PROCEDIMENTOS DO FINANCEIRO PARA VENDA LOJAS

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1 PROCEDIMENTOS DO FINANCEIRO PARA VENDA LOJAS FORMAS DE PAGAMENTOS Nossa loja aceita as seguintes formas de pagamento: - Dinheiro; - Moeda estrangeira ( dólar e euro ) - Cheque à vista; - Cheque pré-datado; - Cartões de crédito. - Cheque eletrônico - redeshop As formas de pagamentos aceitas pela k2 Com.Confecções Ltda. devem ser respeitadas rigorosamente pela Gerente e sua equipe. Nem a equipe, nem a Gerente têm autonomia para modificá-las, A não observância destas normas sujeitará à Carta de Advertência e até demissão. Para qualquer forma de pagamento aceita fora das normas, deverá haver uma autorização prévia da Diretoria Administrativa ou da Gerencia Financeira em conjunto com a Supervisão. DINHEIRO Ao receber dinheiro: - Confira o valor recebido; - IMPORTANTE: SEMPRE Verifique a autencidade das cédulas, através do equipamento magic teste em poder da loja; - Verifique se há troco a ser devolvido; - Confira o troco, quando houver; - Entregue o troco ao cliente. - Troco dado deve ser anotado no romaneio de vendas.

2 MOEDA ESTRANGEIRA Ao receber moeda estrangeira: a) Confira o valor recebido; b) IMPORTANTE: SEMPRE Verifique a autencidade das cédulas, através do equipamento magic teste em poder da loja; c) Caso haja troco, confira-o e entregue-o ao cliente, em Reais. d) Atenção: Não é permitido que funcionários troquem moedas estrangeiras recebidas por Reais, o que é passível de punição com Carta de Advertência. Importante: Compras feitas em moeda estrangeira devem ser cobradas pelo preço à vista. A cotação da moeda estrangeira deve ser consultada na internet no site : /, no momento da venda. O valor a ser considerado é o valor do Dólar Paralelo, na coluna de Compra ou seja o valor menor. Veja a tela da consulta no DCI. no exemplo. Vc. utilizaria r$ 2,45 para a conversão. Dólar (22/09 11:42) Dólar Comercial Compra (R$) Venda (R$) 2,2750 2,2770 Dólar Paralelo 2,4500 2,5500 Dólar Turismo 2,2400 2,3800 Ao finalizar o caixa, enviar a cotação utilizada para o cálculo da compra junto com o fechamento de caixa.

3 Não aceitamos travellers check. Veja o exemplo abaixo para a venda com dólar no dia 22/09/2005. OBS: Treine muito esse tipo de cálculo. Ex: O cliente fez uma compra de R$ 550,00 e pagou com US$ 250,00 Tx dólar R$ 2,45 ( veja tabela do dólar acima ) 1 Cliente tem US$ 250,00 calcular :US$ 250 x 2,45 = R$ 612,50 Dar troco : 550,00 612,50 = R$ 62,50 2 Cliente tem US$ 190 Calcular: US$ 190 x 2,45 = R$ 465,50 cobrar a diferença do cliente : R$550 R$465,50 = R$ 84,50 CHEQUES A k2 aceitamos os seguintes tipos de cheques: - cheque à vista, - cheque pré-datado, - cheque especial ou não-especial, - cheque de fora da praça (desde que com a apresentação do cartão do banco, documentação e com uma checagem mais minuciosa.), - Nas vendas parceladas em cheques deverá ser exigido o pagamento da primeira parcela a vista, com o cartão de débito da conta a que se refere o cheque pois isso dá-nos segurança de que a conta pertence ao titular e os cheques devem ser da mesma conta corrente. As parcelas devem ter valores iguais. - Atenção: cheque de pessoa jurídica (somente se o cliente for o proprietário e apresentar a cópia do contrato social da empresa para comprovar que ele é sócio e que assina pela empresa). A k2 não aceita: - Cheque diferente do valor da compra, a título de dar troco para o cliente; as parcelas têm que ser iguais; Isso é proibido.

4 - Cheque provisório de clientes não conhecidos e cuja conta tenha menos de 1 ano; - Cheques pré com cadastro novo e conta nova (menos de 1 ano). Atenção: Para cheques pré-datados, o cheque deverá ser preenchido com a data da venda e colocar a data do vencimento na extremidade direita inferior do cheque ( rodapé, logo abaixo da assinatura e identificação do correntista). Assegurar-se de receber a primeira parcela no cartão de débito do cliente. Exigir sempre o RG do cliente. Procedimentos LEMBRAMOS QUE SÃO ITENS IMPORTANTES E INDISPENSÁVEIS: Todo e qualquer cliente que comprar em nossas lojas, quer seja em dinheiro, cheques, cheque eletrônico, dólar, euro ou cartões de crédito, tais documentos e moedas DEVERÃO SEMPRE SER PASSADOS NO EQUIPAMENTO PRÓPRIO EM PODER DAS LOJAS, PARA IDENTIFICAR SE SÃO VERDADEIROS OU FALSOS. FAZER TB VERIFICAÇÃO JUNTO AO SERASA PARA PAGAMENTOS COM CHEQUES A VISTA OU VENDAS A PRAZO. NÃO DISPENSAR NUNCA ESTE PROCEDIMENTO, MESMO PARA CLIENTES QUE JÁ COMPRARAM E RETORNAREM. Não obstante termos fornecido o equipamento para todas as lojas e termos treinado seu uso, observamos que algumas lojas NÃO SEGUEM RIGOROSAMENTE OS PROCEDIMENTOS. Conforme instruções em poder das lojas, os pagamentos em cheques efetuados através de cheques, inclusive os do BANCO DO BRASIL, a entrada, IMPRETERIVELMENTE deverá ser feita com o cartão de débito do Banco. Isto porque muitos talões foram roubados do Banco do Brasil e somente o titular da conta terá o cartão e a senha pessoal da conta corrente. OBS. Mesmo que a entrada seja feita com o cartão do banco (redeshop ou cheque eletrônico), os procedimentos de verificação devem ser seguidos. No caso de pagamentos com cheques não se esquecer do SERASA. APÓS A COMPRA DO EQUIPAMENTO IDENTIFICADOR, A NÃO OBSERVANCIA DESTES PRECEITOS BÁSICOS, LEVARÁ A

5 EMPRESA APLICAR AS PENALIDADES QUE TODOS TEM CONHECIMENTO, QUAIS SEJAM: a) ATENÇÃO: Todos sabem que em casos do recebimento de cheques falsificados, o que denota a não verificação no equipamento, ( já temos alguns casos destes e em breve os responsáveis serão notificados quanto ao ressarcimento) os valores serão descontado dos responsáveis pela loja. b) Em casos de cheques recebidos, onde todos os procedimentos tenham sido observados e que tenham sido devolvidos por serem sem fundos ou conta encerrada, após todas as tentativas de recebimentos a serem procedidas pela COBRANÇA da K2, Sr. Valter, para todos os casos incobráveis, a comissão será estornada a cada 2 meses. Para evitar qualquer dúvida, será anexado a cada estorno, para o Departamento Pessoal e poderá ser verificado pelo gerente e vendedor que tiver estorno de comissão, uma cópia do cheque incobrável. Detalhe. Caso ainda persista a duvida, o cheque original incobrável, objeto do estorno, estará em poder do Sr Valter, em arquivo e tb poderá ser visto, caso seja necessário a comprovação. c) Com o recebimento desta o Sr. Valter irá proceder ao levantamento solicitado e todos os envolvidos serão devidamente avisados das ocorrências. ESTES PROCEDIMENTOS SÃO DE RESPONSABILIDADE EXCLUSIVA DO DEP. FINANCEIRO E AS NORMAS AQUI RELACIONADAS, SÃO APENAS PARA RELEMBRÁ-LOS UMA VEZ QUE TODOS TÊM CONHECIMENTO DELAS. SÃO TAMBÉM DE CONHECIMENTO GERAL DA DIRETORIA, DEP. PESSOAL, SUPERVISÃO DAS LOJAS, GERENTES E FUNCIONÁRIOS. Qualquer dúvida com relação aos procedimentos e normas completas em poder de todas as lojas deverão ser dirigidas ao Sr Joao Henrique que entrara em entendimentos com o financeiro. Vejam o texto abaixo enviado pelo Sr. Valter em 10/12/2004. Fora as normas e procedimentos já existentes, estes alertas são para serem seguidos à risca. Ao receber cheques o funcionário que estiver efetuando o recebimento deverá cumprir todos os procedimentos independentemente da aparência do cliente. Dessa forma, estaremos evitando devolução de cheques e prejuízos para a Empresa e equipe.

6 Consideramos cheque à vista, todo cheque bom para depósito no próprio dia ou no dia seguinte à data da compra. Consideramos cheque pré-datado, todo cheque que não seja bom para depósito no dia seguinte à data da compra. Ao receber cheques, deve-se ainda adotar os seguintes procedimentos: - Consultar o cadastro do cliente e checar se o cliente está negativado. Em caso positivo, não deve ser efetuada a venda a não ser em dinheiro ou cartão de crédito. - No caso de clientes novos, solicitar todos os dados necessários para completar o cadastro;não vender em desacordo com essas normas. - Consultar o SCI sempre; - ATENÇÃO: clientes do Banco do Banco do Brasil e outros que forem comprar parcelado, exigir que a entrada seja paga com o cartão do banco ( redeshop ou ch eletrônico). Este cuidado, deve-se a um grande furto de talões de cheques e a máquina identificadora não pega por serem originais, embora roubados. Só vão ter o cartão do banco os verdadeiros clientes e donos da conta. Aplicar Tb o procedimento para os demais bancos. - Verificar atentamente a assinatura e a fotografia através da carteira de identidade e do cartão do Banco. Sempre verificar a autenticidade do documento na maquina para este fim em poder da loja. - Imprimir o cheque na impressora de cheques para as lojas que dispuserem deste equipamento; - Conferir o correto preenchimento do cheque (valor numérico, valor por extenso, data, e assinatura). Cheques com erros de preenchimento, não podem ser rasurados, para acertar, somente poderá constar no verso a correção com a assinatura do cliente; Verificar sempre se os números do cheque e conta corrente, agencia etc., constam no código de barras na parte inferior do cheque e são rigorosamente iguais. Isso evita receber cheques adulterados e/ou roubados. -

7 - Cruzar e nominar todos os cheques recebidos. - Solicitar e anotar no verso do cheque: telefone / nome do funcionário ou vendedor (a) que recebeu/ código da loja/código do cliente/ código da autorização da empresa de liberação de cheque (SCI); anotar também o endereço, se for a 1ª compra da cliente. Observação: - Não é permitido aceitar cheques previamente assinados, sem documento original do emitente, sem o cartão do banco, e sem ligar para a residência do mesmo para se certificar da veracidade das informações. - Para clientes já cadastrados e conhecidos, a Vendedora deverá consultar o sistema, a fim de obter os dados do cliente para anotá-los no verso do cheque, não sendo necessário importunalo, a cada compra, mas deverá sempre constar no verso o descrito acima. Todos os cheques deverão ter sempre o nome do vendedor (a) que recebeu. Caso haja alguma desconfiança, independente do valor do cheque a(o) Gerente deve ser solicitada(o) a participar da operação, e solicitar outros documentos do cliente tais como: cartão de crédito, etc... para estar seguro de seu recebimento, após a confirmação, a Gerente deve também vistar o cheque; Cheques de Vendas Altas para clientes novos ou Pessoas Suspeitas Caso o funcionário considere a venda arriscada, por algum motivo, ou exista algum problema com o cliente, a Gerente deverá entrar em contato com o Banco (em horário comercial) ou mandar entregar/ despachar a mercadoria, após a compensação deste cheque. Importante: 1. É proibida a troca de cheques no caixa da loja por funcionários, sujeito a Advertência.

8 2. Os valores que constam no cheque devem ser ABSOLUTAMENTE iguais aos que constam no sistema. Na hora da venda, deve-se, em caso de preenchimento de cheque manual, consertar os valores no sistema conforme instruções do Manual do Sistema. CHEQUES DEVOLVIDOS Esperamos que os funcionários cumpram sempre todos os procedimentos para recebimento de cheques. De nossa parte, saberemos reconhecer quando o funcionário fez tudo o que devia e quando deixou de fazer algo que devia ser feito. Cheques devolvidos dentro das normas Quando todos os procedimentos tiverem sido seguidos e ocorrer à devolução do cheque a Empresa assumirá o prejuízo, porém será sempre estornada o valor da comissão paga ao funcionário por ocasião da venda. Cheques devolvidos fora das normas Quando algum procedimento descrito não tiver sido cumprido, o funcionário que efetuou o recebimento será responsável pelo valor integral da venda e deverá ressarcir a empresa. Nestes casos o valor a ser descontado do funcionário será o correspondente ao cheque devolvido, ou seja, 100% do valor do mesmo. Cabe à Diretoria definir como será feito este desconto. Procedimentos Todo cheque devolvido será encaminhado ao departamento de cobranças que deverá entrar em contato com o cliente e tentar resolver a pendência. Após algumas tentativas, o departamento de cobrança deverá:

9 - enviar carta de cobrança ao cliente, Não obtendo resposta, após 10 dias, o cheque será encaminhado a uma empresa de cobrança jurídica. Após as lojas tomarem ciência de que o cheque está nesta situação, a gerência das lojas e os caixas, não mais poderão receber o cheque, em nenhuma hipótese. - Sempre que um Cliente procurar a loja onde efetuou a compra, para liquidar o débito, Somente será possível antes de ser enviado para o jurídico, após este procedimento, a loja não deverá receber. - Para todos os pagamentos que forem efetuados com atraso, NÃO DEVERÃO SER DISPENSADOS OS JUROS. Os juros serão calculados a razão de 5 % a.m. Para fazer o cálculo, basta multiplicar o valor devido, por 0,16667% (juros ao dia) e o resultado multiplicar pelo número de dias em atraso, somando ao valor da dívida. Exemplo: Cheque no valor de R$ 750,00 bom para 01/02/2003 vai ser pago no dia 28/02/2003, portanto com 27 dias de atraso. 750,00x0,16667% = 1,25 1,25 x 28 (quantidade de dias em atraso) = R$ 35,00 (= valor dos juros a serem cobrados) ,00 = R$ 785,00 (valor total a ser cobrado) Importante: - É de responsabilidade da Gerente, ao conferir o caixa, checar os cheques recebidos e comunicar, via C.I., qualquer irregularidade nos mesmos. Caso não seja feita a Empresa se reserva o direito de DIVIDIR a responsabilidade do prejuízo entre a Gerente e o funcionário que efetuou o recebimento. CLIENTES NEGATIVADOS Na hipótese de ocorrer qualquer venda, a cliente com débito em aberto, a responsabilidade será total da gerente, do caixa e, ou da vendedora, que efetuar a venda e, deverá ressarcir a Empresa pelo prejuízo causado.

10 CARTÕES DE CRÉDITO A k2 aceita cartões de crédito. Informe-se com a Gerência quais os cartões que são aceitos, como forma de pagamento. Mecanismo ON LINE - Manter a linha telefônica disponível; - Emitir a boleta do cartão de crédito no terminal específico, conforme o manual do sistema; - Solicitar a assinatura do cliente; - Conferir a assinatura do cliente com o RG e o Cartão de Crédito; - Colocar o telefone do cliente em uma das vias; - Entregar a via do cliente. Cartões com máquinas manuais - Utilizados apenas quando o sistema estiver fora do ar; - Verifique a validade do cartão: mês e ano. Caso esteja vencido, sugira ao cliente outra forma de pagamento; - Ligue para a central do cartão para solicitar o código de autorização; - Passe a boleta do cartão na máquina e preencha-a a caneta. Verifique a impressão da última via se está legível e anote o telefone do cliente (na frente do cartão), depois retire o carbono e entregue-o ao cliente;

11 - Confira a assinatura com a assinatura do cartão de crédito e o RG. Atenção: Deverá ser sempre solicitado à central dos cartões de crédito o n.º de autorização para venda, independente do valor da operação. O número de autorização deverá constar no campo indicado no comprovante do cartão. Observações Importantes: É proibido pré-datar cartões de máquinas manuais; Caso seja devolvido algum cartão de crédito, por falta de cumprimento das normas e não seja possível recuperá-lo. A responsabilidade caberá ao funcionário que efetuou o recebimento. A autorização é dada para parcela única ou mais de 1 parcela sem juros ou com juros. Caso a autorização seja feita em outra condição este cartão será devolvido pela administradora de cartão, o que acarretará incomodo a cliente (que deverá ser contada para nova autorização) e demora no recebimento pela empresa. Tais procedimentos estarão sujeitos a carta de advertência e passível de cobrança dos custos extras do cartão/ juros. Nestes casos, o valor a ser descontado do funcionário, será o correspondente ao cartão devolvido, ou seja, 100% do valor do mesmo. Cabe à Diretoria, definir como será efetuado esse desconto. Qualquer duvida, entrar em contato: Caixa de loja: Sonia, Cláudio ou Jair fones ramais 4254 e 4184 respectivamente. Cobrança Valter ou Diego ramais 4193 e 4241 respectivamente. Jair Ciente Gerente...

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