Uma estrutura de ERP simplificada

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1 Uma estrutura de ERP simplificada Gestão Automatizada Armazéns Contas Clientes Gestão Clientes Análise Vendas Ordens Reaprov. Encom. Factur. Config. Encom. Previsão Vendas D R P Estrut. Produto Contas Fornec. Gestão Tesour. Controlo Stocks M P S R C C P Salários Contabil. Geral Compra Recep. M R P Gestão Capacid. Rec. Hum. Imobilizado Código Barras Gestão Manut. Controlo Fabril Gestão Qualid. Estrut. Custos 1

2 Processos Tecnológicos III Sistemas ERP Análise de necessidades de informação Constituição e estrutura típicas. Funcionalidades dos principais módulos. Algumas funcionalidades importantes Alguns problemas importantes e suas causas mais comuns Análise de necessidades de informação: J.C.Filipe O Gestor e os Sistemas de Informação Sistemas ERP Um Enterprise Resource Planning System (ERP) é um software aplicacional integrado para apoio à gestão de empresas e outras organizações. Os seus módulos principais são: Designação Portuguesa Contabilidade Geral Contabilidade de Terceiros - Fornecedores Contabilidade de Terceiros - Clientes Gestão de Clientes e Encomendas Gestão de Fornecedores, Compras e Recepção de Materiais Gestão de Stocks Estrutura de produtos (Listas de Material) Gamas Operatórias (Instruções de Fabrico) Previsão da Procura Planeamento da Produção Gestão de Capacidades Controlo da Produção Contabilidade de Custos Gestão de Projectos Gestão da Concepção de Produtos e Processos Gestão de Lotes Gestão de Armazéns Gestão da Distribuição e Logística Gestão da Manutenção Gestão dos Serviços a Clientes Gestão de Património Gestão de Recursos Humanos Designação Inglesa General Ledger Accounts Payables Accounts Receivables Customer Order Entry (Sales) Purchasing & Receiving Inventory Bills of Materials Routing Forecasting Master Scheduling / MRP Capacity Requirements Planning Work in Process (Production Control) Cost Management (Product Costing) Project Planning & Accounting Engineering Lot Control Warehouse Distribution & Logistics Maintenance Service Assets Human Resources Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 1

3 Principais Bases de Dados Clientes Fornecedores Artigos Estrutura de produto Gamas operatórias Centros de trabalho Equipamentos e ferramentas Imobilizado Pessoal Funções elementares sobre as bases de dados: Criar registos Modificar/actualizar registos Copiar registos Consultar registos / extrair relatórios Apagar registos Controlo de acessos Consultar / extrair relatórios Criar / modificar Apagar Estatísticas Consolidação de históricos Auditoria Administração das bases de dados, incluindo: Backup / restore Optimização de desempenho (tuning) Programação de consultas, de relatórios e de écrans Cadernos de encargos usuais: Listas de funcionalidades pretendidas (com a respectiva classificação A-B-C), tais como: No módulo de Gestão de Stocks: Reaprovisonamento por ponto de encomenda. Classificação A-B-C por movimentos e custo. Cativação de artigos. Custeio FIFO / LIFO / preço médio ponderado.... No módulo de Estrutura de Produtos: Mais que uma BOM para o mesmo produto. Copiar uma BOM. Componentes alternativos.... Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 2

4 No módulo de Gestão de Armazéns: Tratamento de artigos perecíveis. Criação de rotas... No módulo de Controlo da Produção: Emitir as ordens de fabrico a partir do MPS / MRP. Registar elementos sobre as operações executadas em cada máquina. Registar consumos de matérias primas e componentes.... Dimensão requerida, em função de parâmetros, tais como: N.º total de utilizadores N.º de utilizadores simultâneos N.º de artigos N.º de facturas emitidas por ano Desempenho requerido benchmarking tempos de resposta em condições especificadas, tais como: Tempo de consulta para um ficheiro com artigos Tempo de conferência de uma factura em determinadas condições Apoio na implementação Modificações de alguns módulos (programação) Configuração e parametrização Instalação Formação Consultoria Condições de manutenção e serviço pós-venda Correcção de bugs Actualizações correntes (updates) Actualização de novas versões (upgrades) Assistência à gestão de sistemas, operação e utilização Uma abordagem mais racional: 1 Quais os problemas de gestão com que a organização se depara? Tais como: Há atrasos frequentes na produção por falta de componentes. Há um valor exagerado de facturação em atraso. Há atrasos frequentes nos pagamentos a fornecedores. Há muitas queixas de clientes por atrasos nas entregas. O armazém está cheio de monos. O nível de stocks é exageradamente elevado. É muito difícil conferir as facturas de fornecedores (a que encomenda corresponde? foi tudo recebido? tem o desconto acordado? O prazo de pagamento é o acordado?...). O custo da matérias primas e componentes pesa demasiado na estrutura de custos. 2 Como é que o sistema proposto contribui eficazmente para a resolução desses problemas? Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 3

5 Exemplo: Descrição de processos e fluxos de informação O cliente ZEBRA4 que é um grossista enviou uma consulta para o fornecimento de lâmpadas fluorescentes 20W60, a entregar na semana que de 28/Maio/2001. Descrever o processo e o fluxo de informações necessários para a emissão da proposta, supondo obrigatórios os seguintes procedimentos: Verificar se ZEBRA4 já é cliente; Verificar se for cliente, se não está em incumprimento; Verificar se há 20W60 em stock, ou em produção para poder ser entregue na semana especificada. Verificar se se pode lançar a produção de 20W60 para poder ser entregue na semana especificada. Cativar o stock ou a produção (se possível). Verificar condições comerciais (descontos, plafonds de crédito, etc.) Emitir a proposta. Módulo de Gestão de Encomendas Registar consulta ZEBRA4 é cliente? Pedir informações Infos credíveis? ZEBRA4 está em incumprimento? Registar novo cliente Informar ZEBRA4 da impossibilidade do fornecimento FIM Consultar Existências (Ver página 2) Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 4

6 Módulo de Gestão de Stocks Consultar existências W60 em stock? W60 no MPS na data? (Ver página 3) Consultar Planeamento da Produção Cativar un W60 na data? Módulo de Gestão de Encomendas Determinar condições de fornecimento a ZEBRA4 Elaborar proposta para ZEBRA4 Informar ZEBRA4 da impossibilidade do fornecimento Imprimir e enviar proposta a ZEBRA4 FIM Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 5

7 Módulos de Gestão de Stocks, MPS/MRP e Capacidades Consultar Planeamento da Produção Há capacidade disponível? Há capacidade extra? Podem-se cancelar ordens? Correr MPS, MRP, CRP Transmitir à Direcção Comercial. (Regressar à página 2) Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 6

8 Algumas funcionalidades importantes Backflushing Possibilidade de obter relatórios de mão-de-obra e consumo de matérias primas e componentes a partir das quantidades produzidas Lead time offset Possibilidade de indicar que certos componentes não são necessários no início de uma fase (como o MRP exige), mas apenas algum tempo depois. Phantom assemblies Subconjuntos cuja definição é necessária para a produção, mas que não são artigos a armazenar. Gateway reporting Possibilidade de definir operações ( gateways ou checkpoints ) onde se regista a produção realizada (como se fosse uma portagem). Point of usage code Campo no ficheiro de artigo de um componente que indica o posto da linha de produção em que é incorporado na produção (e, portanto, para onde deve ser enviado). Floorstock replenishment Possibilidade de planear a entrega dos componentes nos postos da linha de produção onde vão ser utilizados. Concurrent and overlapping operations scheduling Possibilidade de planear duas operações da mesma gama operatória de modo a ocorrerem (total ou parcialmente) em paralelo. Multiple ship schedules Possibilidade de planear entregas múltiplas de um mesmo componente, de acordo com o planeamento do seu consumo. Automatic routing of receipts to production line Possibilidade de fazer o curto-circuito da recepção e enviar os componentes directamente para a linha de produção. Pegging Possibilidade de obter imediatamente informação da origem das diversas parcelas das necessidades brutas de produção (ou seja de quais os artigos de nível superior que necessitam do componente em causa). Bucket size O MRP é normalmente calculado dividindo o horizonte temporal em períodos constantes (tradicionalmente em semanas). Este período é designado como bucket size. Bucketless planning Possibilidade de fazer o cálculo diário das necessidades de materiais pelo MRP. Lot Tracking Possibilidade de registar todas as operações, as medidas dos parâmetros do processo produtivo, os relatórios de qualidade e a origem de materiais e componentes associados à produção de cada lote (obrigatório por lei nas indústrias farmacêutica e alimentar). Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 7

9 Alguns problemas importantes e suas causas mais comuns 1 Rupturas de stock e incumprimento dos planos de produção. Dificuldade em determinar as quantidades certas a encomendar Não utilização do MRP de modo correcto. Bucket size inapropriado. Mapas de utilização dos materiais sem o detalhe necessário. Dificuldade em reprogramar ordens Não utilização do MRP de modo correcto. Inexistência de uma funcionalidade de aviso do programador sobre as ordens a reprogramar. Manter indevidamente ordens em aberto O sistema não fecha as ordens parcialmente satisfeitas, embora o fornecedor as tenha fechado. Incapacidade de distinguir stock utilizável e não utilizável Não existência de um código no ficheiro de artigos indicando se todos as unidades em stock já foram aprovadas pela recepção. Não existência de um código no ficheiro de artigos indicando a data de expiração da validade do artigo. Falta de visibilidade do stock disponível ( on-hand ) O sistema dá como cativados as unidades necessárias dos artigos à espera de outros artigos (em falta) para se iniciar uma ordem de fabrico, tornando-os indisponíveis para outras ordens. Pode ser resolvido com funcionalidades de simulação de picking e o stock só é de facto reservado se não há outros artigos em falta. Atrasos dos fornecedores Falta de qualidade do fornecedor (avaliar essa qualidade com as estatísticas). Confusão do fornecedor entre a data de expedição e a data em que o material é necessário. Incapacidade de executar o MRP Não existência de aviso em tempo oportuno de atrasos em ordens de compra, já passíveis de serem conhecidos. Pode ser resolvido com informação sobre datas de expedição necessárias e prometidas, datas de descarga necessárias, atrasos na confirmação de ordens de compra, expedições pendentes, etc. Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 8

10 Não existência de informação sobre as ordens de fabrico, tal como: prioridades das ordens, carga dos centros de trabalho, mapa de input/output dos centros de trabalho. Incapacidade de identificar substitutos Estruturas de produto sem alternativas e opções. Não existência de um código no ficheiro de artigos indicando relações de substituição. Não existência de funcionalidades de simulação/sugestão. Estruturas de produto incompletas Estruturas de produto difíceis de criar (a função cópia total ou parcial é particularmente útil na simplificação). Tempos internos de fabrico muito longos Demora no envio das necessidades de materiais ao departamento de compras. Demora na colocação de ordens de compra (consulta, selecção, envio...). Atrasos anormais na encomenda de materiais Dificuldade na identificação correcta das necessidades de materiais. Eliminação de artigos activos do ficheiro. Dificuldade do sistema em reconhecer que um artigo é uma montagem e não um componente (falta do código Make/Buy ). Ordens perdidas Falta de integração entre as diversas funções. Falta de informação actual e correcta Falta de integração entre as diversas funções. Falta de actualização automática do ficheiros. Falta de identificação automática de artigos (código de barras, etc.). Incapacidade de afectar os materiais recebidos a ordens pendentes Inexistência de uma funcionalidade que permita afectar os materiais recebidos a ordens prioritárias à espera desse artigo (efectuando o reencaminhamento, se os materiais se destinavam a outra ordem). Incapacidade de cancelar ou reprogramar ordens Inexistência de uma funcionalidade de atrasar ordens. Inexistência de informação do planeamento da produção para compras sobre alterações da programação. Stock obsoleto excessivo Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 9

11 Alterações de projecto sem ter em conta as existências. Incapacidade de deixar de incorporar artigos obsoletos em produtos novos. Artigos com o prazo de validade expirado. Solução: afectar artigos a ordens começando pelos que têm a data de expiração mais próxima. Incapacidade de detectar artigos com baixa rotação pela realização de consultas e relatórios ou por emissão de um relatório específico. Expedição pelos fornecedores antes de tempo e entregas em excesso Falta de rigor na análise de desempenho dos fornecedores. Aceitação sistemática de entregas antecipadas pelos fornecedores, sem justificação. Incapacidade de gerir materiais em JIT O sistema exige a disponibilidade de todos os componentes no início da produção. Incapacidade de programar entregas múltiplas para a mesma linha da ordem de compra. Quantidades económicas de encomenda muito elevadas Incapacidade de programar entregas múltiplas para a mesma linha da ordem de compra, o que origina muitas ordens de compra e leva a incorrer nos custos de encomenda respectivos. Custos de encomenda elevados devido a procedimentos administrativos pouco eficientes. Afectação errada de produtos acabados a encomendas de clientes Afectação apenas de artigos existentes em stock, sem ter em conta os já programados. Extravio de stock Falta de confirmação do código de localização em cada movimentação do artigo no armazém. Solução: código de barras no artigo e na localização. Incapacidade de verificar os níveis de stock Inexistência de rotinas de contagem cíclica. Stock de segurança excessivo Tempos internos de fabrico muito longos. 2 Qualidade Incapacidade de avaliar a qualidade dos componentes comprados Não existência de registos e rotinas que permitam a avaliação de desempenho de fornecedores (avaliação externa) e permita a realização fácil de consultas e relatórios. Não existência de registos e rotinas que permitam a avaliação de desempenho dos vários agentes de compras (avaliação interna) e permita a realização fácil de consultas e relatórios. Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 10

12 Não existência de registos e rotinas que permitam a estabelecer, para cada artigo, uma lista ordenada de fornecedores recomendados. Não existência de registos e rotinas que permitam, para cada artigo, estabelecer estatísticas referentes à sua qualidade e permita a realização fácil de consultas e relatórios. Incapacidade de emitir as guias de inspecção para artigos a recepcionar Inexistência de rotina que emita automaticamente todas as guias de inspecção necessárias. Erros nas instruções de inspecção de artigos a recepcionar Inexistência de rotina que emita automaticamente todas as guias de inspecção necessárias, com as instruções suficientes. Falta de registos de inspecção auditáveis Inexistência de rotina que registe os dados e os resultados de todas as inspecção efectuadas e permita a realização fácil de consultas e relatórios. Incapacidade de evitar o envio à produção de artigos com o prazo de validade expirado Não afectação de artigos a ordens começando pelos que têm a data de expiração mais próxima. O sistema não altera automaticamente o código de estado dos artigos com o prazo de validade expirado. Não remoção do armazém dos artigos com o prazo de validade expirado. Incapacidade de identificar a origem de materiais com falhas de qualidade Inexistência de lot tracking. 3 Relacionamento com clientes Encomendas não entregues Planos de produção errados ou impossíveis devido a falta de capacidade. Solução: RCCP e CRP. Falta de rotinas de planeamento das expedições. Incapacidade de configurar correctamente encomendas especiais Dificuldade em gerar BOMs especiais associadas às encomendas. Incapacidade de disponibilizar aos clientes informação actualizada e correcta sobre as previsões de entrega Incapacidade de calcular o available-to-promise. Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 11

13 Incapacidade de verificar o available-to-promise, em tempo real, quando chega a consulta ou a encomenda. Incapacidade de processar rapidamente e sem erros as encomendas dos clientes Sistema de gestão de encomendas pouco eficiente (tempos longos para formar preços, verificar existências, verificar plafonds de crédito, etc.). Falta de integração do sistema de gestão de encomendas com os sistemas de gestão de stocks e de produção. Rupturas do stock de sobressalentes Incapacidade de distinguir stock de artigos para produção e para o serviço de peças. Valor muito elevado do lote mínimo de encomenda Custo de processamento de encomenda elevado (sistema pouco eficiente). Incapacidade de responder a perguntas de clientes sobre encomendas em curso Incapacidade de efectuar consultas ad-hoc sobre os ficheiros de existências e os planos de produção. Entregas em excesso ou em falta por erros de contagem Incapacidade de detectar automaticamente diferenças entre o encomendado e o expedido (detecção por pesagem com registo automático, códigos de barras, etc.). 4 Produtividade Esforço manual excessivo para processos administrativos e de gestão operacional: Causas possíveis mais frequentes (para além de algumas já acima referidas e facilmente identificáveis): Falta da funcionalidade de three-way matching para conferência de facturas (verificação electrónica da factura contra a nota de encomenda e a guia de recepção). Falta da funcionalidade de assinatura electrónica para a obtenção de aprovações. Falta da funcionalidade de conciliação bancária electrónica (conferência dos extractos das contas bancárias contra os cheques e ordens de pagamento emitidas). Falta de acesso on-line à situação das facturas pendentes Falta de emissão automática de cartas de reclamação de crédito a clientes com pagamentos em atraso. Falta da funcionalidade de geração automática das consultas ao mercado. Falta da funcionalidade de geração automática das notas de compra, incluindo as condições específicas negociadas com cada fornecedor. Dificuldade em obter rapidamente os elementos necessários para acelerar encomendas feitas a fornecedores. Dificuldade em obter rapidamente os elementos necessários para responder a consultas do planeamento de materiais ou do planeamento da produção. Falta da funcionalidade de three-way matching para apoio à recepção de materiais (verificação electrónica da factura contra a nota de compra e a guia de recepção). Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 12

14 Falta da funcionalidade de simulação do picking e da emissão automática da picking list. Falta da funcionalidade copiar excepto para criação de novos documentos (BOMs, gamas operatórias, notas de encomenda, etc.). Falta da funcionalidade de substituição global de um artigo (em todos os ficheiros e registos em que ele é utilizado). Falta da funcionalidade de substituição global de um posto de trabalho (em todos os ficheiros e registos em que ele é utilizado). Falta de gamas operatórias alternativas pré-definidas. Manutenção dos ficheiros pouco apoiada (falta de detecção de erros na entrada de dados, poucos valores por defeito pré-definidos, falta de rotinas de apoio, ausência de funcionalidades de garantia da coerência interna dos dados, falta de registos auditáveis das transacções efectuadas com o sistema). 5 Gestão de tesouraria Incapacidade de optimizar a decisão sobre a aceitação um desconto de pronto pagamento. O sistema não efectua automaticamente o cálculo da condição mais favorável. Incapacidade de prever as necessidades de tesouraria. O sistema não produz automaticamente um mapa de previsão de pagamentos. Pagamento de facturas indevidas, incorrectas ou duplicadas. Falta da funcionalidade de three-way matching para conferência de facturas (verificação electrónica da factura contra a nota de encomenda e a guia de recepção). Falta de actualização automática da situação da factura (logo que paga deve transitar de a pagamento para paga ). Perda de descontos por pagamento atrasado de facturas. Demora na conferência de facturas e assinatura da autorização de pagamento (ver 4 Produtividade). Atrasos na facturação a clientes. Falta de emissão automática da factura associada à expedição / prestação do serviço ou outra condição contratual. Gestão de crédito pouco eficaz. Incapacidade de estabelecer um plafond de crédito adequado, a partir dos registos históricos das transacções efectuadas como cliente. Incapacidade em detectar facturas a receber atrasadas e de cobrar os juros de mora respectivos. Incapacidade de anular descontos financeiros a clientes que não cumprem os prazos de pagamento acordados. Processos Tecnológicos III Notas sobre Sistemas ERP 13

15 ID Task Name 1 Implementação de um package aplicacional 2 FASE 1 - Início do Projecto 3 Fazer a reunião inicial 4 Definir a estrutura de projecto 5 Definir objectivos e responsabilidades 6 Elaborar o plano de projecto 7 Plano de projecto em aprovação 8!!! - Plano de projecto aprovado 9 FASE 2 - Preparação da implementação 10 Recolha de informação sobre a organização 11 Organigrama 12 Postos de trabalho 13 Descrição das tarefas 14 Elaborar os mapas de processos 15 Elaborar os mapas de fluxos de informação 16 Elaborar o mapas de descrição dos dados 17 Listar as modificações necessárias 18 Elaborar os novos mapas com as modificações 19 Especificar detalhadamente o novo ambiente 20 Mapas e especificações em aprovação 21!!! - Aprovar os mapas e as especificações 22 Treinar a equipa de implementação 23!!! - Estrutura para impementação pronta e aprovada 24 FASE 3 - Instalação de HW e SW 25 Criar estrutura de gestão de sistema, rede e aplicações 26 Treinar técnicos de gestão e operação do sistema operativo 27 Treinar técnicos de gestão de bases de dados 28 Treinar técnicos de gestão da aplicação 29 Definir procedimentos e rotinas de gestão e operação 30 Definir políticas e procedimentos de segurança 31 Políticas e procedimentos em aprovação 32!!! - Estrutura de gestão e operação pronta e aprovada 33 Instalar HW e SW de base 34 Instalar cablagens e rede 35 Instalar servidores 36 Instalar clientes e periféricos 37 Fazer testes e a aceitação 38!!! - HW e SW de base prontos e aprovados 39 Instalar a aplicação 40 Definir as bases de dados e a estrutura dos ficheiros 41 Copiar bases de dados e ficheiros do fornecedor 42 Instalar os diversos módulos da aplicação 43 Testar a instalação com bateria de testes do fornecedor 44!!! - Aplicação pronta para a implementação 45 FASE 4a - Implementar o MÓDULO 1 46 Rever a especificação do novo ambiente 47 Rever processos 48 Planear testes 49!!! - Plano de testes aprovado 50 Preparar dados 51 Definir valores para os parameros necessários 52 Identificar os dados existentes, a sua localização e formato 53 Planear a migração de dados 54 Efectuar o carregamento dos dados para o projecto piloto Page 1

16 ID Task Name 55!!! - Dados prontos para o arranque do módulo 56 Formalizar procedimentos 57 Definir sequências 58 Elaborar / adaptar documentação 59 Procedimentos em aprovação 60!!! - Procedimentos aprovados 61 Estabelecer regras de utilização 62 Definir e criar perfis de utilizadores 63 Definir e estabelecer condições de acesso 64 Regras de utilização em aprovação 65!!! - Regras de utilização aprovadas 66 Treinar os utilizadores 67 Efectuar testes 68 Realizar testes 69 Efectuar os ajustamentos necessários 70 Obter a aprovação dos testes 71!!! -Módulo 1 testado e aprovado 72 FASE 4b - Implementar o MÓDULO 2 73 FASE 4c FASE 4n - 76 FASE 5 - Piloto para a integração dos diversos módulos 77 Definir plano de testes de validação da integração piloto 78 Realizar testes 79 Efectuar os ajustamentos necessários 80 Obter a aprovação dos testes do projecto piloto 81!!! - Aplicação piloto integrada testada e aprovada 82 FASE 6 - Migração dos dados 83 Verificar a parametrização efectuada 84 Transferir os dados reais 85 Realizar os teste com os dados reais 86 Efectuar os ajustamentos necessários 87 Obter a aprovação dos testes com dados reais 88!!! - Aplicação integrada testada e aprovada 89 FASE 7 - Plano de transição 90 Carregar os dados para as operações diárias 91 Contabilidade 92 Encomendas 93 Compras Operar os sistemas (antigo e novo) em paralelo 96 Testar, testar, testar 97 Efectuar os ajustamentos necessários 98 Obter a aprovação do novo sistema 99!!! - Novo sistema operacional e aprovado 100 Suspender a utilização do sistema anterior 101 FASE 8 - Rever e encerrar o projecto 102 Efectuar os ajustamentos finais 103 Concluir o relatório de projecto 104 Obter a aceitação final 105!!! - PROJECTO CONCLUÍDO Page 2