Co demonstra que um produto de alta tecnologia perde 33% do seu lucro líquido se chegar tarde ao mercado, enquanto que perderá somente 4% se chegar a tempo, mesmo com 50% de estouro de custo no projeto de desenvolvimento que o criou! (*) M. Light and T. Berg, The Project Office: teams, Processes and Tools, Gartner Strategic Analysis Report, Agosto (**) Brian Dumaine, How Project Managers Can Succeed Through Speed Revista Fortune 13-fev

5 Mais Caos... 90% dos GPs subestimam o tamanho e/ou a complexidade dos projetos que gerenciam. 44% deles têm estouros de 10 a 40% no orçamento e somente 16% deles atingem consistentemente os prazos. (*) Mesmo nas indústrias maduras como engenharia civil temos o famoso projeto viário nos Estados Unidos Boston Central Artery/Third Harbor Tunnel - que teve mais de 500% de estouro (US$ 2.6 bi iniciais passou para US$ 13.6 bi). (**) (*) Robbins-Gioia Inc, (**) Os fatores que garantem o sucesso Alinhamento Estratégico 4Apoio da diretoria 4 Business case sólido 4Objetivos SMART e planejamento detalhado Maturidade 4Do Profissional 4Da Organização Participação do usuário 5

6 Pesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 empresas de diversas áreas e tamanhos nos EUA: Somente 16% dos projetos saem no tempo e no custo previsto 94% dos projetos terão ao menos um reinicio 188% estouros em orçamentos 222% de estouros em prazo Somente 61% manteve o escopo Original Fonte: Quantifying the value of Project Management de William Ibbs, Phd e Justing Reginato. PMI Quanto maior a Maturidade, melhor a performance de Cronograma Schedule Performance Where it is today Where it wants to be SPI = PM Maturity Fonte: Ibbs, William. Quantifying the Value of Project Management. PMI

7 Quanto maior a Maturidade, melhor a performance de Orçamento Cost Performance Tomorrow! Today CPI = PM Maturity Fonte: Ibbs, William. Quantifying the Value of Project Management. PMI 2002 Maturidade em gerenciamento de projetos está positivamente associada à melhor performance As organizações diferem drasticamente em seus níveis de maturidade, mesmo as pertencentes a um mesmo ramo Mesmo empresas com níveis altos de maturidade podem evoluir. É fundamental uma análise para saber onde aplicar seus investimentos em gerência de projetos Empresas mais maduras gastam menos em gerência de projetos Empresas mais maduras tem normalmente um resultado de projeto mais previsível 7

8 Maturidade em GP... É o desenvolvimento de sistemas e processos que são por natureza repetitivos e garantem uma alta probabilidade de que cada um deles seja um sucesso. Entretanto, processos e sistemas repetitivos não são, garantia de sucesso. Apenas aumentam a sua probabilidade. Harold Kerzner Gestão de Projetos Individuais Cultura de Gerenciamento de Projetos Gestão de Porta-fólio de Projetos Gestão do ambiente Organizacional Realizar os negócios alinhado com as boas Práticas de Gerenciamento de Projetos 8

9 Componentes de Sucesso Áreas de Conhecimento 9

10 Project Manager Competency Development (PMCD) Framework Conhecimento em Gerenciamento de Projetos 4 9 áreas de Conhecimento 4 5 Processos básicos Desempenho em Gerenciamento de Projetos 4 Aplicação das áreas de conhecimento na condução do projeto Competência Pessoal 1. Realização e Ação 2. Ajuda e serviço humanitário 3. Impacto e Influência 4. Gerencial 5. Cognitiva 6. Eficácia Pessoal Dimensões da Competência 10

11 Exemplos (mais conhecidos) de Modelos de Maturidade CMM Capability Maturity Model OPM3 - Organizational Project Management Maturity Model (PMI) Berkley Project Management Maturity Model (PM3) ESI International s Project Framework PMMM Project Management Maturity Model Center for Business Practices PRTM Pittilio Rabin Todd & McGrath Berkley (PM) 2 Sustained level 5 Integrated level 4 Continuous PM Process Improvement Managed level 3 Integrated Multi-Project Planning and Control Planned level 2 Systematic Project Planning and Control Ad-hoc level 1 Individual Project Planning Basic PM Process Fonte: Ibbs, William. Apresentação Calculating the $$$ value of PM no PMI Symposium 2001 em Nashville, Tx 11

12 ESI s Project Framework Ad Hoc Consistent Integrated Comprehensive Optimizing Nenhum processo formal de gerência de projetos existe na organização Suporte Gerencial Objetivos comuns estabelecidos para todos os times Uso consistente de processos documentados Treinamento formal em gerência de projetos implementado Processos de gerência de projetos e de negócios integrados Sistema de informação de gerência de projetos integrado com demais sistemas da Cia. Técnicas avançadas de gerência de projetos sendo utilizada Objetivos e papéis definidos para todas as funções Avaliação de performance por métricas bem definidas Participação de todos os stakeholders Cultura de gerência de riscos estabelecida Competência de gerência de projetos estabelecida Prevenção pró-ativa de defeitos Implementação de uma estratégia de melhoria contínua Atingimento de índices altos de performance e sucesso de projetos Fonte: ProjectFRAMEWORK Project Management Maturity Model, da ESI International A Transição para uma nova cultura pode ser lenta, mas vale a pena... Chaotic Effective Project Based Organization PM Skill Reward System Encouraging PM Development Team Member PM PM Center of Skills PM Career Path Excellence Executive Sponsorship Project Management Office PM Certification Basic PM Process Business-Project Alignment Process Standardized Project Management Process Benchmarking PM Integrating PM & Other Processes Quantitative Process Optimization Basic PM Tools Enterprise/Program Management Tools Process Effectiveness Metrics Quantified Estimation Tools PM Information System Project Performance Metrics Fonte: ESI International 12

13 PMMM Project Management Maturity Model; Modelo de maturidade visando melhoria de performance em planejamento estratégico para gestão de projetos; Criado por Harold Kerzner em 2001 no livro Strategic Planning for Project Management using a Project Management Maturity Model. John Wiley & Sons, Também composto de 5 níveis; Não é necessário finalizar um nível inferior para atingir o próximo. É possível focar em pontos dos níveis 3 e 4, sem ter atingidos todos do nível 2 por exemplo; PMMM 80 Perguntas cobrindo PMBoK 20 Perguntas nível executivo, Linha, Crescimento e Maturidade Conhecimento Básico Definição dos Processos Nível 1 Linguagem Comum Nível 2 Processos Comuns Controle dos Processos Melhorias dos Processos Nível 3 Metodologia Singular Nível 4 Benchmarking Nível 5 Melhorias Contínuas 25 Perguntas quantitativos e qualitativos 42 Perguntas Processos Integrados, Cultura, Suporto executivo, treinamento e Soft skills 16 Perguntas Fonte: Kerzner (2001) Planejamento Estratégico para gerenciamento de projeto utilizando o PMMM 13

14 Exemplo de Questionário de Maturidade Instruções para preenchimento do questionário: Trabalho individual. Preencha o questionário de acordo com a realidade de gerência de projetos na sua empresa e respeitando a seguinte escala: 1. Quase nunca 2. As vezes 3. 50% do tempo 4. A maioria do tempo 5. Quase todo o tempo Some seus pontos e anote o resultado final. Exemplo de Questionário de Maturidade - Resultado Resultados: Acima de 160 pontos: Nível 5 Entre pontos: Nível 4 Entre pontos: Nível 3 Entre pontos: Nível 2 Entre 10 e 40 pontos: Nível 1 14

15 OPM3 (PMI) Organizational Project Management Maturity Model; Modelo em desenvolvimento pelo PMI. Lançado em Janeiro de 2004; Conta com a participação de voluntários em todo o mundo; Baseado 100% no Pmbok ; Análise de mais de 30 modelos, através da técnica Delphi; Inclui modelo para análise, método de crescimento, glossário de tecnologias, métricas de sucesso, capacidades necessárias; _opm3.asp OPM3: Tem fundamentos fortes baseados em pesquisas, incluindo 27 modelos da atualidade Foi desenvolvido com participação ampla da comunidade de gerenciamento de projetos Foi desenvolvido com a contribuição de mais de 800 profissionais de mais de 35 países Está alinhado ao PMBOK Guide 15

16 PMI-MG Ricardo Viana Vargas, PMP e Marcos Paulo Valadares de Oliveira. PMI-SP Farhad Abdollahyan, PMP, Luis Augusto dos Santos, PMP e Vladimir Antonio Mininel, PMP. OPM3 define gerenciamento organizacional de projetos como: a aplicação consistente de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para atividades organizacionais e de projeto para atingir as metas de uma organização através de projetos 16

17 A maioria das organizações têm processos de planejamento estratégico OPM3 irá habilitar organizações a alinhar seus projetos a suas estratégias de negócio O PMBOK Guide habilita a realização de projetos de sucesso Organizações Pessoas Projetos 17

18 A essência do OPM3 é a combinação de conhecimento, avaliação e melhoria. Iniciar Planejar Controlar Executar Concluir Project Management Institute, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide) (Newtown Square: The Project Management Institute, 2000), p

19 Categorias SMCI 19

20 Processos de Gerência Organizacional de Projetos Incremento Controle Medição Standard Aumento de Maturidade 20

21 Best Practice é a melhor forma atualmente reconhecida para alcançar uma meta ou objetivo. Para gerenciamento organizacional de projetos, isto inclui a habilidade de entregar projetos com sucesso, consistentes e previsíveis para implementar as estratégias organizacionais. Diretório de Best Practice Lista e descreve brevemente cada Best Practices 21

22 Nome BP: Uso de trabalho em equipe Descrição BP: Equipes multifuncionais executam atividades nas organizações Descrição das Capacidades: Desenvolver equipes de Programa e Projeto integrados. Desenvolver equipes multifuncionais Organizar trabalho de projeto por área funcional Passos incrementais rumo a níveis superiores de maturidade Um conjunto de Capabilities suportam a conquista de uma Best Practice A existência de uma Capability é demonstrada pela existência de seus resultados - Outcome(s) correspondentes. Diretório de Capability Lista Capabilities e correspondentes Outcomes e KPIs para cada Best Practice 22

23 Um Outcome é o resultado tangível ou intangível da demonstração ou aplicação de uma Capability Um Key Performance Indicator (KPI), representa o significado de medir um Outcome por uma métrica 23

24 Dependências Diretório de Improvement Planning Lista todas as Capabilities necessárias para cada Best Practice, Incluindo aquelas oriundas de outras Best Practices 24

25 C O N H E C I M E N T O 1. Apresentar o Padrão Obter o entendimento básico do OPM3, seus componentes e operação 6. Repetir o Processo Retornar ao passo 2, reavaliar a maturidade para detectar mudanças causadas pelos recentes eventos. Possível retorno ao passo 4 para trabalhar em outras Melhores Práticas identificadas na Avaliação original 2. Avaliação de Alto Nível Identificar as Melhores Práticas e a posição no contínuo da maturidade organizacional de GP A V A L I A Ç Ã O Suspensão do processo Se satisfeita a atual maturidade da organização, mas reavaliar periodicamente para monitorar os efeitos da mudança 3. Avaliação Compreensiva Identificar as capacidades existentes para determinar a maturidade de cada Melhor Prática 5. Implementação das Melhorias Executar o planejado desenvolvimento organizacional das atividades para avançar no continuum da maturidade M E L H O R I A 4. Plano de Melhorias Use o resultado da Avaliação e as prioridades da organização para determinar o escopo e a seqüência de melhorias 25

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