ANÚNCIO DE VAGA COM VISTA À CONSTITUIÇÃO DE UMA LISTA DE RESERVA

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1 ANÚNCIO DE VAGA COM VISTA À CONSTITUIÇÃO DE UMA LISTA DE RESERVA Designação do cargo Assistente Administrativo (M/F) Grupo de funções/grau AST 3 Tipo de contrato Agente Temporário Referência VEXT/18/316/AST 3/Assistente Administrativo Prazo para apresentação de 24/04/ :00, hora de Alicante (CET) candidaturas Local de afetação Alicante, ESPANHA Lista de reserva válida até 31/12/2019 Número de candidatos da 30 lista de reserva O Instituto da Propriedade Intelectual da União Europeia (EUIPO) está a organizar um processo de seleção com vista à constituição de uma lista de reserva de candidatos aprovados. Número pretendido de candidatos aprovados: Apoio administrativo geral: 14 Recursos humanos: 10 Comunicação: 6 Este anúncio abrange três áreas. Só pode candidatar-se a uma área. Deve indicar a sua escolha no momento da sua candidatura em linha. Observação: Indique de forma clara no seu CV a área em que adquiriu a sua experiência profissional. 1. FUNÇÕES Os assistentes administrativos desempenham um papel importante na gestão interna do EUIPO, nomeadamente ao nível da gestão de pessoal, dos recursos orçamentais e financeiros e da comunicação. Espera-se que os candidatos aprovados desempenhem tarefas administrativas que exigem um certo grau de autonomia, consoante o caso, numa das seguintes áreas de qualquer departamento do Instituto: Apoio administrativo geral, incluindo: Prestar apoio administrativo geral ao diretor e/ou pessoal do departamento/serviço relevante, incluindo, quando necessário, gerir agendas e calendários, assegurando simultaneamente que todos os membros têm total conhecimento das atividades, reuniões e marcações;

2 Prestar assistência e orientação à equipa e coordenar as atividades, em função das necessidades; Prestar assistência administrativa e logística para a organização de conferências, eventos/projetos e reuniões, incluindo, quando for o caso, as de natureza sensível e confidencial; Prestar apoio na organização de cursos de formação e gestão de conhecimentos relacionados e não relacionados com PI; Elaborar atas de reuniões e apresentações; Redigir notas, editar e formatar documentos eletrónicos, incluindo a revisão de textos e ferramentas em linha; Prestar apoio na organização de viagens de negócio e no tratamento de pedidos de reembolso; Organizar e manter um sistema de arquivo (em suporte eletrónico e físico) atualizado e eficiente; Gerir a receção e o envio de correspondência, atender chamadas telefónicas; Prestar apoio para assegurar a conformidade de todos os requisitos de qualidade e de proteção de dados. Identificar áreas de melhoria nos atuais processos administrativos, participar nas redes internas e programas de controlo da qualidade para melhorar o serviço a nível global. Recursos humanos, incluindo: Lidar com questões administrativas relacionadas com as relações de trabalho entre o EUIPO e os seus funcionários; Tratar de questões administrativas relacionadas com os direitos e benefícios dos funcionários e as condições de trabalho; Processar e validar pagamentos e reembolsos; Prestar apoio na gestão do desenvolvimento e no desenvolvimento do pessoal; Organizar procedimentos de seleção de recursos externos, vagas internas, entrevistas e recrutamento; Prestar apoio na gestão das políticas de recursos humanos (preparação de comunicações, implementação de processos/serviços de recursos humanos, redação de documentos); Preparação de estatísticas/relatórios de recursos humanos. Comunicação: Atividades de apoio no âmbito da estratégia de comunicação do Instituto, nomeadamente em áreas como: Relações com a imprensa e agências de comunicação; Desenvolvimento de conteúdos (substância e forma) para materiais de comunicação em linha e impressos; Redação de artigos, notas/relatórios sobre questões relacionadas com a comunicação; Organização de eventos/reuniões corporativas; Contribuição ao nível de conteúdos e conceção relacionados com o sítio Web oficial e o sítio Web interno; Fornecimento de conteúdos para os canais de comunicação social e gestão das plataformas de redes sociais e de comunicação em linha; Assistência em tarefas que envolvem meios audiovisuais, incluindo registos de vídeo, registos de áudio, fotografia e difusão Web.

3 Funções aplicáveis a todo o pessoal: Trabalhar ativamente para a consecução dos objetivos do EUIPO de acordo com o Plano Estratégico; Exercer quaisquer outras funções e responsabilidades relacionadas com o trabalho que lhe seja atribuído pelo superior hierárquico. 2. CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE Para ser admitido ao presente procedimento de seleção, os candidatos devem preencher a totalidade das seguintes condições à data-limite para a apresentação de candidaturas: Condições gerais 1 Ser nacional de um dos Estados-Membros da União Europeia; Estar no pleno gozo dos seus direitos cívicos; Encontrar-se em situação regular face às leis de recrutamento aplicáveis em matéria militar; Oferecer as garantias de moralidade requeridas para o exercício das suas funções; Preencher as condições de aptidão física requeridas para o exercício das funções em causa. Habilitações Possuir um nível de estudos correspondente ao ensino pós-secundário comprovado por um diploma, OU Possuir um nível de estudos correspondente ao ensino secundário, comprovado por um diploma, que dê acesso ao ensino pós-secundário e uma experiência profissional adequada de pelo menos três anos. Experiência profissional 2 Possuir um mínimo de 3 anos de experiência profissional relevante em tempo integral relacionada com e ao nível das tarefas descritas em «Funções». Conhecimentos linguísticos Possuir um conhecimento aprofundado de inglês (nível mínimo C1) Língua 1; Possuir um bom conhecimento de uma das línguas oficiais da UE (nível mínimo B2) Língua 2 3 ; Os níveis indicados correspondem ao Quadro Europeu Comum de Referência para as Línguas. 1 Ver artigo 12.º do Regime Aplicável aos Outros Agentes (ROA) da União Europeia. 2 A experiência profissional será contada a partir da data de obtenção do diploma que dá acesso ao grupo de funções. No caso de possuir um nível de estudos correspondente ao ensino secundário, o número mínimo de anos de experiência profissional exigido é 6. 3 Esta língua deve obrigatoriamente ser diferente da Língua 1.

4 Conhecimentos informáticos São obrigatórios conhecimentos avançados em informática. Os candidatos devem possuir uma vasta experiência profissional com aplicações informáticas como o pacote MS Office ou semelhante (principalmente Excel, Word, PowerPoint, Outlook), bases de dados e pesquisa na Internet. 3. CRITÉRIOS DE SELEÇÃO Para selecionar os candidatos mais bem classificados para a fase de entrevista e teste, e os candidatos aprovados a incluir na lista de reserva de acordo com os resultados obtidos na fase de entrevista e teste, o Instituto aplicará os seguintes critérios: Experiência de trabalho num ambiente internacional, de preferência nas instituições da UE ou numa Agência Europeia. Experiência profissional específica numa das seguintes áreas: Apoio administrativo, Recursos humanos, Comunicação. Conhecimento básico do quadro jurídico do Instituto: Estatuto dos Funcionários da União Europeia e o Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia e/ou o Regulamento Financeiro. No que respeita à área de Recursos Humanos, será considerada uma vantagem: o Estudos, diplomas, qualificações profissionais ou formação adicionais relacionados com recursos humanos (tais como direitos). o Um diploma na área do trabalho social. No que respeita à área das Comunicações, os conhecimentos e/ou a experiência com aplicações informáticas relacionados com o domínio de especialização, tais como o Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal e Liferay serão considerados uma vantagem. Bom conhecimento de outra língua oficial do Instituto (alemão, francês, espanhol ou italiano) diferente das Línguas 1 e 2 (nível mínimo B2). Além dos critérios acima mencionados, os candidatos convidados para a fase de entrevista e teste serão igualmente avaliados com base nos seguintes requisitos: Competências Em particular: Comunicação: comunicar de forma clara e precisa, quer oralmente, quer por escrito; Análise e resolução de problemas: capacidade para identificar os factos críticos em questões complexas e desenvolver soluções criativas e práticas; Trabalho em equipa: capacidade para trabalhar com outras pessoas em equipas e outros setores da organização e para respeitar as diferenças entre as pessoas; Aprendizagem e desenvolvimento: capacidade para desenvolver e melhorar as competências pessoais e o conhecimento da organização e do seu ambiente; Definição de prioridades e organização: capacidade para definir prioridades relativamente às tarefas mais importantes, trabalhar de forma flexível e organizar com eficácia o próprio volume de trabalho e o dos outros;

5 Qualidade e resultados: assumir a responsabilidade e a iniciativa pessoal de desenvolver um trabalho de elevada de qualidade no respeito dos procedimentos estabelecidos; dar mostras de uma clara orientação para o cliente (interno e externo); Resiliência: manter a eficiência sob pressão de trabalho, ser flexível e ter capacidade de adaptação a um ambiente de trabalho em mutação. 4. ENTREVISTAS E TESTES Pré-seleção Os candidatos admissíveis, cujas candidaturas se encontrem entre as mais bem classificadas de acordo com os critérios de seleção apresentados no ponto 4, podem ser contactados a fim de verificar as suas capacidades linguísticas (em particular, a sua expressão oral em inglês), bem como de comprovar a sua experiência profissional e/ou outras capacidades, conhecimentos e competências. Este contacto numa fase de pré-seleção não significa que os candidatos sejam convidados para uma entrevista: trata-se de uma etapa no processo de seleção dos candidatos mais adequados para a fase da entrevista. Entrevista As entrevistas terão lugar em Alicante e, dada a natureza das funções, serão realizadas em inglês. Podem ser avaliadas outras línguas relevantes, à luz da candidatura/cv do candidato, de acordo com os níveis indicados no presente anúncio de vaga. A entrevista visa testar os conhecimentos do candidato sobre questões relacionadas com as funções a desempenhar (conhecimentos técnicos e competências comportamentais), atividades do Instituto, conhecimento da UE, adequação para executar as tarefas a realizar e adequação para trabalhar num ambiente internacional. Teste(s) Um ou vários testes completarão a avaliação de um ou vários dos aspetos acima referidos. Os candidatos chamados para a fase de entrevista e teste receberão, juntamente com o convite, informações pormenorizadas. 5. INFORMAÇÕES GERAIS Para obter informações gerais sobre os procedimentos de seleção e recrutamento no EUIPO, consulte o seguinte link. 6. COMO APRESENTAR A CANDIDATURA Para se candidatar, clique neste link. Todos os documentos incluídos como links ou referidos no âmbito do presente anúncio são considerados parte deste anúncio de vaga. Importante: Chama-se a atenção dos candidatos para o facto de as informações prestadas na sua candidatura/cv/perfil constituírem uma base de apreciação dos critérios de elegibilidade e de seleção. Assim sendo, são convidados a ler cuidadosamente os requisitos e a prestar todas as informações relevantes passíveis de permitir essa avaliação. Deve ser dada uma atenção especial à informação sobre a sua formação e experiência profissional, em especial datas exatas, descrição das responsabilidades, funções exercidas e ferramentas utilizadas. * Na eventualidade de se verificarem discrepâncias entre as diferentes versões linguísticas, faz fé a versão inglesa.