Regulamento de Clubes e Intercâmbios para 2014

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1 Regulamento de Clubes e Intercâmbios para 2014 (Aprovado pelo Conselho de Administração da FFI em 11 de março de 2013) Os regulamentos e procedimentos contidos no presente documento foram aprovados pelo Conselho de Administração da FFI para governar todas as atividades de intercâmbios da Friendship Force. Informações adicionais e instruções podem ser encontradas no site da FFI (www.thefriendshipforce.org) ou entrando em contato com a equipe da FFI, em Atlanta, Georgia. (Nota: Todas as taxas estão cotadas em dólares dos EUA.) Índice A. Clubes da Friendship Force...3 B. Regulamento de Intercâmbios e Taxas Intercâmbios entre clubes Programas de Intercâmbios Especializados...5 a) Intercâmbios Temáticos... 5 b) Intercâmbios Globais...5 c) Intercâmbios de Descobrimento...5 d) Programas de Parceria Diretores de Intercâmbios Recrutamento de Embaixadores e Anfitriões Saúde e Mobilidade...6 a. O diretor de intercâmbio de saída determinará...6 b. O diretor de saída deve lembrar a todos os candidatos...7 c. Como os intercâmbios têm exigências físicas diferentes...7 d. Se o diretor de intercâmbio de saída tem preocupações sobre a capacidade do candidato...7 e. Enquanto a questão da atividade física se aplica Recrutamento de embaixadores de outras comunidades...7 a. A inscrição de embaixador... 7 b. O diretor de Intercâmbio (ED- Exchange Director) deve corresponder com o requerente...7 c. Se, depois de discutir o intercâmbio com o requerente...8 1

2 d. O diretor de Intercâmbio deve fornecer aos requerentes de fora de sua comunidade Prazo de recrutamento Taxa do Embaixador para a FFI...8 a. Intercâmbios entre Clubes:... 8 b. Intercâmbios especializados...9 c. Intercâmbios suplementares: Orçamento para o clube local que viaja ( Ambassador Club ) Programa do Clube anfitrião e Taxas...9 a. Para pagar o custo das atividades em grupo...9 b. Em alguns casos, o ED que recebe (host ED) pode recomendar atividades opcionais...9 c. As taxas do programa do clube anfitrião não cobre o custo do transporte...10 d. Para alguns clubes a taxa básica do programa do clube anfitrião é automaticamente ajustado...10 e) Taxas do programa do clube anfitrião são normalmente transferidas Desconto para o diretor de intercâmbio que viaja...10 a. Taxa do embaixador para a FFI...10 b. Outras Taxas: Supervisão e Acompanhamento de Intercâmbios pela FFI Vistos...11 a) O ED que viaja(embaixador) deve consultar a Embaixada ou consulado...12 b) FFI e os clubes anfitriões deverão responder rapidamente aos pedidos de documentação...12 c) O ED que viaja deve selecionar bem os candidatos para o intercâmbio...12 d) O ED deve assegurar que todos os candidatos qualificados apliquem para a sua entrevista...12 e) Os clubes de acolhimento devem reconhecer que as decisões de vistos estão além do controle Jovens Embaixadores...12 a) Jovens Embaixadores participando de um intercâmbio...12 b) Independente da participação em intercâmbios regulares...12 c) Qualquer pessoa com idade inferior a 18 anos Seguro de Viagem Avaliação de Intercâmbio Quando o embaixador cancela Cancelamento de Intercâmbio Formas de Pagamento

3 1. Cheque dos EUA: Transferência Bancária Cartão de crédito: Acordos com Bancos Nacionais de alguns países:...15 C. Oportunidades de Intercâmbios Suplementar Intercâmbios domésticos...15 a. Programação:...15 b. Duração:...15 c. Taxas:...15 d. Informando a FFI: Visitas entre clubes na Europa...16 a. Agendamento...16 b. Duração:...16 c. Um de cada vez:...16 d. Taxas...17 e. Informando a FFI Stopover ou escala...17 a. Agendamento:...17 b. Informando a FFI...17 c. Taxas:...17 d. Regulamento de Stopover para Clubes...17 A. Clubes da Friendship Force Clubes da Friendship Force recebem um licença para operar(alvará) pela FFI com a finalidade de promover a missão da Friendship Force em uma comunidade local ou região, organizando intercâmbios de chegada e saída. Cada clube é uma organização independente e não uma filial da FFI. A sua estrutura organizacional pode variar de acordo com as tradições e os requisitos legais de uma região, no entanto, todos os clubes devem ter escrito estatutos e basear-se na liderança voluntária que é selecionada pelos membros do clube. 3

4 Novo em 2014: Uma liderança forte é vital para o sucesso de qualquer clube, mas a força a longo prazo de um clube também requer um sistema de mudança periódica de líderes. Os clubes que não têm um sistema eficaz para alternar a sua liderança vai encontrar grandes dificuldades quando um líder de longas datas finalmente exonera-se. É altamente recomendado, portanto, que o clube promova a mudança de papéis de liderança em uma base regular. Mesmo com um sistema de rotação, é possível manter a experiência e orientação de um líder antigo ou fundador do clube através de cargos honoríficos que o clube pode estabelecer para esta finalidade. Clubes devem seguir o regulamento de clubes e intercâmbios da FFI incluindo as normas sobre o uso adequado do logotipo e outros materiais registrados. Para se manter ativo, o clube deve enviar anualmente a carta de renovação do alvará para a FFI (Charter Renewal Form) que inclui a aceitação do regulamento corrente da FFI pelos dirigentes do clube. A taxa de afiliação anual do clube é devida juntamente com essa licença. Além de realizar intercâmbios regulares de chegada e saída, os clubes da Friendship Force são incentivados a promover a missão da Friendship Force em suas regiões e planejar uma ampla gama de atividades locais para os seus membros para mantê-los envolvidos durante todo o ano. Isso inclui eventos sociais para os membros do clube como também programas que conectam os membros com outras associação de atividade internacional em sua comunidade. Além de intercâmbios regulares e atividades locais, os clubes também podem participar com outros clubes em atividades de intercâmbio suplementar como os intercâmbios domésticos ou stopover (escala) [ver seção C para mais detalhes]. As atividades complementares devem ser agendadas somente após os intercâmbios internacionais oficiais para o ano terem sido confirmados. É também da responsabilidade de cada clube de seguir as orientações e regulamentos para essas atividades suplementares e de pagar as taxas apropriadas. O formulário de renovação da licença do clube para 2014 deve ser enviado para a FFI o mais tardar até 15 janeiro de 2014 juntamente com a taxa de afiliação de clube de US $10 por pessoa e de US $17 por família. Esta deve ser calculada baseada no número de membros no final de ATENÇÃO esta taxa irá aumentar em 2015, como segue: A taxa de afiliação de clube vai aumentar em 2015 para US $15 por pessoa e US $25 por família. Este será baseado no número de membros no final de B. Regulamento de Intercâmbios e Taxas 1. Intercâmbios entre clubes Intercâmbios para clubes da Friendship Force são criados a cada ano pela FFI com base em uma variedade de fatores, incluindo a história do clube, a preferência e a disponibilidade dos clubes em questão. A meta do intercâmbio é normalmente 20 a 25 pessoas que viajam para uma comunidade de outro país por uma semana de 5 a 7 noites para uma experiência de homestay. Se solicitado, e se houver semanas disponíveis, uma segunda ou terceira semana poderá ser adicionada. A aceitação para ser um embaixador em um intercâmbio é feita através de inscrição, sendo os embaixadores e os anfitriões selecionados cuidadosamente para garantir a compatibilidade com o programa. O clube que viaja com os seus embaixadores para um intercâmbio de saída é responsável pelo recrutamento e preparação de cidadãos locais para a experiência de um homestay. O clube anfitrião é responsável pelo recrutamento e preparação de cidadãos da comunidade que irá abrir suas casas 4

5 para os embaixadores visitantes. Cada intercâmbio é operado sob a liderança de diretores de intercâmbios voluntários nomeados pelos clubes e em conformidade com as políticas de intercâmbios fixadas pela Friendship Force International. 2. Programas de Intercâmbios Especializados Além dos intercâmbios tradicionais de clube para clube, vários outros formatos estão sendo oferecidos: a) Intercâmbios Temáticos adicionam um foco especial para a experiência de homestay. Temas podem estar relacionados com interesses comuns (caminhadas, ciclismo, quilting, produção de vinho), educação (professores ou alunos); projetos humanitários, aprendizagem de línguas, etc. O diretor desse tipo de intercâmbio trabalha com a FFI e com o clube a ser visitado para montar um itinerário original e, em seguida, recruta embaixadores que compartilham um interesse no tema. Os embaixadores podem ser de um ou de vários clubes, ou o intercâmbio pode ser aberto a candidatos de qualquer lugar. b) Intercâmbios Globais são projetados para atrair embaixadores de qualquer lugar do mundo. Muitas vezes eles terão um tema específico ou um foco na compreensão cultural. Cada vez mais, os intercâmbios globais estão sendo organizados inteiramente pelo clube que recebe, e o recrutamento de participantes fica a cargo do marketing oferecido pela FFI. c) Intercâmbios de Descobrimento(Discover Exchanges) fornecem um itinerário completo que combina experiências de um curto homestay com viagens e atividades culturais na região. Os destinos são muitas vezes para regiões escolhidas pela FFI com a intenção de criar novos clubes. d) Programas de Parceria: De tempos em tempos a FFI irá oferecer intercâmbios com base em um acordo de parceria com outra organização. Cada um desses programas tem seu próprio conjunto de regulamentos, procedimentos e taxas. 3. Diretores de Intercâmbios Diretores de Intercâmbios (ED) oferecem a liderança necessária para intercâmbios de sucesso. Os EDs para intercâmbios de clubes são selecionados pelo clube local e trabalham junto com a FFI para fins de planejamento do intercâmbio. Os EDs para intercâmbios especializados são nomeados pelos clubes ou pela FFI. Um manual para o diretor de intercâmbio é fornecido pela FFI para orientar com o planejamento e liderança do intercâmbio. Os clubes devem conduzir o processo de nomeação do diretor muito a sério pois o sucesso do intercâmbio depende principalmente da qualidade de liderança do intercâmbio. Deve ser dada preferência a indivíduos com capacidade de liderança e experiência anterior em planejamento de intercâmbios. 4. Recrutamento de Embaixadores e Anfitriões 5

6 O diretor de intercâmbio de saída (embaixador ou ambassador) deve recrutar o maior número de candidatos qualificados que possam ser acomodados pelo clube que recebe(host), e ao mesmo tempo mantendo uma lista de espera. O diretor de intercâmbio que recebe (anfitrião ou host) deve recrutar anfitriões apropriados para receberem os embaixadores que estarão chegando. Na maioria dos casos, a meta de recrutamento de embaixadores é de pessoas. Intercâmbios com menos de 15 pessoas pode continuar a ser conduzido, na pendência de consulta com os clubes envolvidos e com a permissão concedida pela FFI. Os diretores devem procurar tanto dentro do clube como também na comunidade em geral pelos embaixadores e anfitriões mais qualificados. Ser membro de um clube da Friendship Force não dever ser um requisito para se candidatar para um intercâmbio, mas os clubes podem, se quiserem, pedir para os novos participantes para se tornarem um membro do clube ao participarem do primeiro intercâmbio. Cuidados devem ser tomados para a seleção dos candidatos e a aceitação deve ser somente para aqueles que entenderem os objetivos da organização. Os clubes devem evitar o processo automático de aceitar qualquer candidato que se inscreva para o intercâmbio. Os diretores de intercâmbios tanto de saída como de chegada são aconselhados a seguir os procedimentos no manual do diretor de intercâmbio para garantir uma experiência de intercâmbio bem sucedida. O manual está disponível no site da FFI. Um programa de treinamento por DVD também está disponível mediante solicitação. 5. Saúde e Mobilidade Intercâmbios da Friendship Force destinam-se a convidar pessoas de todas as idades e backgrounds para participar. Isso inclui crianças, idosos participantes, bem como aquelas com deficiência. No entanto, candidatos com necessidades especiais poderá ser aceito somente se o diretor de intercâmbio anfitrião concordar com antecedência que o clube anfitrião poderá atender a essas exigências especiais. Isto é para proteger a segurança e o conforto do embaixador, bem como a integridade do clube anfitrião. Além dos candidatos a embaixador que tenham necessidades especiais, é importante reconhecer que o nível de atividade física necessária para um intercâmbio da Friendship Force varia de acordo com a situação de hospedagem, bem como o itinerário do programa. Portanto, o diretor de intercâmbio de saída deve observar as seguintes diretrizes para assegurar que ele aceite somente os candidatos que podem satisfazer as exigências físicas do intercâmbio. Se o diretor tiver alguma dúvida sobre esses regulamentos, ele deve discutir sobre isso com a equipe da FFI para esclarecimento e orientação: a. O diretor de intercâmbio de saída determinará juntamente com o clube anfitrião sobre o nível de atividade física que será necessária durante o intercâmbio, incluindo a quantidade de caminhada exigida como também as condições de vida e tipo de transporte que será utilizado durante o intercâmbio. O diretor de saída irá fornecer esta informação aos candidatos, por escrito, antes de sua aceitação para o intercâmbio. O diretor deve considerar a habilidade de cada candidato para cumprir as exigências físicas do intercâmbio quando decidir se deve ou não aceitar a inscrição do candidato ao intercâmbio. 6

7 b. O diretor de saída deve lembrar a todos os candidatos para levar a sério as perguntas em relação à sua saúde no questionário de inscrição para ser um embaixador. ESTAS PERGUNTAS SÃO PARA SUA PRÓPRIA SEGURANÇA e deve ser concluída honestamente. Se o diretor descobre que um embaixador não forneceu informações completas e verdadeiras, essa pessoa pode ser removida do intercâmbio a suas próprias custas. c. Como os intercâmbios têm exigências físicas diferentes, o diretor de intercâmbio não deve aceitar automaticamente sócios do clube para um intercâmbio. Só os candidatos que são capazes de demonstrar ao diretor sua capacidade para cumprir as exigências físicas do intercâmbio deve ser aceito. d. Se o diretor de intercâmbio de saída tem preocupações sobre a capacidade do candidato para cumprir as exigências físicas de um intercâmbio, ele pode pedir ao candidato para fornecer referências relativas a habilidades físicas dele. A critério do diretor, isso poderia incluir a exigência de fornecer um atestado médico que indique que o candidato tem capacidade de cumprir as exigências do intercâmbio. Em tais casos, o diretor deve oferecer uma declaração exata quanto ao tipo de atividades e as condições de vida esperado durante o intercâmbio. NOTA: Esta preparação é para proteger a saúde e a segurança do candidato a embaixador. e. Enquanto a questão da atividade física se aplica principalmente aos candidatos a embaixadores, os diretores do clube que recebe deve também garantir que somente os anfitriões qualificados sejam selecionados para o intercâmbio. Uma vez que os anfitriões muitas vezes são esperados para participar em atividades de intercâmbio diversas, como também fornecer uma variedade de atividades individuais para os embaixadores, apenas aqueles capazes de realizar essas atividades devem ser selecionados como anfitriões. Além disso, se o host irá dirigir o embaixador durante o intercâmbio, é fundamental que somente aqueles que estejam totalmente qualificados para cumprir com esta responsabilidade sejam aceitos. 6. Recrutamento de embaixadores de outras comunidades A crescente publicidade de intercâmbio via s e catálogo da FFI on-line, juntamente com a flexibilidade de viagem, tem tornado mais fácil que embaixadores de qualquer lugar do mundo participem de um intercâmbio. Como resultado, o diretor de intercâmbio que viaja, cada vez mais, procura por candidatos qualificados fora de suas próprias comunidades para fazer parte do seu intercâmbio. Uma vez que estes candidatos não podem participar de workshops ou encontrar pessoalmente com o ED, outras técnicas são necessárias para garantir que apenas os candidatos qualificados sejam aceitos no intercâmbio. Diretores de intercâmbios que pretendam recrutar embaixadores fora de sua comunidade devem seguir estas diretrizes: a. A inscrição de embaixador terá a seguinte declaração: "Se você não for capaz de encontrar pessoalmente com o diretor de intercâmbio, você será solicitado a fornecer referências e outras documentação necessárias." Isso permitirá que o ED possa solicitar referências, conforme necessário para apoiar a inscrição. b. O diretor de Intercâmbio (ED- Exchange Director) deve corresponder com o requerente via e também falar com ele ou ela por telefone. Se o requerente se encontra em um país diferente, o ED pode solicitar a assistência da FFI para fazer contato direto para entrevistar os candidatos. A/O ED deve ter várias conversas ou s com o candidato, incluindo uma discussão detalhada sobre o intercâmbio e por que o candidato está interessado em participar. 7

8 c. Se, depois de discutir o intercâmbio com o requerente, o/a ED quiser considerá-lo para o intercâmbio, a/o ED deve obter pelo menos uma referência por escrito para o requerente. Isto deve ser do presidente do clube do requerente ou outro clube de referência adequado. Clubes que são convidados a fornecer referências devem ser honestos ao responder às perguntas do ED. O requerente também pode ser solicitado a fornecer um ou mais referências de pessoas que não são da Friendship-Force, que pode ser contactado pelo ED. No caso de um candidato que não é atualmente um membro de um clube Friendship Force, pelo menos, duas referências devem ser obtidas. Se a pessoa não é membro de nenhum clube da FF, mas mora em uma comunidade que tem um clube, eles também podem ser convidados a encontrar pessoalmente com o líder do clube local. d. O diretor de Intercâmbio deve fornecer aos requerentes de fora de sua comunidade todo o mesmo material que é fornecido a candidatos locais nas oficinas de participação de intercâmbio (workshops). Para facilitar este processo e fornecer um meio adicional para a comunicação pré-intercâmbio, o ED pode querer estabelecer um fórum de interactivo com todos os embaixadores que participam no intercâmbio. 7. Prazo de recrutamento A lista dos embaixadores devem ser enviadas para o clube anfitrião (s) e para FFI 60 dias antes da saída para o intercâmbio. Os formulários de Ambassador/Host Application e Agreement Forms deve ser preenchido e assinado por cada embaixador e host. Os diretores de intercâmbios respectivos retem esses formulários. Deixar de cumprir os prazos especificados pode resultar em um novo agendamento ou cancelamento do intercâmbio, com a hospedagem sendo atribuído a outro clube. 8. Taxa do Embaixador para a FFI Qualquer atividade entre os clubes que envolve o fornecimento de hospedagem durante uma noite é considerado um programa oficial da Friendship Force. (A única exceção é a de um intercâmbio doméstico entre clubes nas mesmas proximidades com pernoites entre 1 e 3 noites.) Uma taxa para a FFI é apropriada e cobrado por cada atividade, com base nos regulamentos aprovados pelo Conselho de Administração da FFI. As taxas são usadas para apoiar a atividade de intercâmbio e também para proporcionar o financiamento necessário para manter a FFI como uma organização internacional forte. Uma explicação completa das finanças da FFI podem ser encontradas na seção de club resources no site da FFI. a. Novo em 2014: Intercâmbios entre Clubes: Cada embaixador paga uma taxa de embaixador para a FFI pela experiência com a Friendship Force. Taxas de embaixador para a FFI são devidas a FFI 60 dias antes da partida do intercâmbio. Para intercâmbios de clube em 2014 a taxa de embaixador da FFI é de 165 dólares por semana (5-7 noites) quando o intercâmbio é proveniente dos EUA e uma taxa de 140 dólares por semana quando o intercâmbio é proveniente dos demais clubes fora dos EUA. 8

9 b. Intercâmbios especializados: As taxas para intercâmbios especializados incluem todas as atividades que fazem parte do programa de intercâmbio formal, bem como as taxas para a FFI. Cada intercâmbio nesse caso é único: o total das taxas variam de acordo com a duração e o custo do programa. Os vários custos são levantados pelo ED e aprovado pela FFI e apresentado como um preço global. c. Intercâmbios suplementares: Consulte a seção "C" abaixo para as taxas para esse tipo de atividades. 9. Orçamento para o clube local que viaja ( Ambassador Club ) Até 25 dólares por pessoa pode ser adicionado ao custo de um intercâmbio para ser retido pela comissão de intercâmbio do clube embaixador(o clube que viaja). Estas taxas cobrem os custos de administrar o intercâmbio a nível local e são recolhidas e retidas pelo clube, e não pela FFI. Essas taxas não são reembolsáveis no caso do embaixador desistir de participar do intercâmbio ou no caso do intercâmbio ser cancelado. 10. Programa do Clube anfitrião e Taxas O clube anfitrião é responsável por fornecer um programa interessante e cultural para os embaixadores. Além de atividades planejadas em grupo, o diretor de intercâmbio que recebe deve assegurar que os embaixadores tenham tempo suficiente com seus hospedeiros e também que os embaixadores possam explorar a área por conta própria. Os custos de atividades fora de casa (aqueles não planejados pelo clube anfitrião) devem ser pago pelos embaixadores. a. Para pagar o custo das atividades em grupo, clubes anfitriões receberão uma taxa ( host fees ) de 100 dólares por embaixador (incluindo a taxa do ED) por semana de hospedagem (5-7 noites). A taxa pode ser usada para pagar as recepções de boas-vindas e despedida e para outras atividades em grupo que ofereça aos embaixadores uma excelente orientação cultural da cidade e região hospedeira. A taxa também pode ser utilizada, a critério do clube anfitrião, para permitir que os anfitriões participem destas atividades. b. Em alguns casos, o ED que recebe (host ED) pode recomendar atividades opcionais que não são cobertas pela taxa de 100 dólares. Se o ED visitante ( Ambassador ED ) concorda, a taxa para o clube anfitrião (host fee) pode ser aumentada em prol do enriquecimento do programa oferecido para o intercâmbio. No entanto, se essa taxa ultrapassa o custo original de 100 dólares, o ED que recebe e que organizou o programa deve apresentar um orçamento completo de todas as atividades, tanto o programa cultural básico como as outras atividades inseridas para a revisão do ED visitante. Este orçamento deverá ser apresentado antes do intercâmbio para que não haja surpresas. Após o intercâmbio, o ED que recebe irá apresentar o orçamento contábil das despesas gastas para o ED visitante. 9

10 c. As taxas do programa do clube anfitrião não cobre o custo do transporte de embaixadores de seu local de chegada para a comunidade onde o grupo será recebido/ acolhido e nem o retorno para o local de partida ou de quaisquer excursão antes ou após a semana de intercâmbio. Se o ED que visita pede ajuda para o ED que recebe com qualquer tipo de excursão/transfer, esses custos devem ser combinados com antecipação e deve ser registrado como transfers e custos com excursão. Estes custos extras não devem ser considerados parte da taxa para o programa que o clube anfitrião oferece. Como também deve ser tratado separadamente, com pagamento e detalhes da contabilidade organizada entre os dois diretores de intercâmbio. d. Para alguns clubes a taxa básica do programa do clube anfitrião é automaticamente ajustado para um valor acima da taxa normal de 100 dólares e aprovado pela FFI. Isto é devido ao custo padrão de passeios e transporte em certas cidades ser mais alto e necessário para prever os embaixadores durante o intercâmbio. O ED que viaja será notificado desta situação logo no início do processo de planejamento de intercâmbios. e) Taxas do programa do clube anfitrião são normalmente transferidas diretamente do clube embaixador para o clube anfitrião de uma forma mutuamente aceitável, a menos que seja autorizado pela FFI. Os 100 dólares devidos ao clube que recebe não é reembolsável se um embaixador cancela e desiste de participar do intercâmbio com menos de 60 dias antes da partida e, portanto, a taxa deve ser transferida para o clube anfitrião juntamente com as taxas dos demais embaixadores participantes. No caso do clube embaixador(que viaja) não pague por todos os embaixadores confirmados, a FFI poderá antecipar o pagamento faltante para o clube anfitrião e cobrar ao clube embaixador mais tarde. 11. Desconto para o diretor de intercâmbio que viaja É apropriado para o ED embaixador(que viaja) "ganhar" parte ou a totalidade do custo básico do intercâmbio da Friendship Force (inclusive os intercâmbios Suplementares) a que ele ou ela é líder. O oferecimento de parte ou todo o custo do intercâmbio como uma "bolsa ganha" reconhece a responsabilidade associada com a liderança de um intercâmbio e também pode motivar o ED para recrutar um intercâmbio com um grupo completo (21 pessoas). Cada clube deve adotar um regulamento por escrito sobre a bolsa ganha. Esta política deve ser divulgada dentro do clube para que todos os membros fiquem cientes dessa norma. Diretores de Intercâmbios devem cotar o valor total de seus intercâmbios, em conformidade com a política do clube. Qualquer membro de um clube que se junta ao intercâmbio de outro clube deve aceitar o regulamento do clube que rege o ED que viaja. (ambassador ED). a. Taxa do embaixador para a FFI: O ED embaixador(que viaja) receberá um desconto pro-rateado da Taxa de Programa do Embaixador para a FFI se há pelo menos quinze embaixadores pagando as taxas completas do intercâmbio. O ED não pagará nada a FFI se há pelo menos vinte embaixadores pagando a taxa completa da FFI. 10

11 [No caso do clube anfitrião receber menos que os 20 necessários para receber a taxa free, o ED ainda assim receberá a taxa free se o intercâmbio está completo de acordo com a capacidade máxima de hospedagem do clube que recebe.] b. Outras Taxas: Dependendo do regulamento do clube que viaja, uma bolsa para o ED pode incluir alguns ou todos os seguintes: (a) despesas de deslocamento de e para a comunidade de acolhimento, (b) os custos de viagem e turismo quando estes são parte do programa e não opcional, (c)taxas para o programa do clube que recebe. Não é apropriado incluir as despesas opcionais e pessoais, incluindo passaporte, taxas de visto, etc 12. Supervisão e Acompanhamento de Intercâmbios pela FFI Para assegurar que o intercâmbio da Friendship Force forneça experiências culturais de alta qualidade para todos os embaixadores e anfitriões, FFI irá acompanhar cada planejamento e recrutamento de intercâmbio. Isto inclui: (a) a nomeação de todos os diretores de intercâmbios no prazo e seleção de datas de intercâmbio com antecedência, (b) a confirmação a tempo de um itinerário final e preço, (c) recrutamento de embaixadores e hosts qualificados, e (d) pagamento das taxas de acordo com as diretrizes da FFI. Quando perguntado, o ED que viaja deverá apresentar a FFI as informações atuais sobre os detalhes do intercâmbio, o progresso no recrutamento de embaixadores, nomes e idades dos embaixadores em potencial, e o status do pagamento de taxas. Esta informação pode ser útil para determinar se o intercâmbio está progredindo corretamente ou se é necessário apoio adicional do clube do ED, outros clubes, líderes da região, ou da FFI. Na maioria dos casos, a intervenção precoce para um intercâmbio em dificuldades pode levar a um intercâmbio bem sucedida. Se, no entanto, é determinado que o recrutamento de embaixador não é satisfatório, a FFI pode cancelar ou reagendar o intercâmbio e transferir a semana de hospedagem disponível para outro clube que consta na lista de espera que é mantido pela FFI. 13. Vistos Clubes em alguns países encontram dificuldades em obter vistos para os seus intercâmbios de saída. Como resultado, os procedimentos de planejamento regular da FFI pode precisar ser modificado para os seus intercâmbios. É importante para o clube anfitrião reconhecer que estas situações difíceis são muitas vezes aquelas em que a missão da Friendship Force é mais necessária. Portanto, clubes anfitriões são encorajados a aceitar o intercâmbio com os clubes desses países e trabalhar com a FFI e os embaixador do clube para realizar esse intercâmbio. 11

12 É de responsabilidade do diretor de intercâmbio que viaja determinar que vistos serão necessários, se houver, para viajar para o clube anfitrião (s). Isto deve ser feito logo que o intercâmbio é atribuído. Se existe a expectativa de que a obtenção de vistos será um problema, os seguintes passos devem ser seguidos: a) O ED que viaja(embaixador) deve consultar a Embaixada ou consulado do país de acolhimento o mais rápido possível para determinar quais as medidas necessárias para aplicar para vistos. b) FFI e os clubes anfitriões deverão responder rapidamente aos pedidos de documentação sobre a experiência da Friendship Force. No entanto, o clube embaixador não deve esperar que as famílias de acolhimento (os hosts) façam convites pessoais que incluam garantias de apoio financeiro. c) O ED que viaja deve selecionar bem os candidatos para o intercâmbio e rejeitar qualquer um que possa ser um risco para o não regresso ao seu país de origem. Isto é muito importante porque qualquer violação tornará difícil ou impossível para embaixadores da Friendship Force no futuro receber vistos para aquele país. d) O ED deve assegurar que todos os candidatos qualificados apliquem para a sua entrevista o mais rapidamente possível, a fim de evitar decisões de última hora. e) Os clubes de acolhimento devem reconhecer que as decisões de vistos estão além do controle do clube embaixador e que muitas vezes a decisão é tomada no último minuto. Em tais situações, o clube anfitrião é encorajado a manter em aberto a possibilidade de sediar o intercâmbio, mas para evitar fazer compromissos firmes até que os vistos foram emitidos. Em alguns casos isso pode significar esperar até pouco antes do intercâmbio para fazer a distribuição de hospedagem e arranjos finais do programa. 14. Jovens Embaixadores a) Jovens Embaixadores participando de um intercâmbio regular da Friendship Force (inclusive os suplementares) receberão um desconto de 50% sobre a taxa do programa de embaixador para a FFI. O desconto não se aplica a intercâmbios especificamente para jovens embaixadores, que terá os seus próprios honorários. Um embaixador jovem é definido como alguém de 18 anos de idade ou menos ou um estudante em tempo integral de 26 anos de idade ou menos. Crianças menores de dois anos que participam de um intercâmbio com um dos pais não será cobrada qualquer taxa do programa de intercâmbio ( FFI e clube anfitrião). b) Independente da participação em intercâmbios regulares, FFI pode de vez em quando organizar intercâmbios que são projetados especificamente para estudantes e jovens. Cada intercâmbio para estudantes / jovens terá um itinerário que será desenvolvido em conjunto pelos líderes do clube embaixador e anfitrião. Eles também irão determinar os preços, hospedagem e arranjos de supervisão de um adulto adequado para esse intercâmbio em particular. Antes do intercâmbio, o ED embaixador irá fornecer o host ED documentação completa para cada estudante embaixador / jovens sobre os seguros médicos, a autorização dos pais, e 12

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