MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK. Relatório de Gestão do exercício de Nova York, abril de 2013

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES ETERIORES ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK Relatório de Gestão do exercício de 2012 Nova York, abril de 2013

2 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES ETERIORES ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK RELATÓRIO DE GESTÃO DO EERCÍCIO DE 2012 Relatório de Gestão do exercício de 2012 apresentado aos órgãos de controle interno e externo como prestação de contas anual a que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da IN TCU nº 63/2010, das DN TCU nº 119/2012 e nº 121/2012, da Portaria TCU nº 150/2012 e das orientações do órgão de controle interno (Circular telegráfica nº 88393/2012). Unidades Jurisdicionadas que compõem o presente relatório: UJ Unidade Gestora Executora em Nova York (EFNY) UJ Escritório Financeiro Posto ESCRITÓRIO FINANCEIRO EM NOVA YORK NOVA YORK,

3 SUMÁRIO Introdução... 4 Identificação e Atributos das Unidades Jurisdicionadas... 4 Planejamento Estratégico, Plano de Metas e Ações Estruturas de Governança e de Autocontrole da Gestão Programação e Execução da Despesa Orçamentária e Financeira Tópicos Especiais da Execução Orçamentária e Financeira Gestão de Pessoas, Terceirização de Mão de Obra e Custos Relacionados Gestão do Patrimônio Mobiliário e Imobiliário Gestão da Tecnologia da Informação e Gestão do Conhecimento Gestão do Uso dos Recursos Renováveis e Sustentabilidade Ambiental Conformidades e Tratamento de Disposições Legais e Normativas Informações Contábeis e Outras Informações Sobre a Gestão Organograma funcional...anexo I Recursos Pendentes de Baixa...Anexo II Tabelas da Unidade Gestora UG Anexos IIIa. a IIId. Tabelas da Unidade Gestora UG Anexos IVa. a IVd. DECLARAÇÃO DO CONTADOR... Anexo Va. e Vb. Legendas: SERE: Secretaria de Estado das Relações Exteriores. EFNY: Escritório Financeiro em Nova York (abrange a UG e UG ). Posto(s): Demais unidades do MRE situadas no Exterior. 3

4 INTRODUÇÃO O Relatório de Gestão do Escritório Financeiro em Nova York apresenta informações sobre duas Unidades Jurisdicionadas: UJ Unidade Gestora Executora em Nova York (EFNY), cujas atividades são determinadas pelo Art.6 o. da Portaria Ministerial de 15 de setembro de 2010; UJ Unidade Gestora Executora (Escritório Financeiro Posto), cujas atividades são determinadas pelo Art. 7 o. da Portaria Ministerial de 15 de setembro de A Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, que revogou a Portaria de 15 de setembro de 2010, manteve as atribuições da UJ e incluiu novas atribuições para a UJ , no entanto, os efeitos da nova normativa somente poderão ser observados no próximo Relatório de Gestão. Há informações que são compartilhadas pelas duas Unidades Jurisdicionadas: subitens 1.1, 1.3 a 1.6, 2.1 a 2.4, 3.2, 3.4, 4.2, 4.3b., 4.3c., 4.3f., 6.1, 7.1, 7.2, 8.1, 9.1, 9.2, 10.1, 10.3 e Há subitens que foram divididos entre a UJ e a UJ : subitens 1.2, 4.1, 4.3e., 5.2 a 5.4, 10.4 e Deixam de ser declarados os conteúdos dos subitens 3.5, 4.3a. e 4.3d., 5.5 por não corresponderem às atividades exercidas pelas duas UJs e às suas estruturas. Não houve ocorrência dos elementos referentes aos subitens 5.1, 6.2 e PARTE A CONTEÚDO GERAL Item 1. IDENTIFICAÇÃO E ATRIBUTOS DAS UNIDADES CUJAS GESTÕES COMPÕEM O RELATÓRIO Subitem 1.1: Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Escritório Financeiro em Nova York Denominação abreviada: EFNY Código SIORG: Código LOA: Código SIAFI: Situação operacional: ativa Natureza Jurídica: Órgão Público Principal Atividade: Vide Tabela CNAE/IBGE Código CNAE: Telefones/Fax de contato: info@efny.org Página na Internet: 4

5 Endereço Postal: 1180 Avenue of the Americas, 17 andar, Nova York, EUA Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada Decreto 1.672/1995. Portaria MRE de 03/11/1995 Artigos 6 o. e 7 o. da Portaria Ministerial de 15/09/2010 Artigos 6º e 7 o da Portaria Ministerial de 10/01/2013 (que revogou a Portaria de 15/09/2010) Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada Artigos 6 o. e 7 o. da Portaria Ministerial de 15/09/2010 Artigos 6º e 7 o da Portaria Ministerial de 10/01/2013 (que revogou a Portaria de 15/09/2010) Guia de Administração dos Postos (GAP) versão 2011 Manual do Patrimônio e Inventário versão 2006 Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome Escritório Financeiro em Nova York Escritório Financeiro em Nova York Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome Tesouro Nacional Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão Subitem 1.2. Finalidade e Competências institucionais da unidade jurisdicionada a) UJ , Unidade Gestora Executora em Nova York (EFNY), à qual compete, nos termos do artigo 6º da Portaria de 15 de setembro de 2010: I - analisar as autorizações de despesa recebidas das Unidades Gestoras Coordenadoras, verificando subsidiariamente a concordância com as normas e regulamentos em vigor; II - transferir, sob a forma de adiantamento, recursos, nos diversos programas de trabalho, elemento de despesa e fonte de recursos para as Unidades Gestoras Responsáveis, de conformidade com as autorizações de despesas recebidas das Unidades Gestoras Coordenadoras; III - processar e efetuar o pagamento de remuneração dos servidores do Ministério das Relações Exteriores no exterior, em missão permanente, transitória ou eventual; IV - efetuar o pagamento de outras despesas no exterior, de conformidade com autorizações de despesa recebidas das Unidades Gestoras Coordenadoras; 5

6 V - registrar no SIAFI os documentos correspondentes às operações externas do Ministério das Relações Exteriores; VI - registrar no SIAFI as variações patrimoniais dos Postos; VII - analisar as prestações de contas dos recursos creditados aos órgãos no exterior; VIII - solicitar às Unidades Gestoras Responsáveis a documentação complementar que julgue necessária à análise e à aprovação das prestações de contas; encaminhar mensalmente à Secretária de Controle Interno relação dos Postos que se encontrem em atraso no dever de prestar contas, com as pendências correspondentes e eventuais justificativas, bem como dos agentes ou servidores em débito com o Tesouro Nacional; e I efetuar, mediante comunicação das Unidades Gestoras Coordenadoras, a inscrição em Restos a Pagar de despesas dos órgãos no exterior. b) UJ , Unidade Gestora Executora (Escritório Financeiro-Posto), à qual compete nos termos do artigo 7º da Portaria de 15 de setembro de 2010: I - analisar as Distribuições de Recursos Financeiros (DRFs) recebidas das Unidades Gestoras Coordenadoras, verificando subsidiariamente a concordância com as normas e regulamentos em vigor; II - realizar a despesa no exterior de conformidade com as DRFs recebidas das Unidades Gestoras Coordenadoras e com as normas de Administração Pública (dec /86) e, no que couber, com o Guia de Administração dos Postos; III registrar no SIAFI as variações patrimoniais; IV- elaborar conciliação bancária; V- efetuar o reconhecimento das obrigações relativas às despesas de exercício anterior (art. 22 do Dec /86); e VI- realizar inventário anual de bens móveis e imóveis (IN/SEDAP/PR/205/88). Subitem 1.3. Organograma funcional com descrição das competências e atribuições das áreas, departamentos, seções, etc. que compõem os níveis estratégico e tático da estrutura organizacional da unidade, assim como a identificação dos macroprocessos pelos quais cada uma dessas subdivisões são responsáveis e os principais produtos deles decorrentes. Vide Anexo I. 6

7 Subitem 1.4. Macroprocessos finalísticos da Unidade Jurisdicionada, com a indicação dos principais produtos e serviços que tais processos devem oferecer aos cidadãosusuários ou clientes. Ao longo do exercício de 2012, foram recebidos no EFNY: despachos telegráficos da SERE; 231 despachos-fac-similes da SERE; 08 despachos-ofícios da SERE; Guias de Remessa de Prestação de Contas (GRPCs).(PREST CTAS) Durante o ano de 2012 foram expedidos do EFNY: telegramas para a SERE; 68 faxes para a SERE; 98 ofícios para a SERE; cartas dirigidas à Agência do Banco do Brasil em Nova York; avisos de créditos para os Postos; e comprovantes de rendimentos e 200 comprovantes de pensões alimentícias. Prestação de contas Em 2012, 181 Postos no exterior prestaram contas dos recursos adiantados pelo Escritório Financeiro em Nova York (EFNY). Postos que prestam contas ao EFNY Ano Quantidade As Embaixadas em Paris, Assunção, Vaticano, Roma, Washington e Lisboa, os Consulados- Gerais em Nagóia, Hamamatsu, Lisboa, Roma, Washington, Assunção e Paris, bem como as Delegações do Brasil junto à Unesco, à ONU, à CPLP e a Representação do Brasil junto à FAO foram incluídas no Siafi, não mais prestando contas ao EFNY dos recursos recebidos do orçamento Número de processos Em 2012, o EFNY recebeu processos de prestação de contas de diferentes exercícios orçamentários. Os processos analisados ou foram aprovados com ou sem ressalva, com a devida baixa de responsabilidade no SIAFI, ou, por apresentarem incorreções, foram encaminhados à coordenação do Setor de Prestação de Contas para formulação de questionamento ao Posto responsável, por meio de telegrama distribuído à CISET e ao gestor dos recursos na SERE. Processos de prestação de contas recebidos pelo EFNY 7

8 Ano (protocolo) Quantidade Variação anterior % % % ano Autorizações processadas Em 2012, foram concedidas autorizações de despesa a Postos não incluídos no sistema SIAFI e que, portanto, prestam contas ao EFNY. Autorizações de Despesa concedidas aos Postos que prestam contas ao EFNY Ano Quantidade Variação anterior % % % ano Volume de recursos Em 2012, foram adiantados aos Postos recursos no total de US$ ,15. Recursos adiantados aos Postos no Exterior que prestam contas ao EFNY Ano Valor em US$ Variação anterior , % , % , % ano Recursos pendentes de baixa Em , encontravam-se pendentes de baixa no SIAFI recursos adiantados aos Postos no total de US$ ,95, dos quais US$ ,12 são relativos a recursos relativos ao exercício de (Vide detalhamento no Anexo II) O quadro abaixo discrimina neste montante os valores relativos a autorizações concedidas em exercícios anteriores a 2012: Recursos Pendentes Exercício de Baixa , ,43 8

9 ,13 Os recursos pendentes de baixa decorrem de: processos de prestação de contas não recebidos; ou processos recebidos, mas ainda sob análise; ou processos com impropriedades verificadas quando de sua análise. Telegramas expedidos Durante o exercício de 2012, o Setor de Prestação de Contas do EFNY expediu telegramas (28.89 % do volume expedido pelo Escritório). Número de telegramas Finalidade Aprovação de processos de prestação de contas 555 Questionamentos ou pedido de providências 760 Informações mensais à CISET e ao gestor dos recursos Os questionamentos são feitos aos Postos após a análise dos processos de prestação de contas que indicam inconsistências e impropriedades contábeis, tais como: - Ausência da documentação prevista no GAP; - Ausência ou insuficiência de assinaturas; - Erros ou insuficiência de informações no preenchimento do demonstrativo (DRRA) e no registro das despesas nas fichas financeiras; - Uso de recursos de dotação equivocada para pagamento de despesas do Posto; - Não atendimento a certas recomendações do GAP; - Reaproveitamento ou utilização de saldo de dotações específicas para determinado fim sem autorização expressa da Secretaria de Estado; - Borderôs de câmbio com informações insuficientes ou com divergência em relação aos valores lançados nas fichas; - Ausência de recolhimento previdenciário ou insuficiência de informações nas fichas contábeis que permitam identificar as quotas patronal e do empregado. As informações mensais à CISET e aos gestores dos recursos referem-se aos processos de prestação de contas ainda não recebidos pelo EFNY (com os números das autorizações correspondentes) ou àqueles objeto de questionamento sem resposta dentro do prazo de 30 dias e os nomes dos Postos inadimplentes. A CISET, de posse das referidas informações, expede despachos telegráficos para aqueles Postos, a fim de que sejam tomadas as providências necessárias. Comprovantes de despesa No exercício 2012, em cumprimento à Decisão TCU 274/2000, a que faz referência a Circular Telegráfica 40525, de , o EFNY solicitou cópias de comprovantes de despesas às Embaixadas em Ancara, Berlim, Cartum, Castries, Dacar, Guatemala, Luanda, Malabo, Manágua, Ottawa, Roseau, Saint John's, São José, São Tomé, Tel Aviv, Túnis e 9

10 Uagadugu e aos Consulados em Caracas, Genebra, Hamamatsu, Hartford, Ciudad del Este, Mumbai, Munique, Santiago, Toronto e angai. Os comprovantes solicitados se referem a despesas do exercício de Recolhimentos: O total de Recolhimentos ao Tesouro Nacional em 2012 foi de US$ ,68 devolvidos pelos postos ao longo do exercício. Desse montante, US$ ,30 correspondem a recursos recebidos da Organização das Nações Unidas (ONU) a título de reembolso pela participação brasileira com o envio de tropas e equipamentos - nas missões de paz. Subitem 1.5. Principais macroprocessos de apoio ao exercício das competências e finalidades da unidade jurisdicionada. As principais atividades de apoio aos macroprocessos da UJ são: orçamento, folha de pagamentos, controle interno e gestão de sistemas de informática. Subitem 1.6. Principais parceiros (externos à unidade jurisdicionada, da administração pública ou da iniciativa privada) relacionados aos macroprocessos finalísticos da unidade. Os principais parceiros deste Escritório Financeiro, em suas atividades fim são: CISET/DP/DPAG/Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado das Relações Exteriores (ABC/CGPC/DC/DCD/DCT/DPR/DSE/DAE/DEC/CGFOME, entre outros) e Setorial Contábil do MRE (COF). Item 2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, PLANO DE METAS E AÇÕES Subitem 2.1. Informações sobre o planejamento estratégico da unidade, contemplando: a. Período de abrangência do plano estratégico, se houver: o Escritório Financeiro desempenha tarefas contínuas, sendo estabelecidos objetivos pontuais para aprimoramento dos processos de apoio, de modo que o critério de período de abrangência do plano estratégico não se aplica a esta unidade. Subitens b. a e.: Pautado nos princípios da eficácia, eficiência e da economicidade, o EFNY incluiu os seguintes objetivos em seu plano de Trabalho para o ano de 2012: i. Dar continuidade ao processo de modernização das rotinas e dos procedimentos do Setor do PCAMSE, com a utilização dos bancos de dados do setor de folha de pagamento do EFNY e do módulo de dependentes do SIAPE para a atualização do cadastro dos segurados; ii. Acompanhar a execução do contrato junto à empresa prestadora de serviços de seguro de saúde no âmbito do Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior. iii. Finalizar a implantação do sistema eletrônico de envio de dados ao Banco do Brasil relativamente a créditos nas contas dos servidores e dos Postos, de forma a tornar mais ágil e seguro o processamento de instruções bancárias expedidas pelo EFNY; 10

11 iv. Implantar rotina de envio eletrônico de avisos de crédito aos Postos e aos servidores, bem como de disponibilização de versão eletrônica dos contracheques dos servidores no Exterior. v. Ampliar a integração de sistemas informatizados utilizados na SERE e no EFNY como suporte à Gestão Orçamentária e Financeira do MRE no exterior; vi. Atuar de forma gerencial participando das iniciativas da SERE, contribuindo com o desenvolvimento de sistemas informatizados de interesse da administração. f. Principais ações planejadas para que a unidade pudesse atingir, no exercício de referência, os objetivos estratégicos estabelecidos. O parque de informática do Posto foi modernizado com a instalação de 20 novas estações de trabalho, de acordo com o plano estratégico da Coordenação-Geral de Planejamento do Departamento de Comunicações e Documentação do MRE. A fim de dar maior celeridade aos procedimentos de rotina do posto, ampliou-se a banda larga de conexão de internet disponível, passando de 3MB para 100MB. Reavaliação do quadro de pessoal resultou no remanejamento de funcionários para áreas mais carentes, eliminando, assim, qualquer eventual ociosidade. Deu-se início aos procedimentos, de acordo com as normas em vigor, para a futura substituição daqueles bens móveis que se encontram em estado avançado de desgaste, para maior otimização do espaço. Subitem 2.2. Informações sobre as estratégias adotadas pela unidade para atingir os objetivos estratégicos do exercício de referência do relatório de gestão, especialmente sobre: a. Avaliação dos riscos que poderiam impedir ou prejudicar o cumprimento dos objetivos estratégicos do exercício de referência das contas; Uma vez que esta unidade é parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, os mecanismos de avaliação de riscos são regidos pela Secretaria de Estado, não havendo processo interno e independente de avaliação de riscos nesta Unidade Jurisdicionada. b. Revisão de macroprocessos internos da unidade, caso tenha sido necessária: Não houve necessidade de revisão dos macroprocessos internos da unidade. Está sendo analisado junto à Secretaria de Estado, alterações de rotina do setor de prestação de contas de modo a tornar mais célere o processo de análise dos relatórios enviados pelos Postos. As medidas sugeridas envolvem o incentivo ao envio de documentos por via eletrônica, a análise de algumas despesas em regime de amostragem e também, a alteração da periodicidade do envio dos processos de prestação de contas de semestral para anual. Esta UG, no entanto, não tem competência para decidir sobre alterações que envolvam a relação entre a rede de Postos e a Secretaria de Estado. c. Adequações nas estruturas de pessoal, tecnológica, imobiliária, etc., caso tenham sido necessárias ao desenvolvimento dos objetivos estratégicos; O parque de informática do Posto foi modernizado com a instalação de 20 novas estações de trabalho, de acordo com o plano estratégico da Coordenação-Geral de Planejamento do Departamento de Comunicações e Documentação do MRE. A fim de dar maior celeridade aos procedimentos de rotina do posto, ampliou-se a banda larga de 11

12 conexão de internet disponível, passando de 3MB para 100MB. Reavaliação do quadro de pessoal resultou no remanejamento de funcionários para áreas mais carentes, eliminando, assim, qualquer eventual ociosidade. Deu-se início aos procedimentos, de acordo com as normas em vigor, para a futura substituição daqueles bens móveis que se encontram em estado avançado de desgaste, para maior otimização do espaço. d. Estratégias de divulgação interna dos objetivos traçados e dos resultados alcançados; Periodicamente são realizadas reuniões gerais com o pessoal para análise dos processos, reconhecimento dos objetivos alcançados e avaliação das melhorias dos processos. e. Outras estratégias consideradas relevantes pelos gestores da unidade para o atingimento dos objetivos estratégicos. Não há. Subitem 2.3. Demonstração da execução do plano de metas ou de ações para o exercício, informando, por exemplo: a. Resultado das ações planejadas, explicitando em que medida as ações foram executadas; as ações elencadas nos itens i, ii, v e vi do subitem 2.1.d são de natureza contínua e permanente, a ação elencada no item iii foi atingida quase que integralmente no exercício de 2012 e a ação elencada no item iv será concluída ao longo do exercício de 2013/2014. b. Justificativas para a não execução de ações ou não atingimento de metas, se for o caso; a ação do item iii não obteve completa resolução por dependência de soluções por parte do Banco do Brasil, que se comprometeu a alterar seus sistemas para atender as necessidades deste Escritório, a meta do item iv depende da obtenção de endereços eletrônicos de todos os Postos no exterior, tarefa ainda em andamento. c. Impactos dos resultados das ações nos objetivos estratégicos da unidade. O envio de instruções ao Banco do Brasil por via eletrônica (item iii do Subitem 2.1.d) permitiu ganho de tempo entre o recebimento de instruções da SERE para envio de recursos e a efetiva recepção dos recursos pelo Posto no Exterior. Com a conclusão do projeto de envio de avisos de crédito aos Postos por via eletrônica pretende-se economizar no gasto de papel impresso, toner e no custo da máquina de envelopamento de documentos, utilizada unicamente para o envio de avisos de crédito impressos. Subitem 2.4. Informações sobre indicadores utilizados pela unidade jurisdicionada para monitorar e avaliar a gestão, acompanhar o alcance de metas, identificar os avanços e as melhorias na qualidade dos serviços prestados, identificar necessidade de correções e mudanças de rumos, etc. Apesar de não dispor de indicadores para monitorar e avaliar a gestão, as chefias de cada setor supervisionam o trabalho dos seus subordinados de modo a garantir a eficiência dos processos. Uma vez que a maiora dos setores apenas executam as instruções que recebem da Secretaria de Estado, o indicador de desempenho é a própria execução das instruções. O setor financeiro e de registro no SIAFI, por exemplo, têm a meta de executar em até 1 dia útil as instruções recebidas. O setor de folha de pagamentos tem a meta de executar a folha do 12

13 pessoal no exterior todo final de mês de modo que os salários sejam pagos, no máximo até o segundo dia útil do mês subsequente ao da competência. O setor de prestação de contas analisa os processos recebidos dos Postos. Cada técnico do setor é responsável por um número pré-determinado de Postos e analisa os processos recebidos. Uma vez que o grau de dificuldade e o volume de dados a ser conferido é diferente de processo para processo, a supervisão efetuada sobre o trabalho no setor é mais qualitativa do que quantitativa. Periodicamente é feito o levantamento dos processos pendentes e é feita a cobrança dos Postos em mora no dever de prestar contas. Item 3. ESTRUTURAS DE GOVERNANÇA E DE AUTOCONTROLE DA GESTÃO Subtitem 3.2. Informações sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UG, contemplando os seguintes elementos: QUADRO A.9.1 ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ Aspectos do sistema de controle interno Avaliação a. Ambiente de Controle Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento. 2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade. 3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em documentos formais. 6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta. 7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades. 8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ. 9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ. b. Avaliação de Risco Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. 11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da unidade. 12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los. 13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão. 14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo. 15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão. 13

14 16. Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade. 17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos. 18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade. c. Atividades de Controle Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas. 20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo. 21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação. 22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle. d. Informação e Comunicação A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas. 24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas. 25. A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível. 26. A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz. 27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura. e. Monitoramento O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo. 29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas. 30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho. Considerações gerais: LEGENDA Níveis de Avaliação: (1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válido. Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ. Subitem 3.4. Informações sobre a estrutura e as atividades do sistema de correição da unidade ou do órgão de vinculação da unidade, identificando, inclusive, a base normativa que rege a atividade no âmbito da unidade ou do órgão. A Portaria n o. 212/2008, que institui o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, dispõe, em seu Art. 225, que Compete à Corregedoria do Serviço Exterior zelar pela observância do regime disciplinar estabelecido na legislação aplicável aos servidores públicos civis da União, bem como das normas relativas aos integrantes do 14

15 Serviço Exterior Brasileiro. Desse modo, cabe à COR a competência sobre questões relativas a conduta por parte dos integrantes do Serviço Exterior Brasileiro. Subitem 3.5. Informações quanto ao cumprimento, pela instância de correição da unidade, das disposições dos arts. 4 o. e 5 o. da Portaria no , de 24 de julho de 2007, da Controladoria-Geral da União CGU, no que tange aos fatos originados em unidade jurisdicionada cuja gestão esteja contemplada no relatório de gestão. Uma vez que esta unidade é parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, os processos de instauração de mecanismos de correição da unidade para cumprimento das disposições da Portaria n o /2007 são competência da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Item 4. PROGRAMAÇÃO E EECUÇÃO DA DESPESA ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA Subitem 4.1. Relação dos programas do Plano Plurianual vigente que estiverem integral ou parcialmente na resposabilidade da unidade jurisdicionada ou de unidade consolidada no relatório de gestão, especificando: a. Identificação do programa: Conforme estabelecido na Portaria Ministerial de 15 de setembro de 2010 e reafirmado na Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, o Escritório Financeiro transfere recursos aos postos no exterior, na forma de adiantamento, sob a gerência das unidades gestoras coordenadoras no Brasil e conforme as ações por elas estabelecidas no PPA. b. Informações sobre a programação e a execução orçamentária e financeira relativa ao programa: No que se refere à UG , vide Anexo IIIa. No que se refere à UG , vide Anexos IVb. e IVc. c. Avaliação dos resultados dos indicadores associados ao programa; Uma vez que esta unidade é parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não há indicadores internos para avaliação dos resultados. d. Reflexos de contingenciamento sobre os resultados dos programas. Uma vez que esta unidade é parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não há avaliação interna dos reflexos de contingenciamento sobre os resultados dos programas. e. Reflexos dos restos a pagar na execução dos programas. No que se refere à UG , vide Anexo IIIc. No que se refere à UG , vide Anexos IVb. e IVc. Subitem 4.2. Relação das Ações da Lei Orçamentária Anual do exercício que estiveram integral ou parcialmente na responsabilidade da unidade jurisdicionada ou de unidade consolidada no relatório de gestão. Conforme Portaria de 15 de setembro de 2010, revogada pela Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, e Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, instituído pela Portaria n o. 212/2008, cabe às unidades gestoras coordenadoras na Secretaria de Estado o estabelecimento das Ações da Lei Orçamentária Anual, não tendo esta unidade competência para o estabelecimento de metas e avaliação dos reflexos de contingenciamento e restos a pagar na execução das ações. 15

16 Subitem 4.3. Demonstração e análise do desempenho da unidade na execução orçamentária e financeira, contemplando, no mínimo: b. Programação orçamentária das despesas correntes, de capital e da reserva de contingência: A responsabilidade por esse subitem é do Setorial Contábil do MRE, a Coordenação-Geral de Orçamentos e Finanças. c. Demonstração dos limites impostos por cronograma de desembolso definido pelos órgãos competentes, explicitando o impacto das limitações na execução das ações de responsabilidade da unidade jurisdicionada: A responsabilidade por esse subitem é do Setorial Contábil do MRE, a Coordenação-Geral de Orçamentos e Finanças. e. Execução das despesas por modalidade de licitação e por elemento de despesa: No que se refere à UG , vide anexo IVa. Quanto à UG , uma vez que ela não executa diretamente licitações, mas promove a transferência de recursos para os Postos, na forma de adiantamentos, com a única exceção dos recursos para pagamento do plano de seguro saúde dos servidores no âmbito do PCAMSE, cuja modalidade é concorrência e cujo processo licitatório foi executado por esta UG, não se aplica modalidade de licitação para os recursos movimentados. Vide anexo IIIb. relativamente à UG f. Demonstração e análise de indicadores institucionais para medir o desempenho orçamentário e financeiro, caso tenham sido instituídos pela unidade. Apesar de não dispor de indicadores para monitorar e avaliar a gestão, as chefias de cada setor supervisionam o trabalho dos seus subordinados de modo a garantir a eficiência dos processos. Os setores de contabilidade, financeiro e de registro no SIAFI apenas executam as instruções recebidas das Unidades Gestoras na Secretaria de Estado, de modo que o desempenho orçamentário e financerio é medido pela própria execução das instruções, que se dá, regra geral, até um dia útil após o recebimento das instruções por esta Unidade. Item 5. TÓPICOS ESPECIAIS DA EECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA Subitem 5.1. Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos. Dentro das competências desta unidade, não foi identificada insuficiência de créditos ou recursos. Subitem 5.2. Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar e Exercícios Anteriores. No que se refere à UG , vide anexo IIIc. No que se refere à UG , vide anexos IVb., IVc. IVd. Subitem 5.3. Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres vigentes no exercício de referência. A UG não assina convênios, contratos de repasse, termos de cooperação, termos de compromisso ou outros acordos dessa natureza. Relativamente à UG , vide anexo IIId. 16

17 Subitem 5.4. Informações sobre a utilização de suprimento de fundos, contas bancárias tipo b e cartões de pagamento do governo federal. Esta Unidade não utiliza contas bancárias tipo b e cartões de pagamento do governo federal. Com relação à utilização de suprimento de fundos, relativamente à UG , essa modalidade de pagamento atende às despesas da rotina de funcionamento da Chancelaria, especialmente aquelas de pequeno vulto, tais como gastos de condução, estacionamento, lavagem de veículos, materiais consumíveis (copos descartáveis, café, açúcar etc.), material de limpeza, material de expediente, bem como despesas de manutenção do imóvel ocupado pela Residência Oficial, em conformidade com os limites, especificações e prazos disciplinados pelo decreto /86. Concede-se igualmente, a cada mês, suprimento de fundos para as despesas de alimentação de auxiliares de apoio que prestam serviço na Residência do Chefe do Posto, de acordo com o preceituado no decreto /86 e subsidiariamente com o estabelecido no parágrafo 5.11 do Guia de Administração dos Postos (GAP-2011), observado o limite mensal de 20% de seus salários base. A UG não utiliza suprimento de fundos em suas operações. Subitem 5.5. Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários direitos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil SRFB, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço FGTS e à Seguridade Social. Não aplicável à Unidade. Item 6. GESTÃO DE PESSOAS, TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA E CUSTOS RELACIONADOS Subitem 6.1. Informações sobre a estrutura de pessoal da unidade, contemplando as seguintes perspectivas: a. Demonstração da força de trabalho e dos afastamentos que refletem sobre ela: O quadro abaixo contempla as duas Unidades Gestoras. REGIME DO OCUPANTE Lotação efetiva Lotação Autorizada Lotação Ideal DO CARGO Diplomatas Oficiais de Chancelaria Assistentes de Chancelaria Contratados locais Total b. Qualificação da força de trabalho de acordo com a estrutura de cargos, idade e nível de escolaridade; A responsabilidade pela gestão da estrutura de cargos dos servidores do quadro permanente do Ministério das Relações Exteriores cabe à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior, conforme Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, instituído pela Portaria n o. 212/

18 c. Custos associados à manutenção dos recursos humanos: Folha de Pagamentos A despesa total com a folha de pagamentos do pessoal do Quadro Permanente lotado no exterior foi de US$ 323,632,130.77, conforme quadro abaixo (valores em US$): TOTAL PROVISIONADO (provisão deduzida de anulação de provisão) TOTAL AUTORIZADO (autorizado deduzidos recolhimentos) SALDO (US$) Vencimentos 291,366, ,871, , Auxílio Familiar 1,622, ,616, , Obrigações Patronais 31,200, ,773, , Auxílio Funeral 90, , , Exercícios Anteriores 351, , , Total 324,629, ,632, , Vale ressaltar que os valores apontados acima se referem à folha de pagamentos total do pessoal do Quadro Permanente lotado no exterior, não apenas ao pessoal lotado na UJ, uma vez que compete a esta UJ o pagamento da folha de todos os servidores lotados no exterior. Vale notar, ainda, que no Relatório de Gestão da UJ SGE é apresentado quadro completo da força de trabalho do Ministério das Relações Exteriores, abrangendo tanto o pessoal lotado no exterior, quanto no Brasil. d. Composição do quadro de servidores inativos e pensionistas: Como parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não compete a esta unidade o controle da composição de servidores inativos e pensionistas, mas ao Departamento de Serviço Exterior da Secretaria de Estado. e. Demonstração do cadastramento, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), das informações pertinentes aos atos de admissão e concessão de aposentadoria, reforma e pensão ocorridos no exercício, bem como da disponibilização das informações para o respectivo órgão de controle interno, nos termos da Instrução Normativa TCU n o. 55/2007. Como parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, esta unidade não tem acesso ao sistema Sisac, sendo os registros referentes aos atos de admissão e concessão de aposentadoria promovidos pelo Departamento de Serviço Exterior da Secretaria de Estado. 18

19 f. Providências adotadas para identificar eventual acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos vedada pelo art. 37, incisos VI e VII, da Constituição Federal (nas redações dadas pelas Emendas Constitucionais nos 19/98 e 34/2001); Como parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não cabe a esta unidade a identificação de acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos, atividades estas promovidas pelo Departamento de Serviço Exterior da Secretaria de Estado. g. Providências adotadas nos casos identificados de acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos, nos termos do art. 133 da Lei no /93; Como parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não cabe a esta unidade a identificação de acumulação remunerada de cargos, funções e empregos públicos, atividades estas promovidas pelo Departamento de Serviço Exterior da Secretaria de Estado. h. Indicadores gerenciais sobre recursos humanos. Como parte vinculada ao Ministério das Relações Exteriores, não cabe a esta unidade o gerenciamento dos recursos humanos, atividade esta promovida pela Subsecretaria Geral do Serviço Exterior (SGE) conforme disposto no Art. 161 do Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Subitem 6.2. Informações sobre a terceirização de mão de obra e sobre o quadro de estagiários. Esta Unidade não utiliza mão de obra terceirizada, tampouco contrata estagiários. O serviço de limpeza, segurança e manutenção predial do imóvel ocupado pela Chancelaria do Escritório Financeiro estão incluídos na taxa de condomínio. Item 7. GESTÃO DO PATRIMÔNIO MOBILIÁRIO E IMOBILIÁRIO Subitem 7.1. Informações sobre a gestão da frota de veículos e locados de terceiros, inclusive sobre as normas que regulamentam o uso da frota e os custos envolvidos. Como forma de melhor atender às necessidades da Administração (economicidade e eficiência), a UG administra o contrato de leasing de veículos para toda a frota de veículos das repartições do Ministério das Relações Exteriores nos Estados Unidos, conforme tabela abaixo. Frota de veículos locados de terceiros (leasing) em 2012 Posto Número de Valor mensal (US$) veículos 1 Escritório Financeiro em Nova York 2 $ 1.017,44 2 Consulado-Geral em Nova York 4 $ 1.444,07 3 Delegação Brasileira Junto à ONU 5 $ 2.368,20 4 Embaixada em Washington 7 $ 3.615,96 5 Consulado-Geral em São Francisco 2 $ 1.307,85 6 Delegação Brasileira junto à OEA 3 $ 1.497,98 19

20 7 Consulado-Geral em Los Angeles 2 $ Consulado-Geral em Houston 2 $ 1.341,56 9 Consulado-Geral em Hartford 2 $ 1.954,81 10 Consulado-Geral em Boston 2 $ 1.876,65 11 Consulado-Geral em Atlanta 2 $ 2.070,52 12 Consulado-Geral em Chicago 2 $ 1.772,00 13 Consulado-Geral em Miami 2 $ 1.971,04 14 Consulado-Geral em Washington 2 $ 2.021,79 Total 39 $ ,71 O montante total gasto em 2012 com leasing dos veículos utilizados pelos Postos do MRE nos Estados Unidos foi de US$ ,20. Relativamente às normas sobre o tema, a Lei 1.081/50 dispõe sobre o uso e a Lei 9.327/96 regulamenta a condução de veículos oficiais. Subitem 7.2. Informações sobre a gestão do patrimônio imobiliário próprio, da União que esteja sob a responsabilidade da unidade e dos imóveis locados de terceiros. Os dados constantes no quadro abaixo se referem, tão-somente ao gasto com aluguel deste Escritório Financeiro em Nova York, que é composto de três espaços distintos: Chancelaria, que é a própria repartição, Residência Oficial, que é onde reside o Chefe do Escritório Financeiro, e Aquivo de Documentos, espaço onde são mantidos os arquivos de originais de prestação de contas de exercícios anteriores. QUADRO A.11.2 DISTRIBUIÇÃO ESPACIAL DOS BENS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL LOCADOS DE TERCEIROS LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA QUANTIDADE DE IMÓVEIS LOCADOS DE TERCEIROS PELA UJ EERCÍCIO 2011 EERCÍCIO 2012 Estados Unidos da América (valores em US$) (valores em US$) ETERIOR Chancelaria , ,62 Residência Oficial , ,00 Arquivo de documentos , ,00 Subtotal Exterior , ,62 Total (Brasil + Exterior) , ,62 Fonte: SIAFI 20

21 Item 8. GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DO CONHECIMENTO Subitem 8.1. Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ. Conforme disposto no Art. 161 do Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, cabe à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior a gestão unificada da Tecnologia da Informação do MRE. As informações a seguir apontam elementos concernentes apenas ao Escritório Financeiro. Nesta unidade, há três Auxiliares Locais contratados especialmente para apoio em informática e desenvolvimento de sistemas para o atendimento às necessidades do MRE. Os sistemas atualmente utilizados e suas funções são detalhadas a seguir: - EOR: recebe comunicação das liberações de recursos e de provisão; registra Notas de Empenho e de Lançamentos de todas as autorizações de despesa; controla os saldos orçamentários e financeiros; e, prepara arquivo de dados relativamente a todos os empenhos para transferência para o SIAFI no formato batch. - DIME: registra o recebimento e a expedição de toda a comunicação telegráfica processada entre os Postos e a Secretaria de Estado e permite a distribuição interna eletrônica de expedientes para os setores interessados. - APE: atualiza as informações referentes ao pagamento de pessoal lotado nos Postos no exterior, em missões permanentes ou transitórias; processa mensalmente a folha de pagamento; desconta em folha as contribuições previdenciárias, imposto de renda, pensões alimentícias e outras consignações autorizadas pela SERE; processa transferências de contribuições e encargos descontados na fonte, mediante a emissão de DARF, via Banco do Brasil; elabora disquetes e documentação impressa com instruções ao Banco do Brasil sobre movimentação entre contas; e, prepara documentação para fins de imposto de renda, DIRF e RAIS. - CMOB/LEDGER: permite a classificação, exame, conferência e validação do movimento bancário processado pelo EFNY; auxilia no cruzamento de dados entre o extrato bancário e os lançamentos (débitos e créditos) do SIAFI, de modo a facilitar a conciliação bancária. - EDE: protocola o recebimento das guias de Remessa de Prestação de Contas; registra o estado em que se encontra a análise; controla os saldos de recursos em poder dos Postos; e, gera as instruções de Baixa da Responsabilidade. Além dos sistemas supramencionados, o setor de informática e desenvolvimento deste Escritório está desenvolvendo programas para o atendimento a rotinas específicas da Secretaria de Estado, tais como cálculo de folha dos Auxiliares Locais dos Postos e cálculo das parcelas mensais da dotação Residência Funcional dos Postos. QUADRO A.12.1 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA Quesitos a serem avaliados a. Planejamento da área 1. Há planejamento institucional em vigor ou existe área que faz o planejamento da UJ como um todo. Avaliação Há Planejamento Estratégico para a área de TI em vigor. 3. Há comitê que decida sobre a priorização das ações e investimentos de TI para a UJ. b. Perfil dos Recursos Humanos envolvidos 21

22 4. Quantitativo de servidores e de terceirizados atuando na área de TI Há carreiras específicas para a área de TI no plano de cargos do Órgão/Entidade. c. Segurança da Informação 6. Existe uma área específica, com responsabilidades definidas, para lidar estrategicamente com segurança da informação. 7. Existe Política de Segurança da Informação (PSI) em vigor que tenha sido instituída mediante documento específico. d. Desenvolvimento e Produção de Sistemas 8. É efetuada avaliação para verificar se os recursos de TI são compatíveis com as necessidades da UJ. 9. O desenvolvimento de sistemas quando feito na UJ segue metodologia definida. 10. É efetuada a gestão de acordos de níveis de serviço das soluções de TI do Órgão/Entidade oferecidas aos seus clientes. 11. Nos contratos celebrados pela UJ é exigido acordo de nível de serviço. e. Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI 12. Nível de participação de terceirização de bens e serviços de TI em relação ao desenvolvimento interno da própria UJ. 0% 13. Na elaboração do projeto básico das contratações de TI são explicitados os benefícios da contratação em termos de resultado para UJ e não somente em termos de TI. 14. O Órgão/Entidade adota processo de trabalho formalizado ou possui área específica de gestão de contratos de bens e serviços de TI. 15. Há transferência de conhecimento para servidores do Órgão/Entidade referente a produtos e serviços de TI terceirizados? Considerações Gerais: todos os bens e serviços de TI utilizados por esta UJ são contratados e desenvolvidos diretamente. LEGENDA Níveis de avaliação: (1) Totalmente inválida: Significa que a afirmativa é integralmente NÃO aplicada ao contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que a afirmativa é parcialmente aplicada ao contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que a afirmativa é integralmente aplicada ao contexto da UJ. Item 9. GESTÃO DO USO DOS RECURSOS RENOVÁVEIS E SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL Subitem 9.1.: QUADRO A GESTÃO AMBIENTAL E LICITAÇÕES SUSTENTÁVEIS Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis A UJ tem incluído critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas. 2. Em uma análise das aquisições dos últimos cinco anos, os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e 22

23 maior quantidade de conteúdo reciclável. 3. A aquisição de produtos pela unidade é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis). 4. Nos procedimentos licitatórios realizados pela unidade, tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério avaliativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços. 5. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas). 6. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). 7. No último exercício, a instituição adquiriu veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. 8. Existe uma preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). 9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos. 10. Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental. 11. Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação, como referido no Decreto nº 5.940/ Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica. 13. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para os seus servidores. Considerações Gerais: Uma vez que as licitações, compras e contratações efetuadas por este Escritório são efetuadas no Exterior, os critérios acima são adaptados às realidades e normas locais, no que se refere a gestão ambiental e sustentabilidade. LEGENDA Níveis de Avaliação: (1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ. 23