Item 3 incluída orientação para uso do navegador Internet Explorer para acessar a Videoconferência. Revisão geral dos itens 3 e 4

Transcrição

1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO MAN06 TIN Rev 02 28/05/2015 MANUAL Manual da Videoconferência APLICAÇÃO Direção, Superintendentes, Gerentes. Objetivo: É uma ferramenta utilizada para reuniões, apresentações e treinamentos. Agiliza a comunicação interna e externa (unidades, setores, clientes, fornecedores, etc) otimizando tempo e evitando despesas financeiras. Controle de Revisões Nº Data Descrição 00 15/05/2014 Emissão do documento 01 04/05/2015 Item 3 incluída orientação para uso do navegador Internet Explorer para acessar a Videoconferência /05/2015 Revisão geral dos itens 3 e 4 ELABORAÇÃO Mônica Giovana Junges Auxiliar Administrativo Márcio Rodrigo dos Santos Assistente de Informática VALIDAÇÃO Ari Heck Gerente de TI Alberto Antônio Cé Coordenador Infraestrutura TI APROVAÇÃO Marcelo Ivan Schwalbert Superintendente AdministrativoFinanceiro Sumário de Atividades 1- Informações básicas Programação da Videoconferência Acesso a videoconferência Administrador da videoconferência FAQ Informações básicas A Videoconferência é uma ferramenta de comunicação onde Direção, Superintendentes, Gerentes e demais colaboradores (autorizados pelos seus respectivos gestores) poderão realizar reuniões, apresentações, treinamentos em conjunto com os colegas das unidades/setores. A Videoconferência também pode ser usada em atendimentos externos com clientes ou fornecedores. 2- Programação da Videoconferência A programação da videoconferência pode ser feita pelo superintendente, gerente ou colaborador Página 1 de 8

2 solicitante autorizado. - Reservar a sala de equipamentos da videoconferência. - Solicitar senha de acesso dos participantes da videoconferência com a Secretária Executiva. - Enviar com a programação da videoconferência para todos os participantes. Informar login, senha de acesso dos participantes e a sala (sala 01 ou sala 02) em que será realizada a videoconferência, e horário. Preferencialmente 1 dia antes da realização da mesma. 3- Acesso a videoconferência 1º passo: - Verificar a Voltagem dos aparelhos Microcomputador devem estar em 110V Telefone de áudio conferência 110/220V Televisão 220V - Verificar pilha dos acessórios controle da TV/mouse e teclado sem fio. - Verificar linha telefônica, onde está ligado o telefone de áudio conferência Fazer um teste, ligando para um ramal qualquer e pressionando a tecla verde, para encerrar a conversa, pressione a tecla vermelha. - Ligar a Televisão; - Ligar a CPU - Verificar se o cabo de rede está ligado à CPU. - Verificar equipamento, aparelho do som da videoconferência, se possui tom de linha de telefone. - Informar: Usuário: informar o mesmo usuário utilizado para acessar o micro de trabalho logo ao ser ligado. Senha: Utilizar a mesma senha do ou logon da máquina. 2º passo: Para iniciar a videoconferência, o participante deverá acessar a ferramenta: - Portal corporativo/ Ferramentas Apoio /Videoconferência usar navegador Mozilla Firefox ou google Chrome. - Outras opções de acesso: acessar endereço em caso de problemas de acesso ao Portal corporativo. São dois os tipos de acesso/ usuários à videoconferência: o acesso dos participantes e do administrador da videoconferência. Eles possuem login e senhas diferenciadas. - Participantes da videoconferência: Login: Acessar com o nome da Unidade. (Exemplo: não me toque, tio hugo, colorado) Senha: Acessar com a senha informada na programação da videoconferência, pelo solicitante da videoconferência. Sala: Acessar a sala informada na programação da videoconferência (sala 01 ou sala 02) informada pelo solicitante da videoconferência. - Administrador da videoconferência: Página 2 de 8

3 O Administrador da videoconferência possui usuário e senha diferenciada dos demais participantes: - Logar com o usuário: admin - Senha é fornecida pela Secretária Executiva, no momento da solicitação da videoconferência. - Sala: sala determinada para a realização da videoconferência (sala 01 ou sala 02) - Na aba manual, você encontrará o manual da videoconferência em caso de dúvidas. Aba Manual Após o acesso inicial à videoconferência, o usuário deverá executar as seguintes operações na tela inicial: 1. Escolher o modo de apresentação Apresentação vídeo : o administrador poderá escolher o layout da videoconferência 2. Habilitar câmera clicando no ícone Página 3 de 8

4 2- Habilitar câmera 1- escolher o modo de apresentação - Configurar webcam: clicar em permitir. Clique em Permitir para ter acesso à câmera e ao microfone Página 4 de 8

5 - Clicar em iniciar transmissão. Clique em Iniciar transmissão para ficar visível a todos os participantes da videoconferência 3. Acionar áudio conferência. O áudio pode ser habilitado de duas formas, sendo possível apenas o uso de uma de cada vez. Opção 1 Conexão por chamada telefônica: o usuário deve ligar para o ramal 150 e participar da videoconferência usando o equipamento do som da videoconferência. Nesta opção o usuário não deverá acionar o ícone de som A Opção 1 deve ser usada em todas as videoconferências realizadas nas dependências na Cotrijal. Opção 2 Acionar som para uso de notebook / fone de ouvido, clicando no ícone Somente nos casos em que o usuário realizar uma videoconferência externa, ou seja, fora das dependências da Cotrijal, deverá acionar esta opção de áudio. Para esta opção, preferencialmente utilizar fone e microfone para garantir a qualidade da videoconferência. Página 5 de 8

6 4- Administrador da videoconferência -Toda a videoconferência terá um Administrador. O Administrador é o usuário que gerenciará a sala. Geralmente se trata do solicitante da videoconferência. - O administrador poderá disponibilizar apresentações ou eleger alguém na videoconferência para fazer a apresentação (basta clicar no participante para dar autorização). - Somente o administrador tem acesso a gerenciar e organizar a sala, assim como dar permissão para os participantes falarem durante a videoconferência. - Para inserir uma apresentação, executar o passo a passo de acordo com a imagem abaixo: 2º Selecionar arquivo 3º Enviar arquivo 1º Apresentação Cadeado que define o formato da apresentação Após o administrador anexar a apresentação, deve clicar no cadeado no canto inferior direito da tela, para definir o modo padrão de apresentação a todos os participantes da videoconferência. - Permissão: Toda vez que um participante da videoconferência necessitar falar ou debater algo, o mesmo precisa clicar em levantar a mão, para que o administrador libere a vez para o participante falar. Página 6 de 8

7 em Levantar CliqueClique em levantar a a mão, paravez ser sua mão para ser sua vez de falar. de falar Opções para o Opções para o administrador administrador - A autorização para o participante falar é feita verbalmente pelo administrador. Nas opções para o administrador, ele poderá: Baixar todas as mãos: o administrador pode baixar todas as mãos que estão levantadas; Silenciar todos: o administrador pode silenciar (bloquear) todos os participantes da videoconferência; Silenciar todos exceto o apresentador: administrador (bloqueia todos os participantes, mas seleciona o apresentador) Restringir participantes: Nesta opção poderá bloquear as câmeras dos participantes. Página 7 de 8

8 - Para sair da videoconferência clicar no ícone Sair 5- FAQ 1) PERGUNTA: O que pode causar uma microfonia na videoconferência? RESPOSTA: Ter habilitado o som ou aparelho de áudio conferência próximo a televisão, onde a mesma deverá estar sem volume. 2) PERGUNTA: As pessoas não conseguem me visualizar na videoconferência? RESPOSTA: esquecer de transmitir sua webcam, configuração da webcam. 3) PERGUNTA: As pessoas não conseguem, escutar o que eu quero falar? RESPOSTA: esqueceu de ligar o aparelho áudio conferência ou ligar para o ramal da videoconferência (150), problema no ramal onde está ligado o aparelho da videoconferência. Em caso de acesso à videoconferência por notebook poderá ser um problema do áudio não configurado ou configurações do alto-falante. 4) PERGUNTA: Meu mouse ou teclado não funcionam? RESPOSTA: Verificar as pilhas ou mau contato no adaptador sem fio, que fica no computador. 5) PERGUNTA: Minha Televisão não aparece imagem? RESPOSTA: Verificar se a televisão está configurada para HDMI 1 ou o cabo HDMI está com mau contato na placa de vídeo no microcomputador. Página 8 de 8