PROJETO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA INTERNACIONAL. Diretrizes e Estratégias para Ciência, Tecnologia e Inovação no Brasil

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1 PROJETO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA INTERNACIONAL Diretrizes e Estratégias para Ciência, Tecnologia e Inovação no Brasil Projeto 914 BRA PRODOC-MTC/UNESCO DOCUMENTO TÉCNICO Nº 02 IMPLANTAÇÃO DE 1 (UM) PROCESSO, SELECIONADO PELA CGTI, OPERANDO DE FORMA AUTOMATIZADA, REPRESENTADO NA NOTAÇÃO BPMN, CONTENDO AS INTERFACES DE OPERAÇÃO E GESTÃO, PROTOCOLOS DE CONTEÚDO, COMUNICAÇÃO E ARMAZENAMENTO. Documento técnico apresentado pelo Consultor MARLON SILVA MARCINIUK, caracterizando o Produto Nº 02, relativo ao Termo de Referência do Edital Nº 2/2010 do Projeto 914 BRA PRODOC- MTC/UNESCO BRASÍLIA DF 2010

2 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO Definições básicas Operação automatizada Atributo Interface Protocolos OBJETIVO DO DOCUMENTO TÉCNICO RESULTADOS OBTIDOS Processo selecionado Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software Protocolos do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software Diagrama 01 - Preenchimento de Requisição de Serviço PRÓXIMOS PASSOS... 21

3 1. APRESENTAÇÃO Este trabalho, desenvolvido pelo Consultor MARLON SILVA MARCINIUK, constitui o segundo produto previsto no Edital N 02/2010, do Projeto de Cooperação Técnica Internacional 914 BRA5065-PRODOC-MCT/UNESCO. O referido Edital define como finalidade implantar, em caráter experimental, 1 (um) processo da Coordenação-Geral de Gestão de Tecnologia da Informação - CGTI, da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração SPOA, com operação automatizada, representado graficamente na notação BPMN, objetivando aumentar o grau de maturidade em Gestão por Processos no âmbito do Ministério da Ciência e Tecnologia MCT. 1.1 Definições básicas Para a compreensão da implantação de processo, a ser descrito neste documento, tornase necessário que alguns conceitos sejam estabelecidos Operação automatizada Refere-se ao programa de computador gerado para executar o processo modelado. Este programa de computador gerado deverá possuir as mesmas características e propriedades atribuídas ao processo no ato da modelagem Atributo Os Atributos servem para caracterizar os eventos de um processo, com o objetivo de definir suas propriedades. São imprescindíveis para implantação, uma vez que é a partir deles que são definidas as formas visuais e gráficas de apresentação da operação automatizada do processo Interface A interface gráfica se compõe de um dos meios pelo qual um programa de computador se comunica com o usuário. A comunicação ocorre por meio de elementos gráficos, ao contrário, por exemplo, da linha de comando, comum em ambientes para programação, que propõe a comunicação essencialmente através de texto. A interação entre o ser humano e o programa geralmente ocorre por meio do mouse ou teclado, que permite a comunicação do usuário com o programa para se obter algum resultado ou tomar alguma decisão.

4 Na tabela a seguir são descritos e apresentados os elementos gráficos utilizados na implantação da operação automatizada do processo selecionado. Tipos de Elementos Gráficos Interface Exemplo do Elemento Rótulo: Exibe o conteúdo do atributo somente para a visualização, sem a possibilidade de alteração/edição. Caixa de Texto: Exibe um campo para o preenchimento de informações (input). Caixa de Número: Exibe um campo com setas superior e inferior para a seleção de um único número. Botão: Exibe o conteúdo do atributo dentro de um botão Seleção: Exibe o valor do atributo e um quadrado que permite marcação ao seu lado. Quando selecionado é considerado como Verdadeiro (1) e o desmarcado como Falso (0); Seleção de Data: Exibe um calendário para a seleção de uma data Seleção de Horário: Exibe um caixa de número específica para inclusão de horário. Tabela: é uma forma para representação gráfica de linha(s) e coluna(s) no formato de uma tabela Fichário (abas): Exibe as informações de duas ou mais tabelas em forma de abas. Cada Atributo é representado dentro de uma aba. Janelas (Portlet): Exibe o conteúdo dos Atributos em forma de pequenas janelas. Cada Atributo é representado dentro de uma janela. A tabela abaixo demonstra as possibilidade de representação gráfica de cada tipo de atributo, bem como uma breve descrição e exemplificação. Tipo Descrição Exemplos Booleano Atributo que permite apenas conteúdo verdadeiro ou falso 1. ON / OFF 2. Solteiro? Representação Gráfica Checkbox Botão

5 Tipo Descrição Exemplos Numérico Atributo que permite apenas conteúdo numérico. Idade Representação Gráfica Caixa de Texto Caixa de Número Rótulo Textual Atributo que permite apenas conteúdo de texto (letras e números). 1. Nome; 2. CPF; Caixa de Texto Rótulo Data / hora Lista Tabela (Grupo) Atributo que permite conteúdo no formato de data e/ou hora. Atributo que representa uma lista de um outro atributo (Booleano, Numérico, Textual ou Data / hora). Atributo que representa um conjunto de outros atributos (Booleano, Numérico, Textual ou Data). 1. Data de nascimento; 2. Hora atual. Lista de nomes de clientes (lista de atributos do tipo Texto). Tabela que contém 1. Nome de Clientes (tipo Texto) e 2. Data da Aniversário (tipo Data/hora). Seleção de Data (calendário) Rótulo Hora Checkbox Tabela Tabela Fichário Janelas Protocolos Entende-se por protocolo qualquer software, tecnologia ou norma (padrão ou não) necessária ao estabelecimento de uma conexão, comunicação ou interação entre dois sistemas, de acordo com as necessidades organizacionais. Os protocolos permitem a comunicação com o legado, contribuindo na aderência dos processos, além de auxiliar a obtenção de indicadores úteis para a gestão. Neste contexto, os protocolos podem ser classificados em quatro grupos, distintos e complementares: a. Protocolos de Armazenamento: Responsáveis pela persistência de informações que trafegam pelo processo. São normalmente tratados com banco de dados, ou arquivos em formatos proprietários. Os protocolos de armazenamento são muito utilizados em processos quando se deseja manter uma base externa (já existente) independente do processo mapeado. b. Protocolos de conteúdo: São responsáveis pela forma em que as informações estão dispostas para serem utilizadas. O XML (extended Markup Language) é um exemplo de protocolo de conteúdo que se destacou no mercado e se tornou padrão, embora muitas ferramentas ainda se utilizam de outros formatos. c. Protocolos de Interface: Esses protocolos são sempre necessários em processos onde há interação humana. Os protocolos de interface são responsáveis pela forma de

6 apresentação das informações durante a execução do processo. Estes protocolos deverão ser disponibilizados pelo ambiente de processos adotado, para que o próprio usuário possa escolher a forma de representação desejada. d. Protocolos de Comunicação: Esses protocolos são responsáveis pela conectividade entre o processo e um determinado sistema ou elemento externo. Atualmente existem diversos protocolos de comunicação importantes no mercado, tais como: HTTP para tráfego via web; FTP (File Transfer Protocol) para transferência de arquivos; SOAP (Simple Object Access Protocol) para utilização de serviços em plataformas distribuídas e descentralizadas; ODBC (Open Data Base Connectivity) para conexão com bancos de dados em formato padrão, dentre outros. Os protocolos de comunicação normalmente serão identificados e representados pela Equipe de TI, devido a sua abrangência e diversidade em relação aos sistemas externos ao processo. Os demais protocolos também podem ser administrados e identificados pela TI, mas nada impede que os próprios usuários do processo (usuários de negócio) possam realizar este trabalho. Nos casos em que todo o processo for gerado automaticamente, o uso explícito destes protocolos torna-se dispensável, pois o próprio ambiente de implantação e automação de processos deverá prover esses protocolos para armazenamento das informações geradas durante a sua execução automatizada. 2. OBJETIVO DO DOCUMENTO TÉCNICO O objetivo deste relatório é apresentar o Produto 02: Documento técnico que demonstre a Implantação de 1 (um) processo, selecionado pela CGTI, operando de forma automatizada, representado na notação BPMN, contendo as interfaces de operação e gestão, protocolos de conteúdo, comunicação e armazenamento. 3. RESULTADOS OBTIDOS 3.1 Processo selecionado O Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software foi o processo selecionado pela CGTI para ser implantado de forma automatizada. Este processo é de responsabilidade da Coordenação de Desenvolvimento de Sistemas CODS. Na sua concepção atual sua operação demanda grande esforço manual, enquanto sua gestão é limitada, principalmente em razão da impossibilidade de monitoramento em tempo

7 real. A automação do processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software propõe atingir os seguintes objetivos: Possibilitar a gestão das demandas nas áreas de sistemas; Ser o ponto único de contato para registro e acompanhamento das demandas de sistemas; Permitir a gestão de contratos de TI (Tecnologia da Informação); Permitir a gestão da operação do processo em tempo real; Possibilitar a parametrização e flexibilização; Estar adaptado à realidade da CODS e aderente às normas aplicáveis (IN04, 8666/93 etc.); Ser modelo referencial para automação dos processos do Service Desk e Infraestrutura na CGTI, bem como para as áreas de negócios do MCT. 3.2 Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software Por sua complexidade, a execução deste processo envolve vários atores, que operam e gerenciam-no de forma paralela. Neste sentido o processo de Gestão de Manutenção de Sistema de Software se encontra implantado em diferentes diagramas. Cada diagrama automatizado foi construído para ser operado por determinado Ator. Cabe ressaltar que este processo havia sido modelado em cinco diagramas (a evolução do processo ocorre continuamente), no entanto, para adequá-lo ao contexto da CGTI, fez-se necessário realocar algumas atividades em sete novos diagramas, o que resultou em 12 no total, conforme listado abaixo: Nº Diagrama de Processo Ator 01 Preenchimento de Requisição de Serviço Preposto 02 Processo de Suporte Gestor de Regras 03 Cadastro de Contratos Gestor de Contratos 04 Registro de Solicitação Solicitante 05 Registro de Solicitação - Atendente Atendente 06 Análise de Solicitação Técnico 07 Análise de Justificativa Fiscal do Contrato 08 Entrega Serviço Preposto 09 Análise de Relatório de Impacto CODS 10 Cadastro de Pré-Ordem de Serviço Fiscal do Contrato 11 Cadastro de Ordem de Serviço Fiscal do Contrato

8 12 Conclusão de Ordem de Serviço Fiscal do Contrato Em razão do tamanho do processo, contém cerca de 40 atividades (tarefas), e da impossibilidade de se demonstrar em documento físico (estático) a automação da operação (dinâmica) será apresentado no tópico seguinte apenas as interfaces de operação e de gestão do diagrama de Preenchimento de Requisição de Serviço do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software, que possuí dez eventos e duas atividades. Para cada atributo de cada evento constante no diagrama será apresentado o seu respectivo elemento de representação gráfica. O conjunto desses elementos compõe a interface de operação do evento. O conjunto das interfaces de operação de todos os eventos, que se encontram ligados a uma atividade, por sua vez compõem a forma com que o usuário opera determinada Atividade. A interface de gestão se refere ao processo mapeado, de modo que o gestor possa identificar o andamento da execução da operação, visualizando as ocorrências do processo (com seus devidos atributos, para cada um dos eventos) e relatórios gerais do processo, com possibilidades de visualização no formato de gráfico e tabela. A operação automatizada de todos os diagramas já se encontra implantada no ambiente computacional da CGTI e poderá ser acessada via intranet pelos usuários cadastrados, que exercem os papeis dos atores anteriormente listados. Os requisitos do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software, necessários para implantação da operação automatizada foram coletados no dia 15 de julho de Portanto, por se tratar de um processo que se encontra em constante evolução, poderão ocorrer modificações até a conclusão deste documento e entrega do produto Protocolos do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software Para a implantação do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software fez se necessário utilizar os seguintes protocolos: Protocolos de Armazenamento: Nome: Banco de Dados (Postgres ou MySql) Descrição: protocolo para acesso ao sistema gerenciador de banco de dados.

9 Protocolos de conteúdo: Nome: extended Markup Language - XML; Descrição: protocolo responsável pela forma em que as informações estão dispostas para serem utilizadas. Protocolos de Interface: Nome: interface de plataforma Windows e interface Java; Descrição: padrão de visualização das interfaces do sistema. Protocolos de Comunicação: Nome: File Transfer Protocol - FTP Descrição: protocolo de transferência de arquivos e acesso a sistemas de arquivos remotos. Nome: Hypertext Transfer Protocol - HTTP Descrição: protocolo de comunicação utilizado para sistemas de informação de hipermídia, distribuídos e colaborativos. Nome: Simple Message Transfer Protocol - SMTP Descrição: protocolo para envio de s através da Internet. Para utilizar o protocolo de é necessário adicionar o endereço ou o nome mais a porta do servidor de , além da necessidade de configurar a autenticação do usuário para o envio dos s. Nome: Lightweight Directory Access Protocol - LDAP Descrição: protocolo para atualizar e pesquisar diretórios. É utilizado para centralizar e armazenar informações sobre contas de usuários, grupos, computadores. O protocolo LDAP pesquisa e retorna a lista de diretórios.

10 3.2.2 Diagrama 01 - Preenchimento de Requisição de Serviço 1. VISÃO GERAL DO DIAGRAMA:

11 2. ATIVIDADE: Preenchimento de Requisição de Serviço: É um pedido/autorização de execução de serviço ou produção de um bem de TI a um fornecedor. a) Entrada: 1- Espontâneo b) Controles: 1-Solicitação Autorizada: São os controles utilizados para autorização da solicitação. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Nome_Solicitante Texto Min=0 ; Máx= 50 _Solicitante Texto Min=0 ; Máx= 50 Telefone_Solicitante Texto Min=0 ; Máx= 50 Unidade Texto Min=0 ; Máx= 50 Nome_Atendente Texto Min=0 ; Máx= 50 _Atendente Texto Min=0 ; Máx= 50 Telefone_Atendente Texto Min=0 ; Máx= 50 Descrição da Solicitação Texto Min=0 ; Máx= 100 Tipo_de_Urgência Texto Min=0 ; Máx= 50 Anexo Anexo Min=0 ; Máx= 0 Anexo_2 Anexo Min=0 ; Máx= 0 Anexo_3 Anexo Min=0 ; Máx= 0 Pré-Autorizada Boolea no Min=0 ; Máx= 0 Identificador Texto Min=0 ; Máx= 50 Responsável_pela_Autori zaçao_de Execução Texto Min=0 ; Máx= 50 Responsável_pela_Aut_de Análise_de_Impacto Texto Min=0 ; Máx= 50 Data Data Min=0 ; Máx= 0

12 2-Métrica: É o parâmetro utilizado para medição do esforço empregado para realização da solicitação. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica nome Texto Min=0 ; Máx= 40 É_Homem_ Hora Booleano Min=0 ; Máx= 0 Descrição Texto Min=0;Máx= Ordem de Serviço (OS): É um documento que define a forma de controle da aquisição de serviço. A OS é um documento que contém o escopo do serviço, as características de arquitetura, os artefatos a serem entregues e os procedimentos de qualidade aplicáveis, a quantidade da unidade controladora, e ainda as medidas e metas associadas.. O fornecedor deve apresentar uma proposta de execução da OS, que deve ser assinada pela CGTI antes do início da execução do serviço. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Identificador Texto Min=0 ; Máx= 10 Emissor Texto Min=0 ; Máx= 40 Descrição Texto Min=0 ; Máx= 200 Data Data Min=0 ; Máx= 0 PreOS Anexo Min=0 ; Máx= 0 OS Anexo Min=0 ; Máx= 0 Número do Contrato Texto Min=0 ; Máx= 50

13 4- Tipo de Serviço: É a relação dos serviços que poderão ser demandados. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Nome Texto Min=0 ; Máx= 20 Descrição Texto Min=0 ; Máx = Criticidade: É a classificação do nível de criticidade do serviço a ser realizado, que pode resultar na alteração da sua prioridade de realização. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Nome Texto Min=0 ; Máx= 50 Descrição Texto Min=0;Máx= Local de Prestação de Serviço: É o local onde o serviço será realizado, podendo ser remoto, no local de trabalho do solicitante ou nas dependências da CGTI. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Nome Texto Min=0 ; Máx= 15 Descrição Texto Min=0 ; Máx= 100

14 c) Saída: Requisição Geral: É o documento contendo o registro de todas as informações necessárias para a realização dos serviços. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Identificador Solicitação Número do contrato Texto Texto Min=16 ; Máx=16 Min=0 ; Máx=40 Tipo de Serviço Texto Min=0 ; Máx=40 Pré-Aprovado Booleano Min=0 ; Máx=0 Data Requisição Data Min=0 ; Máx=0 Resp. Autorização de Execução Texto Min=0 ; Máx=50 Criticidade Texto Min=0 ; Máx=30 Local Prestação do Serviço Texto Min=0 ; Máx=50 Responsável Texto Min=0 ; Máx=50 Executor Texto Min=0 ; Máx=100 Anotação Texto Min=0 ; Máx=400 Métricas Tabela Min=0 ; Máx=0 Métrica Texto Min=0 ; Máx=30 É_Homem-Hora Booleano Min=0 ; Máx= Quantitativo_Estim ado Numérico Min=0 ; Máx=9999 Justificativa HH Texto Min=0 ; Máx=400 Data_Provável_d e_entrega Data Data_Provável_de_ Entrega >=hoje ( )

15 3. ATIVIDADE: Preenchimento de Requisição de Sistemas: Registro de solicitação de serviços relacionada com a manutenção de sistemas corporativos do MCT. a) Entrada: 1- Requisição Geral: É o documento contendo o registro de todas as informações necessárias para a realização dos serviços. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: idênticos à Requisição Geral de saída. b) Controles: 1- Gestor Módulo Aplicação: É o servidor responsável pela gestão do Sistema. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Aplicação Texto Min=0 ; Máx= 100 Módulo Texto Min=0 ; Máx= 100 Nome Texto Min=0 ; Máx= 50 Telefone Trabalho Telefone Celular Texto Min=0 ; Máx= 50 Texto Min=0 ; Máx= 50 Texto Min=0 ; Máx= 30

16 c) Saída: Requisição de Sistema: É o documento contendo o registro de todas as informações necessárias para a realização dos serviços relacionados aos Sistemas. Atributo(s) + Interface Gráfica de Operação do Evento: Nome Tipo Verificações Interface Gráfica Tipo de Serviço Texto Min=0 ; Máx=50 Número do Contrato Texto Min=0 ; Máx=50 Pré-aprovado Booleano Min=0 ; Máx=0 Data Requisição Data Min=0 ; Máx=0 Identificador Solicitação Resp. Autorização de Execução Texto Texto Min=16 ; Máx=16 Min=0 ; Máx=40 Responsável Texto Min=0 ; Máx=40 Executor Texto Min=0 ; Máx=40 Criticidade Texto Min=0 ; Máx=20 Anotação Texto Min=0 ; Máx=200 Métricas Tabela Min=0 ; Máx=10 Métrica Texto Min=0 ; Máx=30 É_Homem-Hora Booleano Min=0 ; Máx= Quantitativo_Estima do Local Prestação de Serviço Numérico Texto Min=0 ; Máx=9999 Min=0 ; Máx=50 Justificativa_HH Texto Min=0 ; Máx=200 Data_Provável_de_En trega Data Data_Provável_de_En trega>=hoje ( ) Sigla_Sistema Texto Min=0 ; Máx= 15 Sigla_Módulo Texto Min=0 ; Máx= 15 Gestor Texto Min=0 ; Máx= 40

17 4. INTERFACE DE OPERAÇÃO DAS ATIVIDADES: A interface de operação da Atividade é composta pelo conjunto de interfaces dos eventos. A imagem exemplificativa abaixo propõe apresentar o ambiente onde o usuário executa a operação automatizada de determinada Atividade. Nos tópicos seguintes serão apresentadas as imagens das interfaces de operação automatizadas das duas atividades que compõe o diagrama de Preenchimento de Requisição de Serviço. Cabe ressaltar que todas as demais atividades constantes nos demais diagramas do Processo de Gestão de Manutenção de Sistemas de Software foram implantadas sobre a mesma ótica.

18 4.1 Atividade: Preenchimento de Requisição de Serviço: ATIVIDADE MODELADA INTERFACE DA OPERAÇÃO AUTOMATIZADA DA ATIVIDADE

19 4.2 Atividade: Preenchimento de Requisição de Sistemas: ATIVIDADE MODELADA INTERFACE DA OPERAÇÃO AUTOMATIZADA DA ATIVIDADE

20 5. INTERFACE DE GESTÃO A interface de gestão é o local em que gestor acompanha a execução da operação, visualizando as ocorrências do processo (com seus devidos atributos, para cada um dos eventos) com possibilidades de visualização no formato de gráfico e tabela. Abaixo é apresentado a interface de gestão no modo de visualização de tabela, com informações referente ao evento Registro de Solicitação - relatório de quantidade de solicitações registradas por unidade organizacional. Na imagem abaixo é apresentada a interface de gestão do mesmo evento no formato para visualização no modo de gráfico, neste caso de barras.

21 4. PRÓXIMOS PASSOS No Produto 03, conforme previsto no Termo de Referência, será apresentado o Documento técnico do projeto contendo os resultados dos testes de gerenciamento e operação, oportunidades de melhoria e indicadores de evolução, que viabilize a tomada de decisão quanto à adoção da Gestão por Processos no Ministério da Ciência e Tecnologia - MCT. Brasília, DF,04 de outubro de 2010 Marlon Silva Marciniuk

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