Introdução à Gestão de Negócios

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1 Introdução à Gestão de Negócios 108 Cópia não autorizada. Reservados todos Introdução os direitos à Gestão de autorais. Negócios 3E

2 Desenvolvimento de conteúdo, Mediação Pedagógica e Design Gráfico Equipe Técnico Pedagógica do Instituto Monitor Monitor Editorial Ltda. Av. Rangel Pestana,1105 Brás São Paulo/SP CEP Tel.: (11) / Fax: (11) Impresso no Parque Gráfico do Instituto Monitor Av. Rangel Pestana,1113 Brás São Paulo/SP CEP Tel./Fax: (11) Em caso de dúvidas referentes ao conteúdo, consulte o Portal do Aluno: Todos os direitos reservados Lei nº de 19/02/98 Proibida a reprodução total ou parcial, por qualquer meio, principalmente por sistemas gráficos, reprográficos, fotográficos, etc., bem como a memorização e/ou recuperação total ou parcial, ou inclusão deste trabalho em qualquer sistema ou arquivo de processamento de dados, sem prévia autorização escrita da editora. Os infratores estão sujeitos às penalidades da lei, respondendo solidariamente as empresas responsáveis pela produção de cópias.

3 Índice Apresentação... 9 Lição 1 - Breve Histórico do Pensamento Administrativo Introdução Origens Administração Científica Teoria Clássica da Administração Visão Administrativa de Henry Ford Escola de Relações Humanas Exercícios Propostos Lição 2 - Administração e Organização Introdução Definindo a Administração Conceito de Organização Pirâmide Hierárquica Empreendimentos Lucrativos e Não-Lucrativos Exercícios Propostos Lição 3 - Empresas Introdução Conceito Objetivos da Empresa Constituição e Forma Jurídica Pessoa Jurídica Sociedades Aspectos Legais para Registro de Empresas Contrato Social Junta Comercial Classificação das Empresas Quanto à Propriedade Quanto ao Tipo de Atividade Econômica Quanto à Tributação Exercícios Propostos Lição 4 - Teoria Geral de Sistemas 108/5

4 Introdução Conceito Componentes de um Sistema Ambiente de um Sistema Empresarial Subsistemas Empresariais Áreas Funcionais Fim Áreas Funcionais Meio Exercícios Propostos Lição 5 - Estrutura da Organização Introdução Conceito Organograma Organização Linear Organização Funcional Organização de Assessoria e Linha Estrutura Organizacional Componentes Tipos e Características Departamentalização Tipos de Departamentalização Exercícios Propostos Lição 6 - Funções Administrativas Introdução Planejamento Princípios Fundamentais do Planejamento Princípio da Modificação do Rumo de Navegação Organização Controle Direção Princípios de Direção Meios de Direção Comunicação Motivação Ordens e Instruções Coordenação Liderança Exercícios Propostos Lição 7 - Empreendedorismo Introdução Conceito Características de Realizações Características de Planejamento Características de Poder Exercícios Propostos Lição 8 - Dinâmica Empresarial - Sistema Adaptativo 108/6

5 Introdução Conceito Fatores Controláveis Fatores Incontroláveis Fatores Tecnológicos Fatores Políticos Fatores Econômicos Fatores Legais Fatores Sociais Fatores Demográficos Fatores Ecológicos Mapeamento Perceptivo Responsabilidades da Empresa Função Social Função Econômica Exercícios Propostos Lição 9 - Cultura e Clima Organizacional Introdução Conceito Mudança Organizacional Processo de Mudança Resistência à Mudança Exercícios Propostos Lição 10 - Missão e Objetivos Introdução Missão Exemplos de Declarações de Missão Objetivos Exemplos de Objetivos Exercícios Propostos Lição 11 - Políticas Organizacionais Introdução Conceito Características das Políticas Exercícios Propostos Lição 12 - Qualidade Total Introdução Histórico Conceito Auditoria da Qualidade Ferramentas da Qualidade Diagrama de Pareto Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) Gráfico de Tendência /7

6 4.4 Folha de Verificação Histograma Diagrama de Dispersão Sistemas de Qualidade Housekeeping - 5 S s Série ISO Série ISO Sistema de Gestão Ambiental Exercícios Propostos Lição 13 - Logística Introdução Conceito Técnica ABC Glosário Exercícios Propostos Lição 14 - A Empresa do Século XXI Introdução Megafusão Agilidade Exercícios Propostos Respostas dos Exercícios Propostos Bibliografia /8

7 Apresentação Todo trabalhador está vinculado a um sistema organizacional e a diferentes impactos oriundos de procedimentos e técnicas administrativas. Líder ou liderado, o homem, não importando sua posição dentro de um empreendimento, é influenciado e influencia a moderna concepção do que é administrar. A sobrevivência de uma empresa vai depender sempre de como seus gestores desenvolvem suas estratégias, planejando, organizando e avaliando constantemente os processos que permeiam a atividade empresarial. O estudo das estruturas organizacionais e técnicas administrativas não deve ficar restrito à classe dos dirigentes de empresas e entidades, bem como ao círculo acadêmico. Todos nós precisamos adquirir uma base sólida sobre este assunto, para que possamos nos posicionar quanto às influências que estes processos nos causam. O fenômeno do crescimento vertiginoso de pequenas empresas em nosso país torna imprescindível a intensificação do estudo da Administração, pois, apesar do aspecto positivo do espírito empreendedor de nossa sociedade, muitas empresas falecem antes de completar um ano. Assumir o desafio de empreender seu próprio negócio, constituindo uma empresa, é decisão que deve estar alicerçada em diversos pilares, que possam garantir a segurança da operacionalização do empreendimento. Para tanto, só a composição da empresa em termos de recursos humanos, materiais e técnicos não é suficiente. São necessários conhecimentos de empreendedorismo e noções básicas das ferramentas da Administração, tais como a constituição e classificação das empresas, a estrutura da organização, as diferentes funções administrativas, a dinâmica empresarial, a qualidade total, dentre outras. Todos estes elementos básicos de Administração de Empresas são abordados neste fascículo. Atuando como gestor de empresa própria ou de terceiros, seu sucesso dependerá sempre da continuidade constante do aprimoramento profissional, muita dedicação e persistência para enfrentar os obstáculos. Nossa intenção é a de informar para formar. Temos certeza de que o conteúdo deste fascículo, bastante diversificado, fornecerá subsídios indispensáveis para suas futuras conquistas! Bom estudo! 108/9

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9 lição 1 Introdução A informatização crescente dos escritórios trouxe muitos benefícios: agilidade, precisão e flexibilidade no trabalho de profissionais de todas as áreas, tornando-os verdadeiros consultores e analistas da perfor mance das empresas. Atualmente, é imprescindível ter uma formação que conduza ao conhecimento de diferentes estruturas organizacionais e às respectivas rotinas desenvolvidas quanto à gestão empresarial. Nesta primeira lição apresentamos as origens da Administração como ciência, e os primeiros pensadores que se destacaram no estudo sistemático da aplicação de princípios administrativos. O objetivo aqui é fazer com que você identifique as diferentes abordagens e perceba, ao final, que todas as linhas de pensamento convergem para a otimização da performance das organizações. 1. Origens Breve Histórico do Pensamento Administrativo A dissociação entre propriedade e administração, ocorrida ainda na Idade Média, fazendo surgir a figura do administrador, representou um pequeno avanço para as origens do pensamento administrativo. Entretanto, foi somente a partir do século XVIII, como conseqüência do advento da Revolução Industrial, que passou-se a ter uma maior preocupação com o tema administração, surgindo, então, estudos sistematizados sobre o assunto. Essa preocupação ocorreu pelo fato de que, naquela época, o processo de mecanização das fábricas fez com que as mesmas se multiplicassem, produzindo em maior quantidade e movimentando maiores valores, o que tornava as formas de direção e controle, utilizadas até então, inadequadas para a nova situação. O aspecto humano, ou seja, a força de trabalho, passou a ganhar maior relevância em função dos altos índices de desemprego e das pressões dos trabalhadores, da Igreja, do Governo, enfim, da sociedade como um todo. Quem quer que estivesse gerenciando uma fábrica, não podia deixar de considerar essas questões. Na verdade, a história da administração tem origem na escola clássica da economia, que cresceu em evidência devido às mudanças sociais ocorridas na Revolução Industrial. Em 1776, Adam Smith, economista inglês, mencionava o princípio da especialização dos operários na manufatura de agulhas para salientar a necessidade de racionalização da produção, sugerindo também alguns conceitos de controle e remuneração. Embora essas questões tenham sido debatidas e, mesmo havendo uma série de propostas para solução de alguns problemas peculiares das empresas naquela época, foi somente no final do século XIX e início do século XX que se aprofundaram e sistematizaram os estudos relativos à Administração. 108/11

10 Novas idéias e teorias administrativas foram lançadas e surgiram as primeiras publicações que tratavam desse assunto. 2. Administração Científica O marco desse avanço acontece com a Administração Científica de Frederick Winslow Taylor ( ). Nascido nos Estados Unidos, trabalhou como operário e depois como engenheiro, chegando a ocupar altos postos administrativos em empresas norte-americanas. Reunindo grande experiência de trabalho na própria linha de produção, foi um dos primeiros a ressaltar a necessidade de racionalizar o trabalho industrial para aumentar a eficiência nas fábricas. Em seu livro Os Princípios da Administração Científica, publicado em 1911, Taylor afirma a necessidade de executar o trabalho administrativo em bases científicas e objetivas. Pode-se dizer que sua grande contribuição teórica reside nas diretrizes que fixou para a racionalização do trabalho industrial e na divisão da autoridade e supervisão ao nível de linha. A aplicação dos princípios de Taylor criou a base para a formação das grandes potências industriais da atualidade. Os principais impérios industriais no início do século XX tiveram sua origem através do modelo de Taylor. Os principais pontos da sua teoria são: Princípios científicos em substituição ao empirismo: objetivando uma prática administrativa científica, baseada em princípios e não no processo de tentativa sob risco. Divisão do trabalho: determinando, através de regras básicas, a divisão em diferentes etapas das diversas atividades. Divisão de autoridade e responsabilidade: distinguindo as tarefas de planejamento e direção daquelas referentes à execução do trabalho. Treinamento e seleção do trabalhador: permitindo a qualificação do trabalhador mediante a seleção e aperfeiçoamento técnico. Coordenação entre as atividades: articulando a atuação dos trabalhadores com a dos supervisores e administradores. Os principais elementos a serem aplicados na Administração Científica de Taylor são: Estudo de tempo e padrões de produção. Supervisão funcional. Padronização de ferramentas e instrumentos. Planejamento das tarefas e cargos. Princípio da exceção: os administradores devem concentrar-se apenas nos desvios dos processos. Fichas de instrução de serviços. A idéia de tarefa, associada a prêmios de produção pela sua execução eficiente. Sistemas para classificação dos produtos e de material utilizado na manufatura. Sistema de delineamento da rotina de trabalho. A importância de Taylor para o estudo da Administração reside, sobretudo, no fato de 108/12

11 ter enfatizado o papel da ciência na atividade administrativa. 3. Teoria Clássica da Administração Ao contrário de Taylor, que se dedicou mais especificamente aos aspectos relativos à linha de produção, o francês Henry Fayol ( ), autor do livro Administração Industrial e Geral, editado em 1916, elaborou uma teoria mais global da ação administrativa, a partir de uma visão geral da empresa. Entre Taylor e Fayol, contudo, não existe divergência ou oposição, mas diferentes pontos de vista e âmbitos de abordagem, que podem, até certo ponto, se complementar. O fundamento da Teoria Clássica de Fayol está num conjunto de seis funções básicas existentes dentro da empresa, estabelecidas por ele da seguinte forma: Função técnica: corresponde à atividade produtiva da empresa. Função comercial: abrange as tarefas de compra de mercadorias (matéria-prima, materiais de consumo, etc.), necessárias ao desenvolvimento das atividades da empresa, assim como a venda dos bens e serviços por ela produzidos. Função financeira: refere-se à atividade de obtenção e gerência dos recursos financeiros, em termos de dinheiro ou crédito. Função contábil: corresponde à tarefa de classificação e registro dos fatos econômico-financeiros ocorridos na empresa, com a finalidade de apurar seus bens, direitos e obrigações, lucros ou prejuízos. Função de segurança: diz respeito ao controle de um conjunto de normas e materiais, visando a proteção humana (salubridade do ambiente de trabalho, condições de iluminação, temperatura e cuidados contra acidentes) e a proteção material (segurança de equipamentos, instalações e construções). Função administrativa: refere-se ao trabalho de gerência, direção e controle das atividades para que a empresa possa atingir seus objetivos. É esta função, para muitos, a mais importante, pois dela depende a obtenção de resultados positivos na execução de todas as outras funções. Para desenvolvimento de cada função, Fayol considera necessário um conjunto de seis qualidades pessoais, a saber: 1. Físicas: saúde, destreza e vigor. 2. Intelectuais: aptidão para compreender e aprender, discernimento, força e agilidade intelectual. 3. Morais: energia, firmeza, coragem de aceitar responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade. 4. Cultura geral: conhecimentos variados. 5. Conhecimentos especiais: relativos à função. 6. Experiência: conhecimento prático. Além destas, Fayol enumera quatorze princípios administrativos. O administrador, ao aplicá-los, deve levar em conta a realidade de cada empresa: 1. Divisão de trabalho: tanto no tempo como no espaço, isto é, abrangendo fases, etapas de um mesmo trabalho e os diversos trabalhos de um mesmo conjunto. 2. Autoridade e responsabilidade: tanto do ponto de vista da posição na empresa como pessoal, ou seja, moral e em termos de qualificação. 3. Disciplina: mediante regras de subordinação aos superiores. 108/13

12 4. Unidade de comando: um certo número de subordinados recebe e acata ordens de um único superior. 5. Unidade de direção: um certo número de atividades obedece à supervisão de um único superior. 6. Subordinação do interesse individual ao coletivo: o interesse de um indivíduo não deve prevalecer contra o interesse coletivo. 7. Remuneração: salários justos do ponto de vista da empresa e do trabalhador. 8. Centralização: concentrando a maior soma de direção possível nas mãos de um único controle e direção. 9. Cadeias hierárquicas: definindo uma rigorosa estrutura de autoridade e responsabilidade. 10. Ordem: a perfeita ordenação humana e material. 11. Eqüidade: garantindo a conciliação mais justa entre os interesses empresariais e trabalhistas. 12. Estabilidade: contra a rotatividade de mão-de-obra, julgando mais eficiente sua permanência. 13. Iniciativa: abrangendo o dinamismo, desde o principal executivo até os mais baixos níveis de autoridade. 14. Cooperação: estimulando o espírito de equipe e a conjugação dos esforços para a meta final. Salientamos como ponto forte do Fayolismo a análise na relação capacidade técnica/capacidade administrativa: A capacidade técnica domina a base da escala hierárquica, enquanto a capacidade administrativa domina o topo e, à medida que alguém se eleva na escala hierárquica, a importância relativa da capacidade administrativa aumenta, enquanto a da capacidade técnica diminui. Este princípio dá forma à pirâmide hierárquica e nos leva à compreensão de que, dependendo do nível de poder, as habilidades técnicas passam a ser cada vez mais administrativas. 4. Visão Administrativa de Henry Ford Outros homens de negócios e administradores publicaram estudos e reflexões sobre suas experiências administrativas. Entre eles cabe destacar, ainda, o industrial do automobilismo Henry Ford ( ), mecânico americano que, após trabalhar para várias oficinas, conseguiu construir um automóvel, montando-o peça por peça. Dando seqüência a seus empreendimentos, criou, juntamente com alguns homens de negócios, a Ford Motor Company, empresa automobilística que veio a se tornar uma das maiores produtoras de veículos em todos os tempos. Em 1908, ano de lançamento do modelo T da Ford, a montagem de um automóvel demorava doze horas e vinte minutos. Na década de 20, uma hora e vinte minutos bastavam. O modelo vendeu 15 milhões de unidades. Para conseguir isso, Henry Ford agiu, planejou, trabalhou e acabou por fazer uma decomposição da montagem do Ford T, chegando a operações. Nesta análise, concluiu que parte das tarefas exigiam pessoas robustas e o restante homens com força física normal. Quanto às demais tarefas, as mesmas poderiam ser realizadas por mulheres ou crian ças grandes ; mais de operações poderiam ser por deficientes sem uma perna, por pessoas sem um braço, por 108/14

13 deficientes sem ambas as pernas, por cegos e por pessoas amputadas dos dois braços. Decompor o trabalho em gestos elementares, racionalizar a produção, aumentando o rendimento, segundo Ford, era plenamente possível, tornando seu empreendimento produtivo, dentro de princípios éticos e politicamente corretos. Em seus livros Minha Filosofia de Indústria e Minha Vida e Minha Obra, Ford reuniu grande parte de suas idéias sobre Administração. Ao contrário de Fayol, que centra sua análise no aspecto administrativo da empresa, Ford se ocupa do sistema de produção empresarial como um todo, visando sua maior eficiência. Ford introduziu conceitos modernos de produção em série e de linhas de montagem, concebendo um ritmo de trabalho em cadeia, para poupar tempo e custos. Estabeleceu também três princípios pelos quais deve se orientar a produção: 1. Princípio de Intensificação: consiste na diminuição do tempo de produção, com o emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e rápida colocação do produto no mercado, permitindo o rápido retorno do capital investido. Busca-se eliminar a capacidade ociosa tanto de trabalhadores, quanto de equipamentos. 2. Princípio de Economicidade: consiste em reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria-prima em transformação. Ford, por meio deste princípio, conseguia fazer com que o trator ou automóvel fossem pagos à sua empresa antes de vencido o prazo de pagamento da matéria-prima adquirida, bem como do pagamento de salários. Famosa é a frase : O minério sai da mina no sábado e é entregue sob a forma de um carro, ao consumidor, na terça-feira, à tarde, que aparece em um Cópia de seus livros, não autorizada. sintetizando sua obsessão Reservados destacava todos a importância os direitos do aspecto autorais. humano pela velocidade de produção. 3. Princípio de Produtividade: consiste no aumento da capacidade produtiva do trabalho. A especialização do homem e a linha de montagem permitia a obtenção deste objetivo, resultando em maior produção, beneficiando o empresário e possibilitando maiores ganhos ao operário. Não é mais o operário que vai até as peças de montagem do automóvel, elas é que vão, através de esteiras, de forma ordenada, até cada setor de produção. Cadenciar movimento e padronizar o todo é a solução. Henry Ford, industrial inovador, extremamente ousado para a época, defendia a idéia de que uma empresa deveria, na medida do possível, contemplar todos os estágios do processo produtivo, chegando, inclusive, a dominar as fontes de matéria-prima, que no seu caso específico eram a borracha, o ferro e o carvão. Assim, Ford foi proprietário de várias empresas que eram fornecedoras de seu complexo automobilístico. O que se pode verificar, mesmo com algumas diferenças de enfoque, é que esses três autores - Taylor, Fayol e Ford - procuravam elaborar e aperfeiçoar a produção em massa, com ênfase na eficiência produtiva e conseqüente diminuição do custo unitário dos produtos. 5. Escola de Relações Humanas A partir das décadas de 1920 e 1930, novas teorias começaram a ser elaboradas. A ênfase não mais residia no aspecto puramente material do processo (máquinas, equipamentos e métodos de trabalho), mas (os trabalhadores). 108/15

14 No final da década de 1920, foi realizada uma experiência numa fábrica da empresa Western Electric Company, na cidade de Hawthorne, nas proximidades de Chicago, EUA, para verificar a influência das condições de trabalho na produtividade dos trabalhadores. O primeiro aspecto a ser experimentado foi a iluminação do ambiente. O experimento consistia em aumentar a quantidade de luz e observar se isso proporcionaria aumento da produção. Depois, diminuía-se a iluminação e comparavam-se os resultados. Alguns outros experimentos similares foram realizados, contudo o resultado das pesquisas apontou que não havia relação direta entre os fatores estudados e a produtividade. Posteriormente, Elton Mayo ( ), psicólogo australiano radicado nos Estados Unidos, fez, juntamente com alguns colaboradores, uma análise profunda, com pesquisas e entrevistas, para tentar decifrar os resultados desse experimento. As conclusões obtidas criaram uma nova teoria de administração, que afirmava que o desempenho dos trabalhadores não dependia apenas de um correto método de trabalho para a execução das tarefas, mas também e principalmente da motivação deles para realizar tais atividades. Para Mayo, se uma empresa realmente quer aumentar o desempenho de seus trabalhadores, deve se preocupar em: Demonstrar interesse pelo empregado e não somente por máquinas e produtividade. Mayo sugeria que, se os empregados fossem consultados sobre possíveis modificações nos processos de trabalho, poderiam se sentir importantes no contexto do negócio e, assim, produziriam mais. Criar um novo estilo de supervisão, não de forma impositiva, mas com maior participação dos trabalhadores. Fortalecer as relações com o grupo de trabalho, em vez de tratar o indivíduo isoladamente. Elton Mayo constatou que o aumento da produtividade não resultava das modificações nas condições físicas do trabalho e nem da concessão de incentivos materiais, mas sim do fato de os empregados da fábrica se sentirem parte importante da organização, em virtude da atenção recebida de seus supervisores e dos condutores das pesquisas. As conclusões das experiências realizadas em Hawthorne destacaram a necessidade de a Administração estudar e compreender as relações entre as pessoas, enfatizando o trabalho em equipe, o autogoverno e a cooperação entre todos. Isso determinou a con- 108/16

15 tinuação dos estudos de Administração nas décadas seguintes, chegando até os dias de hoje. Muitas abordagens, com ênfases diferenciadas, podem ser enumeradas quando estudamos os principais pensadores da Administração. De maneira geral, podemos dizer que o principal divisor de enfoque é uma visão mais mecanicista nos primeiros estudos, passando por uma abordagem mais voltada para a valorização do elemento humano e, finalmente, caminhando para abordagens mais contingenciais, todas voltadas para a complexa competitividade que existe em todos os setores da economia mundial. No quadro a seguir você terá uma visão de conjunto, resumida, de como evoluiu o processo administrativo. Sinopse da Evolução do Processo Administrativo ênfase Nas Tarefas Na Estrutura Administração Científica (Taylor) Racionalização do trabalho. Clássica (Fayol)/Neoclássica Organização formal, princípios gerais e funções do administrador. Burocrática (Weber) Organização formal, racionalidade/ previsibilidade e poder. Organização informal e dimensão humana da Das Relações Humanas (Mayo) administração. Nas Pessoas Comportamental (Simon) Estilos de administração, decisão e aspectos comportamentais. Estruturalista Organização com unidade social e visão crítica da organização. No Ambiente Desenvolvimento Organizacional Contingência Organização como sistema aberto. Mudança organizacional e análise dos ambientes internos e externos. A tecnologia determina a estrutura e o Na Tecnologia Abordagem Tecnológica comportamento organizacional e incrementos nos sistemas de informações. Abordagem Holística Visão do todo organizacional onde as partes interagem. Abordagem Ecológica Interação da organização com o meio ambiente. Na Competitividade Administração com foco na ação e vantagem Abordagem Estratégica competitiva. Abordagem Virtual Faculdade de existência da concepção física. No Conhecimento Abordagem da Apendizagem Learning organization e visão compartilhada. 108/17

16 Exercícios Propostos 1 - Assinale a linha de pensamento que abordava a Administração, partindo da linha de produção para a alta administração, enfatizando a substituição do empirismo por princípios científicos: ( ) a) Princípios de Weber. ( ) b) Princípios de Ford. ( ) c) Administração Científica de Taylor. ( ) d) Teoria Clássica de Fayol. 2 - Segundo o Pai da Administração Científica, qual princípio permite a qualificação do trabalhador mediante a seleção e aperfeiçoamento técnico? ( ) a) Coordenação do trabalhador. ( ) b) Divisão de autoridade e responsabilidade. ( ) c) Divisão do trabalho. ( ) d) Treinamento e seleção do trabalhador. 3 - Henry Fayol estabeleceu seis funções. A função que corresponde à tarefa de classificação e registro dos fatos econômico-financeiros, para apurar bens, direitos e obrigações, lucros ou prejuízos é: ( ) a) técnica. ( ) b) financeira. ( ) c) contábil. ( ) d) administrativa. 4 - Definir uma rigorosa estrutura de autoridade e responsabilidade. Este princípio de Fayol diz respeito a: ( ) a) cadeias hierárquicas. ( ) b) eqüidade. ( ) c) ordem. ( ) d) estabilidade. 5 - Assinale a alternativa correta. De acordo com o princípio da unidade de direção, ( ) a) o interesse de um indivíduo não deve prevalecer sobre o interesse coletivo. ( ) b) há dinamismo desde os executivos até os mais baixos níveis de autoridade. ( ) c) um certo número de atividades obedece à supervisão de um único superior. ( ) d) há perfeita ordenação humana e material. 108/18

17 6 - Para Ford, uma empresa devia preocupar-se com três princípios básicos. Quando mencionava a importância de reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria-prima em transformação, referia-se a qual princípio? ( ) a) Princípio de intensificação. ( ) b) Princípio de combate ao empirismo. ( ) c) Princípio da economicidade. ( ) d) Princípio da produtividade. 7 - A formação de uma nova visão da Administração, voltada para o interesse pelo empregado, novo estilo de supervisão e fortalecimento de relações com o grupo de trabalho, originou a: ( ) a) Escola de Administração Moderna. ( ) b) Escola de Relações Humanas. ( ) c) Administração Científica. ( ) d) Teoria Clássica. 108/19

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19 lição 2 Introdução Administração e Organização Nesta lição você analisará as várias definições possíveis para o termo Administração. Compreenderá que, apesar da variedade de conceitos, o fundamental está na atuação do homem como agente que planeja, decide, opera, controla e realiza tantas outras atividades dentro de uma organização, em busca de uma meta específica. Também a conceituação de Organização será estudada. Após a análise do que é hierarquia, abordaremos as estratificações de níveis de poder, de acordo com uma escala de tomada de decisões. Nesta distribuição de poder, conheceremos quais diferentes habilidades são pré-requisitos para as pessoas que estiverem nestes diferentes níveis. Diferenciar organizações lucrativas de não-lucrativas encerra a presente lição. Os objetivos principais deste tópico são a fixação do conceito de Administração e Organização, o entendimento da formatação da pirâmide hierárquica das organizações e a compreensão de que qualquer tipo de organização precisa de administração. 1. Definindo Administração «Gestão de negócios públicos ou particulares, governo, regência. Conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado. Prática desses princípios, normas e funções.» Gilmar Masiero 1 «Administração é a atividade de dirigir, comandar e coordenar atividades pró prias ou alheias, públicas ou privadas.» Sinclayr Luiz 2 «Trabalhar com as pessoas para determinar, interpretar e alcançar os objetivos organizacionais, pelo desempenho das funções de planejamento, organização, preenchimento de vagas, direção e controle.» Leon C. Megginson 3 Todas estas formas de conceituar a Ciên cia da Administração são pertinentes. Sintetizamos estes conceitos, enfatizando a atividade humana na busca de objetivos, englobando estas citações Administração é a atividade humana que direciona recursos de um empreendimento, coordenando-os, decidindo, avaliando e controlando, para que se alcancem os objetivos propostos. 1 Gilmar Masiero: professor de Administração e Negócios Internacionais, do Departamento de Administração da Universidade Estadual de Maringá. 2 Sinclayr Luiz: autor do livro Organização e Técnicas Comerciais: Introdução à Administração. 3 Leon Megginson: professor emérito da Universidade Estadual de Louisiana - EUA, na qual obteve os títulos de Pós-graduação, MBA e PhD. Também pós-graduado pela Universidade de Madri - Espanha, pela Academia Militar dos EUA e pela Escola de Negócios de Harvard. 108/21

20 2. Cópia Conceito não de autorizada. Organização Reservados todos os direitos autorais. Poderíamos conceituar Organização de várias formas. Inicialmente, devemos entender que este conceito aplica-se a qualquer tipo de estrutura, não importando se visa lucro ou não (empresas ou entidades). Organização é um grupo de indivíduos com uma meta comum, reunidos por um conjunto de relacionamentos de autoridade e de responsabilidade. Organizar significa ordenar órgãos, departamentos, setores, etc., todos com suas atribuições específicas, com seus funcionários treinados e, de preferência, especializados. Assim, também podemos conceituar Organização como estrutura de um empreendimento, em termos de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros. Ao estudarmos princípios organizacionais, concluímos que não existe setor sem importância. A responsabilidade do indivíduo está presente não só nas atividades ligadas às decisões estratégicas (executivos da empresa); as relações de responsabilidade e autoridade ampliam-se por toda a estrutura empresarial, criando o que chamamos de hie rarquia. 3. Pirâmide Hierárquica Podemos afirmar que todas as estruturas organizacionais têm como base uma estratificação dos níveis de poder em termos de administração, formando-se assim uma pirâmide hierárquica. Abaixo, representamos estas esferas de tomada de decisão: ALTA ADMINISTRAÇÃO (DIRETORIA) ADMINISTRAÇÃO INTERMEDIÁRIA (GERÊNCIA) ADMINISTRAÇÃO DE PRIMEIRA LINHA (SUPERVISÃO) OPERACIONAL OU EXECUÇÃO Representação Piramidal Neste modelo observa-se a existência de quatro níveis, cada qual com incumbência e habilidades específicas. Estamos falando de habilidades: Habilidade Técnica (HT) Pode ser entendida como a capacidade de usar os conhecimentos específicos de determinada especialidade e de concretizar a mecânica do trabalho, pela qual o respectivo administrador é responsável. Profissionais como enfermeiras, operadores de máquinas, guias de turismo, vendedores, auxiliares de escritório, por exemplo, para atuarem em seus respectivos cargos, precisam dispor de habilidades técnicas específicas. Habilidade Humana (HH) É a capacidade de se relacionar com as pessoas. Entendendo a Administração como sendo um processo que passa invariavelmente 108/22

21 pela condução de pessoas para que objetivos sejam alcançados, encontramos nessa habilidade um dos pontos de destaque para a eficácia administrativa. Na gestão participativa contemporânea, essa habilidade é essencial para o administrador, para a equipe e para a empresa como um todo. Habilidade Conceitual (HC) É aquela desenvolvida pelo administrador no sentido de organizar, estruturar, entender sua organização como um todo e esse todo inserido em uma realidade maior, um macrossistema o mercado, por exemplo. Essa habilidade traçará os planos estratégicos e determinará as diretrizes de trabalho. Ela pode ser entendida como a capacidade intelectual de coordenar, integrar e correlacionar a organização como um todo sistêmico. Este importante modelo, conhecido como piramidal, pode sofrer algumas modificações, de acordo com as características de cada empresa e seu relacionamento com o mercado onde atua. Isto ocorre devido às necessidades impostas atualmente, por uma competitividade cada vez mais acirrada, onde as decisões precisam ser tomadas rapidamente. No entanto, a obtenção de resultados positivos pelo desempenho das habilidades e competências do administrador, sempre vai depender de alguns fatores que influenciam decisivamente no processo administrativo: visão empresarial, competência profissional, existência do fator motivacional (incentivo), disponibilidade de recursos e, finalmente, um bom plano de ação, que agem como um conjunto de instrumentos indispensáveis para o êxito administrativo. Veja o modelo a seguir: Fatores Conseqüência Falta de Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Confusão Visão + Incompetência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Resistência Visão + Competência + Desmotivação + Recursos + Plano de Ação = Falta Motivação Visão + Competência + Incentivo + Ausência de Recursos + Plano de Ação = Frustação Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Planejamento Deficiente = Fracasso Visão + Competência + Incentivo + Recursos + Plano de Ação = Resultado 4. Empreendimentos Lucrativos e Não-Lucrativos O homem, incansável na busca de soluções para todo tipo de necessidade, atravessa a história da civilização modificando a natureza, agrupando recursos e, muitas vezes, destruindo para criar. Cria organismos que possam trazer conforto, bem-estar e outros tantos resultados que possibilitem melhorias para a sociedade onde vive. 108/23

22 Assim, seu espírito empreendedor é responsável pela geração de inúmeros empreendimentos que se multiplicam, desaparecem, reaparecem modificados e demonstram o poder da dinâmica evolutiva das sociedades. Esses empreendimentos podem ser criados para atendimento de alguma necessidade da comunidade, sem, no entanto, objetivar lucros. Neste caso estamos falando das entidades, que são organizações regidas por estatutos sociais, que não visam lucros e sua rentabilidade é destinada à ampliação de suas atividades. Exemplos: clubes, associações religiosas, sindicatos, cooperativas, etc. Caso o empreendimento seja criado para a exploração de qualquer tipo de atividade que objetive lucro para seus empreendedores, trata-se de uma empresa, que estudaremos a seguir. Anotações e Dicas 108/24

23 Exercícios Propostos 1 - Coloque V quando a afirmação for verdadeira ou F quando for falsa: ( ) Administrar é apenas dirigir e comandar atividades exclusivamente próprias. ( ) Administrar é direcionar recursos de um empreendimento, coordenando-os, decidindo, avaliando e controlando, para que se alcancem os objetivos propostos. ( ) Organização é um grupo de indivíduos com uma meta comum, reunidos por um conjunto de relacionamentos de autoridade e responsabilidade. ( ) Hierarquia é criada a partir das relações de responsabilidade e disponibilidade de recursos humanos. 2 - Habilidade técnica é a capacidade de: ( ) a) usar os conhecimentos específicos de determinada especialidade. ( ) b) se relacionar com as pessoas. ( ) c) organizar, estruturar, entender sua organização como um todo. ( ) d) coordenar. 3 - Quais são os tipos de habilidades que o administrador precisa possuir? ( ) a) Funcional, técnica e psicológica. ( ) b) Técnica, humana e conceitual. ( ) c) Técnica e política. ( ) d) Humana e de negociação. 4 - São organizações regidas por estatutos que não visam lucro: ( ) a) Assistenciais. ( ) b) Filantrópicas. ( ) c) Entidades. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 5 - Como é formada a pirâmide hierárquica de uma organização? ( ) a) Níveis de diretoria. ( ) b) Níveis de conhecimento. ( ) c) Níveis de poder administrativo. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 108/25

24 6 - Quem atua na administração de primeira linha? ( ) a) Diretoria. ( ) b) Supervisores. ( ) c) Gerentes. ( ) d) Nenhuma das alternativas anteriores. 7 - Se faltar um plano de ação, mesmo que haja visão, competência, incentivo e recursos, um empreendimento terá como conseqüência: ( ) a) Resistência. ( ) b) Frustração. ( ) c) Confusão. ( ) d) Fracasso. 108/26

25 lição 3 Introdução É chegada a hora de direcionarmos nossos estudos para o conhecimento do que é uma empresa. Após interpretar seu conceito, você conhecerá quais os objetivos principais que um empreendimento persegue: lucro, crescimento e perpetuação. Na seqüência, com preen derá as diferentes formas de constituição de um negócio e um roteiro para registro formal da empresa junto a diferentes órgãos públicos. A classificação de empresas pode ser realizada de várias formas. Você identificará três categorias de classificação: quanto à propriedade das quotas de capital social, quanto ao tipo de atividade econômica e quanto à incidência de tributação. Dentro destes critérios, você conhecerá formas interessantes de concepção organizacional. Nosso objetivo no desenvolvimento deste conteúdo é permitir a sua reflexão quanto à atuação empresarial, seus objetivos, a análise da formação do complexo empresarial de nosso país e a influência da carga tributária na decisão de se criar um organismo econômico. 1. Conceito Empresas Empresa é a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade econômica. Este organismo econômico sempre desenvolverá estratégias para a criação de um bem ou serviço, visando a obtenção de lucros, crescimento e continuidade. É um negócio ou organização de negó cios por pessoa ou grupo de pessoas asso ciadas, para exploração de uma atividade comercial ou industrial. 2. Objetivos da Empresa Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma muito sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui verdadeiramente se perseguir os objetivos a que se propõe. Os objetivos empresariais básicos prevalecem com o passar do tempo. Objetivos secun dários podem ser modificados de conformidade com a realidade da empresa e outras situações específicas, como, por exemplo, a alteração no quadro de sócios, tecnologia, influência mercadológica, legislação, etc. Vamos detalhar melhor os objetivos básicos da empresa: 1. Lucrar: é óbvio que se busca o retorno do investimento efetuado, trazendo dividendos para os sócios e demais investidores. Uma empresa pode até encerrar um exercício fiscal com prejuízo (balanço anual deficitário), mas persistindo este problema por alguns anos, torna-se inviável a continuidade dos negócios. 2. Crescer: empresários éticos, responsáveis e idealistas, almejam que sua criação, seu empreendimento, se fortaleça e cresça continuamente. O crescimento empresarial 108/27

26 atende não só aos anseios da cúpula de diretores, mas também à sociedade como um todo, pela contribuição no desenvolvimento econômico. Toda empresa sempre se apresenta na forma de pessoa jurídica e nunca na forma de pessoa física, que é o indivíduo possuidor de direitos e obrigações. 3. Perpetuar: empresas hoje sólidas trilharam caminhos difíceis, mas sempre direcionados para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições para sua permanência no mercado, atravessando gerações. A busca da lucratividade, crescimento e perpetuação da empresa sempre dependerá da maneira como os administradores gerenciam as diversas influências internas e externas, dando tratamento especial às inúmeras relações humanas existentes nas atividades empresariais. No entanto, em busca de atingir os objetivos, muitos empresários não assumem responsabilidades sociais e deixam de respeitar: a qualidade e garantia do produto; a segurança dos consumidores; o meio ambiente; o recolhimento de impostos; a remuneração dos trabalhadores; o preço do produto. 3. Constituição e Forma Jurídica 3.1 Pessoa Jurídica Quando se constitui um empreendimento através da decisão da associação de duas ou mais pessoas ou, como pode acontecer, da decisão de uma única pessoa, temos uma personalidade jurídica. Se a firma possuir um único proprietário (empresário), será chamada de firma individual. É importante lembrar que, para fins tributários, a firma individual é pessoa jurídica. 3.2 Sociedades São empresas constituídas por dois ou mais empreendedores. Uma empresa pode pertencer ao quadro social de outra. Isto significa que, dentre os sócios de uma pessoa jurídica, poderá constar outra pessoa jurídica. No Brasil, as sociedades comerciais podem apresentar várias formas de constituição. Capacidade financeira, acordo entre os sócios, interesses estratégicos, tipo de negócio e outros fatores influenciam nestas formas de constituição. Vamos conhecer algumas delas: a) Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada Nas sociedades desta natureza, as responsa bilidades dos sócios pelas obrigações sociais, direitos e deveres são limitadas ao valor do capital social que constar no contrato social. Essa sociedade pode adotar firma (nome de algum dos sócios) ou denominação social. Será indispensável acrescentar a expressão Limitada ou simplesmente Ltda. b) Sociedade por Firma ou Nome Coletivo Chama-se Pessoa Jurídica porque a empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles atribuídos às pessoas físicas que a compõem. Cópia não autorizada. Reservados sócios, todos exercerá os direitos a gerência. Não autorais. havendo 108/28 Regulamentada pelo disposto nos artigos 315 e 316 do Código Comercial, a responsabilidade dos sócios é ilimitada, solidária e subsidiária. Usará obrigatoriamente firma, indicando no contrato social quem, dentre esta identificação, entende-se que todos po-

27 dem fazê-lo. Não podem fazer parte da firma social nomes de pessoas que não sejam sócios comerciantes. c) Sociedade de Capital e Indústria Duas espécies de sócios formam este tipo de empresa: o sócio capitalista, que contribui para a formação do capital social com recursos materiais (dinheiro, bens, créditos) e responde ilimitadamente pelas obrigações da sociedade, além de emprestar seu nome civil para a formação da firma social (obrigatória); o sócio de indústria, que contribui para a formação da sociedade pelas obrigações sociais, não tendo ainda poderes de gerência. O contrato social desta sociedade deverá prever, necessariamente, a discriminação dos serviços com que o sócio de indústria contribuirá para a sociedade, bem como a parcela dos lucros a que terá direito, sendolhe devida quota igual à do sócio capitalista em caso de omissão. O sócio de indústria não pode empregar-se em negócio estranho à sociedade. d) Sociedade Anônima O capital nesse tipo de sociedade é dividido em ações (subscrições). Composta por diversos acionistas, geralmente existe uma variação nas quantidades de ações em posse dos mesmos. A responsabilidade dos sócios (acionistas) pelas obrigações, bem como seus direitos, são assumidos em função das ações cujo poder detêm. Qualquer que seja seu objeto, a sociedade anônima será sempre mercantil, o que não ocorre com as demais sociedades, que podem, em função da natureza de sua atividade, ser civil ou comercial. A sociedade anônima também pode ser denominada companhia, adotando-se em sua razão social as expressões: Sociedade Anônima, S/A ou S.A. ou, Companhia ou Cia., sendo que esta última expressão somente poderá ser utilizada no início ou no meio do nome comercial. e) Sociedade em Comandita Simples Neste tipo de formação existem alguns sócios denominados comanditados, ou seja, que têm responsabilidade ilimitada pelas obrigações sociais, e outros denominados comanditários, com responsabilidade limitada por tais obrigações. Apenas os sócios comanditados podem exercer a gerência da sociedade e emprestam seus nomes para a composição da firma social. Não existe mais a faculdade prevista no artigo 312 do Código Comercial, no sentido da dispensa dos nomes dos sócios comanditários do contrato social. Pelo artigo 6 o, inciso IV, d, da Lei nº 6.939/81, o nome de cada sócio deve constar no contrato social, sendo possível, entretanto, a omissão dos nomes dos sócios comanditários das publicações e das certidões relativas à sociedade. Este tipo de sociedade atende a necessidade de empresários que não possuem capital suficiente, e querem para si a responsabilidade de administração do negócio. f) Sociedade em Comandita por Ações Também utiliza duas categorias de sócios: comanditários e comanditados, mas, a participação é determinada pela posse ou subscrição de ações, com a mesma divisão de direitos e deveres da sociedade em comandita simples. Esta formação de empresa no Brasil é rara, sendo mais freqüente a instituição de Cópia não autorizada. Reservados sociedades todos anônimas. os direitos autorais. 108/29

28 Cópia não autorizada. Reservados 4. todos Aspectos os Legais direitos para autorais. Registro de Empresas g) Sociedade em Conta de Participação É regulamentada pelos artigos 325 a 328 do Código Comercial, apresentando características peculiares, seja por sua despersonalização, seja por seu caráter de sociedade secreta. Nela estão presentes duas espé cies de sócios, o oculto e o ostensivo. O sócio oculto não tem personalidade jurídica; não assume, em seu nome, nenhuma obrigação. Os sócios ostensivos assumem, como obrigação pessoal, as obrigações da sociedade, respondendo ilimitadamente pelas obrigações que pessoalmente contraíram. Os sócios ocultos não respondem senão perante os ostensivos e na forma do contrato firmado entre eles. Os credores da sociedade têm ação somente contra os sócios ostensivos e estes, pagando as dívidas da sociedade, têm ação regressiva contra os sócios ocultos. Tal sociedade é constituída mediante contrato, o qual não admite registro no Registro do Comércio, daí o caráter secreto. Sendo uma sociedade despersonalizada e secreta, não adota nenhum nome comercial. h) Sociedade Cooperativa Uma sociedade cooperativa tem a finalidade de atender às necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo, produção, habitação, trabalho, crédito, etc. A formação do capital é variável, dependendo da quantidade de associados. Quotas-partes são entregues aos sócios e não podem ser transferidas a terceiros. A quantidade de sócios é ilimitada, sendo que todo associado pode e deve participar das deliberações tomadas em assembléias gerais, através de voto. São as cooperativas habitacionais, de consumo, de crédito, etc. Dar forma a um empreendimento é uma tarefa complexa. Os registros a serem realizados são variados, dependendo da singularidade de cada empresa. Atualmente, atendendo à necessidade de desburocratização, determinados órgãos públicos têm centralizado alguns destes registros. Os contabilistas, profissionais especializados neste tipo tarefa, costumam dizer que se formalizar uma empresa é complexo, para encerrar é mais difícil ainda. Isto porque nenhuma empresa consegue encerrar definitivamente seus registros se estiver inadim-plente com algum encargo social, tributo ou taxa. 4.1 Contrato Social É o documento que certifica o nascimento de uma empresa. Por ser um contrato, estabelece juridicamente responsabilidades e direitos entre duas ou mais pessoas, que se unem para constituição de um empreendimento. O contrato social de uma sociedade por quotas de responsabilidade limitada apresenta como elementos básicos os seguintes itens: 1. Nome completo e qualificação (nacionalidade, estado civil, profissão, RG, CPF, endereço, etc.) dos sócios. 2. Denominação Social. 3. Objeto Social (atividade econômica a que se destina a empresa). 4. Capital Social: forma de participação dos sócios na sociedade. 108/30

29 Cópia não autorizada. Reservados 5. Classificação todos os direitos das Empresas autorais. 5. Responsabilidades dos sócios. 6. Responsabilidade pela gerência da empresa. 7. Forma de remuneração dos sócios prólabore. 8. Hipótese de falecimento: destino da quotaparte do falecido. 4.2 Junta Comercial Após o registro do contrato social em cartório específico, é necessário o registro na Junta Comercial da jurisdição da empresa, para que a mesma adquira direitos e possa ter seus livros legalizados, solicitar falência de devedores e demais prerrogativas que uma empresa formalmente legalizada possui, como emissão de notas fiscais, obter empréstimos, etc., após a devida complementação de registros. Em São Paulo, a Junta Comercial é denominada pela sigla JUCESP. O registro na Junta Comercial viabiliza outros registros, como: Ministério da Fazenda (Secretaria da Receita Federal). Estado (Secretaria da Fazenda Estadual). Prefeitura (Secretaria das Finanças). Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Sindicato Patronal, Delegacia Regional do Trabalho e outros órgãos públicos. Destacamos o registro realizado junto à Secretaria da Receita Federal, para fins de cumprimento de suas obrigações tributárias (impostos e taxas) no âmbito federal. Na Secretaria da Receita Federal é que se expede o CNPJ Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas do Ministério da Fazenda, antigamente denominado CGC. 5.1 Quanto à Propriedade Analisando a posse das quotas sociais, no que diz respeito a estarem sob domínio público ou privado, as empresas podem ser classificadas como: Empresas Públicas: o proprietário é o Estado. Suas atividades, concentradas no poder público, estão ligadas sempre a interesse social, segurança ou áreas estratégicas de infra-estrutura. Estas empresas têm no Estado a origem das verbas que viabilizam sua administração e respectivo funcionamento. Empresas Privadas: os proprietários poderão ser quaisquer indivíduos, tendo como objetivo primordial a obtenção do lucro, constituindo o setor privado. Empresas privadas são administradas por particulares, sob os quais recaem todos os direitos e obrigações. Poderão ser firmas individuais ou sociedades, conforme já estudado. Empresas de Economia Mista: os proprietários são simultaneamente o Estado, como setor público e particulares do setor privado. Conhecida como sociedade por ações de participação pública e privada, geralmente objetiva a realização de serviços de utilidade pública, exploração de energia e segurança nacional. Nessas empresas geralmente o Estado é o sócio majoritário, tendo assim o controle administrativo. 5.2 Quanto ao Tipo de Atividade Econômica Quanto ao tipo de atividade econômica ou produção, relacionadas aos setores da economia, as empresas podem ser: Estando realizada a inscrição, o Ministério da Fazenda fornece à empresa o cartão do CNPJ, o qual estará sujeito à reva lidação. Cópia não autorizada. Reservados seja todos de extração, os direitos cultivo ou criação. autorais. São 108/31 Empresas Primárias: são aquelas que desenvolvem atividades ligadas à natureza, subdivididas em:

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