Microsoft SharePoint Workspace 2010 Guia do Produto

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1 Microsoft SharePoint Workspace 2010 Guia do Produto

2 Sumário Microsoft SharePoint Workspace 2010: visão geral... 1 SharePoint Workspace: panorama... 3 Trabalhe em equipe com mais eficiência... 3 Sincronize com sites do SharePoint Coloque offline todo ou parte do conteúdo do seu site do SharePoint... 3 Adicione conteúdo com o acesso direto a pastas... 3 Logon simplificado... 4 Microsoft SharePoint Mobile Espaços de trabalho do Groove... 4 Dê vida às suas ideias... 4 Obtenha acesso mais fácil às ferramentas certas, no momento certo... 4 Trabalhe em documentos sabendo que ninguém mais pode fazer o mesmo... 4 Exiba a Barra Inicial para percorrer seus espaços de trabalho com facilidade... 5 Personalize com o modo de exibição Microsoft Office Backstage... 5 SharePoint Workspace 2010: mais detalhes... 6 Poupe tempo sincronizando os seus sites do SharePoint 2010 com o SharePoint Workspace... 6 Detalhes sobre a sincronização do SharePoint Workspace... 6 O SharePoint Workspace e o ODC... 7 O SharePoint Workspace e o Microsoft Sync Framework... 8 Suporte ao desempenho do servidor... 8 Os formulários do InfoPath são facilmente sincronizados com os sites do SharePoint Server Suporte para check-in e check-out Examine as propriedades do SharePoint Comunicações simplificadas Configurações de idioma melhoradas Logon simplificado Windows Search Faixa de Opções melhorada Novo modo de exibição Microsoft Office Backstage... 15

3 Conclusão...19 Onde encontrar...20 Comparação de versões...23 Perguntas frequentes sobre o SharePoint Workspace Requisitos/divulgação de recursos...32 Office Mobile Links fornecidos neste guia de produto... 32

4 Microsoft SharePoint Workspace 2010: visão geral O Microsoft SharePoint Workspace 2010 oferece uma experiência de área de trabalho para o Microsoft SharePoint Server 2010 e o Microsoft SharePoint Foundation 2010 que sincroniza o conteúdo com bibliotecas de documentos e listas do SharePoint. O SharePoint Workspace expande os limites da colaboração eficaz, oferecendo acesso online e offline ao seu conteúdo do SharePoint. Você pode sincronizar bibliotecas de documentos e listas com o seu PC em um espaço de trabalho do SharePoint, trabalhar com o conteúdo localmente e depois sincronizar de maneira simples e regular com o SharePoint Server 2010 quando estiver conectado online. É muito mais fácil trabalhar com várias equipes quando você pode criar documentos no SharePoint Workspace e sincronizar as alterações automaticamente com o SharePoint Server 2010, garantindo que todos os membros das equipes que trabalham com o site do SharePoint tenham acesso às versões mais recentes. Quando você estiver desconectado ou offline em um servidor do SharePoint, as alterações nos seus espaços de trabalho do SharePoint serão armazenadas localmente (ou em cache) até a próxima vez que você se conectar ao servidor. Após a conexão, as alterações são sincronizadas automaticamente. O SharePoint Workspace 2010 também permite a criação de espaços de trabalho de colaboração do Groove específicos para um objetivo. Com espaços de trabalho do Groove, é possível colaborar com membros de equipes internas e externas ou trabalhar com parceiros externos usando um espaço de trabalho compartilhado. Esse recurso não exige o SharePoint Server. Os espaços de trabalho do Groove continuam a aproveitar os benefícios dos recursos de ponto a ponto da versão anterior. As equipes que usam espaços de trabalho do Groove podem reunir todos os membros, ferramentas e informações em um só lugar. Um espaço de trabalho do Groove pode manter as equipes atualizadas de forma automática e eficiente, permitindo que elas trabalhem em qualquer lugar, a qualquer momento e com qualquer pessoa, passando menos tempo coordenando e mais tempo trabalhando. Basicamente, você recebe dois excelentes produtos em um só. Com o SharePoint Workspace, você acessa os recursos e a grande variedade de ferramentas de colaboração com base no SharePoint Server, além da colaboração de pares dinâmica e específica para pequenas equipes. O SharePoint Workspace 2010 introduz um novo mundo de colaboração para você e as suas equipes. Um mundo que conta com a eficácia do SharePoint Server 2010 e com a facilidade móvel do SharePoint Workspace. 1

5 Ao mudar o nome do Microsoft Office Groove para Microsoft SharePoint Workspace no Office 2010, a Microsoft prepara o cenário para todos os novos e incríveis recursos e mudanças que você encontrará neste Guia. No centro dessas mudanças, estão os novos recursos que permitem que facilitam o trabalho offline com bibliotecas de documentos e listas do SharePoint. O novo nome reflete essas conexões e proporciona uma nova experiência de trabalho. Você tem acesso ao valor e ao poder do SharePoint Server 2010 em um espaço de trabalho do SharePoint instantaneamente o nome diz tudo. Além disso, você pode continuar a utilizar os recursos de compartilhamento de pares nos espaços de trabalho do Groove em esforços de colaboração para fins específicos. 2

6 SharePoint Workspace: panorama Trabalhe em equipe com mais eficiência O SharePoint Workspace permite reunir pessoas e aumentar a qualidade do trabalho ajudando você a capturar ideias entre várias equipes de maneira bastante prática. Sincronize com sites do SharePoint 2010 Com apenas alguns cliques, é possível sincronizar bibliotecas e listas do SharePoint com o computador. Quando você atualiza documentos e listas em um espaço de trabalho do SharePoint enquanto está online, suas atualizações são sincronizadas imediatamente com o servidor. Coloque offline todo ou parte do conteúdo do seu site do SharePoint Um espaço de trabalho do SharePoint permite o acesso ao conteúdo de sites do SharePoint em um computador local, mesmo que você não esteja conectado. Esse conteúdo pode incluir bibliotecas de documentos e diversos tipos de lista. O espaço de trabalho do SharePoint é a sua cópia pessoal sincronizada de um site do SharePoint. Você pode criar um espaço de trabalho do SharePoint diretamente do site do SharePoint que deseja sincronizar com o computador local. Outra alternativa é criar um espaço do trabalho do SharePoint a partir da Barra Inicial do SharePoint Workspace. De qualquer forma, você pode configurar o conteúdo para que ele seja sincronizado com o seu computador. Adicione conteúdo com o acesso direto a pastas Usando o Windows Explorer, você pode trabalhar com os arquivos de um site do SharePoint, visualizá-los em suas pastas locais ou até mesmo salvar arquivos de outros aplicativos nessas mesmas pastas. O SharePoint Workspace captura o conteúdo e o sincroniza novamente com o site do SharePoint. 3

7 Pesquise em todos os espaços disponíveis Pesquise com facilidade em seus espaços de trabalho do SharePoint usando o Windows Search. Você pode personalizar suas pesquisas para identificar os resultados com exatidão. Acesso ao trabalho de qualquer lugar Logon simplificado Ao iniciar o SharePoint Workspace 2010, você faz logon automaticamente na sua conta do SharePoint Workspace. O SharePoint Workspace usa o mesmo nome de usuário e senha que você fornece ao inicializar o computador e fazer logon no Windows. Microsoft SharePoint Mobile 2010 Acesse espaços de trabalho do SharePoint, navegue por bibliotecas de documentos e abra, edite e salve documentos com uma experiência familiar projetada para dispositivos móveis. Espaços de trabalho do Groove Os espaços de trabalho do Groove permitem que você colabore diretamente com membros da equipe sem o SharePoint Server Dê vida às suas ideias Obtenha acesso mais fácil às ferramentas certas, no momento certo Recursos novos e aperfeiçoados podem aumentar a sua produtividade, mas só se você conseguir encontrá-los quando precisar deles. Felizmente, a Faixa de Opções personalizável aprimorada do SharePoint Workspace 2010 facilita a revelação de comandos adicionais, para que você possa se concentrar no produto final, e não em como chegar até ele. Trabalhe em documentos sabendo que ninguém mais pode fazer o mesmo Ao trabalhar com outras pessoas, convém fazer check-out do conteúdo do seu espaço de trabalho do SharePoint para evitar conflitos de edição com as outras pessoas que possam ter 4

8 acesso ao mesmo conteúdo no site do SharePoint. O SharePoint Workspace oferece um recurso de bloqueio de documento com apenas um clique na Faixa de Opções. Faça check-out do conteúdo do seu site do SharePoint Server 2010 e mostre aos seus colegas que você está trabalhando nele. Examine o conteúdo do histórico de versões a qualquer momento. Faça check-in do conteúdo atualizado no site do SharePoint quando terminar o trabalho ou libere o conteúdo em check-out sem salvar suas alterações. Exiba a Barra Inicial para percorrer seus espaços de trabalho com facilidade Use a Barra Inicial para criar espaços de trabalho novos e gerenciar os existentes. Você pode criar espaços de trabalho do SharePoint ou do Groove diretamente na Barra Inicial. Também pode pesquisar seu conteúdo ou até mesmo gerenciar seus contatos do espaço de trabalho do Groove sem sair da Barra Inicial. Visualize e determine rapidamente o que há de novo e o que não foi lido. Quando você opta por sincronizar sites com o seu PC, eles são automaticamente indexados localmente pelo Windows Search. Personalize com o modo de exibição Microsoft Office Backstage O novo modo de exibição Microsoft Office Backstage pode ajudar você a personalizar a sua experiência com o SharePoint Workspace 2010 a partir de um só lugar bastante conveniente. 5

9 SharePoint Workspace 2010: mais detalhes Trabalhe em equipe com mais eficiência Poupe tempo sincronizando os seus sites do SharePoint 2010 com o SharePoint Workspace Há diversas formas de configurar e sincronizar seus espaços de trabalho do SharePoint. O SharePoint Workspace é otimizado para sincronizar o conteúdo de um site do SharePoint 2010 com o computador local, permitindo que você escolha entre listas e bibliotecas. O layout de um espaço de trabalho é similar ao do site do SharePoint. A Barra Inicial oferece acesso e informações de status de todos os seus espaços de trabalho. Você pode criar um espaço de trabalho do SharePoint a partir de um site do SharePoint. Outra alternativa é criar um espaço do trabalho do SharePoint a partir da Barra Inicial. Ao usar a Barra Inicial, você deve especificar o endereço Web do site do SharePoint que deseja sincronizar com o computador local. As atualizações de conteúdo de um espaço de trabalho do SharePoint são automaticamente sincronizadas com o site do SharePoint Server A qualquer momento, você também pode sincronizar manualmente o conteúdo entre o espaço de trabalho do SharePoint e o site do SharePoint. Detalhes sobre a sincronização do SharePoint Workspace Quando se trata de sincronizar o seu conteúdo, você pode ter a certeza de que o SharePoint Workspace levará esse conteúdo onde ele precisa ir, de acordo com as suas permissões, dos servidores e da sua conectividade. As seções a seguir oferecem detalhes importantes sobre onde o SharePoint Workspace armazena dados e sobre o processo de sincronização. O SharePoint Workspace pode armazenar dados em três locais: O Cache de Documentos do Office (ODC) para documentos. O repositório do SharePoint Workspace para itens de listas, exibições e esquemas, por exemplo. O repositório de Serviços Corporativos de Conectividade (BCS) para listas externas, listas virtuais e Serviços Corporativos de Conectividade. 6

10 Cada repositório usa um protocolo diferente ao sincronizar conteúdo. O ODC usa a Sincronização de Arquivos via SOAP por HTTP (FSSHTTP). O SharePoint Workspaces usa o Microsoft Synch Framework e os Serviços Corporativos de Conectividade usam seu próprio protocolo. O SharePoint Workspace e o ODC O SharePoint Workspace usa o Cache de Documentos do Microsoft Office para gerenciar os documentos que você baixar em seu PC local. O Cache de Documentos do Office permite a sincronização eficiente de documentos entre um espaço de trabalho do SharePoint e o servidor do SharePoint. Para documentos armazenados no ODC e sincronizados por FSSHTTP, o SharePoint Workspace usa o repositório em combinação com a sincronização para oferecer: Sincronização incremental de documentos Depois que um documento for baixado para um espaço de trabalho do SharePoint, somente as alterações serão sincronizadas. Os documentos são identificados por suas URLs HTTP diretamente no PC local. Isso evita que os usuários recebam mais de uma cópia do mesmo documento, com conflitos. Mesclagem automática Se dois usuários offline editarem um documento do Microsoft Word ou do Microsoft PowerPoint, as edições poderão ser mescladas quando os usuários estiverem online novamente. Coautoria Similar à Mesclagem automática na prevenção de conflitos, a coautoria permite que dois usuários online editem um documento do Microsoft Word ou do Microsoft PowerPoint em uma sessão ativa de coautoria. Sincronização adaptável Se você estiver online, as edições salvas serão sincronizadas automaticamente. Se você estiver trabalhando offline, as suas alterações serão sincronizadas quando você estiver online novamente. Para manter o desempenho, a Microsoft limita o número de documentos que você pode armazenar no SharePoint Workspace para aproximadamente 500 documentos (dependendo do tamanho do documento). Se você exceder esse limite, o SharePoint Workspace exibirá uma mensagem de aviso na Barra inicial sempre que você iniciar o SharePoint Workspace para lembrá-lo de liberar espaço. No entanto, você poderá ignorar essa mensagem e continuar trabalhando. Isso, porém, poderá afetar o desempenho. 7

11 O SharePoint Workspace e o Microsoft Sync Framework O Microsoft Sync Framework (MSF) sincroniza outros conteúdos, incluindo a estrutura do site, as exibições e os itens de listas que também são armazenados no SharePoint Workspace.. O MSF oferece diversas opções de sincronização dependendo das suas atividades no espaço de trabalho. Por exemplo, quando você abre espaço de trabalho, o SharePoint Workspace atualiza as ferramentas sincronizadas imediatamente. Se você continuar ativo no espaço de trabalho, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo com o servidor a cada dez minutos. Se o espaço de trabalho estiver aberto mas você não estiver ativo há algum tempo, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo a cada vinte minutos. Se o espaço de trabalho não estiver aberto, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo a cada cinquenta minutos. Suporte ao desempenho do servidor Ao implementar qualquer sistema que baixe conteúdo de um servidor para clientes, é essencial garantir que as solicitações dos clientes não sobrecarreguem o servidor, causando a interrupção do serviço para outros usuários. O SharePoint Workspace respeita a integridade relatada pelo servidor do SharePoint e aumentará o intervalo de sincronização se o servidor indicar estar ocupado. 8

12 Os formulários do InfoPath são facilmente sincronizados com os sites do SharePoint Server 2010 Os espaços de trabalho do SharePoint permitem que você sincronize automaticamente as listas do SharePoint Server Se essas listas forem atualizadas com formulários do InfoPath, o SharePoint Workspace as baixará automaticamente para uso em seu PC. Os formulários contêm todos os campos e recursos disponíveis na lista do SharePoint quando você os baixou para o SharePoint Workspace. Se os formulários forem então atualizados no servidor, o SharePoint Workspace sincronizará as versões mais recentes desses formulários. Figura 1 - Sincronize formulários do InfoPath no SharePoint e no SharePoint Workspace. 9

13 Suporte para check-in e check-out Ao trabalhar com outras pessoas, convém fazer check-out do conteúdo do seu espaço de trabalho do SharePoint para evitar conflitos de edição com as outras pessoas que possam ter acesso ao mesmo conteúdo no site do SharePoint. Figura 2 - Faça check-out do SharePoint para trabalhar no SharePoint Workspace. 10

14 Examine as propriedades do SharePoint O SharePoint Workspace 2010 sincroniza automaticamente as propriedades de um arquivo do site do SharePoint Server 2010 para que você possa examiná-las com facilidade. Figura 3 Visualize as propriedades dos arquivos do SharePoint no SharePoint Workspace. Comunicações simplificadas As informações de presença estão disponíveis na Barra inicial ou nos espaços de trabalho do Groove. Você pode visualizar a disponibilidade dos contatos com informações abrangentes de presença e iniciar uma conversa por mensagens instantâneas ou chamadas de voz sem precisar sair do SharePoint Workspace. 1 Passe o mouse por um ícone de presença para exibir um cartão de contato que pode ser usado para iniciar uma conversa. Dica rápida: o sistema de mensagens do Groove 2007 permanece disponível. Clique com o botão direito em qualquer contato ou membro do espaço de trabalho e clique em Enviar Mensagem de Membro. 1 O recurso de mensagens instantâneas requer uma das opções a seguir: Office Communications Server 2007 R2 com Office Communicator 2007 R2, Windows Live Messenger ou outro aplicativo de mensagens instantâneas que ofereça suporte para IMessenger. As chamadas de vez requerem o Office Communicator 2007 R2 ou um aplicativo de mensagens instantâneas que ofereça suporte para IMessengerAdvanced. 11

15 Configurações de idioma melhoradas Simplifique e personalize a sua experiência multilíngue com Ajuda, Exibição e as ferramentas de tradução melhoradas. Os usuários multilíngues podem acessar facilmente uma única caixa de diálogo no SharePoint Workspace 2010, na qual é possível definir as preferências de idioma para edição, exibição e Ajuda. Modifique suas configurações com rapidez, sem precisar de manuais. Se você não possui o software ou o layout de teclado necessário instalado, você será notificado e receberá links para facilitar a solução do problema. Acesso ao trabalho de qualquer lugar Acesse o conteúdo do SharePoint Server 2010 onde quer que você esteja Logon simplificado Quando você inicia o SharePoint Workspace 2010, você automaticamente faz logon em sua conta do SharePoint Workspace. Você usa o mesmo nome de usuário e senha que você fornece ao inicializar o computador e fazer logon no Windows. Windows Search Quando você opta por sincronizar sites com o seu PC, eles são automaticamente indexados localmente pelo Windows Search para facilitar a localização do conteúdo dos seus espaços de trabalho. O SharePoint Workspace agora oferece suporte para a versão 4.0 do Windows Search e indexa todos os dados do espaço de trabalho do SharePoint. Você também pode pesquisar por conteúdo nas seguintes ferramentas do espaço de trabalho do Groove: Listas do 2010 Documentos do 2010 Calendário do 2010 Bloco de Notas (em espaços de trabalho do 2010) A pesquisa também encontra resultados no histórico de mensagens do Groove. A pesquisa é rápida e trabalha offline. Pesquise em todos os espaços de trabalho, por exemplo, por autor, por data, por não lidos. Você também pode pesquisar pelo menu Iniciar, que pesquisa em toda a sua área de trabalho, incluindo as ferramentas de espaço de trabalho do SharePoint e do Groove. Dos resultados da pesquisa, você pode acessar o espaço de trabalho que contém o item ou abri-lo diretamente. 12

16 Figura 4 - Use o Windows Search para pesquisar em todos os espaços de trabalho do SharePoint Workspace. Espaços de trabalho do Groove Os espaços de trabalho do Groove permitem que você colabore diretamente com membros da equipe sem o SharePoint Server. Os espaços de trabalho do Groove são espaços de trabalho para pares familiares aos usuários do Microsoft Office Groove. Como antes, os espaços de trabalho do Groove podem ter um ou mais membros e oferecer uma variedade de ferramentas de produtividade, como Discussões, Calendário e Documentos. Você pode optar entre duas versões dos espaços de trabalho do Groove: a 2010 (que é o padrão) e a Cada versão do espaço de trabalho permite que você adicione um conjunto diferente de ferramentas. É importante observar que as versões do espaço de trabalho são mutuamente exclusivas e que as restrições a seguir são aplicáveis. Todos os membros de um espaço de trabalho da versão 2010 devem executar o Microsoft SharePoint Workspace Todos os membros de um espaço de trabalho da versão 2007 devem executar o Microsoft Office Groove 2007 ou o Microsoft SharePoint Workspace

17 Figura 5 - Use os espaços de trabalho do Groove para colaborar sem o SharePoint Server. Ferramenta de Calendário do espaço de trabalho do Groove O SharePoint Workspace 2010 apresenta uma nova ferramenta de Calendário. Os usuários que estão fazendo a atualização e conhecem as ferramentas de Calendário do Groove 2007 e de Reuniões do Groove 2007 reconhecerão que a nova ferramenta de Calendário combina os conceitos e recursos dessas duas ferramentas. A ferramenta de Calendário permite que os membros do espaço de trabalho gerenciem o ciclo de vida de uma reunião, incluindo a programação de reuniões individuais ou recorrentes, a definição de agendas para reuniões, o gerenciamento dos participantes da reunião, a criação de anotações e o registro de um resumo da reunião. Ferramenta de Listas do espaço de trabalho do Groove O SharePoint Workspace 2010 apresenta a ferramenta de Listas para design e implantação de ferramentas personalizadas de coleta de dados. Todos os modelos de formulários da ferramenta de Listas foram projetados e atualizados no Microsoft Office InfoPath e, em seguida, importados. Depois da importação, os desenvolvedores de ferramentas executam ferramentas adicionais de design no Designer da ferramenta de Listas, como criar o layout das exibições de configurar classificações e filtros. 14

18 Dê vida às suas ideias Tenha acesso mais fácil às ferramentas certas, no momento certo. Faixa de Opções melhorada Localize os comandos necessários em qualquer lugar e sempre que você precisar. A Faixa de Opções aperfeiçoada, disponível em todos os aplicativos do Office 2010, facilita a revelação de comandos adicionais, para que você possa se concentrar no produto final, e não em como chegar até ele. A Faixa de Opções substitui o menu e as barras de ferramentas na parte superior da janela principal do Sharepoint Workspace, oferecendo uma experiência de trabalho muito mais personalizada. Ela foi projetada para facilitar a localização e o uso da variedade completa de recursos oferecidos pelo SharePoint Workspace, para que você possa fazer muito mais em muito menos tempo. Personalize ou crie as suas próprias guias na Faixa de Opções para adaptar a sua experiência com o SharePoint Workspace 2010 ao seu estilo de trabalho. As guias padrão que você vê na Faixa de Opções são organizadas para exibir comandos relevantes a uma determinada tarefa, para que você possa encontrar o que precisa com mais rapidez. Por exemplo, clique na guia Sincronizar e encontre as ferramentas necessárias para manter seus espaços de trabalho sincronizados. Figura 6 - A Faixa de Opções ajuda você a encontrar rapidamente os comandos de que precisa para executar uma tarefa. Novo modo de exibição Microsoft Office Backstage Na extremidade esquerda da Faixa de Opções, você verá a guia Arquivo. Basta clicar nessa guia para obter um acesso total que tornará mais fácil do que nunca gerenciar suas contas e personalizar o seu trabalho no SharePoint Workspace. O novo modo de exibição Backstage fornece um único local para todas as suas tarefas de gerenciamento de contas. Por exemplo: Quando você abrir pela primeira vez o modo de exibição Microsoft Office Backstage, você estará na guia Informações. Nesse local, você pode alterar as configurações de conexão 15

19 online, definir alertas para alterações no espaço de trabalho, gerenciar suas configurações de conta e visualizar e gerenciar o histórico de mensagens e contatos do Groove. Na guia Novo, mostrada na Figura 7 - Crie novos espaços de trabalho no modo de exibição Microsoft Office Backstage., você pode facilmente criar novos espaços de trabalho, criar uma pasta compartilhada e muito mais. A guia Imprimir fornece as opções de impressão de que você precisa. A guia Salvar e Enviar permite que você compartilhe a sua conta com outro computar, convide outras pessoas para os espaços de trabalho do Groove criados por você e compartilhe arquivos do seu PC com outras pessoas. A Faixa de Opções ajuda você a criar o seu conteúdo. O modo de exibição Microsoft Office Backstage ajuda você a gerenciá-lo. Figura 7 - Crie novos espaços de trabalho no modo de exibição Microsoft Office Backstage. 16

20 SharePoint Workspace Mobile 2010 Coloque os arquivos do SharePoint 2010 offline no seu telefone com o Microsoft SharePoint Workspace Mobile 2010, um novo aplicativo do Office Mobile Navegue por bibliotecas de documento e outras listas diretamente do seu Windows Phone. Abra documentos diretamente pelo Microsoft SharePoint Server para visualização ou edição no Word Mobile 2010, Excel Mobile 2010 e PowerPoint Mobile 2010, e salve-os diretamente no servidor. Sincronize documentos facilmente no seu smartphone com apenas um toque. Quando um documento é modificado no servidor, a cópia do seu Windows Phone será sincronizada automaticamente. Acesse espaços de trabalho do SharePoint, navegue por bibliotecas de documentos e abra, edite e salve documentos com uma experiência familiar projetada para dispositivos móveis. Visualize bibliotecas de documentos e listas Conecte-se rapidamente ao seu servidor do SharePoint e acesse o conteúdo de qualquer lugar. Acesse documentos sem o uso de fios Abra documentos usando o Office Mobile diretamente do SharePoint; edite-os e salve-os no servidor novamente com facilidade. Acesse offline e sincronize as alterações Você pode sincronizar um documento ao seu telefone para acessá-lo mais tarde. Quando o fizer, todas as alterações serão salvas no SharePoint automaticamente. Mantenha-se atualizado Mantenha um documento sincronizado localmente para que, quando os membros da equipe o alterem, você sempre esteja atualizado. 2 Uma conexão com a Internet e o dispositivo apropriado são necessários. O SharePoint Workspace Mobile 2010 não está incluso em aplicativos ou pacotes do Office 2010, ou nos Office Web Apps. O Office Mobile 2010 será lançado em aparelhos Windows Phone (Windows Mobile 6.5 ou superior) de acordo com a disponibilização geral do Microsoft Office

21 Figura 8 - Coloque offline o conteúdo do SharePoint no seu telefone com o SharePoint Workspace Mobile. 18

22 Conclusão O Microsoft SharePoint Workspace 2010 oferece uma experiência de área de trabalho para o Microsoft SharePoint Server 2010 e o Microsoft SharePoint Foundation 2010 que sincroniza o conteúdo com bibliotecas de documentos e listas do SharePoint. Oferecendo acesso online e offline para o seu conteúdo do SharePoint, o SharePoint Workspace facilita significativamente o trabalho em equipe. Você também pode criar documentos no SharePoint Workspace e sincronizar as alterações automaticamente com o SharePoint Server 2010, garantindo que todos os membros das equipes que trabalham com o site do SharePoint tenham acesso às versões mais recentes. O SharePoint Workspace 2010 introduz um novo mundo de colaboração para você e as suas equipes. Um mundo que conta com a eficácia do SharePoint Server 2010 e com a facilidade móvel do SharePoint Workspace. 19

23 Onde encontrar Dê vida às suas ideias Novidade! Recursos e benefícios Acesso direto a pastas Onde encontrar Acesse seus espaços de trabalho do SharePoint e do Groove diretamente das pastas do Windows. Na barra de tarefas do Windows, clique no botão Iniciar e em seu nome (perfil). Clique duas vezes para abrir a pasta de Espaços de Trabalho. Dessa pasta, você pode navegar para os seus espaços, onde você poderá abrir, adicionar ou remover arquivos conforme for necessário. Novidade! Pesquisa Quando você opta por sincronizar conteúdo com o seu PC, ele é automaticamente indexado localmente pelo Windows Search. Na barra de tarefas do Windows, clique no botão Iniciar e digite suas palavras-chave na caixa de Pesquisa. Novidade! Faixa de Opções A Faixa de Opções é exibida no topo da tela. Para personalizar a Faixa de Opções, no modo de exibição Microsoft Office Backstage, clique em Opções e em Personalizar Faixa de Opções. Novidade! Modo de exibição Microsoft Office Backstage Clique na guia Arquivo da Faixa de Opções para abrir o modo de exibição Microsoft Office Backstage. 20

24 Aperfeiçoados! Recursos e benefícios Espaços de trabalho do Groove Onde encontrar Os espaços de trabalho do Groove permitem que você colabore diretamente com membros da equipe com segurança avançada, sem o SharePoint Server. Na Barra inicial do SharePoint Workspaces, na guia Página Inicial da Faixa de Opções, clique em Novo e depois em Espaço de Trabalho do Groove. Digite um nome para o seu espaço de trabalho e clique em Criar para abri-lo. Em seguida, você pode adicionar conteúdo e convidar outras pessoas. Novidade! Edição de 64 bits Observação: essa opção pode ser instalada somente em sistemas de 64 bits. Para obter mais informações, consulte Trabalhe em equipe com mais eficiência Recursos e benefícios Onde encontrar Novidade! Suporte para checkin e check-out Faça check-in e check-out de arquivos em um site do SharePoint Server 2010 a partir de um aplicativo de desktop do SharePoint Workspace. Novidade! Os formulários do InfoPath são facilmente sincronizados com os sites do SharePoint Server 2010 Adicione ou exclua registros com dados que serão sincronizados com o SharePoint Server. Abra um site do SharePoint Server 2010 no seu navegador. Clique em Ações do Site e em Sincronizar com o SharePoint Workspace. Na caixa de diálogo do SharePoint Workspace 2010, clique em Configurar para selecionar um subconjunto de conteúdo. Selecione qualquer lista do SharePoint que tenha sido atualizada com formulários do InfoPath. Após a conclusão da sincronização, esses formulários também serão exibidos no SharePoint Workspace. 21

25 Novidade! Recursos e benefícios Use um subconjunto de conteúdo de um site do SharePoint Server 2010 Onde encontrar Selecione somente o conteúdo do SharePoint Server 2010 que você deseja colocar offline. Abra um site do SharePoint Server 2010 no seu navegador. Clique em Ações do Site e em Sincronizar com o SharePoint Workspace. Na caixa de diálogo do SharePoint Workspace 2010, clique em Configurar para selecionar o conteúdo que deseja. Novidade! Suporte para Serviços Corporativos de Conectividade do SharePoint Os Serviços Corporativos de Conectividade (BSC) do SharePoint permite conexões com dados de fontes externas, incluindo acesso de leitura e gravação para aplicativos de linha de negócios. Em combinação com a funcionalidade offline do SharePoint Workspace, você pode examinar seus dados externos pelo SharePoint Workspace e até mesmo fazer alterações nos dados. O SharePoint Workspace sincroniza as suas alterações diretamente com os dados de fontes externas. Acesse o seu trabalho em qualquer lugar Recursos e benefícios Onde encontrar Novidade! Logon simplificado Use o mesmo nome de usuário e senha que você fornece ao inicializar o computador e fazer logon no Windows para fazer logon automaticamente em sua conta do SharePoint Workspace. Novidade! SharePoint Workspace Mobile 2010 Acesse espaços de trabalho do SharePoint, navegue por bibliotecas de documentos e abra, edite e salve documentos com uma experiência familiar projetada para dispositivos móveis. Aperfeiçoado! Sincronize somente as alterações O SharePoint Workspace agora oferece suporte para a sincronização somente das alterações dos arquivos, não do arquivo inteiro. 22

26 Comparação de versões Recurso ou benefício Sincroniza bibliotecas de documentos para sites do SharePoint 2007 Sincroniza bibliotecas de documentos e listas para sites do SharePoint Server 2010 Cria uma cópia sincronizada do site do SharePoint Server 2010 Sincroniza somente as alterações com o SharePoint Server, não os arquivos inteiros Os espaços de trabalho locais podem ser pesquisados com o Windows Search Acesso por pasta às bibliotecas de documentos Os metadados do SharePoint Server 2010 são baixados Cria espaços de trabalho locais do Groove para compartilhamento direto com outros usuários Microsoft Office Groove 2007 Sim Não Não Não Não Não Não Microsoft SharePoint Workspace 2010 Interface do usuário do Fluent Não Sim Sincroniza dados de BCS (Serviços Corporativos de Conectividade) de sites do SharePoint Server 2010 e edita-os localmente no PC Sincroniza formulários do InfoPath e dados de sites do SharePoint Server 2010 sem trabalho adicional de personalização Sim Não Não Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim 23

27 Perguntas frequentes sobre o SharePoint Workspace 2010 Trabalhando com o SharePoint Server 2010 no SharePoint Workspace Quais são os três principais recursos do SharePoint Workspace 2010 que eu devo conhecer? Sincronização com sites do SharePoint. Com apenas alguns cliques, você pode sincronizar bibliotecas e listas do SharePoint com o seu computador. Quando você atualiza documentos e listas offline, você pode estar seguro de que todo será automaticamente sincronizado com o servidor quando você estiver online novamente. Adicione conteúdo com o acesso direto a pastas. Compartilhe o conteúdo de pastas usando o Windows Explorer. Você pode trabalhar com os arquivos de um site do SharePoint, navegá-los em suas pastas locais ou mesmo salvar arquivos de outros aplicativos nessas mesmas pastas. O SharePoint Workspace sincroniza o conteúdo de volta ao SharePoint. Pesquise em todos os espaços disponíveis. Pesquise com facilidade em todas as cópias locais do conteúdo usando o Windows Search. Você pode personalizar suas pesquisas para identificar os resultados com exatidão. 2. Quais recursos do Office 2010 são adotados SharePoint Workspace? Faixa de opções: A faixa de opções, uma novidade do SharePoint Workspace 2010, ajuda você a encontrar os comandos certos rapidamente para que você possa se concentrar nos resultados. Microsoft Office Backstage: O novo modo de exibição Backstage substitui o menu Arquivo tradicional para ajudar você a acessar as tarefas das quais você precisa e realizar seu trabalho de forma mais eficiente. 3. Posso convidar outros usuários ou compartilhar o conteúdo do site do SharePoint pelo SharePoint Workspace? Não. De acordo com o seu design, o espaço de trabalho do SharePoint é a sua cópia pessoal sincronizada de um site do SharePoint. Diferente de outros tipos de espaços de trabalho, somente o usuário individual que sincroniza o site do SharePoint ao seu computador local pode acessar o espaço de trabalho. Isso permite que o SharePoint Workspace respeite o mesmo modelo de segurança oferecido pelo SharePoint Server

28 4. Eu trabalho com TI e gostaria de fornecer aos meus usuários uma experiência de cliente offline com o SharePoint, mas não conheço as funcionalidades de pares do produto. Posso bloquear somente essa parte? Sim. Você pode usar a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) para configurar a implantação do SharePoint Workspace e de todos os aplicativos do Office. 5. Eu não sei nada sobre o SharePoint Workspace. Existem recursos e treinamentos da Microsoft disponíveis? A Microsoft oferece um amplo conjunto de recursos para usuários e usuários em potencial do SharePoint Workspace em Isso inclui vídeos e artigos úteis sobre como fazer. 6. E se eu tiver dúvidas ou precisar de ajuda enquanto uso o SharePoint Workspace? Há recursos disponíveis? Você pode acessar diversos recursos gratuitos de autoajuda em Office.com. Os recursos incluem desde treinamentos sobre como fazer e demonstrações até a obtenção de respostas com colegas e especialistas independentes como o Microsoft Most Valuable Professionals nas comunidades do Microsoft Office. 7. Como faço para acessar o conteúdo do site do SharePoint pelo meu telefone Windows Mobile? Você pode acessar e gerenciar o conteúdo do seu site do SharePoint no Microsoft SharePoint Workspace Mobile 2010, otimizado para a experiência com o telefone celular Windows. Você pode acessar o seu conteúdo, calendário e contados enquanto estiver em movimento. O SharePoint Workspace Mobile 2010 está disponível como parte do Office Mobile 2010, que é fornecido com a maioria dos Windows phones (6.5 e superior). Você também pode adquirir o Office Mobile 2010 diretamente pelo Mobile Marketplace no seu Windows phone. 8. Em quais idiomas o SharePoint Workspace 2010 está disponível? O SharePoint Workspace 2010 está disponível nos seguintes idiomas: Árabe, basco, português brasileiro, búlgaro, catalão, chinês, croata, tcheco, dinamarquês, holandês, inglês, estoniano, finlandês, francês, galego, alemão, grego, hebraico, híndi, húngaro, italiano, japonês, cazaque, coreano, letão, lituano, norueguês, português europeu, romano, russo, sérvio latino, sérvio cirílico, eslovaco, esloveno, espanhol, sueco, tailandês, turco e ucraniano. 9. Posso personalizar a experiência do SharePoint Workspace 2010 com base no meu uso do produto? Sim, você pode personalizar a Faixa de Opções no SharePoint Workspace

29 10. Onde posso encontrar informações sobre como usar a Faixa de Opções? Você pode encontrar informações sobre a Faixa de Opções acessando a Ajuda do SharePoint Workspace. 11. Que tipo de arquivos eu posso armazenar no espaço de trabalho do SharePoint? Da mesma forma que com uma pasta, você pode armazenar a maioria dos tipos de arquivos em um espaço de trabalho. No entanto, podem haver restrições para tipos de arquivos se o seu administrador não permitir que você armazene executáveis ou outros tipos de conteúdo (como arquivos de mídia) em um site do SharePoint. 12. Posso usar o SharePoint Workspace para colocar sites do SharePoint Server 2007 offline? Não. O SharePoint Workspace foi projetado para trabalhar somente com o SharePoint Server Se você precisar trabalhar com o SharePoint Server 2007, consulte a seção a seguir sobre recursos do Groove. 13. É necessário implantar o Groove Server para usar o SharePoint Workspace 2010? Não. O Groove Server 2010 é opcional. O SharePoint Workspace 2010 funciona por completo sem o Groove Server Qual servidor é necessário para suportar a sincronização de um site do SharePoint com o SharePoint Workspace 2010 via espaços de trabalho do SharePoint? O SharePoint Server 2010 é necessário. 15. Posso impedir que um conteúdo específico do SharePoint Server 2010 seja sincronizado com o SharePoint Workspace? Por exemplo, uma lista, biblioteca, site ou conjunto específico? Sim. Qualquer pessoa que tenha permissões de nível administrativo pode impedir a sincronização offline de listas, bibliotecas e sites. 16. Os dados do meu espaço de trabalho local são criptografados? Não. Os usuários do SharePoint Workspace devem utilizar o BitLocker ou o Encrypting File System (EFS) para as suas necessidades de criptografia em disco. 17. Os dados transmitidos pelo SharePoint Workspace são criptografados? Sim, se você utilizar o protocolo SSL. 26

30 18. Eu ou outro usuário posso configurar o intervalo de sincronização do SharePoint Workspace? Não. A sincronização é automática e se adapta de acordo com o uso. Se você estiver ativo no espaço de trabalho, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo a cada dez minutos. Se o espaço de trabalho estiver aberto, mas você não estiver ativo há algum tempo, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo a cada vinte minutos. Se o espaço de trabalho não estiver aberto, o SharePoint Workspace sincronizará o conteúdo a cada cinquenta minutos. O SharePoint Workspace respeita a integridade relatada pelo servidor do SharePoint e aumentará seu intervalo de sincronização se o servidor indicar estar muito ocupado ou ocupado demais. 19. Quais tipos de sites do SharePoint Server 2010 podem ser sincronizados com o SharePoint Workspace? Sites de Equipe Meus Sites Espaços de Trabalho de Documentos Centrais de Documentos Centrais de Registros 20. Quais tipos de listas do SharePoint Server 2010 podem ser sincronizadas com o SharePoint Workspace? Bibliotecas de Documentos Bibliotecas de Imagens Bibliotecas de Registros Listas Personalizadas Listas Apoiadas por Entidades (usando Serviços Corporativos de Conectividade) Planilhas Importadas Links Anúncios Contatos Tarefas Discussões Tarefas de Projetos Acompanhamentos de Questões 27

31 21. Eu desejo baixar meu site do SharePoint para o SharePoint Workspace e tenho muitos documentos. Há limites para o número de documentos que posso adicionar a um espaço de trabalho? O SharePoint Workspace usa o Cache de Documentos do Microsoft Office para gerenciar os documentos que você baixar em seu PC local. O Cache de Documentos do Office permite a sincronização eficiente de documentos entre um espaço de trabalho do SharePoint e o servidor do SharePoint. Para manter o desempenho, a Microsoft limita o número de documentos que você pode armazenar no SharePoint Workspace para aproximadamente 500 documentos. Se você exceder esse limite, o SharePoint Workspace exibirá uma mensagem de aviso na Barra inicial sempre que você iniciar o SharePoint Workspace para lembrá-lo de liberar espaço. No entanto, você poderá ignorar essa mensagem e continuar trabalhando. Isso, porém, poderá afetar o desempenho. Se você tentar criar um novo espaço de trabalho do SharePoint que excederia documentos em seus espaços de trabalho do SharePoint, uma mensagem de aviso será exibida, informando que somente as propriedades dos documentos (ou cabeçalhos) serão baixados para o espaço de trabalho. Há várias formas de reduzir o número de documentos offline, como excluir espaços de trabalho do SharePoint não utilizados, desconectar-se de bibliotecas de documentos não utilizadas ou descartar cópias locais de documentos. 22. O meu site do SharePoint tem mais de mil documentos. Eu não quero armazenar todos eles em um espaço de trabalho. O que eu posso fazer? Quando você cria um espaço de trabalho do SharePoint, você tem a opção de configurar o download. Isso permite que você limite o conteúdo para determinadas listas e bibliotecas. Você pode fazer isso e evitar desperdiçar tempo baixando itens de outras listas e bibliotecas indesejáveis ou desnecessárias. Isso também ajuda a manter o tamanho do seu espaço de trabalho mais razoável e minimiza o impacto que uma grande quantidade de documentos em um único espaço poderia exercer no desempenho do SharePoint Workspace Você também pode usar a opção Configurar para baixar as propriedades dos documentos, selecionando Nenhum Conteúdo. Somente as propriedades dos documentos, ou os cabeçalhos, serão baixados, não o conteúdo dos documentos. Quando você abrir o documento no SharePoint Workspace, o conteúdo será baixado do seu site do SharePoint. 28

32 23. Os espaços de trabalho do SharePoint são sincronizados com sites do SharePoint Server 2007 ou versões anteriores? Não. Os espaços de trabalho do SharePoint são sincronizados somente com sites do SharePoint Server Eu posso ainda usar a ferramenta de Arquivos do SharePoint disponível nos espaços de trabalho do Groove 2007? Sim. A ferramenta de Arquivos do SharePoint continua disponível na versão de 2007 dos espaços de trabalho do Groove. Ela oferece suporte para a sincronização com servidores do SharePoint Server 2007 ou de versões posteriores. Trabalhando com a funcionalidade do Groove no SharePoint Workspace Vocês renomearam o produto? Sim. Microsoft SharePoint Workspace 2010 é o novo nome do Microsoft Office Groove Por que vocês renomearam o produto? O SharePoint Workspace amplia a potência do SharePoint Server O SharePoint Workspace adiciona recursos para acessar e trabalhar com conteúdo armazenado em sites do SharePoint Server 2010, mesmo quando eles não estão conectados a redes corporativas. O foco e a potência originam-se do SharePoint, justificando o nome SharePoint Workspace. 27. Isso significa que a funcionalidade do Groove vai acabar? Não. Os principais recursos de criação de um espaço de trabalho de pares e de compartilhamento direto com outros usuários continuam a fazer parte do produto. Em essência, é como ter dois produtos em um 28. Eu nunca usei o Groove. Quais são os recursos do Groove? O SharePoint Workspace 2010 a maioria das funcionalidades da versão anterior do produto, chamado de Groove O Groove 2007 permitia que os usuários criassem espaços de trabalho de pares (sem a necessidade de servidores) e convidassem outros usuários para trabalhar com eles. Isso permite que os usuários compartilhem e colaboram em um conteúdo mesmo não estando conectados em uma rede por um servidor em comum. 29. Eu só quero sincronizar sites do SharePoint Server Preciso conhecer ou utilizar os recursos do Groove? Não. Se você deseja apenas sincronizar sites do SharePoint localmente, você pode ignorar os recursos do Groove com segurança. 29

33 30. Em que ocasiões eu posso desejar usar o Groove? Vocês podem me dar um exemplo de cenário? Se você precisar compartilhar arquivos com uma pessoa, mas não tenha um servidor do SharePoint em comum com o qual trabalhar, o Groove permite que você crie espaços de trabalho de pares e envie arquivos diretamente para outros usuários. O único requisito é que todos os usuários tenham o Groove 2007 ou o SharePoint Workspace Preciso colocar bibliotecas de documentos do SharePoint Server 2007 offline. Eu posso usar a funcionalidade do Groove para isso? Sim. O Groove oferece um recurso limitado para colocar bibliotecas de documentos offline de sites do SharePoint 2007 em seu PC. Esse recurso não oferece suporte para listas ou sincronização delta (somente as alterações). 32. Estou usando o Microsoft Office Groove 2007 atualmente. Se eu fizer a atualização, continuarei podendo trabalhar com outros usuários do Groove 2007? Sim. O SharePoint Workspace 2010 permite que você crie espaços de trabalho compatíveis com versões anteriores e trabalhe com espaços do Groove 2007 existentes. 30

34 Requisitos do sistema 1. Há requisitos especiais de sistema para a execução do SharePoint Workspace 2010? O Office 2010 foi criado para maximizar o desempenho no hardware que você já possui, posicionando você para inovações futures de hardware como chips de 64 bits, placas de vídeo avançadas, processadores de vários núcleos e dispositivos de fator forma alternativo. A seguir serão os requisitos mínimos de sistema para o Microsoft Office Professional Plus 2010: Processador Memória Disco rígido Monitor Sistema operacional Processador de 500 MHz; 1 GHz necessário para o Outlook com Business Contact Manager 256 MB de RAM; 512 MB recomendável para recursos gráficos, Pesquisa Instantânea do Outlook, Outlook com Business Contact Manager, e algumas funcionalidades avançadas. 3,0 GB de espaço disponível em disco Monitor de resolução 1024x768 ou superior Windows XP com Service Pack (SP) 3 (somente sistema operacional de 32 bits) ou Windows Vista com SP1, Windows 7, Windows Server 2003 R2 com MSXML 6.0, Windows Server 2008, ou sistemas operacionais posteriores de 32 ou 64 bits. Gráficos Observações adicionais A aceleração de hardware gráfico requer uma placa gráfica DirectX 9.0c com memória de vídeo de 64 MB ou mais. Algumas funcionalidades avançadas requerem conectividade com o Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft SharePoint Server 2010, Microsoft Office Communications Server 2007 R2, e/ou Microsoft SharePoint Foundation Alguns recursos requerem o Windows Search 4.0. A funcionalidade de Internet requer uma conexão com a Internet. Algumas funcionalidades online requerem um Windows Live ID. Alguns recursos requerem o Internet Explorer (IE) 6 ou posterior, somente o navegador de 32 bits. Para visualizar a transmissão de uma apresentação do PowerPoint, um dos seguintes navegadores é necessário: Internet Explorer 7 ou posterior para Windows, Safari 4 ou posterior para Mac, ou Firefox 3.5 ou posterior para Windows, Mac ou Linux. Alguns recursos do Microsoft OneNote requerem o Windows Desktop Search 3.0, Windows Media Player 9, Microsoft ActiveSync 4.1, microfone, dispositivo de saída de áudio, dispositivo de gravação de vídeo, câmera digital com TWAIN ou scanner. O Driver de Impressão Enviar para o OneNote e a Integração com Serviços Corporativos de Conectividade requerem os recursos Microsoft.NET Framework 3.5 e/ou Windows XPS. A funcionalidade e os gráficos do produto podem variar de acordo com a configuração do sistema. Alguns recursos podem exigir itens de hardware adicionais ou avançados ou conectividade com o servidor; visite Para obter os requisites do sistema para cada aplicativo do Microsoft Office 2010 ou independente, visite: Office.com. 31

35 Requisitos/divulgação de recursos Office Mobile 2010 O Office Mobile não está incluso em aplicativos ou pacotes do Office 2010, ou no Web Apps. O Office Mobile 2010 será lançado em Windows phones (Windows Mobile 6.5 ou superior) de acordo com a disponibilização geral do Office Links fornecidos neste guia de produto Alguns links fornecidos neste guia não estarão disponíveis até a disponibilização geral do Microsoft Office Este documento é fornecido no estado em que se encontra. As informações e exibições expressas neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser alteradas sem aviso prévio. Você assume o risco inerente à sua utilização. Alguns exemplos descritos neste documento destinam-se somente a fins de ilustração e são fictícios. Nenhuma associação ou conexão é intencional ou deve ser inferida. Este documento não oferece a você quaisquer direitos legais sobre propriedade intelectual em qualquer produto da Microsoft. Este documento pode ser copiado e usado para fins internos e de referência Microsoft Corp. Todos os direitos reservados. 32