PROJETOS DE CURSOS PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROJETO DE CURSOS. Normas e Procedimentos NP10
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- Sebastiana Santos Sampaio
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1 PROJETOS DE CURSOS PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROJETO DE CURSOS Normas e Procedimentos NP10
2 I - INTRODUÇÃO A Fundação de Apoio à Universidade de São Paulo- FUSP e a Universidade de São Paulo USP, têm firmado entre si, o convênio que confere à FUSP o gerenciamento financeiro dos projetos executados pela Universidade. A FUSP tem como objetivo estatutário proporcionar à USP os meios necessários à mobilização de recursos humanos e materiais para atender as finalidades de ensino, pesquisa e extensão. A FUSP como instituição de apoio, tem como premissa auxiliar e fomentar pesquisas, geração de tecnologias e difusão de conhecimentos técnicos e científicos. Para isso, dentro de suas possibilidades e competência, assume o compromisso de apoiar os programas na graduação, pós-graduação, capacitação e qualificação profissional. Esta NP10_Cursos tem a finalidade de orientar sobre os procedimentos necessários para a abertura de um projeto de curso na FUSP. A parte II trata das etapas que devem ser cumpridas, especificamente preparação e entrega de documentos. Na parte III possui instruções gerais que devem também ser observadas pelo Coordenador do Projeto. II ETAPAS ETAPA 1 Ciência e concordância das Normas e Procedimentos da FUSP O docente da Universidade que desejar que a FUSP gerencie projeto de cursos, deverá, antes de elaborar e apresentar a proposta/orçamento ao contratante/patrocinador/financiador do projeto, conhecer: 1.1 As normas da Pró-Reitoria de Cultura e Extensão Universitária da USP - PRCEU; 1.2 As Normas e Procedimentos da FUSP (NP10_Cursos); 1.3 As exigências essenciais para assinatura do Termo de Compromisso de Gerenciamento de Projeto NP04_A03, e as cláusulas do Termo. ETAPA 2 Preparação dos Documentos junto a USP 2.1 Elaborar o Plano de Trabalho pertinente ao Curso lato-sensu que deseja coordenar; 2.2 Preencher a Caracterização Acadêmica no sistema APOLO ( iniciando pelas disciplinas do Curso; 2.3 Preencher a Caracterização Financeira; 2.4 Imprimir os documentos dos itens 2.2 e 2.3 e encaminhá-los para aprovação do Departamento da Unidade da USP ao qual o curso estará vinculado. 1
3 2.5 Verificar se consta a assinatura de aprovação nos documentos (caracterização Acadêmica e a Financeira), juntar o ofício do Departamento/Unidade da USP que aprovou a realização do curso. 2.6 Abrir Processo USP junto ao expediente da Unidade e encaminhá-lo à Comissão de Cultura e Extensão Universitária - CCEx da Unidade para análise/aprovação em Conselho Técnico Administrativo CTA. (obervar o calendário de reuniões), com a seguinte documentação: a) Caracterização Acadêmica e a Caracterização Financeira, devidamente aprovadas; b) Ofício da aprovação do Departamento; c) Ofício à Diretoria da Unidade solicitando a abertura do Processo. d) Todos os itens solicitados no Check-list do Sistema APOLO, dentre eles: currículo dos docentes da USP ou externos, datado e assinado pelo Coordenador do Curso, com prazo de validade de 2 anos. Após aprovação, a CCEx encaminhará para as devidas aprovações da Câmara de Cursos da USP e CoCex Conselho de Cultura e Extensão Universitária. IMPORTANTE Todos os documentos inseridos no Processo USP deverão ser digitalizados em formato pdf e anexados no Sistema APOLO. Para Cursos de Especialização ou Cursos EAD, o Processo USP deverá ser encaminhado à PRCEU pela CCEx da Unidade, com no mínimo de 4 (quatro) meses de antecedência à data de início do curso. É vedado o início de qualquer Curso sem a devida aprovação pelas instâncias competentes, e nos prazos deferidos. O Coordenador do Projeto to arcará com a responsabilidade pelos efeitos decorrentes da divulgação prévia das atividades. Obtida a aprovação/liberação do Processo USP, segue-se para as próximas etapas que se referem à documentação destinada à FUSP. ETAPA 3 Preparação dos Documentos para a FUSP 3.1 Os documentos necessários para abertura de projetos de curso na FUSP são: a) Obter a autorização do Departamento/Unidade/Órgão da USP para que a FUSP possa gerenciar os recursos financeiros do projeto. b) Clicar no documento Acordo de Trabalho NP04_A02, preencher, imprimir e providenciar as assinaturas (pelo menos do Chefe do Departamento) c) No documento Solicitação de Abertura de Projeto NP04_A01 imprimir em papel timbrado da Unidade/órgão/núcleo da USP, assinar e colher assinatura pelo menos do 2
4 Chefe de Departamento ao qual o projeto estará vinculado. No caso de projetos executados em núcleos, colher assinatura do Diretor da Unidade Os campos do formulário Solicitação de Abertura de Projetos (NP04_A01) são autoexplicativos, no entanto, vale ressaltar: a) Título do Projeto: O nome do projeto é de suma importância para cadastramento e inclusão no site da FUSP, facilitando assim a busca aberta. Portanto deverá ser completo e idêntico em todos os documentos e formulários da FUSP. b) Título Abreviado Há projetos que são conhecidos e tratados por uma junção de siglas ou um nome simples ou composto que serve de identificação para a Coordenação, para a FUSP e para o próprio contratante. Por exemplo: REDEFOR; PEQUENO CIDADÃO; LINHA AMARELA, entre outros. c) Nome do Contratante: Deve ser a Razão Social. d) Incidências de Taxas: São aplicadas sobre o valor global do projeto: Taxa FUSP Destinação Recolhimento à USP Instrução Consultar a Gerência/Diretoria da FUSP consultar as Resoluções da Reitoria da USP nºs e 4543 e atualizações. Recolhimento à Unidade O percentual é estabelecido pela própria Unidade. Recolhimento ao Departamento O percentual é estabelecido pelo próprio Departamento. ISS- Imposto Sobre Serviços Será recolhido (5%) à Prefeitura Municipal de São Paulo- PMSP, exceto quando se tratar de projetos de pesquisa e/ou desenvolvimento, alíquota será de (2%). 3.2 Ainda em projetos novos clicar nos demais documentos de abertura, preenchê-los, providenciar as devidas assinaturas; 3
5 A seguir, no Quadro I, estão elencados quais são os documentos necessários para abertura de projetos na FUSP e a finalidade de cada um. Quadro I Documentos de Abertura de Projetos Cód.FUSP Documentos Finalidade NP04_A01 Solicitação de Abertura de Projetos 1) Formalizar a ciência e aprovação do Departamento ou Unidade ou Órgão da Universidade de São Paulo para que a FUSP gerencie o projeto; 2) designar o coordenador; 3) expressar o de acordo sobre a incidência de taxas e seus percentuais. Deve ser assinado, pelo menos, pelo Chefe de Departamento da Unidade envolvida. No caso de Núcleos, pelo Diretor da Unidade ao qual pertence o Coordenador do projeto. NP04_A02 Acordo de Trabalho 1) Firmar acordo de trabalho com o Departamento/Unidade/Órgão assinado, pelo menos, pelo Chefe de Departamento onde o projeto será executado; 2) estabelecer as responsabilidades das partes. No caso de Núcleos, pelo Diretor da Unidade ao qual pertence o Coordenador do Núcleo. NP04_A03 Termo de Compromisso de Gerenciamento de Projeto 1) Elencar as obrigações e responsabilidades da FUSP e do Coordenador do Projeto e seu substituto, caso houver. NP04_A04 Descrição Sucinta do Projeto 1) Apresentar resumidamente o objetivo; os gastos a serem realizados e a distribuição dos recursos nas rubricas principais do orçamento do projeto. 2) Demonstrar a equivalência de valores a serem utilizados na USP e com terceiros. NP04_A05 Controle Financeiro do Projeto 1) Indicar a periodicidade e valores da entrada de recursos. Caso não possua data e valores exatos, indicar uma estimativa. 4
6 NP04_A06 Cartão de Assinatura 1) Identificar, conferir e validar a assinatura da pessoa autorizada a realizar despesas no projeto e a liberar os respectivos pagamentos; 2) manter atualizadas as assinaturas dos Coordenadores titulares e Substitutos. a)substituição permanente de Coordenador Titular exige reemissão do cartão, com carta justificando o motivo e assinada no mínimo pelo Chefe de Departamento. b)substituição temporária de Coordenador Titular exige reemissão do cartão de assinaturas e justificativa por meio de ofício assinado pelo Coordenador Titular. com ofício c)qualquer alteração no Cartão deverá deve ser reemitido e assinado pelo Coordenador Titular. d)a designação de Coordenador Substituto ou Coordenador de Subprojetos é feita somente pelo Coordenador Titular do projeto principal. e)cartão de assinatura irregular implica em Bloqueio do Projeto. NP04_A07 Cadastro do Projeto 1)Fornecer os dados do projeto, da Coordenação, da Unidade/Departamento/Órgão/Núcleo, do contratante e seu contato e pessoal envolvido no projeto para cadastramento no sistema. Disponíveis em: em Projetos Novos ETAPA 4 Encaminhamento dos documentos à FUSP 4.1 Após preenchimento e preparação de todos os documentos de abertura, o Coordenador deverá ordená-los na mesma sequência do Quadro I, anexando os documentos que comprovem que foram cumpridas todas as exigências da USP, os quais foram elencados na ETAPA 2 desta NP Encaminhar todos esses documentos (de abertura do projeto FUSP e do Processo USP) à Diretoria Executiva da Fundação aos cuidados do Setor Central de Relacionamento. ETAPA 5 Análise dos documentos pela FUSP Prazo 48 hs 5.1 A análise dos documentos iniciais do projeto (solicitação de abertura, Acordo de Trabalho e o Processo USP) é realizada pelo Setor de Central de Relacionamento em até 48 horas aproximadamente. É voltada somente para os itens e cláusulas referentes às condições legais/administrativas e financeiras. Após análise, o Coordenador receberá um comunicado sobre a situação do projeto e novas orientações. 5
7 IMPORTANTE A falta de qualquer um dos documentos implicará no Bloqueio do Projeto, mesmo que já tenha recursos na conta do projeto. As atividades do projeto, bem como a realização de gastos somente poderão ocorrer APÓS ASSINATURA do Instrumento Contratual (Contratante X FUSP). Na ocorrência, a responsabilidade administrativa/financeira será de exclusivamente Coordenador do Projeto. Despesas, compras, contratações e/ou pagamentos com data anterior ou posterior à data de assinatura do instrumento contratual não são autorizados pela FUSP, Na ocorrência desse fato, a responsabilidade e desembolso será única e exclusivamente da Coordenação do Projeto. Os desembolsos programados no Plano de Trabalho, só serão efetivados com a existência de recursos financeiros já depositados na conta do projeto na FUSP. ETAPA 6 Recebimento de Recursos no Projeto 6.1 O projeto se tornará definitivo na FUSP quando da entrada de recursos financeiros. Nessa ocasião, o Coordenador receberá da FUSP o Aviso de Recebimento de Recursos informando: a) a data de recebimento dos recursos; b) o valor total recebido; c) o número de referência atribuído ao projeto. Esse número deverá ser mencionado em qualquer comunicação com a FUSP, seja verbal ou escrita. d) a indicação da situação do cadastro do projeto no sistema da FUSP. Caso haja alguma pendência, o Coordenador será informado e o projeto permanecerá bloqueado. 6.2 Atender a solicitação da FUSP se houver alguma pendência relativa aos documentos de abertura, relatada pelo Setor Central de Relacionamento. Atenção: Projeto bloqueado implica em bloqueio do pagamento de despesas, sob a inteira responsabilidade da Coordenação que assumirá possíveis ônus pelo atraso nos pagamentos. 6
8 6.3 O Coordenador do Projeto receberá automaticamente, um com a SENHA DE ACESSO ao demonstrativo financeiro do projeto e às demais normas e procedimentos para realização de contratações de bens e serviços Se desejar que outra(s) pessoa(s) de sua confiança tenham este acesso, deverá seguir as instruções Obtenção de Senha. III RESPONSABILIDADES DO COORDENADOR DO PROJETO O Coordenador ao assinar o Termo de Compromisso de Gerenciamento de Projeto com a FUSP assume obrigações e responsabilidades sobre todas as ações praticadas no projeto sob a sua coordenação. À FUSP não compete realizar qualquer ação relativa ao projeto desde a sua negociação até o seu término sem a ciência e a autorização expressa do Coordenador. Ao Coordenador caberá: 1 Junto à USP: 1.1 Constituir Secretaria do curso, com localização na Unidade/Departamento onde o curso será ministrado). 1.2 Planejar, organizar e controlar os serviços de Secretaria, tais como: a) matriculas de alunos; b) emitir contratos e providenciar as devidas assinaturas (FUSP/empresa e/ou aluno); c) apontar notas e frequências do alunos; d) avaliar o desempenho dos alunos; e) cuidar para que os gastos sejam realizados em conformidade com Caracterização Financeira do projeto. 1.3 Cuidar para que sejam observadas as regras da USP para contratação de professores para o curso: a) Professores da USP em Regime RDIDP, remunerados ou não, devem ser credenciados na CERT (art. 12 da Resolução 3533/99); b) Professores da USP em Regime RTP e RTC não necessitam da CERT; c) Professores não pertencentes ao quadro de docentes da USP serão contratados pela FUSP, não gerando vínculo empregatício à Universidade. 7
9 1.4 Executar as atividades pertinentes ao encerramento do curso/processo junto à USP e a FUSP, tais como: a) Enviar à Pró-Reitoria de Cultura e Extensão, por meio do Sistema APOLO,, o pedido de encerramento do processo, anexando: - Relatório Final Acadêmico; - Relatório Final Financeiro e - Avaliação dos Participantes de cada módulo do curso. b) Solicitar à USP a emissão dos Certificados aos alunos que concluíram o curso em conformidade com as Normas e Procedimentos da USP. 2 Junto à FUSP: 2.1 Manifestar-se expressamente quando da necessidade de providências e ações que devem ser tomadas pelo pessoal administrativo da FUSP, por meio de documentos/formulários próprios, principalmente às relativas a desembolsos, tais como: Quadro II Tipos de Gastos Tipo de Gastos Compras de bens Contratação de serviços P. Jurídica Contratação de serviços P. Física Contratação de pessoal celetista Contratação de Bolsista Despesas de Viagens Reembolso de Despesas Pedido de Pagamento Documento/Formulário FUSP (Acesso somente com senha) Pedido de Autorização de Compras PAC Consulta Prévia para Contratação de Autônomos Solicitação de Contratação de Pessoal sob Regime CLT Processo Seletivo Consulta Prévia para Contratação de Bolsista Solicitação de Diárias Relatório de Despesas RD Requisição de Pagamento - RP Assinar todos os documentos/formulários encaminhados à FUSP, o mesmo ocorrendo com o Coordenador Substituto, devidamente designado. Rubricas não são aceitas. 8
10 Em caso de dúvida quanto aos procedimentos e juntada de documentos pertinentes a cursos, consulte o Setor de Central de Relacionamento da FUSP, através dos Gestores Julio César e Fernanda Santos julio@fusp,org.br e fernandasantos@fusp.org.br (11) / (11)
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