CENTRO UNIVERSITÁRIO DE JOÃO PESSOA - UNIPÊ PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE GRADUAÇÃO COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAFAEL DE MOURA BEZERRA

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1 0 CENTRO UNIVERSITÁRIO DE JOÃO PESSOA - UNIPÊ PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE GRADUAÇÃO COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAFAEL DE MOURA BEZERRA A INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA PBGÁS João Pessoa- PB 2008

2 1 RAFAEL DE MOURA BEZERRA A INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA PBGÁS Monografia apresentada ao Centro Universitário de João Pessoa - UNIPÊ, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Professor Ms. Enrico Santana Grisi João Pessoa- PB 2008

3 2 B681i BEZERRA, Rafael de Moura. A influência do sistema de informação na administração de materiais na Pbgás. João Pessoa, Monografia de Conclusão de Curso (Graduação em Administração) Centro Universitário de João pessoa/unipê. 1 Administração de materiais Sistema de informação - Monografia. I Título CDU:

4 3 RAFAEL DE MOURA BEZERRA A INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NA PBGÁS Monografia apresentada ao Centro Universitário de João Pessoa UNIPÊ, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Aprovada em.../.../de... BANCA EXAMINADORA Professor Ms. Enrico Santana Grisi Orientador UNIPÊ Professora Ms. Ilka Maria Soares Campos Examinadora UNIPÊ Professora Ms. Cristiana Cartaxo de Mello Lula Examinadora - UNIPÊ

5 A todas as pessoas que me ajudaram nessa caminhada, dedico. 4

6 5 AGRADECIMENTOS A Deus, por ter me dado força e sabedoria para realização deste trabalho, que significa mais uma conquista na minha vida. Agradeço a meus pais por terem me ajudado nessa dura e árdua caminhada, com carinho, paciência e segurança. Ao professor Enrico por ter me ajudado na confecção da pesquisa em questão com tranqüilidade e segurança. Agradeço a professora Nilza por ter paciência e compreensão nos últimos seis meses para a finalização da pesquisa. Agradeço a professora Ilka por ter interrompido suas reuniões para me ajudar na pesquisa. Agradeço a professora Cristiana por aceitar participar da minha banca julgadora. A minha tia Graça por ter me ajudado na correção ortográfica da minha monografia. Agradeço a minha namorada pela dureza de não me ver nos últimos dias da conclusão desta pesquisa.

7 Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível e de repente você estará fazendo o impossível. São Francisco de Assis 6

8 7 BEZERRA, Rafael de Moura. A INFLUÊNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS DA PBGÁS f. Monografia (Graduação em Administração) Centro Universitário de João Pessoa UNIPÊ. RESUMO A administração de materiais resulta na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização e o sistema de informação é essencial para o ambiente o que forma um conjunto dinâmico inter-relacionado utilizando os recursos e componentes para processar dados em informação. A pesquisa teve como objetivo analisar a influência do sistema de informação na administração de materiais na Pbgás, onde foi aplicado um questionário entre os funcionários comparando os procedimentos, as solicitações de material e o nível de satisfação do setor administrativo antes e depois da implantação do sistema de informação na companhia. A caracterização da pesquisa baseou-se no estudo de caso, pois busca investigar um fenômeno atual dentro do seu contexto de realidade e se classifica como pesquisa exploratória onde o objetivo é desenvolver e explicar o estudo através de dados quantitativos e qualitativos para que seja comprovada a evolução da administração de materiais e sua solidez na organização. O campo empírico é uma distribuidora de gás natural no Estado da Paraíba, que foi criada em 25 de outubro de 1994 sob forma de economia mista, conforme lei estadual nº 5.680/92, na qual os sócios são Petrobrás, Governo do Estado e Mitsui que é uma empresa multinacional, no qual pesquisamos 25 funcionários que trabalham há mais de 6(seis) meses na companhia. Palavras-chave: Administração de materiais. Sistema de Informação. Campo empírico. Evolução. Implantação.

9 8 BEZERRA, Rafael de Moura. THE INFLUENCE OF INFORMATION SYSTEM FOR THE ADMINISTRATION OF MATERIALS PBGÁS f. Monograph (Degree in Business Administration) University Center of Joao Pessoa - UNIPÊ. ABSTRACT The administration of materials results in reducing costs and improving the performance of an organization and information system is essential to the environment which forms a dynamic all inter-related components and using the resources to process data into information. The survey aimed to examine the influence of the information system in the administration of materials in Pbgás, which was applied a questionnaire between officials comparing the procedures, requests for material and level of satisfaction of the administrative sector before and after the deployment of the system information on the company. The characterization of the research was based on the case study, because search investigate a phenomenon within its current context of reality and is classified as exploratory research where the goal is to develop and explain the study through quantitative and qualitative data to be shown to developments in the administration of materials and their strength in the organization. The empirical field is a distributor of natural gas in the state of Paraiba, which was established on 25 October 1994, in the form of mixed economy, as state law 5.680/92 paragraph, in which the partners are: Petrobras, the state government and Mitsui that is a multinational company, which look 25 employees who work more than 6 months in the company. Key-words: Administration of materials. Deployment. Information System. Field empírico. Evolution.

10 9 LISTA DE FIGURAS FIGURA 01- Relatório dos materiais 31 FIGURA 02- Atividades dos sistemas de informação: entrada, processamento e saída 33 FIGURA 03 Um sistema de lista de materiais 37

11 10 LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO 01- Tempo de serviço na companhia 47 GRÁFICO 02 Idade 48 GRÁFICO 03 Sexo 49 GRÁFICO 04 O processo de requisição de material antes da implantação do sistema de informação GRÁFICO 05 A rapidez entrega do material antes da implantação do sistema de informação GRÁFICO 06 A burocracia de requisição de material antes da implantação do sistema 52 GRÁFICO 07- O processo de requisição de material depois da implantação do sistema de informação 53 GRÁFICO 08- A rapidez na entrega do material depois do sistema de informação 54 GRÁFICO 09- A burocracia de requisição de material depois da implantação do sistema de informação GRÁFICO 10 Procedimento mais burocráticos antes ou depois da implantação do sistema de informação

12 11 LISTA DE QUADROS QUADRO 01 Controle de saída por produto (Antes) 45 QUADRO 02 Controle de saída por produto (Depois) 46 QUADRO 03 - Solicitação de retirada de itens 57

13 12 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica LEC Lote Econômico de Compras EMAX Estoque Máximo EMIN Estoque Mínimo ES Estoque de Segurança PEPS Primeiro que Entra Primeiro a Sair FIFO First in First out SI Sistema de Informação SIBC Sistemas de Informação Baseados em Computadores SAP Systems Applications and Products ERP Enterprise Resource Planning PBGÁS Companhia Paraibana de Gás GNV Gás Natural Veicular DB2 IBM Database2 SAP/R3 Systems Applications and Products/ module R3

14 0 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 14 2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CONCEITOS/ EVOLUÇÃO HISTÓRICA ETAPAS OU FASES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM DISTRIBUIÇÃO SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUE 19 3 ESTOQUES FUNÇÃO E IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES TIPOS DE ESTOQUES CUSTOS DOS ESTOQUES FORMAS DE REPOSIÇÃO DO ESTOQUE 26 4 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONCEITO E EVOLUÇÃO COMPONENTES DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ESTRUTURAS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO EXEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 34 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA PROBLEMATIZAÇÃO OBJETIVOS Objetivo geral Obejetivos Especificos CAMPO EMPIRICO UNIVERSO E AMOSTRA INSTRUMENTO DE COLETA DE DADOS 42 6 ANÁLISE DE DADOS PROCEDIMENTOS NO SETOR DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 44 ANTES E DEPOIS DO SI (PBGÁS) 6.2 COMPARAR O ANTES E O DEPOIS DA IMPLANTAÇÃO DO SI NO 46 SETOR DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 6.3 VERIFICAR O NÍVEL DE SATISFAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE 56 CONTROLE DE MATERIAIS DA COMPANHIA 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS 57 REFERÊNCIAS 59 APÊNDICE A 61

15 1 CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO

16 14 Esta pesquisa mostra que a organização deve adquirir recursos que impulsione-a para o mercado competitivo, um exemplo é a informatização, onde uma empresa para não ser ultrapassada pela sua concorrência, utliliza uma boa ferramenta, o sistema de informação, que influência na administração de materias, visando diminuir tempo, custo e funcionários da companhia e, conseqüentemente, aumentar o lucro organizacional. A Companhia Paraibana de Gás foi o campo empírico da pesquisa realizada, onde analisamos através de questionário aplicado com os funcionários da organização, a influência do sistema de informação na administração de materiais, no qual verificamos o os processo antes e depois do sistema unigás implantado. Na administração de materiais iremos descrever detalhadamente o que é e para que serve a administração de materiais na organização, desde seus conceito e evolução. Etapas ou fases da administração de materiais mostraremos as principais etapas como uma empresa irá adquirir, receber, armazenar e distribuir os materiais dentro da companhia e qual o tipo de sistema de controle de estoque. Estoques, a função e importância dos estoques na organização, para que serve, veremos também os tipos de estoques, custos dos estoques e formas de reposição de estoque que é indispensavel para uma empresa que queira ter sucesso financeiro. O sistema de informação assim como na administração de materiais, mostram os sistemas de informação na administação de materiais, sua importância, componentes e estrutura para uma melhor conhecimento do assunto. A metodológia é onde a caracterização da pesquisa explica o tipo de estudo desenvolvido, que é baseado no estudo de caso, pois busca apresentar características de um estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, problematização, objetivos, campo empírico, universo e amostra e o instrumento de analise, etapa fundamental para a pesquisa. Análise dos dados mostra as resposta dos objetivos específicos e a melhor forma de entendimento, é a construção dos gráficos nos quais seram analisamos e fundamentamos com referências bibliográfica quando necessário. As considerações finais busca mostrar a importância dos sistema de informação na administração de materiais da Pbgás e responder todos os objetivos especificos em questão. Com o olhar aprofundado o autor da pesquisa deduzirá se o sistema de informação influencia ou não na administração de materiais da Companhia Paraibana de Gás.

17 15 CAPÍTULO 2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

18 16 A administração de materiais resulta na redução de custo e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção, quando é atendida e executada. A administração de materiais visa abastecer, de modo contínuo, a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. 2.1 CONCEITO E EVOLUÇÃO HISTÓRICA Para Martins;Campos (2001, p. 5) mostram como são formadas as etapas que uma empresa pode utiliza para melhorar a distribuição de seus materiais dentro da organização, e conseqüentemente o consumidor final de maneira eficaz. Vejamos: A administração de recursos matérias engloba a seqüência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Nesse sentido, Os autores abordam as etapas componentes do processo gestor, as quais, funcionando harmoniosamente, compreendem cadastramento de itens da empresa, aquisição do material, recebimento, armazenagem e a distribuição do material nas várias áreas solicitada. Martins;Campos (2001, p. 36) mostram que a evolução esta cada dia influenciando a parte produtiva e na administração de materiais da organização, como podemos verificar. A gestão do fluxo de informação passa a ter um caráter estratégico na obtenção da vantagem competitiva, objetivo final de qualquer empresa. A melhoria da eficácia da utilização da informação passa a ser preocupação de todos os colaboradores e não somente da alta gerência ou do pessoal da informática. Com a evolução da tecnologia a administração de materiais teve o desenvolvimento de acompanhá-la e por esse motivo a sistema de informação vem ajudando muito as organizações em relação a suas partes produtivas, que busca a minimização dos custos, otimização do tempo e também do desenvolvimento tecnológico, humano e organizacional, onde quem melhor se adaptar a essa evolução se tornará uma empresa com alta capacidade produtiva e funcionários bem preparados para a evolução contínua da competitividade industrial e comercial.

19 ETAPAS OU FASES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS As principais etapas ou fases da Administração de Materiais onde a organização necessita tanto internamente como externamente para o seu pleno funcionamento, são: verificar seu estoque para certificar o seu nível, efetuar a reposição de materiais onde estes por sua vez serão recebidos pelos órgãos responsáveis, analisados e se estiverem corretos seguiram para armazenagem e estocagem AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS Martins;Laugeni (1999, p. 23) mostram que as empresas têm que está preparada para possíveis sazonalidades do mercado, com estoques de reserva/mínimo, com outros fornecedores para que não ocorra falta de materiais e com isso, diminuição de lucro para a organização. Vejamos a definição de aquisição: As necessidades dos clientes, tanto internos como externos, devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atendê-las a partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material através de compra, em se tratando de produtos fornecidos por terceiros, ou de produção, no caso de produtos fabricados internamente pela empresa. No processo de aquisição de materiais, o órgão responsável dentro de uma organização é o setor de compras, onde este por sua vez certificará os produtos pedidos que sejam encaminhados para os fornecedores, no qual passará por uma verificação tanto no preço, condição de pagamento, prazo de entrega e na qualidade do produto que será fornecido. Passando pelo primeiro passo o setor de compras emitirá a autorização de pedido ao fornecedor selecionado ou ao de menor preço cotado; com os dados da empresa, localização, telefone, endereço eletrônico, CNPJ, cidade, pessoa para contato, quantidade, qualidade do produto e condições de pagamento. O último passo para o responsável de compras é o acompanhamento do pedido, para que este não tenha nenhum atraso na entrega e que haja uma boa relação cliente-fornecedor para gerar boas negociações futuras e desenvolvimentos tecnológicos adequado para a organização.

20 RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM Em relação ao recebimento do material por qualquer organização está em Martins;Laugeni (1999, p. 23) em que, O recebimento dos produtos pedidos pode envolver diversas atividades, relativas à área fiscal e contábil, de qualidade, de verificação de quantidades entregues e atividades necessárias ao registro dos materiais entregues nos sistemas de materiais da empresa. Os recebimentos dos materiais pedidos começam quando eles entram na empresa, onde a pessoa responsável pela entrega se designará ao órgão responsável pelo recebimento do material solicitado, este por sua vez terá a obrigação de proceder de acordo com normas ou regimento interno da organização, verificando o pedido da compra, a nota fiscal que acompanha o material, a quantidade, o preço unitário e total, a embalagem se não foi rompida e a qualidade do produto. Depois que foi concluído todo o processo o material segue para a área de recebimento onde ficará armazenado. Com relação ao armazenamento, Martins;Laugeni (1999, p. 23) objetivam que, O armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consiste em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada. Os armazéns são salas com uma boa estrutura física e um bom espaço que facilite as retiradas dos materiais solicitados pelos órgãos ou setores de uma organização, estes por sua vez mantêm a qualidade do produto, diminuindo custos e otimizando lucros e espaço dentro da empresa. Para a maximização de espaço e lucro da empresa existem vários tipos de estoque onde os responsáveis os gerenciam, os produtos podem ser separados por tipo, tamanho, validade, preço, cores entre outras maneiras de acordo com cada empresa DISTRIBUIÇÃO Martins;Campos (2001, p. 252), A qual envolve o controle da movimentação e a coordenação demanda-suprimento. Vejamos a definição de logística: A logística é responsável pelo planejamento, operação e controle de todo fluxo de mercadorias e informação, desde a fonte fornecedora até o consumidor. Assim, dentro do espírito da empresa moderna, o básico da atividade logística é o atendimento do cliente. De fato, ela começa no instante em que o cliente resolve transformar um desejo em realidade.

21 19 Com essa afirmação podemos inferir que para a distribuição dos materiais a organização deverá contratar pessoas qualificadas para exercer este cargo, onde exigirá grande responsabilidade dos funcionários que nele estiver, para que nenhuma falha venha a comprometer toda uma estrutura organizacional. E com isso, a empresa ganhará base e confiança dos clientes em gestão de entrega de material no tempo previsto. A missão do gerenciamento logístico é planejar e coordenar todas as atividades necessárias para alcançar níveis desejáveis dos serviços e qualidade ao custo mais baixo possível. Portanto, a logística deve ser vista como o elo entre o mercado e a atividade operacional da empresa. O raio de ação da logística estende-se sobre toda a organização, do gerenciamento de matérias-primas até a entrega do produto final. A logística serve então, para que a empresa tenha uma maior facilidade de entrega que pode ser através de transportadoras, onde são as mais recomendadas e por terem um baixo custo de entrega, com isso, é colocado em prática o lead time que é a rapidez no processo de entrega de mercadorias, desde que é solicitado até o fim da entrega do material, isso também pode ser recomendado para a distribuição interna dos materiais solicitados pelos próprios funcionários da organização e a conseqüência deste processo é a maximização dos lucros da empresa SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUE Com a evolução da tecnologia e da população os itens das empresas têm aumentado em centenas e se tornando cada vez mais complexos. Os gerentes de gerenciamento de estoque tiveram que criar duas formas de controlar o estoque, que devem ser pelo valor dos itens que chamamos sistema ABC e pelos sistemas de informação do estoque. a) SISTEMA ABC No sistema ABC a organização irá separar os itens estocados pelo valor de compra e por sua importância dentro da empresa, segundo Slack (1997, p. 401). Geralmente, uma pequena proporção dos itens totais contidos no em estoque vão representar uma grande proporção do valor total em estoque. Os gerentes poderão concentrar seus esforços no controle dos itens mais significado do estoque que são classificados na ordem alfabética a partir da sua importância dentro da empresa, itens A, itens B, itens C. Os itens A são aqueles 20% dos itens de alto valor que tem cerca de 80% do valor total do estoque, Os itens B são os de valor médio cerca de 30% dos itens e representam 10 % do valor

22 20 total e Os itens C que são os de baixo valor 50% dos itens e que representam 10% do valor total do estoque (SLACK 1997). Esses podem ser classificados anuais como os custos por item e/ou seu movimento anual, depende da cultura de cada empresa essa classificação. b) SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE ESTOQUE A maioria dos estoques é controlado por sistemas de informação computadorizado, onde esse passou a coletar dados de uma forma mais conveniente através de enumeras ferramentas como código de barra para facilitar a atualizações dos registros do estoque tanto da entrada como da saída de produtos, os valores de produtos que com o sistema de controle facilitou as alterações de preços. Com isso os gerenciadores do estoque podem prever todas as decisões de estoque e comparar a demanda real com a prevista e ajustar a compra de materiais de acordo com os níveis atuais de demanda (SLACK 1997).

23 21 CAPÍTULO 3 ESTOQUES

24 22 Para Corrêa;Gianesi;Caon (2001, p.49), os estoques são: acúmulos de recursos materiais entre fases específicas de processos de transformação. Na visão de Francischini;Gurgel (2004, p.81), eles são quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. As duas definições buscam, primeiramente, que os estoques são físicos, por isso ocupam espaço, e que por um determinado instante não estão sendo aproveitados, mas espera um momento certo para seu consumo e conseqüentemente sua transformação. 3.1 FUNÇÃO E IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES Os estoques têm como papel principal de dar suporte às atividades produtivas. Dessa forma, faz-se necessário que haja sempre materiais disponíveis, em quantidade suficiente, para suprir todas e quaisquer necessidades da produção e/ou consumo organizacional. Além disso, (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) ressaltam que o fato dos estoques serem imprescindíveis para as empresas estarem preparadas às reações imprevistas do mercado. As empresas que não possui demanda constante e padronizada costumam se prevenir com os chamados estoques de segurança. A entrega deficiente de matérias-primas e/ou mercadorias, geralmente ocasionadas por dificuldade de relacionamento com os fornecedores ou ainda por indisponibilidade de produto no mercado, faz com que a quantidade disponível de insumos seja inferior à estimada, não acompanhando assim às necessidades de produção e consumo interno empresarial. É para evitar esse problema e por conseqüência, os prejuízos relacionados às perdas de vendas e planejamentos estratégicos da companhia, que os estoques são necessários, apesar dos custos a eles associados. 3.2 TIPOS DE ESTOQUES Algumas classificações são propostas na literatura sobre os tipos de estoques, nas seções a seguir, apresentaremos, com base em alguns autores, uma tipologia dos estoques e segundo ao seu dimensionamento. a) ESTOQUE DE SEGURANÇA OU MÍNIMO Muitos são os conceitos dados para os estoques de segurança ou mínimo. Em sua maioria, os autores igualam o sentido do estoque de segurança e o estoque mínimo. Para Trigueiro (1996, p.116), o estoque de segurança é aquele cuja manutenção objetiva evitar que, por um aumento imprevisto do consumo ou atraso na entrega de material, a fábrica sofra as conseqüências de sua

25 23 falta. Além das possíveis eventualidades apontadas pelo autor, (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) acrescentam a demora no procedimento do pedido de compra às justificativas para a existência dos estoques de segurança. Os estoques de segurança têm como principal função proteger a empresa das variações na demanda e no tempo de reposição quanto maiores forem estas variações, maiores deverão ser os estoques de segurança do sistema Tubino (2000, p.139). Assim, a ausência dessas variações implicaria a não necessidade desses estoques, já que o consumo e o fornecimento seriam constantes. No entanto, outros dois fatores também interferem nos níveis dos estoques: o Tempo de Reposição e o Nível de serviço. A primeira variável é definida por Francischini;Gurgel (2004, p.151) como sendo o tempo necessário para que o material esteja disponível para o consumo desde a detecção de sua necessidade. Quanto ao Nível de Serviço, autores como (TUBINO 2000) e (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) acreditam que é uma forma de medir a capacidade de o fornecedor efetuar a entrega de produtos dentro do prazo previamente acordado entre o mesmo e o comprador. b) ESTOQUE MÁXIMO É consenso que o nível de estoques não pode ser muito elevado, pois implica em desperdício e capital empatado desnecessariamente. Além das implicações financeiras, (TRIGUEIRO 1996) também aponta as dificuldades de ordem física, já que os excessos precisam ser devidamente armazenados, para que, além de promoverem custos de estoques, não haja a perda dos mesmos. O estoque máximo, segundo Chiavenato (1991, p. 83) deve ser dimensionado da seguinte forma: Emax = Emin + lote de compra O estoque máximo (Emax) é a quantidade equivalente à soma do estoque mínimo (Emin) mais a reposição com o Lote Econômico de Compra (LEC). Dessa forma, sempre que há uma nova chegada de material, o estoque máximo é atingido, já que teoricamente o estoque mínimo não teria sido utilizado.

26 24 c) ESTOQUE ANTECIPADO Para Slack (1997, p. 384), O estoque antecipado é mais utilizado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente previsível. Muitas empresas estão procurando neste estoque a oportunidade de adquirir certo produto que está em especulação no mercado, onde haverá uma grande demanda e as organizações buscam uma grande compra, pelo motivo deles acreditarem na interrupção do fornecimento do produto e com isso eles não sairiam com prejuízo e sim com uma maximização dos lucros, devido, a falta do produto no mercado, o que geraria um monopólio da mercadoria. d) ESTOQUE CICLO O estoque de ciclo é onde ocorre um ou mais estágios na operação que por sua vez não podem ser produzidos todos os itens simultaneamente. Por exemplo, uma padaria produz três tipos de pães populares entre seus consumidores e cada um deles só pode ser assado um por vez. O padeiro deve produzir cada tipo de pão em fornadas, com isso as fornadas têm que ser grandes para suprir a demanda dos clientes, mesmo quando a demanda é estabelecida e previsível haverá sempre algum estoque para compensar o fornecimento irregular de cada tipo de pão (SLACK 1997). 3.3 CUSTOS DOS ESTOQUES Todos os autores citados anteriormente acreditam que os estoques demandam custos. Entre esses custos destacam-se: a) CUSTO DE AQUISIÇÃO O Custo de Aquisição é aquele incorrido diretamente com a compra ou fabricação do item, ou seja, são os valores atribuídos à compra dos produtos requisitados pelo comprador e pagos pela empresa. É proporcional à demanda no período e aos custos unitários do item. Assim, entende-se que o custo de aquisição pode ser maior ou menor de acordo com a necessidade determinada pela demanda no período e, por conseqüência, essas necessidades geram um valor que, além do tamanho do lote de compra, variam de acordo com o custo unitário (TUBINO 2000).

27 25 b) CUSTO DE ARMAZENAGEM De acordo com (FANCISCHINI;GURGEL 2004), os custos associados aos almoxarifados devem ser reduzidos ao mínimo possível, pois eles representam um dos itens que mais oneram a lucratividade da empresa, devido à deteriorização dos produtos com o tempo de armazenagem. Por isso, algumas empresas recorrem a filosofias como o just in time, as quais tendem a reduzir os estoques a zero. O custo de armazenagem é composto pelo somatório de todas as despesas como aluguel, mão-de-obra e manuseio de materiais, por exemplo, geradas pelos materiais durante o tempo em que esses permanecem armazenados. c) CUSTO DE PEDIDO O Custo de Pedido está diretamente ligado aos custos administrativos e operacionais do setor de compras, como gastos com mão-de-obra, equipamentos necessários para a atividade de compra como: ligações telefônicas feitas para o fornecedor, impressão do pedido de cotação de preço para ser enviado via fax, para as demais empresas. Além desses gastos-padrão, (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) alertam para a possibilidade de o fornecedor cobrar fretes adicionais, ou mesmo à empresa incorrer em custos de inspeção para lotes parcelados de um mesmo pedido. d) CUSTO DE FALTA Esse é considerado um dos custos mais importantes e arriscados para a empresa, pois a falta de um ou mais produtos representa a perda da oportunidade de venda, e por conseqüência, a não entrada de divisas no caixa. Todavia, a falta de produtos pode desencadear situações que vão muito além da perda financeira diante de uma venda não efetuada. Perdas morais e de crédito podem ocorrer por parte do cliente diante de uma frustração, sobretudo se essa compra tiver uma grande representatividade para o mesmo. Fica fácil então compreender por que (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) afirmam que o custo de falta é difícil de ser mensurado, afinal de contas, algumas perdas não podem sequer ser medidas.

28 FORMAS DE REPOSIÇÃO DO ESTOQUE São 3 (três) requisitos básicos para o abastecimento ou forma de reposição do estoque são eles: Ponto de Pedido; Peps e Documento de controle de estoque. a) PONTO DE PEDIDO Wanke (2003, p.14) afirma que o Ponto de Pedido é simplesmente o momento de pedir convertido no nível de estoques em unidades [...]. Em outras palavras, o ponto de pedido é a quantidade que representa o nível de estoque que determina a necessidade de se fazer um novo pedido. Assim, esse ponto deve equivaler a uma quantidade que supra a necessidade da demanda durante o período necessário para a reposição. Em um meio onde não há incertezas quanto à demanda e quanto ao tempo de reposição, as programações sobre os estoques seriam muito mais fáceis. Com uma demanda constante, sabe-se exatamente o dia em que o estoque chegaria à zero. Essa certeza associada por um tempo definido de realimentação possibilitaria redução dos esforços financeiros e de análise constante empregues nos estoques. Sabe-se, portanto, que tanto a demanda quanto o tempo de resposta dificilmente são constantes, e prevê-los seria correr um risco que poderia acarretar danos para a empresa e seus clientes. Por isso, ao ponto de pedido deve ser adicionada a quantia referente ao estoque de segurança (ES), anteriormente detalhado. Dessa forma, o ponto de pedido será antecipado, como uma forma de se prevenir diante da possibilidade de falta. A constante variação da demanda em um ambiente de incertezas pode prejudicar o fundamento do ponto de pedido. Ou seja, é possível que, no momento em que o estoque alcança o ponto de pedido, este já esteja abaixo ou muito abaixo do nível ideal (caso a demanda tenha sido intensa em um curto intervalo de tempo). Nesse caso é possível que os produtos em estoque não sejam suficientes para suprir a necessidade durante o tempo de reposição, surgindo o risco de falta de produtos para venda. Em sua abordagem sobre o ponto de pedido, (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) comentam que a observação periódica do estoque é fundamental, de forma a verificar se o nível do estoque virtual, anteriormente abordado, está igual ou inferior ao ponto de pedido. A colocação dos autores se fundamenta na idéia de que o estoque virtual possibilita um panorama mais amplo e real da situação atual dos níveis disponíveis de materiais, visto que este leva em consideração o estoque

29 27 empenhado; os produtos que fazem parte do estoque, ainda não estão disponíveis para uso; ou mesmo aqueles que já foram negociados, mas ainda não foram entregues. b) PEPS (PRIMEIRO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR) O método conhecido como PEPS para (FRANCISCHINI;GURGEL 2004), prioriza a ordem cronológica da entrada do produto em estoque. Dessa forma, a rotatividade de produtos se fundamentará na idéia de que os produtos mais envelhecidos devem sair (ser vendidos e/ou distribuídos) antes dos mais novos (que serão vendidos e/ou distribuídos logo após o término do lote anterior). Cada lote comprado agrega dados particulares a ele. Assim, pode-se dizer que cada compra agrega informações como tamanho do lote, data da compra, emissão e entrada no estoque da empresa, período de validade e custo unitário do produto. c) DOCUMENTOS DE CONTROLE DE ESTOQUE Para que o controle de estoque funcione em toda a sua amplitude, seja eficaz, fazem-se necessários documentos formais que possibilitem a circulação das devidas informações que virão a desencadear as atividades e as decisões necessárias ao processo. No entanto, não basta que o documento seja formal e útil. O mesmo deve partir e ser encaminhado para as devidas áreas fins, de forma a evitar perda de tempo, ou que informações importantes, particulares, cheguem a áreas ou pessoas erradas. Para (FRANCISCHINI;GURGEL 2004) mencionam a requisição de compra, requisição de fabricação, pedido de cotação, proposta ou cotação, pedido de compra, nota fiscal, requisição de material, solicitação de inspeção e liberação para consumo como alguns dos principais documentos utilizados nas empresas de forma geral. À lista de documentos citados podemos acrescentar aqueles que fazem parte do processo de controle físico dos estoques. São as chamadas Fichas de Estoque. Elas geralmente proporcionam uma sistemática de gerenciamento de informações, que tendem a ser constantemente revisadas. Trigueiro (1996, p.100) ressalta que cumpre ao administrador de materiais ou a um técnico especializado saber quais as fichas que melhor se adaptam à empresa, que indiquem os melhores controles necessários, que auxiliem no levantamento geral dos materiais estocados. Para a maioria dos autores da área, duas são as fichas comumente utilizadas para esse tipo de controle, a de prateleira e a de estoque. Elas possuem características basais para qualquer

30 28 controle físico, e operam intimamente relacionadas entre si (TRIGUEIRO 1996). A primeira, como o nome sugere, fica estrategicamente localizada na prateleira onde se localiza de forma a facilitar o acesso imediato às informações. A intitulada de ficha de estoque ou ficha de controle geral, como também pode ser chamada, armazena um número muito maior de informações do que a de prateleira. Seus dados são mais detalhados e mais abrangentes, facilitando comparar dados de datas anteriores com as atuais. Nessas fichas não apenas as movimentações físicas são computadas, mas também as financeiras decorrentes das entradas e retiradas de produtos. Para isso, informações como custo unitário, por exemplo, são anotadas.

31 29 CAPÍTULO 4 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

32 30 Os sistemas de informação vêm ajudando as organizações no controle do estoque a executarem de maneira eficiente e eficaz suas atividades e com uma menor quantidade de funcionários. Laudon (1998, p. 24) A Coordenação de atividades, tal como processar pedidos ou gerenciar o estoque, pode ser executada por muito menos funcionários e gerentes. Na administração de materiais o sistema de informação veio para facilitar a entrada de dados que incluem a descrição do material, o custo, a quantidade e código ou especificação técnica dos materiais entregue a empresa. Com isso, o sistema gera um relatório ou inventário de controle para identificar a quantidade máxima, mínima, falta e reposição dos materiais do estoque (LAUDON 1998). Vejamos relatório abaixo: Figura 01: Relatório dos materiais Fonte: PBGÁS, 2008 Para Slack (1997, p. 405), Os sistemas de controle de estoque podem gerar relatórios regulares de valor de estoque para os diferentes itens armazenados, que podem ajudar a gerência a monitorar o desempenho do controle de estoque. 4.1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONCEITO E EVOLUÇÃO Sistemas de informação é um conjunto de recursos, que coleta, processa, armazena, analisa e dissemina as informações produzidas pelos departamentos da estrutura organizacional no apoio às decisões gerenciais e operacionais. Para O Brien (2004, p. 6) SI é um conjunto organizacional

33 31 de pessoas, hardware, software, procedimentos, redes de comunicações e dados, que coleta transforma e dissemina informações em uma organização. Todo sistema faz parte de um sistema maior, com o qual mantém relações, numa contribuição para o seu funcionamento, assim como dele recebendo elementos para a execução de suas próprias funções. Pode-se denominá-lo sistema ou subsistema, mas o nome não deve prejudicar o entendimento do que ele realmente é, pois o que se considera, para sua caracterização, são seus objetivos e suas funções. Segundo Cautela et al (1996) os sistemas de informação podem ser conceituados como um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas), logicamente associados, para que de sua interação sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões. Seu objetivo é, portanto, gerar informações para a tomada de decisões. Desta forma, um sistema de informação é todo e qualquer sistema que tem dados como entrada, visando a gerar informações de saída. A expectativa de se obter tais informações, para satisfazer determinadas necessidades, corresponde ao objetivo geral dos Sistemas de Informação. A informação é um patrimônio, é algo de valor. Não se trata de um monte de bytes aglomerados, mas sim de um conjunto de dados classificados e organizados de forma que um usuário ou uma empresa possa tirar proveito. A organização precisou organizar e estruturar seus dados, que são fatos ou descrições de eventos, atividades e transações capturadas, registradas, armazenadas e classificadas, que se desorginazados perdem seu significado. Os SI, na sua execução, trabalham com três elementos de grande valor que devem ser diferenciados para melhor atenderem as necessidades dos componetes de entrada, processamento e saída. Para Turban,Rainer;Potter (2003, p. 17) ao estudar um SI, é essencial saber a diferença entre os três elementos utilizados pelos SI, que são: Dados são fatos, ou descrições básicas de eventos, atividades e transações que capturados, registrados, armazenados e classificados, porém, não são organizados. Informação conjunto de fatos, ou seja, dados organizados com significado para o usuário final e Conhecimento conjunto de informações organizadas e processadas prontas para transmitir discernimento, experiências e habilidades que podem ser aplicadas a um problema ou decisão gerencial. De acordo com Laudon (1998, p.4): Um sistema de informação (S.I) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para captar, recuperar,

34 32 processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação ajudam as pessoas da organização a terem um controle sobre suas áreas de trabalho, transformando informações antes não utilizadas em uma fonte de dados aproveitáveis para resolução de problemas e conseqüentemente, uma forma de decisão segura e adequada, pelo fato das informações serem vizualizadas e analisadas cuidadosamente. Os sistemas de informação fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada (ou input), processamento e saída (ou output), existe outra que é a realimentação (ou feedback) do ciclo. Figura 02: Atividades dos Sistemas de Informação: Entrada, Processamento e saída Fonte: LAUDON, 1998, p. 4. A entrada (ou input) é a coleta de fontes de dados que entram na organização sem serem analisados cuidadosamente. O processanento é a analise dos dados bruto quem vieram da entrada e convertidos de uma forma útil e apropriada. A saída (ou output) envolve a informação processada para a equipe de trabalho e informar qual a melhor maneira de solucionar determinados problema da empresa e como efetuá-los. Para que ocorra uma avaliação do ciclo temos a realimentação (ou feedback) no qual a saida retorna aos membros adequados da organização para solucionarem e/ou corrigirem os erros durante o ciclo de informações. Com a informatização entre as organizações o sistema de informação passou a ser computadorizado, onde facilitou a entrada de dados através do teclado, dispositivo de entrada. Atividades de entrada registros, codificação, classificação e edição, o processamento tornou-se mais rápido e organizado por ser analisados através de cálculos, comparações, classificação e resumo. A saída do sistema de informação tomou-se várias formas como relatorios impressos, apresentação graficos, som, vídeos e dados a serem enviados a outro sistema. Laudon (1998, p. 5)

35 33 resalta que Os sitemas de informação computadorizados são essenciais no ambiente de trabalho hoje, pois podem ajudar as pessoas a analizar problemas, vizualizar assuntos complexos, criar novos produtos, comunicar, tomar decisões, coordenar e controlar. 4.2 COMPONENTES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Os componentes de um sistema de informação não é formado apenas de um SIBC( sistemas de informação baseados em computadores) para excutar funções de processamento de de entrada e saída de dados. Laudon (1998, p. 5) Um sistema de informação é uma parte integrante de uma organização e é um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas. A tecnologia, segundo Laudon (1998, p. 6), Os computadores podem executar milhões e até mesmo centenas de milhões de instruções por segundo, completando em questão de segundos uma tarefa que poderia levar anos para ser feita manualmente. Com isso o computador tornou-se uma ferramenta fundamental para as organizações, onde eles buscam minimizar o tempo, custos e maximizar o tempo e lucro. No sistema de informação computadorizado o dispositivo que interligam o ciclo de entrada, procesamento e saída é o hardware. E para executar o processamento este por sua vez precisa de um software que executam os processos exigidos para cada sistema de informação. As empresas são organizações formais e são estruturadas e hierarquicas. Os funcionários estão distribuidos em diversos setores da empresa devido a mão-de-obra especializada de cada um e são realocados em varios setores como recursos humanos, produção, controle de estoque, finaceiro entre outros. Na empresa existem procedimentos formais ou regras para o cumprimento das tarefas dos cargos ocupados e muitos desses procediementos são o preenchimento de um pedido de compra, dados de determinado cliente, pesquisa se existe tal produto no estoque dentre outros onde são incorporados em um sistema de informação para corrigir e resolver problemas frequentes nas empresas. As pessoas que fazem esses procedimentos citado acima deverão ser treinados pela organização para que ocorra uma melhor interação das pessoas com a máquina, e com isso uma maior produtividade e receptividade dos funcionários, o que hoje é indispensavél para as empresas essa interação.

36 ESTRUTURA DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO A estrutura dos SI é fundamental, por ser essencial no ambiente organizacional para formar um conjunto dinâmico inter-relacionado utilizando os recursos e componentes para processar dados em informação, que podem ser transmitidas como conhecimento para nível estratégico e os usuários finais EXEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Atualmente, na busca acirrada por mercado, as empresas precisão ter total domínio sobre seus estoques, no qual se utilizam de programas que gerenciam suas informações, oferecendo maior capacidade de controle sobre o patrimônio a exemplo do sap1 e baan2 entre outros que vêm exigindo a identificação e a análise crítica de seus processos, para que a implantação possa ocorrer com sucesso. Isso tem exigido, como já dito, verdadeiras mudanças na cultura organizacional, passando do funcional para o foco nos processo de negócios. Para (MARTINS;LAUGENI 2000) propõe um roteiro para dimensionamento de estoques. Este roteiro aparece a seguir, com adaptações visando o que o programa computacional proposto de fazer: Elaborar a classificação ABC; Selecionar o modelo de gestão de estoques; Calcular os parâmetros do sistema tais como lotes de segurança e lotes de reposição, se for o caso; Determinar os valores finais, introduzindo considerações adicionais e Emissão de relatórios. Isso leva à necessidade de gerenciar equipes dentro de um ambiente de redes. E como os problemas estão continuamente mudando, essas equipes têm de ser constituídas e desfeitas com certa rapidez, o que leva à necessidade das pessoas em se autogereciarem e possam usar o acesso otimizando às informações requeridas por seu trabalho. A tecnologia da informação é crítica para os membros das equipes poderem interpretar informação e tomar decisões sem análises exaustivas. SAP (Systems Applications and Products) é uma empresa alemã criadora do Sistema de Gestão Empresarial do mesmo nome. O Sistema SAP é líder mundial em base instalada.o sistema SAP mais conhecido nas empresas é o SAP/R3. O software Baan é um ERP: um grupo integrado de ferramentas suportado por uma base de dados única, o que possibilita a integração de toda a informação, sem inconsistências e sem redundância. É constituído por múltiplos módulos (pacotes) que suportam as diversas atividades da empresa. O Baan é um sistema efetivamente modular e integrado de Gestão de Manufatura, Logística Comercial e Finanças, baseado na filosofia ERP (Enterprise Resource Planning) totalmente

37 35 traduzido e adaptado às necessidades da legislação nacional. Podendo ser utilizado com os principais Bancos de Dados disponíveis no mercado, tais como Oracle, DB2, Informix entre outros, adaptando-se também em plataformas que utilizem sistema Unix ou Windows/NT. A troca de informações e sua interpretação são fatores críticos de sucesso, mas essa troca pode ser complicada por diferenças entre paradigmas profissionais e valores. No caso de chão de fábrica uma conseqüência desta nova postura é a necessidade de se estabelecer uma manufatura ágil, isto é, que responda rapidamente à customização e às inovações tecnológicas, principalmente de produtos. Somente com o aperfeiçoamento dos modelos e softwares para simulação de operações e a capacidade do nível operacional a seu uso conseguiremos, segundo (LAUDON 1998) uma solução para esse problema:

38 Figura 03: Um Sistema de Lista de Materiais Fonte: LAUDON, 1998, p

39 37 CAPÍTULO 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

40 38 O procedimento metodologico foi feito através de pesquisa bibliografica onde se propõe a analise de diversas posições acerca de um problema, e por ser uma fonte de rápida obtenção de informações requeridas pelo pesquisador em questão. 5.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA O projeto baseou-se no Estudo de Caso, pois busca apresentar características de um estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, baseando-se na administração de Materiais dentro da Companhia Paraibana de Gás. A PBGÁS buscou minimizar no Sistema de Informação a perda de tempo, diminuição de custo e uma alta produtividade dos seus funcionários, em relação à administração de materiais, e com isso, maximizar seus lucros e a satisfação dos mesmos. Foi utilizado o método exploratório que, segundo Lakatos (2002, p. 85), são investigações de pesquisa empírica cujo objetivo é a formulação de questões ou de um problema, com tripla finalidade: desenvolver hipóteses, aumentar a familiaridade do pesquisador com um ambiente, fato ou fenômeno para a realização de uma pesquisa futura mais precisa ou modificar e clarificar conceitos. Foi necessária a verificação destes através de dados quantitativos e qualitativos para que seja comprovada a evolução da administração de materiais na empresa pesquisada e que tenha uma maior solidez na pesquisa. Para Lakatos (1996, p.155) a pesquisa é um procedimento reflexivo sistemático e crítico, que permite descobrir novos fatos ou dados, relações ou leis, em qualquer campo do conhecimento. Portanto, a pesquisa é um procedimento com método de pensamento reflexivo, com a finalidade de se constituir a realidade. Para a obtenção de dados deste trabalho monográfico, foi utilizada a pesquisa bibliográfica e documental. Qualquer que seja o campo pesquisado, sempre será preciso uma pesquisa bibliográfica, pois ela possibilita um conhecimento prévio do estágio em que se encontra o assunto. Pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos (GIL, 2006, p.65). Ainda conforme as idéias de (GIL, 2006), uma pesquisa documental utilizam materiais que ainda não receberam tratamento analítico, ou materiais que podem ser re-elaborados de acordo com os objetivos da pesquisa. Em conformidade com os pensamentos do autor anteriormente citado, esta pesquisa é do tipo documental.

41 39 O estudo de caso é um estudo empírico que investiga um fenômeno atual dentro do seu contexto de realidade, quando as fronteiras entre o fenômeno e o contexto não são claramente definidas e no qual são utilizadas várias fontes de evidência. Esta pesquisa ainda se classifica como exploratória. Segundo (GIL, 2006) as pesquisas exploratórias têm como objetivo desenvolver, explicar, alterar conceitos e idéias, observando a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores. 5.2 PROBLEMATIZAÇÃO A influência do sistema de informação na administração de materiais na companhia paraibana de gás, é um tema que esta sendo implantado em diversas organizações, diminuindo o tempo, custo e maximizando o lucro da empresa. Nesse sentido surge a seguinte indagação: O sistema de informação influência na administração de materiais da PBGÁS? 5.3 OBJETIVOS Objetivo geral Analisar a influência do Sistema de Informação na Administração de Materiais na PBGÁS Objetivos Específicos Identificar os procedimentos no setor de administração de materiais antes e depois do sistema de informação na PBGÁS; Comparar o antes e o depois da implantação do sistema de informação no setor de administração de materiais na PBGÁS; Verificar o nivel de satisfação do SI no departamento de administração de materiais da companhia. 5.4 CAMPO EMPÍRICO A Companhia Paraibana de Gás PBGÁS atualmente localizada na Av. Presidente Epitácio Pessoa, nº no primeiro andar do Edifício Imperator no bairro do cabo branco e 37 funcionários distribuídos entre Presidência, Diretorias, Gerencias, Assessorias e Estagiários.