UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO OTÁVIO DOS SANTOS PEREIRA JÚNIOR Proposta de implantação de um sistema de estoque no Bar e Restaurante Nina São José 2007

2 ii OTÁVIO DOS SANTOS PEREIRA JÚNIOR Proposta de implantação de um sistema de estoque no Bar e Restaurante Nina Trabalho de Conclusão de Curso projeto de aplicação apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí. Professor Orientador: Rosalbo Ferreira São José 2007

3 OTÁVIO DOS SANTOS PEREIRA JÚNIOR Proposta de implantação de um sistema de estoque no Bar e Restaurante Nina Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final pela Coordenação do Curso de Administração Geral da Universidade do Vale do Itajaí, em 25 de junho de Prof (a) MSc. Luciana Merlin Univali CE São José Coordenador (a) do Curso Banca Examinadora: Prof (a) Dr. Rosalbo Ferreira Univali CE São José Professor Orientador Prof (a) Dra. Caroline Costa Masseli Univali CE São José Membro Prof (a) Dr. Jairo César Ramos Vieira Univali CE São José Membro

4 2 Dedico esta monografia a toda minha família e colegas de faculdade, que colaboraram com a construção deste trabalho.

5 iii AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a minha família, principalmente meu irmão, pela compreensão que teve no final do curso. Certamente sem o apoio dele não seria possível a realização deste estudo. Agradeço a paciência nos dias em que me ausentei do trabalho para me dedicar à realização da monografia. Ao orientador e grande mestre Profº Rosalbo Ferreira, que sempre me incentivou. A ele devo a superação nos momentos difíceis através das palavras amigas e dos ensinamentos. Aos meus colegas de faculdade, em especial, meus amigos Paulo César Estevinho, Kacio Flores Jara e Aprígio Borges pela amizade e companheirismo no decorrer do curso.

6 iv As pessoas influenciam-nos, as vozes comovem-nos, os livros convencem-nos, os feitos entusiasmam-nos. (John Henry Newman)

7 v RESUMO O estudo tem como tema o controle de estoque e sua relevância para garantir o sucesso de uma organização, sendo que muitas delas ainda não perceberam que podem obter significativas economias ao administrarem seus estoques de modo adequado. Dessa forma, o objetivo da pesquisa é propor a implantação de melhorias no sistema de controle de estoques do Bar e Restaurante Nina, a qual atual no ramo de alimentação. A relevância da pesquisa está ligada aos benefícios que a empresa poderá obter por meio da identificação dos problemas de controle de estoque, permitindo o desenvolvimento de soluções para os mesmos. A metodologia adotada compreende a pesquisa qualitativa, pois visa analisar qualitativamente os sistemas relativos ao controle de estoque existentes na atualidade no Bar e Restaurante Nina e identificar os problemas a ele inerentes com a intenção de propor alternativas de solução aos mesmos. O Trabalho também constitui como um estudo de caso voltado às características específicas da empresa em questão. A implantação dos procedimentos de gestão de estoques propostos deverá beneficiar financeiramente a empresa, a partir do conhecimento dos instrumentos de controle e armazenagem de estoques, tendo em vista que estes são instrumentos reguladores no fluxo de vendas da empresa resultando em um bom desempenho operacional. Palavras-chave: Implantação, controle, armazenagem.

8 vi ABSTRACT The study it has as subject the control of supply and its relevance to guarantee the success of an organization, being that many of them had not yet perceived that its supplies in adequate way can get significant economies when managing. Of this form, the objective of the research is to consider the implantation of improvements in the system of control of supplies of the Bar and Nina Restaurant, which current in the feeding branch. The relevance of the research is on to the benefits that the company will be able to get by means of the identification of the problems of supply control, allowing the development of solutions for the same ones. The adopted methodology understands the qualitative research, therefore it with the intention aims at qualitatively to analyze the relative systems to the existing control of supply in the present time in the Bar and Nina Restaurant and to identify to the inherent problems to consider alternatives of solution to the same ones. The Work also constitutes as a study of case directed to the specific characteristics of the company in question. The implantation of the procedures of management of considered supplies will have to benefit the company financially, from the knowledge of the instruments of control and storage of supplies, in view of that these are regulating instruments in the flow of vendas of the company resulting in a good operational performance. Key-words: Implantation, control, storage.

9 vii Lista de ilustrações Figura 1 - Frente do Restaurante...36 Figura 2 - Dados da pesquisa...40 Gráfico 1 - Curva ABC...26 Gráfico 2 - Dados da pesquisa...45 Gráfico 3 - Curva ABC...46 Quadro 1 Classificação dos itens através da curva ABC...24 Quadro 2 Faixas Limites para curva ABC...26 Quadro 3 - gêneros alimentícios...41 Quadro 4 - Gêneros alimentícios...41 Organograma 1 Estrutura Orgranizacional...37

10 viii SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos JUSTIFICATIVA FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ESTOQUE REPOSIÇÕES DE ESTOQUE Sistema duas gavetas Sistema de máximos e mínimos Sistema de revisões periódicas Níveis de Estoque Estoque Mínimo Estoque Máximo Ponto de pedido CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Identificação Codificação Cadastro Classificação ABC de Materiais ARMAZENAMENTO Receber Estocar Distribuir Formas de armazenamento Leiaute DESCRIÇÃO DO MÉTODO ANÁLISE DOS DADOS HISTÓRICO DA EMPRESA...36

11 ix 4.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL CONTROLE DE ESTOQUE NÍVEIS DE ESTOQUE CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS CLASSIFICAÇÃO ABC DE MATERIAIS ARMAZENAGEM PROPOSTAS E SUGESTÕES CONTROLE DE ESTOQUE NÍVEIS DE ESTOQUE CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS CLASSIFICAÇÃO ABC DE MATERIAIS ARMAZENAGEM CONSIDERAÇÕES FINAIS...48 REFERÊNCIAS...49 ANEXOS...53

12 1 INTRODUÇÃO Atualmente toda empresa busca novas estratégias para se sobressair num ambiente tão competitivo. Uma delas está ligada diretamente ao controle de estoque que cada organização realiza. A previsão de demanda é um fator determinante na administração de materiais para auxiliar na determinação dos recursos necessários para organização. O mercado está em constante mudança, fazendo com que administradores obtenham novas previsões em períodos mais curtos. Em épocas de alta inflação, manter estoques elevados poderia ser a forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposição dava-se sempre a preços bem maiores. Numa economia mais estável e de baixa inflação, isso não é verdadeiro, e uma boa gestão de estoques poderá ser a responsável pelo lucro. O estoque nada mais é, do que um capital imóvel, que a empresa não consegue gira-lo se a demanda não for satisfatória. Hoje o mercado possui diversas técnicas para controle de estoque, levando as organizações a ter, em tempo real, a situação do seu estoque, induzindo seus administradores a tomar decisões importantíssimas. Pode-se dizer que boa parte do capital de uma organização está representada por materiais estocados, dentro dessa teoria podem estabelecer que o objetivo das organizações seria otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. O avanço da tecnologia e o surgimento de novas técnicas de informação estão levando seus administradores a ter informações detalhadas não só do estoque, mas também, dos seus fornecedores, obtendo preços mais acessíveis e diminuindo o excesso de estoque. A administração de materiais no âmbito organizacional não abrange somente a racionalização de produtos, mas também a forma correta de armazenamento, a diminuição das perdas, o contato com fornecedores, entre outros fatores. Ao procurar-se adequar às mudanças de mercado e para atender de maneira otimizada a comunidade da Universidade Federal de Santa Catarina e região, o Bar e Restaurante Nina

13 11 que hoje serve aproximadamente 300 refeições/dia, precisa controlar seus estoques de maneira correta suprindo as necessidades dos clientes. 1.1 Descrição da situação problema Após realizar o instrumento diagnóstico na empresa Bar e Restaurante Nina, detectouse uma deficiência nas atividades de controle de estoque, observando-se que não há um controle adequado de estoque na mesma. Essas atividades eram feitas de maneira visual, ocorrendo muitas vezes a falta do produto, até mesmo pelo esquecimento do funcionário em fazer o pedido ao proprietário, que em seguida efetua junto ao fornecedor. Notou-se também que não eram realizados inventários de estoques e controle estatísticos sobre os produtos mais consumidos e produtos que geram maiores lucros. Além disso, percebeu-se que o envolvimento de vários funcionários acaba tornando a verificação do estoque inadequada. 1.2 Objetivos Objetivo geral Propor a implantação de melhorias no sistema de controle de estoques do Bar e Restaurante Nina Objetivos específicos - Identificar o atual sistema de controle de estoque do Bar e Restaurante Nina; - Estabelecer a melhor forma de reposição de estoques, visando à obtenção de níveis adequados;

14 12 - Elaborar o cadastro dos produtos utilizados, classificando-os através do sistema ABC de estoques; - Definir a forma de otimizar o armazenamento dos produtos. 1.3 Justificativa Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é a meta primordial e, para tanto, a gestão se inter-relaciona com as outras atividades afins, no intuito de que as empresas e os profissionais envolvidos estejam contemplados com uma série de técnicas e rotinas, fazendo com que todo o gerenciamento de materiais, incluindo-se gestão, compras e armazenagem, seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento (VIANA, 2002). Devido ao espaço escasso de estocagem dos produtos e observando que o responsável pelas compras do Bar e Restaurante Nina tem dificuldades em detectar quais produtos que realmente são necessários, e quais quantidades que devem ser compradas durante a visita dos vendedores; e levando em conta que em várias ocasiões comprava-se em demasia ou em pequenas quantidades e em certos momentos deixava-se de fazer o pedido, vindo a faltar os produtos durante a produção. Diante desta constatação, observou-se que seria necessário um controle mais sistematizado do estoque, visando a necessidade de organizar e controlar os estoques para que estes fatos não viessem acontecer. A implementação de melhorias no sistema de controle de estoque do Bar e Restaurante Nina é oportuna, devido ao surgimento de novos restaurantes na região da UFSC. O projeto é viável, pois a empresa tem interesse no desenvolvimento do estudo, disponibilizando os dados e informações necessárias. A intenção deste trabalho é usá-lo para aplicação na empresa. Além de poder contribuir para o mundo acadêmico de forma a trazer um caso prático. Para minha vida terei certeza de que todo o aprendizado acadêmico poderá ser colocado em prática.

15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Estoque O estoque pode ser um diferencial para qualquer empresa, desde que atenda aos objetivos de excelência no atendimento aos clientes e investimento mínimo em estoques, pois manter um estoque acarreta benefícios, mas também custos. O ideal é manter o equilíbrio entre a quantidade armazenada e as necessidades de mercado. Estoque é o acúmulo de materiais ou produtos destinados à produção, manutenção ou venda. Para empresas prestadoras de serviços, como restaurantes, por exemplo, estoque é indispensável e assunto que merece muita atenção, devido ao fato de ser formado por produtos perecíveis e com validade curta. Além do que, estoque significa investimentos, sendo necessário, portanto, um controle e um gerenciamento adequados. (BERTAGLIA, 2003). Conforme relata Moreira (1999, p. 463), entende-se por estoque quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. Braga (1989, p. 101) também cita os estoques como representantes de uma parcela significativa do ativo circulante e acredita que eles também provocam custos financeiros e despesas operacionais. Em pouco tempo pode-se subir o nível de estoques, porém a eliminação deste excesso poderá levar muitos meses. Nesse período a situação financeira da empresa poderá sofrer uma deterioração e sua rentabilidade será prejudicada. Para Slack et al (2002, p. 381), estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação. Algumas vezes, estoque também é usado para descrever qualquer recurso armazenado. Martins e Alt (2000, p. 134) explicam que quando a velocidade de entrada dos itens é maior que a de saída, o nível de estoque aumenta. Se, ao contrário, mais itens são consumidos do que entram, o estoque diminui. E se a quantidade que é recebida é igual à que é demandado, o estoque mantém-se constante. A gestão de estoque proporciona a melhora do

16 14 serviço ao cliente, além de proteger a empresa contra incertezas na demanda e no tempo de entrega dos produtos. De acordo com Fernandes (1984, p. 2) os estoques destinados à venda são sensíveis às solicitações impostas pelo mercado e decorrentes das alterações da oferta e da procura e da capacidade de produção, enquanto os estoques destinados ao consumo interno da empresa são influenciados pelas necessidades contínuas de produção, manutenção, das oficinas e dos demais serviços existentes. Os principais tipos de estoques encontrados dentro de uma empresa são: matérias primas, produtos em processo, produtos acabados e peças em manutenção segundo Dias (1997, p. 26): Matéria prima São os materiais necessários para a produção do produto acabado. Em outras palavras podemos dizer que matérias-primas são todos os materiais que são agregados ao produto acabado. Produtos em processo Produtos acabados Consiste em todos os materiais que estão sendo usados no processo fabril, ou seja, são produtos parcialmente acabados que estão em algum estágio intermediário de produção. São itens que já foram produzidos, mais ainda não foram vendidos. Produtos em manutenção São materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção. Quadro 1: Tipos de Estoque Dias, (1997) Arnold (1999, p. 29) ressalta que estoques são materiais e suprimentos disponíveis tanto para venda quanto para o processo produtivo, pois são parte do processo de planejamento e fornecem uma reserva intermediária para dar conta de diferenças nas taxas de demanda e de produção. Araújo (1980, p. 108) acredita que o estoque de uma empresa é a válvula reguladora entre os abastecedores e os departamentos, seções, setores, etc., que consomem, utilizam, e

17 15 transformam tudo aquilo que é adquirido sendo uma das principais funções dos estoques a controlar, mantendo o necessário equilíbrio entre as aquisições e as necessidades certas do consumo. Com base em Pozo (2004, p. 77), a administração dos estoques é uma ação que sofre interferência e influência de diversos fatores e que acarreta benefícios, facilidade e pronto atendimento ao cliente, e custos decorrentes de manter produtos estocados. 2.2 Reposições de estoque Para Viana (2000, p. 152), um novo pedido de compra de estoques de um material ou produto deve ser efetuado quando se atinge o nível de reposição (NR). Este ocorre se atinge determinada quantidade do estoque virtual (estoque real acrescido das quantidades de encomendas em andamento). Essa quantidade deve garantir o consumo do material durante o tempo de ressuprimento, de tal modo que o estoque real em declínio não atinja o estoque de segurança. Conforme Pozo (2002, p. 59), quando se efetua um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado, colocação do pedido de compra passando pelo processo de fabricação no fornecedor até o momento em que se recebe e o lote estiver liberado para produção na fábrica. Esse tempo corresponde ao tempo de reposição (TR) de estoque de materiais. Pozo, (2002, p. 59), ainda relata que TR é formado de três elementos, a saber: tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor; tempo que o fornecedor leva para processar e entregar o pedido; e tempo para processar a liberação do pedido na fábrica para que os materais sejam empregados na produção. Da mesma forma Dias (1995, p. 48) esclarece que o tempo de reposição, [...] é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser desmembrado e três partes: Emissão do pedido tempo que leva desde a emissão do pedido de compra até ele chegar ao fornecedor. Preparação do pedido tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar os produtos, emitir faturamento e deixa-los em condições de serem transportados.

18 16 Transporte tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados Sistema duas gavetas No entender de Arnold (1999, p. 334), [...] o sistema duas gavetas é um modo simples de manter o controle de itens do grupo C. Como estes itens são de pequeno valor, é melhor gastar a mínima quantidade de tempo e dinheiro em seu controle. Entretanto, eles realmente precisam ser controlados e a alguém deve ser atribuída a tarefa de garantir que, quando o estoque de reserva é atingido, um pedido seja emitido. Quando há um esvaziamento de estoque, os itens do grupo C tornam-se do grupo A. Para entender o funcionamento desse sistema, Dias (1995, p. 115) explica que é preciso imaginar a existência de duas caixas, A e B. O estoque que inicia sistema é armazenado em duas caixas ou gavetas, a caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança e, a caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Os materiais que chegam do almoxarifado são atendidos pela caixa B, então quando a caixa fica vazia, é sinal de que necessita ser feito outro pedido de compra. Para que o atendimento aos clientes não seja interrompido, passa a ser utilizado o material da classe A. Segundo Arnold (1999, p. 334), [...] há variações desse método, como o método de etiqueta vermelha, em que uma etiqueta é colocada no estoque em um ponto igual ao ponto de pedido. As livrarias freqüentemente utilizam esse método. Uma etiqueta ou cartão é colocado em um livro que está numa pilha, numa posição equivalente à do ponto de pedido. Quando um cliente leva esse livro até o caixa, a loja é prontamente notificada de que é preciso fazer um novo pedido para aquele livro. O sistema de duas gavetas por ser muito simples pode ser ineficaz em organizações que exigem relatórios constantes e outras informações precisas que possam ser mais bem mensuradas por algum tipo de sistema de informações administrado por um software. O sistema de revisões periódicas é mais complexo que o de duas gavetas podendo satisfazer as necessidades de organizações que trabalham com um maior número de informações para gerir os estoques.

19 Sistema de máximos e mínimos Um grande problema enfrentado pelas empresas nos dias atuais é a determinação de um nível de estoque rentável. Sabemos que os custos de estoques são influenciados por diversos fatores, tais como volume, disponibilidade, movimentação, mão-de-obra e o próprio recurso financeiro envolvido, e, dependendo da situação, cada variável tem pesos que podem ter diversas magnitudes em razão da situação específica. Umas das técnicas utilizadas é o enfoque da dimensão do lote ecônomico para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que denominamos de sistema de máximos e mínimos. (POZO, 2002) Pozo (2002, p. 59) ainda ressalta que, para podermos administrar de maneira eficaz o sistema de máximos e mínimo, faz-se necessário calcular o tempo de reposição, o ponto de pedido e o estoque de segurança. Para Dias (1995, p. 117) o sistema de máximo e mínimos tem como objetivo determinar o consumo previsto para o item desejado; fixar o período de consumo previsto em determinada data; calcular o ponto de pedido em função do tempo de reposição de item pelo fornecedor; e calcular os estoques mínimos e máximos, bem como os lotes de compra Sistema de revisões periódicas Para Dias (1995, p. 118), o controle dos itens em estoque no sistema das revisões periódicas é definido com base na reposição do material, periodicamente, em ciclos de tempos iguais chamados de períodos de revisão. A quantidade pedida será a necessidade da demanda do próximo período. Mantém também um estoque mínimo de segurança, o qual precisa ser dimensionado de modo que evite o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de reposição. A analise deverá ser efetuada considerando o estoque físico existente, o consumo no período, o tempo de reposição e saldo de pedido no fornecedor do item. Pozo (2002, p. 81) evidencia que prever o valor do estoque em periodicidade ou intervalo de tempo adequado e gerenciá-lo, comparando-o com o planejado, além de se tomar as devidas ações quando houver desvios de rota, é fundamental para que não se estabilize o capital elevado em relação aos estoques. No entanto, a avaliação dos estoques garante que o

20 18 estoque esteja em conformidade com a política da empresa, evitando desperdícios e a falta de algum produto. Conforme Ballou (1993, p. 161), o sistema de revisões periódicas, entretanto, deve-se proceder em relação ao estoque uma avaliação, cujo objetivo principal consiste em controlar a quantidade de materiais em estoque, tanto o volume físico quanto o financeiro. A avaliação de estoque anual deverá ser realizada em termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e dos produtos em fabricação ou produtos acabados Níveis de Estoque Nenhuma organização quer sentir o peso do desperdício, partindo deste principio algumas atuam incansavelmente na mensuração do melhor meio de se evitar o acúmulo de material em seus estoques como seus excessos, desejando montar um mecanismo ou ferramenta que possa trazer a segurança de responder a demanda existente. Para Viana (2002, p. 169), o ideal almejado é o estoque zero, ou seja, transportar para o fornecedor todos os encargos adivinhos de sua manutenção, como capital imobilizado, edifícios para armazenagem, máquinas, equipamentos, acessórios, funcionários, etc.. As organizações através dos níveis e políticas de estoques implantadas, tentam atender com qualidade a demanda, mas conforme a política utilizada, os níveis de estoque variam, fazendo com que algumas políticas atendem a um estoque mínimo do material em seu estoque Estoque Mínimo O estoque mínimo do material é observado por muitas organizações, como uma das partes fundamentais num controle de estoque, por considerarem os riscos de uma eventual falta, que possa fugir da previsibilidade. Para Viana (2002, p. 150), [...] pode-se também chamar este de estoque de segurança que é a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional. Ao ser atingido

21 19 pelo estoque em declínio, indica a condição critica do material, desencadeando providências, como, por exemplo, a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar a ruptura do estoque. Sua quantidade é calculada em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor do material, além dos desvios entre consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição. Conforme Pozo (2002, p. 61) o estoque mínimo ou de segurança, é uma quantidade mínima de material que tem que existir no estoque com a função de suprir as necessidades e cobrir as variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento pelo fornecedor, rejeição do lote de compra ou aumento na demanda do produto Estoque Máximo Conforme Viana (2002, p. 149), o estoque máximo é a quantidade máxima de estoque permitida para determinado material. O nível máximo pode ser atingido pelo estoque virtual, quando da emissão do pedido de compra. Com isso, sua finalidade é indicar a quantidade de ressuprimento, por meio da análise do estoque virtual. Para Pozo (2002, p. 60), o estoque máximo é o resultado da soma do estoque de segurança com o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em uma valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção Ponto de pedido O ponto de pedido é fundamental para a manutenção do estoque, pois ele que determinará quando o pedido de compra será efetuado para que não haja falta de material. Pozo (2002, p. 59) sustenta que o ponto de pedido é a quantidade de material que se tem em estoque, garantindo o processo produtivo para que não sofra problemas de

22 20 continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Com isso, quando um determinado item de estoque atinge seu ponto de pedido, deve-se fazer o ressuprimento de seu estoque, efetuando-se um pedido de compra. A fórmula para calcular o ponto de pedido é: PP = Dm x Ta + Es Onde: PP= Ponto de pedido em unidades; Dm= Demanda média diária; Ta= Tempo de ressuprimento; Es= Estoque de segurança em unidades. Gráfico 1: Ponto de Pedido Em que: tempo de ressuprimento (Ta); estoque de segurança (Es); com o lote de reposição (Q); estoque máximo (Emáx); estoque médio (Em); intervalo de ressuprimento (IP); demanda(d). Saber o momento ideal para efetuar o ponto de pedido é fundamental para a organização que possa gerir de forma correta seu estoque, através de sistema de reposição que possibilitaram as quantidades a serem pedidas de acordo com os objetivos determinados.

23 Classificação de materiais Uma das atividades mais importantes na administração de materiais é a classificação, o registro e a codificação de todos os materiais pertencentes à empresa, possibilitando um controle otimizado do mesmo. De acordo com Pozo (2002), classificar os bens dentro de sua peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo e posteriormente codificá-los, dar uma numeração que o identifique quanto ao seu tipo, uso, finalidade, data de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Da mesma forma, Fernandes (1984, p. 162) afirma que a classificação de material visa estabelecer a identificação, a codificação, o cadastramento e a catalogação de todos os materiais da empresa, atuando, portanto, como uma função meio destinada ao apoio das demais atividades de suprimento. Classificar um material, então, é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo este semelhante. A classificação, ainda deve ser feita de maneira que cada gênero de um material ocupe seu respectivo local. Classificar material, em outras palavras significa, ordena-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade segundo ( DIAS, 1995, p. 177 ). Para Viana (2002), a classificação de materiais é a união de materiais por características semelhantes. Para obter a maximização no gerenciamento de estoque, é preciso classifica-los de forma ordenada dentro da empresa. Conseqüentemente, o sistema de classificação pode servir também, dependendo da situação, de processo de seleção para identificar e decidir prioridades Identificação De acordo com Ballou (1993, p. 181), os produtos movimentados pelos sistemas são geralmente identificados pelo nome da marca, nome e localização do fabricante e quantidade

24 22 ou peso do produto embalado. Esse conteúdo de informação é adequado, mas sua forma pode não ser a melhor para garantir um manuseio eficiente. Ballou (1993, p. 181) sustenta também, que a tecnologia de computadores pode vir para revolucionar a identificação de pacotes e acelerar o manuseio Codificação De acordo com Chiavenato (1991, p. 130), a codificação é a apresentação de cada item, através de um código contendo as informações necessárias e suficientes. Conforme Viana ( 2002, p. 93 ), as empresas sempre buscaram identificar os materiais, devido a sua quantidade e variedade. A solução encontrada foi a representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que revelam as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais na empresa. Por conseguinte, nasceu a codificação, que nada mais é do que uma variação da classificação de materiais. Os sistemas de codificação mais utilizados são esclarecidos por Dias (1997, p. 177): Sistema Alfabético: o material é codificado segundo a letra, sendo utilizando um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material. O sistema alfabético não é muito utilizado hoje, tendo em vista que limita a quantidade de itens além de ser difícil a sua memorização. Sistema Alfanumérico: o material é codificado através de uma combinação de letras e números e permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e classes, assim: AJ 2785 Código do indicador Classe Grupo

25 23 Sistema Numérico ou Decimal: é o mais utilizado pelas empresas, devido sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoques e informações incomensuráveis. Por exemplo: 01 matéria-prima 03 material de escritório 02 óleos, combustíveis e lubrificantes 01 bloco pautado 03 material de escritório 02 - envelopes 04 produtos acabados 03 - lápis 05 material de limpeza 04 papel carta Da mesma forma, Dias (1997, p. 178), escreve que todos os materiais estão classificados sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma classificação ampla, pois cada um dos títulos da classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. Todavia, esta codificação ainda não é suficiente, por faltar definição de vários tipos de materiais desses subitens, então é empregada mais uma codificação definidora: envelopes 01 envelopes timbrados 02 envelopes pardos 15x8cm 03 envelopes brancos 35x25 Logo, para referir-se a envelopes timbrados usa-se a codificação Cadastro Para Viana (2002, p. 42), o cadastramento de produtos tem como objetivo cadastrar os produtos necessários à manutenção e ao desenvolvimento da empresa, o que implica no reconhecimento de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, tendo como objetivo a emissão de catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de administração de materiais. Segundo Gonçalves (2004, p. 260), o cadastramento de materiais envolve três operações básicas: a inclusão de um item de material no cadastro de materiais; eventuais

26 24 alterações quando algum item de material tem algumas de suas características alteradas; e a exclusão, quando um item de material não faz mais parte dos materiais utilizados na empresa Classificação ABC de Materiais Para Araújo (1980, p. 117), a classificação ABC é de real importância, pois é através dela que pode se racionalizar o controle e ativação dos itens, além de permitir o exato controle dos itens que realmente necessitam receber atenção especial. De acordo com Martins e Alt (2000, p. 162), a avaliação ABC é o principal modelo para analisar estoques. Essa avaliação consiste na verificação, em certo espaço de tempo, do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Para os principais itens, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se a denominação itens classe A, aos intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens classe C. O quadro abaixo (Quadro 2), apresenta de forma clara como são classificados os itens da curva ABC: Itens da classe A Itens da classe B São os itens mais importantes. É nos itens dessa classe que deve-se tomar as primeiras decisões sobre os dados levantados e correlacionados em razão de sua importância monetária, pois geralmente correspondem, em média, a 80% do valor monetário total e no máximo 20% dos itens estudados. São os itens intermediários. Os dados aqui ordenados correspondem, em média, a 15% do valor monetário total do estoque e no máximo 30% dos itens estudados, na maioria dos casos. Itens classe C São os itens de menor importância, embora volumosos em quantidade, mas com valor monetário resumido, permitindo maior espaço de tempo para sua análise e tomada de decisão. Deverão ser tratados, somente, após todos os itens das classes A e B. Geralmente, somente 5% do valor monetário representam esta classe, porém, mais de 50% dos itens formam sua estrutura. Quadro 2 Classificação dos itens através da curva ABC. Fonte: Pozo (2004, p.92).

27 25 O capital investido em estoques e os custos operacionais podem ser reduzidos partindo do propósito de que nem todos os itens constam em estoque merecem a mesma atenção e precisam de grandes quantidades de estoque. Nestas condição, antes de tomar qualquer decisão em relação a política deve-se considerar a classificação dos materiais a serem estocados. (BALLOU, 1995). Para Viana (2000, p. 64), o sistema ABC, compreende um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja viável estabelecer prioridades, como uma tarefa a cumprir mais importante que outra, de forma que a soma de algumas partes dessas tarefas ou obrigações de importância elevada represente, certamente, uma grande parcela das obrigações totais. Conforme Pozo (2002, p. 86), o emprego da curva ABC se torna viável, uma vez que se pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, visto que ela controla de maneira eficaz os itens da classe A, e mais superficialmente, os de classe C. A classificação ABC é usada em relação a várias unidades de medidas como peso, tempo, volume, custo unitário, etc. Pozo (2004, p. 93) descreve os passos para a montagem da curva ABC: Inicialmente, levantar todos os itens do problema a ser resolvido, com todos os dados de suas quantidades, preços unitários e preços totais; O segundo passo é colocar todos os itens em tabela em ordem decrescente de preços totais e sua somatória total. Essa tabela deve estar composta das seguintes colunas: item, nome ou código da peça, preço unitário, preço total do item, preço acumulado e porcentagem; Dividir cada valor total de cada item pela somatória total de todos os itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna; Por fim, dividir todos os itens em classes A, B e C, de acordo com a prioridade e o tempo disponível para a tomada de decisão sobre o problema. Dias (1996, p. 80) interpreta a curva ABC afirmando que os limites de cada classe estão indicados no eixo horizontal, e no eixo vertical, os percentuais da soma total, isto é, o valor de consumo total ou número total de itens. O Quadro 3, a seguir, facilita a compreensão:

28 26 Classe A B C Eixo Ordenadas Abscissas 65 75% 15 30% 5 10% 10 20% 20 35% 50 70% Quadro 3 Faixas Limites para curva ABC. Fonte: Dias (1996, p. 80) De acordo com os números da tabela obtém-se a curva ABC representada na Figura 1. é possível notar que esta curva é essencialmente de natureza não decrescente. Gráfico 2 - Curva ABC A curva ABC oferece dados de extrema importância para o gerenciamento dos estoques, pois a partir do momento em que se conhecem os itens de maior e menor fluxo pode-se programar os níveis de estoques de alta rotatividade e liquidez.

29 Armazenamento A armazenagem envolve detalhes importantes para a manutenção e organização dos estoques. Pode-se através dela, garantir a qualidade do produto se o mesmo for armazenado de maneira correta, facilitando o manuseio se for escolhido um layout adequado etc. O armazenamento compreende a guarda, localização, segurança e preservação dos materiais adquiridos, produzidos e movimentados por uma empresa, a fim de satisfazer suas necessidades operacionais, sejam estas de consumo, revenda ou transformação. (SILVA, 1981, p.30). Para Fernandes (1984, p. 127), [...] a armazenagem de material deve ser feita segundo determinado preceito e regras básicas, cuja aplicação deve considerar, não somente os aspectos internos e as peculiaridades de cada almoxarifado, mas também, a natureza e o tipo dos materiais cujas características de tamanho, peso, forma, dimensão e uso exijem, na maior parte das vezes, soluções individuais de estocagem. O armazenamento tem como objetivo utilizar o espaço nas três dimensões de maneira otimizada. As instalações do armazém devem adaptar-se a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Para Viana (2002, p. 308), alguns cuidados essenciais devem ser observados, tais como: Determinação do local, em recinto coberto ou não; Definição adequada do layout; Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais; Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante; Segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc. Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se: Máxima utilização do espaço (ocupação do espaço); Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos); Pronto acesso a todos os itens estocados; Boa organização; Satisfação das necessidades dos clientes. A armazenagem fornece a identificação positiva do item e economiza o tempo, mãode-obra e equipamento. O ambiente de armazenagem deve propor uma movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a distribuição. O planejamento de forma

30 28 maximizada ajuda a efetuar a movimentação e a armazenagem eficientes e, no final, resulta em despesas operacionais menores (MOURA, 1998). Moura (1998, p. 21) também cita que armazenar é uma função logística que envolve o tratamento dos materiais entre o tempo de produção e sua venda ou usuário final. Em um sentido mais prático, armazenar refere-se à estocagem aliada a uma ampla gama de funções voltadas para a movimentação, tais como: Consolidar, separar, classificar e preparar as mercadorias para redespacho. A armazenagem tem função de: Criar utilidade de tempo: produtos agrícolas, hortifrutigranjeiro, moda, sazonais, etc; Criar utilidade de localização: Material certo no local certo; Criar utilidade de forma: maturação do produto, melhoria da qualidade (fumo, bebidas, etc). Martins e Alt (2000, p. 42) entendem que muitas organizações não dispõem de espaço físico suficiente para comportar estoques elevados, deixando seus administradores preocupados com seus estoques por não estarem movimentando o dinheiro investido, terão que se preocupar de como e onde estocar os materiais dentro ou fora da organização. Os custos da armazenagem e do manuseio de materiais são justificáveis, pois eles podem suprir os custos de transporte e de produção, ou seja, uma organização pode reduzir seus custos com produção, pois seus estoques armazenados absorvem flutuações dos níveis de produção devido a incertezas do processo de manufatura ou a variações de oferta ou demanda (BALLOU, 1993) Receber De acordo com Viana (2002, p. 43), a tarefa de recebimento tem em vista garantir o rápido desembaraço dos materiais obtidos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, no período certo, ao preço contratado e na quantidade especificada nos pedidos.

31 29 Segundo Castelli (1992), é importante o papel que cabe ao almoxarifado, ele é responsável pelo recebimento, conferência, estocagem, conservação, distribuição e controle dos produtos utilizados pelas diversos setores do restaurante. Já na compreensão de Viana (2002, p. 272) almoxarifado é: [...] o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política de estoques da empresa. Dias (1996, p. 136) afirma que para um sistema de almoxarifado ser correto, ele deve evitar choques e batidas que possam prejudicar a aceitação dos produtos, reduzir perdas durante o manuseio do material além de conseguir otimizar o processo de movimentação interna Estocar Para Ballou (1993, p. 204), estoques ajudam a função de marketing vender os produtos da empresa. Estes podem ser localizados mais próximos aos pontos de venda e com quantidade mais adequada. Isso é vantajoso para clientes que precisam de disponibilidade imediata ou tempos de ressuprimento pequenos. Para a empresa fornecedora isso significa vantagem competitiva e menores custos de vendas perdidas, especialmente para produtos particularmente elásticos quanto ao nível de serviço. Martins e Alt (2000, p. 161) sustentam que a localização dos estoques é um modo de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Com a automatização dos almoxarifados, o significado de um critério de endereçamento é imprescindível. Observamos uma das várias maneiras de endereçamento utilizadas: Endereço: AA.B.C.D.E Onde: AA B C É o código do almoxarifado Número da rua Número da prateleira ou estante D Posição Vertical

32 30 E Posição horizontal dentro da posição vertical. Para Ballou (1993, p. 162), existem diversas opções de espaço físico para as organizações. Essas opções são as seguintes: possuir o depósito, alugar espaço físico, alugar o depósito e estocar em trânsito. Ballou (1993, p. 172) também sustenta que o manuseio interno de materiais significa transportar pequenas quantidades de bens por distâncias pequenas, quando comparadas com distâncias na movimentação de longo curso executada pelas companhias transportadoras.a atividade de manuseio deve ser feita de modo rápido e eficaz para que não haja desperdícios Distribuir Para Pozo (2002, p. 177), o canal de distribuição é a estrada pelo qual os produtos passam, desde o pedido até o cliente final, sendo principalmente os centros distribuidores, atacadistas e varejistas. Corresponde, portanto, a uma ou mais empresas que participam do fluxo do produto em toda sua cadeia. Viana (2002, p. 363) sustenta que a distribuição é a atividade pela qual se efetua a entrega de seus produtos, estando por conseqüência, intimamente ligada à movimentação e a transportes. Já Dias (1993, p. 319) alimenta a idéia de que o sistema de distribuição de produtos de uma empresa sempre foi importante e complicado, a vista disso, o transporte é um considerável elemento de custo em toda a atividade industrial e comercial. Conforme Arnold (1999, p. 375), o canal de distribuição, equivale a uma ou mais empresas ou indivíduos que participam do fluxo de produtos e/ ou serviços desde a produção até o cliente final. Algumas vezes, uma empresa entrega diretamente a seus clientes, mas muitas vezes utiliza outras organizações ou indivíduos para a entrega de seus produtos, pode dizer que esta atividade é classificada como terceirização. Essas organizações ou indivíduos são chamados de intermediários. Pode citar como exemplos de intermediários: atacadistas, agentes, empresas transportadoras e proprietários de depósitos.

33 31 Segundo Bertaglia (2003, p. 30) distribuição é um método que está normalmente ligado ao movimento de material de um ponto de produção ou armazenagem até o cliente. As atividades compreendem as funções de gestão e controle de estoque, manuseio de materiais ou produtos acabados, transporte, armazenagem, administração de pedidos, análises de locais e redes de distribuição entre outras Formas de armazenamento Para Chiavenato (1991, p. 126), o sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na administração de materiais. As principais técnicas de estocagem de materiais são: carga unitária, caixas ou gavetas, prateleiras, raques, empilhamento, e container flexível. Chiavenato (1991, p. 126), justifica cada uma delas: A carga unitária é o conjunto de cargas em um recipiente formando um todo único quanto à manipulação, armazenamento ou transporte. Caixas e gavetas são ideais para materiais de pequenas dimensões, como parafuso, arruelas, etc. As prateleiras são apropriadas a materiais de tamanhos diversos e para apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Os materiais estocados nos nichos devem ficar identificados e visíveis. Os raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras de copos descartável, vergalhões etc. O empilhamento trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitar ao máximo o espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhadas uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição justa de cargas. O container flexível é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada usado para estocagem e movimentação sólidos a granel e de líquidos. Conforme Martins e Alt (2000), os armazéns devem permitir que os estoques estejam nos lugares certos e protegidos de forma adequada para que a armazenagem proporcione um acesso rápido e adequado aos materiais quando forem solicitados.

34 Leiaute Conforme afirma Viana (2002, p. 309), leiaute pode ser compreendido pro meio das palavras desenho, esquema, ou seja, é o modo pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma planta, podendo afirmar que o leiaute é uma maquete no papel. Para Chiavenato (1991, p. 119), leiaute é a disposição física dos equipamentos, pessoas e materiais, da maneira mais adequada ao processo produtivo. Isto é, um leiaute significa a colocação concebível dos diversos elementos combinados para proporcionar a produção de produtos e serviços. Existem muito fatores a ser levados em consideração ao projetar o leiaute para uma instalação. Davis, Aquilano e Chase (2001, p. 263) afirmam que as decisões feitas a essa altura têm conseqüências em longo prazo, não apenas em termos da capacidade da firma em atender seus mercados. Logo, é muito importante que a administração dedique tempo suficiente na identificação adequada e na avaliação de soluções alternativas para fazer o leiaute da instalação de uma empresa. Segundo Messias (1989, p. 59), na implantação de um leiaute no armazém é importante programas o seguinte: A disponibilidade dos meios e sistemas adequados para facilitar a carga e descarga dos materiais (empilhadeiras, guindastes, carregadores, etc); Portas suficientemente largas; Limite de altura que facilite a carga e descarga; Distância e trânsito dos materiais em veículos. Para Viana (2002, p. 30), [...]a realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um bom leiaute, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém.

35 33 3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO Neste capitulo abordaremos a apresentação dos procedimentos metodológicos a serem seguidos na realização da pesquisa. De acordo com Severino (2000), a determinação dos procedimentos metodológicos é fundamental para que uma pesquisa científica possa ser desenvolvida de forma lógica. A atitude investigativa que é adotada ao estabelecer uma atividade de pesquisa representa uma forma de desenvolver a construção do conhecimento e realizar a aprendizagem. Para Minayo (1993 apud SILVA e MENEZES, 2000 p. 19), observando de um ponto de vista mais filosófico, considera a pesquisa como atividade básica das ciências na sua indagação e descoberta da realidade. É uma atitude e uma prática teórica de constante busca que define um processo intrinsecamente inacabado e permanente. È uma atividade de aproximação sucessiva da realidade que nunca se esgota, fazendo uma combinação particular entre teoria e dados. O estudo se configura como uma pesquisa qualitativa, pois visa a analisar qualitativamente os sistemas relativos ao controle de estoque existentes na atualidade no Bar e Restaurante Nina e identificar os problemas a ele inerentes com a intenção de propor alternativas de solução aos mesmos. Na pesquisa qualitativa trabalha-se com fenômenos da realidade e com o que não pode ser quantificado como valores, interesses, atitudes, crenças, motivações, enfatizando-se as especificidades de um fenômeno em termos de suas origens e de sua razão de ser. Roesch (1999, p. 156) sustenta que é uma estratégia de pesquisa que permite obter conhecimento de primeira mão sobre a realidade social empírica. Oliveira (1998, p. 115) sustenta que o método qualitativo é aplicado no desenvolvimento de pesquisas na esfera social, econômica, de comunicação, mercadológicas, de opinião, de administração, representando, em linhas gerais, uma forma de garantir a precisão dos resultados, e evitando com isso distorções de análise e interpretações. A pesquisa é de natureza descritiva, cujo objetivo primordial baseia-se na descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. Segundo Gil (1991, p. 45) a pesquisa descritiva, em geral objetiva estudar as características de um grupo, bem como levantar opiniões, atitudes e crenças, ou identificar a associação entre variáveis. Nesta acepção, o presente estudo objetiva relatar as características e especificidades do sistema de controle de estoque no Bar e Restaurante Nina.

36 34 A respeito dos meios utilizados na pesquisa, destaca-se a pesquisa bibliográfica (dados secundários). A pesquisa bibliográfica consiste na analise de material já elaborado, formado principalmente de livros e artigos científicos que tratam do tema gestão ou controle de estoques. Para Gil (1994, p. 71), o método de estudo bibliográfico abrange o estudo teórico. È realizado com a finalidade de obter o conhecimento com base em informações já publicadas, ou seja, levantar dados e analisar o que já foi produzido sobre certo assunto. Vergara (1998, p. 46), evidencia que a pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral. Essa etapa da pesquisa proporciona o devido instrumental analítico para a realização do trabalho. Para obtenção dos dados será usada a entrevista semi-estruturada, que é caracterizada pela formulação da maioria das perguntas previstas com antecedência e sua localização é provisoriamente determinada. (Colognese e Mélo, 1998). Na entrevista semi-estruturada o entrevistador tem participação ativa, apesar de observar um roteiro, ele pode fazer perguntas adicionais para esclarecer questões para melhor compreender o contexto. Segundo Roesch (1996), a definição de população é um grupo de pessoas ou empresas que interessa entrevistar para propósito estudo, neste caso, tem tipo de grupo de pessoas, tendo em vista que foi feita a entrevista com os funcionários do Bar e Restaurante Nina, perfazendo um total de cinco pessoas entrevistadas, sendo três funcionários, gerente e proprietário. Todos os dados serão analisados e tratados de forma que possam ser confrontados com a base teórica, com o intuito de obter os resultados esperados pelo pesquisador. As características e princípios dos estudos de caso, segundo Lüdke e André (1986) se superpõem às características gerais da pesquisa qualitativa. Destacam-se, entre elas: os estudos de caso buscam a descoberta, enfatizam a interpretação no contexto onde o caso acontece, procuram retratar a realidade de maneira completa e profunda, utilizam diversas fontes de informação, revelam experiência vicária e permitem generalizações naturalísticas, procuram representar os pontos de vista diferentes e às vezes conflitantes presentes numa determinada situação, e utilizam uma linguagem e uma forma mais acessível do que os outros relatórios de pesquisa.

37 35 Por se tratar de um estudo de caso, o acadêmico procura adequar às ferramentas necessárias para que se estabeleça um plano para controle do estoque presente na empresa, de forma que o objetivo seja alcançado de forma eficiente.

38 36 4 ANÁLISE DOS DADOS 4.1 Histórico da empresa O Bar e Restaurante Nina começou a atuar em 1967 na região da Universidade Federal de Santa Catarina, tendo como fundadores Adenide da Costa Machado e Mário João Machado. Em 1986, seu sobrinho, André Otávio Pereira, começou a ajudar diretamente no desenvolvimento da empresa, tornando-se sócio em O restaurante atuou dentro da Universidade de 1967 a 1999; devido a perda de uma licitação, o proprietário deixou o local, passando a exercer a função em frente à Universidade. Hoje o Bar e Restaurante e Nina possui uma equipe de 12 funcionários divididos em dois turnos, coordenados pelos irmãos André Otávio Pereira e Otávio dos Santos Pereira Júnior. Pode-se dizer que atualmente o Bar e Restaurante Nina possui uma vasta clientela que é composta de estudantes universitários, servidores públicos e moradores dos bairros Pantanal, Córrego Grande e Trindade, como também por funcionários de empresas da região. Figura 1 - Frente do Restaurante Dados da pesquisa

39 Estrutura organizacional Por se tratar de uma empresa familiar não existe uma estrutura organizacional bem definida. Sua estrutura é composta pelo proprietário, gerente, cinco atendentes, três cozinheiros, dois ajudantes de cozinha. PROPRIETÁRIO GERENTE ATENDENTES COZINHEIROS AJUDANTES DE COZINHA Organograma 1 Estrutura Organizacional

40 Controle de estoque O atual controle de estoque do Bar e Restaurante Nina é executado de maneira visual aos níveis de estoque, pois quando chega um fornecedor na empresa é realizada uma vistoria visual no estoque para averiguar os produtos que estão em falta para a realização do pedido. As vistorias no estoque são feitas pelos funcionários, ocorrendo muito das vezes a falta do produto, até mesmo pelo esquecimento do funcionário em fazer o pedido ao proprietário, que em seguida efetua junto ao fornecedor. Além de verificar os produtos em falta, o funcionário também anota os produtos com prazo de validade expirado ou deteriorado para realizar a troca. A desorganização na armazenagem, também é um dos fatores que dificulta a analise do funcionário. Além disso, não são realizados inventários de estoques e controle estatísticos sobre produtos mais consumidos e produtos que geram maiores lucros. Pode-se dizer que o envolvimento de várias pessoas acaba tornando a verificação do estoque inadequada. Com isso, pode-se notar que a falta de uma administração de materiais bem estruturada não permite uma segurança nas negociações efetuadas pela empresa, pois a mesma trabalha de maneira insatisfatória com relação à coordenação e o controle dos produtos em estoque. 4.4 Níveis de estoque A regularização dos níveis e políticas de estoque é essencial para a organização, pois evita rupturas e obsolescência no estoque. Tendo em vista que a empresa não possui espaço suficiente para armazenar grande quantidade de produtos, a mesma deverá ter um estoque mínimo dos produtos, levando em consideração as variáveis para cálculo do mesmo e um estoque máximo para estabelecer o

41 39 máximo de produtos no estoque, que ajudará também na definição posterior do layout do estoque. Isso poderá proporcionar os níveis de estoque que a organização trabalhará. 4.5 Classificação e codificação de materiais Atualmente não existe uma classificação atribuída aos produtos, o que dificulta a armazenagem e a localização dos mesmos. No sistema da empresa os produtos estão codificados de modo seqüencial, pois foram codificados de acordo com a entrada de produtos no estoque, assim, a codificação existente não ordena os produtos por grupos e subgrupos. Desta forma, a identificação de materiais em estoque é ineficaz. 4.6 Classificação ABC de materiais Esta ferramenta não é utilizada no Bar e Restaurante Nina. A escolha da classificação ABC de materiais como estrutura de apoio à gestão de estoques na empresa é de real importância visto que esta classificação permite o um controle dos itens que realmente necessitam uma especial atenção. 4.7 Armazenagem No Bar e Restaurante Nina há cinco estantes,um armário para o armazenamento dos cigarros e um estrado no depósito. Este local é escuro, pouco ventilado, bastante empoeirado. Além disso, localiza-se próximo ao sanitário, onde o fluxo de funcionários é grande. O Bar e Restaurante Nina conta também com três freezers verticais e uma geladeira industrial. Muita das vezes esse número não é suficiente para o armazenamento de todos os produtos refrigerados adquiridos pela empresa.

42 40 Nota-se na figura abaixo que não existe um padrão para a armazenagem dos produtos, sendo que no mesmo local está armazenado caixas de cerveja, caixa de frutas e verduras, fardos de refrigerante e embalagens de isopor. Figura 2 - Dados da pesquisa Depósito Na tabela abaixo mostra os gêneros armazenados em temperatura ambiente no Bar e Restaurante Nina. Gêneros alimentícios Estantes Caixas Arroz Vinho Colorífero Laranja Macarrão talharim Chá Pepino em conserva Banana Macarrão espaguete Vinagre Palmito em Abacaxi conserva Maisena Aguardente Cebola em conserva Manga Caldo de carne (pó) Sal Figo em calda Couve-flor Farinha de mandioca Farinha de Trigo Nescau Chuchu Pó para capuccino Trigo para Kibe Ervilha Limão Batata palha Amido de milho Milho Tomate Granola Café Batata Saco Kiwi Feijão Açúcar Melancia Batata Doce Molho para salada Maionese (caixa) Leite Abóbora Molho shoyo Catchup (caixa) Refrigerante

43 41 Molho de pimenta Mostarda (caixa) Água (copo/ garrafa) Óleo de oliva Margarina Ovos Materiais de limpeza Álcool Naftalina Sabão em pó Água sanitária Esponja de aço Limpa fornos Desinfetante Balde Descartáveis Copos plásticos Canudos Sacos plásticos Pratos de alumínio Pratos plásticos Guardanapos Palitos Sacos de lixo Papel higiênico Bandeja de isopor Quadro 4 - gêneros alimentícios Dados da pesquisa Na tabela seguinte estão os gêneros alimentícios armazenados em temperatura de refrigeração ou congelamento no Bar e restaurante Nina. In natura Pré-preparados Preparados Carnes Mandioca pré-frita Salgados Peixes Polenta pré-frita Salgadinhos miúdos Queijo mussarela Batata pré-frita Presunto Polpa de fruta Molhos Conservas Massa de pastel Massa de lasanha Quadro 5 - Gêneros alimentícios Dados da pesquisa

44 42 5 PROPOSTAS E SUGESTÕES 5.1 Controle de estoque No que se diz respeito ao controle de estoque do Bar e Restaurante Nina, propõe-se ao proprietário a aquisição de um software que permita o acesso a várias informações como, por exemplo, qual o valor de compra de cada produto, quantidade retirada do estoque por dia, estoque de segurança e ponto de pedido, são fundamentais para a realização de projeções e para o planejamento das atividades da empresa, possibilitando uma otimização no controle de estoques. Este software também permitirá o cadastro de fornecedores, produtos, vendas e outras informações de caráter financeiro. O software vai permitir aos funcionários dar informações mais precisas ao proprietário e a empresa poderá obter maior controle das informações que necessita para o desempenho do seu dia-a-dia e confiança em seu estoque. Além disso, recomenda-se que os gêneros ou materiais sejam recebidos no estabelecimento por funcionário específico, responsável para tal função. 5.2 Níveis de estoque A organização não possui uma política de reposição de estoque formalizada, sendo que a política mais adequada para seu perfil seria o sistema de revisão periódica de estoque, que considerara os estoque existente e a emissão de um pedido referente ao estoque máximo calculado num intervalo de tempo pré-estabelecido, onde a quantidade a ser pedida será a diferença entre o estoque máximo e o estoque existente.

45 Classificação e codificação de materiais Para uma administração de materiais mais eficiente, a literatura pesquisada sugere classificar e codificar as mercadorias, agrupando-as conforme características semelhantes formando grupos e subgrupos e atribuindo códigos a estes grupos e subgrupos, de acordo com o sistema numérico, sendo que a classificação e codificação dos grupos obedeceriam à ordem de 01 a 99, seus subgrupos de 01 a 99 e finalizando com uma identificação mais precisa, com o número identificador, que obedecerá a numeração de 01 a 99, conforme a explicação a seguir: Código Produtos 01 Bebidas 0101 Refrigerantes Água Tônica lata Água Tônica light lata Pepsi Pepsi lata Pepsi 600ml Pepsi 2L Pepsi light Pepsi light lata Pepsi light 600ml Pepsi light 2L Pepsi twist Pepsi twist lata Pepsi twist 600ml Pepsi twist 2L

46 Pepsi Twist light Pepsi Twist light lata Pepsi Twist light 600ml Pepsi Twist light 2L Pepsi X lata Pepsi Max lata Soda Soda lata Soda 600ml Soda 2L Soda light Soda light lata Soda light 600ml Soda light 2L Sukita Sukita lata Sukita 600ml Sukita 2L Guaraná Guaraná lata Guaraná 600ml Guaraná 2L Guaraná caçulinha Guaraná light Guaraná light lata

47 Guaraná light 600ml Guaraná light 2L Então, como exemplo da codificação citada, se fosse necessário localizar um refrigerante guaraná 600ml o código seria , que corresponderia no plano de codificação, a descrição completa para identificação desta bebida dentre as demais. O restante da tabela está em anexo. 5.4 Classificação ABC de materiais A utilização da curva ABC beneficiará a gestão de estoques do Bar e Restaurante Nina de forma que reduzirá as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, pois os itens da classe A serão mais controlados do que os itens de classe C. De acordo com o gráfico 03, para o desenvolvimento da curva ABC foram analisados 450 itens, sendo 38 itens representantes da categoria A, 97 itens da categoria B, e 315 itens da categoria C. Números de Itens ABC a b c Gráfico 3 - Dados da pesquisa