Universidade de Brasília UnB Faculdade de Educação Física FEF Curso de Graduação em Educação Física. Nome do Evento

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1 Universidade de Brasília UnB Faculdade de Educação Física FEF Curso de Graduação em Educação Física Disciplina: Administração Desportiva Docente: Paulo Henrique Azevêdo Doutor em Ciências da Saúde Mestre em Administração MODELO DE PROJETO DE EVENTO Local e Data: Nome do Evento Empresa Promotora: (Plano de Negócio) Sumário 1. Introdução Esclarecimento sobre o tema Finalidade Importância do evento no contexto em que se insere Clientela-Alvo - Identificação e análise Período Organizadores do evento Premiação Local do Evento Serviços oferecidos Materiais necessários para os inscritos Organograma da equipe organizadora Desenvolvimento Objetivos Descrição das atividades previstas Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente Programa completo do evento Inscrições Material a ser fornecido aos participantes Cronograma de atividades Recursos Humanos - Necessários e disponíveis Atividades de divulgação e marketing Patrocínios, Apoios e Chancelas Lista de checagem e custos (por comissão) Extensão do tempo do planejamento Atividades de controle Interesse dos participantes e assistentes Regulamento Geral do Evento Atividades de limpeza, devolução dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - após o evento Data da reunião de avaliação e elaboração do relatório final do evento Retorno esperado Conclusão...6 Proibida a reprodução total ou parcial deste documento, sem a autorização do autor O planejamento é contínuo e acompanha toda a execução do projeto.

2 1. Introdução 1.1. Esclarecimento sobre o tema Sinteticamente, o que será o evento Finalidade A que se destina o projeto em longo prazo Importância do evento no contexto em que se insere Quais os argumentos potenciais que justifiquem a convicção de se realizar o evento Clientela-Alvo - Identificação e análise A quem o evento é diretamente direcionado. Relacionar as participações ilustres Período Dia 08 de julho de 2005, das 16h00min às 18h00min horas Organizadores do evento Apresentação da empresa, seu endereço completo, sua experiência e atuação no mercado, identificação minuciosa com dados completos dos participantes no planejamento nomes, endereços, telefones de contato e endereços eletrônicos (do grupo de trabalho) Premiação Qual, a quem e como será distribuída a premiação Local do Evento Nome do Local Endereço completo Como chegar ao local do evento, a partir de: a) terminal rodoviário; b) terminal ferroviário; c) aeroporto; d) alojamentos; e) outros locais Serviços oferecidos a) Alojamentos; b) Hotéis conveniados ou existentes próximos ao local; c) Reunião Social; d) Reunião Profissional; e) Passeio Turístico. Inserir dados minuciosos, com descrição do que é oferecido e preços Materiais necessários para os inscritos Uniforme; material para contatos profissionais; máquina fotográfica Organograma da equipe organizadora Ao definir o organograma, deve-se definir o chefe de cada comissão, bem como elaborar uma relação de nomes, endereços, fax e telefone de cada integrante de comissão. É importante que os chefes de cada comissão tenham relação de nomes, endereços, fax e telefone dos demais, permitindo um canal de comunicação desobstruído entre os planejadores. Sugestões para as comissões a serem criadas:. Transporte, alojamento e alimentação. Comunicação social e cerimonial. Serviços médicos. Segurança. Arbitragem. Técnica. Apoio. Infra-estrutura e equipamentos. Finanças. Secretaria e administração Docente: Paulo Henrique Azevêdo

3 2. Desenvolvimento 2.1. Objetivos Efeitos pretendidos diretamente com a execução do atual projeto. É a meta a ser atingida (devem ser previstas estratégias para a verificação do atingimento dos objetivos, o que deve ser apresentado no relatório). As ações do projeto devem conduzir para a consecução dos objetivos e devem ser previstos instrumentos para a mensuração de atingimento dos objetivos Descrição das atividades previstas Redigir o funcionamento do evento, tal como ele se encontra (a idéia de sua concepção, por parte de todos os envolvidos no processo de planejamento) Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente Como referência positiva para incentivo a patrocinadores, relatar eventos afins que tenham tido grande êxito Programa completo do evento Deve constituir um anexo após a conclusão do projeto onde deverá estar descrita cada atividade a ser realizada, o horário e os locais, além de outras informações importantes Inscrições Local (endereço completo); período; horário; taxas; requisitos; formas de pagamento Material a ser fornecido aos participantes Descrição de todo o material a ser fornecido; onde será distribuído? Quando será distribuído? Documentação a ser exigida do inscrito para receber o material? 2.7. Cronograma de atividades Deve constituir um anexo, colocado no sentido paisagem do papel, para que fique com boa visualização. O cronograma geral de atividades deverá conter: Nome do item O que deve ser feito Exemplo prático Quando vai Data e hora Dia 12 de junho, às 14 horas. Quem vai Nome da pessoa designada José Pedro O que Definir tarefa Assinar contrato de aluguel Onde vai Local Na Imobiliária Como vai Descrição dos procedimentos Levar documentos da empresa Por quê vai Motivo que justifique a tarefa Definição do local da empresa Para auxiliar na identificação das tarefas que devam fazer parte do cronograma de atividades, são apresentadas as sugestões abaixo. Sugestão de Tarefas para Antes do Evento Plano de Trabalho da Equipe Elencar e Eleger Agência de Turismo Aquisição do Material a ser Distribuído Contato com os Conferencistas Contato e Credenciamento de Agência de Turismo Contratação do Pessoal de Apoio Necessário Estudo sobre o Evento Elencar e Eleger Hotel Instalação de Serviços Auxiliares Reserva do Local do Evento Contato e Credenciamento de Hotel Levantamento: Equipamentos, Materiais e Serviços Criação da Correspondência em Geral Reserva em Hotel Providências: Equipamentos, Materiais e Serviços Impressão da Correspondência em Geral Elencar e Eleger Companhia Aérea Transporte de Material e Equipamento ao Local Distribuição da Correspondência em Geral Contato e Credenciamento de Companhia Aérea Sinalização e Preparo do Local Criação de Cartazes Reserva de Passagem para Conferencista Confecção do Controle de Freqüência Impressão de Cartazes Definição do Local de Inscrição Definição de outros Serviços durante o evento Distribuição de Cartazes Definição do Serviço de Lanchonete e Refeição Contratação de outros Serviços durante o evento Criação de Fôlderes Contratação do Serviço de Lanchonete e Refeição Montagem de balcões, estandes etc e outros. Impressão de Fôlderes Definição do Pessoal de Apoio Necessário Recebimento de Inscrições Distribuição de Fôlderes Seleção do Pessoal de Apoio Necessário Docente: Paulo Henrique Azevêdo

4 Montagem do Arquivo Definição do Material a ser Distribuído aos Participantes (Pasta, caneta etc). Sugestão de Tarefas para Durante e ao Final do Evento Recepção dos participantes Recepção aos conferencistas Traslado dos conferencistas Checagem das inscrições Entrega de material aos participantes Checagem de equipamentos e suas instalações Emissão de certificados Serviço de arquivo Correspondência em geral Implementação do serviço de informações gerais aos participantes Implementação do serviço de duplicação e distribuição de documentos Elaboração de relatório diário Implementação de apoio logístico aos conferencistas (água, café, sala de estar) Implementação do serviço de lanchonete e refeição Implementação do serviço de som Avaliação do evento junto aos participantes (questionários, entrevistas etc) Sugestão de lista de checagem (por cada comissão) - Recursos Áudios-visuais Retroprojetor Projetor de slides Projetor multimídia Vídeo cassete Aparelho de TV Aparelho de som Microfone Tela de projeção Gravação em áudio/vídeo Faixa Sinalização Faixa Propaganda - Materiais de Consumo Apagador Durex transparente Papel para copiadora Crachá identificação Apontador de lápis Envelope Papel de embrulho Proteção para crachá Barbante Etiquetas adesivas Pasta de 4 abas Papel toalha Borracha Extensões Pasta sem elástico Sabonete Caixa de elástico Extrator de grampos Percevejos Porta clipes Caneta hidrocor Fita auto-adesiva Perfuradores Água potável Canetas marca-texto Fita crepe Pincel atômico Copo descartável Caneta esferográfica Fita colorida Porta clipes Papel higiênico Carbono Flanela Porta lápis Corretivo para máquina Cartões em branco Giz branco/colorido Régua Lápis-borracha Cartolina Grampeador Tesoura Tonner Clipes Grampo Tinta branca/corante Lápis Cola bastão Cola líquida Lanterna Fita para impressora - Equipamentos e Serviços Balcão para secretaria Balcão para recepção Balcão para expositor máquina datilográfica Telefone Microcomputador impressora matricial Impressora jato tinta Impressora laser fotocopiadora Veículo para transporte Detran polícia ostensiva Corpo de bombeiros Serviço de táxi - Atividades extra-eventos (reuniões sociais, turismo) Reunião Social Reunião Profissional Passeio Turístico 2.8. Recursos Humanos - Necessários e disponíveis Devem ser previstos todos os recursos humanos: proprietários, técnicos e outros; colocar a qualificação indispensável; e confeccionar um quadro de controle de RH. Descrever quais os existentes e os que são necessários, mas que, até o presente momento ainda não foram contratados. Sugere-se que deva ser elaborado sob a forma de anexo, ao final do texto do projeto. A seguir, um exemplo de controle de recursos humanos necessários e disponíveis. Qtde Qtde Nome dos já Cargo Requisitos Saldo Necessária Disponível disponíveis 02 Auxiliar de Sv Gerais Experiência/Referência Maria Lúcia 01 Secretária Executiva Formação/Exp./Referência Docente: Paulo Henrique Azevêdo

5 Saldo Total de Recursos Humanos -02 Sugestão de profissionais que podem ser úteis na realização do evento Coordenador geral Coordenador de secretaria Coordenador de serviços gerais Coordenador do plenário e recepção Coordenador de transportes Coordenador de protocolo e mestre-de-cerimônias Recepcionistas (secretaria, recepção, auditório) Datilógrafo (digitador) Desenhista (artefinalista para cartazes, faixas, folder) Vigia noturno Operador de copiadora Operador de microcomputador Fotógrafo Encarregado de filmagens Motorista Faxineiros 2.9. Atividades de divulgação e marketing Para a elaboração e execução de um plano de marketing, há que se levarem em consideração as diferentes necessidades, expectativas e desejos do(s) mercado(s) em que se pretende atuar, além do uso efetivo das técnicas de estabelecimento de preço, comunicação e distribuição, para informar, motivar e servir aos respectivos mercados. As ações devem conter: As ações devem conter: descrição do produto/serviço; esclarecimento sobre diferencial, a vantagem competitiva; definição dos recursos humanos necessários e disponíveis; levantamento do preço unitário; determinar os mecanismos de divulgação; estabelecer como o produto será distribuído ao consumidor; escolher o ponto (se for o caso); prever as vendas (Metas de volume de produção); definir o percentual das vendas almejado em relação ao mercado total. Definir quais os veículos, como serão empregados e como serão adquiridos os recursos para estas atividades. Todos os custos dessas atividades deverão estar incluídos no item que trata dos investimentos iniciais e de custos variáveis (se for o caso). Este é um item exige muito planejamento, criatividade e minuciosa execução. Destacam-se como atividades de divulgação: Cartaz; Faixas; Panfleto; Folder; Jornal; Revista; Televisão; Rádio FM; Rádio AM; Telemarketing; Internet Patrocínios, Apoios e Chancelas Descrever quem vai financiar, fornecer produtos e emprestar seu nome para a valorização de uma parceria forte no mercado. Para auxiliar na identificação de patrocinadores, apoiadores e chancelas em eventos, são apresentadas as sugestões abaixo. Sugestões de patrocinadores, apoiadores e chancelas Rede de TVGlobo Empresa Aérea Banco Governo Hotel Papelaria Sesc/Sesi/Sest CREF/DF Revista Jornal CBCE Universidade Plano de Saúde Instituição de Fomento Lista de checagem e custos (por comissão) É uma relação de todo material necessário à implementação do evento. Cada departamento deve elaborar sua lista que será ou não confirmada pela direção ou grupo específico. Segue um exemplo sobre como elaborar. Comissão A Qtde Descrição do item Preço Unitário Preço Total 02 Aluguel de microcomputadores 100,00 200,00 Subtotal 200,00 Comissão B Qtde Descrição do item Preço Unitário Preço Total 04 Aluguel de barracas 150,00 600,00 20 Bolas 40,00 800,00 Subtotal 1.400,00 Total 1.600,00 Docente: Paulo Henrique Azevêdo

6 * Este é apenas um pequeno exemplo de levantamento de custos Extensão do tempo do planejamento Definir de quando a quando será realizada a atividade de planejamento. Observe bem que não é a execução, mas somente o planejamento Atividades de controle São reuniões e contatos pessoais e telefônicos para a checagem do cumprimento das tarefas previstas no cronograma. Ele é fundamental para a real constatação do andamento prático das atividades planejadas. Devem ser registrados sempre: data, horário e local. Nesse item deve ser definido o que será feito para se verificar constantemente se todos os integrantes da equipe organizadora estão cumprindo o que lhes foi atribuído no cronograma de atividades. Para que ocorra o controle, deve ser feita uma perfeita definição das equipes de trabalho, bem como a identificação minuciosa com endereço e telefones de contato de todos os integrantes. O controle também pode ser realizado através de ações previstas no cronograma de atividades. Nesse caso pode-se suprimir o atual item Interesse dos participantes e assistentes Justificativas de convicção de que o consumidor necessita daquele evento Regulamento Geral do Evento Colocado como um anexo, o Regulamento Geral deve tratar das normas que possibilitem que o evento transcorra da forma planejada Atividades de limpeza, devolução dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - após o evento. Se necessárias, quais as providências que devem ser tomadas para limpar o local, devolver materiais cedidos ou alugados e agradecer a colaboradores Data da reunião de avaliação e elaboração do relatório final do evento Data, hora e local da reunião de avaliação final do evento Retorno esperado Consiste na indicação do apoio de mídia e as vantagens a serem consideradas. Deve ser dada ênfase na divulgação da marca para o público estimado do evento (audiência direta) e, caso haja cobertura da mídia, a previsão do número de leitores do jornal ou telespectadores da TV. Deve estar direcionado à consecução dos objetivos propostos. 3. Conclusão Depois de bem analisados e avaliados todos os itens acima, é chegado o momento conclusivo do processo decisório, donde se conclui pela viabilidade prática ou não de se seguir em frente com o trabalho até agora desenvolvido. Docente: Paulo Henrique Azevêdo