JUSTIÇA ELEITORAL TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL

Transcrição

1 Coordenadoria de Acompanhamento e Orientação da Gestão Seção de Acompanhamento da Gestão Seção de Controle de Pessoal PLANO ANUAL DE AUDITORIA de outubro de 2014

2 1. Introdução Tendo em vista a Portaria P TRE-RS 353/2013, a qual disciplina e padroniza as Normas Gerais de Auditoria Interna da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul, a Portaria P TRE-RS 46/2014, que aprova o processo de trabalho para a gestão do Programa de Auditoria Interna da Secretaria de Controle Interno e Auditoria e, ainda, considerando o Plano de Auditoria de Longo Prazo PALP , presente no PAE n. 1550/2013, apresentamos a seguir o Plano de Auditoria relacionado ao exercício 2015 PAA Objetivos De modo geral, o Plano Anual de Auditoria CAGES 2015 objetiva alcançar: a) o cumprimento das determinações legais e regulamentares aplicáveis à organização; e b) a identificação de oportunidades de melhoria por meio de recomendações pertinentes à instituição. 2. Modalidade e Objetos de Auditoria Nos termos do PALP CAGES , as Seções de Acompanhamento de Gestão e Controle de Pessoal, serão responsáveis por auditorias de conformidade, de desempenho, de gestão, especiais e monitoramentos previstos para o próximo exercício (2015), abrangendo o sistema de pessoal e a gestão administrativa, com a distribuição dos objetos de auditoria que lhes são afetos, em conformidade com o desdobramento ora listado. 3. Matriz de Risco e Amostragem Na elaboração dos Planos foram consideradas as variáveis materialidade, relevância e risco dos objetos de auditoria, no sentido das contingências com impacto nos objetivos, da representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros e materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos e dos aspectos ou fatos considerados importantes, em geral no contexto do objetivo delineado, ainda que não seja material ou economicamente significativo (art. 13 da Portaria P TRE/RS n. 353/2013).

3 4. Cronograma e Necessidades de Recursos O cronograma foi elaborado pelas Seções de Acompanhamento de Gestão e Controle de Pessoal, de acordo com o plano de atividades proposto pelas unidades, a seguir expostos. 5. Seção de Controle de Pessoal O plano da Seção de Controle de Pessoal para o próximo exercício segue as disposições da Portaria TRE-RS P n. 353/2013 Normas Gerais de Auditoria Interna no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul e da Portaria TRE-RS P n. 46/2014 processo de trabalho para gestão do Programa de Auditoria Interna. Considerando-se a estrutura do Plano Anual de Auditoria PALP e sua flexibilidade inerente para fins de adequação às demandas surgidas da execução das ações decorrentes de seu planejamento, propõe-se sua alteração para o Plano Anual de Auditoria de 2015 e seguintes, justificando-a pelo aprimoramento técnico para o desempenho das atividades de auditoria obtido através do Programa de Aprimoramento Profissional em Auditoria (Proaudi) com o curso Auditoria Governamental, do qual participaram os servidores desta Secretaria, e pelas disposições sobre padrões técnicos de auditoria estabelecidas na Portaria SCI n. 2, de 27 de maio de As áreas de atuação da SECOP, divididas em seis tópicos: (P.1) Movimentação, Remuneração, (P.2) Benefícios e Vantagens, (P.3) Capacitação e Desenvolvimento, (P.4) Seguridade Social, e (P.5). Folha de Pagamento, foram subdivididas em suas respectivas subáreas, determinando os 12 objetos de auditoria sobre os quais esta seção atuará durante o exercício de 2015, a seguir listados. Dada a contingência de haver achados nas auditorias em curso, as programadas para o próximo exercício para o mesmo objeto poderão ser na modalidade conformidade ou monitoramento.

4 (P.1)Movimentação: (1) Assentamentos Funcionais: Cadastro Modalidade: Conformidade Objetivo: Verificar a conformidade dos registros nos assentamentos funcionais dos servidores do quadro de pessoal, analisando a documentação relacionada ao cadastro, respectivos reflexos na folha de pagamentos e correspondente inserção no SGRH. (2) Licenças, Afastamentos e Concessões: Averbação tempo de serviço Modalidade: Conformidade/Monitoramento. Objetivo: Verificar a conformidade das averbações de tempo de serviço junto Tribunal de servidor que tiver trabalhado em outro órgão da Administração Pública direta ou indireta ou na iniciativa privada. (3) Movimentação entre Órgãos: Remoção Modalidade: Monitoramento. Objetivo: Verificar as condições para a remoção nas modalidades de ofício, no interesse da Administração, a pedido, a critério da Administração, e, a pedido, para outra localidade, independente do interesse da Administração. (4) Movimentação entre Órgãos: Requisição Modalidade: Conformidade/Monitoramento. Objetivo: Verificar a regularidade da transferência do exercício de servidor para o âmbito da Justiça Eleitoral, sem alteração da lotação no órgão de origem e sem prejuízo da remuneração ou salários permanentes. (P.2) Remuneração, Benefícios e Vantagens: (5) Diárias Modalidade: Monitoramento. Objetivo: Verificar os procedimentos de diárias estão em conformidade com a lei e normas regulamentares. Verificar as condições e a correção do valor pago a título de passagens e diárias. Verificar se as diárias foram pagas pela metade nas ocasiões em que o afastamento não exigiu pernoite.

5 (6) Ajuda de Custo Modalidade: Monitoramento. Objetivo: Verificar se houve mudança de domicílio em caráter permanente no interesse do serviço para a ajuda de custo. Verificar a atenção ao limite de valor correspondente a 3 meses de remuneração para o cálculo da ajuda de custo. Verificar se o servidor não se apresentou em nova sede no prazo de 30 dias para a exigência da restituição do valor recebido como ajuda de custo. (P.3). Capacitação e Desenvolvimento: (7) Desenvolvimento na Carreira Modalidade: Conformidade. Objetivo: Verificar a conformidade nos procedimentos adotados no processo pelo qual o servidor se desenvolve na carreira do Poder Judiciário da União, avançando desde a Classe A, Padrão 1 até a Classe C, Padrão 13. Verificar a regularidade e condições para as modalidades de desenvolvimento na carreira. (P.4). Seguridade Social (8)Auxílios e Licenças: Assistência à Saúde Modalidade: Conformidade Objetivo: Verificar as condições para concessão licença para tratamento de saúde, a pedido ou de ofício, com base em perícia médica e sem prejuízo da remuneração, a que fizerem jus servidores ativos pertencentes ao Quadro de Pessoal deste Tribunal. (9) Custeio: Previdência complementar Modalidade: Conformidade/Monitoramento Objetivo: Verificar a regularidade das inclusões de servidores ativos de cargos efetivos e as repercussões financeiras decorrentes da adesão ao plano de benefícios. (10) Custeio: Integralização de Proventos Modalidade: Conformidade/Monitoramento Objetivo: Examinar as concessões de isenção de imposto de renda e a

6 contribuição para o plano de seguridade social do servidor para os servidores inativos e pensionistas. (11)Custeio: Abono de Permanência Modalidade: Conformidade/Monitoramento Objetivo: Verificar as concessões aos servidores ativos deste Regional que expressamente optarem por permanecer em atividade após preencher as regras de aposentadoria. (P.5) Folha de Pagamento (12) Consistência dos Registros Modalidade: Conformidade. Objetivo: Verificar as condições de nomeações e a constituição dos assentamentos funcionais dos servidores na assunção de cargo público, visando ação preventiva de erros em registros que poderão ter repercussão na folha de pagamento. Cronograma de execução para o Plano de Anual de Auditoria -PAA-SECOP 2015: Objetos de Auditoria Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez (1) Cadastro x (2) Averbação de Tempo de Serviço x (3) Remoção x (4) Requisição x (5) Diárias x (6) Ajuda de Custo x (7) Desenvolvimento na Carreira x (8) Assistência à Saúde x (9)Previdência Complementar x (10) Abono de permanência x (11) Integralização de Proventos x (12) Folha de Pagamentos x Somando-se a esses, mais 6 (seis) objetos são de verificação rotineira: Admissões, Vacâncias, Aposentadorias, Pensões, Alteração do Fundamento Legal de Ato Concessório.e Auxílio-funeral; alguns nos quais a SECOP atua como cogestora (Admissões,

7 Aposentadorias, Pensões e Alteração do Fundamento Legal, conforme atividade definida na IN TCU n. 55/2007. Tais objetos deverão ser inseridos ordinariamente na rotina da unidade, durante o exercício, conforme seu surgimento. 6. Seção de Acompanhamento de Gestão O PAA de 2015 para a SEAGE segue as disposições da Portaria TRE-RS P n. 353/2013 Normas Gerais de Auditoria Interna no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul e da Portaria TRE-RS P n. 46/2014 processo de trabalho para gestão do Programa de Auditoria Interna. A edição dessas duas últimas normas, após a elaboração do PALP 2014/2017 e PAA 2014, em conjunto com a experiência adquirida na execução do plano anual ao longo deste exercício, motivaram algumas alterações no planejamento de Os trabalhos a serem desenvolvidos no próximo ano encontram-se descritos, em linhas gerais, nos tópicos abaixo. Por ocasião da execução de cada atividade serão descritos em maiores detalhes aspectos como critérios de auditoria e metodologia empregada. III) 6.1. Avaliação de controles internos em nível de entidade (art. 5º, inciso Justificativa: A avaliação de controles internos em nível de entidade havia sido incluída no PAA 2014 da SEAGE, com o consequente monitoramento de eventuais recomendações previsto para Os primeiros meses do ano de 2014 foram utilizados para nivelamento de conhecimentos, familiarização da equipe com o modelo de referência e planejamento da avaliação. Considerando que a fase de execução dos trabalhos demandaria contato com outras unidades do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul TRE-RS, àquela altura envolvidos mais intensamente na preparação do pleito, optou-se por adiar a avaliação ora proposta para o exercício de Em consequência, possível monitoramento

8 de eventuais recomendações seria realizado em 2016 e nova avaliação em 2017, solicitandose assim a alteração do PALP da Seção. Embora o TRE-RS não conste entre as unidades jurisdicionadas que foram selecionadas pelo Tribunal de Contas da União para que tivessem seu processo de contas ordinárias dos últimos exercícios constituídos, as disposições da Decisão Normativa n. 134/2013 servem como referência para a elaboração do relatório de gestão e de seus elementos componentes. As diretrizes havidas nessa decisão normativa para que a Unidade proceda à avaliação dos seus controles internos são condizentes com a avaliação de controles internos em nível de entidade, na conceituação adotada pelo COSO 1. Portanto, pretende-se com a auditoria sobre esse objeto, realizada de forma preventiva à composição do Relatório de Auditoria de Gestão, agregar utilidade à administração para a eventual exigência por parte do TCU da entrega do processo de contas ordinárias por este órgão. A critério desta Secretaria, os seguintes "componentes": estratégia organizacional e gestão de riscos e controle interno devem ser inseridos no planejamento de auditoria a longo prazo. Sendo assim, tais tópicos serão abordados na avaliação de controles internos em nível de entidade em questão. Objeto: Avaliação de controles internos em nível de entidade. Objetivo: Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos do TRE-RS quanto aos aspectos de 1) ambiente interno; 2) fixação de objetivos; 3) identificação de eventos; 4) avaliação de riscos; 5) resposta aos riscos; 6) atividades de controle; 7) informação e comunicação; e 8) monitoramento Auditoria Operacional / Desempenho Gestão do Conhecimento (art. 5º, inciso II) Justificativa: O tema gestão do conhecimento foi recentemente regulamentado no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul pela Resolução TRE-RS 1 Ainda que a Decisão Normativa mencione expressamente os cinco elementos associados ao COSO I, pretende-se utilizar para esse trabalho a metodologia descrita no COSO II.

9 n. 248, de 22 de abril de O regulamento dispõe sobre a Política de Gestão do Conhecimento, ressaltando em suas considerações inicias a importância do conhecimento na execução da missão do TRE-RS, a necessidade de melhor aproveitamento dos ativos intangíveis para o desenvolvimento institucional e o compromisso do Tribunal em criar, implantar e aprimorar processos relacionados à gestão do conhecimento. A igualmente recente Resolução CNJ n. 192, de 8 de maio de 2014, que dispõe sobre a Política Nacional de Formação e Aperfeiçoamento dos Servidores do Poder Judiciário, estabelece entre seus princípios a educação voltada para a valorização da gestão do conhecimento. Objeto: Auditoria Operacional sobre Gestão do Conhecimento. Objetivo: Examinar de forma independente e objetiva a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade das ações ligadas à gestão do conhecimento Auditoria Operacional / Desempenho Tecnologia da Informação (art. 5º, inciso XII) Justificativa: O TCU realizou, em 2013, auditoria operacional no TRE-RS sobre governança de Tecnologia da Informação, conforme descrito no Acórdão TCU n. 1055/2014 Plenário, proferido em 23 de abril de Uma das recomendações contidas no acórdão foi a realização de auditorias periódicas na área de tecnologia da informação do órgão, em especial no que diz respeito à avaliação da governança de TI, dos sistemas de informação e de suas bases de dados, da segurança da informação e das aquisições de bens e serviços de TI, em consonância com o disposto no item do acórdão 1233/2012-TCU- Plenário. A auditoria operacional sobre Tecnologia da Informação proposta, além de cumprir a recomendação do TCU, dá seguimento a trabalhos anteriores da SCI na área, a exemplo da auditoria sobre gestão de tecnologia da informação realizada em 2013, com base em matriz de planejamento fornecida pelo CNJ. Objeto: Auditoria Operacional sobre Tecnologia da Informação. Objetivo: Examinar de forma independente e objetiva a economicidade,

10 eficiência, eficácia e efetividade das ações ligadas à Tecnologia da Informação Auditoria de Conformidade assinaturas nos documentos inseridos no sistema PAE/RS (art. 5º, inciso XIII) Justificativa: A SEAGE realizou a última auditoria acerca das assinaturas nos documentos inseridos no sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PAE/RS no exercício de 2012, tornando oportuna a realização de nova auditoria na área durante o próximo ano. Objeto: Auditoria de Conformidade das assinaturas nos documentos inseridos no sistema PAE/RS. Objetivo: Verificar a conformidade da aplicação das regras sobre assinatura de documentos nos processos administrativos deste Tribunal, atualmente operacionalizados de forma eletrônico por meio do sistema PAE/RS Auditoria de Gestão Relatório de Gestão exercício 2015 (inciso XVIII) Justificativa: A Instrução Normativa TCU n. 63/2010 estabelece normas de organização dos relatórios de gestão e das peças complementares que constituirão os relatórios de contas da administração. Considerando a necessidade de elaborar o relatório de gestão em todos os exercícios, mesmo quando o TRE-RS não figura entre as unidades selecionadas para apresentação de processo de contas ordinárias, imperiosa a análise das instruções e estrutura desse documento nos moldes propostos pelo TCU para cada exercício. Objeto: Auditoria de Gestão Relatório de Gestão Objetivo: Fornecer à Administração descrição e hermenêutica atualizada para cada uma das partes componentes do Relatório de Gestão Auditoria Operacional / Desempenho sistemas de informação e suas bases de dados (art. 5º, inciso XII) Justificativa: Conforme mencionado no item 2.3, a auditoria operacional

11 realizada neste Tribunal pelo TCU em 2013, julgada no Acórdão TCU n. 1055/2014 Plenário, proferido em 23 de abril de 2014, trouxe diversas recomendações sobre a realização de auditorias periódicas na área de TI. A auditoria ora proposta visa complementar o trabalho descrito no item 2.3, desta vez com dedicação ao tópico sistemas de informação e suas bases de dados. Além da recomendação do TCU, apresenta-se como justificativa para uma segunda auditoria na área no ano de 2015, além daquela prevista no item 2.3, a crescente importância da Tecnologia da Informação na consecução dos objetivos estratégicos do Tribunal. dados. Objeto: Auditoria Operacional sistemas de informação e suas bases de Objetivo: Examinar de forma independente e objetiva a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade dos sistemas de informação e suas bases de dados em uso no Tribunal. Cronograma de execução para o Plano de Anual de Auditoria -PAA-SEAGE 2015: Objetos de Auditoria Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez (1) Avaliação de controles internos em nível de entidade x (2) Gestão do Conhecimento x (3) Tecnologia da Informação x (4) Assinaturas PAE x (5) Relatório de Gestão x (6) sistemas de informação e suas bases de dados x Somando-se a esses, o objeto de auditoria sindicância e outros, de verificação rotineira, as auditorias especiais previstas no PALP e os eventuais estudos resultantes de consultorias integram as atividades da SEAGE programadas para o exercício de No que se refere ao objeto sindicâncias e outros, a justificativa está centrada em se tratar de objeto de auditoria contemplado para fins de cumprimento de uma das

12 competências atribuídas à SEAGE no Regulamento Interno da Secretaria, art. 13, III, a saber: acompanhar o andamento dos processos de apuração de responsabilidade. Destaca-se, entre os objetivos para sua análise, o de verificar a conformidade da aplicação das regras para apuração de fatos administrativos puníveis, reflexos na responsabilidade objetiva do órgão público e restituição ao erário por danos causados por agentes públicos, entre outros. Submetemos o presente planejamento à consideração superior. Porto Alegre, 14 de outubro de EDUARDO C. DA COSTA, Chefe da Seção de Controle de Pessoal. CARLOS LUCIANO MORAES, Chefe da Seção de Acompanhamento de Gestão. LÚCIO WISNIESWSKI, Assistente IV da Seção de Acompanhamento de Gestão. DANIELA OTILIA FOLTZ, Coordenadoria de Acompanhamento e Orientação da Gestão.