MANUAL FINANCEIRO TÍTULO: VIAGEM AO EXTERIOR

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1 a MANUAL FINANCEIRO SUMÁRIO 1. Objetivo 2. Campo de aplicação 3. Referências 4. Condições gerais 5. Rotina 6. Responsabilidades 7. Anexos A, C e E (normativos) 8. Anexos B, D e F (informativos) 1. OBJETIVO Esta Norma estabelece os procedimentos para o afastamento do País de empregado, para tratar de assuntos de natureza técnica e de interesse da Embrapa, para atender a convites de entidades estrangeiras, bem como para viagem de colaborador eventual (convidado). 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta Norma se aplica a todas as Unidades da Embrapa. 3. REFERÊNCIAS Norma deste Manual, Deliberação nº 1/2006, de 11/10/2006, BCA nº 50 de 06/11/2006, Resolução Normativa nº 6, de 30/05/2007, BCA nº 24 de 11/06/ CONDIÇÕES GERAIS Para efeito desta Norma será considerado empregado todos os detentores de matrícula funcional na Embrapa, exceto os estagiários e bolsistas Nos casos de treinamento de curta e de longa duração para empregado, os procedimentos a serem seguidos pela Unidade, são os estabelecidos pelas normas de afastamento do País, em vigor, do Departamento de Gestão de Pessoas - DGP. PALAVRAS-CHAVE: VIAGEM AO EXTERIOR REVISÃO 3 SEÇÃO DO MANUAL ELABORAÇÃO DAF VERIFICAÇÃO GPR APROVAÇÃO RN nº 36 DATA 28/11/2007 ASSINATURA/RUBRICA PÁGINA 120

2 4.2 - O afastamento do País em caráter eventual ou transitório de empregado, bem como de colaborador eventual, somente será efetuado quando o trabalho/serviço for de grande interesse, levando-se em consideração os possíveis benefícios que poderão trazer para a Embrapa São competentes para autorizar o afastamento do País os Ordenadores de Despesa abaixo: a) Diretor Executivo; b) Chefe de Unidade Central; c) Chefe/Gerente-Geral de Unidade Descentralizada. d) Coordenador Técnico de UEP; e) Gerente Local de Escritório de Negócios É vedada a autorização de viagem nos seguintes casos: a) a empregado que se encontra em gozo de férias ou licença; b) a empregado detentor de qualquer adiantamento com prestação de contas vencida na Embrapa; c) a empregado responsável por 3 (três) adiantamentos pendentes de prestação de contas; d) a colaborador eventual detentor de qualquer adiantamento com prestação de contas vencida na Embrapa A viagem que tenha seu início a partir de sexta-feira, sábado ou feriado, bem como a sua extensão até domingo, segunda-feira ou feriado deverá ser devidamente justificada A Unidade encaminhará ao DGP, para análise e aprovação, via Sistema Diárias e Passagens, o pedido de viagem ao exterior do favorecido, juntando a seguinte documentação: a) papeleta de afastamento do País, devidamente preenchida e assinada pelo favorecido e pelo Ordenador de Despesa, em 4 vias, de acordo com o modelo estabelecido pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento MAPA; b) carta convite ou carta de aceite emitida pela instituição promotora e/ou patrocinadora do evento, oficial, e sua tradução, se escrita em outro idioma que não o português; 2/20

3 c) correspondência da instituição patrocinadora, assumindo o compromisso do custeio das despesas com a viagem do empregado, especificando os benefícios e seus valores, quando a viagem não for custeada pela Embrapa; d) pedido de emissão ou prorrogação do passaporte oficial (azul), por meio de formulário próprio do Itamaraty, devidamente preenchido e assinado; e) cópia da carteira de identidade, do título de eleitor e do(s) comprovante(s) da última votação, ou certidão de quitação eleitoral; f) duas fotografias 5x7, fundo branco, colorida, datada (no máximo seis meses antes da data a ser protocolado o processo no MAPA/Itamaraty) e, no caso dos homens, de terno e gravata; g) formulário próprio de pedido de visto da(s) embaixada(s) referente(s) ao(s) País(es) de destino, devidamente preenchido, datado, assinado e com foto, quando for o caso; h) pedido de emissão de seguro de saúde, quando este for pago pela Embrapa, de acordo com formulário próprio Quando a viagem for com ônus para a Embrapa, o afastamento fica condicionado à existência de disponibilidade orçamentária/financeira O DGP informará à Unidade a disponibilidade de recursos, devendo o favorecido apresentar à Área de Recursos Humanos da Unidade toda a documentação exigida para conferência e autorização do Ordenador de Despesa da Unidade Após a autorização do Ordenador de Despesa da Unidade, o processo completo deverá ser encaminhado ao DGP, obrigatoriamente, com antecedência de pelo menos 20 (vinte) dias úteis antes da data do início da viagem O DGP confere a documentação e submete o processo à apreciação do Diretor Supervisor da Unidade, que após exame e concordância encaminhará ao Diretor- Presidente para aprovação No caso das Unidades Centrais, o processo será encaminhado ao.gabinete do Presidente GPR, que após exame e concordância.submeterá ao Diretor- Presidente para aprovação Após a aprovação do processo pelo Diretor-Presidente, o DGP encaminhará a documentação ao MAPA, para aprovação ministerial e posterior publicação no Diário Oficial da União DOU Após a aprovação ministerial e publicação no DOU, o DGP emitirá o Adiantamento de Viagem - AV, o pedido de Seguro de Vida e a Requisição de Transporte RT. 3/20

4 O DGP encaminha ao DAF a AV para providência de pagamento das diárias e à Agência de Viagem a RT e o pedido de Seguro de Vida O DAF coloca à disposição do favorecido o adiantamento relativo ao pagamento das diárias A Agência de Viagem encaminha ao DGP o cartão de seguro e a passagem aérea para ser entregue ao favorecido No Adiantamento de Viagem AV conterá declaração firmada pelo empregado que receber o adiantamento (passagem e numerário), autorizando a retenção em folha de pagamento do valor adiantado, no caso de descumprimento do prazo de prestação de contas da viagem A Embrapa custeará as despesas de viagem (hospedagem, alimentação e transporte urbano), através do pagamento de diárias de conformidade com a Tabela de Diárias para viagens de curta duração no exterior, com base nas especificidades de período, valores e adicionais por dia de viagem, estabelecidos pelo Diretor-Presidente da Embrapa em ato próprio A passagem aérea deverá ser adquirida em tarifa economicamente mais vantajosa para a Embrapa, de acordo com as rotas existentes Após o retorno da viagem, o favorecido fica obrigado a apresentar, no prazo de até 10 (dez) dias úteis, a PCV ao Ordenador de Despesa da Unidade acompanhada da seguinte documentação: a) 2 vias do Relatório Técnico da Viagem; b) cartões de embarque; c) bilhetes de passagens aéreas (tradicionais/eletrônicos), se houver O Ordenador de Despesa da Unidade, após análise da PCV, encaminha a documentação ao DGP, retendo a 2ª via do Relatório Técnico da Viagem Quando na PCV houver saldo a devolver o favorecido deverá providenciar a devolução a Embrapa, utilizando a taxa cambial vigente no dia do fechamento do câmbio do adiantamento, anexando o documento da devolução à PCV Quando a viagem não se realizar, o favorecido, através do SRH, deverá devolver à Embrapa os valores recebidos (passagem e numerário) no prazo de até 2 (dois) dias úteis após o recebimento do numerário, devendo a Área de Orçamento e Finanças da Unidade promover o recolhimento na conta da Embrapa e providenciar o recebimento do crédito dos bilhetes de passagem não utilizados Não ocorrendo a apresentação e regularização da prestação de contas nos prazos estabelecidos, cabe ao Ordenador de Despesa da Unidade: 4/20

5 a) NO CASO DE EMPREGADO Tomar providências junto ao empregado devedor para regularização da pendência, ou determinar o desconto em folha de pagamento do valor total da viagem (valor da passagem e numerário recebido). b) NO CASO DE COLABORADOR EVENTUAL Entrar em contato com o devedor informando sobre a pendência, comunicando-lhe que estará impedido de realizar nova viagem até a sua regularização ou adotar outras medidas legais cabíveis Para a conversão das diárias deverá ser utilizada a taxa cambial vigente no dia do fechamento do câmbio do adiantamento O DGP encaminhará ao DAF, juntamente com a Folha de Pagamento, um relatório contendo o nome dos empregados devedores de cada Unidade e os valores retidos (numerário e passagens), correspondente às viagens com prestações de contas vencidas O DAF, com base no relatório de retenções das viagens com prestações de contas vencidas, providenciará a transferência de recursos financeiros às Unidades de lotação dos respectivos empregados devedores Independentemente do processo de retenção em Folha de Pagamento, o empregado deverá apresentar a sua prestação de contas e regularizá-la no menor prazo possível Após a apresentação e regularização da prestação de contas, a Área de Orçamento e Finanças da Unidade providenciará a devolução ao empregado do valor retido em Folha de Pagamento, encaminhando a documentação ao DGP para a devida baixa na ficha financeira do empregado e remessa ao MAPA de uma via da documentação, arquivando os originais Após a emissão do bilhete de passagem pela empresa aérea, qualquer mudança de trecho ou de horário de vôo, por interesse do favorecido, as providencias e ônus são de sua responsabilidade No caso de mudança de trecho ou de horário, troca ou cancelamento de vôo por interesse da Embrapa, ou por impossibilidade de realização da viagem, o favorecido deverá fazer uma justificativa quando da prestação de contas, ficando o ônus das despesas cobradas de responsabilidade da Embrapa. 5/20

6 4.27- Haverá incidência de encargos e tributos sobre diárias pagas no mês ao empregado, pelo seu valor total, sempre que exceder a 50% (cinqüenta por cento) da sua remuneração mensal Caso exista trecho de passagem não utilizado ou diferença de tarifa, o favorecido informará na prestação de contas para que sejam tomadas as providências de recebimento do crédito junto à Agência de Viagem O Ordenador de Despesa da Unidade informará ao DGP, por escrito, qualquer alteração porventura ocorrida em relação aos dados da viagem inicialmente previstos, devendo constar na PCV a justificativa das alterações O Ordenador de Despesa da Unidade será o responsável pelo fiel cumprimento dos procedimentos definidos neste Manual A inobservância dos critérios, procedimentos e princípios estabelecidos nesta Norma, sujeitará o responsável ao ressarcimento dos danos causados à Embrapa, sem prejuízo das penalidades disciplinares cabíveis Cabe à AUD examinar, a qualquer tempo, o cumprimento dos procedimentos contidos neste Manual. 5. ROTINA Os procedimentos para adiantamento de viagem ao exterior e a correspondente prestação de contas, obedecerão os seguintes passos: AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM AO EXTERIOR AV Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 1 Ordenador de Despesa 2 Ordenador de Despesa Analisa a necessidade e a conveniência do pedido da viagem ao exterior, verificando se o favorecido é detentor de algum adiantamento com prestação de contas vencida; Não havendo adiantamento pendente, autoriza e encaminha o pedido da viagem ao DGP, para apreciação e aprovação; 6/20

7 3 DGP Após análise e verificação da disponibilidade de recursos, comunica à Unidade a aprovação, devendo o favorecido apresentar toda a documentação à Área de Recursos Humanos; AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM AO EXTERIOR AV Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 4 Área de Recursos Humanos 5 DGP 6 DGP 7 DGP 8 DGP Encaminha ao DGP o processo completo, obrigatoriamente, com antecedência de pelo menos 20 dias úteis antes da data do início da viagem; Confere a documentação e submete à apreciação do Diretor Supervisor, no caso de Unidades Descentralizadas, e ao Chefe do GPR, no caso de Unidades Centrais, que após exame e concordância encaminhará para aprovação do Diretor-Presidente da Embrapa; Após a aprovação do processo pelo Diretor-Presidente, a documentação é enviada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento -MAPA para autorização ministerial e posterior publicação no Diário Oficial da União DOU; Após a publicação no DOU, emite a AV, a RT e o pedido de seguro de viagem; Encaminha à Área de Orçamento e Finanças a AV, para as providencias de pagamento; DAF-130 DAF-131 DAF-131 7/20

8 9 DGP 10 DGP Encaminha à Agência de Viagem a RT para emissão da passagem aérea, e do seguro de viagem; Recebe da Agência de Viagem o bilhete de passagem e o cartão de seguro de viagem e encaminha à Área de Recursos Humanos; DAF AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM AO EXTERIOR AV Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 11 Área de Orçamento e Finanças Providencia o pagamento da AV, comunicando, de imediato, à Área de Recursos Humanos; DAF Área de Orçamento e Finanças Após a confirmação da Área de Orçamento e Finanças, a Unidade comunica ao favorecido que o adiantamento, a passagem aérea e o cartão de seguro, estão à sua disposição; 13 Área de Orçamento e Finanças Mantém a AV junto com os demais documentos, para baixa nos controles internos e impressão do movimento do dia, por meio da transação >IMPCONFORM, OPÇÃO OB ; DAF REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE RT Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 1 Agência de Viagem 2 Agência de Viagem Recebe a RT, emite o bilhete de passagem, encaminha ao DGP; Emite a fatura e anexa as RT s correspondentes, encaminhando o processo ao DRM; DAF-130 DAF-130 8/20

9 3 Agência de Viagem 4 DRM Após o recebimento da solicitação de crédito de trechos não utilizados, da Área de Orçamento e Finanças, verifica a sua existência para emissão e remessa da Carta de Crédito ao DRM; Recebe a fatura, confere com as RT s e verifica a existência de Carta de Crédito, encaminhando à Área de Orçamento e Finanças; DAF REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE RT Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 5 DAF 6 DAF Providencia o pagamento da fatura, deduzindo as Cartas de Créditos existentes; Mantém o processo de pagamento junto com os demais documentos, baixa nos controles internos e imprime o movimento do dia, por meio da transação >IMPCONFORM, OPÇÃO OB ; 5.3 PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM AO EXTERIOR PCV 1 Solicitante Preenche o relatório de viagem em duas vias, encaminha uma via ao Ordenador de Despesa da Unidade e anexa a outra via à PCV, juntamente com os cartões de embarque e, se houver, os bilhetes de passagem (tradicionais ou eletrônicos), colhe o Visto do Ordenador de Despesa da Unidade e encaminha, através da Área de Recursos Humanos, a documentação ao DGP; DAF-132 9/20

10 2 DGP 3 DAF 4 DAF Recebe a PCV, confere e encaminha uma cópia à Área de Orçamento e Finanças e outra ao MAPA, arquivando os originais; Confere a PCV e a documentação, certifica se existe algum trecho de passagem não utilizado; Existindo trecho de passagem não utilizado, solicita à Agência de Viagem a Carta de Crédito correspondente; DAF-132 DAF PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM AO EXTERIOR - PCV Nº EXECUTOR PROCEDIMENTOS FORMULÁRIO 5 DAF 6 DAF Recebe e mantém o controle das Cartas de Créditos, encaminhadas pela Agência de Viagem, para dedução nas faturas de pagamento; Mantém a PCV, juntamente com os comprovantes, no movimento do dia, para lançamento no BEC; DAF-132 DAF RESPONSABILIDADES O empregado ou colaborador eventual que receber adiantamento para atender às despesas de viagem ao exterior, são os responsáveis pela apresentação da prestação de contas dentro do prazo estabelecido nas normas internas da Embrapa. 10/20

11 ANEXO A (normativo) MODELO E INSTRUÇÃO DE PREECHIMENTO DO FORMULÁRIO ADIANTAMENTO DE VIAGEM - AV 11/20

12 Nº ANEXO B (informativo) CAMPO L E G E N D A Indicar com X se a viagem é no País ou no Exterior Sigla e número seqüencial anual da Unidade Data de emissão do adiantamento de viagem Último dia para prestação de contas do adiantamento de viagem Indicar que o adiantamento de viagem é de empregado ou de colaborador eventual Nome completo do favorecido que efetuará a viagem Matrícula do favorecido, se for empregado CPF do favorecido Cargo do favorecido Órgão de lotação do favorecido Código e nome do Banco onde será feito o crédito Código da agência bancária, inclusive o dígito verificador Número da conta bancária, inclusive o dígito verificador Código da UG Indicar a Cota Orçamentária Nome do Ordenador de Despesa Indicar o Plano de Ação Indicar a Unidade Executora Indicar o Centro de Custos /continua 12/20

13 ANEXO B (informativo) Nº CAMPO L E G E N D A Indicar o período da viagem Indicar o roteiro aéreo, separado do roteiro terrestre, indicando o meio de transporte a ser utilizado Indicar o tipo de evento Observação que julgar necessária Indicar resumidamente a finalidade da viagem Indicar a localidade de destino Data de início da viagem Data do término da viagem Quantidade de dias na capital e/ou no interior Indicar o fator para cálculo do adiantamento Valor da diária da capital e/ou do interior Valor do adiantamento em cada localidade Valor total do adiantamento em diárias Indicar se está recebendo outros adiantamentos Valor total do adiantamento de viagem Número da Solicitação de Viagem Nome da pessoa que registrou o adiantamento de viagem no sistema Data e assinatura do Ordenador de Despesa Data da impressão do adiantamento de viagem 13/20

14 ANEXO C (normativo) MODELO E INSTRUÇÃO DE PREECHIMENTO DO FORMULÁRIO REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE RT 14/20

15 ANEXO D (informativo) N CAMPO L E G E N D A Indicar com X se a viagem é no País ou ao Exterior Indicar a sigla e número seqüencial anual da Unidade Data de emissão da RT Indicar se a RT é para empregado ou para colaborador eventual Nome completo e por extenso do favorecido CPF do favorecido Órgão de lotação do favorecido Matrícula do favorecido, se for empregado Código da UG Indicar a Cota Orçamentária Nome do Ordenador de Despesa Indicar o Plano de Ação Indicar a Unidade Executora Indicar o Centro de Custos Indicar o número do bilhete de passagem aérea Indicar a companhia aérea Indicar o valor da tarifa Indicar o valor total da passagem aérea Indicar o total da RT Indicar o trecho da viagem /continua 15/20

16 ANEXO D (informativo) Nº CAMPO L E G E N D A Indicar a data de saída Indicar o número do bilhete de passagem aérea Observação que julgar necessária Indicar o número da Solicitação de Viagem Indicar o nome da pessoa que registrou a RT Data e assinatura do Ordenador de Despesa Data e assinatura de recebimento do bilhete de passagem Data da impressão da RT OBSERVAÇÃO: Neste formulário, no espaço ao lado da marca Embrapa, cada Unidade deverá acrescentar seu endereço, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição do ISS. 16/20

17 ANEXO E (normativo) MODELO E INSTRUÇÃO DE PREECHIMENTO DO FORMULÁRIO PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGEM - PCV /continua 17/20

18 ANEXO F (informativo) Nº CAMPO L E G E N D A Indicar com X se a viagem no País ou ao Exterior Sigla e número seqüencial anual da Unidade Data de emissão da PCV Último dia para prestação de contas da PCV Indicar que é empregado ou colaborador eventual Nome completo do favorecido Matrícula do favorecido, se for empregado CPF do favorecido Cargo do favorecido Órgão de lotação do favorecido Código e nome do Banco onde o favorecido tem conta Código da agência bancária, inclusive o dígito verificador Número da conta bancária, inclusive o dígito verificador Código da UG Indicar a Cota Orçamentária Nome do Ordenador de Despesa Indicar o Plano de Ação /continua 18/20

19 ANEXO F (informativo) Nº CAMPO L E G E N D A Indicar a Unidade Executora Indicar o Centro de Custos Indicar o período efetivo da viagem Indicar o roteiro realizado Indicar o tipo de evento Observação que julgar necessária Indicar os adiantamentos de viagem pagos Indicar os números das RT s pagas Indicar o total das RT s Indicar o total das diárias pagas Indicar o total das despesas aprovadas Valor total da viagem Valor do adiantamento realizado Valor da CPMF Valor a devolver à Embrapa Valor a receber da Embrapa Indicar o número do bilhete da passagem utilizado Indicar o empresa de aviação Indicar o trecho realizado Indicar o número do vôo Indicar o número da RT Observação que julgar necessária Indicar a localidade de destino, capital e/ou interior 19/20

20 ANEXO F (informativo) /continua Nº CAMPO Data de início da viagem Data do término da viagem L E G E N D A Quantidade de dias na capital e/ou no interior Valor da diária de capital e/ou do interior Total das diárias Relacionar o tipo de despesa realizada Descrever a despesa realizada Indicar o documento comprovado Indicar o documento aprovado Indicar o número da Solicitação de Viagem Nome da pessoa que registrou a PCV Nome, data e assinatura da pessoa que atestou a PCV Nome, data e assinatura do Ordenador de Despesa que aprovou a PCV Data da impressão da PCV 20/20

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