UNITED NATIONS CHILDREN S FUND (UNICEF) Wishes to invite you to submit a proposal for

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1 UNITED NATIONS CHILDREN S FUND (UNICEF) Wishes to invite you to submit a proposal for Contratação de empresa para prestação de serviços de hospedagem; alimentação, aluguel de espaço e equipamentos para eventos na cidade de Brasília DF pelo período de 2 (dois) anos.

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3 LTA LONG TERM ARRANGEMENT Terms of Reference (TOR) Summary Contratação de empresa para prestação de serviços de hospedagem; alimentação, aluguel de espaço e equipamentos para eventos na cidade de Brasília DF pelo período de 2 (dois) anos. Background Tendo em vista sua missão e seu mandato no país, frequentemente o UNICEF Fundo das Nações Unidas para a Infância, organiza e/ ou apoia a realização de eventos nacionais e internacionais. Tais eventos possuem propósitos diversos; todavia, todos têm como objetivo o atingimento das metas, dos objetivos e dos resultados estabelecidos e acordados pelo UNICEF com o Governo Brasileiro. Dentre os eventos organizados e/ou apoiados pelo UNICEF estão Seminários, Workshops, Congressos, Reuniões Técnicas, Capacitações, Missões Internacionais e outros. Além da articulação política, organização e elaboração técnica da agenda e programação do evento, frequentemente o UNICEF também fica responsável pela hospedagem e alimentação dos participantes e pelo aluguel de espaço e equipamentos destinados aos eventos. Diante do exposto, e a fim de viabilizar a organização e/ ou apoio aos eventos de relevância para o mandato do UNICEF na cidade de Brasília - DF, faz-se necessária a contratação de uma empresa para prestação de serviços de hospedagem, alimentação, aluguel de espaço e equipamentos para eventos. Specific Tasks O presente TOR tem por finalidade a contratação empresa para: SERVIÇO 1: Hospedagem; SERVIÇO 2: Alimentação (café da manhã, almoço e jantar); SERVIÇO 3: Aluguel de Espaço (auditório e salas auxiliares); SERVIÇO 4: Equipamentos Audiovisuais; SERVIÇO 5: Fornecimento de Garrafas de água para o Frigobar dos quartos; SERVIÇO 6: Coffee Break;

4 SERVIÇO 1 HOSPEDAGEM Hospedagem em quartos standard duplos e/ou triplos e/ou quádruplos, para um máximo de 110 participantes (o número de participantes pode variar conforme o evento) Observação 1: O café da manhã deverá estar incluso no valor das diárias assim como quaisquer taxas cobradas pela empresa; Observação 2: De acordo com as regras do UNICEF, caso haja, todos os itens do Frigobar, com exceção de 02 (duas) garrafas de água por dia, por hóspede, deverão ser obrigatoriamente retirados de todos os quartos nos quais os adolescentes e jovens estarão hospedados. Tal regra vale apenas para os quartos onde adolescentes/ jovens ficarão hospedados. Observação 3: Dos quartos nos quais os jovens e adolescentes não estão hospedados, todas e quaisquer despesas adicionais são de inteira responsabilidade de cada hóspede, salvo os casos excepcionais informados pelo UNICEF. O UNICEF fica isento do pagamento de despesas extras feitas pelos hóspedes antes, durante e após o período do evento; Observação 4: Internet wireless deverá estar disponível para os quartos durante todo o período solicitado; Observação 5: Caso haja necessidade de quaisquer alterações relacionadas a hospedagem dos participantes esta deverá ser previamente autorizada pelo UNICEF. Quaisquer alterações feitas com relação aos quartos, como por exemplo, o tipo de quarto, serão de total responsabilidade dos hóspedes. Observação 6: A lista oficial com os nomes dos hóspedes e a lista com a disposição dos quartos serão enviadas no mínimo 72 horas antes da data de hospedagem. Observação 7: Apenas os quartos efetivamente utilizados serão pagos ao final do serviço. SERVIÇO 2 ALIMENTAÇÃO Serviços de alimentação sendo, café da manhã, almoço e jantar, para um máximo de 110 participantes (o número de participantes pode variar conforme o evento); Observação 1: Deverá ser fornecida água mineral a vontade durante todo o período das refeições, sem cobrança de valor adicional pelo consumo da água; Observação 2: O controle do número de refeições efetivamente consumidas deve ser feito pela empresa, para conferência ao final do evento; Observação 3: Apenas os participantes que tiverem os nomes na lista oficial do UNICEF serão autorizados a consumir as refeições solicitadas. No caso de alguma exceção, esta deverá ser informada, com antecedência, ao responsável do UNICEF, para autorização. SERVIÇO 3 ALUGUEL DE ESPAÇO PARA EVENTOS Aluguel de espaço para realização de eventos, sendo um local em formato auditório e outros em formato escolar, para um máximo de 110 participantes conforme abaixo (o número de participantes pode variar conforme o evento): 01 Auditório para um máximo de 110 participantes (formato auditório) 04 Salas auxiliares para um máximo de aproximadamente participantes por sala (formato escolar) Observação 1: Deverá ser fornecido, café, chá e água durante todo o período da reunião, nas 04 salas.

5 SERVIÇO 4 EQUIPAMENTOS Aluguel de equipamentos para realização de eventos conforme abaixo (o número de participantes pode variar conforme o evento): 04 Flipcharts; 02 Notebooks; 05 Projetor Multimídia; 04 Telas de Projeção; 04 Microfones com ou sem fio; 01 Sistema de sonorização (auditório); Observação 1: A empresa deverá disponibilizar um técnico de informática para suprir quaisquer eventuais demandas técnicas relacionadas aos equipamentos contratados; SERVIÇO 5 GARRAFAS DE ÁGUA Fornecimento de garrafinhas de água de no mínimo 500 ML sendo, duas garrafas por pessoa, por dia, conforme abaixo: Garrafinhas de água para aproximadamente 110 participantes; Garrafas por participante: 02 Garrafas por dia: 02 Observação 1: Quaisquer outros itens consumidos durante o período de hospedagem são de responsabilidade dos hóspedes. O UNICEF não se responsabilizará por quaisquer despesas adicionais. SERVIÇO 6 COFFEE - BREAK Serviço de Coffee Break para os dias para um máximo de 110 participantes, conforme abaixo (o número de participantes pode variar conforme o evento): Serviço de Coffee Break Descrição do Serviço: Coffee Break com no mínimo 02 sucos de frutas, água, café, leite e chá, 01 bolo e biscoitos variados (petit four); Observação 1: O serviço de coffee - break deverá estar disponível com no mínimo 15 minutos antes do horário agendado pela organização do evento. Expected Deliverables a) Adequação e limpeza do restaurante indicado pela empresa; b) Qualidade do Atendimento do restaurante indicado pela empresa aos participantes do evento; c) Qualidade dos alimentos oferecidos.

6 Expected background and Experience Empresa com pelo menos 02 anos de experiência na prestação de serviços de hospedagem, alimentação e aluguel de espaço, ou similares aos solicitados neste Termo de Referência; Com base nos aspectos supra indicados, solicitamos a melhor cotação de preços para os serviços especificados, bem como o detalhamento dos serviços fornecidos e peculiaridades que a empresa ache necessário documentar. Não poderão participar deste processo empresas em processo de falência, recuperação judicial, extrajudicial, insolvência, ou sob outra forma de concurso de credores, em dissolução ou em liquidação. Com base nos aspectos supra indicados, solicitamos cotação de preços para os serviços especificados, bem como o detalhamento dos serviços fornecidos e peculiaridades que a empresa/individuo ache necessário documentar. Por se tratar de uma contratação de longo prazo, favor fornecer informações unitárias para comparação. Technical and Financial Evaluation Criteria Proposta Técnica: 70 pontos 1) Resposta geral (10 pontos): a) Compreensão e apresentação de resposta de acordo com os requisitos do UNICEF; b) Compreensão do escopo, objetivos e amplitude da resposta; c) Concordância geral entre os requisitos do UNICEF e a proposta. 2) Empresa e profissionais (20 pontos): a) Líder da equipe: Relevante experiência, qualificações e cargo na empresa; b) Membros da equipe Relevante experiência, habilidades e competências; c) Organização da equipe e atividades/responsabilidades; d) Expertise profissional, conhecimento e experiência com projetos similares, contratos, clientes e trabalhos de consultoria; e) Situação financeira. 3) Metodologia proposta, abordagem e sistematização (40 pontos): a) Qualidade da abordagem proposta e metodologia; b) Qualidade do plano de implementação proposto como, por exemplo, quando o licitante vai realizar cada tarefa, e calendários; c) Avaliação de risco - reconhecimento dos riscos /problemas periféricos e métodos para prevenir e gerenciar os riscos/problemas periféricos. Observação importante: As propostas financeiras serão abertas apenas às empresas consideradas tecnicamente qualificadas (média entre 49 e 70 pontos). Proposta Financeira - 30 pontos A proposta financeira será aberta e consolidada com a proposta técnica e a média final será apresentada.

7 SPECIAL NOTES REQUISITOS PARA O ENVIO DAS PROPOSTAS: 1. As propostas técnica e financeira deverão ser enviadas separadamente; 2. As propostas deverão ser enviadas para o bzrprocurement@unicef.org, indicando o CONVITE: LTA Eventos; 3. O prazo máximo de envio de Proposta é dia 09/10/2014 às 18h.

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