Manual de Solicitação para o processo de Autorização para Lecionar

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2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO TELA DE LOGIN Acesso ao Formulário TELA DE ABERTURA DA SOLICITAÇÃO TELA DE VISUALIZAÇÃO E CIÊNCIA DO DIRETOR DE ESCOLA DA UNIDADE TELA DE VISUALIZAÇÃO DO ANALISTA EDUCACIONAL TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REQUISITANTE INTERAGINDO COM O ANALISTA EDUCACIONAL TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REQUISITANTE COM A CONCLUSÃO DO ANALISTA EDUCACIONAL TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REQUISITANTE CONFIRMAÇÃO RECEBIMENTO DOCUMENTO FÍSICO

3 INTRODUÇÃO Escolha o que pode dar certo e faça tudo para que isso aconteça. É o otimismo ativo. O otimismo passivo, em que se espera tudo dar certo, mas não se faz nada para que isso ocorra, não é bom para a educação. Reuven Feuerstein Atualmente no Senac em Minas, as demandas de Autorização para Lecionar são feitas através de requerimento anexando a este a documentação do Docente que por sua vez são encaminhados em meio eletrônico ou físico para que a Superintendência Educacional (SED) através do setor de Coordenação de Regulação da Educação Profissional (CREG), analise a documentação, emita a Autorização para Lecionar e envia via malote para a Unidade demandante que assim permitirá o Docente a lecionar os Componentes ou Unidades Curriculares aprovadas. Para otimizar esse processo, a Instituição optou pela utilização da ferramenta BPM (Business Process Management) que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio que tem como finalidade sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos nas empresas. Então, a Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) em parceria com a Superintendência Educacional (SED), customizou a ferramenta BPM adequando-a aos processos do Senac em Minas, para atender às demandas de Autorização para Lecionar conforme as regras de negócio aplicáveis. 3

4 Neste manual você conhecerá os procedimentos detalhados para solicitar a Autorização para Lecionar. Acompanhe a seguir o passo a passo. TELA DE LOGIN Acesso ao Formulário O primeiro passo para ter acesso à ferramenta BPM é acessar: Intranet Senac> Principais Serviços> link BPM Gestão de Processos de Negócio. Clique no link BPM Gestão de Processos de Negócio. 4

5 Em seguida, o sistema direcionará para a tela de login do Sistema BPM. Na tela inicial informe seu usuário e senha, que são os mesmos utilizados para acesso à sua máquina de trabalho (usuário de rede). Nestes campos, informe seu Usuário e Senha e clique no botão Entrar. Será exibida a tela de Abertura de processo onde você deverá selecionar: Gestão Educacional> Autorização para Lecionar. Para solicitar a Autorização para Lecionar é necessário preencher o formulário incluindo as informações e anexos de arquivos. Em seguida, sua solicitação será direcionada para o Diretor de Escola, de acordo com a Unidade de lotação informada. 5

6 1. TELA DE ABERTURA DA SOLICITAÇÃO Após acessar o sistema BPM será exibido o formulário abaixo para você preencher os dados solicitados. Dica: Na parte superior da tela é possível identificar o número do processo 6

7 Veja as orientações para o preenchimento dos campos do formulário: Nome do Docente Nome do Docente para a qual a requisição de Autorização para Lecionar é solicitada. CPF do Docente CPF do Docente. Unidade de lotação Unidade de lotação da Requisitante da solicitação (Secretaria), esta informação será utilizada para direcionamento ao Diretor de Escola da Unidade dar ciência à requisição. Documento de identificação Pessoal Documento digital de identificação do Docente (é permitindo a inclusão de até 20 documentos) Diploma Documento de Diploma do Docente (é permitindo a inclusão de até 20 documentos) Certificados Documento de Certificado do Docente (é permitindo a inclusão de até 20 documentos) Histórico escolar Documento de Histórico escolar do Docente (é permitindo a inclusão de até 20 documentos) Currículo Documento de Currículo do Docente (é permitindo a inclusão de até 20 documentos) Atenção! O sistema permite a inclusão de documentos digitais de dentro e de fora do sistema, ou seja, se na base de documentos digitais já exista o documento do Docente basta apenas vinculá-lo, mas se este documento digital não existe na base, o sistema permite que inclua um novo. 7

8 Observe a seguir como acontece esta inclusão: Após preencher os dados do Docente e clicar no botão partir de seu computador. o sistema abrirá a tela para selecionar o arquivo a Veja as imagens abaixo: Dica: O sistema preenche automaticamente os dados a partir do formulário, necessitando apenas selecionar o arquivo digital. O mesmo recurso é validado ao clicar no botão. O sistema abrirá a tela para pesquisar dento do próprio sistema simplificando a necessidade de incluir um novo arquivo, o que torna necessário apenas vinculá-lo. Veja imagens abaixo: O sistema preenche de forma automática os dados de localização do arquivo digital necessitando apenas clicar no botão Buscar. 8

9 Após clicar no Botão o sistema lhe mostrará o resultado da pesquisa necessitando apenas marcar o documento a ser selecionado e clicar em Concluído. Uma vez concluído o documento já estará vinculado. E necessário clicar na marcação de seleção do documento e Concluir. 9

10 Dica: O sistema armazena o arquivo digital referenciado. Perceba que para o documento de Identificação Pessoal vinculou o arquivo digital. Este recurso poderá ser utilizado para os demais documentos obrigatórios como Diploma, Históricos Escolares, Certificados e Currículos. Cursos Lista de Cursos Técnico da Educação Profissional. Componente Curricular ou Unidade Curricular Componente Curricular ou Unidade Curricular do Curso selecionado Atenção! O sistema permite selecionar quantos cursos forem necessários e para estes cursos listará os Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares vinculados ao mesmo. Para os cursos que possuem Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares em comum, o sistema os mostrará uma única vez. 10

11 Dica: O sistema permite selecionar quantos Cursos forem necessários e para estes cursos listará os Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares! 11

12 Após selecionar os cursos e os Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares o sistema solicita que informe as observações a respeito do atendimento. Este campo é obrigatório e servirá para interação entre os envolvidos na solicitação de Autorização para Lecionar. Clicando em Solicitar Atendimento o sistema executará os direcionamentos necessários para contemplar o atendimento. Vamos ver agora como o sistema opera estes direcionamentos. 1 Até o momento executamos a etapa 1 como na imagem acima. O sistema notificará por o Diretor da unidade para que o mesmo de ciência à solicitação. Vamos ver a tela formulário de ciência do Diretor da unidade. 12

13 2 TELA DE VISUALIZAÇÃO E CIÊNCIA DO DIRETOR DA UNIDADE Após acessar o sistema BPM será exibido o formulário para que o Diretor de Escola dê ciência à solicitação visualizando os dados e arquivos. Dados do Docente Documentos digitais do Docente. DICA: ao clicar sobre o nome do arquivo o sistema disponibiliza o download do arquivo digital. Cursos e Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares selecionados para análise da CREG. Campo para Observações do Diretor e ciência da Solicitação. 13

14 1 2 Agora estamos na etapa 2 como pode ser visualizado na imagem acima. Após a CIÊNCIA do Diretor de Escola, o sistema direciona a demanda para a CREG que prosseguirá com a análise de acordo com solicitação e a documentação apresentada. Nesta etapa é possível interagir com o Requisitante (Secretaria) quando houver dúvidas ao atendimento. Se estiver de acordo, o formulário será impresso para assinatura do responsável na Superintendência Educacional. Atenção! Abaixo você visualizará as telas do sistema (formulário) de forma reduzida, pois o foco estará na ação da CREG. 14

15 3 TELA DE VISUALIZAÇÃO DA CREG Após acessar o sistema BPM a CREG deverá executar as ações necessarias para contemplar o atendimento. Veja imagem abaixo: Ações disponíveis para a CREG : Há dúvidas, interagir com o solicitante; Imprimir Formulário; Estamos na etapa 3 como pode ser visto na imagem abaixo. Ao selecionar Há dúvidas o sistema permitirá que a CREG descreva as observações, e o sistema notificará por o requisitante da solicitação (Secretaria). Caso esteja tudo correto a CREG selecionará a opção Imprimir Formulário e assim colher assinatura do Superintendente Educacional. 15

16 Veja imagens abaixo: Ao optar por dúvidas ao atendimento o sistema solicitará que a CREG preencha as dúvidas no campo Observações. 16

17 Veja imagem abaixo: Após preencher as observações e clicar no botão Executar Ação Selecionada o sistema envia a ação para o Requisitante (Secretaria) o notificando por , o mesmo irá interagir na solicitação respondendo ao questionamento, estas informações estarão no histórico do processo. 4 TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REQUISITANTE INTERAGINDO COM O ANALISTA EDUCACIONAL Após acessar o sistema BPM será exibido o formulário para que o Requisitante (Secretaria) analise o Histórico e responda as dúvidas da CREG no campo Observações. 17

18 Veja imagens abaixo: Atenção! 4 Na etapa, de interação com o Requisitante (Secretaria), o contato deverá ocorrer obrigatoriamente via sistema BPM. 18

19 A imagem abaixo representa parte da tela (formulário) em que o Requisitante (Secretaria) responderá os questionamentos da CREG Esclarecer as dúvidas no campo Observação O sistema permite que essa interação ocorra quantas vezes forem necessárias para dirimir qualquer dúvida a respeito do atendimento da solicitação. 3 Retornando para a etapa, pois no exemplo o acima o Requisitante (Secretaria) respondeu a dúvida da CREG, agora iremos visualizar como ocorre o processo de impressão, coleta de assinatura e inclusão do arquivo digital de Aceite da SED. Quando a CREG seleciona a ação a ser executada Imprimir formulário o sistema solicita que o mesmo inclua informações relevantes no documento a ser impresso e defina o ano de validade. 19

20 Veja imagem abaixo: Após preencher as informações de impressão e clicar no botão Executar Ação Selecionada o sistema direcionará a ação para a etapa de imprimir o Formulário. A CREG deverá clicar no botão para gerar o arquivo físico para coleta da assinatura. Veja imagem abaixo: 20

21 Após a impressão e coleta da assinatura no documento, a CREG deverá digitalizar o arquivo e o incluir no Aceite da SED. Ao incluir o arquivo digital o sistema alimentará de forma automática os dados necessitando apenas incluir o arquivo. Veja a imagem abaixo do modelo do arquivo impresso. 21

22 Atenção! Para que o processo seja direcionado para o Requisitante (Secretaria) é necessário incluir o documento de Aceite da SED. 22

23 5 TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REQUISITANTE COM A CONCLUSÃO DA CREG Após a tramitação do processo, é possível que o Requisitante (Secretaria) analise as observações da CREG e visualize o arquivo digital com a assinatura da Superintendência Educacional Atenção! O arquivo de Autorização para Lecionar digital inserido pela CREG no BPM tem o objetivo de compor o histórico do processo e promover o conhecimento da autorização para a Unidade antes do arquivo original chegar em meio físico à Unidade para ser arquivado na pasta do Docente. Veja imagens abaixo: 23

24 Dados do Docente Arquivos Digitais do Docente Identificação; Diplomas; Certificados; Histórico Escolar Currículo; Autorização para lecionar da Superintendência Cursos e Componentes Curriculares ou Unidades Curriculares a serem lecionandas Após a etapa de ciência o sistema direciona para a etapa de finalização, para confirmar o recebimento do arquivo físico. Veja imagem abaixo: 24

25 sistema BPM! do novo processo de solicitação e expedição de Autorização para Lecionar no BOM TRABALHO! 25