CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ CEAP Prof a. Nazaré Ferrão

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1 Centro Ensino Superior do Amapá Curso de Administração Disciplina: ADM. DE REC. MATERIAIS E PATRIMONIAIS Professor: NAZARÉ DA SILVA DIAS FERRÃO Aluno: Turma: 5 ADN FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. rev. São Paulo: Saraiva, Introdução Antes de começarmos o estudo da administração de recursos materiais, veja estes dados: 16% do programa de produção não pode ser executado em virtude de falta de ferramentas destinadas à produção; 30% a 60% do estoque de ferramentas está espalhado pelo chão da fábrica, perdido, deteriorando-se ou não disponível (dentro de caixas de ferramentas pessoais); 20%) do tempo dos operadores é desperdiçado procurando por ferramentas. Se somarmos meia hora por turno, chegaremos em mais de três semanas de trabalho perdidas por ano; 40% a 80% do tempo do encarregado é perdido procurando e expedindo materiais e ferramentas; o orçamento anual para ferramentas, gabaritos, acessórios gastos com fornecedores e ferramentas de reservas numa empresa metalúrgica é a 12 vezes maior que o orçamento do equipamento total. Do exposto se depreende a importância ele bem gerir os materiais, ferramenta manuais e ferramenta no processo produtivo, que são recursos usualmente escassos em todas as empresas. A gestão de tais recursos com o objetivo de minimizar desperdícios é parte essencial da Administração de Recursos. 1.2 Uma Introdução Histórica à Administração de Materiais A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto à existência do ser humano. A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente 1

2 mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administrações. A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como administrar informações: quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido Administração de Recursos Administrar recursos escassos tem sido a preocupação dos gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas direta ou indiretarnente ligadas às atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviços.

3 O espectro de recursos administráveis é bem amplo, podendo desdobrar-se em urna infinidade de disciplinas, cada uma delas com características peculiares, necessitando profissionais especialmente formados e treinados para tal. Como mostra a Figura1.1 abaixo, as empresas precisam e têm a sua disposição cinco tipos de recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiros, humanos e tecnológicos. Entretanto, nosso objetivo será apenas analisar os recursos materiais e patrimoniais. Os demais constituem objeto de outras disciplinas. Por exemplo, os recursos humanos são estudados na disciplina administração de recursos humanos; os recursos financeiros, na disciplina Administração Financeira; e os recursos tecnológicos, em disciplinas como Sistema de Informações Gerenciais, Informática ou Administração da Tecnologia. Todas essas disciplinas são normalmente cobertas nos currículos dos cursos de Administração de Empresas, Economia, Ciências Contábeis e Engenharia. Figura 1.1- Recursos à Disposição das Empresas RECURSOS 3 Materiais Patrimoniais Humanos Capital Tecnológicos A Administração dos recursos materiais Engloba a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. A Figura 1.2 ilustra esse ciclo.

4 A Administração dos recursos materiais Visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. 4...Para Francischini (2002) é atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente.... A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Precisa-se dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo Responsabilidade e Atribuições da Administração de Materiais a suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; supervisionar os almoxarifados da empresa; controlar os estoques; aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa; manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. estabelecer sistema de estocagem adequado; coordenar os inventários rotativos A administração de Recursos Patrimoniais Trata da sequência de operações que, assim como a administração dos recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor, passando pela compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação. 1.4 Fatores de Produção É importantíssimo que desde já definamos o que vem a ser recursos. Neste texto utilizaremos a conceituação que entende por recurso tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido económico do termo. Dessa forma, os clássicos fatores de produção capital, terra (ou

5 natureza) e trabalho são recursos e, como tal, devem ser administrados. Assim, um item de estoque é um recurso, pois, agregado a um produto em processo, irá constituir-se em um produto acabado, que deverá ser vendido por um preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua fabricação. De modo análogo, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é um recurso, já que é essencial a seu funcionamento. As pessoas que trabalham na empresa também constituem recursos, pois com seu conhecimento geram novas ideias, que são transformadas em novos produtos, novos métodos de trabalho, serviços cada vez mais adequados ao uso dos consumidores. O capital, sob a forma de numerário, é o recurso mais facilmente reconhecido, por sua característica de liquidez, que faz com que ele possa ser utilizado inclusive na aquisição de outros recursos. A tecnologia é um recurso que ganha importância a cada dia. Assim, tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação às anteriores, normalmente traduzido em menores custos, ou um outro diferencial que possa ser transformado em algum tipo de vantagem econômica, como maior lucro Bens Por transmitirem a ideia de que são capazes de gerar produtos e serviços e, portanto, produzir riquezas, os bens são muitas vezes considerados como sinônimos de recursos. Assim um automóvel, considerado como um bem móvel, pode ser utilizado na prestação de um serviço com valor econômico, e como tal é um recurso Património Patrimônio pode ser conceituado como o conjunto de bens, valores, direitos e obrigações de uma pessoa física ou jurídica que possa ser avaliado monetariamente e que seja utilizado na realização de seus objetivos sociais. Administrar o patrimônio significa gerir os direitos e obrigações, ou, de outro modo, os ativos e passivos da empresa. Muitas vezes o passivo é maior que o ativo, gerando o que se denomina patrimônio líquido negativo. Patrimônio líquido.= Ativo Passivo O foco de nosso trabalho será o estudo dos bens patrimoniais, que podem ser entendidos como as instalações, prédios, terrenos, equipamentos e veículos da empresa. Abordagens mais completas sobre o assunto são objeto de estudo da Administração Financeira e da Economia A Administração dos Recursos Materiais e Patrimoniais Os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; 5

6 c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item; e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais; f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos ; g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal; i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta. 1.6 Recursos Tecnológicos Praticamente todos os teóricos da área de administração de materiais são unânimes em considerar a tecnologia como um fator de produção, ao lado dos recursos clássicos: natureza, trabalho e capital. Dessa forma, nada mais oportuno que uma análise um pouco mais detalhada dos recursos tecnológicos. Ao ouvirmos a palavra tecnologia, em geral a associamos com algo intangível incorporado a entidades concretas, a bens físicos, como máquinas, ferramentas e produtos químicos. Na realidade, a tecnologia abrange bem mais do que isso ela é o corpo de conhecimentos com o qual a empresa conta para produzir produtos ou serviços. Então da mesma forma que temos de gerenciar materiais, patrimônio, recursos humanos e de capital, temos de gerir o conhecimento dentro das empresas. Isso significa saber como ele é adquirido, como se aprimora e como é transmitido, aplicado e preservado. O conhecimento é parte da cultura da empresa, e os fatos tem demostrado que ele não é de nenhuma forma ilimitada, isto é, cada empresa tem competências básicas que lhe permitem ser líder em determinados campos, mas não em todos. O negócio essencial - também conhecido como core business, foco da atividade - é fundamental para a competitividade. Isso precisa ser bem entendido, já que não significa uma atitude drástica: não é necessária nem a superespecialização - que restringe o campo de atuação - nem a extrema diversificação - que enfraquece a realização dos objetivos. Fala-se cada vez mais na organização que aprende, ou em inglês, learning organization, isto é, que dedica uma parcela considerável de seus esforços no sentido de utilizar as experiências do cotidiano como fonte de feedback De seu conhecimento acumulado, possibilitando acertos de rumo em função de novos conhecimentos adquiridos. O ciclo PDCA de Edward Deming, um dos principais gurus da qualidade, mostrado na Figura, 1.3, é uma forma de agir que resume de maneira simples o ciclo de renovação e acumulação. Ele serve tanto para, a implementação de novas ideias como para a resolução de problemas. 6

7 Os recursos tecnológicos da empresa devem ser planejados (P), desenvolvidos ou adquiridos (D), controlados (C) e ter ações (A) sobre eles tomadas de acordo com informações geradas interna ou externamente à empresa. O ciclo é encerrado ao atingir os objetivos. Figura 1.3 O Ciclo PDCA P (Planeje) 7 A (Aja) D (Adquira) C (Controle) Os principais recursos tecnológicos que analisaremos serão os que mais de perto afetarão o dia-adia das organizações, pois eles interferem direta ou indiretamente no produto, no serviço, nos processos na própria gestão e informação. RECURSOS Tecnológicos Produto Processos Informação Gestão Conclusão A administração de materiais tem uma preocupação constante em procurar medidas de seu desempenho. Neste texto tentaremos apontar as tendências futuras mais importantes, pois, coma globalização crescente, estamos no limiar de uma troca de paradigmas, já que o modelo de produção do século XXI deverá ser muito diferente do modelo do século XX, quer em relação às estruturas empresariais, ao relacionamento de emprego, à gestão de informações, à gestão de produção e à organização do trabalho. O Brasil está diante de um grande desafio passar para um modelo baseado na inovação mesmo antes de e termos dominado o modelo baseado no custo, qualidade, flexibilidade e

8 8 confiabilidade. CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ CEAP REFERÊNCIAS FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. rev. São Paulo: Saraiva, 2009.