Os objetivos desta aula serão basicamente conceituar projetos e administração de projetos.

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1 Aula 01 Introdução Objetivos da Aula: Os objetivos desta aula serão basicamente conceituar projetos e administração de projetos. Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender como a definição clara de projetos é vital para a sua efetiva administração em termos de prazos e metas a serem alcançados por determinada organização. 1 - Introdução O que é um projeto? Muitas coisas, por exemplo. Como, pensar na construção de uma estação espacial para ficar na órbita da Terra. Ou realizar um grande evento onde se mobiliza milhões de pessoas. Os casos citados, anteriormente, podem ser considerados empreendimentos de modo a serem caracterizados por meio de duas propriedades distintas, a primeira de que são ambos elementos concretos, e, a segunda, de que, sendo assim, devem ser administrados como projetos. Segundo Mathias (1986), projeto é o conjunto de informações internas e/ ou externas à empresa, coletadas e processadas com o objetivo de analisarse uma decisão de investimento. Já para Maximiano (2002), os projetos estão associados mais a certos atributos como: inovação, desenvolvimento, renovação, busca, construção, exploração e descoberta. Portanto, projetos alocam recursos ao longo do tempo, compatibilizando-

2 os com o planejamento orçamentário, que é desenvolvido pela área e/ou departamento responsável pela sua execução, bem como pela integração com outros departamentos da empresa. Faz parte de todo projeto considerar datas de inicio e término previamente estabelecidas, assim como a existência de uma coordenação para se obter um resultado final, ao qual foram destinados recursos necessários para o seu desenvolvimento. O estabelecimento dos projetos proporciona ao executivo da empresa condições de identificar e operacionalizar os planos de ação que a empresa irá desenvolver, com o objetivo de alcançar os resultados esperados (OLIVEIRA: 1998). Para toda empresa, existem diversas dúvidas quanto à realização de determinado projeto, porém três questões são fundamentais na proposta: - Que produto e/ou serviço será fornecido? - Quanto tempo será o período de confecção? - Qual será o custo? Segundo Maximiano (2002), às vezes, um projeto precisa ser suspenso ou prorrogado, por causa de acidentes, eventos imprevistos, falta de recursos, ou ainda porque a estimativa do prazo foi incorreta. Estas dificuldades podem ser contornadas em alguns casos. No entanto, os prazos são inflexíveis em outros casos. Eleições e competições oferecem o melhor exemplo. O que aconteceria se não fosse realizado no dia determinado? Apesar das dificuldades, a diminuição da margem de erro na previsão dos tempos, e a conclusão, dentro do prazo, devem ser perseguidas como ideais da administração de projetos.

3 2 - Definição de projeto Um projeto pode abranger três características importantes: - Ser um empreendimento temporário ou uma seqüência de atividades com começo, meio e fim programados; - Ter como objetivo o fornecimento de um produto e/ou serviço; - E possuir como fator determinante a sua previsão de custos. Estas três características determinam variáveis críticas de desempenho, uma vez que, atendidas podem significar o sucesso em sua realização. Caso contrário, deve-se analisar em qual item o projeto foi conduzido de maneira incorreta. Segundo Maximiano (2002), estas três características citadas acima são definidas a partir do seguinte modo: Atividade temporária Projetos são sistemas ou seqüências de atividades finitas, com começo, meio e fim bem definidos. Uma atividade repetitiva, ou que tem duração contínua não é um projeto, é uma atividade funcional ou programa. A duração limitada é uma condição ideal que nem sempre ocorre, e que para as empresas, infelizmente, está longe de ser atendida. Na prática, alguns projetos não têm prazo exato para terminar, arrastamse indefinidamente, ou seja, terminam muito depois da data limite, pois iniciam-se sem definição clara das datas de inicio e de conclusão Produto singular A idéia central para a definição de projeto está ligada ao produto e/ou serviço que poderá ser fornecido, o qual deverá tornar-se naturalmente o escopo do projeto. Os produtos e/ou serviços classificam-se em três categorias principais:

4 - Produtos físicos: são tangíveis e podem ser atividades temporárias, ao final das quais um item tangível deve ser fornecido, como por exemplo, uma casa, rodovia, etc; - Conceitos: são intangíveis, caracterizados por atividades conceituais como: idéias, roteiros de filmes, fórmulas e teorias, etc; - Eventos: consistem na realização de tarefas, serviços ou atividades, sendo o projeto a própria execução da atividade que, em geral, representa apenas a parte final, e um conjunto de atividades de planejamento, organização e controle. Vejamos abaixo alguns exemplos: o Planejar, organizar e realizar eventos como eleições e jogos olímpicos; o Implantar sistemas, processos e modelos de organização; o Fazer uma expedição a algum planeta. O importante é ressaltar que nenhum projeto pertence a apenas uma única categoria, pois sempre existe a combinação entre elementos físicos, conceitos e serviços Orçamento Num mundo voltado ao capitalismo, onde a questão de investimento é, de certa forma, parte estratégica de uma empresa, calcular de maneira errônea o quanto será gasto, ou até mesmo o prazo de execução de um projeto, pode mudar completamente o rumo de determinada empresa, refletindo direto no montante de recursos financeiros disponíveis. Porém nenhum projeto trabalha com previsões orçamentárias exatas, mas sim com estimativas de custos, cuja precisão depende do tempo que foi investido no planejamento, e que, conseqüentemente, tem muita importância no aumento da precisão do orçamento, portanto, o planejamento é sempre fundamental, antes de qualquer coisa.

5 Segundo Maximiano (2002), no começo de um projeto, é impraticável, em muitos casos, ir além de uma idéia aproximada de custos. A precisão só é possível no começo, quando as pessoas envolvidas têm muita familiaridade com o tipo específico de projeto, e, além disso, quando o projeto pertence a uma área de aplicação na qual a tecnologia já esteja consolidada, como é o caso da engenharia civil, por exemplo. O custo para se elaborar o orçamento aumenta quando a tecnologia é desconhecida ou quando há algum outro fator de incerteza no que diz respeito ao projeto. Este custo não deve desencorajar os clientes, patrocinadores ou gerentes de projetos, já que a pressa no início pode representar uma grande variação nos custos reais da execução, gerando prejuízos e conflitos entre as partes envolvidas. 3 - Incerteza e complexidade Todo projeto a ser desenvolvido possui um componente de incerteza, que pode ser visualizado como forma de escala. À medida que o desconhecimento de um futuro projeto é maior, conseqüentemente, o risco e a incerteza tenderão na mesma proporção, pois isto afeta também a questão de se fazer previsões em relação ao êxito do projeto. Alguns projetos são conduzidos para lidar com incertezas pelas quais se verifica que a solução para o projeto é desconhecida desde o início. Segundo Maximiano (2002), este é o caso dos projetos de pesquisa na área de medicamentos ou da cura de doenças, como câncer e aids. Estes projetos são fáceis de identificar onde começam, mas não onde terminam, sabendo-se pouco sequer se algum tipo de resultado vai ser conseguido por meio deles. Tão grande é a incerteza, que a incapacidade de se alcançar um resultado prático não é considerada como fracasso, e nem mesmo a

6 justificativa para se interromper determinada pesquisa, sendo apenas, a princípio, uma forma de aprendizagem. O processo de incerteza é inerente a todos os tipos de projetos, sendo este elemento responsável, entre outras coisas, pelo descumprimento de prazos e orçamentos. Ainda de acordo com Maximiano (2002), um dos casos em que isto aconteceu em grande escala é o túnel do Canal da Mancha, que começou com um orçamento de 7 bilhões de dólares, e terminou custando 14 bilhões. Outro exemplo é a barragem de Três Gargantas, na China, para a construção de uma hidrelétrica, que foi orçada em 8 bilhões de dólares e chegou até o montante de 30 bilhões. Projeto de organização de um congresso. Incerteza menor Incerteza maior Projeto de pesquisa médica. Figura 1: A incerteza varia de acordo com o conhecimento sobre o resultado ou a forma de o alcançar. Fonte: MAXIMIANO, Antonio César Amaru, Administração de projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 2a ed., Alguns projetos podem ser caracterizados como complexos, em virtude do número de variáveis que podem vir a constituí-lo. Pode-se ressaltar também o seguinte detalhe: - Projetos que envolvem poucas pessoas durante pouco tempo, as quais trabalham em locais de grande distância geográfica, podem ser muitas vezes complexos; - Projetos que exigem muitas pessoas de áreas diferentes, durante muito tempo, para trabalharem em conjunto, são projetos também complexos. Do mesmo modo que a incerteza, a complexidade também pode ser medida por meio de escala. 10

7 Eis algumas variáveis que normalmente fazem parte de um projeto complexo: - Multidisciplinaridade; - Tipo de pessoal envolvido; - Distância geográfica; - Diversidade e volume de informações; - Número de organizações envolvidas. Maior Pequeno número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. Projetos monodisciplinares de pesquisa. Grande número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. Grandes projetos multidisciplinares. Menor Pequeno número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. Pequenos projetos de engenharia, organização de um congresso. Grande número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. Visita do Papa, Realização de jogos olímpicos. Menor Complexidade Figura 2: Em função da complexidade e incerteza, podemos identificar quatro categorias de projetos. Fonte: MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Administração de projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 2a ed., Maior 11

8 Síntese Nesta aula, vimos alguns conceitos que fazem parte do entendimento do que é a. Fizemos uma pequena introdução sobre o que é um Projeto de Administração, a Definição de um Projeto, apontando alguns itens que fazem parte de sua concepção como a Incerteza e Complexidade na. Na próxima aula, veremos o projeto no processo de planejamento estratégico da empresa. Até lá! Referências Bibliográficas MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Administração de projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 2a ed, SCHUBERT, Pedro. Implantação de projetos: sua administração, uma experiência brasileira. Rio de Janeiro: Editora LTC, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 12a ed., MATHIAS, Washington Franco. Projetos: planejamento, elaboração, análise. São Paulo: Atlas, Sugestões Bibliográficas ALADÍN, Edson Pacheco. Gestão da Qualidade: teoria e prática. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Gercina Alves de. Desenvolvimento organizacional: teoria e diagnóstico. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, Escola de Administração Fazendária,

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