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2 Esse material é de uso exclusivo e interno da Estácio Pa gina 2

3 CONTEÚDO 1 - Apresentação 2 - Introdução 3 - O Portal Você Aprende Mais 3.1 Por que utilizar o site para fazer seu evento e/ou ofertar seu curso livre presencial? 4- Procedimentos para a bilhetagem eletrônica de eventos acadêmicos 4.1- Dos eventos Propostas de Eventos - Organização e Apresentação Oferta de Eventos - Passo a passo Comparativo dos benefícios: evento pago x gratuito 5 - Procedimentos para a Realização de Cursos livres Presenciais 5.1. Dos Cursos Livres Propostas de Cursos - Organização e Apresentação Oferta de Cursos Presenciais - Passo a passo Benefícios para a unidade Cursos livres online 6 - Orientações gerais às unidades Processos de Remuneração Remuneração dos palestrantes (eventos) Remuneração dos professores (Cursos Livres) Administração de Custos Repasse financeiro 6.4- Das responsabilidades Responsabilidades do Você Aprende Mais Responsabilidades da Unidade Lançamento de Horas AAC Evento Acadêmico Curso Livre presencial 7 - Canais para indicação de cursos livres presenciais e eventos acadêmicos Pa gina 3

4 1 - Apresentação Os cursos Livres e as atividades de extensão assumiram um importante papel no processo de aperfeiçoamento dos profissionais que desejam ingressar e/ou conquistar mais espaço no mercado de trabalho. Além da necessária e obrigatória formação acadêmica, as atividades extracurriculares ajudam a produzir, discutir e difundir conhecimento, contribuindo para o desenvolvimento e qualificação profissional. Diante dessa realidade e para atender a nova exigência do mercado por profissionais mais preparados, o portal Você Aprende Mais espera contribuir para a operação e consolidação desse modelo de negócio dentro das unidades Estácio, atribuindo, assim, importância às atividades extracurriculares em conformidade com os conhecimentos obtidos em sala de aula para o desenvolvimento profissional dos nossos estudantes. Dessa forma, esse manual, em concordância com as políticas institucionais da Estácio, busca instruir e envolver os campi na prática de eventos acadêmicos e cursos livres presenciais complementares à formação e focados em qualificação superior. A iniciativa reúne as informações necessárias e procedimentos padronizados e aderentes às melhores práticas para que as atividades extracurriculares realizadas dentro das dependências da Estácio sejam um sucesso. 2 Introdução Nesse manual constam a metodologia e as normas a serem observadas pelos idealizadores que desejam ofertar cursos livres na modalidade presencial e/ou organizarem eventos acadêmicos, sejam internos ou externos, pagos ou gratuitos e que contam com a aprovação e o apoio da Estácio. São apresentados os detalhes operacionais e uma visão do processo de tramitação das propostas para a necessária compreensão das condições e dos prazos estabelecidos. A equipe de Cursos Livres está preparada para prestar consultoria no que tange a planejar, desenvolver e implantar a estratégia de captação e de comunicação para a oferta de cursos livres presenciais e bilhetagem eletrônica de eventos acadêmicos. Todas as informações contidas nesse manual também estão disponíveis no Portal Docente, na Intranet (Educação Continuada > Cursos Livres) e na página 3 O portal Você Aprende Mais O site Você Aprende Mais é um portal educacional de ponta que oferece diversas opções de cursos livres certificados pela Estácio, nas modalidades EAD e presencial, voltados para qualificação profissional, com o objetivo de atender a demanda do mercado de trabalho cada vez mais competitivo. Pa gina 4

5 O portal também atua no processo de divulgação e captação de eventos acadêmicos cobrados ou gratuitos, bem como na emissão do Certificado de Participação do aluno, cooperando assim com a melhor maneira possível para operacionalizar os eventos, de uma forma simples e rápida e, o melhor, sem qualquer retrabalho e/ou desgaste das unidades. Naturalmente, esse processo de captação através do Você Aprende Mais, permite a ampliação da divulgação, possibilitando às unidades a pensar em eventos e cursos voltados para a comunidade em torno do campus e, em especial, para seus alunos, bem como para eventos por área de conhecimento e/ou nicho específico. Assim, além da perspectiva de aumento da receita, a unidade tem a possibilidade de aproximar ainda mais a comunidade da instituição, aumentando também a oportunidade de impactá-las com outros produtos disponibilizados pela Estácio. 3.1 Por que utilizar o site para fazer seu evento e/ou ofertar seu curso livre presencial? Veja as vantagens em organizar cursos livres, cursos de extensão e eventos com o Você Aprende Mais: Processo de captação: Evento/Curso disponível para comercialização no site do Você Aprende Mais, em até 5 dias úteis após a sua aprovação pedagógica e financeira; Inscrições e pagamentos totalmente online, sem a necessidade de participação da unidade na operação, excluindo o processo burocrático da secretaria do campus; Acompanhamento das inscrições através de relatórios semanais disponibilizados pela equipe do Você Aprende Mais para a unidade; Suporte Help Desk em horário comercial pelo Comunicação: Criação do processo de comunicação do evento/curso (campanhas, peças, etc.) - conforme previsto nos itens e desse manual; Disponibilização do melhor e mais simples processo de oferta/captação via plataforma online (www.voceaprendemais.com.br). Certificados e Atividades Complementares: Lançamento automático das horas AAC veja casos previstos e contemplados no item 6.5 desse manual; Emissão de certificado de participação, com chancela da Estácio, disponível automaticamente para os alunos no ambiente virtual, após o lançamento da frequência ser realizado pelo responsável do evento acadêmico ou curso livre presencial. Administrativo Financeiro: Repasse INTEGRAL da receita líquida gerada na operação para a unidade; Eliminação do risco de geração de PDD para a unidade em função dos boletos vencidos e não pagos serem cancelados automaticamente nessa operação. Pagamentos no boleto bancário ou em até 10x sem juros no cartão com parcelas mínimas de R$ 15,00; Em casos de cancelamento do evento ou curso, o reembolso do valor pago será feito diretamente pelo site, sem a necessidade do aluno se dirigir a secretaria da unidade. Pa gina 5

6 4 - Procedimentos para a bilhetagem eletrônica de eventos acadêmicos Dos eventos Os eventos acadêmicos vêm se consolidando como um importante espaço de discussões e avanços para qualificação de uma determinada especialidade ou área de conhecimento, promovendo a integração do ensino e o competitivo mercado de trabalho. Neste contexto, eles estão adquirindo importância crescente, servindo para troca de experiências, ideias e conhecimentos por parte de professores e palestrantes, bem como à promoção do amadurecimento e da qualificação profissional dos participantes. Além disso, a realização de eventos acadêmicos é um importante instrumento de comunicação institucional e atividade de extensão. Quando bem planejado e organizado, contribui para intensificar o relacionamento da Estácio com seus alunos e com os diferentes públicos da comunidade. Além disso, cria novos conceitos e consolida a imagem da Instituição, de seus produtos e serviços. Para os fins desse Manual, os eventos acadêmicos organizados e realizados por iniciativa de integrantes da Universidade em parceria com o Você Aprende Mais, classificam-se conforme as modalidades citadas a seguir: Ciclo de palestras Colóquios Conferências Congressos Eventos Fórum Jornada Palestras Semana Seminários Simpósios Workshop Propostas de Eventos - Organização e Apresentação Todo e qualquer evento acadêmico da Estácio pode ter sua captação realizada através do portal Você Aprende Mais. Além de deixar o evento com um tom mais profissional, unidades e alunos possuem diversas vantagens. A seguir apresentaremos os pré-requisitos, benefícios e o passo a passo de como enviar um projeto para a equipe do Você Aprende Mais Oferta de Eventos - Passo a passo Pa gina 6

7 Toda proposta do evento acadêmico deverá ser apresentada mediante o preenchimento e envio do projeto (vide anexo 1) e, posteriormente, da planilha de viabilidade financeira (para os eventos pagos) que será analisada em conjunto com a equipe de Cursos Livres. Com o objetivo da unidade ter tempo hábil para a divulgação e captação de alunos, orientamos que as propostas sejam encaminhadas conforme os prazos abaixo: a) Eventos pagos: 45 dias de antecedência. O número mínimo de alunos dependerá da análise de viabilidade financeira conforme informado no item 5.1 desse manual. b) Eventos gratuitos: 60 dias de antecedência e no mínimo 200 pessoas. A análise das propostas de realização de eventos levará em conta: a) Atendimento dos prazos de envio do formulário; b) Preenchimento correto do formulário; c) Aprovação da proposta pela Direção de Cursos Livres; d) Para os eventos pagos fica condicionada a análise da viabilidade financeira. Veja no passo a passo abaixo como é muito fácil colocar um evento para inscrição no portal Você Aprende Mais: 1 - Contatar a Diretoria de Cursos Livres: O formulário para envio do projeto do evento está disponível no Portal Docente, no site Você Aprende Mais ( Institucional ) e na Intranet (página de Cursos Livres). Além disso, pode ser acessado diretamente através do endereço: A equipe do Você Aprende Mais orientará sobre a melhor forma de colocar o seu evento no ar. 2 - Definição do tipo da oferta do evento, se pago ou gratuito: A opção de ser cobrado ou não é indicado pelo responsável do evento e definido em conjunto com a equipe de Cursos Livres. Cobrar um valor simbólico colabora para a unidade manter a sua receita. 3 - Fechamento da programação do evento: Após a avaliação da proposta recebida, a equipe do Você Aprende Mais providenciará a divulgação do evento no site, seguindo o padrão estabelecido e aprovado pela área de Cursos Livres. 4 - Campanha de Comunicação: Nossa equipe será responsável pela coordenação e desenvolvimento dos trabalhos de criação do layout das peças publicitárias da campanha relativa ao evento. Caberá à unidade realizar o trabalho de divulgação e captação dos alunos. 5 - Relatórios de acompanhamento das inscrições: Semanalmente a unidade receberá os relatórios de captação com os dados dos alunos inscritos. Pa gina 7

8 Comparativo dos benefícios: evento pago x gratuito. Evento Pago Prazo de 45 dias para recebimento das propostas Variável: De acordo com mínimo de participantes, relacionado à viabilidade financeira da proposta Criação do layout de peças publicitárias de divulgação do evento (Cartaz A3 e ). Envio de marketing e divulgação nas redes sociais e S.I.A do aluno. Certificado de participação disponível no ambiente virtual Lançamento automático das horas AAC Acompanhamento das inscrições Operação não gera PDD para a unidade Repasse integral da receita líquida gerada na operação Evento Gratuito Prazo de 60 dias para recebimento das propostas Mínimo de 200 pessoas Criação do layout de peças publicitárias de divulgação do evento (Cartaz A3 e ). Envio de marketing e divulgação nas redes sociais e S.I.A do aluno.**sujeito a análise do evento Certificado de participação disponível no ambiente virtual Para os eventos gratuitos o lançamento das horas AAC será de responsabilidade da unidade Acompanhamento das inscrições NÃO SE APLICA NÃO SE APLICA 5- Procedimentos para a Realização de Cursos livres Presenciais 5.1. Dos Cursos Livres Os cursos livres* podem ou não atuar como cursos de extensão, entretanto, embora não façam parte da graduação como quesito obrigatório, não resta duvida que eles possuem grande importância no desenvolvimento da qualificação profissional. O ideal é que os estudantes percebam a importância dos cursos extracurriculares ainda durante a formação, e da outra parte, é fundamental que as unidades ofereçam de forma estruturada atividades capazes de intensificar a empregabilidade dos nossos alunos. Em relação ao mercado de trabalho, a concorrência é fator determinante para distinguir os profissionais e destacar os mais qualificados. Nesse contexto, os cursos livres colaboram para agregar credibilidade ao currículo dos profissionais que desejam conciliar tempo e conhecimento em prol da capacitação e qualificação profissional. Sem dúvida, é a melhor opção para quem precisa de um upgrade na carreira e não possui muito tempo livre para se dedicar a estudos mais longos. Concluimos que a realização de Cursos Livres, seja presencial ou online, passa a ser um importante instrumento de comunicação institucional e atividade de extensão. Quando bem planejado e organizado, contribui para aumentar a empregabilidade dos estudantes e auxilia no relacionamento da Estácio com seus diferentes públicos. Além disso, cria novos conceitos e consolida a imagem da Instituição, de seus produtos e serviços. * Cursos Livres: Modalidade de educação destinada a proporcionar ao estudante profissionalização, qualificação e atualização de conhecimentos, com duração variável, não regido por lei específica e não regulamentado pelo MEC (não é oferecido diploma; mas pode ser oferecido certificado). Definição HOPER Propostas de Cursos - Organização e Apresentação Como já apresentamos, os cursos livres são fortes potencializadores de empregabilidade dos Pa gina 8

9 nossos alunos, visto que o sucesso dos profissionais que formamos todos os anos depende diretamente do nível de desenvolvimento e conhecimento adicional que possuem. No atual modelo de Cursos Livres da Estácio e através do portal Você Aprende Mais, todos os professores e coordenadores de curso agora podem enviar - de forma simples - propostas pedagógicas para ministrarem cursos em unidades que atuam. Além disso, os acadêmicos que participam desta operação recebem remuneração adicional (acordada entre as partes ), através da hora/aula trabalhada. A seguir apresentaremos os pré-requisitos, benefícios e o passo a passo de como enviar uma proposta pedagógica para a equipe do Você Aprende Mais Oferta de Cursos Presenciais - Passo a passo A indicação do curso deverá ser apresentada mediante o preenchimento e envio da proposta pedagógica (vide anexo 2) e, posteriormente, da planilha de viabilidade financeira que será analisada em conjunto com a equipe de Cursos Livres. Com o objetivo da unidade ter tempo hábil para a divulgação e captação de alunos, orientamos que as propostas sejam encaminhadas com, no mínimo, 45 dias de antecedência da data desejada da operação do curso. Já o quórum mínimo de estudantes dependerá da análise de viabilidade financeira. Atendidos os requisitos formais acima estabelecidos, a proposta do curso deverá ser encaminhada para avaliação da Diretoria de Cursos Livres. A análise das propostas pedagógicas para a realização de cursos presenciais levará em conta: Atendimento dos prazos de envio do formulário; Preenchimento correto do formulário; Aprovação da proposta pela Direção de Cursos Livres; Aprovação da Viabilidade Financeira. Veja no passo a passo abaixo como é fácil indicar um curso livre presencial para o portal Você Aprende Mais: 1- Contatar a Diretoria de Cursos Livres: O formulário para envio da proposta pedagógica do curso está disponível no Portal Docente, no site Você Aprende Mais ( Institucional ) e na Intranet (página de Cursos Livres). Além disso, pode ser acessado diretamente através do endereço: A equipe do Você Aprende Mais orientará sobre a melhor forma de colocar o seu curso no ar. 2- Viabilidade Financeira: Após o recebimento do projeto, a equipe de cursos livres em conjunto com o proponente realizará a viabilidade financeira do curso para analisar questões como: remuneração (hora/aula) do docente, valor do curso proposto, despesas adicionais, quantidade de alunos necessários para abrir turma e receita bruta que a atividade irá Pa gina 9

10 gerar para a unidade, respeitando percentual mínimo de retorno de 20% 3- Fechamento da programação do Curso: Após a avaliação da proposta pedagógica e da viabilidade financeira, dá-se início a estruturação mental do curso, com detalhamento da programação para melhor desenvolvimento da campanha de comunicação e exposição no site. 4- Campanha de Comunicação: A área de comunicação da Diretoria de Cursos Livres será responsável pela coordenação e desenvolvimento dos trabalhos de criação do layout das peças publicitárias da campanha relativa ao curso. Após esta etapa, será providenciada a divulgação no site, seguindo o padrão estabelecido e aprovado pela área de Cursos Livres. Caberá à unidade realizar o trabalho de divulgação e captação dos alunos. 5- Relatórios de acompanhamento das inscrições para cursos presenciais: Semanalmente a unidade receberá os relatórios de captação com os dados dos alunos inscritos Benefícios para a unidade AÇÃO Realização e monitoramento das inscrições Repasse integral da receita líquida gerada na operação Remuneração pela atividade Comunicação do curso Comercialização em ambiente virtual BENEFÍCIOS PARA UNIDADE/PROFESSOR Processo de inscrição é totalmente online; Relatórios de acompanhamento gerados semanalmente pela equipe de cursos livres e enviados para a unidade; Eliminação do processo burocrático da administração do campus. Receita líquida lançada diretamente na Pivot da unidade. Aumento da renda extra através do pagamento pela hora/aula para o professor que indicou e ministrou o curso. Criação do layout de peças publicitárias de divulgação do curso (Cartaz A3 e ) pela equipe de Cursos Livres; Envio de marketing e divulgação nas redes sociais e S.I. A do aluno. Maior difusão e amplitude do produto da unidade; Pa gina 10

11 Possibilidade de aproximação com a comunidade em torno do campus; Captação profissional. Certificado de participação do aluno disponível no ambiente virtual imediatamente após lançamento da frequência Operação de pagamento totalmente online e controlado pela equipe do Você Aprende Mais Emissão de Certificado do professor pela atuação no curso Suporte Help Desk Eliminação do trabalho da unidade para emissão e entrega de certificado; Redução da despesa de impressão. Pagamento facilitado para os alunos em até 10x sem juros e possibilidade de pagamento via boleto; Eliminação do risco de PDD para a unidade, em virtude dos boletos expirados e não pagos serem cancelados automaticamente; Processo de devolução simples e totalmente online caso o curso seja cancelado ou o aluno desista, eliminando a necessidade do estudante ir à unidade. Possibilidade de inclusão no Lattes como atividade extracurricular. Suporte online para atendimento ao aluno; Eliminação da necessidade de atendimento na unidade Cursos livres online A produção de cursos livres online é tratada caso a caso, devido à sua complexidade. Da mesma forma que a indicação de cursos livres presenciais, o professor/coordenador de curso que apontar a necessidade de um conteúdo e produzir o curso em conjunto com a Diretoria, também será remunerado pela atividade. As indicações para cursos online podem ser enviadas diretamente para o A Equipe de Cursos Livres orientará da melhor forma e acompanhará todo o processo de construção até a liberação no site. 6 - Orientações gerais às unidades: Para as iniciativas de proposição de cursos ou eventos acadêmicos devem ser observadas as seguintes orientações: Processos de Remuneração Pa gina 11

12 Remuneração dos palestrantes (eventos) O valor mínimo da remuneração do palestrante será negociado pela unidade, para que a mesma aplique na viabilidade financeira, respeitando o custo operacional, impostos e o retorno financeiro do campus de, no mínimo, 20%. Caso o palestrante seja docente vinculado a Estácio sua remuneração será realizada via folha de pagamento, cabendo a unidade providenciar a solicitação Remuneração dos professores (Cursos Livres) O valor mínimo da remuneração da hora aula do professor será negociado entre a unidade e o professor, e poderá ser renegociado mediante a relação quantidade de alunos e o valor atribuído ao curso, respeitando o custo operacional, impostos e o retorno financeiro da unidade de, no mínimo, 20%, conforme previsto na viabilidade financeira. Os docentes vinculados a Estácio serão remunerados via folha de pagamento, sendo de responsabilidade de Cursos Livres todas as providências decorrentes, observado o cronograma divulgado pelo RH. Os professores prestadores de serviços receberão nas datas de pagamentos definidas pela área de Gente e Gestão Administração de Custos Caso a unidade possua custos operacionais para a realização do evento pago, como exemplo: coffee break, palestrantes, etc, ou qualquer outro custo, seja de eventos acadêmicos ou cursos livres presenciais, esses deverão ser considerados na planilha de viabilidade financeira. No caso excepcional de empréstimo de outro centro de custo, para custear possíveis despesas operacionais, o financeiro poderá fazer um encontro de contas entre os centros de custos envolvidos e proceder ao devido acerto de contas após a realização do repasse integral da receita. Esse processo já se encontra em prática em algumas unidades Repasse financeiro O repasse da receita líquida para a unidade será realizado na PIVOT do mês subsequente ao pagamento realizado pelo aluno, no centro de custo de cursos livres da unidade já deduzidos os valores das despesas operacionais (INSS, PIS, COFINS e parceiros) Das responsabilidades Responsabilidades do Você Aprende Mais Negociação dos prazos e valores da proposta para a oferta do evento ou curso; Criação de material de comunicação, marketing e divulgação nas redes sociais; Monitoramento das inscrições; Suporte operacional; Controle e acompanhamento das solicitações de reembolso; Lançamento automático das Horas AAC referente à participação nos eventos pagos divulgados no portal Você Aprende Mais, em até 30 dias conforme condições estabelecidas no item x desse manual. Pa gina 12

13 Responsabilidades da Unidade Designar um ponto focal na unidade que fará a interface com a equipe de Cursos Livres. Confira se a sua unidade já tem um focal através do Apoiar a negociação com os professores com relação aos valores e carga horária dos cursos propostos; Encaminhar a proposta conforme prazos preestabelecidos no item x desse manual para que a equipe de Cursos Livres tenha tempo hábil para a disponibilização da oferta no site e para que a unidade possa providenciar a divulgação e captação das inscrições; Comunicar qualquer alteração realizada na oferta de cursos (datas, valores, etc.); Comunicar aos alunos inscritos sobre alterações das datas ou cancelamentos; Dar o suporte necessário aos professores quanto à reserva de salas de aulas, equipamentos, etc.; Intensificar o processo de captação dos alunos através da divulgação dos cursos e eventos em sala de aula e demais espaços de convivências do público alvo; Lançamento da frequência para que os alunos possam ter acesso ao certificado de participação Lançamento de Horas AAC Evento Acadêmico Para o lançamento automático de horas AAC, referente à participação nos eventos pagos, caberá à unidade fornecer a matrícula dos alunos participantes e a equipe de Cursos Livres providenciará o registro das horas de atividades acadêmicas complementares em até 30 dias. Será de responsabilidade da unidade proceder com o lançamento das horas AAC dos eventos gratuitos Curso Livre Presencial Para o lançamento automático de horas AAC, caberá ao aluno providenciar a abertura do requerimento. 7 - Canais para indicação de cursos livres presenciais e eventos acadêmicos - Site na opção Institucional : Indicação de curso livre presencial e Bilhetagem de evento acadêmico; - Portal Docente Verifique a opção no Menu principal do portal; - Intranet Verifique no menu principal: Educação Continuada > Cursos Livres, na categoria Programas e Projetos ; - Página Pa gina 13

14 ANEXO 1 Modelo de formulário para envio do projeto de evento acadêmico Localização do evento: 1- Núcleo 2- Unidade onde o evento ocorrerá Dados do professor: 3- Nome 4- Matrícula Telefone de contato Informações da oferta: 7- Área de conhecimento: () Gestão e Negócios () Comunicação e Artes () Licenciaturas () Saúde () Tecnologia da Informação () Outros 8- Assunto /tema do Evento: 9- Gratuito ( ) Pago ( ) 10- Período do evento: 11- Dias correspondentes: ( ) Seg ( ) Ter ( ) Qua ( ) Qui ( ) Sex ( ) Sab ( ) Dom 12- Horário: 13- Mínimo de alunos ( ) Máximo de alunos ( ) 14- Carga horária do evento: 15- Aberto ao Público externo: () Sim () Não O evento: 16- Apresentação do evento: 17- Programação (escopo do evento) 18- Valor hora aula (evento pago) Pa gina 14

15 ANEXO 2 Modelo de formulário para envio da proposta pedagógica de curso livre presencial Dados Gerais 1- UNIDADE: 2-ÁREA DE CONHECIMENTO: Informações da Oferta 3-NOME DO CURSO: 4-PRÉ-REQUISITO: 5-PERÍODO DO CURSO 6-HORÁRIO 7-QT. DE ALUNOS (mínimo e máximo) 8-CARGA HORÁRIA 9-VALOR DO CURSO Dados do Professor 10-NOME DO PROFESSOR 11-MATRÍCULA 12-CPF 13-RG TELEFONE1 16-VALOR DA HORA AULA Recursos 17-AUDIOVISUAL: 18-ESPAÇO FÍSICO (Auditório, laboratório, sala de aula) 19-APRESENTAÇÃO DO CURSO: 20-OBJETIVOS 21-PÚBLICO ALVO 22-CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 23-BIBLIOGRAFIA 24-MINI CURRÍCULO DO PROFESSOR Pa gina 15

16 Ainda tem alguma dúvida? Se tiver, por favor, entre em contato conosco através do Pa gina 16

17 Pa gina 17

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