Recursos-chave para Gestores de Projecto Prefácio

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1 Recursos-chave para Gestores de Projecto Copyright 2009 por Cooperative for Assistance and Relief Everywhere, Inc. (CARE). Todos os direitos reservados.

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3 Recursos-chave para Gestores de Projecto Por que é que a CARE EUA desenvolveu este recurso? Porque nenhum membro da equipa tem um papel mais fundamental em assegurar que um projecto é bem sucedido do que o gestor de projecto. O gestor de projecto trabalha com parceiros, constrói relações com comunidades, providencia informação e orientação para as equipas, consegue compromissos por parte do governo e outros líderes, gere orçamentos e relata concretizações todos os quais levam a uma implementação bem sucedida do projecto, o que maximiza o impacto e assegura a responsabilização. Tem-se provado que levar a cabo estas tarefas extremamente importantes de forma eficaz é fundamental para que um projecto seja bem sucedido e para alcançar uma sustentabilidade a longo prazo. Recursos-chave para Gestores de Projecto é uma série de guias, tanto para novos gestores de projecto, como para os que já têm experiência. Oferece-lhes a informação de que precisam para realizarem projectos CARE bem sucedidos que resultam em melhorias duradouras e fundamentais nas vidas das pessoas pobres e marginalizadas com quem trabalhamos. A gestão de projectos de alta qualidade que é consistente com o trabalho da CARE assegura que os custos são minimizados e que os recursos são optimizados. Recursos-chave para Gestores de Projecto é o resultado do trabalho iniciado pelos Directores Adjuntos de Países (ACDs, Assistant Country Directors) em África, que, numa reunião, determinaram que a construção de capacidades para os gestores de projecto era uma necessidade essencial nos Países Regionais. Os Guias foram desenvolvidos através de um processo de recolha de informação e feedback dos ACDs e outros funcionários em campo. Através deste processo, tornouse claro que uma orientação sólida, a gestão de pessoas, as finanças e a escrita de relatórios são fundamentais no planeamento, concepção e implementação de um Página i

4 projecto. Foi feito trabalho adicional sobre cada tema para determinar a informação específica que é a mais essencial para os gestores de projecto. Este recurso é uma compilação de materiais existentes ou recentemente desenvolvidos que providenciam o conteúdo nuclear para o trabalho dos gestores de projecto. Os Recursos-chave para Gestores de Projecto não fornecem informação sobre tudo o que um gestor de projecto pode querer ou precisar de saber, nem serve como uma solução para uma fraca gestão de projectos. No entanto, explica informação essencial que, quando agendada e suportada de forma eficaz, irá aumentar significativamente a capacidade do gestor de projecto e reduzir o período de tempo que se leva a chegar ao sucesso. Os guias e o seu conteúdo Os Recursos-chave para Gestores de Projecto contêm seis guias que fornecem a oportunidade de um crescimento significativo nas capacidades dos nossos gestores de projecto. Cada um tem duas secções: Uma secção de referência que contém o conteúdo de cada tema Uma secção de auto-estudo que o gestor de projecto pode usar para avaliar a sua aprendizagem Para cada guia são fornecidos apontamentos de liderança. Estes fornecem dicas e uma estrutura para utilizar o auto-estudo para dar formação ao gestor de projecto. Aqui tem uma visão geral do conteúdo destes guias: Guia 1. Orientação Este Guia dá ao gestor de projecto informação básica sobre a CARE, o que fazemos, e o que significa ser um funcionário da CARE. Os temas incluem: História da CARE O trabalho actual da CARE A abordagem ao programa da CARE CARE EUA Estrutura da CARE EUA O funcionário da CARE Página ii

5 Recursos-chave para Gestores de Projecto Guia 2. O básico na gestão de projectos Este guia realça os aspectos práticos da responsabilidade do gestor de projectos em cada uma das fases do ciclo de vida do projecto. Os temas incluem: A visão geral: como é que a gestão de projectos encaixa na abordagem ao programa da CARE Entendimento dos documentos do projecto Preparação dos planos de implementação dos projectos Planeamento e monitorização de orçamentos Gestão e monitorização de subsídios Conformidade com contratos Monitorização e avaliação Escrita dos relatórios do projecto Guia 3. Pensamento crítico Este guia explica por que é que o pensamento crítico é tão importante para o trabalho de um gestor de projecto. Realça a resolução de problemas, como sendo o núcleo do processo de pensamento crítico. Os temas incluem: O básico do pensamento crítico Técnicas de resolução de problemas Ferramentas para resolução de problemas Guia 4. Gestão de Pessoas Este Guia baseia-se nos padrões de gestão da CARE e nas acções fundamentais de gestão que afectam o desempenho dos nossos funcionários. Os temas incluem estas acções de gestão: Definir uma direcção Orientar e desenvolver Promover o bem-estar e a segurança da equipa Servir de Modelo para a Igualdade de Género e Diversidade Comunicar Guia 5. Finanças Este Guia providencia uma fundação para a gestão das finanças de um projecto. Os temas incluem: Plano de contas da CARE Gestão financeira de subvenções Gestão de subsídios Princípios de controlo interno Orçamentos e relatórios Página iii

6 Guia 6. Escrita de Relatórios Este guia explica o processo de elaboração de relatórios, o papel que o relatório tem na manutenção da qualidade do trabalho da CARE e a informação necessária para escrever um relatório de forma eficaz. Inclui técnicas para o seguinte: Preparação para escrever o relatório O conteúdo Práticas de escrita de relatórios eficazes Revisão e prática Método de entrega sugerido Na altura da contratação de um novo gestor de projecto, o supervisor deve avaliar o conhecimento actual do indivíduo e as suas competências para identificar áreas para desenvolvimento. A formação de gestores de projecto experientes, por exemplo, pode ter de centrar-se em metodologias e actividades de elaboração de relatórios específicas da CARE. Se o membro da equipa é um novo gestor de projecto na CARE, mas tem os conhecimentos técnicos e a experiência necessários (por exemplo, em engenharia sanitária), então as actividades de construção de capacidades devem estar limitadas a informação sobre gestão de pessoas, finanças e escrita de relatórios. Noutras palavras, nem todos os gestores de projecto da CARE podem precisar de concluir todos os módulos. O gestor do programa pode determinar que módulos cada gestor de projecto precisa de concluir. Os gestores de projecto recém-contratados pela CARE precisam de concluir os Guias num período de três a seis meses, período esse em que ele/ela irá visitar o local do projecto, contratar pessoas e encontrar-se com parceiros do projecto. Estas actividades irão fornecer um contexto para a informação de cada Guia. Para além disso, pode ser benéfico para um novo gestor de projecto concluir os guias enquanto "observa" um gestor de projecto com experiência durante esse período. Auto-estudo para o gestor de projecto Os guias foram concebidos para serem elementos de auto-estudo. Quando um guia é atribuído, o gestor de projecto deve ler o conteúdo e depois avaliar a sua aprendizagem respondendo a perguntas na secção de auto-estudo. Estas questões estão divididas em duas partes: Verifique o seu entendimento Candidatura para o trabalho Página iv

7 Recursos-chave para Gestores de Projecto O auto-estudo é mais valioso se o supervisor ou um colega fizer a revisão do trabalho e se envolver numa discussão com o gestor de projecto sobre a forma como esta informação se aplica ao seu trabalho. Apontamentos de Liderança Os apontamentos de liderança são fornecidos ao supervisor ou mentor que trabalha com o gestor de projecto no auto-estudo. Incluem sugestões para dar formação ao gestor de projecto e para personalizar a experiência de aprendizagem tornando-a mais valiosa. Reconhecimentos Os guias em Recursos-chave para Gestores de Projecto são o resultado de um esforço combinado de muitos indivíduos por todo a WARMU, SARMU, ECARMU e a sede em Atlanta. Honramos com gratidão e apreciamos o tempo e a perícia que estes indivíduos colocaram no desenvolvimento dos materiais. Muitos forneceram opiniões ou sugestões para estes Guias, e não podemos mencionálos a todos. No entanto, queremos deixar um agradecimento especial aos que forneceram o conteúdo, que apoiaram e reviram o material e que mostraram um compromisso incansável e feedback contínuo. Apoio e Revisão Patrocinadores Lisa Dean Marc Delamotte Steve Wallace Detentor da iniciativa Teresa Kamara Apoio nuclear e orientação Meg Burns Principais colaboradores Rebecca Baggett Heather Brooks Megan Chisholm Linda DiSantis Omar Farook Amany Al Hadka Noha Hussein Eric Johnson Maliha Khan Equipa de revisão Alison Burden Dan Mullins Chris Necker Delphine Pinault Steve Power Josephine Marealle Ulimnengu Dawn Wadlow Jody Oldham Brigette Laude Moses Onderi Holly Patrick Karen Robbins Holly Solberg Yidnekachew Tessema Getaneh Workie Lora Wuennenberg Página v

8 Outros colaboradores e revisores Ahmed AF Aboubacrine Michael Adams Kojo Anshah Michelle Carter Melanie Chen Lynne Cripe Michael Drinkwater Michael Fuhrer Kathleen Gaines Gilles Honkpo Afurika Juvenal Uwe Korus David Little Gretchen Lyons Cathryn Mwanamwambwa Joyce Ngugi Kathleen O Brien Michael Rewald Rosemary Sicay-Perrow Marcy Vigoda Jeannette White Grace Zulu Página vi