A ESCOLHA DO SOFTWARE LIVRE KOHA. Luísa Maria Lousã Marques Bibliotecária da Escola Superior de Teatro e Cinema luisamarques@estc.ipl.

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1 A ESCOLHA DO SOFTWARE LIVRE KOHA Luísa Maria Lousã Marques Bibliotecária da Escola Superior de Teatro e Cinema luisamarques@estc.ipl.pt

2 Questões que incentivam a mudança: Temos este sistema, mas queremos mais Temos problemas queremos soluções Temos limitações queremos ultrapassá-las Temos custos queremos reduzi-los Questões que nos causam receios: Perdemos informação? O sistema dá-nos garantias de futuro? Sendo software livre conseguimos ter apoio em caso de necessidade? Ou devemos optar por uma solução comercial?

3 ANÁLISE ESTRATÉGICA PARA A DECISÃO O modelo SWOT permite identificar de forma simples as diversas condicionantes envolvidas. INSTITUTO POLITÉCNICO DE LISBOA Ambiente externo Oportunidades - Existência de soluções de software livre para bibliotecas a funcionar em ambiente Web; - Interesse da comunidade na construção de um catálogo coletivo; - Infraestrutura tecnológica e empenho na adoção de aplicações adequadas ao ambiente da rede Web;

4 - Sensibilização para a importância da informação na formação dos alunos; - População estudantil que procura novas formas de acesso à informação; - Recursos informáticos disponíveis para apoio técnico (servidor e rede). Ameaças - Redução de custos dificultando a atualização das versões existentes; - Orçamento reduzido ou nulo para a aquisição de novas aplicações; - Sistemas proprietários de custo elevado; - Empresas nacionais de dimensão reduzida sem garantia de continuidade futura; - Medidas de contenção dos contratos de manutenção; - Vedada a admissão de novos colaboradores; - Exigência na resposta de informação pelos alunos; - Acesso à informação através da Internet pode afastar os utilizadores da biblioteca.

5 Bibliotecas Ambiente interno Fatores positivos - Acervo documental muito importante; - Necessidade de divulgação dos fundos existentes entre os quais o histórico em suporte digital; - Disponibilidade para a mudança por parte das chefias e equipa com capacidade de adaptação; - Grande procura por parte da comunidade escolar e da comunidade em geral; - Equipamento informático assegurado.

6 Fatores negativos - Problemas de funcionamento nos catálogos devido às aplicações informáticas desatualizadas, infraestrutura tecnológica deficiente, com limitação nos indicadores de gestão; - Uma das unidades orgânicas não tinha catálogo, nem manual, nem informatizado; - Num dos sistemas os módulos de catalogação e de empréstimos desligavam-se com frequência; - Limitação na utilização da aplicação por implicar a ligação de uma chave eletrónica por cada computador e a pesquisa estava limitada a um posto só acessível localmente; - Os sistemas não tinham ficheiros de autoridades; - Manutenção com custos elevados; - O orçamento não previa qualquer verba para a aquisição de um Sistema Integrado de Biblioteca no caso da unidade orgânica que não tinha qualquer sistema.

7 Esta análise permite perceber as propostas a apresentar superiormente: - Instalação de uma aplicação em ambiente Web - Melhoria de gestão da biblioteca - Criação de condições para um catálogo colectivo - Substituição da aplicação actual por outra de software livre reduzindo assim os custos de manutenção

8 A ESCOLHA DO SOFTWARE A escolha do software teve em consideração as variáveis descritas como necessárias para uma solução de software livre numa escala de 1 a 10. Inovação Licenciamento 10 Longevidade Integração 5 Novas versões Customização 0 Tecnologia Funcionalidade Formação Apoio técnico Comunidade Documentação A Formação, Apoio Técnico, Documentação e Comunidade, apresentam os valores mais baixos, mas a elevada ponderação das Funcionalidades, Integração, Customização e Inovação superam as outras variáveis, podendo-se recorrer a técnicos com experiência em software livre para solucionar eventuais dificuldades.

9 Estatísticas para a questão: Está a biblioteca satisfeita com o seu Sistema Integrado de Biblioteca (ILS)? (sítio

10 Questões que se colocam para a decisão final: Quanto custa mudar? Quanto custa a migração dos dados? Quanto custa a formação? Quanto custa o apoio técnico?