O impacto do e-procurement na obtenção de insumos hospitalares: o caso de um hospital da rede particular da cidade de João Pessoa

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1 O impacto do e-procurement na obtenção de insumos hospitalares: o caso de um hospital da rede particular da cidade de João Pessoa Andrea Regina Monteiro (UFPB) Mariana Moura Nóbrega (UFPB) André Moreno da Costa Moreira (UFPB) Vera Lucia C. Medeiros (UFPB) Resumo A disponibilidade de insumos em hospitais (materiais e medicamentos) é um fator de grande importância, pois a interrupção no fluxo pode refletir não só em perdas econômicas, mas também de vidas humanas. O presente trabalho tem por objetivo avaliar o impacto de um dos aspectos do e-commerce - o e-procurement, na obtenção de insumos hospitalares em um Hospital da Rede Particular da cidade de João Pessoa. Os principais benefícios verificados foram melhor programação das s, melhor acompanhamento de pedidos, redução no nível de estoques, na burocracia do processo de obtenção e nos custos gerais. Palavras-chave: Obtenção eletrônica (e-procurement), insumos hospitalares, tecnologia da informação 1. Introdução A transição da Era Industrial, na qual os insumos tangíveis eram mais valorizados, para a Era da Informação expôs a necessidade premente de as empresas se tornarem mais flexíveis e utilizarem a informação como material básico para suas atividades (LASTRES & ALBAGLI, 1999). Enquanto o motor propulsor da Era Industrial era a produção em massa, na Era da Informação são as Tecnologias da Informação ou TIs (hardware, software, redes e dados). Estas fornecem suporte físico aos sistemas de informação, que hoje permeiam as organizações, apoiando seus processos e as tomadas de decisões estratégicas dos administradores. Segundo Porter (1989) a TI pode criar vantagem competitiva para a empresa ao ser utilizada estrategicamente no desenvolvimento de novos produtos, serviços e processos para o enfrentamento do ambiente competitivo. A Internet, considerada a rede das redes, é uma das principais ferramentas da Tecnologia da Informação e viabilizando modificações na estrutura organizacional das empresas através da plataforma tecnológica do e-business, padrão imprescindível para o sucesso das empresas que pretendem atuar no e-commerce, ou comércio eletrônico (KALAKOTA & ROBINSON, 2002). Um hospital é um sistema produtivo que, como qualquer outro, pode ser representado por três elementos básicos: entradas, processamento e saídas. As entradas são os recursos que serão processados ou utilizados no processamento para produzir os serviços de saúde, ou seja, os profissionais que trabalham no hospital, as instalações e equipamentos médicos, os insumos hospitalares (materiais e medicamentos) e os pacientes. A saída do sistema hospital são pacientes tratados e resultados de exames (SLACK, 1997). A representação do sistema produtivo pode ser um pouco mais elaborada, incluindo o feed back, ou a retroalimentação, e o ambiente, como ilustrado na Figura 1. ENEGEP 2003 ABEPRO 1

2 ambiente ENTRADAS PROCESSAMENTO SAIDAS Feed Back Fonte: Pesquisa Direta Figura 1 - Representação de um Sistema de Produção A obtenção de insumos hospitalares é a forma pela qual o sistema hospital adquire esses recursos com o objetivo de utilizá-los como entradas do sistema. Os principais elementos envolvidos nesta atividade são a função s do hospital e a função vendas do fabricante de insumos. Desde dezembro de 2001 o hospital estudado, em associação com outros hospitais, passou a efetuar suas s de insumos hospitalares através de um portal eletrônico, que representa vários fornecedores de medicamentos e materiais hospitalares. Esta nova forma de aquisição de insumos encaixa-se na categoria do comércio eletrônico denominada e-procurement, ou obtenção eletrônica. Segundo Kalakota & Robinson (2002), e- procurement é uma forma de comércio eletrônico que se dá entre empresas (B2B -business to business) e que envolve, requisição, transporte, armazenagem e recebimento interno (Fig. 2). No estudo realizado foi observado apenas o impacto do e-procurement no aspecto. Ambiente e-business FORNECEDOR CE EMPRESA CE CONSUMIDOR FINAL e-procurement B2B B2C CE comércio eletrônico comércio B2B business to business empresa a empresa comércio B2C business to consumer empresa a consumidor final Fonte: Pesquisa direta Figura 2 - E-procurement na cadeia produtiva 2. O estudo de caso 2.1 Caracterização do hospital O objeto desse estudo foi um hospital da rede particular da cidade de João Pessoa, que será, de agora em diante, denominado hospital X. O hospital X foi inaugurado em 1997, possui 147 leitos, 825 funcionários e é tido como referência em serviços hospitalares na região nordeste. 2.2 A dinâmica de s Segundo Dias (1993) os objetivos básicos da função s são os seguintes: ENEGEP 2003 ABEPRO 2

3 1. Obter um fluxo contínuo de suprimentos que dêem suporte à produção 2. Coordenar esse fluxo de maneira que a imobilização de capital seja mínima 3. Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos 4. Procurar as melhores condições de negociação para a empresa, de forma justa e honesta. O processo de obtenção de insumos do hospital X passou por três estágios distintos e, embora os objetivos da função s tenham permanecido os mesmos, as atividades sofreram modificações. Nos primeiros anos de funcionamento, caracterizando o primeiro estágio, a função s do hospital assumia um papel tradicional na organização e, de acordo com Dias (1993, p ), suas atividades estavam, basicamente, vinculadas à pesquisa. A função Compras fornecia as informações necessárias e a orientação analítica aos departamentos interessados, analisando questões como estudo de materiais, fornecedores, custo e preço de insumos e serviços, embalagens e transporte. A partir de 2000, iniciou-se o segundo estágio, no qual o hospital associou-se a um grupo de hospitais que utilizava os serviços de uma empresa articuladora no intermédio das transações com o grupo dos principais fabricantes de medicamentos e materiais hospitalares. O terceiro e último estágio inicio-se em dezembro de 2001 quando o hospital passou a contar com outro serviço da empresa articuladora, um portal eletrônico, que passou a ser responsável pelas modificações na dinâmica de s do hospital. Ao se associar ao grupo de hospitais para efetuar suas s em conjunto, através de uma empresa articuladora, as atividades de pesquisa que eram efetuadas pela função s do hospital foram transferidas para a empresa articuladora. No entanto, a dinâmica de, ou seja, o fluxo de documento dentro do hospital para efetuar a permaneceu a mesma (Fig. 3). Ordem de Ordem de Almoxarife Compras Diretoria Autorização de Compras Financeiro Cópia NF e da Ordem Almoxarife Confirmação de pedido Compras Confirmação de pedido Fabricante de Materiais e Medicamentos Empresa articuladora Contábil NF e da Ordem 3 vias de NF Fluxo de informação não documentada NF Nota Fiscal Fonte: Pesquisa Direta Figura 3 - Fluxograma de documentos da dinâmica de s dos dois primeiros estágios 2.3 Disponibilidade de insumos A disponibilidade dos insumos ou, como denominado por Dias (1993), o fluxo contínuo de suprimentos dando suporte à produção é fundamental para a eficiência de custos de indústrias ENEGEP 2003 ABEPRO 3

4 (HEIRITZ & FARRELL, 1994). No entanto, em se tratando de hospitais, este fator é ainda mais importante, pois a interrupção no fluxo de algum insumo por falta ou não conformidade com as necessidades envolve não só a possibilidade de perdas econômicas, mas também de vidas humanas. Esta preocupação leva alguns hospitais a manter estoques muito elevados, uma medida equivocada, pois infringe o segundo objetivo da função s enumerado por Dias, que diz respeito a imobilização de capitais. Heiritz e Farrell (1994) afirmam que é necessário manter os custos de aquisição e de manutenção de materiais em um nível econômico. Ao ser inaugurado, o hospital X contava com um estoque de insumos que representava quatro vezes o valor atual de s mensal. O valor do estoque foi reduzido em 50% ao longo de 5 anos, como resultado da experiência adquirida pelos responsáveis por controlar os insumos (almoxarife e farmacêutico). Para que a função s exerça seu papel a contento é preciso que exista uma boa previsão de demanda de cada material. No hospital X esta previsão é feita com base no consumo dos três meses anteriores, levando em consideração se houve alguma discrepância devido a sazonalidades. 3. A utilização do e-procurement como plataforma eletrônica de s Através do e-procurement, a integração dos processos de obtenção pelo e-business, a empresa obtém benefícios em dois níveis: eficiência e eficácia. Em eficiência, a empresa atinge dois pontos sempre almejados pelas organizações (KALAKOTA & ROBINSON, 2002): - redução de custos: com a utilização de documentos eletrônicos e a eliminação de algumas pessoas no processo para autorização da, o efeito resultante é a economia de papel e de mão-de-obra; - redução do ciclo do tempo de pedido: o tempo é muito valorizado em qualquer organização que queira atender prontamente seus clientes, porém em um processo tradicional de, o tempo é longo em todos os pontos, desde a requisição até a entrega. O resultado trazido pelo e-procurement é a eliminação da burocracia e, portanto dos tempos desnecessários. Além desses, outros benefícios podem ser elencados: a redução das s avulsas ou sem autorização, que antes reduziam a possibilidade de contratos melhores; relatórios mais bem organizados; e integração da função de obtenção com os principais sistemas de retaguarda, ou seja, os processos de obtenção requisição,, transporte, armazenagem e recebimento interno devem estar interligados com os sistemas de retaguarda, como produção e distribuição, para que o resultado seja eficiente. Os benefícios em nível de eficácia permitem que a empresa exerça maior controle sobre a cadeia de suprimentos, gerencie de forma ativa os dados fundamentais e obtenha maior qualidade nas decisões nas s. A empresa articuladora Síntese, que prestava serviços ao hospital X inovou ao criar um portal eletrônico para gerenciar as transações entre hospitais e fabricantes via internet. Esta plataforma eletrônica de s, denominada e-sintese, representa o e-procurement, que também vem sendo utilizado por grandes empresas como forma de criar valor ao cliente através de um atendimento mais eficiente. (SÍNTESE, 2003). ENEGEP 2003 ABEPRO 4

5 Conforme Kalakota & Robinson (2002), o e-procurement possui sete modelos básicos que representam a evolução dos processos de obtenção, desde a utilização de redes EDI até os consórcios de setor, considerados pelos autores como sendo a evolução dos portais eletrônicos. No modelo de consórcio de setor grupos de fornecedores ou dores se unem estabelecendo um portal de s/vendas na Internet para combinar vantagens que são obtidas somente com a união de várias empresas. No caso de um consórcio de dores, o poder de é reforçado pelo grande número de participantes, gerando redução de preços. Sendo um consórcio de fornecedores, aumentam as possibilidades de promover e diferenciar seus produtos. A empresa Síntese é um tipo de consórcio de fornecedores, pois disponibiliza os produtos de um grupo de 36 fabricantes de insumos hospitalares para um grupo de hospitais filiados, através de seu site na Internet (e-sintese). Embora seja um consórcio de fornecedores, a Síntese afirma que o portal traz vantagens tanto para os dores como para os fornecedores: Para hospitais (dores): - Acompanhamento integral dos pedidos: o portal se responsabiliza por cada pedido individualmente até a entrega efetiva no hospital e, além disso, o dor pode localizar seu pedido utilizando sistemas de rastreamento; - Otimização do tempo dos funcionários: reduzindo a carga burocrática do processo, os funcionários otimizam o tempo ao executar atividades mais valiosas para a empresa, como por exemplo, negociar com fornecedores por melhores contratos; - Possibilidade de integrar o sistema de gerenciamento de estoque do hospital com o banco de dados do portal Para fabricantes (fornecedores): - Agilidade e segurança nos processos: a ferramenta de e-commerce totalmente integrada ao sistema de gestão da empresa permite ganhos na produção, viabilizando os altos descontos concedidos ao portal 3.1 Serviços disponibilizados pelo portal Cada hospital filiado ao portal eletrônico tem instalado em seus sistemas o software Client, o programa de gestão de s ligado ao portal. A entrada de pedido é realizada através desse programa e pode ser de executada forma manual ou totalmente automatizada: fazendo uso das ferramentas de busca disponíveis no Client ; recebendo sugestão de pedidos do sistema, com base nos últimos pedidos realizados; ou via interface de arquivos com o Sistema de Gestão de Estoque utilizado pelo hospital. O programa é atualizado no início de cada sessão de trabalho em poucos segundos, permitindo que o usuário consulte o catálogo de produtos e monte seu pedido estando desconectado da Internet, ou seja, off-line. Ao final da sessão, o usuário pode novamente se conectar à Internet e enviar seu pedido automaticamente pelo portal. O Client possui uma série de ferramentas que racionalizam o processo de obtenção, como por exemplo o sistema de busca de medicamentos, que pode ser feita pela referência no mercado, pelo código do fabricante ou pelo próprio código do hospital. A Síntese realiza a integração dos códigos de produtos em uso no hospital, ou seja, promove a interface dos códigos dos fabricantes e os códigos utilizados pelo hospital. (SÍNTESE, 2003). ENEGEP 2003 ABEPRO 5

6 4. Impacto do portal no processo de obtenção de insumos do hospital Através da nova dinâmica de s houve uma grande redução no fluxo interno e na quantidade de documentos relacionados à (Fig. 4), levando a uma redução da burocracia, do tempo gasto, do volume de papéis manuseados e do número de pessoas envolvidas. Antes do portal, utilizavam-se quatro vias de ordem de, uma via de autorização de, uma via de pedido de e três vias de Nota Fiscal. Atualmente existe apenas uma via de pedido de e as três vias de Nota Fiscal, pois o almoxarife ganhou autonomia para efetuar o pedido de. Outro ganho observado foi a redução de custos referentes à transmissão do pedido de, que antes era feita por fax ou telefone e atualmente é feita de forma digital, através do portal. Outros benefícios trazidos pelo e-procurement são a possibilidade do hospital X gerenciar melhor suas s e a geração de relatórios mais informativos. Observou-se ainda a redução do prazo médio de entrega dos insumos hospitalares, a partir da confirmação do pedido de, que passou de 60 para 30 dias, o que reflete em uma redução nos níveis de estoque. O portal garante ainda maior rapidez na confirmação do pedido de, que era feita em até 15 dias e passou a ser efetuada em no máximo 48 horas. Este fato permite que o hospital programe melhor suas s e mantenha níveis de estoque mais baixos. Além disso, o portal possibilita o acompanhamento do pedido de através de um sistema de rastreamento, o que reduziu os gastos com comunicação. Compras Confirmação de Almoxarife Cópia de NF Financeiro Almoxarife Confirmação de 3 vias de NF NF Portal Fabricante de Materiais e Medicamentos contábil Fluxo de informação não documentada Fonte: Pesquisa Direta Figura 4 - Fluxograma de documentos da dinâmica de s com o portal Apesar do novo processo de obtenção ter trazido vários benefícios, ainda existem algumas limitações, como a resistência dos funcionários em relação ao novo sistema e a inadequação do software de gerenciamento de estoque do hospital ao Client. Esta inadequação impossibilita o uso total de todas as ferramentas do Client e a total integração com o portal, impedindo que a empresa articuladora auxilie na gestão dos estoques do hospital, através da interface de arquivos entre o Sistema de Gestão de Estoque e a base de dados do portal. 5. Considerações finais O estudo realizado no hospital X mostrou que o e-procurement provocou alterações na dinâmica de s, trazendo os seguintes benefícios no processo de obtenção de insumos hospitalares: - redução no fluxo interno de documentos relacionados à ENEGEP 2003 ABEPRO 6

7 - redução na quantidade de documentos relacionados à - redução da burocracia - redução do tempo gasto no processo de solicitação de - redução no volume de papéis manuseados - redução no número de pessoas envolvidas - redução de custos de comunicação - redução do prazo médio de entrega dos insumos hospitalares - redução nos níveis de estoque - maior rapidez na confirmação do pedido de - melhor programação das s - possibilidade de acompanhamento do pedido de através de um sistema de rastreamento Algumas dificuldades foram verificadas no processo de implantação da nova dinâmica de s, especialmente no que diz respeito à resistência dos funcionários em relação ao novo sistema e a inadequação do software de gerenciamento de estoque do hospital ao Client. Sugere-se que o hospital em questão procure adequar seu sistema de gestão de estoques às ferramentas disponibilizadas pelo portal para que todos os serviços oferecidos possam ser utilizados e que maiores benefícios sejam alcançados. Isto promoverá maior competitividade e lucratividade para o hospital e maior satisfação para os pacientes. A redução dos estoques e do capital imobilizado possibilita o investimento na melhoria dos serviços ofertados, bem como a criação de novos serviços. Referências ALBERTIN, A L. (2000) - Comércio eletrônico: Modelos, Aspectos e Contribuições de sua aplicação. 2 ed. São Paulo: Atlas. DIAS, M A P. (1993) - Administração de Materiais: uma abordagem logística. 4ed. São Paulo: Atlas. KALAKOTA, R.; ROBINSON, M. (2002) - E-business: Estratégias para alcançar o sucesso no mundo digital. 2 ed. Porto Alegre: Bookman. HEIRITZ, S. F.; FARRELL, P. V. (1994) - Compras: Princípios e Aplicações. São Paulo: Atlas. LASTRES, H. M. M.; ALBAGLI, S. (org.) (1999) - Informação e Globalização na Era do Conhecimento. Rio de Janeiro: Campus. PORTER, M. E. (1989) - Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. 11. ed. Rio de Janeiro: Campus, 512 p. SLACK, N. et al. (1997) - Administração da Produção. São Paulo: Atlas. SÍNTESE. Disponível em: <http://www.sintese.net>. Acesso em: 14 fev ENEGEP 2003 ABEPRO 7

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