Ano Lectivo 2006/2007 1º. Semestre, 3.º ano Licenciatura em Engenharia Eléctrica e Electrónica [Bolonha]

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1 ADEE EST Universidade do Algarve 2003 Prática Ano Lectivo 2006/2007 1º. Semestre, 3.º ano Licenciatura em Engenharia Eléctrica e Electrónica [Bolonha]

2 Índice INTRODUÇÃO AO PROJECT OBJECTIVOS: O AMBIENTE DE TRABALHO DO P ROJECT OBTER AJUDA CRIAR UM PROJECTO OBJECTIVOS: INFORMAÇÕES INICIAIS: INTRODUÇÃO DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES S UMÁRIAS ACTIVIDADES RECORRENTES RELAÇÕES ENTRE TAREFAS DEFINIR RECURSOS OBJECTIVOS: CRIAÇÃO DE UMA LISTA DE R ECURSOS CRIAÇÃO DE CALENDÁRIOS BASE ATRIBUIÇÃO DE CALENDÁRIOS A RECURSOS A SSOCIAÇÃO RECURSOS-TAREFAS D EFINIR UM P ROJECTO COMO PLANEADO OPTIMIZAÇÃO DO PROJECTO OBJECTIVOS: RECURSOS: C USTO/HORA E CUSTO FIXO RECURSOS: TABELAS DE C USTOS TAREFAS: CUSTO FIXO / V ARIÁVEL V ISUALIZAÇÃO DOS C USTOS E NVOLVIDOS NO P ROJECTO A NALISAR E O PTIMIZAR O TRABALHO DOS RECURSOS CRIAÇÃO DE SUBPROJECTOS LIGAÇÃO DE TAREFAS ENTRE P ROJECTOS DIFERENTES P ARTILHA DE RECURSOS ENTRE VÁRIOS P ROJECTOS N OTAS SOBRE OS RECURSOS GRAVAR AMBIENTE DE TRABALHO GESTÃO DO PROJECTO ESTRATÉGIAS COM VISTA À REDUÇÃO DO CRONOGRAMA ESTRATÉGIAS COM VISTA À REDUÇÃO DO CUSTO DO PROJECTO ORDENAÇÃO DAS TAREFAS DO PROJECTO C ONSOLIDAÇÃO DE P ROJECTOS RELAÇÃO DE INFORMAÇÃO ENTRE OS P ROJECTOS IMPLEM ENTAÇÃO DO PROJECTO FIXAR OU ACTUALIZAR O P ROJECTO COM A DEFINIÇÃO DE PLANO BASE V ISUALIZAÇÃO DE D ESVIOS AO PLANO BASE NO GRÁFICO DE G ANTT ACOMPANHAMENTO DO P ROGRESSO DO P ROJECTO IMPRESSÃO DE VISTAS E RELATÓRIOS IMPRESSÃO DE V ISTAS IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS

3 Introdução ao Project 1. Objectivos: Iniciação ao Project 2003 Obter Ajuda (F1; através do menu,...) Componentes da janela do Project 2. O ambiente de trabalho do Project Janela do Project Nome do Projecto Barra de edição Barras de ferramentas Vista activa Barra de Vistas Zona de Indicadores de Estado Modo corrente de trabalho Figura 1 - Janela de abertura do Project Nota: Para visualizar a Barra de vistas: Menu Ver/ Barra de visualização 3

4 Vistas: Gráfico de Gantt: Calendário: 4

5 Diagrama de Rede: Formatação da informação: 1. Introduza os seguintes dados nas tarefas de acordo com a imagem apresentada: 2. Coloque o nome de todas as tarefas a azul, tipo de letra Times New Roman, tamanho 12. R: Menu Formatar/ Tipo de letra 3. Mova as tarefas #2 e #3 cujos nomes são B e C para baixo da tarefa #4 cujo nome é D. R: Seleccionar/ Arrastar para baixo 4. Altere a escala de tempo para ver em vez dos dias da semana os correspondentes dias do mês: a. Formatar/ Escala temporal 5

6 b. Através dos separadores Camada Média e Camada Inferior escolha a formatação dos rótulos conforme é apresentado de seguida. 3. Obter Ajuda 1. Pressione a tecla F1 sempre que necessite de obter ajuda. Para aceder ao Índice clique em 6

7 Criar um Projecto 4. Objectivos: Criação de um projecto o Data de Início/Fim do Projecto ƒ O Project calcula a data de término de um projecto se for introduzida a data de início. No entanto, se for introduzida a data de fim do projecto, este é calculado de trás para a frente obtendo-se a data inicial. o Informações adicionais (calendário, data de estado, ) Introdução e manipulação de tarefas 5. Informações Iniciais: 1. Para dar início ao projecto defina a suas características, atendendo á imagem apresentada: R: Menu Projecto/ Informação de projecto 7

8 6. Introdução de Actividades Escolha da vista mais adequada As tarefas podem ser inseridas usando uma das seguintes vistas: Gráfico de Gantt e Folha de Tarefas. 1. Do menu Ver escolha o comando Mais Vistas, ou alternativamente, pressione o ícone da barra de vistas Mais Vistas 2. Da lista escolha Folha de Tarefas. 3. Pressione o botão Aplicar. 8

9 Introdução dos dados 1. Na coluna Nome da Tarefa digite o nome da actividade conforme a figura apresentada de seguida. 2. Na coluna Duração introduza a duração da tarefa. Pressione Enter e verifique que a data de início da tarefa coincide com a data de início do projecto, e que a data de fim foi calculada automaticamente. Para especificar a duração das tarefas podem utilizar-se as seguintes abreviaturas: me = mês se = semana d = dia h = hora m = minuto 9

10 7. Actividades Sumárias 1. Introduza as seguintes novas tarefas nos nú meros 4, 8, 11, 15 e 19: a. REUNIÕES b. SELECÇÃO RECURSOS c. DOCUMENTAÇÃO d. ORGANIZAÇÃO ESPAÇO e. DIVULGAÇÃO E FORMAÇÃO R: Seleccionar a linha/ Clique no lado direito do rato/ Nova Tarefa 2. Transforme as novas tarefas em tarefas sumárias: a. Seleccione as tarefas, tal como mostra a figura (arrastando o ponteiro do rato sobre elas) b. Faça clique no botão Avançar da barra de ferramentas ou execute o comando Avançar do menu accionado pelo botão direito do rato. Podia também ser executado seguindo a seguinte ordem de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Avanço. c. Verifique que a promoção das tarefas a tarefas principais se efectua através do botão correspondente da barra de ferramentas ou executando o comando Diminuir Avanço do menu accionado pelo botão direito do rato para despromover as tarefas. Podia também ser executado seguindo a seguinte ordem de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Diminuir Avanço. 10

11 3. Repita o ponto 2 para todas as novas tarefas introduzidas. 4. Torne a primeira tarefa - Projecto Formação - como a tarefa principal de todo o projecto para que a lista de tarefas fique com o seguinte aspecto: As subtarefas das actividades su márias podem estar visíveis ou escondidas. 5. Comprimir as tarefas sumárias: a. Seleccione a tarefa sumária cujas tarefas se pre tende esconder. b. No menu siga a seguinte sequência de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Ocultar Subtarefas, ou simplesmente carregue no botão. 6. Expandir as tarefas sumárias: a. Seleccione a tarefa sumária cujas tarefas se pretende visualizar. b. No menu siga a seguinte sequência de comandos: Projecto/ Hierarquia/ Mostrar Subtarefas, ou simplesmente carregue no botão. 11

12 7. Numeração dos níveis: a. No menu Ferramentas/ Opções/ separador Ver e active a opção Mostrar nº hierárquico: b. Pressione o botão OK. c. Verifique o aparecimento de tópicos numerados. 12

13 8. Actividades Recorrentes 1. Seleccione a tarefa Realização sessão piloto 2. No menu Inserirexecute o comando Tarefa Periódica. 3. Na caixa Nome da Tarefadigite o seu nome: 4. Na área Padrão de periodicidadeescolha a frequência da repetição. 5. Escolha a opção Semanal e verifique como a caixa da direita apresenta um formato diferente conforme a opção escolhida. 6. Na área Vigência defina o término da tarefa ou escolhendo o número de vezes que ela tem que ser executada, ou fixando o nú mero de repetições. Para observar melhor a tarefa recorrente, execute os seguintes passos: 1. No menu Verexecute o comando Gráfico de Gantt 2. Expanda a tarefa principal, clicando com o rato sobre o sinal mais que precede o seu nome. 3. Verifique a existência de u ma marca de reciclagem que indica o tipo da tarefa. 13

14 9. Relações entre tarefas 1. Relação Simples (De Conclusão para Início) a. No gráfico de Gant ou na vista Folha de Tarefas, seleccione as tarefas que pretende ligar. b. Faça clique no botão corresponden te na barra de ferramentas. c. Verifique o aparecimento de um número de identificação das tarefas predecessoras na coluna Predecessoras, nas linhas que foram seleccionadas. d. Relacione a tarefa sumária #15 com a tarefa subordinada #16. Qual a razão da mensagem de erro? 14

15 e. Verifique a seguinte situação: f. Visualizar as relações entre tarefas: g. Remover relações entre tarefas: i. Seleccione as tarefas em que pretende eliminar a ligação ii. Pressione o botão na barra de ferramentas. h. Atrasos e Avanços: i. Seleccione a tarefa #20. ii. Introduza um atraso de -2 dias na coluna respectiva. 15

16 i. Redefina a tarefa #21, passando a t arefa apenas a 6 ocorrências: j. Coloque as suas tarefas com a seguinte disposição e precedências definitivas: 16

17 k. Constrangimentos: Os constrangimentos estão definidos nas propriedades de cada tarefa: i. Seleccione uma tarefa ii. Execute o comando Informação de Tarefa do menu Projecto ou simplesmente pressione o botão correspondente. iii. Verifique a existência de vários tipos de constrangi mentos: 17

18 Definir Recursos Recurso é a designação dada às pessoas ou equipamentos que são solicitados para executar ou fazer parte de determinada tarefas. 1. Objectivos: Controlar o horário de trabalho de um deter minado recurso. Utilizar um recurso em Part-Time. Controlar a ordem como cada recurso irá iniciar o seu trabalho. Definir um grupo de recursos atribuindo-lhe um número que representa as pessoas ou equipamento disponíveis. Manipular a entrada ou mudança de recursos nas várias tarefas. Atribuir diferentes custos a um recurso em função da tarefa que este está a executar. Manipular automaticamente a carga de cada recurso numa tarefa de duração fixa (ou unidades ou carga). 2. Criação de uma Lista de Recursos 1. Seleccione o ícone Folha de Recursos da barra vertical das vistas. 2. Introduza a seguinte informação dos recursos nas colunas próprias: 3. Retire as casas decimais das colunas Taxa Normal, para uma melhor visualização: Ferramentas/ Opções/ separador Ver (Opções de moeda). 18

19 3. Criação de Calendários Base 1. Execute o comando Alterar Tempo Útil do menu Ferramentas. 2. Uma caixa de diálogo com um calendário mensal é apresentada. 3. Pressione o botão Novo, o qual faz aparecer a seguinte caixa de diálogo: 4. Preencha a caixa de acordo com a figura acima e pressione OK. 5. A caixa de diálogo mensal volta a aparecer mas desta vez dizendo respeito ao calendário Formação. 19

20 09:00 13:00 14:30 18:30 6. Para alterar este horário: a. Seleccione os cabeçalhos de segunda a sexta. b. Altere o horário laboral existente para o seguinte: 1. Seleccione o botão Sa (Sábado). Verifique o aparecimento de uma barra preta vertical cobrindo todos os sábados do mês. 2. Active a opção Tempo útil não predefinido para que esse dia, inicialmente de descanso, passe a apresentar o horário laboral definido no calendário Formação. 3. Introduza o horário laboral de sábado: 09:30 13:00. No caso de não ser necessário pode-se remover a informação do 3º e 4º espaço horário. 7. Crie ainda os seguintes calendários base para este projecto: Geral Marketing Técnica Seg a Sex: Sáb e Dom: Seg, Qua e Sex: Ter, Qui, Sáb e Dom: Seg a Sáb: Dom: 09:00 13:00 14:00 18:00 Descanso 14:00 18:00 Descanso 08:00 20:00 Descanso 20

21 4. Atribuição de calendários a recursos 1. Execute o comando Resource Sheet do menu View. 2. Escolha o primeiro recurso: Jorge e associe o calendário Formação: 3. Repita o procedimento para todos os outros recursos de acordo com a seguinte lista: a. Grupo Formação Calendário Formação b. Grupo Gestão Calendário Geral c. Grupo Administrativo Calendário Geral d. Grupo Marketing Calendário Marketing e. Grupo Técnica Calendário Técnica 5. Associação Recursos -Tarefas 1. Execute o comando Gráfico de Gantt do menu Ver. 2. Na tabela de Gantt seleccione a tarefa à qual pretende associar os recursos. 3. Faça clique no botão Atribuir Rec ursos: 4. Uma caixa de diálogo contendo uma lista de recursos é apresentada. Seleccione os recursos que pretende associar à tarefa e com o ponteiro do rato, pressionando sobre esses recursos e arrastando para cima da tabela que contém as actividades. Verifique a existência de uma figura com uma cara mais uma seta e ainda a selecção da linha de tarefa onde o ponteiro do r ato se encontra situado. 5. Uma marca de visto aparecerá na caixa dos recursos, antes do nome daqueles que foram associados à tarefa. Para remover ou substituir um recurso numa tarefa: 1. Faça clique no botão Atribuir Recursos. 2. Seleccione a tarefa na qual pretende remover algum recurso. 3. Faça clique no botão Atribuir ou Substituir depois de seleccionar o recurso na lista. 21

22 No entanto, esta não é a melhor forma de associar recursos a tarefas. O Project disponibiliza uma vista especial que conjuga o Gráfico de Gantt com o Formulário de Tarefas que se designa por Entrada de Tarefas. Para poder introduzir valores nas unidades dos recursos é necessário fixar a opção Mostrar mensagens de agendamento: Decimal, no separador Agenda e na caixa de diálogo do comando Opções do menu Ferramentas. 1. Associe os recursos às tarefas de acordo com o seguinte quadro: 2. Através do comando Zoom» Projecto inteiro do menu Ver visualize o projecto. 22

23 E assim se obtém o cronograma do projecto. 6. Definir um Projecto como Planeado Quando um projecto já se encontra definido ou numa etapa em que se deseja fixar o seu estado para mais tarde se proceder a uma comparação, o Project permite que em dada altura se congele o cronograma para mais tarde se proceder à análise entre a situação planeada e a situação actual. Para definir um projecto como planeado: 1. Abra o submenu Controlo do menu Ferramentas. 2. Execute o comando Guardar Plano Base. 3. Na caixa de diálogo seguinte, pressione OK. Nota: É possível congelar apenas algumas tarefas bastando para isso seleccionar Tarefas seleccionadas. 23

24 Optimização do Projecto 1. Objectivos: Atribuição do custo/hora e custo/hora extra de um recurso. Forma como um recurso é pago (início, progresso ou final). Custo por uso de determinado recurso, no caso de existir um determinado custo de arranque. Atribuição de um custo para um recurso Atribuição de um custo fixo para uma tarefa. Utilização das várias vistas e tabelas de informação de custos. Relatórios de Cash-Flow e outros com informação sobre o custo dos recursos ou tarefas. 2. Recursos: Custo/hora e Custo Fixo Custo padrão: 1. Execute o comando Opções do menu Ferramentas. 2. Escolha a categoria Geral. 3. Em Taxa normal predefinida e Taxa predefinida para trabal ho extraordinário, insira o custo hora e o custo hora-extra. 4. Pressione o botão Predefinir-se pretender que este seja o custo padrão. 5. Seleccione a opção Adicionar automaticamente novos recursos e tarefas para atribuir este custo padrão a um novo recurso que se insira na Folha de Recursos. Custo Fixo: 1. Na barra de vistas seleccionar Gráfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da tarefa seleccionar a tarefa. 3. Colocar o cursor na janela inferior. 4. No menu Janela seleccionar o comando Dividir e escolher o recurso a partir da janela inferior. 5. Abrir o menu Formatar e escolher o comando Detalhes. 6. Escolher a opção Custo dos recursos. 24

25 7. Pressionar o botão Anterior e Seguinte para seleccionar o recurso. 8. Seleccionar a tarefa que irá ter um recurso com custo fixo. 9. Na coluna Unidades insira o algarismo Pressione o botão OK. 11. Na coluna Custo insira o valor. 12. Pressione o botão OK. 3. Recursos: Tabelas de Custos Para proceder à especificação das tabelas de custos é necessário aceder às propriedades específicas de cada recurso: 1. Coloque-se na vista Utilização de recursos. 2. Coloque o cursor no no me do recurso Sónia. 3. Seleccione a opção Projecto/ Informação de recurso (ou duplo clique em cima do nome do recurso). 4. No Separador Custos existem 5 sub-separadores: A (por defeito), B, C, D e E que são utilizados para definir tarifas por períodos e tarefas dos recursos. Altere os custos do recurso Sónia em função a figura apresenta da de seguida: 25

26 5. De seguida, coloque o cursor na tarefa Selecção Pessoal Administrativo. 6. Altere a tabela de custos de A para B: a. Projecto/ Informação de Atribuição (ou duplo clique em cima da tarefa) b. Seleccionar o separador Geral. c. Altere a opção Tab.taxas custo para B. d. Observe como o custo do recurso para a mesma tarefa, mas noutro dia, é diferente. 26

27 7. Qual o custo do recurso Sónia na tarefa Selecção de Pessoal Administrativo nos dias 15 e 16 de Fevereiro de 2007, estando abrangido pela tabela de custos A ou B? 4. Tarefas: Custo Fixo / Variável Tarefa com custo fixo: 1. Ver/ Mais Vistas/ Folha de Tarefas. 2. Ver/ Tabela: Entrada/ Custo. 3. Seleccione a tarefa que pretende alterar. 4. Na coluna Custo Fixo insira o valor: Verifique que a coluna Custo Total assume o valor inserido. 5. Visualização dos Custos Envolvidos no Projecto Folha de Tarefas Folha de Recursos Formulário de Tarefa e Formulário de Recursos Utilização de Recursos Utilização de Tarefas Gráfico de Recursos 27

28 6. Analisar e Optimizar o Trabalho dos Recursos Para visualizar graficamente a informação sobre trabalho: Seleccionar a vista Gráfico de Recursos. Formatar/ Detalhes/ Custo. Seleccionar um recurso que tenha o no me a vermelho. Visualizar o período de tempo em que existe sobrealocação. Repetir os passos 3 e 4 para ver outros recursos sobrealocados. 28

29 Métodos de Resolução dos Problemas de Sobrealocação de Recursos Existem vários métodos para resolver o problema da sobrealocação mas que vão estar sempre condicionados às limitações das tarefas, recursos e calendários. Pode utilizar a funcionalidade de nivelamento1 do Microsoft Office Project 2003 para diminuir a sobrecarga2 de recursos. O nivelamento altera o agendamento dividindo tarefas3 e adicionando atrasos4 a tarefas até que os recursos atribuídos às mesmas já não estejam sobrecarregados. Devido as estas alterações das tarefas, o nivelamento pode prolongar a data de conclusão do projecto. Ao nivelar, o Project não altera quem está atribuído a tarefas. Além disso, apenas os recursos de trabalho (pessoas e equipa mento) são nivelados, não recursos materiais. Antes do nivelamento, poderá pretender definir prioridades de projecto ou tarefas, que são uma indicação da importância da tarefa e da respectiva disponibilidade para nivelamento. Não definir prioridades antes do nivelamento 1. Se não pretender definir prioridades 5 previamente, no menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos. 2. Em Cálculos de nivelamento, clique em Automático ou Manual. O nivelamento manual (a predefinição) ocorre apenas quando clica em Nivelar Agora. O nivelamento automático ocorre instantaneamente quando altera uma tarefa ou recurso. 3. Se escolher o nivelamento automático, desmarque a caixa de verificação Limpar valores de nivelamento antes de nivelar. Esta caixa de verificação está seleccionada por predefinição, mas ao nivelar automaticamente, isto pode tornar o trabalho significativamente mais lento na agenda. Na caixa Procurar sobrecargas com base em, clique num período de tempo, ou base, para a sensibilidade com que o nivelamento reconhecerá sobrecargas. 1 Nivelar: resolver conflitos de recursos ou sobrecargas atrasando ou dividindo certas tarefas. Quando o Project nivela um recurso, as respectivas atribuições seleccionadas são distribuídas e reagendadas. 2 Sobrecarga: resultado de atribuir mais tarefas a um recurso do que as que o recurso pode completar no tempo útil disponível. 3 Tarefa dividida: tarefa cuja agenda é interrompida. Por exemplo, uma tarefa de dois dias que não requer trabalho contíguo que poderá ser dividida de modo a que o primeiro dia de trabalho seja agendado para segunda-feira e o segundo dia para quinta-feira. 4 Atraso: quantidade de tempo entre o início agendado de uma tarefa e a altura em que o trabalho deve começar de facto na tarefa. É frequentemente utilizado para resolver sobrecargas de recursos. Há dois tipos de atraso: atraso na atribuição e atraso no nivelamento. 5 Prioridade: indicação da importância de uma tarefa e disponibilidade para o nivelamento (isto é, resolver conflitos de recursos ou sobrecargas atrasando ou dividindo determinadas tarefas). As tarefas com a prioridade menor são atrasadas ou divididas primeiro. 29

30 Dia a Dia é a predefinição. Esta definição estabelece o ponto em que pretende que o nivelamento intervenha: quando tiver uma sobrecarga com apenas um minuto, um dia, uma semana ou um mês. 4. Em Intervalo de nivelamento para, seleccione se pretende o nivelamento de todo o projecto ou apenas das tarefas que se encontrem dentro de um intervalo de tempo específico. 5. Na caixa Ordem nivelamento, clique na ordem de nivelamento pretendida: Clique em ID Apenas para que o Project nivele tarefas conforme necessário, por ordem ascendente dos respectivos números de ID6 antes de considerar outros critérios. Clique em Padrão para que o Project examine primeiro dependências da predecessora7, folgas8, datas, prioridades e constrangimentos9 para determinar se e como as tarefas devem ser niveladas. Esta é a pré definição. Clique em Prioridade, Padrão para que o Project verifique primeiro as prioridades das tarefas e, em seguida, os critérios padrão. 6. Para evitar que a data de conclusão do projecto seja atrasada, seleccione a caixa de verificação Nivelar apenas na folga disponível. 7. Para permitir que o nivelamento ajuste o período de trabalho de um recurso numa tarefa independentemente de outros recursos que trabalham na mesma, seleccione a caixa de verificação Nivelar pode ajustar atribuições individuais numa tarefa. 8. Se pretender que o nivelamento interrompa tarefas criando divisões no trabalho restante de atribuições de tarefas ou recursos, seleccione a caixa de verificação Nivelar pode criar divisões no trabalho restant e. 9. Se pretender incluir recursos propostos 10, bem como outros recursos, clique na caixa de verificação Nivelar tarefas com o tipo de reserva propost o. 10. Se pretender limpar resultados de nivelamentos anteriores antes de nivelar novamente, clique em Limpar Nivelamento. 6 Número de ID: número que o Project atribui a cada tarefa, recurso ou atribuição à medida que são adicionados ao projecto. 7 Antecessor: tarefa que deve iniciar ou terminar antes de outra tarefa poder começar ou terminar. 8 Folga: quantidade de tempo que uma tarefa pode deixar passar sem afectar outra tarefa ou a data de conclusão do projecto. A folga livre é a quantidade de tempo que uma tarefa pode deixar passar sem atrasar outra tarefa. A folga total é o tempo que uma tarefa pode deixar passar sem atrasar o projecto. 9 Constrangimento: restrição definida na data de início ou de fim de uma tarefa. Pode especificar que uma tarefa deve ser iniciada ou terminar antes de uma determinada data. Os constrangimentos podem ser flexíveis (independentes de uma data específica) ou inflexíveis (dependentes de uma data específica). 10 Recurso proposto: recurso com uma atribuição de recurso pendente a uma atribuição de tarefa que ainda não foi autorizada. Esta atribuição do recurso não põe em causa a disponibilidade do recurso para trabalhar noutros projectos. 30

31 11. Se estiver a nivelar manualmente, clique em Nivelar Agora. Se estiver a nivelar automaticamente, clique em OK. A caixa de diálogo Nivelar Agora é apresentada se uma vista de recursos11 com recursos seleccionados estava visível quando abriu a caixa de diálogo Nivelamento de Recursos. Clique em Recursos seleccionados se pretender nivelar apenas os recursos seleccionados. Caso contrár io, clique em Conjunto inteiro. Notas: Para limpar o nivelamento imediatamente antes de efectuar qualquer outra operação, clique em Anular Nível. Se nivelar tarefas em projectos agendados a partir de uma data de conclusão, são aplicados valores de atraso negativos a partir da conclusão da tarefa ou atribuição, fazendo com que a data de conclusão da atribuição da tarefa ou recurso ocorra mais cedo. Para ver alterações nas tarefas, particularmente atrasos e divisões, provocadas pelo nivelamento, no menu Ver, clique em Mais Vistas, clique em Gantt de Nivelamento e clique em Aplicar. Se nivelar tarefas em projectos agendados a partir de uma data de conclusão, são aplicados valores de atraso negativos a partir da conclusão da tarefa ou atribuição, fazendo com que a data de conclusão da atribuição da tarefa ou recurso ocorra mais cedo. Definir prioridades de tarefas antes do nivelamento 1. No menu Ver, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da Tarefa, seleccione a tarefa cuja prioridade pretende alterar e clique em Informação de Tarefa. 3. Clique no separador Geral e escreva ou seleccione uma prioridade na caixa Prioridade. 4. Repita os passos 2 a 3 para outras tarefas em que pretenda definir prioridades de nivelamento. 5. No menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos. 6. Em Cálculos de nivelamento, clique em Automático ou Manual. Definir prioridades de pro jectos antes do nivelamento 1. No menu Projecto, clique em Informação de Projecto. 2. Escreva ou seleccione uma prioridade na caixa Prioridade. 3. Repita os passos 2 a 3 para outros projectos em que pretenda definir prioridades de nivelamento. 4. No menu Ferramentas, clique em Nivelar Recursos. 11 Vista do recurso: vista que apresenta informações sobre o recurso. As vistas de recursos incluem as vistas Folha de Recursos, Gráfico de Recursos, Utilização de Recursos e de formulários de recursos. 31

32 Voltando ao exercício! Comece por gravar o projecto no estado em que se encontra neste momento para que possa testar a resolução deste problema através de várias hipóteses. Guarde o ficheiro com o nome Optimização.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) Guarde de novo o ficheiro, agora com o nome Optimização-Hip1.mpp. Hipótese 1:Resolução automática através de nivelamento Consiste no atraso das tarefas que contribuem para este estado até que os recursos afectos não se encontrem mais sobrealocados. Para executar o Nivelamento de Recursos: a. Ferramentas/ Nivelar recursos/ b. A opção Nivelar apenas na folga disponível deverá estar activa, de for ma a que a data de conclusão do projecto não seja afectada. c. Pressionar o botão Nivelar Agora. Resolveu todos os problemas de sobrealocação? Guarde o seu trabalho e feche o ficheiro Optimização-Hip1.mpp. Abra o ficheiro Optimização.mpp Guarde de novo o ficheiro, agora com o nome Optimização-Hip2.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) 32

33 Hipótese 2:Resolução automática por Leveling, atrasando a data de conclusão do projecto É o método mais fácil. O Project vai atrasar o fim do projecto em detrimento da resolução dos conflitos de alocação. Isto não é muito dramático se a nova data de conclusão não estiver muito distante da inicialmente programada. Para executar o Nivelamento de recursos automático: a. Ferramentas/ Nivelar recursos b. A opção Nivelar apenas na folga disponível deverá estar desactivada de forma a permitir a alteração da data de conclusão do projecto. c. Pressionar o botão Ok. Resolveu todos os problemas de sobrealocação? Guarde este ficheiro com o nome Optimização-Hip3.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) Hipótese 3:Substituição dos recursos sobrealocados Esta é a forma mais directa de resolver o problema e consiste em substituir um recurso por outro. Apesar da execução do Nivelamento de recursos automático, o recurso Gabriel continua sobrealocado. Vamos resolver o problema. Quais são as tarefas que estão a causar o problema? Em que dias? a. Ver/ Folha de recursos/ verifique que o recurso continua sobrealocado. b. Ver/ Mais Vistas/ Entrada de Tarefas c. Seleccione a tarefa onde se pretende alterar o recurso (tarefa #16 Localização de Instalações) d. Altere o recurso Gabriel por outro que esteja disponível (ex: Fernando) e. Verifique que agora já não há recursos sobrealocados. Guarde de novo este ficheiro com o nome OptimizaçãoHip3.mpp Abra o ficheiro Optimização-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimização-Hip4.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) 33

34 Hipótese 4:Redução das Horas de trabalho ou atribuição de um trabalho em part-time Outra alternativa é reduzir ou aumentar o número de horas de trabalho do recurso sobrealocado. É preciso ter em mente que as alterações das unidades ou das horas de trabalho provocam o seguinte: i. Quanto menor o número da unidade, maior a duração da tarefa. ii. Quanto menor o número de horas, menor a duração da tarefa. Para alterar o número de horas atribuídas a cada recurso: a. Ver/ Mais Vistas/ Entrada de Tarefas b. Seleccione a tarefa onde se pretende alterar as horas do recurso c. Na zona inferior, altere a vista de visualização para a vista Trabalho de Recursos d. Do lado esquerdo, em Trabalho, indique o número de horas atribuídas ao recurso. e. Na zona inferior do lado esquerdo, em Unidades, indique o número de unidades (entre 0 e 1). Guarde de novo este ficheiro com o nome Optimização-Hip4.mpp Abra o ficheiro Optimização-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimização-Hip5.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) Hipótese 5: Atraso das tarefas que contêm os recursos sobrealocados Pode-se sempre resolver estes conflitos atrasando as tarefas que contêm os recursos sobrealocados até que haja disponibilidade deles. Para atrasar uma tarefa: a. Divida a janela em duas: Janela/ Dividir b. Coloque na janela superior a vista Folha de Recursos e na parte inferior a vista de Gráfico de Gantt c. Ver/ Tabela: Entrada/ Mais Tabelas/ Atraso/ Aplicar d. Na zona superior seleccione o recurso sobrealocado. e. Na zona inferior verifique a apresentação de todas as tarefas desse recurso. f. Na coluna Atraso no Nivelamento indique o período de tempo de atraso da tarefa em tempo real. Guarde de novo este ficheiro com o nome Optimização-Hip5.mpp Abra o ficheiro Optimização-Hip2.mpp Guarde o ficheiro, agora com o nome Optimização-Hip6.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) 34

35 Hipótese 6: Controlo do início de trabalho de um recurso em sobrealocação numa tarefa É possível atrasar o início de trabalho de um recurso, resolvendo o problema de sobrealocação: a. Coloque-se na vista Utilização de Recursos b. Janela/ Dividir c. Na zona inferior, através do Formulário de Recursos introduza o atraso de 3 dias na coluna Atraso no nivelamento. Guarde o ficheiro, agora com o nome Formação.mpp (Ficheiro/ Guardar Como ) 7. Criação de Subprojectos A criação de pequenos projectos garante não só um cronograma simplificado como também permite gerir ficheiros que utilizam menos memória; atribuir a vários gestores cada uma das fases e consolidar projectos. Assim, chama-se Projecto Principal ao ficheiro que contém os subprojectos. Estes subprojectos apresentam-se sob a forma de tarefas normais cujo comprimento da barra se prolonga pelo período de execução desses projectos. No projecto Formação vai ser criado um subprojecto para gerir a informação da tarefa de Organização e decoração da sala. a. Crie um novo projecto de nome sala.mpp b. Insira as seguintes tarefas: Nota: A data de início do projecto é irrelevante pois vai depender da associação que for feita no projecto Principal. c. Guarde as últimas alterações. 35

36 Agora passamos à inserção do subprojecto no Principal. 1. Inserir/ Coluna 2. Escolha a opção Ficheiro de Subprojecto no campo Nome do Campo da caixa de diálogo. 3. Coloque o cursor na linha onde deseja inserir o ficheiro do subprojecto. 4. Inserir/ Projecto (escolhendo o ficheiro com o subprojecto) 5. Verifique que a coluna Ficheiro de Subprojecto mostra o caminho anexado à tarefa. Nota: Obviamente que esta introdução de uma nova tarefa veio alterar a duração total do projecto principal. 8. Ligação de Tarefas entre Projectos diferentes As tarefas dos projectos podem estar interligadas, mesmo quando não fazem parte do mesmo projecto. A forma mais fácil de proceder a este tipo de ligações consiste em escrever o caminho do ficheiro e da tarefa a ser ligada directamente na célula do campo Predecessoras, tal como mostra a seguinte figura: Exemplo: C:\sala.mpp\2 em que 2 representa o número da tarefa do subprojecto que esta mos a ligar. 36

37 9. Partilha de Recursos entre vários Projectos Os recursos podem estar envolvidos em mais do que um projecto. E portanto há que permitir que todos os ficheiros tenham a mesma lista de recursos. Isto permite saber todo o tipo de informação acerca de um determinado recurso: disponibilidade ou sobrealocação, horas de trabalho já efectuadas noutros projectos e o seu custo. Partindo do ficheiro Sala.mpp: 1. Vista Folha de Recursos 2. Adicionar um novo recurso de no me decoradora 3. Abra o ficheiro Formação.mpp que é aquele que contém os recursos. 4. Abra o ficheiro sala.mpp 5. Ferramentas/ Partilha de recursos/ Partilhar Recursos 6. Na caixa de diálogo apresentada escolha, na opção Utilizar recursos De: Formação 7. Pressione OK. 37

38 8. Atribua às tarefas os recursos tal como constam da figura seguinte: 9. Verifique que a vista Utilização de Recursos lhe fornece toda a informação acerca de todos os recursos. 10. Notas sobre os Recursos Tanto os recursos como as próprias tarefas podem ter algumas notas associadas. São tipo memorandum e destinam-se a guardar informação para ser utilizada mais tarde. 1. Vista Folha de Recursos 2. Seleccionar o recurso Sónia 3. Projecto/ Notas de Recursos 38

39 4. Na caixa de diálogo apresentada introduzir informação sobre o recurso, pressionar OK quando terminar: 5. Verifique que aparece um símbolo amarelo na coluna dos indicadores. 11. Gravar Ambiente de Trabalho Quando se trabalha com vários ficheiros em simultâneo, o Project permite que seja criado um novo ficheiro de extensão.mpw que será constituído por uma lista das definições actuais, ficheiros abertos, vistas, etc., de forma a recriar o ambiente quando mais tarde se abrir o ficheiro MPW. 1. Ficheiro/ Guardar área de Trabalho 2. Atribuir o nome ÁreaFormação.mpw ao ficheiro MPW 3. Pressionar Sim ou Não se pretender gravar ou não cada um dos ficheiros em sessão. 39

40 Gestão do Projecto 1. Estratégias com vista à redução do Cronograma Depois de um projecto ter sido planeado poderá necessitar de alguns ajustamentos. O facto do projecto ter um custo planeado acima do esperado ou ser necessário concluí-lo mais cedo leva o gestor do projecto a ter de aplicar alguns métodos com vista a alcançar o seu objectivo que é reduzir a duração do projecto. Redução das Tarefas no Caminho Crítico Para eliminar ou reduzir as tarefas do caminho crítico: 1. Formatar/ Assistente de Gráficos de Gantt 2. Pressione Seguinte para avançar para o passo Escolher a opção Caminho Crítico. 4. Pressionar o botão Concluir e pressionar os botões seguintes. 5. Depois de identificadas as tarefas críticas, alterar a sua duração. a. Seleccionar a tarefa a encurtar b. Executar um duplo clique ou invocar o comando Project/ Informação de Tarefa 6. Na opção Duração alterar a duração da tarefa. 7. Pressionar o botão OK. 40

41 Partição de tarefas em outras de duração mais reduzida Para separar uma tarefa em várias: 1. Identifique a tarefa crítica. 2. Insira várias linhas de forma a criar as subtarefas. 3. Atribua nomes, durações ou novas precedências a estas tarefas. 4. Coloque o avanço nas subtarefas. Alterar as precedências entre as tarefas Para alterar as precedências entre tarefas: 1. Duplo clique em cima da tarefa ou Projecto/ Informação de Tarefa 2. Separador Predecessoras. 3. Na opção Tipo escolha a precedência mais conveniente. 4. Na opção Desfasamento defina o atraso ou a antecipação das várias tarefas predecessoras. 41

42 A figura seguinte apresenta o resultado: Redução das Horas de trabalho dos vários recursos numa tarefa Para reduzir o trabalho de um recurso numa tarefa: 1. Ver/ Barra de Ferramentas/ Gestão de Recursos 2. Faça clique sobre o botão Vista de Entrada de Tarefas ( ) 3. Seleccione a tarefa a reduzir o número de horas de trabalho. 4. Na zona inferior introduza o novo nú mero de horas de trabalho. Redução da duração das tarefas com um aumento do número dos recursos envolvidos Para aumentar o número de unidades de cada recurso: 1. Vista Folha de Recursos 2. Na coluna Unidades Max. aumente o número de recursos disponíveis: 42

43 Para aumentar o número de recursos envolvidos numa tarefa: 1. Vista Gráfico de Gantt. 2. Seleccione a tarefa a atribuir mais recursos (tarefa Elaboração documentação técnica ). 3. Faça clique no botão de Atribuir Recursos ( ). 4. Seleccione os recursos a atribuir às tarefas. 5. Na coluna Unidade aumente o número de recursos. Redução da duração das tarefas com um aumento do período de trabalho dos recursos Para alterar o número de horas de disponibilidade de um recurso: 1. Ferramentas/ Alterar tempo útil 2. Na opção Para seleccione o recurso cujo calendário pretende que seja alterado. 3. Seleccione os dias que pretende alterar e defina o novo horário de trabalho para esses dias. Se pretender alterar todos os dias do ano seleccione no topo do calendário antes de introduzir o horário. 43

44 Redução das tarefas com uma atribuição de horas de trabalho extraordinárias Para atribuir horas de trabalho extra a u ma tarefa: 1. Vista Gráfico de Gantt 2. Janela/ Dividir 3. Active a zona inferior do ecrã e escolha Formatar/ Detalhes/ Trabalho de Recursos. 44

45 4. Active a zona inferior do ecrã e na coluna Trab. Extraord. introduza o número de horas de trabalho extra para cada recurso desta tarefa. 2. Estratégias com vista à redução do custo do projecto Alguns dos métodos directos para a redução dos custos são: Substituição de recursos mais dispendiosos por outros de menor custo A não atribuição de horas de trabalho extra Redução das horas de trabalho dos recursos nas tarefas Negociação prévia do trabalho de um recurso nas tarefas onde ele vai estar envolvido Redução ou corte de algumas das tarefas do projecto Subcontratação de tarefas negociando um preço fixo. Gestão do Cash-Flow no projecto Este tipo de gestão é baseado nos Outflows que são produzidos pelas várias despesas do projecto. Estes custos vão ser distribuídos no período de duração das tarefas e apresentados em relatórios pré-elaborados (relatórios). 3. Ordenação das Tarefas do projecto O Project apresenta 5 formas de ordenação predefinidas e uma personalizada: No entanto, se procedermos a uma ordenação predefinida corre-se o risco de alterar o ID de cada uma das tarefas. 45

46 Para proceder à ordenação mantendo sempre o ID original de cada tarefa: 1. Projecto/ Ordenar/ Ordenar Por 2. Desactive a opção Manter estrutura hierárquica 3. Escolha como critério de ordenação duas hipóteses para poder haver um desempate caso seja necessário: 4. Pressione o botão Ordenar para efectuar a ordenação. 5. Verifique que as tarefas estão agora ordenadas pelo custo: a. Ver/ Tabela: Entrada/ Custo 4. Consolidação de Projectos O Project permite que se possa consolidar vários projectos num único ficheiro (tal como os subprojectos que já vimos anteriormente) e assim visualizar a evolução temporal de todos eles. Para consolidar vários projectos numa única janela: 1. Ficheiro/ Abrir a. Abra os ficheiros que pretende consolidar b. Janela/ Nova janela c. Da caixa apresentada escolha os ficheiros que pretende consolidar. E escolha a vista Gráfico de Gantt. 46

47 d. Verifique que os projectos consolidados são apresentados soba forma de tarefa sumária que tem o mesmo nome do ficheiro de projecto e que apresenta as actividades destes com a mesma numeração dos ficheiros originais. Os vários projectos e recursos que agora se encontram consolidados continuam a ter os seus próprios calendários. Como se pode ver na figura seguinte estes calendários estão todos reunidos e disponíveis através do comando Alterar tempo útil. 5. Relação de informação entre os Projectos Visualização das ligações das tarefas 1. Ligue as tarefas Elaboração documentação de Marketing do projecto Formação com a tarefa #4 do projecto sala. 2. Verifique que nos projectos individuais foi criada uma nova tarefa a cinzento que representa esta nova ligação: 47

48 Implementação do Projecto 6. Fixar ou Actualizar o Projecto com a definição de plano base Depois de efectuado o plano e aplicados os métodos de resolução de sobrealocação e de redução do cronograma, o gestor do projecto deve fixar o plano como Projecto Planeado. Quando se fixa o plano o Project grava a informação corrente nas variáveis de Plano Base: Custo, Trabalho, Duração, Início e Conclusão. Para fixar o Plano Base: 1. Ferramentas/ Controlo/ Guardar Plano Base 2. Faça clique sobre o botão OK da caixa de diálogo. 3. Aceda à informação do projecto: a. Projecto/ Informação do Projecto b. Escolha a opção Estatística Para actualizar o Plano Base: 1. Ferramentas/ Controlo/ Guardar Plano Base 2. Na caixa de diálogo que se apresenta escolha Guardar Plano Provisório e preencha a caixa de acordo com o que é apresentado na figura: 48

49 3. Repita o passo Verifique que a opção Plano Base está seleccionada 5. Clique em OK. Só agora o plano base foi efectivamente substituído pelo novo plano. 7. Visualização de Desvios ao plano base no gráfico de Gantt Para visualizar os desvios que o plano já sofreu desde que foi gravado o seu Plano base vamos primeiro proceder ao adiamento de uma tarefa e depois verificar qual a alteração no gráfico de Gantt: 1. Seleccione a tarefa #9 e arraste -a quatro dias para a frente: 2. Ver/ Gantt de controlo a. Verifique que há um atraso visível pela não sobreposição das duas barras da tarefa #9, barras essas que agora existem em todas as tarefas. Nota: A barra de cima demonstra o estado actual do projecto, enquanto a de baixo é dada pelo que foi guardado pelo baseline do projecto. 49

50 8. Acompanhamento do Progresso do Projecto Actualização do progresso das tarefas 1. Usando o rato a. Seleccione uma tarefa qualquer que necessite de ser actualizada b. Coloque o rato sobre a extremidade do início da barra de Gantt: apresenta-se sob a forma de %. c. Prima o botão do rato e mantenha premido até atingir a percentagem da tarefa que já está concluída: 2. Usando os botões da barra de ferramentas a. Visualizar a barra: i. Coloque o ponteiro do rato por ci ma dos botões já existentes no menu ii. Faça clique com o botão direito do rato iii. Escolha a opção Tracking b. Seleccione outra tarefa e escolha a percentagem desta que já está concluída, por exemplo 25%. 50

51 Actualização do progresso do projecto Quando se pretende actualizar várias tarefas de uma só vez ou se deseja indicar que o projecto está a decorrer conforme o planeado, não é necessário actualizar as tarefas uma-a-uma. Para actualizar o projecto como um todo: 1. Ferramentas/ Controlo/ Actualizar projecto 2. Depois de seleccionadas as opções, pressionar o botão de OK. 51

52 Impressão de Vistas e Relatórios 9. Impressão de Vistas Previsão da Impressão Para visualizar uma previsão de impressão: 1. Ficheiro/ Pré-visualizar 2. Surge a página de acordo com o que sairá na impressora. Segue-se uma previsão do gráfico de Gantt: 3. Faça clique sobre os botões para visualizar as próximas páginas: 4. Seleccionando o botão Imprimir, surge a seguinte janela: A única nova opção é a par te do Escala Temporal: Permite imprimir todo o projecto ou apenas parte, indicando o intervalo de datas pretendido. A opção Imprimir apenas coluna esquerda das páginas quando seleccionada remove a data final e apenas imprime a lista de tarefas (coluna esquerda da vista). 52

53 Configuração de página Nesta secção a única novidade é o facto de se poder configurar de várias formas o Header, o Footer e a Legend. Para acrescentar dados ao Rodapé da impressão: 1. Seleccione o separador Rodapé 2. Seleccione o alinhamento à esquerda e em Geral seleccione a opção: Título do Projecto 3. Seleccione o alinhamento à direita e em General seleccione a opção: Autor. 4. Seleccione o Pré-visualizar 5. Verifique que os novos dados aparecem correctamente 6. Mande imprimir Nota: Todas as vistas podem ser impressas excepto os formulários de tarefas e recursos. 53

54 10. Impressão de Relatórios O Project possui já cerca de 22 relatórios predefinidos. Para aceder aos grupos de relatórios disponíveis é necessário seleccionar o comando Relatórios do menu Ver. 1. Seleccione o grupo de custos Custos 2. Das opções disponíveis seleccione o relatório de fluxos de caixa: Fluxo Monetário. 3. E o resultado será algo semelhante ao apresentado na figura seguinte: 54