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1 Parecer n. 05/P/2007/GPDP Assunto: Dúvida sobre se o conteúdo do Impresso de Requerimento do Cartão A destinado a veículos de empresas Notificação ao Cliente corresponde à Lei da Protecção de Dados Pessoais A Companhia B solicitou a este Gabinete um parecer sobre o assunto em epígrafe, cumpre-nos informar do seguinte: I. Alguns dados a recolher regulados pela Lei da Protecção de Dados Pessoais O Impresso de Requerimento do Cartão A proporcionado pela Companhia B mostra que os dados a recolher são: nome da empresa / nome do requerente (administradores / titulares de empresa / sócios), endereço da empresa, número do registo comercial, número do certificado de registo empresarial, nome, cargo, número de telefone e telefax, endereço de correio electrónico do responsável da empresa, nome do motorista, número de matrícula, documento do registo de veículos em Macau, bilhete de identidade de Hong Kong ou documento de viagem do requerente, bilhete de identidade de Macau ou documento de viagem do motorista, certidão de registo comercial ou certificado de registo empresarial. Nos termos da alínea 1) do n. 1 do artigo 4. da Lei da Protecção de Dados Pessoais, entende-se por dados pessoais qualquer informação, de qualquer natureza, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável, pelo que, com a excepção dos dados relativos ao registo da empresa e de veículos, o tratamento de restantes dados pessoais é sujeito à Lei da Protecção de Dados Pessoais. II. Conteúdo do Impresso de Requerimento do Cartão A e da Notificação ao Cliente Este Gabinete formula, nos termos da Lei da Protecção de Dados Pessoais, o seguinte parecer e sugestões sobre o Impresso de Requerimento do Cartão A e Notificação ao Cliente: 1. Definição da identificação do cliente indicado no Impresso de Requerimento do Cartão A Do impresso de requerimento, sabe-se que o cliente do Cartão A é apenas uma empresa, não podendo ser indivíduo. O Cartão A é um cartão com função de crédito, o seu titular paga mensalmente à Companhia B os produtos de combustível ali 1

2 comprados. Sendo o cartão emitido só às empresas que satisfaçam os requisitos de requerimento. No entanto, além dos dados relativos ao registo da empresa e de veículos, serão ainda recolhidos, através de impresso de requerimento, os dados sobre o nome, cargo, números de telefone e telefax e endereço de correio electrónico do responsável da empresa, o bilhete de identidade ou documento de viagem de Hong Kong do requerente e o bilhete de identidade ou documento de viagem de Macau do motorista. Segundo os dados recolhidos pela Companhia B, o requerente é administrador / titular da empresa / sócio da empresa, devendo o responsável da empresa ser o gerente da empresa, ou seja, entende-se por requerente do cartão o representante da empresa, e o responsável da empresa, por seu turno, exerce as actividades da empresa, pelo que, é razoável e adequado proceder também à recolha desses dados enquanto se recolha os dados da empresa. Porém, os motoristas são empregados do requerente do Cartão A, usam-no pelo exercício das suas funções e não são clientes da Companhia B. O titular do Cartão A é a empresa, por isso mesmo, os dados dos motoristas não podem ser considerados como dados de identificação dos clientes. Tendo em conta que qualquer empresa pode pedir o Cartão A e que o Impresso de Requerimento usa-se em Macau, mas, só se exigem os dados relativos ao bilhete de identidade ou documento de viagem de Hong Kong do requerente, pelo que se propõe a alteração deste conteúdo, passando a ser dados relativos ao bilhete de identidade ou do documento de viagem de Hong Kong/Macau do requerente (administrador / titular da empresa / sócio). 2. Finalidades indicadas no n. 2 da Notificação aos Clientes visam apenas os clientes do Cartão A Considerando que é o cliente da Companhia B apenas a empresa que requer o Cartão A, a Notificação ao Cliente só pode vincular a empresa, pelo que é necessário observar o seguinte: Utilização limitada de dados do responsável da empresa Os dados pessoais do responsável da empresa só podem ser utilizados quando o seu titular actua como responsável da empresa, não podendo ser utilizados para outras finalidades, sob pena de violar o disposto no artigo 5. da Lei da Protecção de Dados Pessoais, ou seja, os dados são tratados de forma incompatível com as devidas finalidades. Conteúdo da Notificação ao Cliente não vincula o motorista Como o que expusemos no ponto I, apesar do motorista usar o Cartão A pelo exercício das funções, ele não é cliente da Companhia B, pelo que a Notificação ao Cliente da Companhia B não vincula o motorista. Ou seja, os dados pessoais do motorista não podem ser utilizados pela companhia B para as finalidades indicadas na Notificação ao Cliente. 2

3 A recolha de dados do bilhete de identidade ou documento de viagem de Macau dos motoristas do requerente do Cartão A faz-se de uma forma indirecta, isto é, a Companhia B não recolhe dados pessoais directamente do seu titular. Nos termos do n. 3 do artigo 10. da Lei da Protecção de Dados Pessoais, a Companhia B deve prestar ao motorista as seguintes informações: finalidade da recolha de dados do bilhete de identidade ou do documento de viagem do motorista, identidade do responsável pelo tratamento e do seu representante e outras informações previstas no n. 1 do artigo 10. da mesma lei. Caso o motorista já saiba as respectivas finalidades através do seu empregador (empresa que requer o Cartão A) não é necessária a prestação das informações acima referidas. 3. Transferência de dados pessoais da clientela para fora de Macau A Notificação ao Cliente indica no seu n. 3 que tendo em conta as finalidades indicadas no n. 2, os dados podem ser revelados e transferidos pela Companhia B para as seguintes entidades, sejam estas situadas dentro ou fora da Região Administrativa Especial de Macau da República Popular da China. Queríamos, por este meio, chamar a atenção da Companhia B para que a transferência de dados pessoais dos seus clientes para fora de Macau é regulada pelos artigos 19. e 20. da Lei da Protecção de Dados Pessoais. Os princípios para a transferência de dados pessoais para local situado fora do território de Macau estão consagrados no artigo 19. da mesma lei, sendo determinante para a transferência de dados a adequação do nível de protecção assegurado pelo ordenamento jurídico para onde os dados são transferidos. Para o tal efeito, compete a este Gabinete, nos termos do n. 2 do mesmo artigo, proceder à apreciação da referida adequação em função de todas as circunstâncias que rodeiem a transferência ou o conjunto de transferências de dados, devendo ser tidas em especial consideração a natureza dos dados, a finalidade e a duração do tratamento ou tratamentos projectados, os países de origem e de destino final, as regras de direito, gerais ou sectoriais, em vigor no ordenamento jurídico em causa, bem como as regras profissionais e as medidas de segurança que são respeitadas nesse mesmo ordenamento, a fim de decidir se o ordenamento jurídico para onde são transferidos os dados assegura um nível de protecção adequado. Se se verificar uma das situações previstas no artigo 20., a transferência de dados pode ser efectuada para um ordenamento jurídico que não assegura um nível de protecção adequado, desde que seja obtida a autorização ou mediante notificação deste Gabinete: i. Se se verificar o previsto no n.º 1 do artigo 20. da mesma lei, ou seja, se o titular dos dados tiver dado de forma inequívoca o seu consentimento, tendo em consideração a necessidade do contrato, o interesse público importante e a protecção dos interesses vitais do titular dos dados, pode-se realizar a transferência de dados pessoais para um ordenamento jurídico que não assegure um nível de protecção adequado, desde que o responsável pelo tratamento notifique este Gabinete nos termos do artigo 23. da mesma lei. 3

4 ii. Se se verificar o requisito previsto no n. 2 do artigo 20. da mesma lei, e se se tiver obtido a autorização deste Gabinete, também se pode realizar a transferência de dados pessoais para um ordenamento jurídico que não assegure um nível de protecção adequado. Pelo exposto, este Gabinete propõe que a redacção do n. 3 da Notificação ao Cliente possa ser substituída por os seus dados pessoais prestados à Companhia B serão mantidos em sigilo, podendo os mesmos ser revelados e transferidos para as seguintes entidades, sejam estas situadas dentro ou fora de Macau, tendo em conta as finalidades indicadas no n. 2 e nos termos da Lei da Protecção de Dados Pessoais de Macau. 4. Formas de transferência de dados pessoais Caso a Companhia B pretenda transferir, através da interconexão, os dados pessoais para dentro ou fora de Macau, nos termos dos artigos 9. e 22. da Lei da Protecção de Dados Pessoais, a interconexão de dados pessoais que não esteja prevista em disposição legal ou disposição regulamentar de natureza orgânica está sujeita a autorização deste Gabinete solicitada pelo responsável ou em conjunto pelos correspondentes responsáveis dos tratamentos; A interconexão de dados pessoais deve ser: adequada à prossecução das finalidades legais ou estatutárias e de interesses legítimos dos responsáveis dos tratamentos; não implicar discriminação ou diminuição dos direitos, liberdades e garantias dos titulares dos dados; rodeada de adequadas medidas de segurança e ter em conta o tipo de dados objecto de interconexão. 5. Imposição de um período de conservação de dados pessoais na Notificação ao Cliente Nos termos da alínea 5) do n. 1 do artigo 5. da Lei da Protecção de Dados Pessoais, os dados pessoais devem ser conservados de forma a permitir a identificação dos seus titulares apenas durante o período necessário para a prossecução das finalidades da recolha ou do tratamento posterior. Propõe-se que a Companhia B deva informar a sua clientela do período da conservação de dados. Os dados necessários para requerer o Cartão A devem ser eliminados cinco anos após o cliente ter cancelado o cartão, sem prejuízo do eventual prazo de conservação estabelecido para a acção judicial. III. Conclusão 1. Recolher, através do Impresso de Requerimento do Cartão A, os dados pessoais, nomeadamente, o nome do responsável da empresa, bilhete de identidade ou documento de viagem de Hong Kong do requerente, bilhete de identidade ou documento de viagem de Macau dos motoristas, está sujeita à Lei da Protecção de 4

5 Dados Pessoais. 2. Propõe-se a alteração da expressão bilhete de identidade ou documento de viagem de Hong Kong do requerente (administrador / titular da empresa / sócios) que se encontra em Checklist do Impresso de Requerimento do Cartão A (vide n.º 1 do ponto II). 3. As finalidades indicadas no n. 2 da Notificação ao Cliente visam apenas a empresa. É o cliente da Companhia B apenas a empresa/ requerente ou seu responsável que requer o Cartão A. A Notificação ao Cliente vincula o seu cliente, mas caso o responsável da empresa actue como um particular, os seus dados pessoais não podem ser utilizados. Os motoristas da empresa que requer o Catão A não são clientes da Companhia B, não sendo vinculados pela Notificação ao Cliente da Companhia B. Os dados pessoais dos motoristas não podem ser utilizados pela Companhia B para as finalidades indicadas na Notificação ao Cliente. 4. A Companhia B deve prestar ao motorista as informações sobre a recolha e o tratamento dos seus dados pessoais (vide n.º 2 do ponto II), excepto que o mesmo já saiba disto. 5. A transferência de dados pessoais pela Companhia B para fora de Macau é regulada pelos aos artigos 19. e 20. da Lei da Protecção de Dados Pessoais. Propõe-se que a redacção do n. 3 da Notificação ao Cliente seja alterada (vide n.º 3 do ponto II). De acordo com a disposição prevista nos artigos 9. e 22., a transferência de dados pessoais, através da interconexão, para dentro ou fora de Macau deve ser efectuada mediante a autorização deste Gabinete. 6. Na Notificação ao Cliente, impõe-se um período da conservação de dados pessoais. Propõe-se que os dados pessoais dos clientes sejam eliminados cinco anos após o cliente ter cancelado o Cartão A, sem prejuízo do eventual prazo de conservação estabelecido para a acção judicial. Aos 12 de Setembro de A Coordenadora, Chan Hoi Fan 5

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