ADMINISTRAÇÃO MODERNA E MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS: EXPLORANDO AS TRANSFORMAÇÕES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Transcrição

1 1 ADMINISTRAÇÃO MODERNA E MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS: EXPLORANDO AS TRANSFORMAÇÕES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO 1 INTRODUÇÃO Maria Alice de Moura 1 RESUMO O presente trabalho teve como objetivo contribuir para o melhor entendimento das transformações do profissional de secretariado frente à administração moderna e mudanças no ambiente das empresas. Os resultados da pesquisa mostraram que o perfil e atribuições da profissional de secretariado exigido é complexo e não se restringe a atividades rotineiras de um escritório, mas sim esta interligado com toda a empresa. É importante ressaltar que a profissional de secretariado é polivalente e multifuncional característica essas que são hoje de fundamental importância no mundo globalizado. Verificou-se, também, que as profissionais de secretariado precisam deixar que o profissionalismo a instiguem à mobilização de suas aptidões, sendo necessário inovar e ocupar o seu espaço no mercado de trabalho. Uma preocupação das empresas consiste em desenvolver e adaptar-se para concorrer com bom êxito e para moldar o ambiente no qual a empresa opera. Na medida em que o ambiente sofre mudanças, todo o quadro habitual das operações das empresas é influenciado por essas mudanças, pois as condições ambientais externas às organizações contribuem fortemente para o que se sucede dentro delas. Assim, as empresas precisam tatear, explorar e discernir o ambiente, para reduzir a incerteza a seu respeito. Portanto, a mudança organizacional, envolve diferentes aspectos da situação. Esta se sobrepõem mutuamente em graus diversos, com o tipo de empresa, tecnologia envolvida, as políticas da empresa, as metas operacionais formais, os regulamentos internos (fatores estruturais), além de atitudes, sistemas de valores, formas de comportamento social que são encorajados ou sancionados (fatores sociais) (SOUZA, 1998). Neste ambiente em constantes mudanças, em que sobreviver já é um objetivo, destacar-se é um desafio que requer dedicação e uma sólida formação para a administração moderna. Segundo Certo (2005), administração moderna ajuda a formar pessoas preparadas para enfrentar novos desafios a cada dia. Inserida neste contexto, as profissionais de secretariado buscam uma melhor compreensão acerca da administração moderna e mudanças organizacionais. Os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação e a cada nova tecnologia que lhes é apresentada. A incorporação de novas competências e habilidades permite-lhes ocupar mais espaço junto aos gestores e às equipes de trabalho. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, identificar problemas e resolvê-los, propor soluções para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados, informações e trabalhar em equipe (MOURA, 2006). Por isso, de acordo com Carvalho (1998), a secretária executiva é uma Assessora Executiva e administradora de informações que assessora a diretoria/gestores a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e 1 Mestre em Administração pela Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo-MG, Secretária Executiva do Banco BDMG, Belo Horizonte-MG. alice.moura@terra.com.br.

2 2 autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Precisa apresentar liderança, confiabilidade, espírito de equipe, criatividade, ética, descrição, dinamismo, ser polivalente. No momento atual, segundo Moura (2006), já existem profissionais de secretariado reconhecidos como assessoras pelas empresas. Dessas profissionais se espera que resultados sejam apresentados, uma vez que de sua atuação efetiva também dependem o planejamento, a organização, o controle e a supervisão de tarefas e pessoas. A complexidade das empresas e das decisões, bem como a intensificação das situações nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de secretariado que administrem uma nova competência de aprendizagem e de tratamento analítico-conceitual, capacidade de autogerenciamento, de assimilação de novas informações, habilidades de natureza operacional, flexibilidade intelectual, comportamento autônomo e formação intelectual diferenciada (MOURA, 2006). Mas, embora o estudo da administração moderna esteja sendo alvo de preocupação dos pesquisadores ao longo dos últimos anos, ainda há muito a ser explorado nessa área. É mister investigar o fazer humano (pesquisa) e passar tecnicamente estas informações à comunidade (extensão), dentro do propósito científico de contribuir para a evolução da sociedade como um todo (BUONO; BOWDITH, 1999). A partir destes pressupostos, e com apoio na revisão da literatura, pretende-se apresentar a influência da administração moderna na formação da profissional de secretariado que passa por uma mudança no seu desenvolvimento. Este estudo busca inovar, uma vez que o secretariado também é uma área pouco contemplada com estudos científicos no Brasil. Assim, o trabalho ora proposto torna-se relevante no sentido de colaborar com o desenvolvimento científico, pois o cotejo da teoria com a realidade tem permitido a obtenção de resultados significativos nesta ordem. 2 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 Relações organização versus ambiente Como implica a distinção entre o ambiente geral e percebido, nem todos os ambientes organizacionais são iguais (BUONO; BOWDITH, 1999). Esses ambientes vão desde os quase estáticos até os muito dinâmicos. Em alguns casos, contudo, a transição de um ambiente relativamente estático para um em mudança rápida pode ser bem repentina. Para Duncan (1992) um modo de se avaliar o efeito potencial dessa mudança ambiental sobre uma organização se baseia em duas dimensões: grau de estabilidade e grau de complexidade. A dimensão da estabilidade se refere até que ponto os elementos do ambiente são dinâmicos. Um ambiente é considerado estável se permanecer relativamente o mesmo durante um certo período de tempo. Ambientes instáveis, por outro lado, são aqueles que passam por mudanças abruptas, que são rápidas e muitas vezes inesperadas. Neste contexto, as dimensões de estabilidade e complexidade traçadas pelo autor têm significado para as organizações por determinarem a quantidade de incerteza que uma organização precisa enfrentar no seu ambiente. Em sua essência, a incerteza ambiental se refere à falta de informações que os tomadores de decisões da organização podem ter sobre as tendências e mudanças nas condições atuais e suas consequências se tornam mais imprevisíveis com uma maior incerteza do que o mais estáveis e simples.

3 3 Como a incerteza ambiental ameaça a eficácia de uma organização, os gestores frequentemente procuram minimizar esse fenômeno. Segundo Buono e Bowdith (1999), esta reação estratégica levanta questões relativas à extensão em que as organizações controlam, ou mesmo criam, seus próprios ambientes. Thompson (1998) observou cinco maneiras em que as organizações tentam exercer controle sobre seus ambientes para reduzir o nível de incerteza em seu planejamento. Primeiro, sob normas de racionalização, as organizações procuram amortecer ou isolar sua tecnologia básica (operações internas) das influências externas. Segundo, se as estratégias de amortecimento dos impactos não funcionarem a contento, as organizações podem tentar controlar as flutuações ambientais uniformizando ou nivelando suas transações de entrada e saída. Terceiro, se as estratégias de amortecimento e nivelamento não forem suficientes, os administradores podem passar a uma terceira estratégia mais proativa: a previsão. O quarto, ela envolve tentativas de se antecipar melhor e de adaptar a mudanças ambientais que não possam ser resolvidas através de amortecimento e nivelamento. E, finalmente, quando todo o resto falhar, as organizações podem apelar para o racionamento, a alocação de produtos ou serviços baseados num sistema de prioridades. Os administradores também podem participar de uma série de estratégias interorganizacionais, para possibilitar o ajuste da organização em épocas de mudança ambiental extremada. Buono e Bowdith (1999) ressaltam que o potencial para o declínio organizacional, como a necessidade de reduzir ou suprir recursos inativos, se tornou uma dura realidade para muitas empresas. Afirmam que a decadência organizacional pode ocorrer quando uma empresa tiver de enfrentar uma situação de influência e controle menores de recursos ambientais, ou uma empresa que tenha se tornado ineficiente devido à confiança no sucesso passado (atrofia organizacional). Neste contexto, surge uma abordagem relativamente recente à compreensão do surgimento ou decadência de populações de organizações que é chamada de ecologia da população. Às vezes denominada teoria da seleção natural, escolhe certos tipos de organizações para sobreviver e outros para parecer, com base no grau de ajuste entre as características estruturais da empresa e as características do seu ambiente. As organizações que concorrem num ambiente aberto são consideradas como tendo um nicho específico, um lugar ou uma posição no mercado (ZAMMUTO; CAMERON apud BUONO; BOWDITH,1999). Este nicho pode ser grande ou pequeno, e é determinado por fatores ou dimensões exclusivas àquela organização dentro do seu ambiente. Segundo esta perspectiva há quatro tipos de decadência de nicho, baseados na continuidade da mudança e no impacto sobre o tamanho e o formato do nicho. A erosão ocorre quando o nicho encolhe gradualmente com o passar do tempo (mudança contínua). Por outro lado, a contratação ocorre quando o nicho encolhe repentinamente, e as organizações são colocadas numa posição defensiva, tipicamente caracterizada por cortes substâncias em áreas selecionadas ou por toda a organização. A dissolução ocorre quando o formato do nicho muda ao longo do tempo. Nesta situação, as empresas tentam inicialmente proteger o que já têm, e gradualmente adotam uma estratégia de diversificação. Finalmente o colapso ocorre quando um certo nicho subitamente se desintegra (BUONO; BOWDITH,1999). Essencialmente esta abordagem sugere que a sorte e a aleatoriedade desempenham um papel importante no sucesso de uma empresa. O sucesso ou fracasso da organização, portanto, são determinados mais pelas características do ambiente e do nicho em particular do que por habilidades gerenciais e estratégias organizacionais.

4 4 2.2 O profissional de secretariado executivo: mudanças e adaptações Desde os anos de 1990 até a atualidade, vêm ocorrendo mudanças significativas no perfil da profissional de secretariado. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado, que devem ser aptos a atuarem como: a) Assessora Executiva sendo o agente executor e multiplicador mais próximo dos executivos nas organizações; b) Gestora veicular a prática do exercício de atribuições e responsabilidades, das funções de Secretariado Executivo, exercendo as funções gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento; c) Empreendedora promover as idéias e as práticas inovadoras, com competência para implantar resoluções alternativas e inovadoras, bem como capacidade crítica, reflexiva e criativa; d) Consultora estender à empresa e à sua cadeia produtiva seus objetivos e políticas, trabalhar com a cultura da organi zação, transformando-as em oportunidades. Pesquisa realizada por Moura (2006, p.88), na VM do Brasil, aponta a preocupação das profissionais do Grupo de Melhorias de Secretárias (GMS) com a importância e urgência de caracterizar a mudança de seu perfil diante das exigências do mercado de trabalho. Os relatos com relação a este quesito foram bastante enfáticos na explicitação de novas posturas profissionais envolvendo mais responsabilidades: Vejo a secretária como uma assessora, uma facilitadora na sua área de atuação, com uma gerenciadora de processos e de informação (PROFISSIONAL 1). A profissional de secretariado, hoje, é vista como uma assessora e facilitadora. É o que nós estamos trabalhando muito aqui na empresa [...] é a visão de quem está dentro do GMS, e até das outras profissionais que não estão; é o que vem sendo difundido aqui dentro. (PROFISSIONAL 3). É importante destacar que a profissional de secretariado ocupa posição de assessoria dentro da empresa e consequentemente está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial. Assim sendo, o profissional deve ter sólidos princípios éticos, pois está exposto, a todo o momento, a situações de pressões internas e externas inerentes ao seu mundo de trabalho. Diante disso, de acordo com Medeiros e Hernandes (2005) percebe-se que, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização. O profissional de hoje, é um solucionador de problemas em quem o executivo confia e delega atividades extremante importantes, com toda confiança. A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas. Segundo Moura (2006), o profissional de secretariado deve manter-se sempre aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas, com isso sempre obterá êxito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que irá realizar usando sempre o bom senso e equilíbrio para transmitir confiança e capacidade

5 5 de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois é através dela que as pessoas irão construir a imagem da empresa. Além disso, a profissional de secretariado precisa trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso. Uma vez que o profissional de secretariado aja também como líder dentro da empresa é de suma importância ficar atento a essa característica (MOURA, 2006). O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar. Aspectos relacionados à liderança também foram analisados no decorrer do estudo realizado por Moura (2006 p.78). Uma das entrevistadas enfatizou que a profissional de secretariado pode ser pró-ativa e não precisa necessariamente ser a líder, ou ser uma líder para ocupar o cargo : Um dos aspectos de uma boa líder é realmente saber -ouvir; isso é um dos pontos mais importantes. Eu acho que há muitas secretárias que acabam t endo um pouco desse perfil de liderança, sim, na sua área de atuação. Para Maerker (1999), o modelo de líder moderno, que delega funções e trabalha em parceria, em geral, está unido ao de uma profissional de secretariado responsável, cujas preocupações estão voltadas para a estratégia dos negócios em desenvolvimento no ambiente de trabalho. As pequenas tarefas do dia-a-dia não são esquecidas, mas sim tratadas dentro da dimensão correta, como detalhes que são ou não fundamentais para o sucesso da parceira. Para tanto, as formas como as profissionais de secretariado irão atuar depende muito de cada empresa. Em algumas, podem ser supersecretárias (MATTOS, 1999), valorizadas, dinâmicas, participativas e atuar lado a lado com os líderes da organização. Em tais circunstâncias, elas devem ser profissionais multifuncionais, que têm várias atribuições na empresa. Em outras situações, no entanto, poderão ser somente executores do trabalho que é delegado, sem a menor possibilidade de contribuir com opiniões no andamento e no desenvolvimento de novos processos, e menos ainda ter conhecimento e participar de negociações. 3 CONCLUSÃO Diante do exposto, percebe-se que o perfil e atribuições da profissional de secretariado é complexo e não se restringe as atividades rotineiras de um escritório, mas sim esta interligado com toda a empresa. E é importante lembrar que para atingir a excelência no trabalho precisa haver constante reciclagem e aperfeiçoamento de conhecimento. É importante ressaltar que a profissional de secretariado é polivalente e multifuncional característica essas que são hoje de fundamental importância no mundo globalizado ao qual as pessoas fazem parte e que fazem a grande diferença no perfil profissional. Pode-se dizer que será uma das profissões que tem muito espaço e reconhecimento para conquistar. É importante que a profissional de secretariado, tenha consciência de seu perfil profissional, ousando mudar características, não deixando que sua vida seja apenas um pano de fundo, deve sentir emoção em cada ato, cada decisão. Deixando que o

6 6 profissionalismo o instigue à mobilização de suas aptidões. É necessário inovar e ocupar o seu espaço no mercado de trabalho. REFERÊNCIAS BUONO, Anthony F; BOWDITH, James L. Elementos de comportamento organizacional. São Paulo: Pioneira, CERTO, Samuel C. Administração moderna. São Paulo: Printice Hall, DUNCAN, Robert. Organizations Dynamics, New York, MAERKER, Stefi. Secretária: a parceira de sucesso. São Paulo: Gente, MATTOS, Vera. Supersecretária. São Paulo: Nobel, MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária Lei no. 9.26l/96. 7 ed. São Paulo: Atlas, MOURA, Maria Alice. Competências individuais demandadas pela profissional de secretariado: um estudo do grupo de melhorias das secretárias da Vallourec & Mannesmann do Brasil S.A Dissertação (Mestrado Profissional em Administração de Empresas) Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo. SOUZA, Edela Lanzer P. Clima e cultura organizacionais: como se manifestam e como se manejam. São Paulo: Edgard Blucher, 1998.