Pedido de Compra (Automático)

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1 Pedido de Compra (Automático) Este recurso do ERP sugere automaticamente os produtos e as quantidades a serem compradas. Para isso é necessário informar o critério de análise que o sistema deve fazer para realizar a sugestão de compra: Critério de análise Análise Individual: O usuário poderá optar por informar a quantidade de dias que deseja ter saldo dos produtos no filtro "Comprar para", assim, o sistema identificará os produtos e calculará a quantidade a ser comprada para atender esse período. Nesta situação, o sistema traz os produtos que atenderem os filtros selecionados em tela: setor, linha, marca, fornecedor, coleção e referência. Ou então, será possível informar a quantidade de dias para cada curva, ou seja, o sistema calculará a quantidade a ser comprada dos produtos para cada curva. Reposição de Vendas: Gera sugestão de compras para repor as quantidades vendidas no período informado no filtro "Incluir vendas". Quantidade Mínima e Máxima: A sugestão de compra é feita com base em informações de estoque mínimo e máximo do produto. Os produtos listados são obtidos de acordo com os filtros aplicados: setor, linha, marca, fornecedor, entre outros. Filtros:

2 Filtros Empresas: é possível escolher uma ou mais empresas para a análise de compras. Se for marcada mais de uma empresa, o sistema gerará os resultados consolidados. Analisar vendas de: é utilizado para a coluna do relatório "Vendas", que é a soma da quantidade de vendas no período informado neste filtro. Campo inicial de pesquisa: esta opção irá definir o filtro inicial a ser informado primeiro na sessão de Filtros. Exemplo: se a opção selecionador for "Fornecedor", os filtros Setor, Linha, Marca e Coleção, ficarão desabilitados até que o fornecedor desejado seja informado. Este campo somente será exibido se o parâmetro " Alterar a forma de pesquisa na compra automática" estiver ativado, para ativá-lo entre em contato com o Suporte Linx.

3 Setor; Linha; Marca; Fornecedor: poderá apresentar algumas informações adicionais, conforme configurado no parâmetro "Exibir Nome Fantasia ou Razão Social" (Empresa > Parâmetros Globais > CRM > Grupo Outros". Coleção; Espessura; Comprador; Referência; Classificação; Os campos Fornecedor, Setor, Linha, Marca, Coleção, Referência, Espessura e Classificação permitem múltipla seleção de registros e realiza consultas nos registros do próprio campo. No link "Selecionar referências por texto" será apresentada uma página na qual o usuário poderá informar uma lista de referências (separadas por quebra de linha, vírgula ou ponto e vírgula). Além disso, o usuário poderá manter ou não a estrutura mercadológica selecionada. Caso mantenha, as referências serão selecionadas, respeitando os filtros aplicados pela seleção da estrutura mercadológica. Caso contrário, a estrutura mercadológica ficará em branco e todas as referências informadas serão selecionadas no campo. Selecionar referências por texto Comprador: será possível selecionar um ou todos os compradores para o pedido; Agrupamento: é possível escolher por qual informação será agrupado os registros exibidos no relatório. Nenhum; Linha. Ordenar por: Permite que a listagem seja ordenada pelas seguintes opções: Curva (A-C); Curva (C-A); Referência (visão por grade); Referência + Cor + Tamanho; Descrição básica + Cor + Tamanho. Índice de Aposta (%): permite informar um percentual que será acrescido no valor sugerido pelo sistema. Exemplo: Informando 50 no campo "Índice de Aposta (%)", e o sugerido pelo sistema para um determinado produto é de 6 unidades, então a quantidade que será exibida no campo sugerido (sug.) do relatório será de 9 unidades. Listar somente produtos com saldo igual ou abaixo da quantidade mínima; Listar somente produtos com sugestão de compra maior que zero; Visão em Grade (agrupamento por referência): permite que os produtos sejam listados em forma de grade "Tamanho X Cor"; Listar sugestão de compra igual à zero para produtos com saldo negativo: marcado na listagem de produtos a coluna "Sug." (Sugestão de compra) será apresentada com o valor zerado para os produtos nesta situação. Colunas: é possível optar por apresentar na listagem do relatório as seguintes colunas: Código do Produto; Classificação; UN; Saldo Fim; Valor Vendido; Data da Última Compra; Quantidade da Última Compra; Saldo; Compras Pendentes; Custo; Curva; Margem (valor); Venda Média Diária;

4 Necessidade Bruta. Filtros NOTA Para utilizar a funcionalidade de informar a quantidade de dias para a curva, é necessário habilitar o parâmetro "Considerar Curva para dias de cobertura" em Empresa > Parâmetros Globais > Compras. Com o parâmetro "Considerar Curva para dias de cobertura" habilitado, será possível definir no parâmetro "Percentuais para curva ABC" os dias de cobertura das curvas. Listagem de produtos para compra Retorno do relatório Cabeçalho: Código; Produto (Referência); Classe; Compras Pendentes: é a quantidade deste produto em pedido de compra aprovado, mas não recebido ainda; Vendas; é a soma da quantidade de vendas no período informado no campo "Analisar Vendas do Período de"; Saldo: é a quantidade do produto em estoque; MVMM: Média de Vendas Mensal Móvel; Sugestão: é a quantidade de compras que o sistema sugere. Pode variar de acordo com o tipo de análise selecionado em tela; Custo do Produto; Unidade; Curva;

5 O restante das colunas que podem aparecer na listagem são as selecionadas na página de filtros. A listagem de produtos terá também um totalizador exibindo o saldo ds colunas. Nota Referente a análise Quantidade Mínima e Máxima Utilizando o filtro "Somente Centro de Distribuição" será considerado somente o saldo dos produtos do Centro de Distribuição, desconsiderando os saldos das demais empresas selecionadas no filtro para análise. Utilizando o filtro "Baseado na quantidade mínima e máxima" as imagens ( ) indicadoras do saldo dos produtos serão exibidas nas seguintes situações: Verde: Quando a quantidade do produto em estoque (na empresa do Centro de Distribuição) for igual ou maior do que a quantidade máxima estabelecida na empresa do centro de distribuição. Amarela: Quando a quantidade do produto em estoque (na empresa do Centro de Distribuição) estiver igual ou maior do que a quantidade mínima e menor do que a quantidade máxima estabelecida na empresa do centro de distribuição. Vermelha: Quando a quantidade do produto em estoque (na empresa do Centro de Distribuição) for menor que a quantidade mínima estabelecida na empresa do centro de distribuição. Os filtros "Somente Centro de Distribuição" e "Baseado na quantidade mínima e máxima" para verificação do saldo, serão exibidos somente para o critério de análise Quantidade Mínima e Máxima. Habilitando o filtro "Baseado na quantidade mínima e máxima" será exibido na página um terceiro filtro denominado "Desconsiderar produtos com quantidade mínima e máxima zerada" que tem o objetivo de listar somente produtos que possuem os campos "Qtde Mínima" e "Qtde Máxima" configurados com valores maiores que zero no cadastro do produto. Para que o filtro "Listar sugestão de compra igual à zero para produtos com saldo negativo" seja exibido, é necessário habilitar o parâmetro "Sugerir quantidade zero para produtos com saldo negativo" que se encontra em Empresa -> Parâmetros Globais -> Compras. Para que seja exibida a coluna "Saldo Fim" na listagem do relatório, é necessário ativar o filtro "Listar informações adicionais". Caso após a pesquisa, a listagem retorne muitos itens, o que possibilite rolagem, esta barra se tornará fixa independente da forma de pesquisa. Suporte Técnico INFORMAÇÕES DE MANIPULAÇÃO EXCLUSIVA DO SUPORTE TÉCNICO/CONSULTORES LINX O parâmetro "Alterar a forma de pesquisa na compra automática" poderá ser ativado em: Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Compras. Nota Na coluna "Compras Pendentes" será apresentado com um link e ao selecioná-lo será exibido o número do pedido pendente, a quantidade em aberto e a data de geração.

6 Compras Pendentes É possível realizar uma configuração para que seja permitido alterar os campos "Sug." e "Custo" na inserção de itens. Isto somente será possível se o filtro "Visão em Grade (agrupamento por referência)" não estiver marcado e se tiver apenas uma empresa selecionada. Além deste recurso é possível bloquear a edição da coluna "Custo" e a exibição das colunas "Desc(%)" e "IPI". Para ativar estes recursos é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx. Suporte Técnico Informações de manipulação exclusiva do Suporte Técnico/Consultores Linx Para possibilitar a alteração dos campos "Sug." e "Custo", bloquear a edição do campo "Custo" e bloquear a exibição dos campos "Desc(%)" e "IPI" na inserção de itens é necessário acessar: Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Compras e ativar os parâmetros: Permite alterar rapidamente as colunas sugestão de compra e custo na rotina Pedido de Compra automática; Bloqueia alteração da coluna custo nas rotinas de Pedidos de Compras; Define se a coluna de Percentual de Desconto (Desc%) será exibida nas rotinas de Pedidos de Compras; Define se a coluna de IPI será exibida nas rotinas de Pedidos de Compras. É possível ver os detalhes da sugestão, clicando no link. Com este recurso pode-se alterar a quantidade sugerida pelo sistema, bem como o preço de custo do produto. Há uma coluna denominada PNA, que são os pedidos não atendidos, ou seja, pedidos cancelados. Quando for selecionada mais de uma empresa, é extremamente útil este recurso, para a visualização do detalhamento de sugestão por empresas. Através do ícone é possível visualizar detalhes do produto, e ao clicar no nome da coluna MVMM será aberta uma nova janela com explicações sobre o cálculo da MVMM.

7 Listagem de produtos para compra Reposição de Vendas Se o parâmetro "Calcular curva ABC por empresa", localizado no ERP, em Empresa > Parâmetros Globais > Compras, grupo "Compras", estiver marcado, a coluna "Curva" será apresentada considerando o cálculo da Curva ABC por empresa, caso contrário, o cálculo apresentado será por portal. Quando for marcada na página de filtros a opção "Visão em Grade", as colunas Cód., Produto (Referência), Saldo, MVMM, Sug. e Custo não serão exibidas, e suas respectivas informações poderão ser visualizadas no ícone na página de detalhes da sugestão (acessada através do link ), em que serão exibidos os produtos em forma de grade, exceto o código e a sugestão, esta última será exibida no campo "Qtd" e poderá ser alterada conforme a necessidade.

8 Página de detalhamento da sugestão em visão de grade

9 Detalhamento através do ícone na página de detalhamento da sugestão em visão de grade Nota É possível configurar o número de casas decimais exibidas nas colunas de quantidade, saldo e sugestão de compra, para tanto, é necessário acessar o menu Suprimentos -> Estoque -> Cadastros Auxiliares -> Unidade, e no campo Qtde decimais selecionar o número de casas decimais para a unidade desejada. A ordenação dos itens dos pedidos pode ser definida pelo parâmetro global "Ordenação em Pesquisas" que se encontra em Empresa -> Parâmetros Globais -> Sistema, no grupo "Gerais", link "Configurar". Ao clicar neste link será aberta uma página onde poderão ser definidas as ordenações de várias rotinas do ERP que incluem as rotinas de entrada de compras, pedido de compra, etc. As opções de ordenação são: Código do produto, nome do produto, descrição básica e referência. A alíquota de IPI carregada automaticamente para o produto é calculada com base na alíquota de IPI informada no detalhamento da configuração tributária do produto X classe fiscal do fornecedor (Suprimentos -> Estoque -> Cadastros Auxiliares -> Config. Tributária). O detalhamento dos filtros selecionados acompanhará a listagem dos produtos, ou seja, conforme o usuário descer à rolagem as informações utilizadas nos filtros permanecerá em exibição. A coluna "Produto (Referência)" será fixa à listagem dos produtos, assim, ao rolar a barra para direita a coluna acompanhará caso no filtro "Colunas" sejam selecionadas duas ou mais opções, além das ativas por padrão. Entre as colunas adicionais estão: "Valor Vendido", "Data da Última Compra", "Quantidade da Última Compra" e "Saldo Fim". Para realizar o pedido de compra, basta marcar os itens desejados e preencher as informações complementares logo abaixo, no quadro "Dados para transformar faltas em pedido de compra". É necessário informar o fornecedor, data de emissão, plano de pagamento, comprador, empresa a faturar e local para entrega do pedido Faturar para: É possível faturar para uma empresa específica ou faturar para cada empresa, neste caso, será um pedido para cada empresa. Entregar para: Empresa que será entregue a mercadoria, ou seja, após a entrada do pedido, local para onde o sistema irá sugerir as transferências automáticas.

10 Dados para transformar faltas em Pedido de Compra Nota MVMM é Média de Vendas Mensal Móvel, ou seja, é uma média de vendas inteligente, calculada mediante pesos previamente especificados e não simplesmente com média aritmética das últimas vendas. Os pesos para este cálculo devem ser cadastrados nos parâmetros globais de compras. Mais explicações clicar no nome (link) da própria coluna do relatório: MVMM. Caso a empresa utilize a rotina de "Cotação", na listagem de produtos para compra, logo abaixo do quadro de "Filtros", será exibido o quadro: Considerar listagem de itens para: Ao marcar a opção "Compor Cotação", no final da listagem em "Dados para transformar faltas em Pedido de Compra", irá constar o campo "cotação". Para mais informações sobre cotação, vide item

11 "Cotação" neste manual. Neste campo serão listadas as cotações cadastradas e que se encontram com o status "Em Aberto". Ao selecionar uma cotação, os produtos marcados na listagem serão inclusos na mesma. Em seguida, é possível informar descontos e acréscimos, a previsão de entrega, observação, Tipo de Frete: Emitente, Destinatário, Terceiro, ou Sem Cobrança, transportador e o número do pedido no fornecedor (Mesma página do pedido de compra manual). Dados complementares Nota

12 É possível realizar uma configuração para que a data de previsão de entrega sugerida seja igual à data de emissão do pedido. Esta configuração pode ser realizada em: Parâmetros Globais Compras - Campo "Utilizar data de emissão como data de entrega". A data de entrega do pedido pode ser configurada para ser de preenchimento obrigatório. Para isto, é necessário que o usuário em questão esteja com a permissão "Data de Previsão de Entrega Obrigatória" habilitada nas permissões, no grupo "Compras", subgrupo "Permissões Gerais do Grupo Compras". Com esta permissão habilitada, caso o campo da previsão de entrega estiver em branco, será exibida uma mensagem solicitando que a data seja informada e automaticamente o campo referido será preenchido com a data atual, permitindo alteração. Se o parâmetro "Não permite data de previsão menor que data de emissão" disponível em Empresa > Parâmetros globais > Compras estiver ativo, na finalização do pedido não será possível informar uma data de previsão de entrega inferior a data de emissão do pedido. Se for informada uma data inferior será apresentado o seguinte alerta: Alerta Da mesma forma como nos itens anteriores do Pedido de Compra Manual (Finalização do Pedido de Compra e Aprovação do Pedido de Compra), os campos Descontos são aplicados de forma progressiva sobre o valor total do pedido. As opções disponíveis no campo "Tipo de frete" são definidas no parâmetro "Tipos de frete disponíveis" que poderá ser configurado em: Empresa > Parâmetros Globais > Faturamentos-Gerais, Grupo Frete. Ao selecionar a opção "Sem cobrança" no campo "Frete", o campo "Valor do Frete" será desabilitado. Não será possível informar caracteres especiais no campo "Observação". A última etapa também é igual ao pedido de compras manual, em que há várias funcionalidades, como impressão do pedido de compra, conferência e redefinição de previsão de entrega, conferência de preços de venda, alteração do status do pedido e aprovação do pedido de compra. Ao utilizar o recurso de alteração de previsão de entrega (através do link), caso o usuário esteja configurado para informar obrigatoriamente a data de entrega, o campo referente à data não poderá ser deixado em branco. Finalização do cadastro do pedido de compra automático

13 Na finalização do pedido de compra será possível realizar a exportação do pedido para Excel, para tanto, é necessário clicar no ícone. O sistema apresentará as colunas para serem exportadas, conforme imagem. Colunas para serem exportadas Após selecionar as colunas, basta clicar no botão "Gerar" que o sistema exportará o pedido de compra para um arquivo Excel. Nota A aprovação do pedido pode ser realizada de duas formas: analisar e aprovar os pedidos pendentes, no qual será possível efetuar a aprovação em lote dos pedidos ou analisar e aprovar somente este pedido, para aprovar apenas o pedido gerado. Para utilizar a funcionalidade de exportar para arquivo Excel o pedido de compra, é necessário habilitar o parâmetro "Exportar para excel os dados do pedido com a combinação de colunas" que se encontra em Empresa -> Parâmetros Globais -> Compras -> Grupo "Outras Configurações".