treinamento REMATRÍCULA

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1 treinamento REMATRÍCULA SISTEMA SGE (SMART) Financeiro - FTC EAD PRÉ-REQUISITOS Computador conectado a INTERNET Acesso ao SGE (Smart) login e senha ativos. IMPRESSORA, cartucho, papel, envelope, cola, fita adesiva, grampeado, caneta, etc. Operadores de matrícula devidamente cadastrados no SGE (Smart). Relação dos alunos BOLSISTAS da PREFEITURA Conferir REGRA DE CONVÊNIO cadastradas 1

2 Acesse a página do SMART através do link: Digite seu login e senha Clique no MENU 1 2

3 Clique na opção REMATRICULA ATENÇÃO!! A partir deste momento você iniciará o processo de REMATRICULA do aluno. O processo de rematricula tem 16 PASSOS. O aluno terá que concluir do 1º ao 16º PASSO para estar EFETIVAMENTE rematriculado neste período. 3

4 1º PASSO - PROCURAR CANDIDATO Em BUSCA LOCALIZE aluno através do NOME ou CPF. DIGITE O NOME DO ALUNO O sistema também pode localizar o aluno pelo CPF. 2º PASSO - ESCOLHER O CANDIDATO Confirme o ALUNO e selecione o período que o mesmo está cursando atualmente. Confirme se é o aluno desejado. Marque a opção do período que o aluno esta cursando e clique em próximo passo. 4

5 3º PASSO CONFERIR DADOS DE PAGAMENTO O sistema NÃO IMPEDIRÁ o prosseguimento para o passo seguinte se existirem parcelas de CONVÊNIO e CONSIGNAÇÃO EM ABERTO. Parcela do CONVÊNIO Parcela da CONSIGNAÇÃO 3º PASSO CONFERIR DADOS DE PAGAMENTO Verifique se existem parcelas do ALUNO EM ABERTO. O SISTEMA SÓ PERMITIRÁ SEGUIR PARA O PROXÍMO PASSO SE AS PARCELAS DO ALUNO ESTIVEREM QUITADAS. Verificar se o ALUNO tem parcelas EM ABERTO. 5

6 3º PASSO CONFERIR DADOS DE PAGAMENTO O aluno poderá REFINANCIAR as parcelas EM ABERTO. Selecione as parcelas em aberto Clique em REFINANCIAR REFINANCIAMENTO Informe a Data Informe o número de parcelas (máximo 3) Clique em REFINANCIAR 6

7 REFINANCIAMENTO 1º vencimento é 30 DIAS após a data da rematrícula Imprimir documentos Preencher com os dados dos cheques REGRAS DE REFINANCIAMENTO uma entrada à vista + 3 cheques pré-datados; cheques devolvidos não podem ser refinanciados; só alunos que optaram por BOLETO poderão refinanciar as parcelas em aberto; o PAGAMENTO das parcelas refinanciadas só será feito através de CHEQUES; Caso o ALUNO tenha efetuado o refinanciamento, a CONFISSÃO DA DÍVIDA e o RECIBO devem ser impressos. 7

8 3º PASSO CONFERIR DADOS DE PAGAMENTO Após verificar que todas as parcelas do ALUNO estão pagas, clique em PRÓXIMO PASSO 4º PASSO VERIFICAR DADOS CADASTRAIS CONFIRME todos os DADOS com o aluno. se necessário, PREENCHA E/OU CORRIJA-OS. ATENÇÃO O nome do ALUNO deve estar escrito igual ao documento de identidade (RG). 8

9 5º PASSO VERIFICAR DOCUMENTAÇÃO Os documentos PENDENTES são aqueles que estão SEM MARCAÇÃO. Solicite ao ALUNO os documentos PENDENTES. Marque os documentos que o ALUNO entregar e depois clique em PRÓXIMO PASSO. Marque os documentos que o ALUNO entregar 6º PASSO DOCUMENTOS FALTANTES Imprima a declaração de compromisso de entrega de documentos PENDENTES (caso necessário). Em seguida vá para o PRÓXIMO PASSO. IMPRIMA DECLARAÇÃO 9

10 DECLARAÇÃO DE COMPROMISSO Documento que o ALUNO tem a OBRIGAÇÃO de assinar, declarando-se ciente que não entregou algum dos documentos necessários para matrícula e, caso não seja entregue no tempo estipulado, SUA MATRÍCULA SERÁ CANCELADA. ATENÇÃO!! A DECLARAÇÃO deverá ser assinada pelo ALUNO, colocada no envelope junto com os documentos entregues e enviadas para FTC EaD; A AUSÊNCIA de um destes documentos poderá impedir o aluno de receber o DIPLOMA no final do curso. 10

11 7º PASSO VERIFICAR UNIDADE PEDAGÓGICA Verifique se o ALUNO se encontra na UNIDADE PEDAGÓGICA e CIRCUITO corretos. Caso esteja errado entre em contato com o SETOR ACADÊMICO através do telefone (71) º PASSO VERIFICAR CURSO Verifique se o ALUNO se encontra no CURSO correto. Caso esteja errado entre em contato com o SETOR ACADÊMICO através do telefone (71)

12 9º PASSO VERIFICAR CONVÊNIO Verifique se o ALUNO possui CONVENIO. Caso SIM: Checar se o ALUNO consta neste período na relação de BOLSISTAS da PREFEITURA; Checar se a REGRA DE CONVÊNIO está correta (Percentual ou Valor). SELECIONE O CONVÊNIO ATENÇÃO!! confira, na relação de BOLSISTAS recebida da prefeitura, se o nome do aluno se encontra listado; caso um ALUNO BOLSISTA tenha DESISTIDO do curso, este é o momento de incluir outro ALUNO como BOLSISTA, desde que previamente AUTORIZADO pela PREFEITURA. caso a regra do convênio esteja errada entre em contato com a SETOR DE PÓS VENDA através do telefone (71) e solicite a CORREÇÃO do convênio. 12

13 9º PASSO VERIFICAR CONVÊNIO completada a quantidade de alunos BOLSISTAS, o sistema NÃO MAIS PERMITIRÁ a rematrícula de outros alunos conveniados e emitirá uma mensagem de alerta. caso apareça a mensagem acima verifique se existem alunos sem convênio rematriculados INDEVIDAMENTE como BOLSISTAS através do RELATÓRIO DE BOLSAS RELATÓRIO DE BOLSA No MENU 2, clique na opção RELATÓRIO DE BOLSA para imprimir a RELAÇÃO DE ALUNOS REMATRICULADOS COM BOLSA. 13

14 RELATÓRIO DE BOLSA Selecione o período do mês POSTERIOR ao mês da rematrícula. Imprima a relação de alunos rematriculados com bolsa e confira com a listagem da prefeitura, identificando assim os alunos indevidamente rematriculados. Período: selecione do dia 01 ao dia 30 do mês POSTERIOR ao mês da matrícula. Caso sejam identificados ALUNOS rematriculados de maneira INDEVIDA entre em contato com o SETOR FINANCEIRO através dos telefones (71) / º PASSO ESCOLHER PLANO DE PAGAMENTO Selecione a forma de pagamento desejada pelo ALUNO. Selecione a data de vencimento desejada pelo ALUNO. 14

15 FORMAS DE PAGAMENTO BOLETO CHEQUE CONSIGNAÇÃO Lembramos que independente da forma de pagamento, a PRIMEIRA PARCELA terá vencimento no MÊS SEGUINTE ao PERÍODO NORMAL da rematrícula. Após a rematrícula os vencimentos não poderão mais ser alterados. 10º PASSO ESCOLHER PLANO DE PAGAMENTO BOLETO Para ALUNOS que desejam pagar direto na UNIDADE ou no BANCO. Em FORMA DE PAGAMENTO escolher a opção: 1 parcela boleto + 5 boletos OBS.: Não há desconto para pagamento em BOLETO 15

16 10º PASSO ESCOLHER PLANO DE PAGAMENTO CHEQUE Para ALUNOS que desejam deixar programados os pagamentos das 6 PARCELAS referentes as mensalidades do período. OPÇÕES: 1 cheque à vista (Semestral) 15% Nesta opção o valor integral do período terá um desconto de 15% 1 parcela à vista + 1 cheque pré-datado 1 parcela à vista + 2 cheques pré-datados 1 parcela à vista + 3 cheques pré-datados 1 parcela à vista + 4 cheques pré-datados 1 parcela à vista + 5 cheques pré-datados Nos pagamentos com cheques pré-datados a primeira parcela terá o valor integral de uma mensalidade e as demais terão 5% de desconto. ATENÇÃO!! os CHEQUES devem ter o NOME COMPLETO DO ALUNO e UP indicados no VERSO; todos os CHEQUES a PRAZO devem estar NOMINAIS a SOMESB; todos os CHEQUES devem estar organizados em ordem crescente por aluno; todos os CHEQUES devem ser ANEXADOS ao relatório CONTROLE DE CHEQUES extraído do SGE. 16

17 10º PASSO ESCOLHER PLANO DE PAGAMENTO CONSIGNAÇÃO Para ALUNOS que pagarão as parcelas deste período através de desconto em folha. OPÇÕES: 1 parcela consignada em folha + 5 parcelas consignadas em folha Caso a PREFEITURA debite o valor da primeira a sexta parcela em folha. 1 parcela boleto + 5 parcelas consignadas em folha Caso o valor da primeira PARCELA seja pago pelo ALUNO no BANCO ou na própria UP e as demais sejam debitadas em folha. 10º PASSO ESCOLHER PLANO DE PAGAMENTO CONSIGNAÇÃO Após escolhida a forma de pagamento CONSIGNADA, selecione a PREFEITURA responsável pela CONSIGNAÇÃO. Selecione a PREFEITURA responsável pela CONSIGNAÇÃO. 17

18 11º PASSO RESPONSÁVEL FINANCEIRO Caso o ALUNO seja maior de 18 ANOS, não será necessário o cadastramento do RESPONSÁVEL FINANCEIRO. Caso contrário PREECHA os dados do RESPONSÁVEL FINANCEIRO (MÃE, PAI ou RESPONSÁVEL OFICIAL). PREENCHA OS DADOS 12º PASSO FIADORES Caso a opção de pagamento seja BOLETO, o ALUNO deverá apresentar um fiador. A renda do FIADOR deverá ser três vezes maior do que o valor da parcela. A falta do FIADOR NÃO SERÁ IMPEDITIVO DE REMATRÍCULA. Neste caso clique em PRÓXIMO PASSO. PREENCHA OS DADOS 18

19 13º PASSO CONFERIR DADOS Neste passo CONFIRA os DADOS da rematrícula e caso encontre algum ERRO, volte ao passo correspondente clicando em PASSO ANTERIOR e FAÇA A CORREÇÃO. CONFIRA OS DADOS 14º PASSO EMITIR RECIBO Escolha a FORMA DE PAGAMENTO da MATRÍCULA Marque a opção de pagamento da primeira parcela: CHEQUE OU DINHEIRO 19

20 14º PASSO EMITIR RECIBO PREENCHA os campos com os DADOS dos CHEQUES recebidos do ALUNO. Preencher com os dados dos CHEQUES Preencher NOME e CPF do EMITENTE 14º PASSO EMITIR RECIBO VERIFIQUE se o CHEQUE está ASSINADO e se o valor dos CHEQUES recebidos é igual ao VALOR do SISTEMA. Verifique se o valor dos CHEQUES que você está recebendo é igual ao VALOR do SISTEMA 20

21 15º PASSO IMPRIMIR CONTRATO O ALUNO e o COORDENADOR da UP deverão assinar o contrato em 02 (duas) vias. Uma via será entregue ao aluno no ato da REMATRÍCULA e a outra colocada no envelope junto com os demais documentos entregues e enviada para FTC EaD; 15º PASSO IMPRIMIR CONTRATO Abra o CONTRATO e IMPRIMA 2 CÓPIAS. Clique em ABRIR 21

22 16º PASSO EMITIR COMPROVANTE DE MATRICULA E IMPRIMIR RECIBO É OBRIGATÓRIA a impressão do COMPROVANTE, RECIBO e/ou FORMULÁRIO DE CONSIGNAÇÃO. 16º PASSO EMITIR COMPROVANTE DE MATRICULA E IMPRIMIR RECIBO Se o ALUNO for CONSIGNADO, o sistema disponibilizará a opção para impressão do FORMULÁRIO DE CONSIGNAÇÃO. 22

23 16º PASSO EMITIR COMPROVANTE DE MATRICULA E IMPRIMIR RECIBO O FORMULÁRIO DE CONSIGNAÇÃO deverá ser impresso e enviado a FTC EaD e a PREFEITURA. Imprimir 16º PASSO EMITIR COMPROVANTE DE MATRICULA E IMPRIMIR RECIBO É OBRIGATÓRIA a impressão do COMPROVANTE, RECIBO e/ou FORMULÁRIO DE CONSIGNAÇÃO. Clique em MATRÍCULA CONCLUÍDA para ENCERRAR o processo. 23

24 REMATRÍCULA CONCLUIDA Ao encerrar o processo da REMATRÍCULA o sistema irá gerar uma folha de identificação do ALUNO. Coloque uma DENTRO do envelope, e a outra cole na FRENTE do envelope ATENÇÃO!! DOCUMENTOS OBRIGATÒRIOS a serem encaminhados a FTC EaD: Contrato do ALUNO Documentos acadêmicos entregues na rematrícula Declaração de documentos acadêmicos pendentes Formulário de consignação FTC EaD A/C: SETOR ACADÊMICO RUA CONSELHEIRO SARAIVA, Nº26 EDF. 15 DE JULHO 6º ANDAR - COMÉRCIO - CEP SALVADOR BA 24

25 CONTATOS SETOR FINANCEIRO - (71) /0918 /0935 SETOR ACADÊMICO - (71) /0912 /0914 SETOR DE PÓS-VENDA - (71) SGE (SMART) (31)