Ferramenta para assinatura de contratos

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Vinícius Borba Peres
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1 Ferramenta para assinatura de contratos Com Certificação Digital SET/2017

2 A AES

AES Corp Plantas de gás natural e térmicas 25

instalada Prestação de serviços a mais de 9

está presente 17 países e 4 continentes Mais

distribuída +104 MW solar PV² Projetos em

3 AES Corp Plantas de gás natural e térmicas 25 GW de capacidade instalada 35 GW Capacidade instalada Prestação de serviços a mais de 9 milhões clientes 19 Mil funcionários AES Corp está presente 17 países e 4 continentes Mais de 8 GW de Fontes Renováveis Energia distribuída +104 MW solar PV² Projetos em operação Líder Mundial em armazenamento de energia Total of 476 MW³

4,526 km área concessão 42 mil km de distribuição e transmissão 7 milhões de clientes 18 milhões pessoas

4 Eletropaulo 24 cidades atendidas na área metropolitana de São Paulo Contrato de concessão até 2028 Capitalização de Mercado: US$ 686 milhões¹ Brazil São Paulo 16% PIB do Brasil² na sua área de concessão 4,526 km área concessão 42 mil km de distribuição e transmissão 7 milhões de clientes 18 milhões pessoas atendidas 11 TWh distribuídos no 1T funcionários em março de Data base: 06/07/2017 (Taxa FX BRL/1 USD)

5 Tietê Uma das maiores empresas de geração privada Concessão até 2029 Capitalização do Mercado: US$ 1.7 bilhão 1 9 usinas hidrelétricas e 3 SHPP s² em São Paulo Capacidade instalada de 2,658 MW e garantia física de 1,278 MWavg Evolução consistente do portifólio de clientes Água Vermelha (1,396 MW) Nova Avanhandava (347 MW) Promissão (264 MW) Ibitinga(132 MW) Bariri (143 MW) Barra Bonita (141 MW) Euclides de Cunha (109 MW) Caconde (80MW) Limoeiro (32 MW) Mogi-Guaçu (7 MW) São Joaquim (3 MW) São José (4 MW) Estratégia de crescimento: Expansão para compor 50% do EBITDA da Companhia com fontes não-hidrelétricas até Base: 08/10/2017. FX rate BRL/1 USD; 2 SHPP Small hydroelectric plant (installed capacity < 30MW);

6 Organização de Suprimentos Diretoria de Suporte Logístico Antonio Carlos Ger. Compras Brasil J. Rogério Bianchi Ger. Planejamento & Logística Brasil Edmur Vellozo Coordenação de Compras de Materiais Clenésio Amorim Coordenação de Contratação de Serviços Renato Oliveira Coordenação de Contratação de Serviços Simone Chacon Coordenação Planejamento - AES Eletropaulo Mauricio Hirata Coordenação Logística - AES Eletropaulo Thiago Vinicius Coordenação Suporte Logístico - AES Tietê Rafael Pochetto Coordenação de Performance e Projetos Gustavo Romão Coordenação de Planejamento e Controle Vinicius Aielo Planejamento e Controle: Gestão orçamentária; Gestão financeira. Performance e Projetos: Avaliação de Fornecedores IDF; Certificação Digital; Gestão de Riscos; APEX/6 sigma Cadastro; KPI s; Certificações (PNQ, ETHOS, ABRADEE, ISO, ISE, ISO55001); Auditorias SAP MM Ferramentas. SUPORTE Coordenação de Contratação de Serviços - AES Tietê Francisco Furquin SUPRIMENTOS

Centralização de Suprimentos SLA com Jurídico Minutas Padrão Compliance; USGaap e Controladoria Aumento do nível de aprovação em RD Seguros e Compliance Revisão de Thresholds Certificação Digital

corporativas (RH, Jurídico, Controladoria, etc.

7 Centralização de Suprimentos SLA com Jurídico Minutas Padrão Compliance; USGaap e Controladoria Aumento do nível de aprovação em RD Seguros e Compliance Revisão de Thresholds Certificação Digital Revisão de SLA s Jurídico e Compliance Novas regras de Complinace Evolução de Suprimentos DESCENTRALIZADO Unidades de Negócio Não haviam áreas específicas de suprimentos Não havim áreas corporativas (RH, Jurídico, Controladoria, etc.) Sumário Executivo SUPRIMENTOS CORPORATIVO CENTRALIZADO Suprimentos como área corporativa para a AES Brasil; Padronização de regras e procedimentos Suprimentos de como área governança; centralizada em cada negócio Configuração padronizada dos sistemas; Estruturas de suprimentos para Alavancagem de conhecimento Eletropaulo, e volumes; Sul, Tietê e Relatórios, KPI s e metas comuns. Telecom Contexto Lead Time do Processo Desde 2005 várias etapas foram incorporadas no processo de suprimentos com o objetivo de assegurar padrões de controle e governança. 146 dias 90 dias 62 dias Baixo Nível de Governança YTD

8 Processo de Contratação P D C Planejamento Cadastramento Sourcing Formalização Fornecimento da Aquisição /Execução A RETROALIMENTAÇÃO DO PROCESSO Pontos negativos Pontos positivos Avaliação da Performance Contratos de Gestão (BSC) O Processo de Contratação

Macro etapas Planejamento Cadastramento Sourcing Formalização da Aquisição Fornecimento /Execução Lead time (processo típico) Média de 101 dias

9 Macro etapas Planejamento Cadastramento Sourcing Formalização da Aquisição Fornecimento /Execução Lead time (processo típico) Média de 101 dias 46 dias etapa de formalização sem Certificação Digital Volumetria (anual) contratos vigentes ~ 50% são renovados anualmente ~ aditamentos fornecedores ativos Valores (anual) ~ R$ 4,0 bi contratados Gasto anual de ~R$ 1,8 bi 92% sob a gestão de Suprimentos Pessoas envolvidas no processo (Suprimentos - Compras) 30 colaboradores: 1 diretor, 2 gerentes, 4 coordenadores e 23 compradores (19 em Barueri SP e 4 em Bauru SP)

10 Ferramentas Planejamento Cadastramento Sourcing Formalização da Aquisição Fornecimento /Execução Definição do Fornecedor Req. de Compra Escopo/Demanda Espec. Técnica Orçamento Definição do Fornecedor Entregas de cada Etapa Validação Jurídica Governança Assinaturas Aprovações SAP Controle Físico-Financeiro Avaliação da Performance Gestão de Riscos Workflow SAP E-procurement ARIBA (WEB) FERRAMENTAS Cert. Digital (WEB) Portal (WEB) IDF (Share Point) Com Interface com SAP 10

O Processo de Formalização Processo de Contratação Cadastramento Planejamento da Aquisição Sourcing Formalização Fornecimento / Execução Foco da ferramenta com Certificação Digital Contrato

11 O Processo de Formalização Processo de Contratação Cadastramento Planejamento da Aquisição Sourcing Formalização Fornecimento / Execução Foco da ferramenta com Certificação Digital Contrato Elaboração da minuta do contrato; Validação jurídica. Aprovação/ Assinaturas Compliance; Assinatura do fornecedor; USGAAP; Aprovações SAP; Assinaturas internas; Controladoria. Processo de Governança

12 Savings Lead Time Planejamento de Compras Gestão de Categorias Strategic Sourcing Desafios de Suprimentos

Desafios / Motivadores Suprimentos como área corporativa Estrutura

da aprovação Padronização dos processos e rotinas Redução do Lead Time do

(aproximadamente 46 dias sem CD) Redução de custos Localização das pessoas

Compradores lotados em diferentes sites em SP e RS Mobilidade Incentivo ao

13 Desafios / Motivadores Suprimentos como área corporativa Estrutura organizacional corporativa Unificação dos níveis de competência e concentração da aprovação Padronização dos processos e rotinas Redução do Lead Time do processo Etapa de formalização consome >45% do processo de contratação (aproximadamente 46 dias sem CD) Redução de custos Localização das pessoas envolvidas no processo Impressão Correios Cartórios Espaço de arquivamento Compradores lotados em diferentes sites em SP e RS Mobilidade Incentivo ao Home-office Aumento do número de viagens Governança Nível alto de governança Áreas de controle como aprovadores do processo

14 Lead Time Planejamento da Aquisição Sourcing Formalização Média: 17 dias Média: 38 dias Média: 46 dias Média: 35 dias Análise e chancela Jurídica Análise e aprovação de Compliance Análise de USGAAP 10 dias Baixo Risco 10 dias 2 dias Alto Risco entre 16 e 160 dias Processo de Governança com aprovação no SAP Assinatura de Contrato (Fornecedor) Assinatura de Contrato (AES) Aprovação pela Controladoria 7 dias 10 dias 5 dias 2 dias 2 dias 2 dias Lead time médio com a utilização da Certificação Digital

15 A Ferramenta de Workflow com Certificação

Workflow Comprador insere o contrato no sistema Sistema notifica os participantes do fluxo via e-mail Fornecedor e AES assinam o

certificado digital Somente os compradores tem perfil para inserir um contrato e iniciar o processo de assinaturas eletrônicas Fluxo

acesso direto ao contrato Os participantes das áreas de interface possuem certificados tipo A1 Coordenadores e Gerentes participam de

direcionar o fluxo considerando o valor do contrato e o tipo de minuta O comprador é notificado a cada início e fim da etapa de

16 Workflow Comprador insere o contrato no sistema Sistema notifica os participantes do fluxo via Fornecedor e AES assinam o contrato via certificação digital Sistema notifica o fim do processo aos participantes Todo acesso ao sistema é feito com o uso de certificado digital Somente os compradores tem perfil para inserir um contrato e iniciar o processo de assinaturas eletrônicas Fluxo automático de s de notificação para cada participante do processo de assinatura O de notificação possui o link para acesso direto ao contrato Os participantes das áreas de interface possuem certificados tipo A1 Coordenadores e Gerentes participam de grupos, ou seja, todos recebem as notificações para efetuar a assinatura com certificados A3 O sistema está parametrizado para direcionar o fluxo considerando o valor do contrato e o tipo de minuta O comprador é notificado a cada início e fim da etapa de assinatura, para melhor acompanhamento do processo O sistema gera um relatório de assinaturas, após o fim do processo e permite que os usuários façam download do mesmo

TI e áreas de controle Certificação Digital Mensagens via web Jul/11 ago

17 Solução Implementada Cronograma de Implantação Parceria com a Desenho do Workflow Go Live Workflow automático Kick-off Alinhamento com o Jurídico TI e áreas de controle Certificação Digital Mensagens via web Jul/11 ago set out Parametrização por nível de competência Integração com áreas de controle

18 Solução Implementada

19 Resultados

Resultados Primeiro contrato certificado digitalmente na ferramenta em 2011 - área de Meio Ambiente Certificamos digitalmente contratos de valor até R$10MM em 2012 Conseguimos contemplar na

20 Resultados Primeiro contrato certificado digitalmente na ferramenta em área de Meio Ambiente Certificamos digitalmente contratos de valor até R$10MM em 2012 Conseguimos contemplar na ferramenta todas etapas do ciclo de formalização em 2013, permitindo a certificação de contratos de qualquer valor Em 2014 expandimos a utilização para projetos de clientes e contratos de P&D Apuramos uma redução de ~73% no tempo demandado para assinaturas externas e internas 82% 94% 56% Nível de Utilização 13% A natureza agradece! 4% (YTD)

21 Próximos Passos

22 Próximos Passos Ampliação da capacidade e abrangência da ferramenta de CD Integração de Ferramentas Projeto de Mobilidade

23 Próximos Passos - Integração A integração entre BRY e ARIBA está em análise A integração entre ARIBA e SAP está em fase final de testes A integração entre BRY e SAP está em andamento 23

24 Próximos Passos - Mobilidade 24

25 Obrigado

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