Boletimj. Manual de Procedimentos. Imposto de Renda e Legislação Societária. Tributos e contribuições federais. IOB Setorial.

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1 Boletimj Manual de Procedimentos Imposto de Renda e Legislação Societária Fascículo N o 11/2014 // Tributos e contribuições federais Simples Nacional Defis Registro do Comércio Autenticação de livros e outros instrumentos de escrituração pelas Juntas Comerciais // IOB Setorial Construção Civil IRPJ/CSL - Momento do reconhecimento das receitas da atividade de incorporação imobiliária no lucro presumido // IOB Comenta Simples Nacional Agência de viagens - Dispensa de retenção na fonte das contribuições sociais // IOB Perguntas e Respostas IRPF Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Bens adquiridos na constância da união estável - Informação na ficha Bens e Direitos Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Contribuinte falecido - Responsabilidade pelo pagamento do imposto devido Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Despesas com parto - Dedução pelo marido - Possibilidade Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Gastos com vacinas - Dedução como despesa médica - Impossibilidade Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Sobrepartilha de bens - Declaração do espólio Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de Sobrepartilha de bens - Declaração do espólio Veja nos Próximos Fascículos a DBF - Declaração de Benefícios Fiscais a IRPJ - Lucro presumido a CSL - Apuração trimestral pelas empresas tributadas pelo IRPJ com base no lucro presumido

2 2014 by IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE Capa: Marketing IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE Editoração Eletrônica e Revisão: Editorial IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE Telefone: (11) (São Paulo) (Outras Localidades) Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Imposto de renda e legilação societária : simples nacional : defis : registro do comércio ed. -- São Paulo : IOB Folhamatic, (Coleção manual de procedimentos) ISBN Falência - Leis e legislação - Brasil 2. Imposto de renda - Leis e legislação - Brasil 3. Pessoa jurídica - Brasil 4. SIMPLES - Leis e legislação - Brasil I. Série CDU-34:336.2:347.72(81) Índices para catálogo sistemático: 1. Brasil : Tributação : Empresas : Direito tributário 34:336.2:347.72(81) Todos os direitos reservados. É expressamente proibida a reprodução total ou parcial desta obra, por qualquer meio ou processo, sem prévia autorização do autor (Lei n o 9.610, de , DOU de ). Impresso no Brasil Printed in Brazil Boletim IOB

3 Boletimj Manual de Procedimentos a Tributos e contribuições federais Defis 2014 SUMÁRIO 1. Introdução 2. DASN 3. Defis 4. Acessando a Defis 5. Preenchimento da Defis 1. INTRODUÇÃO Simples Nacional O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional - Declaratório (PGDAS-D) é um sistema eletrônico para a realização do cálculo do Simples Nacional, o qual foi instituído pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), para os períodos de apuração desde janeiro/2012, conforme determinam a Lei Complementar nº 123/2006 e a Resolução CGSN nº 94/2011, bem como as alterações posteriores. Além dessa funcionalidade, as informações do PGDAS-D têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e contribuições que não tenham sido recolhidos, e deverão ser fornecidas à RFB até o vencimento do prazo para pagamento dos tributos devidos no Simples Nacional em cada mês, relativamente aos fatos geradores ocorridos no mês anterior. 2. DASN As informações socioeconômicas e fiscais, relativamente ao ano-calendário de 2013, exercício de 2014, devem ser apresentadas através da Defis e entregues à RFB até as 23h59min (horário de Brasília) do dia , por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D A Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) foi extinta com a instituição da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis). Entretanto, fica mantida a obrigatoriedade de entrega da DASN relativa aos anos-calendário de 2007 a Desde o ano-calendário de 2012, as informações socioeconômicas e fiscais, que antes eram prestadas na DASN, passaram a ser declaradas anualmente por meio da Defis, disponível em módulo específico no PGDAS-D. 3. DEFIS A Defis deve ser apresentada pela microempresa (ME) ou pela empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional por pelo menos um período por ela abrangido ou para o qual exista processo administrativo formalizado em alguma unidade das administrações tributárias, quer seja federal, estadual, distrital ou municipal, que possa resultar em sua inclusão no Simples Nacional em período abrangido pela declaração, observando-se que todas as informações serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e municípios. Notas (1) A exigência da Defis não desobriga a prestação de informações relativas a terceiros. Lembra-se que, para os períodos de apuração anteriores a 2012, deve ser consultado o Manual do PGDAS (PGDAS/2011). (2) Relativamente aos tributos devidos, não abrangidos pelo Simples Nacional, nos termos do art. 5º da Resolução CSGN nº 94/2011, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá observar a legislação dos respectivos entes federados quanto à prestação de informações e à entrega de declarações. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-01

4 (3) A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços (DES), quando exigida pelo município, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e documentos recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros. (4) A declaração a que se refere a nota 3 substitui o livro Registro dos Serviços Prestados (destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS) e o livro Registro de Serviços Tomados (destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS) e será apresentada ao município ou ao Distrito Federal pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observado o disposto na legislação de sua circunscrição fiscal. (Lei Complementar nº 123/2006, arts. 13, 1º, 25, caput, e 26; Resolução CGSN nº 94/2011, arts. 66, 5º, e 67 a 69) 3.1 Local de entrega A Defis deve ser preenchida e transmitida pela Internet, por meio da aplicação disponível na RFB, no Portal do Simples Nacional ( gov.br). 3.2 Prazo de entrega As informações socioeconômicas e fiscais relativamente ao ano-calendário de 2013, exercício de 2014, devem ser apresentadas através da Defis e entregues à RFB até as 23h59min (horário de Brasília) do dia , por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D. Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a Defis relativa à situação especial deverá ser entregue: a) no último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; b) no último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos. Em síntese: Tipos de declarações Defis Ano-calendário de 2013 Ano-calendário de 2014 Nota (*) Observado o prazo decadencial. Prazos de entrega Normal Original até Normal Retificadora Não há prazo de entrega estabelecido (*) - Situação especial: a) incorporação; b) cisão, total ou parcial; c) fusão; e Original d) extinção. - Prazos: a) fatos ocorridos no 1º quadrimestre (de 1º.01 a ): até o último dia de do mês de junho ( ); b) demais casos (de 1º.05 a ): até o último dia do mês subsequente. Retificadora Não há prazo de entrega estabelecido (*) (Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, caput e 1º e 2º) 3.3 Entrega em atraso A pessoa jurídica que deixar de apresentar a Defis no prazo a que se refere o subtópico 3.2 não incorrerá em multa pela entrega em atraso da declaração. Entretanto, tendo em vista que as apurações no PGDAS-D, referentes aos períodos a partir de março de cada ano, serem condicionadas à entrega da Defis (relativa ao ano anterior), a multa a ser aplicável será aquela prevista à ME ou à EPP que deixar de prestar mensalmente à RFB as informações no PGDAS-D, até o vencimento do prazo para pagamento dos tributos devidos no Simples Nacional, ou que prestá-las com incorreções ou omissões, ou seja, haverá intimação para fazê-lo, no caso de não apresentação, ou para prestar esclarecimentos, nos demais casos, no prazo estipulado pela autoridade fiscal, e sujeitar-se-á às seguintes multas, para cada mês de referência: a) de 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do 1º dia do 4º mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e das contribuições decorrentes das informações prestadas no PG- DAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20%, observado que a multa mínima a ser aplicada será de R$ 50,00 para cada mês de referência; b) de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Assim, a título de exemplificação, no caso de apuração do mês de março/2014, a ME ou a EPP deverá, primeiramente, transmitir a Defis referente ao ano-calendário de 2013 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

5 2013), sob pena de incorrer nas multas de que tratam as letras a e b. (Lei Complementar nº 123/2006, art. 38-A; Resolução CGSN nº 94/2011, arts. 66 e 89; Resposta a questão nº 8.18 do Simples Nacional) 3.4 Retificação A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o disposto no parágrafo único do art. 138 da Lei nº 5.172/1966 (Código Tributário Nacional - CTN). (Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, 4º) 3.5 Pessoas jurídicas inativas A ME ou EPP que permanecer inativa durante todo o ano-calendário deverá informar esta condição na Defis. Considera-se em situação de inatividade a ME ou EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário. (Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, 3º; Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, 7º) 3.6 Pessoas jurídicas excluídas Em relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou da EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a Defis abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante, no prazo estabelecido no subtópico 3.2. (Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, caput; Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, 3º) 3.7 Tipos de declaração O usuário deve informar o ano-calendário e o tipo (original ou retificadora) a que se refere a declaração. Consideram-se: a) declaração original a 1ª declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário; b) declaração retificadora a declaração apresentada que visa retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada; c) declaração de situação normal aquela, original ou retificadora, que não é de situação especial; d) declaração de situação especial aquela apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada. Observa-se que as informações socioeconômicas e fiscais do ano-calendário corrente somente ficam disponíveis para a situação especial. Caso o período de entrega da declaração de situação normal do ano-calendário selecionado não tenha sido iniciado, a opção Situação Especial será selecionada automaticamente. 4. ACESSANDO A DEFIS A Defis é um módulo do PGDAS-D e está disponível no Portal do Simples Nacional na Internet, no site da RFB ( não necessitando ser instalado ou atualizado no computador do usuário. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-03

6 4.1 Declarar O acesso a Defis se dá por meio do menu Informações Socioeconômicas, na opção Declarar. Essa função permite ao usuário declarar as informações socioeconômicas e fiscais (Defis) de toda a ME ou EPP: a) referentes ao ano-calendário anterior, no caso de situação normal, e referentes ao ano-calendário corrente, no caso de situação especial como extinção, incorporação, fusão, ou cisão total ou parcial; b) coleta os dados econômicos e fiscais, verifica pendências no preenchimento, envia a declaração para a base de dados e permite a gravação do recibo de entrega. 4.2 Contribuinte não optante pelo Simples Nacional (com processo administrativo) Ao contribuinte não optante pelo Simples Nacional ou optante pelo Simei somente será permitido declarar tais informações caso tenha formalizado processo administrativo em uma unidade da administração tributária (federal, distrital, estadual ou municipal) que possa resultar em inclusão administrativa no Simples Nacional no período abrangido pela declaração. Para tanto, serão solicitadas as seguintes informações: a) administração tributária onde foi protocolado: o usuário deverá selecionar a unidade da administração tributária (federal, distrital, estadual ou municipal) onde foi formalizado o processo; b) Unidade da Federação e município da repartição: localidade da repartição onde foi protocolado o processo; c) número do processo: número do processo (se administração tributária = Federal, o número do processo será validado no sistema Comprot). Observa-se que, caso o contribuinte seja não optante ou optante pelo Simei no ano-calendário informado, o sistema considerará como data de opção a de abertura constante no CNPJ ou do ano-calendário selecionado e é emitida esta mensagem: IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

7 Em relação ao ano-calendário de exclusão da pessoa jurídica do Simples Nacional, a Defis abrangerá o período em que esteve na condição de optante. 4.3 Validação das apurações realizadas no DAS Para apresentar a Defis, todas as apurações para o período abrangido pela declaração devem ter sido transmitidas. Caso falte alguma apuração, o sistema orientará o usuário a efetuá-la acessando o menu Apuração>Calcular Valor Devido. É emitida a mensagem a seguir: 4.4 Declaração do ano-calendário anterior pendente de transmissão Não será permitida a transmissão da Defis caso seja identificado que a pessoa jurídica optante do Simples Nacional, no ano-calendário anterior, não tenha transmitido a DASN ou a Defis referente a esse ano-calendário. 4.5 Situação especial Caso a pessoa jurídica incorra em situação especial (fusão, cisão, incorporação ou extinção), inclusive no ano-calendário corrente, deverá marcar o campo, selecionando o evento, e informar a data de sua ocorrência. Selecionando a opção Situação Especial, os campos Tipo de Evento e Data do Evento serão disponibilizados. Notas (1) Considera-se ocorrido o evento na data: a) da deliberação entre seus membros, nos casos de cisão total, cisão parcial, fusão e incorporação; b) da sentença de encerramento, no caso de falência; c) da expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades com data prevista no contrato social; d) do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos. (2) Caso exista data de baixa no CNPJ, esta será exibida para o usuário no campo Data do Evento, que poderá confirmá-la ou alterá-la para data anterior. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-05

8 (3) Não será permitida a transmissão da Defis de situação especial se a data do evento não ocorreu durante o período de opção pelo Simples Nacional. Nesse caso, deve ser entregue Defis situação normal. (4) Se a data do evento de situação especial for anterior à data fim da opção pelo Simples Nacional, o sistema solicita confirmação exibindo a mensagem: A data fim da opção pelo Simples Nacional é posterior à data do evento. Confirma a data do evento informada?. (5) Para transmitir a Defis, a pessoa jurídica deverá, primeiramente, preencher e transmitir todas as apurações do período abrangido pela declaração. No entanto, o período a ser apurado não pode ser igual ao mês corrente porque o PGDAS-D não efetua a apuração. Assim, por exemplo, se o evento ocorreu no mês de janeiro, somente a partir de fevereiro poderá ser efetuada a apuração do mês de janeiro e, consequentemente, transmitida a Defis situação especial ocorrida em janeiro. (6) Se o contribuinte já realizou uma entrega de declaração de situação especial relativa a um ano-calendário anterior, o sistema não permite a entrega da declaração de situação especial para o ano-calendário seguinte, pois, após a transmissão da Defis no caso de situação especial, não será permitido efetuar apurações de períodos posteriores à data do evento. 4.6 Retificação da Defis A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o disposto no parágrafo único do art. 138 do CTN. Para retificar a Defis, basta acessar o menu Defis, item Declarar, onde será exibida a seguinte mensagem: Já existe uma declaração para a empresa...cnpj..., para o ano-calendário de... Caso deseje retificar, acesse o menu Declarar. Após clicar no menu Declarar, será mostrada a tela a seguir: Retificar a data do evento de situação especial para uma data posterior Para retificar uma Defis situação especial cuja data de evento deva ser alterada para uma data posterior, ao clicar no check box Situação Especial e informar a nova data, o aplicativo verificará se há pendências de apurações e orientará o usuário a acessar o menu Apuração>Calcular Valor Devido, permitindo realizar a(s) apuração(ões) do(s) período(s) subsequente(s) à data do evento anteriormente informada, até o mês da nova data do evento. Para efetuar a apuração, o acesso ao PGDAS-D deverá se dar por dentro da Defis, acionando o menu Acessar Apuração IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

9 Exemplo: Determinada pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional transmitiu a Defis com data de extinção em quando o correto era 1º Assim, para retificar essa informação e transmitir a apuração do período de apuração fevereiro/2014, o usuário deverá clicar em Acessar Apuração e efetuar a apuração do mês fevereiro/2014. Transmitida a apuração, deve-se retornar à Defis mediante o acionamento do botão Retornar Informações Socioeconômicas para dar continuidade ao preenchimento e à transmissão da Defis retificadora, com a nova data do evento Retificação de situação especial para normal Só é possível efetuar essa alteração se o período de entrega da Defis situação normal tiver sido iniciado. Caso o contribuinte queira transmitir uma declaração retificadora normal para ano-calendário cuja declaração anterior tenha sido transmitida com situação especial, é exibida a mensagem: Após clicar no botão Ok, o aplicativo verificará se há pendências de apurações e, se houver, orientará o usuário a acessar o menu Apuração>Calcular Valor Devido, permitindo realizar a(s) apuração(ões) do(s) período(s) subsequente(s) à data do evento de situação especial anteriormente informada. Após a transmissão, a declaração de situação normal substituirá a de situação especial indevidamente apresentada. Nota Caso a Defis tenha sido transmitida indevidamente como de situação especial, cujo evento não tenha ocorrido, o contribuinte não conseguirá efetuar apurações dos meses posteriores ao da data de evento informada. Para conseguir efetuar a apuração desses períodos, deverá alterar a data do evento de situação especial para a data corrente, acessar o PGDAS-D através da opção Acessar Apuração, efetuar e transmitir a apuração, retornar à Defis e transmiti-la com a nova data de evento. Isso deverá ser efetuado em todos os meses do ano-calendário, até a apuração do mês de dezembro. No ano seguinte, quando estiver disponível a Defis situação normal referente a este ano-calendário, o contribuinte deverá transmiti-la informando situação normal, e, assim, será regularizada a situação. 5. PREENCHIMENTO DA DEFIS Ao acessar a opção Declarar, será demonstrada a tela com as orientações gerais. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-07

10 5.1 Declaração de inatividade Considera-se em situação de inatividade a pessoa jurídica que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário. Se, em todos os períodos do ano-calendário selecionado, o valor da receita mensal (RPA) for igual a zero, será exibida, na árvore da declaração, a opção para informar se esteve inativa no ano-calendário. Ressalta-se que, mesmo inativa, a empresa está obrigada a apresentar a Defis. 5.2 Informações econômicas e fiscais Devem ser informados os dados econômicos e fiscais da pessoa jurídica em geral e os dados específicos dos seus estabelecimentos durante o período abrangido pela declaração Informações de toda a ME/EPP 1. Ganhos de capital (R$): informar o valor correspondente ao ganho de capital; 2. Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração: informar o número de empregados da empresa no início do período abrangido pela declaração; 3. Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração: informar o número de empregados da empresa no fim do período abrangido pela declaração; 4. Caso a ME/EPP mantenha escrituração contábil e tenha evidenciado lucro superior ao limite de que trata o 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94/2011, no período abrangido por esta declaração, informe o valor do lucro contábil apurado (R$): informar o valor do lucro contábil apurado; 5. Receita proveniente de exportação direta (R$): informar a receita proveniente de exportação direta, caso a pessoa jurídica tenha informado no PGDAS; 6. Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora: informar o(s) CNPJ(s) da(s) empresa(s) comercial(is) exportadora(s) e o(s) valor(es) correspondente(s) à(s) operação(ões). Nota A soma dos valores de exportação direta e exportação por meio de comercial exportadora informados deve ser igual ao valor das receitas de exportação (atividade de venda e revenda) informado no PGDAS-D Identificação e rendimentos dos sócios Ao ser solicitado o CPF do sócio e nome, informar o número de inscrição no CPF do sócio da pessoa jurídica e o nome. Quando houver mais de um sócio, inserir novas ocorrências por meio do botão clique aqui Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa Informar os rendimentos isentos do Imposto de Renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, efetivamente pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica, exceto os correspondentes a pró- -labore, aluguéis ou serviços prestados. Observar o 1º do art. 14 da Lei Complementar nº 123/ Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa Informar como rendimentos tributáveis os valores pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados. Observar o 1º do art. 14 da Lei Complementar nº 123/ Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração Informar o percentual de participação, do sócio ou do titular da pessoa jurídica, sobre o capital social na data do último dia a que se refere a declaração, observando-se que o somatório dos percentuais de participação dos sócios ou titulares da pessoa jurídica deverá ser igual a 100% Imposto de Renda Retido na Fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP Informar o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte por ocasião do pagamento dos rendimentos Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável Informar o valor correspondente aos rendimentos e ganhos líquidos auferidos nas aplicações financeiras de renda fixa ou variável Doações à campanha eleitoral Quando houver mais de um CNPJ a ser informado, deverá ser inserido acionando-se clique aqui IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

11 5.3 Informações por estabelecimento O usuário deve informar os dados econômicos e sociais específicos de cada um dos estabelecimentos da pessoa jurídica declarante durante o período abrangido pela declaração Estoque inicial do período abrangido pela declaração Informar o valor do estoque inicial, constante do livro Registro de Inventário, de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização. Exemplo: Na Defis referente ao ano-calendário de 2013, no caso de empresa optante do Simples Nacional em 1º , o estoque inicial será o registrado em Estoque final do período abrangido pela declaração Informar o valor do estoque final, constante do livro Registro de Inventário, de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-09

12 Exemplo: Na Defis referente ao ano-calendário de 2013 de empresa optante do Simples Nacional em atividade durante todo o ano-calendário de 2013, o estoque final será o registrado em Saldo em caixa/banco no início do período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente à soma dos saldos existentes em caixa e bancos (depositados e aplicados) no 1º dia do período abrangido pela declaração, de titularidade da personalidade jurídica. É permitida a entrada de valores negativos nesse campo, o valor negativo é identificado quando o usuário digitar o caractere - no campo Saldo em caixa/banco no final do período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente à soma dos saldos existentes em caixa e bancos (depositados e aplicados) no último dia do período abrangido pela declaração, de titularidade da personalidade jurídica. É permitida a entrada de valores negativos neste campo, o valor negativo é identificado quando o usuário digitar o caractere - no campo Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às aquisições de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias ou receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte Total de entradas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às entradas por transferência de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa. Exemplo: Determinada pessoa jurídica realiza a transferência de mercadorias entre os estabelecimentos A e B, em que o estabelecimento A transfere mercadorias para comercialização ao estabelecimento B. Nesse caso, o estabelecimento A informará a saída no campo 7 (campo seguinte) enquanto o estabelecimento B informará a mesma operação no campo Total de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às saídas por transferência de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às devoluções recebidas de revendas de mercadorias ou venda de produtos industrializados no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias ou receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte Total de entradas (incluídos os itens 5, 6 e 8) no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente ao total de entradas. O valor informado deverá ser maior ou igual à soma dos itens citados. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias, receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às devoluções de compras de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias, receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

13 Total de despesas no período abrangido pela declaração Informar o total das despesas da pessoa jurídica no período abrangido pela declaração. Consideram-se despesas pagas as decorrentes de desembolsos financeiros relativos ao curso das atividades da empresa e inclui custos, salários e demais despesas operacionais e não operacionais Total de entradas interestaduais por Unidade da Federação Informar, por Unidade da Federação, o total de entradas interestaduais no período abrangido pela declaração. Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão clique aqui. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação. Caso a Unidade da Federação do estabelecimento for igual ao do campo UF, o usuário será notificado para que informe uma Unidade da Federação diferente Total de saídas interestaduais por Unidade da Federação Informar, por Unidade da Federação, o total de saídas interestaduais no período abrangido pela declaração. Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão clique aqui. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação. Caso a Unidade da Federação do estabelecimento for igual ao do campo UF, o usuário será notificado para que informe uma Unidade da Federação diferente Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário por município Informar o valor do ISS retido na fonte, na condição de prestador de serviço, selecionando a Unidade da Federação e o município correspondente. Quando houver mais de um município, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão clique aqui. Se houver valor informado, será exigido que se informe a Unidade da Federação e o município. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação Prestação de serviços de comunicação Informar o valor dos serviços de comunicação, discriminando por Unidade da Federação e município onde os serviços foram prestados. Se houver valor informado, será exigido que se informe a Unidade da Federação e o município. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação. Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências acionando-se clique aqui Mudança de endereço do estabelecimento O contribuinte deverá selecionar a opção sim ou não para responder à pergunta se houve mudança de endereço do estabelecimento. Caso responda sim, deverá prosseguir com o preenchimento, informando data do evento de mudança de municípios e Unidade da Federação de origem e de destino. Caso tenha havido mais de uma mudança de município no período abrangido pela declaração, deve-se clicar em Adicionar Novas Linhas para informar também essas mudanças. Essa pergunta será apresentada exclusivamente para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revenda de mercadorias, receita de venda de mercadorias industrializadas pelo contribuinte, ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais de carga. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-11

14 Dados referentes ao município O contribuinte deverá responder sim ou não à pergunta se o estabelecimento incorreu a alguma das hipóteses apresentadas, observando atentamente as situações a seguir descritas. Deverá, ainda, responder a um questionário para cada município. Caso o contribuinte responder sim, o programa lhe apresentará as questões de número 16 a 23. Caso responder não, as questões não serão apresentadas ao contribuinte. Essa pergunta será apresentada exclusivamente para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revenda de mercadorias, receita de venda de mercadorias industrializadas pelo contribuinte, ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais de carga Saídas por transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo proprietário Informar todas as saídas por transferência entre estabelecimentos de mercadorias destinadas à comercialização ou à industrialização, observando a(s) data(s) de mudança de município. Observa-se que o valor informado nesta questão não deverá ser superior ao informado no campo Vendas por meio de revendedores ambulantes autônomos em outros municípios dentro do Estado em que esteja localizado o estabelecimento Informar o valor total das vendas por meio de revendedores autônomos (R$). Nesse quadro, deverá ser informado o total das vendas por meio de revendedores autônomos, cujo valor deverá ser discriminado por município onde ocorreram as operações. O sistema automaticamente efetuará a soma dos valores informados por município no campo Valor total das vendas por meio de revendedores autônomos Preparo e comercialização de refeições em municípios diferentes do município de localização do estabelecimento Informar os municípios do Estado de localização do estabelecimento onde houve preparo de refeições e os valores das vendas, que serão totalizados e exibidos ao usuário. O contribuinte que preparar e comercializar refeições em outros municípios do Estado que não o de localização do estabelecimento deverá discriminar as suas vendas conforme as localidades onde ocorreram o preparo e a comercialização Produção rural ocorrida no território de mais de um município do Estado em que esteja localizado o estabelecimento Informar os municípios onde houve produção e os valores proporcionais aos municípios. O contribuinte que mantiver produção rural em outros municípios que não o de localização do estabelecimento deverá discriminar as suas vendas conforme as localidades onde foram produzidas Aquisição de mercadorias de produtores rurais não equiparados a comerciantes ou a industriais Informar as Unidades da Federação e os municípios de origem das mercadorias e os valores de compra, que serão totalizados e exibidos ao usuário Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural Informar os municípios de origem das mercadorias e os valores de compra, que serão totalizados e exibidos ao usuário Autos de infração pagos ou com decisão administrativa irrecorrível decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviço não oferecidas à tributação, somente o valor da operação Informar o valor da mercadoria ou serviço que originou o crédito tributário constituído através de auto de infração em que o contribuinte é o sujeito passivo, quando decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviços não oferecidos à tributação (válido para autos de lançamento pagos ou com decisão irrecorrível) Rateio de receita oriundo de regime especial concedido pela Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz), de decisão judicial ou outros rateios determinados pela Sefaz a) Regime especial: preencher o número do regime especial e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído; b) Decisão judicial: preencher a identificação da decisão judicial e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído; c) Outros rateios determinados pela Sefaz: preencher a origem da exigência e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído - informar o valor das operações atribuído a cada município conforme estabelecido em regime especial, decisão judicial ou determinação da IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

15 Sefaz, conforme o caso (trata-se de situações específicas de determinados contribuintes) Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual e/ou intermunicipal com e sem substituição tributária Informar o valor do frete relativo às prestações de serviços de transporte interestadual e/ou intermunicipal de cargas com e sem substituição tributária, discriminando por Unidade da Federação e município onde teve início a prestação do serviço de transporte. Deve-se observar que a Unidade da Federação e o município de origem se referem ao local de origem da mercadoria. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-13

16 5.4 Salvar dados O usuário pode acionar a funcionalidade de salvar os dados mesmo que ainda não tenha preenchido todos os campos, que pode ocorrer a qualquer momento, ainda que todos os campos não tenham sido preenchidos. Após salvar os dados disponíveis, o usuário pode continuar o processo normalmente ou, ainda, sair da declaração e voltar em acesso futuro para a conclusão. 5.5 Verificar pendências A verificação pode ser acionada em qualquer momento, e os dados poderão estar em qualquer situação. O resultado é exibido em um relatório que indica os campos pendentes de preenchimento. A existência de pendências não impede a continuidade da declaração, que pode ser retomada para preenchimento de outros campos ou fechada, permitindo que o usuário volte posteriormente e continue o processo do ponto onde parou. Não é possível transmitir a declaração enquanto houver pendências. Não poderão existir campos não preenchidos das informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica e dos estabelecimentos. Os valores não existentes devem ser preenchidos com zero. 5.6 Transmitir Defis O usuário aciona o menu Transmitir para realizar a transmissão da Defis, observando-se que a transmissão somente será efetuada se não houver pendências. Ao concluir a transmissão, será apresentada a seguinte mensagem com o menu e as informações a seguir: 5.7 Imprimir Defis e recibo de entrega Transmitida com sucesso a Defis, selecionando-se Gravar Recibo, o sistema gerará o recibo de entrega em formato PDF para ser visualizado, salvo ou impresso pelo usuário IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

17 Caso o usuário selecione a opção Imprimir, é exibida uma lista das Defis transmitidas. Deve-se clicar no ícone referente à impressão da declaração ou do recibo. 5.8 Consultar Defis transmitida Essa função permite consultar as Defis transmitidas. Se o contribuinte selecionar Consultar, serão exibidas as Defis transmitidas. Deve-se escolher o ano-calendário e clicar no ícone da declaração ou do recibo correspondente. 5.9 Sair Esta função finaliza o programa. Registro do Comércio Autenticação de livros e outros instrumentos de escrituração pelas Juntas Comerciais SUMÁRIO 1. Introdução 2. Instrumentos de escrituração 3. Livro Diário 4. Retificação de lançamento efetuado em livro já autenticado 5. Utilização de códigos e abreviaturas 6. Escrituração resumida do diário 7. Fichas 8. Termos de abertura e de encerramento 9. Autenticação 10. Do livro digital 11. Microficha 12. Escrituração descentralizada 13. Extravio, deterioração ou destruição 14. Controle dos instrumentos de escrituração 15. Instrumentos não retirados no prazo de 30 dias 16. Conservação de documentos 17. Casos especiais 18. Leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais N 1. Introdução Por meio da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, o Diretor do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) disciplinou os procedimentos para validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, da empresa individual de responsabilidade Ltda. (Eireli), das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria. As regras a seguir focalizadas aplicam-se a filiais, sucursais ou agências, no País, empresários individuais, Eireli, sociedades empresárias, cooperativas, consórcios, grupos de sociedades autorizados a funcionar no País, com sede em país estrangeiro (art do Código Civil de 2002). Notas (1) Com a criação da Secretaria da Micro e Pequena Empresa (Lei nº /2013), o Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) foi extinto e instituído o Drei. As Juntas Comerciais, antes subordinadas ao Ministério da Indústria e Comércio (MDIC) e ao DNRC, passaram a se submeter à nova Secretaria e ao Drei, conforme estabelece o Decreto nº 8.001/2013. (2) Nos termos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 3º, aplicam- -se aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais os critérios gerais a seguir examinados referentes a livro em papel, obedecida a legislação que lhes é pertinente. (3) As Juntas Comerciais podem, fora de suas sedes, atendidas as conveniências do serviço, delegar competência a outra autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, excepcionados os livros digitais (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 28). 2. Instrumentos de escrituração O Drei, levando em conta as disposições do atual Código Civil, art , define como instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 2º): a) livros, em papel; b) conjunto de fichas avulsas; Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-15

18 c) conjunto de fichas ou folhas contínuas; d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM); e) livros digitais. Nota Conforme esclarecido pela Solução de Divergência Cosit nº 13/2012, até , a pessoa jurídica não estava autorizada a utilizar microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador como instrumento de escrituração do livro Diário, por falta de atendimento de determinadas formalidades extrínsecas (termos de abertura e encerramento). Todavia, desde , por força da edição da Instrução Normativa DNRC nº 102/2006 (posteriormente revogada pela Instrução Normativa DNRC nº 107/2008 e, por sua vez, pela Instrução Normativa Drei nº 11/2013, que manteve as mesmas disposições), as pessoas jurídicas passaram a poder adotar como instrumento de escrituração do livro Diário e do livro Razão os livros de microfichas de saída direta do computador previstos pela legislação comercial. Contudo, a utilização desse instrumento não desobriga a guarda e conservação dos originais dos documentos comprovantes dos lançamentos nele efetuados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se refiram. 2.1 Adoção do livro Balancetes Diários e Balanços O empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos ficará autorizado a substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observando-se as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele (Código Civil, art ; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 2º, parágrafo único). 3. Livro Diário No Diário serão lançadas as demonstrações contábeis, devendo (Código Civil, arts e 1.184; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 4º): a) no caso de livro em papel, ser assinadas pelas pessoas físicas a quem os atos constitutivos ou atos específicos atribuírem tal poder e pelo contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado; b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas citadas na letra a, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e suprem as exigências da letra a, e, ainda, quando couber a identificação de auditores independentes e o registro na Comissão de Valores Mobiliários - CVM (art. 3º da Lei federal nº /2007). A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro Diário para o lançamento das demonstrações contábeis (art , parágrafo único, do Código Civil de 2002), ao qual deve ser atribuído o número subsequente ao do livro Diário escriturado em fichas. O livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numerações sequenciais, constantes dos respectivos termos de encerramento, de acordo com a necessidade. A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral 1, incluído na sequên cia da escrituração as demonstrações contábeis, quando for o caso. Quando escriturados apenas no anverso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 500 folhas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Quando escriturados no anverso e no verso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Os livros digitais, quando relativos a mais de um mês, obedecerão aos seguintes limites: a) o tamanho não pode ultrapassar 1 gigabyte; b) todos os meses devem estar contidos no mesmo ano civil. Outros livros de natureza não contábil exigidos pela legislação comercial obedecerão, no que couber, as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/ Retificação de lançamento efetuado em livro já autenticado A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deve ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 16). Os erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas NBC IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

19 Notas (1) Segundo a Interpretação Técnica Geral (ITG) Escrituração Contábil, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330/2011, a retificação de lançamento é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro, na escrituração contábil das empresas e entidades em geral. São formas de retificação: a) o estorno, que é o lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente; b) a transferência, que é o lançamento que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada; c) a complementação, que é o lançamento que complementa, posteriormente, o valor já registrado, aumentando-o ou reduzindo-o. (2) Ainda de acordo com a mencionada ITG, em qualquer dessas modalidades, o histórico do lançamento deverá precisar o motivo da retificação, a data e a localização, no livro Diário, do lançamento de origem. Além disso, os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, em seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo. 4.1 Cancelamento dos termos de autenticação Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. Para esse fim, entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do item 4 e que gere demonstrações contábeis inconsistentes (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 17). O termo de cancelamento será lavrado (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, arts. 18 e 19): a) na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; b) em arquivo próprio, quando livro digital; c) por autenticador e conterá o número do processo administrativo ou judicial que o determinou. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração. Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado, ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por 2 contadores (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 20). Identificado erro material, a Junta Comercial enviará ofício ao Drei, solicitando o cancelamento do termo de autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento. Por sua vez, o Drei encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil (RFB), ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (nome empresarial, tipo de livro, nº de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 21). 5. Utilização de códigos e abreviaturas Quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar (Código Civil, art ; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 6º): a) de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel; b) do próprio instrumento de escrituração, observado o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD) de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 e Ato Declaratório Executivo Cofins nº 103/2013, quando se tratar de livro digital. Saliente-se que o código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, ou seja, não pode ser alterado no mesmo período. 6. Escrituração resumida do diário A Instrução Normativa Drei nº 11/2013, em seu art. 7º (fundamentando-se no Código Civil, art , 1º), dispõe que: a) se adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de 30 dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser: a.1) utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado; e a.2) conservados os documentos que permitam perfeita verificação; b) os livros auxiliares deverão observar o mesmo meio, digital ou papel, do livro Diário com escrituração resumida; c) no caso de livro Diário com escrituração resumida na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão referir-se ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos termos de abertura e de encerramento e o LECD. Notas (1) No caso de livro em papel, deverá constar do termo de encerramento do livro Diário, com escrituração resumida, relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s) - Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 9º, 1º e 2º. (2) Quando os livros Diário com escrituração resumida e seus auxiliares forem digitais, as informações previstas na nota 1 serão inseridas em registro específico. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 IR/LS11-17

20 6.1 Norma fiscal Cabe lembrar que a legislação do Imposto de Renda também aceita a escrituração resumida do Diário. A previsão para tanto consta do RIR/1999, art. 258, 1º e 2º (e também do Parecer Normativo CST nº 127/1975), nos seguintes termos: a) admite-se a escrituração resumida do Diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que: a.1) sejam utilizados livros auxiliares (autenticados tal como previsto para o Diário) para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação; a.2) nos lançamentos resumidos do Diário sejam feitas referências às páginas dos livros auxiliares (ou fichas que os substituírem) em que as operações estiverem registradas de forma individualizada; b) são, portanto, apenas 2 as hipóteses em que é admitida a escrituração resumida: b.1) contas para registro de operações numerosas: esta hipótese relaciona-se com a quantidade das operações inscritas em determinadas contas, cuja movimentação torna onerosa sua escrituração individualizada no livro Diário; b.2) contas para registro de operações realizadas fora do estabelecimento: neste caso, a referência é aos casos em que a matriz ou o estabelecimento centralizador, por força da legislação do Imposto de Renda, devem incorporar os resultados de suas filiais, sucursais ou agências que contabilizam suas próprias operações. 7. Fichas As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser (Decreto nº /1969, arts. 3º e 4º; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 8º): a) contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras (neste caso, é vedado o destaque ou a ruptura das fichas); b) avulsas, as quais deverão ser numeradas tipograficamente. 8. Termos de abertura e de encerramento Os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias devem conter termos de abertura e de encerramento, com observância dos requisitos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 9º. De acordo com o dispositivo: a) o termo de abertura deve indicar: a.1) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertence o instrumento de escrituração; a.2) o Número de Identificação do Registro de Empresas (Nire) e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial; a.3) o município da sede ou filial; a.4) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração; a.5) o número de ordem do instrumento de escrituração; a.6) a quantidade de: a.6.1) folhas, se numeradas apenas no anverso; a.6.2) páginas, se numeradas no anverso e no verso; a.6.3) fotogramas, se microfichas; a.6.4) registros, se livro digital; a.7) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ); b) o termo de encerramento deve indicar: b.1) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertence o instrumento de escrituração; b.2) o fim a que se destina o instrumento escriturado; b.3) o período a que se refere a escrituração; b.4) o número de ordem do instrumento de escrituração; b.5) a quantidade de: b.5.1) folhas, se numeradas apenas no anverso; b.5.2) páginas, se numeradas no anverso e no verso; b.5.3) fotogramas, se microfichas; b.5.4) registros, se livro digital IR/LS Manual de Procedimentos - Mar/ Fascículo 11 - Boletim IOB

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