1.Introdução. 2. Posicionamento

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1 1.Introdução 1.1 Finalidade Este documento tem o objetivo de demonstrar as necessidades e problemas que a rede de clínicas de vacinação IMUNIZA encontra em seu dia a dia, propondo após um levantamento de dados e uma análise detalhada, uma solução que possa atender as expectativas do nosso cliente. 1.2 Escopo Este projeto tem o foco na construção do SCV-IMUNIZA, o qual apresentará as seguintes funcionalidades: Controle de Clientes; Controle de Fornecedores; Controle de Estoque; Controle de Funcionários; Controle de Vacinações; Controle Financeiro; Contas a Pagar; Contas a Receber; Controle de Fluxo de Caixa; 2. Posicionamento 2.1 Oportunidade de Negócio O SCV-IMUNIZA é um sistema que se propõe a gerenciar uma rede de clínicas de vacinação, para que se tenha realmente um controle de seu estoque, o que evita a perda e a inconsistência nas informações de vacinas. Através do cadastramento de clientes, o SCV-IMUNIZA permite criar um perfil do mesmo através de um histórico de vacinações, além de poder gerar malas diretas e exibir informações úteis de sua ficha cadastral. Com o SCV-IMUNIZA sendo utilizado, a empresa IMUNIZA estará mais veloz e organizada quanto a transações, terá um controle mais abrangente o que gera maior volume de vacinações e conseqüente aumento de recursos. 2.2 Relato do Estoque de vacinas controlado manualmente Vacinas com prazos vencidos; Falta de vacinas em estoque; Não ter um status atual do estoque; Falta de identificação e localização. Perda de Clientes; Demora no atendimento; Perda financeira; Falta de produtos no estoque por falta de acompanhamento Controle de estoque, no qual as vacinas passam a ser cadastradas com quantidade, valor, lote de validade e localização física dentro da filial. Não existe controle financeiro Fluxo de caixa sem registros sobre transações; Falta de controle de contas a pagar e a receber Desorganização do fluxo de caixa sem histórico para avaliações posteriores dos resultados do período; Não existe controle quanto a quantidade de vendas de vacinas. Controle no fluxo financeiro passando a registrar cada transação de item de caixa, informando antecipadamente o vencimento de contas a pagar e gerando dados sobre contas a receber. Falta de cadastro de clientes Não existe fidelização; Consulta de inadimplência. Não existe perfil dos clientes; Descontrole de clientes inadimplentes Sistema de Cadastro de clientes que facilite a consulta e utilização das informações armazenadas.

2 Não há controle de vendas de vacinas Não existe estatística de vendas de vacinas; Discrepância no fluxo de caixa; Inconsistência entre estoque e vacinas vendidas; Demora na emis de Nota Fiscal. Perdas financeiras; Demora no atendimento; Perda de clientes. Controle de vendas de vacinas onde todas as transações efetuadas possam ser gerenciadas, permitindo consultas para tomada de decisões. Falta de cadastro de fornecedores Demora na aquisição de vacinas; Cotação dos preços de vacinas. Perdas financeiras; Perdas de clientes. Sistema de Cadastro de fornecedores que facilite a consulta e utilização das informações armazenadas. 3. Descrição dos envolvidos 3.1 Resumo dos Stakerolders Envolvido Descrição Responsabilidades É um usuário do sistema? José Silva Diretor comercial Estabelecer os requisitos Sim Verificar aceitação do escopo Maria Santos Gerente do Projeto Definir escopo do projeto Distribuir e coordenar as atividades Agendar as reuniões Controlar o cronograma do projeto Escrever o Documento de Vi Não 4. Necessidades dos envolvidos 4.1 Controle de Estoque Importância Primordial Principais Preocupações O estoque deve ter um registro eficaz e uma consulta rápida para agilizar as operações de reposição e controle nas datas de vencimento dos lotes das vacinas Solução Atual Executado manualmente Solução Proposta Elaborar funcionalidade para controlar o estoque, com o objetivo de organizar os lotes das vacinas que chegarem, cadastrando-as no sistema com uma identificação única, que possibilita efetivo controle sobre os lotes, evitando que um lote mais recente seja vendido antes que se esgote o antigo. Um benefício adicional será o controle da quantidade das vacinas e destino da sua distribuição, assim haverá maior agilidade no remanejamento entre filias quando necessário. O SCV-IMUNIZA, baseando-se na quantidade de vendas de determinada vacina nas filias, calculará a quantidade de reposição em cada uma delas, não sendo necessário um operador solicitar, exceto em casos de emergências. O sistema gerará um código de barras no qual estará identificado em cada vacina o número de lote, tipo do produto e preço do mesmo, para que posteriormente seja facilitado o seu manuseio no momento da aplicação, pagamento e baixa em estoque. 4.2 Cadastro de Clientes Importância Primordial Principais Preocupações Manter um registro dos dados cadastrais dos clientes, de modo que o SCV-IMUNIZA possa criar um perfil, criando um plano de fidelização, gerenciando a anamnese(histórico) e auxiliando na criação de malas diretas Solução Atual Não há Solução Proposta Um formulário no qual sejam inseridos os dados cadastrais dos clientes. Com isso será gerado um perfil no qual posteriormente todas as vacinações do cliente serão atualizadas, sendo possível ao

3 4.3 Controle de vendas SCV-IMUNIZA informar quanto à reforços de vacinações, idade adequada para tomar determinada vacina, mostrando uma tela ao operador com os dados cadastrais do cliente, para que a clínica possa entrar em contato e passar tais informações Importância Primordial Principais Preocupações Controlar as vendas de vacinas, integrando o caixa e o controle de estoque, além de gerenciar todas as formas de pagamento efetuadas pelos clientes Solução Atual Não há Solução Proposta Um sistema alimentado por um leitor de código de barras ou teclado do terminal. Com isso será informado na tela o preço e a soma de todas as vacinas adquiridas naquele momento pelo cliente, guardando essa informação em seu perfil(histórico) e dando baixa no estoque da vacina. Finalmente o SCV-IMUNIZA indicará as formas de pagamento, que poderá ser em espécie, em cheque à vista ou a prazo, cartão de débito ou crédito, além de calcular descontos. Caso o cliente solicite desconto maior, o SCV-IMUNIZA solicitará a autenticação com nível de gerência para que seja aumentado o percentual. Assim que confirmado o pagamento o sistema lançará o crédito em caixa. 4.4 Cadastro de Funcionários Importância Primordial Principais Preocupações Controlar todas as ações dos funcionários dentro do sistema, gerando logs de acesso e de movimento dentro do aplicativo Solução Atual Não há Solução Proposta Através do cadastramento dos funcionários, o SCV-IMUNIZA criará um login e senha para os operadores do sistema, possibilitando acompanhamento dos passos executados, além de criar níveis de acesso para os usuários, sendo que, por exemplo, uma secretária só poderá conceder um desconto além do previsto com o aval do médico chefe. O SCV-IMUNIZA apresentará um controle de folha de pagamento, no qual não serão cadastrados somente os usuários do sistema e sim todos os funcionários das clínicas gerando assim todos os cálculos de impostos trabalhistas e descontos. Com a ligação ao módulo financeiro, a folha de pagamento gerará automaticamente lançamentos no contas a pagar, sendo possível até a confecção de cheques para pagamento dos funcionários, além de realizar controle de férias, evitando que o prazo legal para a mesma seja excedido. 4.5 Mineração de Dados Importância Primordial Principais Preocupações Fornecer de forma consistente informações gerenciais para que possam auxiliar na tomada de decisões importantes para o crescimento e desenvolvimento da empresa Solução Atual Não há Solução Proposta Integrar ao SCV-IMUNIZA um sistema de mineração de dados, o qual trabalhará juntando todas as informações obtidas com os módulos clientes, fornecedores, funcionários e vendas, possibilitando o cruzamento desses dados, gerando assim opções de relatórios que podem ser essenciais para a tomada de decisões gerenciais. Alguns exemplos: Vacinas mais vendidas por região, por mês. 4.6 Controle de Fornecedores Importância Primordial Principais Preocupações Criar uma base de informações em que os dados dos fornecedores possam fornecer subsídios para que a reposição do estoque seja no mais baixo custo possível Solução Atual Feita manualmente através de agenda telefônica Solução Proposta Um sistema de controle de fornecedores, no qual com o cadastramento de alguns dados, possa gerar uma relação de todas as empresas que fornecem vacinas. O SCV-IMUNIZA pode importar através de uma planilha Excel ou arquivo TXT, as vacinas e preços relativos a um fornecedor, esse cadastramento também pode ser feito manualmente. Além disso, com base nessa base de dados e na última compra realizada, o SCV-IMUNIZA pode, quando da necessidade de reposição de estoque, indicar qual fornecedor possui o preço mais baixo ou enviar um ao fornecedor solicitando uma relação atualizada de suas vacinas e preços.

4 4.7 Contas a Pagar Importância Primordial Principais Preocupações Fazer um controle sobre contas a pagar, evitando o pagamento de multas aos fornecedores Solução Atual Esse controle é feito atualmente através de uma planilha do Excel Solução Proposta Com a implantação do SCV-IMUNIZA a empresa terá total controle sobre suas contas a pagar pois esse módulo estará integrado com o estoque: assim que a vacina é lançada no sistema e todos os dados da nota fiscal inseridos, os valores lançados em contas a pagar. Controlará todas as datas de vencimento das faturas, duplicatas e impostos, evitando que a empresa pague multa por atraso. Preparado para a nova legislação fiscal, o sistema já atende aos requisitos da substituição tributária e o envio dos arquivos ao fisco. 4.8 Contas a Receber Importância Primordial Principais Preocupações Ter um efetivo controle de todas as vendas e gerenciar as contas a receber, facilitando assim o tratamento das informações financeiras, evitando um aumento na inadimplência Solução Atual não há Solução Proposta Interligado com o sistema de TEF atende todas as bandeiras de cartões de crédito podendo também integrar-se aos sistemas de geração de boletos bancários. O SCV-IMUNIZA avisará sobre clientes em situação irregular e realizará os cálculos de juros por atraso, controle de desconto máximo em vendas, controle de cheques, carnês e recibos em geral. Com isso evitando qualquer controle manual. 4.9 Controle de Fluxo de Caixa Importância Primordial Principais Preocupações Ter um efetivo controle de todas as vendas, além de conciliar as contas a pagar e a receber, informando em tempo real a saúde financeira da empresa Situação Atual Esse controle atualmente é feito através de uma planilha do Excel Solução Proposta Com a implantação do SCV-IMUNIZA, o cliente vai ter uma ferramenta fundamental para o controle financeiro que vai auxiliá-lo na tomada de decisões sobre a situação do fluxo de caixa da empresa. Este controle gerencial vai informar a origem de todo o recurso que entrou no caixa e aplicação de tudo que saiu; com isto ele terá uma vi consolidada destas informações. O sistema gerará relatório com diversas informações de controle das entradas e saídas num período determinado de tempo, dia, mês ou ano. Manterá os controles auxiliares em dia, tais como: controle de recebimento de clientes, controle de pagamento de fornecedores, controle de pagamento de despesas, controle de movimento de caixa Relatórios Importância Primordial Principais Preocupações Fornecer informações rápidas e de fácil acesso dentro do SCV-IMUNIZA, possibilitando aos operadores obterem relatórios sobre os módulos do sistema Solução Atual Não há Solução Proposta Gerar uma série de relatórios baseando-se nos dados inseridos nos demais módulos, possibilitando que os operadores possam ter informações não gerenciais, por exemplo: quantidade de vacinas no estoque, relação de funcionários, relação de clientes, relação de vacinas aplicadas e outras variações desses e dos demais componentes do sistema. 5. Vi Geral do Produto 5.1 Perspectiva do Produto O SCV-IMUNIZA dará à empresa o controle sobre todas as atividades do seu dia-a-dia com um padrão de excelência e com um menor custo-beneficio. O Software dispõe de todas as funções necessárias para o gerenciamento e controle com qualidade de alto nível e com maior simplicidade possível para quem vai operar o sistema.

5 Após a implementação será garantida a integridade das movimentações, o que possibilitará o recebimento, pagamento, controle de pessoal, estoque, acesso mais rápido ao cadastro de clientes e fornecedores permitindo, assim, as tomadas de decisões mais adequadas. O SCV-IMUNIZA, que será projetado para ser uma ferramenta de apoio à gestão empresarial de controle de Clínica de Vacinação, caracterizar-se-á pela facilidade de aprendizado e de uso, proporcionando um controle completo sobre todos os processos administrativos e operacionais. O Software visa aumentar a rentabilidade das clínicas através do controle de suas atividades. 5.2 Suposições Requisitos para o Servidor do SCV-IMUNIZA: Sistema operacional:windows 2008 Server; SGBD:MySQL Servidor Web: Apache Requisitos para as estações: Sistema operacional:windows 7 ou superior e Linux; Web Browser: Internet Explorer 8.0 ou superior e Mozilla Firefox 2.0 ou superior. Requisitos de comunicação: Rede Ethernet 100 MBPS ou Superior Conexão de internet de 01 MB ou Superior 5.3 Licenciamento e Instalação O software gerado terá sua licença cobrada por servidor, precisando portanto de um código de instalação para cada computador em que será instalado, além da cobrança mensal pelo uso do sistema. O SVC-IMUNIZA ficará hospedado no Data Center da empresa do desenvolvedor, ficando essa responsável pelo armazenamento e backup da base de dados. A comunicação entre Data Center e cliente será realizado através de internet, utilizando o protocolo HTTPS 6. Características do Produto 6.1 Manter Cliente Inserir Clientes Pesquisar Clientes Alterar dados dos Clientes Consultar histórico de compras do cliente 6.2 Manter Funcionário Inserir Funcionários Pesquisar Funcionários Alterar dados dos Funcionários Desabilitar Funcionários Agendar férias dos Funcionários Definir nível de acesso dos Funcionários Definir senha para Funcionário Definir o gestor do Sistema 6.3 Manter Estoque Inserir vacinas Pesquisar vacinas Controlar movimentação de vacinas Controlar quantidade de estoque Emitir relatório para reposições Emitir relatório de compras de vacinas Controlar prazos de entrega de pedidos de compra 6.4 Manter Fornecedores Inserir Fornecedores Pesquisar Fornecedores Alterar dados dos Fornecedores Excluir Fornecedores 6.5 Manter Vacinaçao Inserir Vacinação Controle de valores referentes a vacinações no dia/mês/ano Cancelar vacinação Emitir relatórios das Vacinações por período Emitir relatórios das Vacinações por cliente

6 Emitir nota fiscal 6.6 Manter Mineração de Dados Escolher Dados Carregar dados Gerar relatórios 6.7 Manter Fluxo de Caixa Manter Contas a Pagar Manter Contas a receber Controlar vencimentos de contas a pagar e receber Emitir relatórios 6.8 Manter relatórios Gerar relatórios de vacinações Gerar relatórios fornecedores Gerar relatórios estoque Gerar relatórios clientes Gerar relatórios funcionários Gerar relatórios contas a pagar Gerar relatórios contas a receber Gerar relatórios fluxo de caixa Imprimir relatórios 7 Restrições Não há 8 Aprovação Estou ciente e de acordo com as informações passadas por mim para composição deste documento e com o conteúdo deste. Responsável Solicitante X Maria Santos Gerente de Projetos X José Silva Diretor comercial

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